Bilag 17 Benchmarking

Transkript

1 Bilag 17 Benchmarking Version

2 Indhold 1 VEJLEDNING TIL TILBUDSGIVER BILAGETS INDHOLD BENCHMARKINGENS OMFANG PRISERNES KONKURRENCEDYGTIGHED ANMODNINGEN OM BENCHMARKING BENCHMARKER UDNÆVNELSE BENCHMARKERS KOMPETENCE OG UAFHÆNGIGHED BENCHMARKING METODEN BENCHMARKINGRAPPORTEN ANVENDELSE AF BENCHMARKING RESULTATERNE UENIGHED OM BENCHMARKING OG/ELLER BENCHMARKING RAPPORTEN PARTERNES BISTAND TIL BENCHMARKINGEN BENCHMARKERS VEDERLAG OG PARTERNES OMKOSTNINGER DIVERSE... 9 Bilag 17 Benchmarking Side 1 af 9

3 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilaget skal ikke ændres af Tilbudsgiver Tabel 1 Vejledning til Tilbudsgiver Bilag 17 Benchmarking Side 2 af 9

4 2 Bilagets indhold Dette bilag indeholder bestemmelserne om Benchmarking, jf. Kontraktens punkt 44 i forhold til Markedet. 3 Benchmarkingens Omfang Benchmarkingen skal måle i hvilket omfang Leverandørens priser i Kontrakten er i overensstemmelse med Leverandørens garanti for konkurrencedygtighed anført i punkt 4 nedenfor, for så vidt angår de nedenstående priselementer ("Priselementer") hver for sig og sammenlagt: a) Serverkapacitet, herunder cores og RAM b) Storage inklusive backup c) Drift af operativsysteminstanser 4 Prisernes konkurrencedygtighed Leverandøren garanterer at Priselementerne, hver for sig og lagt sammen, er lig med eller lavere end de gennemsnitlige vederlag betalt af Referencegruppen til deres leverandører for ydelser svarende til de til Priselementerne hørende ydelser, hver for sig og lagt sammen, idet konventionalbøder ikke skal medregnes. 5 Anmodningen om Benchmarking ATP er berettiget til at anmode om udførelse af en Benchmarking for en given Benchmarkingperiode fra og med 24 måneder efter Overtagelsesdagen. ATP er i perioden indtil ophør af Kontrakten i medfør af Kontraktens punkt 61.1 maksimalt berettiget til at anmode om udførelse af en Benchmarking to (2) gange. I perioden herefter er ATP berettiget til en (1) gang årligt at anmode om en Benchmarking. 6 Benchmarker 6.1 Udnævnelse ATP skal være berettiget til at vælge én af følgende tredjeparter med henblik på udførelse af en given Benchmarking: a) ATKearney; b) Oliver Wyman; Bilag 17 Benchmarking Side 3 af 9

5 c) Booz & Company; d) McKinsey; e) Zangenberg & Co; f) Gartner; og g) ISG Leverandøren skal dog ved hver Benchmarking have ret til at slette én af de potentielle tredjeparter fra ovenstående liste før ATP udvælger tredjeparten til at udføre Benchmarkingen Vælger ATP ikke at udnævne nogen af ovenstående tredjeparter som Benchmarker, skal Parterne i god tro aftale en alternativ Benchmarker, som opfylder kravene i punkt 6.2 nedenfor Parterne accepterer at indgå en trepartsbenchmarkingaftale med Benchmarker på Benchmarkerens standardvilkår for udførelse af Benchmarking, med de ændringer der er nødvendige for overholdelse af vilkårene i dette bilag. 6.2 Benchmarkers kompetence og uafhængighed Parterne er enige om, at tredjeparterne oplistet i punkt ovenfor er fagligt og sagligt kompetente til udførelse af Benchmarkingen, herunder har adgang til alle relevante data for at vurdere priserne på Markedet, og er uafhængige i forhold til begge Parter Med henblik på at sikre Benchmarkerens uafhængighed, skal hver Part sikre, at al kommunikation med Benchmarkeren om Benchmarkingen bliver delt med den anden Part, f.eks. ved at sætte de(n) relevante repræsentant(er) for den anden Part cc. på al -korrespondance og invitere den anden Parts repræsentant(er) med på alle møder, herunder telefon- og videomøder, med Benchmarker Inden for ti (10) Dage fra en Part bliver bekendt med en hændelse, hvorefter Parten med rimelighed kan drage Benchmarkerens uafhængighed i tvivl, skal Parten (den klagende Part) skriftligt klage til den anden Part (den ikke-klagende Part). Klagen skal indeholde forslag til, hvorledes forholdet kan afhjælpes, medmindre forholdet er uafhjælpeligt. Hvis Parterne er uenige om, hvorvidt klagen er korrekt foretaget, skal den klagende Part søge uenigheden løst i henhold til Kontraktens punkt 64.2 (Forhandling) og 64.3 (Mediation og Accelereret Konfliktløsningsproces) og bilag 14 (Accelereret Konfliktløsning og Mediation) inden for tredive (30) Dage fra den ikke-klagende Parts endelige afvisning af, at Bilag 17 Benchmarking Side 4 af 9

6 klagen er behørigt indgivet af den klagende Part. Iværksætter den klagende Part ikke tiltag til konfliktløsning i henhold til Kontraktens punkt 64.2 (Forhandling) og 64.3 (Mediation og Accelereret Konfliktløsningsproces) og bilag 14 (Accelereret Konfliktløsning og Mediation) eller anlægges voldgiftssag ikke inden for den tilhørende frist, skal den klagende Part anses at have frafaldet sin klage og kan ikke længere gøre den gældende Uagtet om en modtaget klage drages i tvivl og/eller bliver genstand for konfliktløsning, kan den ikke-klagende Part efter eget skøn bestemme om Benchmarkingen skal færdiggøres på trods af klagen eller konfliktløsningsproceduren, og den klagende Part skal fortsætte med at bistå med færdiggørelse af Benchmarkingen i henhold til nærværende bilag Den klagende Part kan skriftligt anmode den ikke-klagende Part om at tage stilling til om en kørende Benchmarking skal fortsætte, og medmindre den ikke-klagende Part skriftligt meddeler, at Benchmarkingen skal fortsætte inden for ti (10) Dage fra modtagelse af den klagende Parts anmodning, skal Benchmarkingen annulleres og proceduren for udnævnelse af en ny Benchmarker i henhold til punkt 6.1 ovenfor skal gentages. 7 Benchmarking Metoden 7.1 Benchmarker skal benytte sig af sin standard benchmarkingmetode for sammenligning af Priselementerne med priserne på Markedet for ydelser (dvs. varer og tjenesteydelser) leveret af tredjepartsleverandører, der efter Benchmarkerens skøn er (i) rimeligt sammenlignelige, (ii) købt af et repræsentativt udsnit af kunder udvalgt af Benchmarker på Markedet ( Referencegruppen ) og (iii) leveret på vilkår, der er rimeligt sammenlignelige med vilkårene i Kontrakten. 7.2 Ved normalisering af pris og kvalitet, skal normaliseringen omfatte forhold, der hvis de ikke blev taget i betragtning ville medføre et urimeligt resultat, f.eks. ydelsernes kompleksitet, omfanget af ydelser solgt, service levels, kvaliteten af ydelserne, allokering af risici, sikkerhedskrav, betalingsbetingelser, opstartsomkostninger, osv. 7.3 Ingen af Parterne skal være berettiget til at kræve brug af en anden metode end den der er anført i dette punkt 7. Bilag 17 Benchmarking Side 5 af 9

7 8 Benchmarkingrapporten 8.1 Benchmarker skal præsentere sine konklusioner i en skriftlig rapport snarest muligt efter igangsættelsen af Benchmarkingen, men dog inden for højst tre (3) måneder fra datoen for ATP's anmodning om foretagelse af en Benchmarking, jf. punkt 5 ovenfor. Benchmarkingrapporten skal indeholde mindst følgende oplysninger: a) Konklusion pr. Priselement, og for Priselementerne lagt sammen, herunder prisforskellen udtrykt i procent, hvormed prisen for Priselementet, og Priselementerne lagt sammen, adskiller sig (positivt eller negativt) fra priser betalt af Referencegruppen. b) Hvis forskellen er negativ, dvs. at prisen for et Priselement, og/eller Priselementerne lagt sammen, er højere end det relevante sammenligningsgrundlag, som betalt af Referencegruppen, skal Benchmarker: 1. finde årsagen til forskellen, herunder identificere den eller de delelementer af et Priselement, og sådanne delelementers underdelelementer, der forårsager forskellen(e), og udtrykke forskellen(e) i procent i forhold til det relevante sammenligningsgrundlag; 2. beregne ATP's overbetaling for de relevante Priselementer i Benchmarkingperioden i forhold til sammenligningsgrundlaget; 3. fremkomme med et specifikt forslag for tilpasning af de relevante priser under Kontrakten, der skal gælde fra datoen for Benchmarkingrapporten, således at Leverandørens vederlag opfylder kriterierne for konkurrencedygtighed, som fastsat i punkt 4 ovenfor, i Kontraktens løbetid; samt 4. beregne ATP's overbetaling for perioden fra udløbet af Benchmarkingperioden til datoen for ATP's anmodning om en benchmarking i henhold til punkt beregne ATP's overbetaling for perioden fra ATP's anmodning om en benchmarking i henhold til punkt 5 til datoen for Benchmarkingrapporten. 8.2 Benchmarkingrapporten skal sendes til begge Parter, og Benchmarker skal på en Parts anmodning præsentere Benchmarkingrapporten og dens konklusioner og begrundelser på et møde, som også den anden Part skal være inviteret til. Bilag 17 Benchmarking Side 6 af 9

8 9 Anvendelse af Benchmarking Resultaterne 9.1 Hvis Benchmarker finder, at et eller flere Priselementer, og/eller Priselementerne sammenlagt, ikke er konkurrencedygtige i henhold til punkt 4 ovenfor, skal Parterne drøfte, hvorledes Leverandøren skal afhjælpe forholdet, herunder kompensere ATP for de foretagne overbetalinger og justere de relevante priser fremadrettet. Leverandøren er dog kun forpligtet til at foretage sådan afhjælpning for afvigelser, som ligger ud over et dead-band på 5 %. Såfremt Parterne ikke når til enighed om, hvorledes Leverandøren skal afhjælpe forholdet inden for femogtyve (25) Dage fra datoen for Benchmarkingrapporten, skal Leverandøren inden for yderligere ti (10) Dage: a) tilbagebetale beløbet fastsat i punkt 8.1, nr. 5, samt b) justere priserne under Kontrakten, som foreslået af Benchmarker under punkt 8.1, nr. 3, og acceptere (i) at denne justering skal gælde for perioden fra Benchmarkingrapporten og frem, og (ii) at Leverandøren i fremtiden skal fakturere ATP på basis af de justerede priser. 9.2 Hvis Leverandøren ikke inden for den ovenstående frist foretager tilbagebetaling og justering af priser, eller hvis Leverandøren ikke inden tredive (30) Dage fra ATP's skriftlige anmodning bistår med eventuelle oplysninger og assistance vedrørende justering af priser og tilbagebetaling af overbetalinger, skal Leverandøren anses for at være i væsentlig Misligholdelse af Kontrakten, og ATP skal desuden være berettiget til at gøre justering af priserne samt modregning af sit krav, i henhold til punkt 9.1, litra a) ovenfor i forhold til øvrige betalinger til Leverandøren, gældende over for Leverandøren. 9.3 Tilbagebetalinger til ATP eller justering af priserne under bilag 5 (Priser og betalingsplan) indebærer ikke ændringer i Ydelserne eller vilkårene i Kontrakten i øvrigt. Bilag 17 Benchmarking Side 7 af 9

9 10 Uenighed om Benchmarking og/eller Benchmarking Rapporten 10.1 Hvis (i) en Part har indsigelser mod Benchmarkingen og/eller Benchmarkingrapporten, (ii) sådanne indsigelser ikke i øvrigt er frafaldet eller bortfaldet, og (iii) den ikke-klagende Part enten skriftligt meddeler den klagende Part, at den ikke-klagende Part anser det for usandsynligt, at en løsning af uenigheden vil kunne findes ved forhandling, den Accelererede Konfliktløsningsproces eller mediation i henhold til Kontraktens bestemmelser herom og bilag 14 (Accelereret konfliktløsning og Mediation); skal den klagende Part indlede voldgiftsag i henhold til Kontraktens punkt 64.4 (Voldgift) inden for fyrre (40) Dage efter modtagelse af den skriftlige meddelelse eller afslutningen af den Accelererede Konfliktløsningsproces og/eller mediation. Indledes en sådan voldgiftsag ikke inden for denne frist, skal begge Parter anses for bundet af konklusionerne i Benchmarkingrapporten, og alle indsigelser mod Benchmarkingrapporten skal anses for bortfaldet. Indledes en voldgiftssag har denne ingen opsættende virkning, og Parterne skal være forpligtet til at overholde vilkårene i punkt 9 ovenfor. Det foregående gælder uagtet naturen af indsigelserne. 11 Parternes Bistand til Benchmarkingen 11.1 Leverandøren er til enhver tid i Kontraktens løbetid forpligtet til (i) at indsamle og vedligeholde al information, der er nødvendig og hensigtsmæssig for Benchmarker til at foretage Benchmarkingen, herunder den information, der er nødvendig for at kunne identificere delelementer og under-delelementer for de enkelte Priselementer, og (ii) at gøre sådan information tilgængelig for Benchmarker. Leverandørens forpligtelse til at indsamle og vedligeholde information, og gøre den tilgængelig for Benchmarker, skal ikke hindre Benchmarker i selv at indsamle og vedligeholde relevant information uafhængigt af Leverandøren, og skal heller ikke hindre Benchmarker i at afvise information gjort tilgængeligt af Leverandøren Uagtet punkt 11.1 ovenfor, skal hver Part yde rimelig bistand med levering af oplysninger til Benchmarker, på Benchmarkers anmodning, som led i Benchmarkingen, herunder oplysninger omkring Ydelserne og Driftsmiljøet. Hver Part skal, i det omfang oplysningerne er tilgængelige for Parten, levere oplysninger anmodet af Benchmarker inden for tyve (20) Dage fra modtagelse af anmodningen. Bilag 17 Benchmarking Side 8 af 9

10 11.3 Begge Parter skal så vidt rimeligvis muligt acceptere invitationer fra Benchmarker til at deltage i møder, herunder også video- og telefonmøder, foreslået af Benchmarker, forudsat at sådanne invitationer er modtaget med en frist på mindst fem (5) Arbejdsdage. Hvis en Part alligevel er forhindret i at deltage i et møde, skal Parterne sigte mod at ændre tidspunktet for mødet, således at det passer begge Parter, medmindre en sådan omlægning vil resultere i en forsinkelse af Benchmarkingrapporten med mere end ti (10) Arbejdsdage i forhold til Benchmarkers absolutte frist for aflevering af Benchmarkingrapporten, jf. punkt 8.1 ovenfor. I sidstnævnte tilfælde, skal mødet afholdes uagtet, idet Benchmarker skal tage udførligt referat og sende til begge Parter uden ugrundet ophold efter mødet. 12 Benchmarkers Vederlag og Parternes Omkostninger 12.1 ATP skal bære alle omkostninger til Benchmarker for udførelse af Benchmarkingen, medmindre Benchmarkingrapporten viser, at Leverandørens priser og vederlag helt eller delvist ikke er i overensstemmelse med garantien i punkt 4 ovenfor og sammenlagt for alle Priselementer overstiger det i punkt 9.1 angivne dead-band på 5 %. I sådan tilfælde skal Leverandøren betale alle omkostninger til Benchmarker Såfremt Benchmarkingrapporten viser, at Leverandørens priser og vederlag for enkelte Priselementer (men ikke sammenlagt) ikke er i overensstemmelse med garantien i punkt 4 ovenfor, og samtidig overstiger det i punkt 9.1 angivne deadband på 5 %, skal ATP og Leverandøren dele omkostningerne til Benchmarker. 13 Diverse 13.1 Benchmarkeren skal efter eget skøn træffe beslutning om forhold, der ikke er udtrykkeligt behandlet i dette bilag. Bilag 17 Benchmarking Side 9 af 9