Referat fra bestyrelsesmøde i Hjørring Golfklub den 19. november 2014.

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde i Hjørring Golfklub den 19. november Til stede var: Benny Larsen John Friis Michael Svendsen Peter Norskov Johnny Haugaard Jens Erik Poulsen Afbud: Per B. Nielsen. Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde 2. Orientering fra formanden 3. Orientering fra GM 4. Drøftelse af informationer m.v. fra udvalgene 5. Evt. andre relevante emner 6. Eventuelt. Ad 1 godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde. Godkendt. Ad 2 orientering fra formanden. Formanden oplyste indledningsvis, at Hjørring Golfklub skal forvente at komme ud af 2014 med et underskud, hvilket fremgår af såvel dette som tidligere referater. Værre står det til i Holstebro, hvor Storådalens Golfklub den 21/10-14 er erklæret konkurs. Formanden oplyste at Hjørring Golfklub har vundet 2 fribilletter til Sport 2014, som afvikles den 10. januar 2015 i Jyske Bank Boxen i Herning med Peter Møller og Ulla Essendrop som værter. Ved lodtrækning blev Michael Svendsen den heldige vinder. Ad 3 orientering fra GM. Økonomi: Indtægter: John Friis kunne bekræfte, at klubben i år kommer ud med et underskud i størrelsesordenen ca. 100 tkr. Som det fremgår af den økonomiske oversigt pr. 31/10-14 nedenfor, er det indtægterne, der svigter især kontingent, hvor vi er 260 tkr. under budgettet og 310 tkr. mindre end sidste år. De samlede indtægter på tkr. er 383 tkr. under budgettet og hele 434 tkr. mindre end sidste år. Greenfee: Greenfee-indtæfterne blev ikke så store i august og september, som vi havde budgetteret med. Som det fremgår af oversigten, var indtægten i disse 2 måneder ca. 105 tkr. mindre end i 2013 og ca. 60 tkr. mindre end budgettet. Tallene kan ikke rettes op resten af året, og indtægten på greenfee for hele året skal forventes at blive på ca. 60 tkr. mindre end budgettet. Sponsorer: Sponsorindtægterne som endnu ikke er endelig afsluttet vil være ca. 40 tkr. mindre end sidste år.

2 Udgifter: Som følge af de manglende indtægter, har det været nødvendigt at spare på udgifterne. De samlede udgifter på er 216 tkr. mindre end budgettet og 50 tkr. mindre end på samme tidspunkt sidste år. Det er bl.a. lønudgifter i Administrationen, der er sparet på de er ca. 85 tkr. mindre end sidste år. Af greenkeepere er der nu kun Ray og Per tilbage de øvrige er sagt op. Også Elite- og juniorafdelingen er ramt af besparelserne. Det forventes, at udgifterne ved årets afslutning er ca. 200 tkr. mindre end sidste år. Finansiering og afskrivning: Det forventes, at finansieringen bliver ca. 80 tkr. mindre end sidste år og afskrivninger ca. 30 tkr. mindre end sidste år. Selvom vi kommer ud med et underskud i størrelsesordenen ca. 100 tkr. skal det dog bemærkes, at den ordinære drift før finansiering og afskrivning viser et overskud på angiveligt mellem 1,6 og 1,7 mio. kr., så det er især den store afskrivning på ca. 1,1 mio.kr., der forårsager underskuddet. Konto Realiseret Budget Realiseret Afvig ift. Afvig ift. Realiseret Realiseret Realiseret Årsbudget Okt 2014 Okt 2014 Okt 2013 budget Kontingent Skabe Tilskud Medlemmer i alt Greenfee (Netto) Øvrige indtægter Turnering (Netto) Sponsorer (Netto) Indtægter Administration Medlemsaktiviteter Banen Klubhus Elite Junior Begynder Udgifter Res. før fin/afskr Finansiering Res. før afskr Afskrivninger Resultat Greenfee Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Total Budget Real Restance: Der er nu kun en restant tilbage, og der er fra januar 2015 indgået en afdragsordning med vedkommende. Kassekredit: De manglende indtægter kan mærkes på kassekreditten. Gælden pr. 31/10 var på ca. 731 tkr., hvilket er ca. 194 tkr. mere end på samme tidspunkt sidste år. Langfristet gæld: Det forventes, at der i årets løb vil blive afdraget ca. 543 tkr. på den langfristede gæld.

3 Det er bestyrelsens hensigt at holde investeringerne i 2015 på et meget lavt niveau. Dog vil der inden for de næste uger blive installeret en ny touchstander med betalingsautomat i foyeren, ligesom fase II af renoveringen af karnappen i cafeen er igangsat. Medlemstal: Pr. 31/12-13 var der 1114 medlemmer i klubben, og pr. 14/11 var der 1059 altså en tilbagegang på 55. Set i lyset af, at der i 2012 var en netto afgang på 105 og i 2013 en netto afgang på 95, kan vi nu sige, at kurven er knækket især takket være MGP Meget Golf For Pengene idet denne kampagne alene har givet 74 nye indmeldelser i klubben (pr. 19/11). Det er hensigten at iværksætte en lignende kampagne til næste år - nærmere følger. Kategori Status Status Budget ult. Diff Diff. År Udmeld Indmeld Netto Seniorer Ungseniorer Juniorer m/banetill Juniorer u/banetill Pensionister Øvrige Prøvemedlemmer Flex Long Distance G.snit Passive I alt I alt Årstal Januar - Marts April Maj Juni 2 halvår Total e Pct sats Gennemsnit Medlemstal fra DGU: DGU har offentliggjort den årlige medlemsstatistik, og en af statistikkerne viser medlemstallene fra 2008 til I denne statistik fra DGU er der ikke medregnet prøvemedlemmer og passive medlemmer derfor er der forskel fra vores egne opgørelser. Ved at sammenligne de nordjyske golfklubber viser det sig, er det kun Frederikshavns Golfklub, der i denne periode ikke har haft nedgang i antallet af medlemmer. Golfspilleren i Centrum: Der kan nu trækkes statistikker, som er til gavn for ikke mindst bestyrelsens arbejde bl.a. har vi fået respons fra 448 af vores medlemmer. Orienteringssager: Tidsbestilling. Via Golfbox kan der også trækkes statistikker vedr. vores tidsbestilling. Her kan man bl.a. se hvilke sløjfer, der spilles mest (nord syd), og at der er registreret runder i år normalt spilles der ca runder på et år. Man kan ligeledes se, hvilken klub greenfee-spillerne kommer fra. Som anført tidligere bliver der nu opstillet en ny touchstander i foyeren, som kan indstilles til, at der kan bestilles tid indtil 10 min. før afgang. Det betyder, at tidsbestilling gøres obligatorisk pr. ¼-15 også af hensyn til greenfee-spillerne. Af tidsbestilling skal navnene på spillerne oplyses og ikke bare gæst. Administrationen skal kunne se, hvem der spiller. Regionalmøder DGU: Peter Norskov og Per Nielsen har deltaget i DGU-møde i Hals der henvises til linket nedenfor vedr. referat fra mødet

4 Som det fremgår heraf, vil der blive afholdt et såkaldt fyraftensmøde i Brønderslev den 19/1-15. Det er endnu ikke afgjort, hvem der deltager fra Hjørring Golfklub. Arbejdspladsvurdering: Peter Norskov oplyste, at der er i fortsættelse af beslutning på sidste bestyrelsesmøde - lavet nye arbejdspladsvurderinger, som nu vil blive evalueret i vintermånederne. Historisk væg: Frivillige fra klubben har udfærdiget en såkaldt historisk væg, der indtil videre er ophængt i mellemgangen ind til Caféen. D.v.s. der er 3 tavler med fotos, avisartikler m.v. der hver i sær repræsenterer en formandsperiode. Beslutningssager: Medlemskategorier: Som det fremgik af referatet fra det sidste bestyrelsesmøde, har bestyrelsen diskuteret, hvilke medlemskategorier der skal være gældende i klubben. Det er besluttet, at der ud over fuldtidsmedlemsskab skal der være 2 typer af flexmedlemsskaber nemlig Flexbasis og FlexSyd. Der er udarbejdet en opstilling der viser hvilke rettigheder der følger med de forskellige medlemsrettigheder. Flexbasis DGU kort mærket F Giver ret til fri benyttelse af Vest sløjfen og træningsområder. Kan spille Nord, Syd & Øst mod betaling af normal greenfee Kontingent: Bestyrelsen drøftede niveau for dette og det fastsættes ifm. budgetlægningen FlexSyd(hverdag) DGU kort mærket F Giver ret til fri benyttelse af Vest sløjfen og træningsområder. Giver ret til fri benyttelse af Syd sløjfen på hverdage. Kan spille Syd mod betaling af normal greenfee på helligdage og weekender. Kan spille Nord & Øst mod betaling af normal greenfee Kontingent: Bestyrelsen drøftede niveau for dette og det fastsættes ifm. budgetlægningen Betalingsterminer: Bestyrelsen har diskuteret, om der skal ændres på betalingsterminerne, således at der f.eks. skal betales 3 eller 4 gange om året eller hver måned, men det er besluttet, at vi fastholder vores nuværende terminer, således at opkrævningerne fremsendes til medlemmerne i marts og maj. Hvis betalingerne ændres til flere opkrævninger om året i stedet for 2, kan det betyde en yderligere renteudgift på kassekreditten på helt op til kr Juniorer: Der har været et kraftigt fald i antallet af juniormedlemmer. I 2010 var der i begge kategorier (med og uden banetilladelse) 126 medlemmer. Nu er der 75. Det er aftalt, at John Friis deltager i et møde med juniorudvalget for om muligt at finde en årsag til det store fald i antallet af medlemmer, samt mulighederne for at vende denne kedelige udvikling.

5 Kørsel med golfbil: Et af klubbens medlemmer har skrevet til bestyrelsen vedr. brug af golfbil her i vinterhalvåret, idet nogle få af medlemmerne p.g.a helbredet ikke er i stand til at gå 18 huller. Forskellige interessenter er hørt, bl.a. Ray & baneudvalget, og der er forskellige holdninger til spørgsmålet. Bestyrelsen har ud fra de givne oplysninger besluttet følgende: Hvis man ønsker dispensation til at benytte golfbil i vinterhalvåret skal der fremsendes skriftlig ansøgning til John Friis om dette med begrundelse. Der kan ikke udlejes golfbiler i vinterhalvåret. Der kan stadig blive tale om total lukning for brug af golfbil hvis banens beskaffenhed tilsiger dette. Der må kun køres uden for fairway, (stier og rough) og herfra går man hen til bolden. Der skal vises særlige hensyn til bløde arealer (f.eks. V3-V5, S9 og N9) Hvis tilladelsen misbruges, vil der første gang blive givet en advarsel og anden gang inddrages tilladelsen for alle der har fået dispensation. Der er tale om en prøveordning for vinteren 2014/2015, hvorefter der evalueres ifm. med sæsonstart. John Friis og Ray udarbejder de nærmere regler for dispensationen. Budget 2015: John Friis udfærdiger et oplæg. Årets Jern: Hvem skal have årets jern tildelt på generalforsamlingen 2015 skal gives til en person, der har ydet en særlig indsats i Flere personer nævnt. Beslutningen tages senere. Generalforsamling 2015: Generalforsamlingen 2015 afvikles tirsdag den 24/2-15 kl i Golfcafeen. Valg til bestyrelse: På valg er: Benny Larsen villig til genvalg. Jens Erik Poulsen villig til genvalg. Ad 4 drøftelser af informationer m.v. fra udvalgene. Intet ud over hvad der nævnt andet steds i referatet. Ad 5 evt. andre relevante emner. Intet. Ad 6 eventuelt. Der afholdes medlemsmøde i Golfcafeen onsdag den 26/11-14 kl Næste bestyrelsesmøde afholdes den 24/1-15. Bestyrelsesmøde afholdes den 24/2-15 kl i Golfcafeen. Generalforsamling afholdes 24/2-15 kl i Golfcafeen. Jens Erik Poulsen, sekretær.