Dagsorden 17, 4-udvalget tirsdag den 14. februar Kl. 16:30 i Mødelokale 1, Lejrevej 15, 4320, Allerslev

Transkript

1 Dagsorden tirsdag den 14. februar 2017 Kl. 16:30 i Mødelokale 1, Lejrevej 15, 4320, Allerslev

2 Indholdsfortegnelse 1. 17,4 - Godkendelse af dagsorden ,4 - Ekstraordinært møde ,4 - Kommunikation om camps ,4 - Slutprodukt og succeskriterier ,4 - Afbureaukratisering...10

3 Side ,4 - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutningskompetence: Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering:

4 Side ,4 - Ekstraordinært møde Sagsnr.: 16/16318 Resumé: Der er behov for at indlægge et ekstraordinært møde i uge 10 i 17,4-udvalget. På mødet vil Valcon fremlægge drejebog for den første camp den 12. marts m.h.p. udvalgets input og aftaler om rollefordeling mellem udvalgets medlemmer. Administrationen peger på to mulige datoer for et møde. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at udvalget beslutter at afholde et ekstraordinært møde enten den 2. marts kl eller den 8. marts kl Beslutningskompetence: 17,4-udvalget. Sagsfremstilling: Udvalget har godkendt mødeplan for 1. halvår 2017, jf. vedlagte bilag. Der er behov for et ekstraordinært møde inden den første camp, som afholdes den 12. marts. Mødet foreslås afholdt enten 2. marts kl eller 8. marts kl Valcon vil på mødet præsentere drejebogen for den første camp og sikre aftaler om udvalgsmedlemmernes rolle under camp en. Udtalelser: - Administrationens vurdering: - Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitisk relevans. Økonomi og finansiering: -

5 Side ,4 - Kommunikation om camps Sagsnr.: 16/16318 Resumé: I denne sag fremlægges oplæg til kommunikationsarbejdet i forbindelse med 17,4- udvalgets indsatser i foråret I denne periode vil kommunikationen fokusere på camps ene om kerneopgaverne og hjemmesiden, hvor alle kan tilmelde sig camps ene, og læse mere om udvalgets arbejde. Udvalgets drøftelser og input til netop kommunikation har dannet baggrund for administrationens forslag. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at 17,4-udvalget drøfter oplæggene og godkender: a) hjemmeside for indsatsen b) invitation til camps c) informationskampagne om camps Beslutningskompetence: 17,4-udvalget Sagsfremstilling: Kommunikation bliver en vigtig del af arbejdet med kerneopgaverne. Lettilgængelig og forståelig formidling uden forstyrrende fagudtryk og indforstået sprogbrug bliver afgørende for den involvering af borgerne, som arbejdet med kerneopgaverne lægger op til. En hjemmeside med nærmere information om indsatsen Der er behov for en hjemmeside som skal opfylde følgende formål: - forklare arbejdet med kerneopgaverne og formålet med det ud fra et borgerperspektiv - gøre det tydeligt, hvilken forskel arbejdet med kerneopgaverne på sigt vil gøre i dagligdagen for borgere, foreninger og erhvervsliv - forklare 17,4-udvalgets arbejde og rolle i processen, herunder præsentere medlemmerne og henvise til udvalgets dagsordener - give mulighed for tilmelding til camps og lignende aktiviteter - fungere som platform for information om udvalgets arbejde - præsentere relevant materiale, fx Vores Sted-bogen, Strategisk Grundlag, eksempler på kerneopgaver, osv. I kommunikationen vil selve udtrykket kerneopgaver ikke blive anvendt. I stedet for anvendes andre mere dagligdags udtryk der tydeligere beskriver meningen i den konkrete sammenhæng. Hjemmesiden vil primært sigte på en bred formidling til borgere og virksomheder, men vil også kunne bruges til at støtte formidlingen gennem den lokale presse. Link til udkast til hjemmesiden sendes som separat mail. Invitation til camps De planlagte camps om kerneopgaverne, som afholdes 12. og 26. marts samt 7. maj, henvender sig til alle interesserede borgere og samarbejdspartnere i Lejre Kommune. Jf. 17,4-udvalgets beslutning d. 24. januar 2017 vil muligheden for at deltage i den relevante camp blive annonceret i Lejre Lokalavis på via andre relevante

6 Side 4 kanaler (se plan for informationskampagne nedenfor) og på personlig opfordring, f.eks. fra medlemmerne af 17,4-udvalget. På samme møde godkendte udvalget tilmeldingsprocedure for de to første camps. Det fremgår således at: De som tilmelder sig først får reserveret en deltagerplads dog med respekt for, at der skal være en rimelig fordeling mellem grupperingerne, hvilket administrationen vurderer på baggrund af de indkomne tilmeldinger. Det er administrationens vurdering, at denne fremgangsmåde på én gang sikrer en vis repræsentativitet fra alle interessenter/ bidragsydere og samtidig gør det muligt for alle at melde sig til. Udvalget bedes drøfte og kvalificere grupperingerne nedenfor. Oplæg til invitation er vedlagt som bilag. Informationskampagne om camps For at opnå engageret deltagelse til de kommende camps er det afgørende, at Lejre Kommune formidler tydeligt, hvad man som potentiel deltager kan få ud af at deltage. Der er behov for en offensiv og hyppig medieindsats for at nå så mange borgere og interessenter som muligt. Kampagne gennemføres i den lokale presse, på lejre.dk og på sociale medier. Nedenstående plan skal sikre et højt informationsniveau, som skaber nysgerrighed og interesse. Planen fokuserer på at formidle indhold, tid og sted for camps ene, samt at henvise til hjemmesiden, hvor man kan finde en grundigere præsentation af arbejdet. Informationskampagne vedrørende campen d. 7. maj afventer udvalgets evaluering af de to første camps. Uge Uge 7-9 Indhold Informationskampagne med invitation til i første omgang camps om Bæredygtig vækst og Målrettet støtte Kampagnerne sættes i gang for begge camps samtidig og kører på flg. platforme: - Lokalaviserne (pressemeddelelser) - Annoncering i Lejre Lokalavis (5 hele opslag med invitation og baggrundsinformation) - Lejre.dk (invitation og information) - FB for Vores Sted (invitation, henvisning til hjemmeside) - Direkte mailinvitation til udvalgte grupper - Evt. plakater på biblioteker og i borgerservice - Evt. Lejre Kommunes omstilling (telefonkampagne i udvalgte uger) Uge 9-11 Opfølgning med remindere om deadlines for de to camps i lokalaviserne, på lejre.dk og på Facebook (i uge 9 for Bæredygtig vækst, og uge 11 for Målrettet støtte) Deadline for tilmelding til camps: Bæredygtig vækst: onsdag 1. marts Målrettet støtte: onsdag d. 15. marts

7 Side 5 Uge Dækning af workshops De to camps dækkes med pressemateriale til lokalaviserne, på lejre.dk og Facebook. Pressen inviteres til at dække camps. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at det fremlagte materiale vil medvirke til at udbrede kendskabet til arbejdet med kerneopgaverne og til 17,4-udvalget og dermed understøtte en bred involvering af borgere og samarbejdspartnere i kommunen. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Annoncering vil ske i forbindelse med Lejre Kommunes løbende annonce i Lejre Lokalavis, som dog i perioden vil få et lidt større omfang end ellers. Facebook, boost af opslag Annoncering i Lejre Lokalavis hele opslag I alt

8 Side 6 Bilag: 1. Hvad er vigtigst_invitation_ pdf

9 Side ,4 - Slutprodukt og succeskriterier Sagsnr.: 16/16318 Resumé: Udvalget drøftede på sit møde 24. januar, hvad slutresultatet af arbejdet i efter henholdsvis fase 1 og fase 2 - skal være. Udvalgets medlemmer var enige om, at det er afgørende at kunne se og kommunikere et klart formål og et konkret slutprodukt, herunder dokumentation og afrapportering fra fase 1. Dette blev også fremhævet af Kommunalbestyrelsen på KB-temamøde 24. november Under dette punkt lægges op til en nærmere drøftelse heraf i udvalget, med afsæt i administrationens rammesætning. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at udvalget drøfter og kvalificerer administrationens forslag til slutprodukter og succeskriterier for fase 1 og 2. Beslutningskompetence: 17,4-udvalget Sagsfremstilling: Udvalget skal tage stilling til, hvilke konkrete slutprodukter, de vil arbejde efter, og hvilken form de skal have. Baggrund kommissoriet Med udgangspunkt i de rammer, kommissoriet for udvalgets arbejde opstiller, har udvalget følgende formål: Målet med indsatsen er at finde og afprøve konkrete muligheder for at løse kerneopgaverne bedre, men for færre penge, så der også fremover bliver råd til en god kernevelfærd, og til at investere i udvikling af Lejre Kommune og i forebyggelse. I dén sammenhæng er målet også at finde nye veje til at afbureaukratisere i praksis, så de forudsatte nye effektiviseringer fra 2018 og frem, jf. budget udmøntes senest samtidig med budgetvedtagelsen. Udvalget har ifølge kommissoriet følgende opgaver: 1. halvår 2017 (fase 1) Frem til sommerferien er fokus især på at blive klogere på kerneopgavernes formål og prioritere de vigtigste forudsætninger. Forudsætninger skal ses i sammenhæng med de barrierer og behov for afbureaukratisering, udvalget sideløbende arbejder med. Medvirke til at tilrettelægge og gennemføre Fælles om kerneopgaverne, herunder de planlagte fællesmøder i foråret Udvalget skal tage stilling til den nærmere tilrettelægning af processen, sådan at samarbejdet bliver bedst muligt forankret i kommunen og kan være afsæt for et varigt samarbejde i de følgende faser af indsatsen. Undersøge perspektiver på afbureaukratisering, der knytter sig til arbejdet med kerneopgaverne

10 Side 8 Rådgive Kommunalbestyrelsen om den endelige formulering af Lejre Kommunes kerneopgaver 2. halvår 2017 (fase 2): I 2. halvår 2017 går arbejdet med kerneopgaverne ind i en mere kreativ og innovativ fase, hvor helt nye måder at tilvejebringe forudsætningerne på kommer i centrum. Medvirke til at tilrettelægge næste fase i arbejdet med Fælles om kerneopgaverne. Med udgangspunkt i de vedtagne kerneopgaver og identificerede afbureaukratiseringsmuligheder skal udvalget sammen med administrationen medvirke til tilrettelægningen af fase 2 i indsatsen Fælles om kerneopgaverne. Rådgive om nedsættelsen af evt. såkaldte omstillingsgrupper eller lignende, herunder hvordan evt. omstillingsgrupper kan levere konkret input til, hvordan kerneopgaverne kan løses bedre OG billigere. Slutprodukter og succeskriterier Kommissoriet beskriver ikke de konkrete slutprodukter. De opgaver, der er beskrevet i kommissoriet, og Valcons tilbud op at bistå med opgaven lægger op til følgende, mulige slutprodukter: Fase 1: Der foreligger dokumentation fra de afholdte workshops i form af billeder, afskrift og konkluderende formuleringer fra hver gruppe og hver session. Der er udarbejdet en anbefaling til Kommunalbestyrelsen om formulering af de endelige kerneopgaver, og tilhørende forudsætninger, som bygger på input fra processen og 17,4 udvalgets drøftelser. Borgerne har støttet op om arbejdet, målt bl.a. på at der er flere som ønsker at deltage i camps ene end der er plads til. Der foreligger minimum to forslag til konkret afbureaukratisering pr. kerneopgave, i alt ca. 10 forslag, som kan danne inspiration til efterårets arbejde. Der foreligger en godkendt arbejdsplan for fase 2. Fase 2 De 10 afbureaukratiseringsforslag er gennemført eller under gennemførelse i regi af de ansvarlige fagcentre og fagudvalg. Der er igangsat min. fem konkrete indsatser som har til formål at forbedre kerneopgaverne, og som udspringer af fase 1. Indsatserne gennemføres i et samarbejde på tværs af sektorerne, evt. organiseret som omstillings- eller temagrupper. Resultaterne af fase 1 er, så vidt det er muligt, indarbejdet i budget 2018.

11 Side 9 Der er besluttet et mindre antal effektindikatorer pr. kerneopgave som fremover overvåges af de ansvarlige politiske udvalg og af ledelsen. Der er udarbejdet en rapport, der afslutter udvalgets arbejde i 2017, og som omfatter en evaluering af det at arbejde i og med et 17,4 udvalg. Udvalget sender rapporten til Kommunalbestyrelsen inden udgangen af Udtalelser: - Administrationens vurdering: - Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

12 Side ,4 - Afbureaukratisering Sagsnr.: 16/16318 Resumé: Et af formålene med indsatsen Der findes et sted, hvor vi er fælles om kerneopgaverne er at identificere og i praksis fjerne regler, procedurer og andet bureaukrati (barrierer) for at lykkes bedst muligt med kerneopgaverne. Dette er bygget ind i de metoder, der arbejdes med undervejs i forløbet, jf. bl.a. udvalgets møde den 24. januar, punkt 2 workshop. Herudover kan udvalget, jf. kommissoriet vedtaget af Kommunalbestyrelsen den , initiere øvrige tiltag for at fremme formålet med arbejdet. Under dette punkt får udvalget lejlighed til at drøfte emnet afbureaukratisering og på et indledende stadie komme med forslag til supplerende tiltag. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at udvalget drøfter emnet afbureaukratisering. Beslutningskompetence: 17,4-udvalget. Sagsfremstilling: Der er gennem årene blevet talt meget om afbureaukratisering og handlet lidt, vil nogle mene. Men hvad betyder bureaukrati og afbureaukratisering, og hvilke perspektiver kan der lægges på det? Afbureaukratisering Afbureaukratisering er forenkling af offentlig forvaltning og anden administration. Der kan skelnes mellem henholdsvis den negative og den positive side af bureaukratiet. Den negative side af bureaukratiet handler om regler og procedurer, der medfører en unødig administrativ byrde for både medarbejdere og borgere. Omvendt kan regler og procedurer også tjene et fornuftigt formål, hvis reglerne er entydige, forståelige og meningsfulde, og mængden af dem er passende. KL opererer i sin rapport om afbureaukratisering Forenkling kommunerne er i gang Eksempler på kommunale forenklingstiltag (2010) med tre områder, hvor reglerne kan forenkles: 1. Mellem kommune og borgere 2. Mellem forvaltningen og institutionerne 3. Mellem forvaltningen og politikerne Ad 1. Mellem kommune og borgere, fx: Kortere telefontid kan give bedre service I en kommune har man reduceret telefontiden til 9.30 til Det har frigivet tid til sagsbehandler, hvilket har betydet en reduktion i sagsvarigheden med 75 pct. ligesom rykkerne og utilfredse borgere også er fjernet. Kvikservice ved hjælpemidler

13 Side 11 Kvikservice, et tilbud til borgere om at de selv kan møde op på hjælpemiddeldepotet. En eftermiddag om ugen kan borgerne få direkte her og nu sagsbehandling i dialog med en sagsbehandler samt eventuelt udleveret et tildelt hjælpemiddel. Kvikservice sikrer, at relativt lette sager ordnes uden for den almindelige opgaveprioritering. Ad 2. Mellem forvaltning og institutioner, fx: Ingen krav om registrering af komme- og gåtider i hjemmeplejen Frontmedarbejderne i ældreplejen skal ikke længere registrere på PDA en, hver gang de ankommer til og forlader borgernes hjem. Den obligatoriske tidsregistrering, der skal anvendes i forbindelse med beregning af fritvalgspriserne gennemføres via stikprøve. Beslutningen har givet medarbejderne mere tid til borgerne. Central opgaveløsning En kommune har reduceret udgifterne til enkeltydelser med 1 mio. kr. ved at gå fra en decentral til en central opgaveløsning og ved at have stort fokus på det forebyggende arbejde. Fejlprocenten for ansøgningerne er reduceret fra 50 pct. til 5 pct. Tiden anvendt på sagerne er gået fra 2-3 timer til 1-2 timer og borgeren får hurtigere svar på sin ansøgning. Medarbejderdrevet afbureaukratisering En kommune haft et forløb, hvor der er kommet 300 forenklingsforslag fra kommunens medarbejdere med henblik på at det skal være lettere at være skole, plejecenter eller anden institution i kommunen. Ad 3. Mellem forvaltning og politikerne, fx: Forenklet behandling For at reducere mødetid har en kommune indført forenklet behandling. Disse sager er som udgangspunkt godkendt på forhånd og bliver ikke behandlet med mindre et medlem af kommunalbestyrelsen inden mødet beder om at sagen føres op som en almindelig sag. Frikommuneforsøg Regeringen har i to omgange udpeget frikommuner, der over en årrække har haft mulighed for at arbejde med bl.a. afbureaukratisering. I perioden var følgende kommuner frikommuner: Fredensborg, Fredericia, Gentofte, Gladsaxe, Odense, Odsherred, Vejle, Vesthimmerland og Viborg. Fra 2016 er der i regi af Frikommuneforsøg II udvalgt 8 frikommunenetværk bestående af i alt 44 kommuner. Disse kommuner skal inden for en række temaer bl.a. undersøge, hvor regelforenkling kan finde sted. Mange af disse forsøg er såkaldte pincetforsøg og anlægger ikke et helikopterblik på kommunernes kerneopgaver. Fælles for disse kommuner og en række andre kommuner, herunder Lejre Kommune, er, at de gør en særlig lokal indsats for at identificere muligheder for afbureaukratisering. Ledelse og afbureaukratisering En anden, men ikke nødvendigvis konkurrerende vinkel på bureaukrati og afbureaukratisering, handler om meningsfuldhed. KORA udgav i 2013 en rapport som dokumenterer, at forsøg på at fjerne regler ofte i sig selv skaber nye regler. Et hovedbudskab i KORAs rapport er derfor, at vejen til afbureaukratisering snarere handler om ledelse; om at en dygtig leder kan få de ansatte til at forstå meningen med regler og procedurer, så de oplever, at der er mindre unødigt bureaukrati i deres arbejde. Selv om reglerne er de samme. KORAs rapport bygger på erfaringer fra Holstebro, Kolding, Roskilde og Viborg. Rapporten kan læses her:

14 Side 12 Udtalelser: - Administrationens vurdering: Udvalget kan under sin drøftelse foreslå aktiviteter i løbet af 2017 som et supplement til den allerede besluttede proces, f.eks. oplæg fra praktikere eller forskere, f.eks. KORA, eller besøg og dialog med andre kommuner eller KL. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: -

15 Side 13 Underskriftsside Carsten Rasmussen (A) Carsten Helles Rasmussen (V) Jan Vedel Heine (I) Mikael Ralf Larsen (F) Ole Blickfeldt (O) Villy Hauritz (F) Line Jacobsen (V) Christina Knudsen (Områdebestyrelse, dagtilbud) Kristina Garth Grüner (Skolebestyrelsen) Keld Mortensen (Ældrerådet) Jan Andersen (Handicaprådet) Lars Holten (LEUF) Gert Fabrin (Lokalråd/Bylaug/Byforum) Bitten Persson (Medarbejderrepræsentant) Helle Klink (Ledelsesrepræsentant) Søren Kræmer (Foreningslivet) Louise Liv Holm (Grønt Rad) /Inger Marie Vynne