Den gode gruppe Hvorfor, hvornår og hvordan?

Transkript

1 Den gode gruppe Hvorfor, hvornår og hvordan? Et inspirations- og vejledningspapir Indledning De bedste resultater kommer ofte via samarbejde på kryds og tværs af organisationen mellem frivillige, lokalkomiteer, koordinationsudvalg, sekretariat, bestyrelse og medlemmer. For at sikre en bred opbakning til de mange gode projekter, opgaver og arrangementer, der bliver igangsat i lokalkomiteer, koordinationsudvalg og sekretariatet, skal vi have en fælles forståelse for de forskellige former for arbejdsgrupper, vi nedsætter. Dette hæfte har til formål at inspirere og vejlede alle, som danner grupper, hvor frivillige og medlemmer indgår. Hvilke grupper er relevante for det konkrete arbejde? Først en definition af hvem der er frivillige, og hvem der er aktive medlem. 1

2 Frivillig En frivillig er en person, der ulønnet og af egen fri vilje har påtaget sig opgaver uden for sin egen familie og i en organiseret sammenhæng. Erfaringsfrivillig er en person, som af egen fri vilje stiller sig til rådighed med sin viden, erfaring og indsigt inden for det område, gruppen skal arbejde med, og som dermed kan bidrage til løsning af opgaven. Dette kan være opgaver, som er inden for organisationens indsatsområder, fx diverse aktiviteter, ture/rejser, samarbejde på tværs af komiteer mv. Fagkyndig frivillig er en person, som af egen fri vilje stiller sin faglige viden til rådighed for at bidrage til, at gruppen kan løse sin opgave. Fx organisationsudvikling, ældrepolitiske indsatsområder, konkrete socialhumanitære indsatsområder, it-området m.v. Medlemmers deltagelse i gruppearbejde De fleste af Ældre Sagens frivillige er medlemmer af foreningen, men der kræves ikke medlemskab for at yde en frivillig indsats. Blandt vore medlemmer, der ikke er frivillige, er der flere, som gerne vil være med til i en kortere periode at yde en indsats som aktive medlemmer, fx ved at dele deres viden i forbindelse med et konkret gruppearbejde. Som eksempler på et gruppearbejde kan nævnes: Sundhedscentergruppe: Hvad skal vores lokale sundhedscenter indeholde? Plejecentergruppe: Hvordan skal det nye plejecenter bygges for at fungere bedst muligt? Ældre Sagens Ungdomsklub: Hvordan får vi iværksat nogle lokale aktiviteter, som også de yngre ældre synes om og har mulighed for at deltage i? Pårørendegruppe: Hvordan får vi opbygget et tilbud for pårørende til f.eks. demensramte i vores lokalkomiteers regi? Bladgruppe: Hvad skal der til, for at medlemmerne via lokalbladet får en god indsigt i organisationens arbejde og resultaterne heraf? Social-humanitær gruppe: Hvilke nye social-humanitære områder mener medlemmerne, der er behov for at tage fat på? Når arbejdet i gruppen er afsluttet, er det op til de aktive medlemmer, om de vil være frivillige eller fortsætte som hidtil. 2

3 Kommissorium for den gode gruppe I det daglige foreningsarbejde både lokalt og centralt, forekommer der mange benævnelser for arbejdsgrupper. For at sikre overensstemmelse mellem initiativtagernes og deltagernes forventninger til gruppearbejdet, er der nogle overvejelser, som lokalkomiteen, koordinationsudvalget eller sekretariatet bør gøre sig, før man nedsætter en arbejdsgruppe. De, som tager initiativ til et gruppearbejde, bør udarbejde et kommissorium for gruppens arbejde. Erfaringer viser, at når dette er på plads, er det et godt redskab til at få afstemt forventningerne til gruppearbejdets indhold og gruppens kompetence. Indholdspunkter for et godt kommissorium: 1. Emnet, som gruppen skal beskæftige sig med. 2. Formålet og målet med gruppens arbejde 3. Hvilken type gruppe skal nedsættes for at opfylde formål og mål? 4. Hvor mange deltagere skal der være i gruppen? 5. Skal gruppens deltagere have særlig viden på området? 6. Hvor skal gruppens deltagere rekrutteres fra: Frivillige, medlemmer eller sekretariatet? 7. Hvilken kompetence har gruppen? Kan den træffe selvstændige beslutninger? 8. Gruppens organisatoriske placering hvem refererer gruppen til? 9. Hvornår skal gruppearbejdet starte, og hvornår forventes det, at gruppen slutter sit arbejde? 10. Forventes et skriftligt eller mundtligt oplæg fra gruppen som resultat af arbejdet? 11. Økonomi til gruppens arbejde. 3

4 Beskrivelse af forskellige gruppetyper 1. Idé- og inspirationsgruppe Idé = indfald, indskydelse, inspiration, koncept, plan, påfund, påhit, tanke. Inspiration = gnist, impuls, ide, påfund, påhit, påvirkning, tilskyndelse, åbenbaring, ånd. Definition: Gruppen er et idéskabende forum, der udvikler input til, hvilke fremtidige projekter/aktiviteter man kan/bør igangsætte for at opnå organisationens strategi og mål, både i lokalkomiteerne, koordinationsudvalgene og sekretariatet. Emnerne er ikke givet på forhånd. Gruppens deltagere kan rekrutteres blandt medlemmer og frivillige med særlig erfaring og interesse (erfaringsfrivillige) eller med særlig faglig viden (fagkyndige frivillige) og sekretariatet (ansatte). Gruppens kompetence: Ide- og inspirationsgruppens opgave er alene at komme med ideer og inspiration til, hvilke projekter/aktiviteter gruppen mener, vil være hensigtsmæssige at iværksætte. Når gruppen har udarbejdet sit oplæg, opløses gruppen. 2. Fokus- og temagruppe Fokus/fokusere = centrum, indstille, have i søgelyset, interesserer sig for, rette opmærksomheden på, stille skarpt ind på, sætte i fokus. Tema = Emne, genstand Definition: En gruppe, der styres af en moderator, og hvor deltagerne skaber indholdet ud fra et på forhånd givet emne. Gruppens deltagere rekrutteres ud fra interesse for emnet. Kan søges mellem medlemmer og frivillige med særlig erfaring og interesse (erfaringsfrivillige) eller med særlig faglig viden (fagkyndige frivillige) og sekretariatet (ansatte). Gruppens kompetence: Fokus- og temagruppen er et idéforum, som afprøver og drøfter ophavsgivers projekt eller aktivitetsplan. Gruppen kan komme med ideer til ændringer af planen og hvordan man kan undersøge, tilrettelægge og evt. gennemføre den, for at få så stor opbakning som mulig i en gennemførelsesfase. Gruppens deltagere har ikke ansvar for den endelige formulering af projektet eller aktiviteten, men deltager ad hoc. Ansvaret ligger hos moderator eller projektgruppen aktivitetsgruppen. 4

5 3. Ad hoc- og arbejdsgruppe Ad hoc = komme og gå (frit oversat). Arbejde = gøre en indsats, beskæftige sig med, bestille noget, få noget fra hånden. Definition: En gruppe, som skal løse en kortvarig og overskuelig opgave, hvor opgaven og tidsrammen er stillet på forhånd, f.eks. en bustur, en turnering, en temadag, et oplæg. Gruppens deltagere rekrutteres ud fra viden om emnet. Deltagerne kan søges blandt medlemmer og frivillige med særlig erfaring og interesse (erfaringsfrivillige) eller med særlig faglig viden (fagkyndige frivillige) og sekretariatet (ansatte). Gruppens kompetence: Ad hoc- og arbejdsgruppen har til opgave at tilrettelægge og gennemføre den bundne opgave. Gruppen opløses efter endt arbejde. 4. Udviklingsgruppe Udvikle = findyrke, forbedre, fremelske, fremme, opelske, opstå, optimere, vokse, skabe innovation. Udvikling = drejning, evolution, forløb, fremgang, landvinding, mønster, plan, opsving, proces, progression, uddybning, udvidelse, vækst, innovation. Definition: En gruppe, der formulerer et projekt eller en aktivitet, som er medvirkende til at udvide organisationens virkefelt for at opnå større landvinding, fx medlemsantal, nye indsatsområder og aktiviteter. Gruppens deltagere rekrutteres ud fra interesse for og viden om emnet. Deltagerne kan søges mellem medlemmer og frivillige med særlig erfaring og interesse (erfaringsfrivillige) eller med særlig faglig viden (fagkyndige frivillige) og sekretariatet (ansatte). Gruppens kompetence: Udviklingsgruppen har til opgave at formulere et projekt eller en aktivitet, som er med til at udvide organisationens område. Efter valg af projekt eller aktivitet har gruppen ansvar for at føre projektet eller aktiviteten gennem idefasen, planlægningsfasen, afprøvning og implementeringsfasen samt evt. en slutevaluering. Kom der det ud af det, som vi havde sat som succeskriterier? 5

6 5. Styregruppe Styre = administrere, bestyre, forestå, forvalte, lede, herske, regere, stå i spidsen for, holde styr på. Definition: En gruppe som har til opgave at initiere en projektidé/aktivitet og sikre, at projektet/aktiviteten holder sig inden for de fastsatte rammer eller kommissorium. Gruppens deltagere rekrutteres inden for organisationens ledelse og særligt udvalgte medarbejdere samt frivillige med særlige tillidsposter. Gruppens kompetence: Styregruppen har det overordnede ansvar for gennemførelsen af projektet eller aktiviteten. Gruppen har kompetence til at gribe ind og ændre på opgaveløsningen, såfremt den ikke holder sig til kommissoriet eller projektbeskrivelsen. Dette både i forhold til organisationens værdier, beslutninger for opgaveløsningen og økonomi. Gruppen skal, hvor det er nødvendigt, godkende evt. ændringer i projektet eller aktiviteten. Styregruppen kan indstille til eller beslutte, at projektet eller aktiviteten ophører. 6. Projektgruppe Projekt = arbejde, arbejdsopgave, foretagende, opgave. Definition: En gruppe der formulerer, udvikler og forankrer en opgave/indsatsområde i organisationen. Projektideen er valgt og godkendt af en styregruppe. Gruppens deltagere rekrutteres fra forskellige områder i organisationen, der er part i eller påvirkes af projektets resultat. Gruppens kompetence: Projektgruppen ledes af en projektleder, som sidder med i styregruppen. Projektgruppens kompetence er ud fra et givet kommissorium at udvikle, gennemføre og forankre en given opgave i organisationen. Gruppen har kompetence til at komme med ændringsforslag under projektforløbet overfor styregruppen. 6

7 7. Følgegruppe Følge = Følge med i, observere, holde sig ajour, holde sig orienteret, holde under opsigt, komme med sparring. Definition: En gruppe som alene følger projektet og fungerer som sparringspartnere gennem deltagernes personlige viden og erfaring. Gruppens deltagere rekrutteres blandt personer som har en særlig interesse i projektet via deres faglige viden eller organisatoriske tilknytning til projektet. Gruppens kompetence: Følgegruppen har ingen kompetence i forbindelse med projektet. Gruppens medlemmer fungerer alene som sparringspartner og som formidler af viden. 8. Erfa- og netværksgruppe Erfaring = konsekvenserne af handlinger, livsklogskab, kundskab, rutine, evnen til at genkende sine fejltagelser. Erfare = få at vide, få kendskab til, lade sig fortælle Netværk = en gruppe af mennesker der mødes i et interessefællesskab, hvor den enkelte via egen læring udvikler sine kompetencer og får inspiration til at nytænke sit indsatsområde. Definition: Gruppens mål er at udveksle erfaringer og fortællinger om, hvordan en konkret aktivitet eller et indsatsområde er blevet etableret og udviklet med henblik på læring og vidensdeling. Gruppens deltagere rekrutteres typisk blandt personer, som har den samme interesse i eller arbejder med samme opgavetyper fx i forskellige komiteer indenfor egen organisation eller fra andre organisationer og foreninger. Deltagerne har en interesse i at udvikle sig selv og indsatsområdet til fordel for den organisation, de kommer fra. Gruppens kompetence: Erfa- og netværksgruppen kan opstille spilleregler for sit eget interne liv. Gruppen har ikke nødvendigvis kompetence i forhold til de organisationer, medlemmerne kommer fra. 7

8 9. Udvalg Udvalg = komite, kommission, nævn og råd. Definition: Et udvalg nedsættes af en overordnet myndighed, f.eks. lokalkomite, bestyrelse eller ledelse. Udvalget kan være rådgivende eller besluttende afhængigt af vedtægter eller kommissorium. Udvalgets medlemmer rekrutteres blandt frivillige i lokalkomiteernes område, medlemmer og frivillige med særlig erfaring og interesse (erfaringsfrivillige) eller med særlig faglig viden (fagkyndige frivillige), sekretariatet (ansatte) og bestyrelsen. Udvalgets kompetence: Et udvalg kan være en høringsgruppe, en indstillingsgruppe eller en beslutningsgruppe. Gruppens kompetence skal fremgå af et kommissorium. 8

9 Det gode møde Den person, som har ansvar for at indkalde til møde, skal huske, at en motiveret dagsorden fremmer interessen for at deltage. Det skal være tydeligt, hvornår mødet starter, hvor det afholdes, og hvornår det slutter. Af dagsordenen skal det fremgå, hvad der skal drøftes på mødet, og om deltagerne skal komme frem til en konklusion/indstilling eller lignende. Den person, som har indkaldt til mødet, skal sikre, at deltagerne har de nødvendige baggrundsoplysninger og papirer, og at der er nogen til at tage imod deltagerne, især til det første møde. Husk ved mødes start at finde en ordstyrer og referent (aftales gerne på forhånd). Endvidere er det vigtigt at sørge for en god forplejning til deltagerne. De har muligvis rejst/kørt langt for at nå frem til mødet. 9