Til afdelingsledelsen. Hvilke Vagtplanlægningssystemer gør vi brug af i HEV?

Transkript

1 Hospitalsenheden Vest Staben RH-HV HR Til afdelingsledelsen Lægårdvej 12 DK-7500 Holstebro Tel Fax Hvilke Vagtplanlægningssystemer gør vi brug af i HEV? Nærværende notat er udarbejdet med henblik på at skabe et overblik over, hvilke produkter vi i dag gør brug af i HEV i forbindelse med vagtplanlægningen i afdelingen samt information om, at der i regionen er taget initiativ til at iværksætte et projekt, hvor der sættes regionalt fokus på arbejdstilrettelæggelse og vagtplanlægning Dato Kontaktperson Anna Bruun Olesen Tel Anna.Bruun.Olesen@vest.rm.dk Sagsnr Side 1 Der gøres pt. brug af 2 forskellige udbydere af vagtplanlægningssystemer i HEV - Silkeborg Data og Altiplan. Silkeborg Data: Silkeborg Data udbyder diverse systemer, som kan understøtte vagtplanlægningen i afdelingerne, i forhold til hvem der møder ind hvornår. Der gøres nedenfor kort gøre rede for, hvilke systemer Silkeborg Data udbyder, hvad de kan bruges til, samt hvem der i HEV gør brug af systemerne og på hvilken måde. MinTid MinTid er en udvidelse af den traditionelle vagtplanlægning, da MinTid giver mulighed for, at medarbejderne kan få indflydelse på egen arbejdstid. Det betyder, at arbejdspladsen og medarbejderne i fællesskab skal opstille rammer for vagtplanlægningen, så medarbejderen helt eller delvist får indflydelse på planlægningen af arbejdstiden. Medarbejderne har i Mintid mulighed for at ønske vagter og/eller fravær til en kommende planperiode. Inden en afdeling starter op med MinTid, er det vigtigt, at der er indgået aftaler om, hvad det er medarbejderne kan/må ønske, så spillereglerne bliver kendte og ens for alle, ligesom afdelingen med fordel kan lade en sådan aftale gå gennem LMU. Eksempler på typiske spørgsmål der skal drøftes er: Kan medarbejderne kun ønske fraværsdage og ikke vagter? Kan medarbejderne ønske vagter og fraværsdage til en helt blank plan?

2 Kan medarbejderne kun ønske vagter på hverdage, da weekenderne er forudbestemt via et rul? Skal der ønskes et vist antal aftenvagter i en normperiode eller ligger aftenvagterne fast i rullet? Hvor lang tid i forvejen skal medarbejderne ønske? Når medarbejderne har ønsket, hvor lang tid har planlæggeren så til at lave selve vagtplanen, inden der skal gives svar tilbage? Osv Ønskerne i MinTid overføres automatisk til tjenestetid, hvori planlæggeren kan påbegynde sit arbejde med at få vagtplanen til at gå op. Systemet giver medarbejderen en rækker muligheder og fordele, da de kan: indberette ønsker om vagter og frihed alt efter, hvilke regler der gør sig gældende i den pågældende afdeling se, hvor mange der skal være på arbejde i en given vagt se sit afspadserings- og ferieregnskab se sit normtimeregnskab se den endelige plan, når den er færdig se planen, som har været overført til løn osv Side 2 MinTid er tænkt som et system, specielt til brug for det personale, der har skiftende arbejdstider. Det kan være en belastning for et familieliv, når enten mor eller far har skiftende arbejdstider, og her er MinTid tænkt som et system, der kan tilgodese medarbejdernes individuelle behov, ved at de kan ønske vagter og fravær til en kommende planperiode, og derved have mere indflydelse på egen arbejdstid. Fordelen for planlæggeren i afdelingen er, at han/hun får et overblik over medarbejdernes ønsker til en planperiode og kan planlægge derudfra. Kan ønskerne opfyldes, vil antallet af gule sedler og telefonbeskeder i forhold til ønsker om ændringer til en vagtplan højst sandsynlig blive minimeret. Overordnet set skal MinTid mere betragtes som et personalegode end et planlægningsværktøj til hjælp for planlæggeren. Planlæggerne skal bruge stort set den samme tid på at lægge vagtplanen som før indførelsen af MinTid, til gengæld har medarbejderne haft mulighed for at få indflydelse på egen arbejdstid, hvilket øger medarbejdernes tilfredshed. Der er pt. 27 afsnit på MinTid og 4 afsnit er i proces.

3 Vi oplever at ønsket om at komme på MinTid breder sig som ringe i vandet blandt medarbejderne rundt om i afsnittene, da medarbejderne gerne vil have mere indflydelse på egen arbejdstid. Samtidig får de adgang til at se en række data på sig selv, eksempelvis normtime-, afspadserings- og ferieregnskabet. Tjenestetid: Tjenestetid er et vagtplanlægningssystem, som kan bruges til selve vagtplanlægningen i afdelingen samt efterfølgende afrapportering af endelig arbejdsskema til løn, når ugen er gået. Systemet giver endvidere en oversigt over normtime-, ferie- og afspadseringsregnskabet. Systemet giver planlæggeren mulighed for at udfærdige grundplaner til udrulning samt indsætte en minimumsbemanding. Indsættes minimums-bemanding, kan systemet vise, om denne bemanding overholdes i forhold til den planlægning, der er lavet. Side 3 Tjenestetid har været brugt i HEV i mange år, hvilket også betyder, at alle afdelinger gør brug af systemet. Det er dog meget forskelligt, hvor meget afdelingerne udnytter systemet lige fra at udnytte det fuldt ud med elektronisk planlægning via hjælp fra grundplaner og minimumsbemanding, til at planlægningen sker på papir med efterfølgende indtastning i tjenestetid. Udnyttelse af systemet i afdelingerne afhænger bl.a. af afdelingens størrelse, behovet for vagter på forskellige tidspunkter af døgnet, planlæggerens alder og flair for IT-systemer. Der er en tendens til, at nye og yngre planlæggere har større lyst til at forsøge sig med mulighederne. Generelt skal det dog siges, at det fornemmes, at de forskellige afdelinger planlægger og bruger systemet i forhold til de behov, de har. MiniTid: Silkeborg Data har udviklet en App, MiniTid, som gør, at medarbejderen altid kan se sin opdaterede vagtplan på sin mobil. Er medarbejderen ansat på en afdeling, som også kører MinTid, kan medarbejderen udover sin opdaterede vagtplan på sin mobil se: informationer om den enkelte vagt ansættelsesinformationer sin normtimeopgørelse hvor meget ferie man har til gode hvor mange omsorgsdage man har til gode

4 Medarbejderne har altså som ekstra gode mulighed for at se en række data på sin mobil, såfremt afdelingen gør brug af MinTid. Det skal dog bemærkes, at indtil videre kan App`en kun hentes ned på en Iphone. Har man ikke en Iphone, har man ikke mulighed for at gøre brug af MiniTid. Silkeborg Data arbejder på at få funktionaliteten udbredt, så også Android mobiler kan hente App`en, da det er et kæmpe ønske fra medarbejderne. Altiplan Altiplan udbyder systemet HosInfo, som hos os bruges af røntgenafdelingen. Systemet kan understøtte vagtplanlægningen i afdelingerne i forhold til de funktioner afdelingen skal have dækket. HosInfo: I Røntgen afdelingen gør de brug af systemet HosInfo. Systemet bruges til at bemande røntgen afdelingens funktioner. Side 4 Afdelingen ajourfører HosInfo med oplysninger om, hvilke kompetencer de forskellige medarbejdere har, herunder hvilke funktioner de har kompetencer til at udføre i prioriteret rækkefølge. HosInfo trækker oplysninger fra Tjenestetid, i forhold til hvilke medarbejdere, der er på arbejde på hvilke dage, hvorefter HosInfo kommer med forslag til, hvilke medarbejdere, der skal arbejde med hvilke funktioner, alt efter kompetencer, på en given dag. Evt. ændringer i forhold til tjenestetid indtastes manuelt efterfølgende. Der er med andre ord ingen integration fra HosInfo til Tjenestetid, kun den anden vej. Systemet giver et godt overblik, og en god fordeling af ressourcerne. Det kræver, at tjenestetid hele tiden er ajourført med bl.a. fraværsoplysninger, da HosInfo ellers vil tro, at medarbejderen er på arbejde og derved planlægger vedkommende til en funktion. Det er dog ligeså vigtigt, at HosInfo er opdateret med medarbejdernes kompetencer, da HosInfo ellers vil kunne komme til at planlægge med en medarbejder, som ikke har de rigtige kompetencer til en given funktion. Styrkelse af arbejdet med arbejdstilrettelæggelse på lægeområdet: HR/Personalechefkredsen i Region Midtjylland har nedsat en regional arbejdsgruppe vedr. arbejdstilrettelæggelse med hovedvægt på lægeområdet. Hospitalsenheden Vest deltager med 2 medarbejdere fra HR i denne gruppe.

5 Formålet med arbejdsgruppen er, at sætte regionalt fokus på arbejdstilrettelæggelse og vagtplanlægning, og derved være med til at sikre den bedst mulige udnyttelse af arbejdskraftressourcerne, og samtidig etablere et regionalt netværk med henblik på at øge kompetenceniveauet på området, sikre vidensdeling og gensidig læring, afdække evt. behov for nye hjælpeværktøjer mm, samt medvirke til en bedre uddannelse af vagtplanlæggerne ved. f.eks at yde støtte til de decentrale brugere, afvikling af specifikke kursusforløb, være tovholder for udvikling af undervisningsmateriale osv. Første møde i gruppen var 21. februar Inden dette møde, var medlemmerne af netværksgruppen på besøg hos egne afdelinger for at høre, hvordan vagtplanlægningen præcis foregår hos dem og høre lidt om, hvordan de tænker den optimale vagtplanlægning bør foregå, hvem har opgaven, bør opgaven ligge et andet sted eller i samarbejde med andre, er undervisningen god nok osv. Første møde blev brugt til at skitsere de arbejdsgange, som medlemmerne af netværksgruppen havde mødt på sine besøg i afdelingerne. Side 5 For HEV skete tilbagemeldingerne på baggrund af besøg hos lægerne i hhv. Gyn/Obs., Ortopædkirurgisk, AKUT-afdelingen, Børneafdelingen, Medicinsk og Neurologisk. Næste møde i arbejdsgruppen er 20. marts 2013, hvor en ledende overlæge, en vagtplanlægger og en sekretær fra èn af hospitalerne ved Region Midtjylland vil deltage.