Notat. Vurdering af udmøntningsprojekt for Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice. Til: Magistraten. Den 7. oktober 2005.

Transkript

1 Notat Til: Magistraten Den 7. oktober 2005 Vurdering af udmøntningsprojekt for Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice Århus Kommune IT- og Organisationsafdelinge Borgmesterens Afdeling Resume Direktør Kirsten Jørgensen har den 29. september 2005 til Borgmesterens Afdeling fremsendt udmøntningsprojekt for den nye Magistratsafdeling for Kultur og Borgerservice. Borgmesterens Afdeling har på grundlag heraf udarbejdet vedlagte udkast til indstilling fra Magistraten om byrådets godkendelse af forslaget til overordnet organisering af Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice. IT- og Organisationsafdelingen Rådhuset 8000 Århus C Sagsnummer AK/2005/00553 Sagsbehandler Flemming Hager Jensen Telefon Direkte telefon Telefax Sammenfattende vurderer Borgmesterens Afdeling, at udmøntningsprojektet indholdsmæssigt lever op til byrådets beslutninger vedr. ny opgavefordeling mellem magistratsafdelingerne (Ad hoc-udvalg 1) samt principper for organisering og styring af magistratsafdelingerne (Ad hoc-udvalg 2). Borgmesterens Afdeling har ligeledes noteret sig, at der i udmøntningsprojektet er gennemført de nødvendige høringer af MEDsystemet og planlagt et forløb med det videre arbejde med udmøntning af magistratsreformen. E-post ito@aarhus.dk E-post direkte fhj@ito.aarhus.dk Opgavefordelingen mellem magistratsafdelingerne I forslaget til organisering af Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice er indarbejdet de opgaver, der ifølge den nye opgavefordeling henlægges under den nye magistratsafdeling henholdsvis pr. 1. januar 2006 (magistratsreformen) og 2007 (strukturreformen). Opgaverne i nyetableret borgerservice fremgår af en særskilt byrådsindstilling. Vurdering af udmøntningsprojekt for Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice

2 Udmøntningsprojektet redegør for, hvordan de væsentligste snitflader til andre magistratsafdelinger forventes håndteret. Initiativer til at sikre et tæt samarbejde mellem Århus Festuge og den øvrige kulturindsats, der varetages af den nye afdeling, vil komme til at fremgå af udmøntningsprojektet for den nye Borgmesterens Afdeling. Borgmesterens Afdeling vil endvidere i samarbejde med den nuværende Magistratens 4. Afdeling fremsende indstilling til byrådet om, hvordan et forpligtende samarbejde om en stærkere profilering af Århus kan organiseres og planlægges, hvilket kan få visse opgavemæssige konsekvenser for den nye afdeling. Det er endeligt aftalt, at den nye afdeling i samarbejde med Borgmesterens Afdeling vil analysere, hvordan afdelingen kan tillægges ansvar for de borgerrettede elementer på kommunens hjemmeside. Magistratsafdelingens overordnede opbygning Magistratsafdelingens foreslås organiseret omkring forvaltninger for henholdsvis: Borgerservice og Biblioteker Fritid og Idræt Kultur Musikhus Symfoniorkester Hvortil kommer: Fællesfunktioner Sekretariat Magistratsafdelingens overordnede struktur er velunderbygget og tager hensyn de forskellige opgavefelters idé- og værdigrundlag, kerneydelser, målgrupper samt strategiske udviklingsområder. Borgmesterens Afdeling foreslår, at sekretariatet fremover benævnes som Ledelsessekretariatet i denne og de øvrige magistratsafdelinger. Forslaget til organisationsplan for den nye Magistratsafdeling for Kultur og Borgerservice indebærer, at 7 chefer vil få reference til råd- Vurdering af udmøntningsprojekt for Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice Side 2 af 5

3 mand/direktør. Ad hoc-udvalget anbefaler, at antallet af referencer ikke overstiger 6 med mindre der foreligger særlige begrundelser herfor. Med henvisning til Musikhusets og Symfoniorkesterets relative store handlefrihed til at agere forretningsmæssigt må antallet af referencer dog vurderes at være acceptabelt, da disse kulturinstitutioner under normale forhold ikke vil kræve særlig opmærksomhed fra rådmand/direktør. Koordineringen af kulturpolitikken anbefales endvidere styret af fælles kulturpolitiske mål og indsatsområder samt fælles mødestruktur mellem magistratsafdelingens overordnede ledelse, Kulturforvaltningen og de 2 store kulturinstitutioner. Adskillelse af visse funktioner Adskillelse af myndigheds- og serviceopgaver opretholdes inden for kulturområdet, Musikhus, Symfoniorkester, fritid og idræt samt bibliotekerne. For borgerservice foreslås derimod ikke sondret mellem myndigheds- og serviceopgaver, hvilket falder i tråd med, at borgerservicecentre ifølge loven skal fremstå som borgernes hovedindgang til den offentlige sektor. Den nuværende praksis med at benytte kontraktstyring på biblioteksområdet og i forhold til kulturinstitutionerne foreslås videreført i overensstemmelse med Ad hoc-udvalgets principielle anbefalinger. Kontraktstyring overvejes ligeledes anvendt som en af styreformerne under det nærmere organisering af fællesfunktionerne. Samarbejdet med de øvrige magistratsafdelinger vedr. borgerservice foreslås indtil videre at ske på grundlag af almindelig aftalestyring, hvilket giver mulighed for at opbygge det nødvendige erfaringsgrundlag før egentlige kontrakter med magistratsafdelingerne med rimelighed kan opstilles. Modeller for kvalitetssikring vil blive udarbejdet i fællesfunktionerne i samarbejde med forvaltningerne. Vurdering af udmøntningsprojekt for Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice Side 3 af 5

4 Samspillet mellem magistratsafdelingens ledelse og underliggende organisation Et sekretariat, en fælles økonomi- og lønafdeling samt fælles ITfunktion, fælles bygningsfunktion og fælles personaleudviklingsfunktion, sidstnævnte indplaceret henholdsvis under Borgerservice og Biblioteker, Fritid og Idræt samt Kulturforvaltningen repræsenterer støttefunktioner dels for rådmand og direktør, dels for magistratsafdelingens forvaltninger og institutioner. Ved fastlæggelse af Sekretariatets opgaver er der taget udgangspunkt i Ad hoc-udvalgets anbefalinger, dog således at visse opgaver kan løses af de øvrige fællesfunktioner. Ved samling af magistratsafdelingens støttefunktioner imødekommes Ad hoc-udvalgets anbefaling om at optimere ressourceanvendelsen, ligesom de mindre forvaltningsområders sårbarhed på det administrative område reduceres. Organisationsplanen muliggør, som anbefalet af Ad hoc-udvalget, at mest mulig komptence for opgavevaretagelse, faglig udvikling, styring og kvalitetssikring kan uddelegeres til forvaltninger, institutioner og støttefunktioner inden for rammerne af interne/eksterne kontrakter. Koordinering på tværs af magistratsafdelingerne Ansvaret for at medvirke i den tværgående koordinering i Århus Kommune under direktørniveau er primært henlagt til fællesfunktionerne. Under det videre udmøntningsarbejde skal der gives nærmere mandat til de relevante medarbejdere for medvirken i den tværgående koordinering i Århus Kommune. Høring af forslaget Udmøntningsprojektets Styregruppe har været sammensat af ledelses- og medarbejderrepræsentanter. Herudover har været nedsat et dialogforum med repræsentation fra de forvaltninger, der samles i den nye afdeling. Styregruppens rapport har været i høring i MEDudvalgene i de berørte forvaltninger, blandt eksterne organisationer og i HovedMEDudvalget i Magistratens 4. Afdeling i perioden september Hørings- Vurdering af udmøntningsprojekt for Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice Side 4 af 5

5 svarene er generelt positive. Under indtryk heraf har medarbejderrepræsentanterne ikke ønsket udmøntningsprojektet eller udkast til indstilling om etablering af Borgerservice behandlet i FællesMEDudvalget. Udtalelser fra høringsrunden er i øvrigt vedlagt som bilag til udmøntningsprojektet. Det videre arbejde Primo 2006 fremsender den nye Magistratsafdeling for Kultur og Borgerservice indstilling om: fordeling af vedtaget budget fordeling af vedtagne rammer samt fastsættelse af nye rammefremskrivnings- og gennemførelsesprocenter fordeling af overskud/underskud ændring af/etablering af nye decentraliseringsordninger, herunder koncernprincip for opgørelse af rammer eventuelle andre styringsmæssige forhold Budgetmålene for 2006 fortsætter uændrede for de respektive sektorer. Indtil der er i løbet af 2006 bliver udarbejdet forslag til budgetmål for Borgerservice vil den nye Magistratsafdeling på dette område arbejde efter de visioner, der indgik i byrådets behandling af indstilling vedr. ny opgavefordeling. De organisatoriske omlægninger vil endvidere medføre visse flytte- /ombygnings-omkostninger. Borgmesterens Afdeling forudsætter, at spørgsmålene vedr. lokaledisponering og finansiering indgår i den samlede prioritering i forbindelse med implementering af magistrats- og strukturreform. Vurdering af udmøntningsprojekt for Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice Side 5 af 5