Kvalitetsmål og handleplan

Transkript

1 Kvalitetsmål og handleplan Kvalitetsstyring i Teknisk Forvaltning Vi skal lave faglig kvalitet effektivitet ensartethed for at sikre borgernes og virksomhedernes tillid og tilfredshed Lov nr. 506 af Lov om kvalitetsstyring for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet: 1. Loven skal ved at indføre et kvalitetsstyringssystem medvirke til at sikre faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed i kommunalbestyrelsens sagsbehandling på natur- og miljøområdet samt til at sikre borgernes og virksomhedernes tillid til og tilfredshed med sagsbehandlingen.

2 Baggrund Regeringen besluttede i forbindelse med opgave- og strukturreformen pr. 1. jan. 2007, at der skal laves en kvalitetsstyringsordning på natur- og miljøområdet for at sikre den faglige bæredygtighed og sikre, at brugerne er tilfredse og har tillid til kommunens håndtering af opgaverne. Beslutningen er konkretiseret i Lov om et kvalitetsstyringssystem for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet, og efterfølgende i Bekendtgørelse om krav til kvalitetsstyringssystemet for den kommunale sagsbehandling på natur- og miljøområdet. Loven betød, at kommunerne senest d. 1. januar 2007 skulle have implementeret et kvalitetsstyringssystem, der opfylder nogle nærmere beskrevne vilkår. Det daværende underudvalg for miljø og teknik vedtog i efteråret 2006 at indføre kvalitetsstyring i Teknisk Forvaltning, Thisted Kommune, og godkendte senere en kvalitetshåndbog. Loven stiller krav om, at kommunernes kvalitetsstyringssystem skal være certificeret senest ved udgangen af Vi arbejder derfor mod en certificering og planlægger den til at finde sted i efteråret Nærværende rapport beskriver kort systemet, som det er nu, og giver et forslag til kvalitetsmål og til en tids- og handleplan, der skal konsolidere kvalitetsstyring i natur- og miljøforvaltningen. 14. august 2009 Flemming Bach Systemansvarlig Kvalitetsmål og handleplan for udvikling af kvalitetsstyring i Teknisk Forvaltning, / 11

3 Mål Kvalitetsstyringssystemet skal - sikre opgavevaretagelsens faglige bæredygtighed - sikre at myndighedskrav, almindelig god forvaltningsskik og fastsatte procedurer overholdes - sikre brugerens tillid og tilfredshed. Dette opnås bl.a. gennem følgende 13 mål: 1. Kvalitetsstyringssystemet skal præauditeres senest i oktober 2009 og opnå endelig certificering med udgangen Der afholdes 2 møder årligt med brugerne af kvalitetssystemet, med henblik på at sikre systemets enkelthed og brugervenlighed 3. Borgere og virksomheders tillid til og tilfredshed med sagsbehandlingen undersøges ved gennemførelse af brugertilfredshedsundersøgelser hvert 2 år på udvalgte områder jf. procedurer for området 4. Politikernes tillid til og tilfredshed med kvalitetsstyringssystemet evalueres hvert 2 år. Dette skal ske i forbindelse med behandling af den systemansvarliges analyserapport over kvalitetsstyringssystemet. Første evaluering finder sted i Kvalitetsstyringssystemet i hovedtræk skal beskrives på Thisted Kommunes hjemmeside inden 1. oktober Den enkelte medarbejder skal deltage i efteruddannelse af en samlet varighed på mindst 5 arbejdsdage pr. år. Dette kan være intern sidemandsoplæring, men mindst 2 dage skal være ekstern efteruddannelse eller uddannelse afholdt af ekstern underviser 7. Teknisk Forvaltning skal aktivt arbejde for, hvert år at give ophold til mindst 2 studerende og hvert ophold skal have en varighed på mindst 2 uger 8. Der skal mindst en gang om året afholdes MUS-samtaler 9. Et flertal af medarbejderne deltager i relevante erfa-grupper med deltagelse af medarbejdere fra andre kommuner 10. En auditplan for det efterfølgende år skal udarbejdes senest primo december 11. Miljøafdelingen skal mindst udføre det antal tilsyn, der stilles som krav fra de centrale myndigheder 12. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for udarbejdelse af en tilsynsrapport, defineret som tiden fra et virksomheds- eller landbrugstilsyn gennemføres, til tilsynsrapporten fremsendes, må ikke overstige 10 arbejdsdage 13. Årets plan for tilsyn med virksomheder og landbrug skal udarbejdes senest med udgangen af februar måned samme år. Kvalitetsmål og handleplan for udvikling af kvalitetsstyring i Teknisk Forvaltning, / 11

4 Startpakken Miljøministeriet har i samarbejde med KL udarbejdet en Startpakke, der indeholder en overordnet beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet samt ca. 50 standardprocedurer. Der er dels tale om procedurer, der drejer sig om selve systemet; dels om sagsbehandlerprocedurer for en række af de mest centrale opgaver i kommunerne med særlig vægt på de nye opgaver (dvs. ofte gamle amts opgaver). Procedurerne er dog ikke udtømmende, og for at leve op til lovens krav, må kommunerne supplere disse med procedurer for de opgaver, der er relevante for den enkelte kommune, såfremt disse ikke er nævnt i startpakken. Det er kommunerne, der har ansvar for at leve op til lovens krav. KL og Miljøministeriet har sikret, at procedurerne i startpakken lever op til lovens krav. Kommunerne kan dog vælge at lave deres egne procedurer, blot disse også lever op til lovens krav. Kommunerne kan også vælge at overtage standardprocedurerne til en start og så hen ad vejen tilpasse dem til kommunen. Det er denne fremgangsmåde, vi har valgt i Thisted Kommune. Da kvalitetsstyring i korthed kan beskrives som: skriv ned, hvordan du løser en opgave, og gør så herefter, som du har skrevet, vil dette i vores situation betyde, at vi skal have nedskrevet de sagsbehandlingsrutiner, vi i dag arbejder efter, og samtidig have dem koordineret med de krav, der fremgår af bekendtgørelsen om kvalitetsstyring. Kvalitetsmål og handleplan for udvikling af kvalitetsstyring i Teknisk Forvaltning, / 11

5 Situationen indtil i dag Kvalitetsstyringssystemet omfatter sagsbehandling efter lovene nævnt i bilag 3. Med baggrund heri har vi identificeret de dele af Teknisk Forvaltning, der bliver omfattet af kvalitetsstyringssystemet. Nedenstående organisationsplan illustrerer dette. En udfyldt grøn boks viser, at hovedparten af området er omfattet af kvalitetsstyringssystemet, mens en grøn trekant viser, at en lille del af området er omfattet. Hvis der i en afdeling foregår aktiviteter, der er omfattet af kvalitetsstyringssystemet, bliver afdelingschefen ansvarlig for overholdelse af systemet i sin afdeling. Dette er markeret med en grøn ramme. Implementering af kvalitetsstyringssystem har stået på i nogen tid i Miljøafdelingen og i de dele af Planafdelingen, der er omfattet af kvalitetsstyringsloven, og det er ambitionen, at systemet senere skal udbredes i hele forvaltningen. For så vidt angår procedurer er der lagt et stort arbejde i gennemgang af arbejdsrutiner, og situationen er i dag, at de store fagprocedurer og alle tværgående procedurer er implementeret og i drift. Det betyder, at vi i dag har omkring 15 tværgående procedurer, der beskriver kvalitetsstyringssystemets opbygning og funktion og regulerer administrationen af det. Til regulering af den daglige sagsbehandling har vi indtil videre ca. 50 fagprocedurer. Der er i den nuværende fase lagt vægt på at prioritere procedurer, der omfatter områder med mange sager eller områder, hvor mange personer er involveret i sagsbehandlingen. Antallet af fagprocedurer vil derfor øges i den kommende tid. Kvalitetsmål og handleplan for udvikling af kvalitetsstyring i Teknisk Forvaltning, / 11

6 For så vidt angår kvalitetsorganisationen blev det i efteråret 2006 besluttet, at Flemming Bach er systemansvarlig, og i løbet af foråret 2007 gennemgik Anna Brit Uldbjerg en uddannelse som auditor. I 2008 blev Lone Kjær ansat i Planafdelingen, og da hun også er uddannet auditor, har vi i dag gode muligheder for at auditere hinanden. Anna Brit og Lone deltager i en erfa-gruppe for kvalitets-medarbejdere i de kommuner, der tidligere udgjorde Ringkøbing og Viborg amter. Tillige er der indgået en aftale med auditor i Jammerbugt Kommune og i Lemvig Kommune om, at vi skal auditere hinanden. Vi har auditeret Lemvig kommune i juni 2009 og det er planlagt, at Lemvig Kommune auditerer os ultimo august I slutningen af 2007 havde vi vores første audits en audit af de tværgående procedurer og en audit af en fagprocedure. Der foreligger en auditplan for 2009 og første halvdel af 2010 (bilag 2). Kvalitetsmål og handleplan for udvikling af kvalitetsstyring i Teknisk Forvaltning, / 11

7 Den videre udvikling Miljøafdelingen og Planafdelingen Arbejdet med at udarbejde fagprocedurer for de områder, hvor det er relevant dvs. først og fremmest de områder, hvor vores dagligdag viser, der er behov for procedurer, og hvor der er lovkrav herom, fortsættes. I Planafdelingen dog indtil videre kun på de områder, der er omfattet af bekendtgørelsen (se bilag 3). Som udgangspunkt for fagprocedurerne bruger vi vores erfaringer fra det daglige arbejde, men vi vil naturligvis også lade os inspirere af de procedurer, der allerede nu findes i startpakken. Princippet om, at procedurer som udgangspunkt udarbejdes af de, der skal arbejde med dem, fastholdes. Der skal laves en auditplan for Auditorerne Anna Brit Uldbjerg og Lone Kjær vil fortsat deltage i erfa-samarbejdet med andre kommuner. På sigt skal kvalitetsstyringssystemet udbredes til at omfatte den største del af Teknisk Forvaltning. Kvalitetsmål og handleplan for udvikling af kvalitetsstyring i Teknisk Forvaltning, / 11

8 Certificering Et antal virksomheder er i dag akkrediteret til at kunne certificere et kvalitetsstyringssystem. Blandt disse har Thisted Kommune indledt et samarbejde med Dansk Standard, og har fastsat datoer for det videre arbejde. Der er afholdt en screening d. 23. juni Der afholdes præaudit d. 18. sept Der afholdes audit med henblik på certificering d. 12. nov Kvalitetsmål og handleplan for udvikling af kvalitetsstyring i Teknisk Forvaltning, / 11

9 Afsluttende vurdering Indførelse af kvalitetsstyring har været og er stadig - en tung proces, og der ligger fortsat et stort ekstra arbejde i udarbejdelse og vedligeholdelse af kvalitetsdokumenter. Det er samtidig en stor ledelsesopgave, idet der dels skal allokeres de nødvendige ressourcer til arbejdet, dels skal opgaven bakkes op og prioriteres. De hidtidige erfaringer viser dog, at der hos medarbejderne har været interesse for arbejdet og for udarbejdelse af procedurer, checklister mv., og det er vurderingen, at den videre implementering bliver relativt nem. Kvalitetsmål og handleplan for udvikling af kvalitetsstyring i Teknisk Forvaltning, / 11

10 Bilag 1 Historik Tidspunkt Sept-2006 Begivenhed Beslutning om at der skal indføres et kvalitetsstyringssystem Okt-2006 Vedtagelse af kvalitetsmål Nov-2006 Vedtagelse af kvalitetshåndbog Beslutning om at Flemming Bach er systemansvarlig Forår-2007 Uddannelse af Anna Brit Uldbjerg som kvalitets-auditor Procedurer for tilsyn med virksomheder sættes i drift Procedurer for tilsyn med husdyrbrug sættes i drift Maj-2007 Bekræftelse til Miljøstyrelsen om at Thisted Kommune har indført kvalitetsstyring i dele af Teknisk Forvaltning Dec-2007 Gennemførelse af de første audits Forår-2008 Implementering af flere fag-procedurer i Miljøafdelingen Implementering af D4, et program, der styrer vores kvalitetsdokumenter Efterår-2008 Møder med mulige samarbejdspartnere i forbindelse med certificering Maj-2009 Aftale med Dansk Standard Juni-2009 Screening af kvalitetsstyringssystemet August-2009 Fastlæggelse af datoer for præaudit og audit Kvalitetsmål og handleplan for udvikling af kvalitetsstyring i Teknisk Forvaltning, / 11

11 Bilag 2 Planlagte aktiviteter (tal i parentes henviser til kapitelnummer i kvalitetshåndbogen) Tidspunkt Begivenhed 24. aug Intern audit, tværgående procedurer (03), (99) 28. aug Intern audit, jordvarme (25) og spildevand i det åbne land (87) 2. sept Intern audit, landbrugstilsyn og godkendelser (50) 3. sept Intern audit, tilsyn med industri (10) 7. sept Intern audit, Naturbeskyttelsesloven (60) 10. sept Ledelsens evaluering 18. sept Præaudit 28. sept Ledelsens evaluering forelægges Udvalget 20/ 21. okt Intern audit, jordområdet (35) 12. nov Certificeringsaudit Jan-2010 Intern audit, administration (03), (05) og registrering af olietanke (30) Feb-2010 Intern audit, vandforsyning (80) og Råstofgrave (40) April-2010 Intern audit, godkendelse af industrivirksomheder (10) April-2010 Intern audit, VVM og Natura 2000 (65) Maj-2010 Intern audit, ejendomsforespørgelser (95) og udtalelse i byggesager (95) Juni-2010 Intern audit, kyst og hav (94) Aug-2010 Intern audit, tværgående procedurer (03), (99) Sep-2010 Intern audit, vindmøller (23) Kvalitetsmål og handleplan for udvikling af kvalitetsstyring i Teknisk Forvaltning, / 11

12 Bilag 3 Kvalitetsstyringssystemet omfatter sagsbehandling efter nedenstående love : 1. lov om miljøbeskyttelse, 2. lov om vandforsyning m.v., 3. lov om forurenet jord, 4. lov om beskyttelse af havmiljøet, 5. lov om kemiske stoffer og produkter, 6. lov om betalingsregler for spildevandsanlæg m.v., 7. lov om godtgørelse i forbindelse med indsamling af hermetisk forseglede nikkelcadmium-akkumulatorer, 8. lov om råstoffer, 9. lov om beskyttelse af de ydre koge i Tøndermarsken, 10. lov om okker, 11. lov om miljømål m.v. for vandforekomster og internationale naturbeskyttelsesområder (miljømålsloven), 12. lov om naturbeskyttelse, 13. lov om vandløb, 14. lov om sommerhuse og campering m.v., 15. lov om Skjern Å Naturprojekt, 16. lov om anvendelse af Frøstruplejren og 17. lov om planlægning, for så vidt angår VVM-sager. Kvalitetsmål og handleplan for udvikling af kvalitetsstyring i Teknisk Forvaltning, / 11