Fælleskommunale it-arkitekturprincipper

Transkript

1 Fælleskommunale it-arkitekturprincipper Pr. 5. september 2012 Af arbejdsgruppen for fælleskommunale itarkitekturprincipper under Kommunernes It-Arkitekturråd Side 1 af 24

2 IndholdIndhold... 2 Baggrund... 3 Proces... 4 Læsevejledning... 5 Arkitekturmål 1: Sammenhængende it... 7 B1. Forretningsservices genbruges på tværs af it-løsninger... 7 B2. Arbejdsgange er dokumenterede på tværs af forretningsdomæner... 8 B3. Brugere inddrages aktivt i behovsafklaring og udviklingsforløb... 9 C1. Data udstilles via åbne snitflader og kan genbruges B7. Enhver betydelig forretningshændelse meddeles omverdenen Arkitekturmål 2: Genbrug A1. Der arbejdes mod en fælles rammearkitektur B5. Der anvendes altid et standardiseret begrebsapparat B8. Fælles autoritative reference- og grunddata anvendes C4. Data identificeres entydigt Arkitekturmål 3: Byg til forandring B4. It-løsninger udfordrer og effektiviserer eksisterende arbejdsgange og regler C3. Alle objekter er uafhængige af systemet, hvor de er skabt B6. Der er defineret entydigt ejerskab af data og processer C4. Adskil det foranderlige fra det uforanderlige Arkitekturmål 4: Flere leverandører A1. Der arbejdes mod en fælles rammearkitektur A2. Arkitekturen understøtter reel konkurrenceudsættelse af it-løsninger Arkitekturmål 5: Driftstabilitet A3 It-sikkerhed tænkes ind i løsninger fra starten C8. It-løsninger er robuste overfor egne og andres systemers nedbrud C7. it-løsninger er skalerbare efter formål C7. it-løsninger er skalerbare efter formål Side 2 af 24

3 Baggrund Kommunerne tager med den fælleskommunale rammearkitektur styringen med den kommunale it-arkitektur og infrastruktur for at undgå, at fremtidige systemer bliver udviklet som silo-løsninger med begrænset genbrug af data og funktionalitet. Formålet med rammearkitekturen er blandt andet at skabe et grundlag for at gennemføre konkurrenceudsættelse af it-systemer, således at vi opnår konkurrence og agilitet i markedet. Herudover skal arkitekturen også bruges til at løfte den kommunale digitalisering som helhed. Et centralt element i rammearkitekturen er et sæt fælleskommunale arkitekturprincipper. Arkitekturprincipper angiver og kommunikerer den valgte retning og vision for rammearkitekturen samt værdien af denne retning. Arkitekturprincipperne kan anvendes i beslutninger for planlægning, design, udvikling og vedligeholdelse af it-arkitekturen i kommunerne, KL og KOMBIT. Principperne er udarbejdet med udgangspunkt i de fem generelle arkitekturmål, som er defineret i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. De 5 mål er: 1. Kommunerne vil have sammenhængende it. Det er grundlaget for attraktive brugeroplevelser for borgere og medarbejdere og for effektive arbejdsgange. 2. Kommunerne vil udvikle ressourcebevidst med mulighed for at genbruge funktioner og data på tværs. 3. Kommunerne vil bygge til forandring. Løsningerne skal være bygget, så de er lette og billige at tilpasse ved eks. lovændringer. 4. Kommunerne vil have flere leverandører for at skabe konkurrence og innovation. 5. Kommunerne vil have driftsstabile, pålidelige og sikre løsninger, så borgere og medarbejdere kan have tillid til den digitale opgaveløsning. Principperne er ligeledes udarbejdet med både den fællesoffentlige og den fælleskommunale digitaliseringsstrategi for øje. Figuren nedenfor viser sammenhængen mellem digitaliseringsstrategierne, de 5 arkitekturmål og de arkitekturprincipper, der præsenteres i dette dokument. Side 3 af 24

4 Fællesoffentlige visioner Fælleskommunale målsætninger 5 klare mål for rammearkitekturen Fælleskommunale arkitekturprincipper Slut med papirblanketter og brevpost Ny digital velfærd Tættere offentligt digitalt samarbejde Effektiv kommunale sektor Digitalisering bidrager til at effektivisere den kommunale opgavevaretagelse Business case som del af grundlaget for igangsættelse af initiativer Arbejde for at hjemtage effektiviseringsgevinster Attraktiv kommunal sektor Udvikle det kommunale serviceudbud så borgere og virksomheder har let adgang til offentlig service af høj kvalitet Teknologi både eksisterende og ny skal hjælpe med til at give bedre løsninger 1. Kommunerne vil have sammenhængende it. Det er grundlaget for attraktive brugeroplevelser for borgere og medarbejdere og for effektive arbejdsgange. 2. Kommunerne vil udvikle ressourcebevidst med mulighed for at genbruge funktioner og data på tværs. 3. Kommunerne vil bygge til forandring. Løsningerne skal være bygget, så de er lette og billige at tilpasse ved eks. lovændringer. 4. Kommunerne vil have flere leverandører for at skabe konkurrence og innovation. 5. Kommunerne vil have driftsstabile, pålidelige og sikre løsninger, så borgere og medarbejdere kan have tillid til den digitale opgaveløsning. Proces Processen for etableringen af de fælleskommunale arkitekturprincipper er forløbet således, at en arbejdsgruppe bestående af kommunale repræsentanter samt en ekstern konsulent, gennem en række workshops, har identificeret og kvalificeret forskellige itarkitekturprincipper med udgangspunkt i de 5 arkitekturmål nævnt ovenfor. Dette førte til en bruttoliste med over 30 principper. Disse blev i efterfølgende workshops prioriteret og kategoriseret, hvorefter KL i samarbejde med den eksterne konsulent forberedte en nettoliste, der blev sendt i høring i hjemorganisationerne hos arbejdsgruppens deltagere 1. Efter denne interne høring blev høringssvarene gennemgået ved en 3. workshop, hvor principperne endnu engang blev prioriteret og tilrettet. På workshoppen blev arbejdsgruppen enige om de principper, der præsenteres i dette dokument. Dokumentet er tilrettet af KL på baggrund af høringssvar og kommentarer fra den sidste workshop. 1 Nettolisten var således i høring i Horsens, København, Odense, Vordingborg og KOMBIT. Side 4 af 24

5 Læsevejledning De følgende afsnit præsenterer de fælleskommunale arkitekturprincipper. Principperne er grupperet efter det arkitekturmål, de primært understøtter. Flere af principperne understøtter dog mere end ét arkitekturmål, hvilket vil fremgå under beskrivelsen af princippet. Principperne er nummereret med udgangspunkt i OIO EA-metodens 3 områder Strategi (A), Forretning og Information (B) samt Applikation og Teknologi (C). Figuren nedenfor viser, hvorledes principperne fordeler sig på hhv. de 5 arkitekturmål samt OIO EA-områderne. A- området er primært interessant for politikere og beslutningstagere i den kommunale forretning, mens B-området primært henvender sig til forretningsudviklere og beslutningstagere, og C-området er mest relevant for kravstillere og leverandører. Figur: Princippernes fordeling over de 5 arkitekturmål samt OIO EA-områderne Side 5 af 24

6 A-området Strategi B-området Forretning og Information C-området Applikationer og Teknologi Sammenhængende it Genbrug Byg til forandring Flere leverandører Driftstabilitet A1. Der arbejdes mod en fælles rammearkitektur A2. Arkitekturen understøtter reel konkurrenceudsættelse af it-løsninger B1. Fælles forretningstjenester genbruges på tværs af itløsninger B2. Arbejdsgange er dokumenterede på tværs af forretningsdomæner B3. Brugere inddrages aktivt i behovsafklaring og udviklingsforløb B7. Enhver betydelig forretningshændelse meddeles omverdenen B5. Der anvendes altid et standardiseret begrebsapparat B6. Der er defineret entydigt ejerskab til data og processer hos kommunerne B5. It-løsninger understøtter og udfordrer eksisterende arbejdsgange og regler C1. Data udstilles via åbne snitflader og kan genbruges C2. Fælles autoritative reference- og grunddata anvendes C8. Data identificeres entydigt C4. Adskil det foranderlige fra det uforanderlige C3. Alle objekter er uafhængige af systemet hvor de er skabt C8. Applikationer er robuste overfor nedbrud C9. It-løsninger er skalérbare efter formål CX. It-sikkerhed tænkes ind i it-løsninger Side fra 6 starten af 24

7 Arkitekturmål 1: Sammenhængende it B1. Forretningsservices genbruges på tværs af it-løsninger Niveau: B, Forretning Beskrivelse: Når et it-projekt igangsættes, genbruges allerede eksisterende funktionalitet i form af forretningsservices 2. Strategisk mål: Kommunerne ønsker, at funktionalitet kan genbruges på tværs af den kommunale sektor, når det er relevant. Det er grundlaget for attraktive brugeroplevelser for borgere og medarbejdere og for effektive arbejdsgange. Rationale: Genbrug af forretningsservices vil reducere udviklingsomkostningerne ved at undgå, at funktionalitet bliver udviklet mere end én gang. Genbrug vil også mindske risici ved at bruge forretningsservices, der allerede er testet og implementeret fremfor at udvikle nye. Der er dog ikke nødvendigvis tale om genbrug af fysisk it (selve implementeringen af en forretningsservice), men genbrug af de konceptuelle og logiske beskrivelser af servicen. Den konceptuelle beskrivelse af en forretningsservice indeholder begrebsstandarder, procesbeskrivelse, hændelsesbeskrivelser med mere. Ved nyudvikling bør der afsættes tid og ressourcer til for-projekter der identificerer 1) allerede eksisterende forretningsservices der kan være relevante at genbruge og 2) potentialet for genbrug i det nyudviklede Den fysiske implementering af en forretningsservice skal leve op til den konceptuelle forretningsservice Genbrug skal være muliggjort i udbud Der skal tages højde for genbrug i kontrakten Forretningsservices skal dokumenteres ensartet vha. en fælles obligatorisk model, udstilles offentligt og gennemgå en kvalitetssikringsproces Alle anskaffelser skal kunne bruge/konsumere forretningsservices og udstille egen funktionalitet som services. Ligeledes vil det være naturligt at der udvikles og vedligeholdes et overblik over tilgængelige forretningsservices. Konsekvenser ved afvigelser: Uden genbrug af forretningsservices bliver omkostningerne ved udvikling og/eller anskaffelse af it-løsninger højere, og projekterne bliver potentielt mere risikofyldte. Uklar eller manglende dokumentation af forretningsservices vil gøre samarbejde mellem flere leverandører vanskeligt. Kommunerne vil have ringe mulighed for at koordinere udvikling. Denne uklarhed vil medføre øgede indirekte omkostninger på et projekt eller i en løsning. Mange leverandører vil være udelukket fra markedet 2 Forretningsservice skal ikke forstås som fysiske komponenter, men som en ramme for fysiske implementeringer - Se mere om forretningsservices i Den fællekommunale Rammearkitektur reviewversion ( KOMBIT A/S og Referencearkitektur for sags- og dokumentområdet (ESDH) Version 3.0, IT- og Telestyrelsen og KL. Side 7 af 24

8 B2. Arbejdsgange er dokumenterede på tværs af forretningsdomæner Niveau: B, Forretning Beskrivelse: Kommunerne ønsker tydelige beskrivelser af, hvad der sker, når informationer og opgaver skifter fra ét forretningsdomæne til et andet. Ansvaret herfor er altid placeret hos opgaveejeren. Strategisk mål: Kommunerne vil have sammenhængende it. Det er grundlaget for attraktive brugeroplevelser for borgere og medarbejdere og for effektive arbejdsgange. Dokumenterede arbejdsgange er forudsætningen for, at den offentlige sektor kan arbejde sammen på tværs af domæner og sektorer. Rationale: Det er en strategisk målsætning, at den offentlige sektor skal levere en så god og sammenhængende service som muligt til borgerne, og at borgerne ikke skal opleve skel mellem arbejdsområder i det offentlige. At nå dette mål kræver, at det er præcist defineret, hvad der skal gøres, når en opgave skifter domæne. En sådan definition vil sikre en smidig og ikke mærkbar fortsættelse af arbejdet i andet regi, og være med til at realisere ambitionerne om én indgang til det offentlige. Princippet gælder både arbejdsgange lokalt i kommunerne, der går på tværs af områder eller muligvis kommunegrænser, men også overordnet for arbejdsgange, der går på tværs af den offentlige sektor. Arbejdsgangene og ikke mindst ansvarsskiftene skal identificeres og beskrives på en ensartet måde efter fælles metode og begrebsapparat. Der skal etableres en organisation af fagfolk, som har pligt og ansvar til at sikre en altid opdateret dokumentation. Opgaveejeren har ansvaret for at arbejdsgange er dokumenterede, og at de gemmes og vedligeholdes. Konsekvens ved afgivelse: Uden klare regler for overdragelse af opgaver, vil borgerne opleve sagsbehandling med gentagne afbrydelser. Der vil også være større risiko for, at ejerskabet af opgaver ikke er klart defineret, med mangelfuld service til følge. Der er ligeledes større risiko for, at der registreres data flere steder og dermed også større risiko for inkonsistente data. Side 8 af 24

9 B3. Brugere inddrages aktivt i behovsafklaring og udviklingsforløb Beskrivelse: Når et forretningsområde analyseres, skal brugerne inddrages aktivt i problemog løsningsformulering. Det sikrer, at det leverandørerne bygger, svarer til kommunernes forventninger. Samtidig skal vi være bevidste om, at der tilstræbes et iterativt udviklingsforløb, således at vi, i fællesskab, kan blive klogere undervejs og dermed få præcise og tidssvarende it-løsninger, der dækker brugernes behov. Strategisk mål: Kommunerne vil have sammenhængende it. Det er grundlaget for attraktive brugeroplevelser for borgere og medarbejdere og for effektive arbejdsgange. Rationale: Vi skal bygge løsninger til brugerne og sikre, at alle behovsaspekter er afdækket. På den måde får vi it-løsninger, som dækker det konkrete behov. Vi skal dog stadig have rammearkitekturen og fællesbeslutninger for øje, således at vi sikrer sammenhæng til kommunernes øvrige it. Brugere inviteres løbende ind i analyse- og kravfasen af et projekt Brugere skal uddannes i rammearkitektur og dermed løsningens ydre rammer Konsekvens ved afvigelse: Vi får løsninger, der ikke afspejler brugerens behov, og dermed vil brugerne heller ikke tage ejerskab til dem. På den måde foretager vi investeringer, som ikke bliver indfriet i fuldt omfang. Side 9 af 24

10 C1. Data udstilles via åbne snitflader og kan genbruges Niveau: C, Information Beskrivelse: Data skal stilles til rådighed gennem åbne snitflader, bygget på fælles begrebsmodeller (se B4). Strategisk mål: Kommunerne vil have sammenhængende it. Det er grundlaget for attraktive brugeroplevelser for borgere og medarbejdere og for effektive arbejdsgange. Åbne snitflader er forudsætningen for genbrug, høj datakvalitet, omkostningseffektivitet, udvikling i fællesskab, innovation og bedre service. Rationale: Adgang til data vil skabe grobund for innovation. Ved at bruge de informationer, kommunerne allerede har, vil nye aktører kunne konkurrere på markedet og bygge nye applikationer og services, Adgang til data vil sikre sammenhængende it, ved at data hentes der, hvor de er skabt i stedet for, at brugeren skal indtaste dem endnu engang. Udstilling af data til kostpris bør indgå i kravformuleringen Krav om opdaterede datakataloger Der skal formuleres retningslinjer for, hvorledes adgang til data skal etableres Antallet af lokale dataregistre skal begrænses så vidt muligt. I det omfang der gemmes lokale kopier, skal disse opdateres med den hyppighed, forretningen fordrer Data har kun én ejer med entydigt ansvar for vedligeholdelse (se B3) Alle objekter har kun én master, der til gengæld skal være replikérbar. Replikering skal foregå efter en fastlagt procedure Offentlige data skal udstilles via snitflader bygget på åbne standarder Udstillet data skal beskrives og dokumenteres i fællesoffentlige datakataloger, fx på digitaliser.dk Dataobjekter skal entydigt identificeres vha. globale unikke nøgler (UUID) Konsekvens ved afvigelse: Uden udstilling af data gennem åbne snitflader opnås der ikke maksimal udnyttelse af de kommunale data, og vedligeholdelse af data bliver dyrt. Data låses hos de enkelte leverandører, og kan ikke anvendes til bedre service eller innovation. Side 10 af 24

11 B7. Enhver betydelig forretningshændelse meddeles omverdenen Niveau: B, forretning Beskrivelse: Enhver betydelig forretningshændelse skal meddeles omverdenen, således at der kan ageres på det i andre applikationer. Forretningshændelser kan eksempelvis være person xx har fået oprettet en dagpengesag. Strategisk mål: Kommunerne vil have sammenhængende it. Det er grundlaget for attraktive brugeroplevelser for borgere og medarbejdere og for effektive arbejdsgange. Rationale: Omverdenen som eksempelvis kan være andre leverandørers løsninger - kan agere på en opstået situation. Derved opnås en reelt løs kobling mellem de it-systemer en kommune anvender, på tværs af domæner og på tværs af alle leverandører. Indførelsen af denne måde at kommunikere på, vil totalt revolutionere den måde vi tænker itsystemer på. Kan betyde stort arbejde med at rette alle eksisterende services, der ikke baseres på EDA. Det er derfor vigtigt at gøre det, hvor det giver forretningsmæssig værdi. Der er udarbejdet og vedtaget en standard for hændelsesbeskeder. KOMBIT er ved at etablere en beskedfordeler, hvor hændelserne kan kommunikeres til og fra. Konsekvens ved afvigelse: Vi fortsætter som hidtil, med monopolitiske silosystemer, som kun via bilaterale aftaler kan kommunikere med hinanden. Side 11 af 24

12 Arkitekturmål 2: Genbrug A1. Der arbejdes mod en fælles rammearkitektur Niveau: A, Strategi Beskrivelse: Kommunerne anvender den fælleskommunale rammearkitektur som overordnet ramme for investeringer i forretnings- og it-udvikling. Rammearkitekturen giver en skabelon til at analysere den kommunale forretning på en ensartet måde. Den opstiller også rammerne for, hvordan den fysiske it, der skal understøtte forretningen, skal designes, udvikles og implementeres, samt hvilke krav, it-løsningerne skal understøtte. Ved at arbejde mod den fælles rammearkitektur sikres det, at den kommunale it besidder de egenskaber, kommunerne har behov for, for at opfylde målsætningerne om en effektiv og attraktiv kommunal sektor. Disse egenskaber omfatter bl.a. integration og sammenhæng med andre itløsninger i det fælleskommunale it-landskab. Rammearkitekturen giver også skabeloner for, at eksisterende løsninger kan leve op til rammerne, herunder fx krav til integrationer. Ofte vil det være små justeringer, der skal til for at være rammearkitektur- compliant. Strategisk mål: Kommunerne ønsker at udvikle it-løsninger ressourcebevidst med mulighed for at genbruge funktioner og data på tværs. Kommunerne kan opnå gevinster ved digitaliseringsstrategierne og rammearkitekturen gennem udbredt anvendelse og kommunalt fokus på de langsigtede mål samt en gradvis udvikling hen imod rammearkitekturen. Rationale: Realiseringen af rammearkitekturens vision og målsætninger er en forudsætning for at kunne høste gevinsterne ved digitalisering. For at realisere rammearkitekturen er det nogle gange nødvendigt, at investere i it-løsninger, hvor gevinsterne først vil være synlige efter en længere periode med investeringer. Selvom disse løsninger fremstår med en mindre fordelagtig business case end mere kortsigtede løsninger, må de ikke blive valgt fra. Det er ikke nødvendigt at afvente den endelige målarkitektur i rammearkitekturen, da der kan arbejdes ud fra den kloge AS IS (se ordliste). Det kan være svært at få overensstemmelse mellem dårlig kortsigtet og god langsigtet business case. En kortsigtet business case er ikke nødvendigvis i modstrid med den langsigtede. Det kan fx være fordelagtigt med små løsninger, som anvendes midlertidig, indtil den rigtige løsning kommer. Konsekvens ved afvigelse: Hvis centrale komponenter i den fælleskommunale rammearkitektur ikke gennemføres, er det ikke muligt at opnå de fulde gevinster ved digitaliseringen. Herudover vil der blive udviklet løsninger, som ikke er integrerbare med kommunens øvrige systemer eller fremtidige fælleskommunale løsninger. I stedet risikerer kommunerne, at der bliver udviklet ikke-strategiske løsninger, som kortsigtet løser et forretningsbehov, men på sigt bliver dyrere og dårligere at vedligeholde og videreudvikle. Side 12 af 24

13 B5. Der anvendes altid et standardiseret begrebsapparat Niveau: B forretning Beskrivelse: Udvikling af it-systemer baserer sig på en standardiseret beskrivelse af de informationer (forretningsdata), som systemerne håndterer. Det tilstræbes, at der udarbejdes generelle begrebsstandarder inden for de forskellige domæneområder. Foreligger en sådan standard på domænet for et projekt, skal denne anvendes. Endvidere bør der anvendes internationale og nationale standarder, hvor det er muligt. Strategisk mål: Kommunerne vil udvikle ressourcebevidst med mulighed for at genbruge funktioner og data på tværs. Sammenhængende it som følge af fælles sprog og forståelse. Rationale: Anvendelse af et standardiseret begrebsapparat medfører, at alle implicerede parter har samme forståelse af anvendte begrebers betydning (semantik). Dette letter samarbejde og kommunikation mellem parterne. Brug af fælles begreber er ikke kun en fordel i det tekniske arbejde, men for alle dele af et projekt. Ud fra de standardiserede beskrivelser udarbejdes tekniske snitflader. Implikation: Beskrivelserne udføres vha. standardiserede begrebsapparater, Fx beskrives begrebsmodeller vha. UML. Der tages fællesoffentligt/kommunalt ansvar for at udarbejde et standardiseret begrebsapparat Der skal etableres en organisation af fagfolk, som har pligt og ansvar til at sikre en altid opdateret dokumentation It-projekter skal forholde sig til initiativer hos andre offentlige aktører, hvilket kan medføre øget tid til kravspecifikation og udvikling i projekter Kommunale standarder skal harmoniseres mellem institutioner, initiativer og direktiver Generelt foretrækkes internationale standarder og løsningselementer frem for nationale, og nationale frem for lokale Kravet om brug af standarder medfører et behov for én samlet indgang til viden om eksisterende initiativer, der eventuelt skal tages højde for. Fællesoffentlige standarder skal bruges, og brugen skal håndhæves. Konsekvenser ved afvigelse: Uden et standardiseret begrebsapparat er der stor risiko for, at parterne involveret i et projekt ikke opnår reel enighed pga. forvirring vedrørende begrebers betydning (semantik). Ofte anvendes forskellige ord for samme begreb, mens det også sker, at samme ord anvendes med forskellig betydning. Det medfører øget risiko i it-projekter. Side 13 af 24

14 B8. Fælles autoritative reference- og grunddata anvendes Niveau B, forretning Beskrivelse: It-løsninger i kommunerne skal anvende fælles autoritative referencedata (fx KL, FORM og sag- og dokumentstandarderne) samt grunddata (fx CPR, CVR, BBR). Strategisk mål: Kommunerne vil udvikle ressourcebevidst med mulighed for at genbruge funktioner og data på tværs, og dermed få mere sammenhængende og bedre it systemer samt lavere omkostninger ved it-udvikling og drift. Rationale: Brug af fælles referencedata muliggør en sikker og entydig udveksling af informationer og overflødiggør dyre dobbeltregistre. Ved at opmærke data og kommunikere ved brug af fælles referencedata (fælles referenceramme), opnås langt større mulighed for kommunikation og genbrug af data. Anvendelse af fælles grunddata og træk på en fælles autoritativ kilde sikrer en pålidelig og tidstro base for fælles data. Leverandører på kommunale it-løsninger skal kende standarderne og være i stand til at bruge dem. Der skal etableres hurtige og pålidelige dataforbindelser til grunddata. Konsekvens ved afvigelse: Uden fælles definitioner af data og brug af standarder vil der ikke kunne foretages integrationer og udveksling af data på en enkel måde, hvilket vil påvirke de strategiske mål om mere sammenhængende kommunal it. (dyre dobbeltregistre, redundante oplysninger, misforståelse af data etc. ) Side 14 af 24

15 C4. Data identificeres entydigt Niveau: C, Information Beskrivelse: Alle forretningsobjekter skal have én teknisk nøgle, der er uforanderlig. Objektet kan dog samtidigt have et ubestemt antal brugervendte nøgler, der skal kunne ændres. Tekniske nøgler er globalt unikke. Dvs. at der ikke findes andre objekter med samme id. Brugervendte nøgler er unikke indenfor samtlige forekomster af samme objekt. Strategisk mål: Kommunerne vil bygge til forandring. Løsningerne skal være bygget, så de er lette og billige at tilpasse ved eks. lovændringer. Kommunerne ønsker sammenhængende itløsninger. Rationale: Unikke tekniske nøgler er en forudsætning for udveksling af forretningsobjekter (se C3). Foranderlige brugervendte nøgler (som dog stadig er unikke) sikrer, at brugerne af et it-system lettere kan forholde sig til nøglen, og dermed letter det brugen af systemet. Ofte er brugervendte nøgler genereret ud fra de data, som objektet beskriver. Eksempelvis indeholder et personnummer information om fødselsdato og køn. Ændrer en persons fødselsdato eller køn sig, vil den tekniske nøgle være uforandret (det er jo den samme person), mens den brugervendte nøgle er ændret. Implikation: Der skal vælges en standard for globale unikke nøgler (UUID). Ændring af en brugervendt nøgle kommunikeres på samme måde som en ændring af andre attributter. Bl.a. ved udstedelse af en hændelsesbesked. Konsekvens ved afvigelse: Registre i forskellige systemer vil indeholde forskellige nøgler for den samme instans af et objekt. Det vil være nødvendigt at rense data ofte. Udveksling af data vil være dyr og i nogle tilfælde umulig. Side 15 af 24

16 Arkitekturmål 3: Byg til forandring B4. It-løsninger udfordrer og effektiviserer eksisterende arbejdsgange og regler Niveau: B, Forretning Beskrivelse: Udviklingen af kommunale it-løsninger vil ofte udfordre organisatoriske forhold, arbejdsgange, regler og lovgivning. Det er ikke rammearkitekturens opgave at ændre regler eller lovgivning; men eksisterende processer skal udfordres og optimeres, hvor det kan give et kvalitetsløft for borgere og virksomheder eller kan effektivisere den kommunale sagsbehandling. Strategisk mål: Kommunerne vil bygge til forandring. Løsningerne skal være bygget, så de er lette og billige at tilpasse ved eks. lovændringer. Muligheden for at tilpasse it-løsninger den aktuelle kommunale virkelighed er forudsætningen for øget effektivisering og omkostningseffektivitet. Rationale: De kommunale arbejdsprocesser skal være fleksible og foranderlige i samme grad, som der stilles krav til, at it skal være det. Der skal være overensstemmelse mellem den måde forretningen tænker, og den måde it-leverandøren tænker. På mange områder er lovgivningen i dag ikke digitaliseringsparat, men det bør den blive bl.a. ved et fælleskommunalt pres på lovgiverne. Implikation: Organisatoriske og/eller lovgivningsmæssige udfordringer skal identificeres og beskrives, således at de relevante interessenter kan tage stilling til evt. ændringer. På den måde dannes grundlag for at gennemføre ændringer. Der skal være et tæt samarbejde med dem, der skriver love og regler, således at det er muligt at påvirke dette arbejde. Der skal udarbejdes en standard for beskrivelse af eksempelvis regler, således at risikoen for misfortolkning af lovens intentioner mindskes. Konsekvens ved afvigelse: Uden organisatoriske forandringer vil digitaliseringen af den kommunale sektor foregå i et lavere tempo end ønsket, og det vil være svært at gennemføre succesfulde implementeringer og realisere gevinster fuldt pga. manglende omstillingsparathed. Side 16 af 24

17 C3. Alle objekter er uafhængige af systemet, hvor de er skabt Niveau: C, information Beskrivelse: Et forretningsobjekts levetid må ikke begrænses af det system, det er opbevaret i. Fx skal en sag kunne overføres fra en it-løsning til en anden. Det betyder, at et forretningsobjekt og dets relationer skal kunne eksporteres og importeres i en ny it-løsning. Strategisk mål: Kommunerne vil udvikle ressourcebevidst med mulighed for at genbruge funktioner og data på tværs. Målet er en forandringsrobust opgavevaretagelse og sammenhængende it. Rationale: Oplysninger om de forretningsobjekter, der håndteres i kommunens arbejdsgange eksisterer uafhængigt at den it, der (for tiden) behandler dem. Det er de samme objekter, der behandles og de samme oplysninger om disse forretningsobjekter, der er behov for, uanset om arbejdsgangen er it-understøttet eller ej. Behovet er således uafhængigt af, hvilken konkret it-løsning, forretningsobjekterne findes og behandles i. Uafhængigheden opnås som følge af en fælles standard for objektet og dets attributter samt en global unik identifikation. Princippet vil understøtte samarbejde på tværs af systemer og domæner samt mindske problematikker ift. leverandør lock-in. Opgaveejeren har ansvaret for, at forretningsobjekter kan anvendes på tværs af itsystemer, hvor det er nødvendigt. Ved et forretningsobjekts opståen tildeles det en global unik identifikation, som bruges gennem hele objektets levetid uanset den aktuelle opbevaring. Det betyder, at forretningsobjekter kan im- og eksporteres på tværs af systemer. Eksempelvis vil en sag kunne flyttes mellem ESDH-systemer og stadig have samme entydige reference. En forudsætning for at opfylde dette princip er, at der skal opnås enighed om standarden for objekters identifikation og en fælles opfattelse af objektets indhold. Konsekvens ved afvigelse: Manglende unikt ID kan medføre problemer med kompabilitet mellem systemer. Hvis eksempelvis en sag tildeles sin identifikation lokalt i et givent ESDHsystem, vil den blive opfattet som en ny sag, blot fordi den flyttes til et nyt system. Flyttes den tilbage til sit oprindelige system, vil dette system ikke vide, at der i virkeligheden er tale om det samme objekt, og der vil blive oprettet en parallel forekomst af sagen. Side 17 af 24

18 B6. Der er defineret entydigt ejerskab af data og processer Niveau: B Forretning Beskrivelse: For at kunne genbruge processer og information på tværs af kommunens forvaltninger, er det vigtigt, at man kan stole på de processer og data, der genbruges. De skal være entydige og korrekte. For at opnå det, skal der være et ejerskab til dem. Et ejerskab, der forpligter, men samtidig muliggør genbrug. Rammearkitekturens forretningsservices udgør en enhed for ejerskab, som indeholder informationer(data), processer og regler for et afgrænset forretningsområde. Strategisk mål: Kommunerne vil bygge til forandring. Løsningerne skal være bygget, så de er lette og billige at tilpasse ved eks. lovændringer. Et entydigt ejerskab er forudsætningen for sammenhængende og mere effektiv it. Rationale: Entydigt ejerskab forpligter den opgaveansvarlige til at beskrive og vedligeholde forretningsbeskrivelsen (data, processer og regler), således at fx integrationer og afhængigheder ift. andre løsninger og arbejdsgange er nemt gennemskuelige. Implikation: Det skal defineres meget klart, hvem der ejer de enkelte forretningsobjekter/forretningsservices, fx indenfor ydelsesområdet. KL og KOMBIT har en centralt koordinerende rolle. Koordineringen foregår gennem den fælleskommunale rammearkitektur. Eventuel oprettelse af en fælles oversigt over ejerskab for fælles kommunale itløsninger. Entydigt ejerskab betyder, at kun den systemansvarlige aktør kan ændre i it-løsningen, hvormed der sikres bedre kontinuitet og effektivitet i løsningens drift og samspil med andre løsninger. Konsekvens ved afvigelse: It-landskabet vedligeholdes ikke optimalt, og kvaliteten, effektiviteten og driftsstabiliteten af den kommunale it vil være reduceret. Kan man ikke stole på andres it, vil den ikke blive genbrugt. Gevinster som følge af genbrug af it og sammenhængende it vil være svære at opnå. Side 18 af 24

19 C4. Adskil det foranderlige fra det uforanderlige Niveau: C, Applikation Beskrivelse: Når et forretningsområde analyseres, skal der lægges vægt på at adskille de dele af processerne, som ændrer sig ofte fra de dele af processerne, som ændrer sig sjældent. Dette sikrer en robusthed overfor eksempelvis lovændringer. Strategisk mål: Kommunerne vil bygge til forandring. Løsningerne skal være bygget, så de er lette og billige at tilpasse ved eks. lovændringer. Rationale: Ofte støder vi i dag på leverandører, som ikke kan følge med i ændringer på lovgivningen inden for det område, deres løsninger dækker. Dette fører til, at der overhovedet ikke er tid til videreudvikling af applikationerne og dermed heller ikke tid til at udvikle nye innovative løsninger til kommunerne. Ved at vide, hvilke dele af applikationskomplekset, der ændres ofte og hvilke dele, der ændres sjældent, vil der kun skulle udvikles løsninger med indbygget forandringsparathed. Dvs. at ændringer i eksempelvis loven ikke kommer som en overraskelse, men er en naturlig del af en it-løsnings natur. Der skal fokuseres på en opdeling allerede i analysefasen af et udviklingsprojekt Applikation skal i højere grad kunne styres af udefrakommende parametre Konsekvens ved afvigelse: Vi fortsætter, som hidtil, med monopolitiske silosystemer, hvor regler og forretningsgange er defineret som programmeret kode, og dermed skal der en koderettelse til, hver gang virkeligheden ændrer sig. Side 19 af 24

20 Arkitekturmål 4: Flere leverandører A1. Der arbejdes mod en fælles rammearkitektur Niveau: A, Strategi Beskrivelse: Kommunerne anvender den fælleskommunale rammearkitektur som overordnet ramme for investeringer i forretnings- og it-udvikling. Rammearkitekturen giver en skabelon til at analysere den kommunale forretning på en ensartet måde. Den opstiller også rammerne for, hvordan den fysiske it, der skal understøtte forretningen, skal designes, udvikles og implementeres samt hvilke krav, it-løsningerne skal understøtte. Ved at arbejde mod den fælles rammearkitektur sikres det, at den kommunale it besidder de egenskaber, kommunerne har behov for, for at opfylde målsætningerne om en effektiv og attraktiv kommunal sektor. Disse egenskaber omfatter bl.a. integration og sammenhæng med andre itløsninger i det fælleskommunale it-landskab. Rammearkitekturen giver også skabeloner for, at eksisterende løsninger kan leve op til rammerne, herunder fx krav til integrationer. Ofte vil det være små justeringer, der skal til for at være rammearkitektur- compliant. Strategisk mål: Kommunerne ønsker at udvikle it-løsninger ressourcebevidst med mulighed for at genbruge funktioner og data på tværs. Kommunerne kan opnå gevinster ved digitaliseringsstrategierne og rammearkitekturen gennem udbredt anvendelse og kommunalt fokus på de langsigtede mål samt en gradvis udvikling hen imod rammearkitekturen. Rationale: Realiseringen af rammearkitekturens vision og målsætninger er en forudsætning for at kunne høste gevinsterne ved digitalisering. For at realisere rammearkitekturen, er det nogle gange nødvendigt at investere i it-løsninger, hvor gevinsterne først vil være synlige efter en længere periode med investeringer. Selvom disse løsninger fremstår med en mindre fordelagtig business case end mere kortsigtede løsninger, må de ikke blive valgt fra. Det er ikke nødvendigt at afvente den endelige målarkitektur i rammearkitekturen, da der kan arbejdes ud fra den kloge AS IS (se ordliste). Det kan være svært at få overensstemmelse mellem dårlig kortsigtet og god langsigtet business case. En kortsigtet business case er ikke nødvendigvis i modstrid med den langsigtede. Det kan fx være fordelagtigt med små løsninger, som anvendes midlertidig, indtil den rigtige løsning kommer. Konsekvens ved afvigelse: Hvis centrale komponenter i den fælleskommunale rammearkitektur ikke gennemføres, er det ikke muligt at opnå de fulde gevinster ved digitaliseringen. Herudover vil der blive udviklet løsninger, som ikke er integrerbare med kommunens øvrige systemer eller fremtidige fælleskommunale løsninger. I stedet risikerer kommunerne, at der bliver udviklet ikke-strategiske løsninger, som kortsigtet løser et forretningsbehov, men på sigt bliver dyrere og dårligere at vedligeholde og videreudvikle. Side 20 af 24

21 A2. Arkitekturen understøtter reel konkurrenceudsættelse af it-løsninger Niveau: A, Strategi Beskrivelse: Ved at have en defineret strategi for leverandørskifte skrevet ind i kontrakter, sikres kontinuitet i overgangsperioder. Uventede omkostninger undgås ved udfasning, og det bliver nemmere at skifte mellem leverandører. Herudover skal løsningerne kunne skifte driftsleverandør, da drift og udvikling ønskes adskilt. Strategisk mål: Kommunerne vil have flere leverandører for at skabe konkurrence og innovation. Målet er sammenhængende it, hvor driften ikke er afhængig af én leverandør, samt mere innovation og konkurrence gennem et flerleverandørmarked. Rationale: At få data ud af et system kan være både besværligt og bekosteligt, hvis dette ikke er tænkt ind i en løsning på forhånd. Data, som er kommunens ejendom, kan være meget svært tilgængelige ved et leverandørskifte. Det er derfor nødvendigt at stille krav til leverandørerne om, hvordan data kan overføres til en anden leverandør. Krav om en formuleret exit-strategi kan gøre systemarkitekturen mere kompliceret Løsninger bør opbygges lagdelt, således at der eksempelvis kan skiftes brugergrænsefladeleverandør på en eksisterende løsning Dokumentationen skal indeholde beskrivelse af eksport og import af løsningens informationer Konsekvens ved afvigelse: Uden klare krav ift. leverandørskifte kan dette skifte blive dyrt og besværligt, hvilket strider mod målsætningen om et flerleverandørmarked. Data kan være svære at eksportere, hvilket vil forhøje exit-omkostningerne. Leverandørskifte også som følge af påkrævet udbud - kan have negativ indvirkning på driften og forretningen og give reduceret tilgængelighed for borgere og medarbejdere. Side 21 af 24

22 Arkitekturmål 5: Driftstabilitet A3 It-sikkerhed tænkes ind i løsninger fra starten Niveau: A Strategi Beskrivelse: Fortrolighed og It-sikkerhed er særdeles vigtige for den kommunale forretning. Ofte tænkes it-sikkerhed ind for sent i processen og får karakter af en skal, der lægges uden om it-systemet. It-sikkerhed bør være en integreret del af løsningen og imødekomme både brugernes og lovgivningens behov. Strategisk mål: Kommunerne vil have driftsstabile, pålidelige og sikre løsninger, så borgere og medarbejdere kan have tillid til den digitale opgaveløsning. Rationale: At designe en it-løsning kræver indsigt i alle aspekter af den. Herunder itsikkerhed. Det bør være en naturlig del af analysearbejdet, på lige fod med andre funktionelle behov. På den måde udfordres løsningen i forhold til den krævede sikkerhed, og sikkerhedskravene udfordres i forhold til forretningsbehovene. It-sikkerhed skal sættes på agendaen allerede i analysefasen Der bør være en it-sikkerhedsekspert tilgængelig for projekterne Der bør være juridisk ekspertise til rådighed for projekterne Konsekvens ved afvigelse: It sikkerhed bliver påklistret it-løsningerne i stedet for at blive en del af dem. Det fører ofte til meget ufleksible løsninger, hvor sikkerhed opleves akavet og ikke som en naturlig del af løsningen. Side 22 af 24

23 C8. It-løsninger er robuste overfor egne og andres systemers nedbrud Niveau: C, Applikation Beskrivelse: Ved fejl i integrationer, skal applikationen kunne fortsætte i de dele, der ikke direkte er relateret til den fejlramte integration. I forlængelse heraf skal der være en høj grad af logning / overvågning, således at tegn på nedbrud identificeres tidligt. Driftsstatus og fejlrapportering skal foregå på en ensartet måde for at øge overblik og stabilitet. Strategisk mål: Kommunerne vil have driftsstabile, pålidelige og sikre løsninger, så borgere og medarbejdere kan have tillid til den digitale opgaveløsning. Høj kvalitet og driftsstabilitet i it-landskabet er en forudsætning for effektiv borgerservice og effektivitet i forvaltningen. Rationale: Robuste applikationer har mindre nedetid, og derved mindre spildtid. Ensartet rapportering er en forudsætning for at kunne monitorere og styre driftsstabiliteten af de kommunale forretningsapplikationer effektivt. Ensartet rapportering giver også bedre mulighed for at sammenligne leverandører og stille bedre krav. Det kan overvejes at anvende proxyer og redundante data tæt på løsningerne (i samme driftsmljø) for at sikre oppetid. Redundans kræver opmærksomhed på opdatering af de redundante data fra kilden. Applikationer og integrationer skal være veldokumenterede. Der bør udvikles en standard som sikrer, at applikationer og integrationer dokumenteres på samme form, så de kan sammenlignes. Leverandører skal rapportere data om driftsstabilitet på en standardiseret måde. Kommunerne skal implementere værktøjer til at modtage og behandle disse data Det forudsætter et stort kendskab til data og integrationer. Der stilles store krav til leverandørsamarbejdet. Komplekse applikationer kan give kompleks infrastruktur. Konsekvens ved afvigelse: Uden robuste applikationer risikeres det, at fejl i en del af en applikation, såsom brugerautentificering, kommer til at påvirke den samlede tilgængelighed. En manglende gennemsigtighed i afrapportering om drift kan give et forkert billede af en applikations tilgængelighed. Uden kendskab til applikationen og forudsætninger kan man risikere, at driftsstabiliteten forringes for en applikation. Uden standardiserede data om driftsstabilitet bliver det sværere at sammenligne løsninger og at udfordre leverandørerne i kontraktforhandlinger. Side 23 af 24

24 C7. it-løsninger er skalerbare efter formål Niveau: C, teknik Beskrivelse: it-løsninger bør være skalerbare i drift og omfang. Det vil sjældent være sådan, at it-løsninger opnår deres fulde anvendelse fra dag 1 og derfor bør, især driften, kunne skaleres. Især når vi begynder at genbruge funktioner fra allerede udviklede løsninger på tværs af fagområder, vil der opstå et ressourcetræk, som den enkelte løsningsejer ikke er herre over. Strategisk mål: Kommunerne vil have driftsstabile, pålidelige og sikre løsninger, så borgere og medarbejdere kan have tillid til den digitale opgaveløsning. Rationale: Vi vil gerne væk fra monolitiske systemer og hen imod genbrug af både funktionalitet og data. Derfor vil løsningsejerne heller ikke længere have den fulde kontrol over, hvor meget deres egen løsning bliver anvendt. Skalerbarhed er derfor en vigtig egenskab, der vil imødegå dårlig performance og flaskehalsproblemer. Også i funktionalitet bør løsninger kunne skaleres, da der naturligt vil opstå nye behov, når der er mange anvendere af samme funktionalitet. Skalerbarhed skal være en del af driftsaftaler Løsningsejere skal være åbne for udvidelser af funktionalitet Udbudskontrakter bør rumme mulighed for udvidelse af funktionalitet Opgaveejere skal være åbne overfor funktionalitetsudvidelser, som de ikke nødvendigvis selv har behov for. Konsekvens ved afvigelse: Vi fastholder en situation med monolitiske systemer, hvor funktionalitet ikke genbruges på tværs. Side 24 af 24