Referat af 12. møde 19. marts 2014 kl på Cphbusiness, Landemærket

Transkript

1 19. marts 2014 Cphbusiness HSU Referat af 12. møde 19. marts 2014 kl på Cphbusiness, Landemærket I mødet deltog: OGR Ole Gram-Olesen Rektor GC Gregers Christensen Uddannelsesdirektør JJER Jacob Jersild Ressourcedirektør JOCA John Callisen Områdechef, Service & Oplevelse BLA Bo Steen Larsen Områdechef, Økonomi & Finans ATH Annette Thromsholdt Områdechef, Laboratorie og Miljø GGH Gitte Hansen (HK) Valby EML Else Marie Lie TR (HL), City JCH Jan-Christian Haxthausen TR (AC), Lyngby CHJ Charlotte Morell Jørgensen TR (HK), Lyngby PAB Palle Bech TR (CO10), Lyngby HLBE Hanne Larsen-Bentin TR (AC / IDA), Hillerød ALA Annette Larsen TR (AC / DJØF), Nørrebro JWM Janne Madsen TR (FFT), Lyngby HWH Henrik Wind-Hansen TR (AC / DJØF), City TC Torsten Christensen TR (AC), Valby Referent: Eva Marianne Rosenbæk-Svane (EMRS) Afbud: KRI Kirsten Ringgaard Områdechef, Ledelse & Innovation SUR Susanne Rievers Områdechef, Salg & Markedsføring REM Rene Mørkeberg Centerchef, Partner

2 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Orientering v/ ledelsen og medarbejdere 3. Ny struktur i HSU og arbejdsmiljøorganisation indstilling til godkendelse v/gc- HWH/JJER 4. Valg af medarbejderrepræsentanter til Cphbusiness bestyrelse indstilling til godkendelse v/tr 5. Mødestruktur og -kultur på Cphbusiness notat til drøftelse v/gc 6. Fremtidig studieadministration status v/jjer 7. Lektorudviklingsforløb, Ny tid m.v. status v/gc 8. Lønpolitik indstilling til godkendelse v/udvalget 9. Personalepolitik tilføjelser til godkendelse v/udvalget 10. Vilkår for deltidsansatte v/ala 11. Etablering af personaleforening v/ogr 12. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden HSU godkendte den fremsendte dagsorden. 2. Orientering v/ ledelsen og medarbejdere Ombygningen af Nansensgade er forsinket. Der er nedsat et flytteudvalg. Regnskabet for 2013 viser et overskud på 6,9 millioner kroner mod forventet 6,6 millioner kroner. Den nye bestyrelse dannes 1. maj og kommer til at bestå af 11 medlemmer 5 eksterne, 2 selvsupplerende, 2 medarbejdere og 2 studerende. Den nye bestyrelse for Cphbusiness holder sit første møde i starten af maj. Kvalitetsrapporten og årsregnskabet vil blive taget til efterretning på mødet. I forbindelse med konstituering af erhvervsakademiernes nye bestyrelser vælges en formand for Danske Erhvervsakademier. MUS-koncept og system (Innomate) er sammentænkt med lektorbedømmelsesforløbet. Lederne er på kursus i Innomate 20. marts Ny struktur i HSU og arbejdsmiljøorganisation indstilling til godkendelse v/gc-hwh/jjer HSU (GC) Den nye struktur på HSU/LSU blev vedtaget på HSU 22. januar Ligeledes blev der nedsat et arbejdsudvalg med HWH, GC og EMRS, som skulle revidere forretningsordenen for HSU, så den afspejler den nye struktur. Ændringer er foretaget i 4 på baggrund af beslutningen i HSU. Ændringer i 9 omkring indkaldelse mv. og 13 omkring referater er foretaget under hensyntagen til arbejdsgangen i HSU. Ændringer i 14 er en beskrivelse af de nye LSU.

3 HWH bemærkede til ændringsforslaget, at der bør stå eksplicit i 4, stk. 2., at konstellationen skal sikre paritet. GC forklarede, at der ikke fra A-siden er et krav om paritet, og at en fastholdelse af paritet kan være til ulempe for B-siden, da formålet med paragraffen er at sikre repræsentation af alle forhandlingsberettigede organisationer i HSU (i praksis kan de to forudsætninger være i direkte modstrid med hinanden). Udvalget vedtog, at paritetsprincippet skal tilføjes i forretningsordenen. JCH foreslog, at der tilføjes organisationsændringer i 4. HSU vedtog JCHs forslag. ALA spurgte ind til, hvordan områdechefer, som deler en lokation, ville fordele ansvaret for LSU mellem sig. GC svarede, at begge områdechefer sidder i LSU, men at kun den ene er formand for LSU. Det er et ønske fra HSU, at dagsorden og bilag fremover bliver vedhæftet indkaldelsen i kalenderen og ikke sendes som særskilt . Arbejdsmiljøorganisationen (JJER) Arbejdsmiljøorganisationen holder fremover fælles møder som det hidtil har været praksis. Der kommer til at sidde en arbejdsmiljørepræsentant i hvert af de syv LSU. De administrative medarbejdere har ikke været tilgodeset i den oprindelige organisation. I den nye organisation kommer der en administrativ repræsentant i Nansensgade og Landemærket. 4. Valg af medarbejderrepræsentanter til Cphbusiness bestyrelse indstilling til godkendelse v/tr B-siden holder et særskilt møde herom den 31. marts Mødestruktur og -kultur på Cphbusiness notat til drøftelse v/gc Der var bred enighed om opbakning til oplægget. Det blev præciseret, at møder bør lægges mellem kl. 9 og 16, og at der under hensyntagen til Cphbusiness geografiske udfordringer i mødeindkaldelsen under Sted bør være en klar angivelse af, hvilken geografisk placering mødet har. JCH stillede spørgsmålstegn ved, om der er behov for områdemøder hver måned. Han begrundede det med, at der også er møder på uddannelserne og i teams. OGR svarede, at det bestemmes på det enkelte område ud fra, hvordan den lokale struktur med teams ellers er. En klassisk model uden teams vil fordre flere områdemøder. Uddannelsesmøder tilføjes i notatet. GC lovede at viderebringe HSUs overvejelser om frekvensen af områdemøder på næste områdeforum 8. april Fremtidig studieadministration status v/jjer Seminaret for studieadministrative medarbejdere den 6. marts gik godt, men der er fokus på en enkelt afdeling, som har det lidt svært med forandringen. Afdelingen er allerede godt kørende og har nogle bekymringer om implementeringen af nye processer. BSLA og JJER er i gang med at undersøge, hvordan medarbejderne skal organiseres. Administrationen bliver delt op i tre hovedfunktioner, og der er fundet teamledere for alle tre. Overordnet kan de tre hovedfunktioner deles op i Front Office, Centrale funktioner og en egentlig Back Office funktion. Alle medarbejdere er spurgt om deres nuværende arbejdsområde, og om hvor de ser sig selv i fremtiden. Det er ledelsens interesse at finde ud af, hvordan kræfterne bliver

4 fordelt i dag for at kunne lægge en optimal plan for allokering af opgaver fremover. Medarbejderne ved ultimo april, hvor de skal være fremover. I den nærmeste tid vil BSLA og JJER være i løbende dialog med områdecheferne om den fremtidige struktur i forhold til det administrative arbejde. Den totale detailplanlægning vil dog foregå under implementeringen. JJER og BSLA har været i kontakt med SCK om midler til opkvalificering af medarbejdere og optimering af arbejdsprocesser i studieadministrationen. Der er ansøgningsfrist ultimo marts. CHJ, som har deltaget i møder med SCK, supplerede med, at der fra SCK lægges op til, at det skal søges på vegne af en personalegruppe indenfor et område (fx administrationen) for at optimere chancen for at få økonomisk støtte. JCH fremlagde en bekymring blandt underviserne, om studerende og undervisere bliver tilgodeset i den nye administration. Der er frygt for, at der bliver væsentlige forringelser. JCH fortalte, at det allerede nu er problematisk i fx studievejledningen, at der ikke bliver fuldt op på studentersager, hvor fastholdelse har været et spørgsmål. JJER svarede, at BSLA og han selv i samarbejde med konsulentfirmaet Carvé og de administrative medarbejdere har set på, hvilke funktioner der bliver løst. Tilbagemeldingerne er, at de administrative beskæftiger sig meget med feberredninger. Der er lagt vægt på at skabe klare snitflader på, hvor det er, opgaver bliver overdraget mellem medarbejdere og funktioner. Der er fokus på tid, kvalitet og form. Holdningen er, at kun derigennem kan de forskellige funktioner blive bedre til at planlægge deres arbejdsdag. Eksemplificeret ved den rigtige studerende + den rigtige underviser i det rigtige lokale. Der er meget stor forskel fra hus til hus på, hvordan opgaverne bliver løst. På undervisersiden vil der også være en tilfredsstillelse i, at der er klarhed omkring deadlines mv. JJER forklarede, at det i forhold til centralisering af fx SU handler om, at det snirklede skal lægges centralt hos en ekspert i organisationen. JCH indvendte, at vi på Cphbusiness har en anden type studerende end fx på Københavns Universitet. Han argumenterede for, at det handler om nærhed og at det derfor har betydning for de studerende, om de kan gå ned og tale med en medarbejder på lokationen om SU. Den nye konstellation fjerner den nærhed, som de studerende er glade for. Det er blevet frygteligt besværligt for dem. JCH fortalte, at han frygter, at Cphbusiness får bygget siloer, som er fjernet fra der, hvor de studerende er. EML kommenterede JJERs bemærkning om feberredninger. Hun mente ikke, at der bliver brugt tid på feberredninger på Landemærket. Problemerne bliver løst med det samme med relevante medarbejdere. EML spurgte ind til, om organiseringen vil gøre op med princippet om, at der er en studiesekretær på hver uddannelse. Hun bemærkede, at vi på Cphbusiness i dag har meget kompetente studiesekretærer, som har styr på den enkelte uddannelse gennem sin specialviden og daglige administration af samme. EML understregede, at hun vil se en sådan omorganisering som et stort tab af effektivitet. ALA fortalte, at der i Blågårdsgade ikke er studiesekretærer. Administrationen fordeler opgaverne mellem sig. Der er mange feberredninger, serviceringer af undervisere og studerende. Der er derfor et behov for at vide, hvem der fremover har hvilke opgaver. ALA argumenterede for, at det vigtige er, at den studerende kan gå hen og få den rigtige information på lokationen. At der bør være et administrativt ansigt. Hun mente ikke, at det er hensigtsmæssigt at lægge det studieadministrative arbejde på underviserne. En optimering af arbejdsgange er fin, men undervisningen, som er Cphbusiness virke, skal der tages vare på. Til ovenstående svarede JJER, at studieadministrationen vil blive omorganiseret under hensyntagen til, at den vigtige viden bliver bevaret. Der vil ikke være nogen

5 medarbejdere, som skal administrere uddannelser på tværs af fagområderne. Målet er at placere ansvaret hos dem, som har indgående kendskab til de enkelte uddannelser, da flere uddannelser er på forskellige lokationer. JWM rejste en anden problemstilling omkring en reduktion af administrationen på flere af lokationerne. De, som bliver tilbage, er ikke klædt ordentligt på til at tage de spørgsmål, som kommer fra de studerende og underviserne. JJER lovede at tage det med i planlægningen. JOCA spurgte ind til, hvad der menes med feberredninger, og hvilke værktøjer Cphbusiness har til at sagsbehandle? JJER svarede, at administrationen lærer fra de bedste eksempler på Cphbusiness og tager det bedste fra de forskellige afdelinger. Der er pt. en IT-udfordring ift. bl.a. EASY (EASY bliver lige nu serviceret ringe af UNI-C og procedurerne er forskellige i alle huse). CHL supplerede JJER og fortalte, at det handler om, at administrationen skal lægge gamle vaner væk og tænke nyt (Front Office, Central Office, Back Office), så administrationens processer bliver optimeret. De administrative medarbejdere er bekymrede for at miste nærheden til studerende og undervisere, men de skal også lige i gang med at tænke nyt og se, hvordan det hele hænger sammen. ALA tilføjede, at det er vigtig at fordele opgaverne fornuftigt, så der ikke sker smuttere, fordi der er nogen, som er overbebyrdede. OGR afsluttede punktet med betragtningen, at sandsynligheden for silodannelse ikke foreligger på Cphbusiness. Han fremførte, at der i dag ikke er nogen god sikkerhed i det nuværende system, og at for mange af Cphbusiness medarbejdere arbejder på bagkant. Den nye konstellation med front og back office vil give organisationen en bedre gardering. I værste fald taber Cphbusiness penge. OGR fortalte, at EASY bliver udfaset, og at der kommer et nyt program i løbet af de næste måneder. 7. Lektorudviklingsforløb, Ny tid m.v. status v/gc Siden sidst er der sket det, at Bruno Lauritsen er stoppet. Anja Armand Hermann Svendsen har overtaget lektorbedømmelsesforløbet. Alle undervisere er inviteret til informationsmøder 20. og 26. marts i København og Lyngby. Der er lavet et selvevalueringssystem. Ledelsen håber, at systemet vil blive godt modtaget blandt underviserne. Selvevalueringssystemet bliver introduceret den 20. marts og alle kan gøre brug af det. Inden 31. juli 2014 skal alle undervisere have grundlaget for at tage beslutningen, om de ønsker at overgå til den nye ordning. De vejledere, som er i gang med et vejledningsforløb, har lagt meget arbejde i det. Ift. Ny Tid er der aftalt et nyt møde mandag den 31. marts 2014, hvor de sidste hængepartier bliver afklaret. 8. Lønpolitik indstilling til godkendelse v/udvalget ALA præciserede, at kroner og øre spørgsmålet er et ledelsesudspil. Hun forklarede også, hvorfor der er en diskrepans mellem TR-tillæg og bestyrelsestillæg. Det første skal være højere det andet skal være lavere. Begrundelsen er, at der er mere arbejde i TR end i bestyrelse (JCH, Hanne og ALA). JJER bekræftede, at kroner og øre spørgsmålet er ledelsens tilføjelse. HWH spurgte ind til, om medarbejderrepræsentanterne i bestyrelsen er lønnede. Til det svarede JJER nej.

6 JJER tilføjede, at der vil blive skrevet en præcisering af tillæg til teamledere. Begreberne skal være skarpere, så teamledere i undervisningen ikke bliver forvekslet med de administrative teamledere. Til næste HSU færdiggøres Lønpolitikken. Der afholdes et møde i lønudvalget før næste HSU-møde. 9. Personalepolitik tilføjelser til godkendelse v/udvalget Bilaget blev ikke sendt ud med bilagene, så punktet tages op igen på næste HSU. 10. Vilkår for deltidsansatte v/ala ALA fremlagde sit oplæg. GC fremførte, at ledelsen er interesserede i deltidsansatte medarbejdere i det omfang, at det ikke griber ind i det generelle arbejde på Cphbusiness. Der er noget arbejde, medarbejderen bestemmer selv, og arbejde medarbejderen ikke selv bestemmer. Det er svært at planlægge på tværs ud fra det fremlagte oplæg. Intensionerne er gode, men det er praktisk umuligt. ALA svarede, at der vil være gange, hvor medarbejder og leder må tage dialogen om, at medarbejderen kan deltage på særlige møder mv. Men det er en god ide at tage udgangspunkt i en målestok, hvor der som udgangspunkt kan fikses en fast ugentlig fridag, hvis der er tale om en 80% ansættelse. Det handler i sidste ende, om Cphbusiness ønsker deltidsansættelse. JCH bakkede ALAs oplæg op. Han præciserede, at det skal være sådan, at den deltidsansatte medarbejder kan mærke, at vedkommende er på deltid. Der kan være møder på tværs, hvor der skal dispenseres. GC svarede, at det er vigtigt, at HSU ikke fremlægger et papir, hvor det ser ud som om, at Cphbusiness ikke er interesseret i deltidsansatte. ALA fortalte, at organisationen har nogle helt konkrete eksempler på medarbejdere, som er på 50%, men som grundet diverse møder pludselig er tæt på at arbejde 100%. Selvfølgelig skal begge parter få det til at harmonere med organisationens arbejde. BLA fortalte, at han oplever, at deltidsansatte ikke deltager på møder, hvilket gør, at de pågældende medarbejdere kommer til at mangle viden. BLA understregede vigtigheden af, at deltidundervisere deltager på uddannelsesmøder. HWH indvendte, at medarbejdere på deltid givetvis har ønske om at være væk på bestemte ugedage. Derfor er der behov for en præcision. GC foreslog et hurtigt arbejdende udvalg. JCH indstillede GC og ALA til udvalget, hvilket blev vedtaget. 11. Etablering af personaleforening v/ogr Første møde i udvalget til etablering af en personaleforening er 22. april Eventuelt CHJ spurgte, om der er flyttefridag på Chbusiness eller ej. JJER bekræftede, at det er der, og lovede at få fulgt op i personalehåndbogen.