OPRET OG IGANGSÆT JOB

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 1. september 2015 Version 1.2 JobManager supporten OPRET OG IGANGSÆT JOB ENTREPRENØR Guldalderen Hedehusene EAN Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 I N D H O L D SF O RTE G N E L SE I N TRODUKTI ON OPRET N YT JOB KLON JOB REDI GER JOB AN N U LLER JOB I GAN GSÆT JOB (KU N TI LSTAN DSJOBS) af 22

3 I N TRODU KTI ON Denne instruktion er udarbejdet med det formål at beskrive de processer, som skal genne m- gås i arbejdet med jobs på tilstandskrav samt ukomplicerede ikke - planlagte arbejder på udf ø- relseskrav. For arbejder på tilstandskrav er rammerne fastlagt i udbuddet. Entreprenøren har derfor init i- ativet. Entreprenøren planlægger selv sit arbejde og bør, i videst muligt omfang, opret te alle årets arbejder i december måned for det kommende år. For u komplicerede ikke - planlagte arbejder gælder, at rammerne er kendt af både Entrepr e- nøren og Vejdirektoratets entreprisestyrer. De overordnede faser, er illustreret i nedenståe n- de figur. Opret nyt job K lon job Rediger job Annuller job Øverst på alle sider, inklusiv denne, er ovenstående figur vist, med det formål at illustrere hvilket emne den pågældende side beskriver (blå baggrundsfarve i modsætning til grå). Hver fase opdeles i underfaser for at give et overblik over de trin, som s kal gennemgås for at fuldf øre den pågældende fase. 3 af 22

4 OPRET N YT JOB De aktiviteter der skal udføres under en driftsentreprise oprettes som job på entreprisen. Job kan oprettes direkte fra en In drapportering eller som Nyt job. Oprettes jobbet på grundlag af en indrapportering kan det kun oprettes på de entrepriser, der indeholder arbejdskategorier som modsvarer indrapporteringens observationskategori ( er ). Oprettelsen af jobbet foregår som beskrevet for Nyt job, bortset fra at visse oplysninger er overført fra indrapporteringen (bl.a. detaljerne i markerede observationskategorier). Proceduren for både at oprette et nyt job via en indrapportering samt et nyt job uden en in d- rapportering er illustreret på figurerne herunder : Opret job (fra indrapportering) Indtast oplysninger Opdater Opret nyt job Indtast oplysninger Opdater Tilknyt dokumenter Skift status Opdater 4 af 22

5 Opret job ( fra Indrapportering) For at oprettet et job via en indrapoprtering, kan man gøre det på 2 måder: 1. Hvis indrapporteringen ikke er kendt, eller fremsøgt 2. Hvis indrapporteringen er åben Ved mulighed nr. 1 skal der først navigeres til den pågældende indrapportering ved hjælp af JobManager Forsiden. Herfra vælges Indrapporteringer Indrapportering sliste. Herefter åbnes skærmbilledet Indrapporteringsliste og udvælgelseskriterier kan angives s å- ledes at søgningen bliver mere effektiv. Det anbefales at benytte følgende kriterier som m i- nimum: Status for indrapportering, pil 2 Modtager, pil 3 Er man bekendt med indrapporterings ID, kan dette noteres øverst, pil 1. Når de ønskede udvælgelseskriterier er tastet ind, klikkes på. En liste der ind e- holder indrapporteringer med den ønskede status, kommer nu frem. I indrapporteringslisten ud vælges den indrapportering man ønsker at oprette et job på. Klik på ud for den indrapportering. Herved åbnes skærmbilledet Opdatér indrapportering. 5 af 22

6 Ved mulighed nr. 2, navigeres der via siden Opdatér indrapportering ned til kanpperne og, pil 1. Forskellen på oprettelse af job ved de to muligheder er: : Benyttes hvis man kender den entreprise indrapporteringen skal opre t- tes på, og indrapporteringen er foretaget af en person der er oprette på den pågæ l- dende entreprise. Denne knap kan altså ikke be nyttes hvis indrapportøren (ekse m- pelvis vejmandstilsynet) og aktøren på jobbet ikke er fra samme organisation. : Benyttes hvor man skal vælge entreprisen ud fra en liste. Herefter åbnes et vindue med alle de entrepriser der er adgang til. Den pågældende entreprise vælges fra listen, pil 2. I samme omgang er det nødvendigt at tage stilling til hvoridt jobbet skal igangsættes af Vejdirektoratet (benævnt VD), eller af Entr e- prenøren (benævnt E), pil 3. Når kriterierne er udvalgt, scoller man ned til, hvorefter man bliver sendt ti l- bage til siden Opdatér indrapportering. Nu vil der fremgå et job, med status Kladde, på indrapporteringen, pil 1. Ved at klikke på Job ID, kan jobbet åbnes, og det skal hermed udfyldes som fremgangsm å- den i efterfølgende kapitel foreskriver. 6 af 22

7 Opret job For at oprette et nyt job navigeres via JobManager Forsiden til Job vist herunder. Job, opret nyt, som Indtast oplysninger Vinduet Opret nyt job er nu åbnet og her indtastes de relevante informationer. De t første der bør indtastes, er stedfæstelsen af jobbet: Herefter indtastes: Jobkategori, pil 1 Jobtype, pil 2 Undertype, pil 3 Entreprise, pil 4 7 af 22

8 Øvrige informationer er ikke nødvendige for at oprette et job, men det anbefales at udfylde alle de informationer, som er til rådighed. Tilknyt oplysninger som beskrivelse, forventet mængde og pris, afmærkningsplaner mm. til jobbet. Jobbet gemmes endeligt ved at klikke på eller. Jobbet er nu oprettet med statustrinnet Kladde. Tilknyt dokumenter Dokum enter tilknyttes jobbet fra siden Opdater job på følgende måde: Vælg for at tilknytte et dokument, se pilen. Bemærk, at der står (0) efter Dok u- menter. Dette betyder, at der indtil videre, ikke er tilknyttet dokumenter på jobbet. Herefter åbnes siden Dokumenter. Menuen Gem dokomenter foldes ud ved at vælge +, pil 1. Når menuen er foldet ud, er, pil 2 og, pil 3 tilgængelige. For at tilføje et dokument vælges. For at tilføje flere dokumenter på én gang, trykkes på til det antal dokumenter, som skal tilføjes. det antal gange, som svarer For at fremsøge et dokument, vælges og derefter navigeres frem til det dok u- ment, som ønskes vedhæftet, se ovenstående pil. Når dokumentet er valgt, vises dokumen t- 8 af 22

9 navnet i den efterfølgende boks. Dette navn kan redigeres direkte på skærmen. Under b e- mærkninger kan tilføjes en beskrivende tekst vedrørende dokumentet. Vælg dernæst og de tilføjede dokumenter/billeder bliver vist. Er der vedhæftet billeder ses disse øverst, hvor dokumenter ses nederst i skærmb illedet. Det er muligt at slette et vedhæftet dokument. For at slette et dokument vælges, pil 1, hvorefter der åbnes et vindue, til bekraftigelse af sletningen. Det er også muligt at redigere i dokumentoplysningerne ved at vælge, pil 2. Der er he r mulighed for at ændre navnet på dokumentet samt redigere eller tilføje bemær k- ninger. Tryk på for at opdatere de eventuelle ændringer eller, hvis ændringerne skal annulleres. Efter opdateringen vises et tal i parantesen på Dokumenter tallet indikere r, hvor mange dokumenter der er tilknyttet. 9 af 22

10 Skift status For at skifte statustrin på jobbet fra Kladde til Oprettet klikkes på skærmbilledet. Vinduet Status åbner herefter. i højre side af I dette vindue vælges statustrin Oprettet, pil 1. Klik på eller, pil 2. Sids t- nævnte har den fordel, at den lukker Status - vinduet og vender tilbage til siden Opdatér job. For at gemme den valgte status, skal jobbet opdateres. Opdater Statusopdateringen gemmes endeligt ved at klikke på eller. Nu er jobbet i statustrin Oprettet. 10 af 22

11 KLON JOB Dette afsnit omhandler kloning af jobs, som kan være en fordel, når der skal oprettes flere af samme type job. Proceduren for dette ses herunder : Søg job Vælg job Klon job Rediger klonet job Søg og vælg job Opdat e r klonet job For at klone et job navigeres via JobManager Forsiden til Job Jobliste, som vist herunder : Herfra åbnes skærmbilledet Jobliste og udvælgelseskriterier kan angives således at søgni n- gen bliver mere effektiv. Det anbefales, at benytte følgende kriterier som minimum: Under Status vælges statustrin Kladde eller Oprettet, pil 1 11 af 22

12 Når de ønskede udvælgelseskriterier er tastet ind, klik kes på, pil 2. En liste der indeholder job med statustrin Kladde og Oprettet kommer nu frem. I joblisten udvælges det job der skal klones. Klik på ud for jobbet. Herved åbnes skærmbi l- ledet Opdatér job. Klon job Det valgte job kan nu klones ved at væ lge. Oplysninger fra det klonede job, er nu tilgængelige på den nye job klon, herunder også pla n- lagte mængder. Bemærk, at når jobbet Opdateres bliver der genereret et nyt Job - ID nu m- mer. Rediger oplysninger på det klonede job, efter behov. Efterjuster evt. planlagte mængder og strænkningen. Opdat e r Jobbet gemmes ved at klikke på eller. S idstnævnte har den fordel, at den også lukker redigerings skærmbilledet. Det klonede job har altid statustrin Kladde når det er blevet opdateret. 12 af 22

13 REDI GER JOB Proceduren for at redigere i et job fremgår af nedenstående figur: Søg job Vælg job Rediger oplysninger Opdater Søg og vælg job Tilknyt dokumenter For at redigere et job, navigeres via JobManager Forsiden til Job Jobliste, som vist he r- under : 13 af 22

14 Herfra åbnes skærmbilledet Jobliste og udvælgelseskriterier kan angives således at søgni n- gen bliver mere effektiv. Det anbefales, at benytte følgende kriterier som minimum: Under Status vælges statustrin Kladde eller Oprettet, pil 1 Når de ønskede udvælgelseskriterier er tastet ind, klik kes på, pil 2. En liste der indeholder job med statustrin Kladde og Oprettet kommer nu frem. I joblisten udvælges det job der skal klones. Klik på ud for jobbet. Herved åbnes skærmbi l- ledet Opdatér job. Rediger oplysninger Indtast de ønskede redigeringer i skærmbilledet Opdater job. Opdater Jobbet gemmes ved at trykke på eller. S idstnævnte har den fordel, at den også lukker redigerings skærmbilledet. Tilknyt dokumenter For at tilkytte dokumenter på et job, refereres der til afsnittet Opret nyt job og underafsnittet Tilknyt dokumenter. 14 af 22

15 AC AN N U LLE R JOB Dette afsnit beskriver, hvordan et job kan annuleres i JobManager. Job med statustrin Kla d- de kan annulleres. Jobbet slettes ikke i JobManager men gemmes med status Annulleret. Det er muligt at oprette et job på grundlag af et annulleret job ved at skifte status til Oprettet. Søg job Vælg job Skift status Opdater job Søg og vælg job For at ændre statustrin til Annulleret på et job, navigeres via JobManager Forsiden til Job Jobliste, som vist herunder. 15 af 22

16 AC Herfra åbnes skærmbilledet Jobliste og udvælgelseskriterier kan angives således at søgni n- gen bliver mere effektiv. Det anbefales, at benytte følgende kriterier som minimum: Under Status vælges statustri n Kladde, pil 1 Under Vælg flere Entrepriser vælges den aktuelle entreprise, pil 2 Når de ønskede udvælgelseskriterier er tastet ind, klikkes på, pil 3. En liste der indeholder job med statustrin Kladde kommer nu frem. I joblisten udvælges det job d er skal annulleres. Klik på ud for jobbet. Herved åbnes skærmbilledet Opdatér job. 16 af 22

17 AC Skift status For at skifte til statustrin Annulleret klikkes på i højre side af skærmbilledet. Vi n- duet Status åbner herefter. I dette vindue vælges statustrin Annulleret, pil 1. Klik på eller, pil 2. Sidstnævnte har den fordel, at den lukker Status - vinduet og vender tilbage til siden Opdatér job. For at gemme den valgte status, skal jobbet opdateres. Opdat e r Statusopdateringen gemmes endeligt ved at klikke på eller. Nu er jobbet i statustrin Annulleret. 17 af 22

18 AC I GAN GSÆT JOB (KU N TI LSTAN DSJOBS) Job med status Oprettet kan igangsættes. Proceduren for dette er vist herunder. Søg job Vælg job Tjek oplysninger Opdat e r job Søg og vælg job For at igangsætte et job, navigeres via JobManager Forsiden til Job herunder. Jobliste, som vist 18 af 22

19 AC Herfra åbnes skærmbilledet Jobliste og udvælgelseskriterier kan angives, således at søgni g- nen bliver mere effektiv. Det anbefales at benytte følgende kriterier som minimum: Under Status vælges Oprettet, pil 1 Under Vælg flere Entrepriser vælges den aktuelle entreprise, pil 2 Når de ønskede udvælgelseskriterier er tastet ind, klikkes på indeholder job med statustrin Oprettet kommer nu frem. I joblisten udvælges det job der skal have statustrin Igangsat. Klik på åbnes skærmbilledet Opdatér job., pil 3. En liste der ud for jobbet. Herved Kontroll e r oplysninger Det er vigtigt, at kontrollere at alle oplysningerne er korrekte inden jobbet igangsættes. Su p- pler evt. med oplysninger som følger. 1. Stedfæst jobbet ved Vej - id via opslag, Fra - km/m, Til - km/m (tal) 2. Vælg Jobtypen og h erefter vælges U ndertypen. 3. Beskriv jobbet med jobtitel, jobbeskrivelse og kommentar til jobbet (tekst) 4. Angiv entreprenørens interne reference/ - nr. Dette er et tekstfelt. 5. Tilknyt afmærkningsplan via knappen 6. Afmærk hvem der skal orienteres om dette job (T IC, VEJMAN.DK, DGP) 7. Tilknyt opgavenr. og art - konto alt efter hvem der betaler 19 af 22

20 AC Planlæg mængder Planlæg mængderne på joblinjeniveau ved en af følgende tre måder. 1. For job der afregnes som et planlagt job med priser fra tilbudslisten: a. Tryk på. Herved anvendes tilbudslistens enhedspriser, og den planlagte mængde på posterne i tilbudslisten nedskrives. Vælg, pil 1. Listen med alle poster bliver herefter tilgængelig. Indtast de mængder, der pla n- lægges anvendt, i hver enkel post i TBL i kolonnen Brugt, pil 2. Vælg herefter, pil 3, og de planlagte mængder bliver tilgængelige på siden Opd a- ter job i sektionen Planlagte mængder. 2. For job der afregnes med priser fra tilbudslisten, men uden at de planlagte mængder noteres : a. Tryk på. Herved anvendes tilbud slistens enhedspriser, men de planlagte mængder noteres ikke. Indtast de mængder, der planlægges a n- vendt, i hver enkel post i TBL som beskrevet ovenover. 3. For job der afregnes med enhedspriser, der ikke fremgår af tilbudslisten : a. Tryk på. Herved åbnes vi nduet Planlagt pris uden for prislisten, hvor man kan oprette en supplerende tilbudsliste. Opret posten med navn, enheds pris og antal, der skal afregnes. Vælg herefter og den oprettede mængde vil være tilgængelig i se k- tionen Planlagte mængder på siden Opdater job. Husk at afslutte ved at opdatere siden Opdater job på for at gemme de planlagte mængder. Joblinjer i Planlagte mængder kan slettes igen indtil job er i status trin Igangsat 20 af 22

21 AC Forpligtelse Job bet skal have et forpligtet beløb for at kunne skifte til status trin Igangsat. TIP: Forpligtelse på job kan kun gennemføres, hvis Udførelsesperioden har en start - og en slut dato. Datoen kan vælges ved at trykke på datoknappen,pil 1, eller ved indtastning direkte i feltet. Tryk på for oprettelse af skema til forpligtelse af beløb, når ovenstående er u d- fyldt. Der oprettes e n linje for hver måned i udførelsesperioden og forpligtelser skal fordeles på fle re delperioder o g beløb skal skrives i minimum nederste linje. Be mærk, at Opgave nr. og Art konto udfyldes efter opdateringen. Hvis ikke forpligtigelsen skal være synlig på jobbet, fjernes markeringen ud for forpligtigelse synlig Hvis forpligtigelsen ikke er synlig, er det kun personer tilknyttet bestillerorganisat ionen som kan se disponeret pris. Tryk på for at gemme de indtastede data. 21 af 22

22 AC Skift status For at skifte til statustrin Igangsat klikkes på i højre side af skærmbilledet. Vi n- duet Status åbner herefter. I dette vindue vælges statustrin Igangsat, pil 1. Klik på eller, pil 2. Sids t- nævnte har den fordel, at den lukker Status - vinduet og vender tilbage til siden Opdatér job. For at gemme den valgte status, skal jobbet opdateres. Opdat e r Statusopdateringen gemmes endeligt ved at klikke på eller. Nu er jobbet i statustrin Igangsat. 22 af 22