Virksomhedssupport. Informationsmøde den 21. og 22. januar Af Flemming Madsen og Marianne Guerry Larsen

Transkript

1 Virksomhedssupport Informationsmøde den 21. og 22. januar Af Flemming Madsen og Marianne Guerry Larsen Indsæt note og kildehenvisning via Header and Footer Side 1

2 Dagsorden Velkomst Baggrund for ophør af virksomhedssupport Mulighed for baggrundssupport? Overblik aktører på EfterUddannelse.dk Typiske henvendelser i virksomhedssupporten særlige opmærksomhedspunkter i forbindelse med Browserindstillinger Rettigheder Tilmelding Virksomhedens side kommende/afholdte kurser, indstillinger Ansøgninger Nyt på vej Side 2

3 Velkomst Baggrund for ophør af virksomhedssupport Mulighed for baggrundssupport? Overblik aktører på EfterUddannelse.dk Side 3

4 Baggrund for ophør UNI-Cs virksomhedssupport - en midlertidig ordning, som ophører pr. 1. februar 2013 System har været i drift i 3 år Uddannelsesstederne har fået større erfaring med EfterUddannelse.dk Fra 1. februar UNI-Cs hotline nummer nedlægges Kursister og virksomheder vil blive henvist til uddannelsesstederne, hvis de har behov for hjælp/vejledning til at bruge EfterUddannelse.dk Uændret: Support af uddannelsessteder og a-kasser, varetages fortsat af UNI- C/EASY-supporten Side 4

5 Baggrundssupport? Hvis uddannelsesstedet har brug for hjælp/baggrundssupport for at kunne hjælpe kursister/virksomheder: Kontakt en skolekonsulent. Se kontaktoplysninger på admsys under fanebladet support Meld en supportsag ind til EASY-supporten via skolekonsulent eller via skolens systemadministrator Ved systemfejl 10000/10001 kontakt EASY-supporten Side 5

6 Overblik over hovedaktører hvorfor vigtigt? Mange aktører involveret i EfterUddannelse.dk Relevant at vide, hvem der gør hvad, så man i forbindelse med supportsager ved, hvordan og til hvem problemet skal adresseres Er der noget galt med grunddata? Ansøgninger kan fx ikke oprettes, hvis der mangler timer pr. dag på en skolefag på holdplacering. Og tilmelding, ansøgning og fravær kan kun ses, hvis holdet er udbudsindberettet Har kursisten tilmeldt sig forkert? Som privatperson? Mangler brugeren rettigheder? Er der drifts-/systemproblemer? EfterUddannelse.dk, Virk.dk, egen EASY-A? Har det med regelgrundlag at gøre? (veug.dk) Side 6

7 Aktør Virk.dk/NemLogin Virk.dk bruges ved log ind på virksomhedens side, a-kassens side og skolens side Virk.dk bruges i forbindelse med signering for både kursister og virksomheder Hvis virk.dk fx er nede kan virksomheder ikke logge på EfterUddannelse.dk og tilmelde m.v. Og man kan ikke signere/sende ansøgninger hverken som kursist eller virksomhed. Tip - Prøv fx selv at logge på virk.dk og se, om du kan komme på NemLogin bruges i forbindelse med log ind på kursistens side Hvis NemLogin er nede kan kursisten ikke logge på min side og ikke udfylde ansøgning Bemærk - i løbet af 2013 sker der skift til nyt NemLogin mht. log ind og rettighedsstyring (virk.dk som log-ind og signeringskomponent udfases) Side 7

8 Aktør - Uddannelsessted Uddannelsessted opretter datagrundlag for tilmeldinger og ansøgninger, dvs. opretter og udbyder hold, vedligeholder hold- og tilmeldingsoplysninger Hvis hold ikke er udbudt, kan ansøgningen ikke ses på EfterUddannelse.dk Hvis der mangler timer pr. dag på holdplacering, kan ansøgning ikke oprettes Modtager tilmeldinger og opdatering af tilmeldinger fra EfterUddannelse Sender indkaldelsesbreve, fakturaer m.v. til kursister/arbejdsgivere Registrerer tilstedeværelses-/fraværsoplysninger Hvis der ikke er registreret tilstedeværelsesoplysninger, kan a-kassen/veusystemet ikke udbetale VEU-godtgørelse Sagsbehandler ansøgninger for kursister, som ikke er medlem af a-kasse (via VEU-systemet) Side 8

9 Uddannelsessted - tjekliste A326: Ved oprettelse af AMU-hold er følgende felter tvungne: Undervisningssted, Min. antal tilmeldte, Timer pr. dag, TMK A335: Stemmer data overens med A326? Tjek Skolefag på hold, Perioder for skolefag på hold og Timer pr. dag B159: Er kurset udbudt? B702 (A702): Er det det rette CVR og løbenummer (p-enhed)? Tjek også TMK på Skolefag på holdplaceringer B702a: Er der tilstededage på? A649: Er lærestedet centralt og er der N til Afdeling (særligt hospitaler har J)? Side 9

10 Aktør - Kursist Kursist tilmelder sig kurser Tilmelding sker direkte i EASY-A via webservicekald Kan se egen kursusaktivitet og udfylde/sende ansøgninger fra kursistens side (kræver log ind). Hvis der ikke udbetales løn under uddannelse, er det kursisten som skal udfylde/sende ansøgning. Ikke krav om digital tilmelding, hvis kursist skal søge Logger ind med personlig NemID (vælger jeg er kursist ) Signerer ansøgninger med personlig NemID via virk.dk I forbindelse med signering hentes kursistens a-kasse tilhørsforhold via opslag hos Arbejdsmarkedsstyrelse Side 10

11 Aktør - Arbejdsgiver Tilmelder medarbejdere til kurser kræver log ind og rettigheder Opdaterer tilmeldinger for medarbejdere (navngiver, skifter deltagere ud etc.) Tilmeldinger og opdateringer sker direkte i EASY-A via webservicekald Udfylder og sender ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud, hvis kursisten får løn under uddannelse. Krav om digital ansøgning i det tilfælde Logger ind med medarbejdersignatur (Digital Signatur og NemID medarbejdersignatur) og virk.dk-rettigheder Signerer med medarbejdersignatur via virk.dk I forbindelse med signering hentes kursistens a-kasse tilhørsforhold via opslag hos Arbejdsmarkedsstyrelsen Side 11

12 Aktør a-kasse A-kasse henter digitale ansøgninger Sagsbehandler og udbetaler sender sagsbehandlingssvar til EfterUddannelse.dk (fx status modtaget, status under behandling, afsluttet) A-kasse returnerer ansøgning med fejl/mangler til ansøger og hvis der er sket ændringer til ansøgning A-kasse videresender ansøgninger til anden a-kasse, hvis medlem har skiftet a-kasse A-kasse henter tilstedeværelsesoplysninger på medlemmer. Kan hente på cprnr og/eller ansøgning Spørgsmål om udbetalinger skal adresseres til a-kasse, hvis kursist er medlem af a-kasse Side 12

13 Typiske henvendelser i virksomhedssupporten Browserindstillinger Side 13

14 Indstillinger i Internet Explorer via Vis, Funktioner, Hjælp Under Hjælp: Er det Internet Explorer 9, brugeren benytter? IE 9 skal stå i kompatibilitetsvisning. Dette indstiller brugeren via Funktioner Under Sikkerhed: Siden bør være tilføjet som et Sikkert websted. Brugeren bør derfor tilføje og som sikkert websted Under Avanceret: Brugeren skal have flueben i Aktiver XMLHTTPunderstøttelse (under hængelås-ikonet på listen) Brugeren skal indstille bowseren til at stå i 100%-visning før signering (via Vis) Side 14

15 Hvis Internet Explorer ikke kan indstilles af brugeren Supporten har erfaret, at browser-udfordringer oftest er i Internet Explorer Brugeren kan alternativt bruge Firefox eller Google Chrome. Brugeren kan se under Start > Programmer > programlisten, om de allerede findes på pc en Vejledningen Browserindstillinger til EfterUddannelse.dk finder du på AdmSys under området for virksomheder Side 15

16 Side 16

17 Typiske henvendelser i virksomhedssupporten Rettigheder Side 17

18 Rettigheder tildeles på Virk.dk Brugeren kan tjekke rettigheder under sin Brugerprofil på Virk.dk. Under området for virksomheder på AdmSys finder du UNI C s vejledning. Du kan også læse om tjek og tildeling af rettigheder i Virk.dk s vejledning 2 rettigheder: Ret til at administrere VEU-kurser: Viser menupunkterne Kommende kurser, Afholdte kurser og Kursister på EfterUddannelse.dk Ret til at ansøge om VEU-godtgørelse og befordringstilskud: Viser menupunkterne Ansøgninger, Signering (nyt faneblade fra version 5.0)og Afsluttede ansøgninger Side 18

19 Rettighederne er på p-enhedsniveau Virksomhedens virk-administrator tildeler rettighederne, til sig selv og kolleger Rettighederne er på p-enheds-niveau, og dækker over selve arbejdsstedet, fx butikken, afdelingen, filialen, eller en kommunal arbejdsplads Der skelnes mellem retten til enkelte p-enheder og ret til Alle p-enheder. Brugeren kan kun tilmelde kursister på løbenummer 0 (nul), hvis hun har Ret til at administrere VEU-kurser til Alle på sin brugerprofil på Virk.dk Hvis 3 af de 6 menupunkter mangler på virksomhedens side på EU.dk, så mangler brugeren 1 rettighed, som er rettigheden til 3 af menupunkterne Side 19

20 Side 20

21 Login fejler eller tilmeldinger findes ikke Hvis login fejler: Har brugeren de rigtige rettigheder på Virk.dk? Hvis der ikke kan logges ind alligevel: Logges der ind med den rette medarbejdersignatur? Virksomheder, fx a-kasser, kan have flere signaturer. Der kan også være tale om fuldmagt til at administrere kurser for en anden virksomhed, hvor brugeren har valgt den forkerte signatur ved en fejl Benytter brugeren en ekstra, udløbet medarbejdersignatur, ved en fejl? Signaturer er som regel importeret i browseren under 'Certifikater. En udløbet signatur, der stadig ligger her, kan få login til at fejle, og brugeren bør fjerne den Side 21

22 Typiske henvendelser i virksomhedssupporten Tilmelding Side 22

23 Tilmeldingsflowet Mener brugeren, at EfterUddannelse ikke navngiver alle tilmeldinger korrekt? Navne, der er kendt af EASY-A, vises med det samme, når brugeren indtaster cprnr. under tilmeldingen. Andre Afventer cpr-opdatering, hvis kursisten aldrig har været på AMU-kursus eller er flyttet siden sidst. I så fald skal abonnementet først tegnes. Det tager derfor 2-3 hverdage, før navnene vises Hvis tilmeldingsfristen er overskredet, kan tilmelding foretages af kursusudbyder direkte i EASY-A. Vær opmærksom på hvilken p-enhed, kursistens arbejder på og dermed lægges på. Løbenummeret ud for virksomhedens CVR i A702 hhv. B702 dækker over p- enheden. Fremsøg p-enheden og CVR-nr. i A649, sæt derefter det tilsvarende løbenummer på holdplaceringen Side 23

24 Løbenummer 0 (nul) er ikke en p-enhed Virksomhedens kursusadministrator kan tilmelde kursister under løbenummer 0 (nul), hvis hun ikke vælger en bestemt p-enhed (arbejds- /faktureringsadresse). 0 (nul) er ikke en p-enhed (fx afdeling, filial, kommunal arbejdsplads), men svarer til virksomheden som juridisk enhed Kursusadministrator kan kun tilmelde en kursist under løbenummer 0 (nul), når hun har Ret til at administrere VEU-kurser' til Alle p-enheder I så fald skal kursusadministrator også have Ret til at ansøge om VEUgodtgørelse for 'Alle' p-enheder, når der åbnes for ansøgning (og ikke kun til specifikke p-enheder.) Ellers kan ansøgningen ikke fremsøges. Side 24

25 Typiske henvendelser i virksomhedssupporten Virksomhedens side søgninger m.v. Side 25

26 Kommende og afholdte kurser kan ikke finde Typisk problem: Kan ikke finde tilmeldinger Udfylder søgekriterium, men glemmer at trykke på Søg-knap Angiver søgekriterium i den orange barre og søger i kursuskatalog i stedet for at søge på virksomhedens side Udfylder for mange søgekriterier, så søgningen bliver for snæver Overser forudfyldt startdato på afholdte kurser (dags dato 1 mdr.) Der mangler arbejdscvr på tilmeldingen (tilmelding oprettet i EASY-A)og tilmelding kan derfor ikke ses af arbejdsgiver Leder forkert sted. Kigger under afholdte kurser, men kurset ligger under kommende kurser. Fx Et langs splitkursus, ÅV-kurser. Ligger under kommende kurser til kurset er slut Side 26

27 Kommende og afholdte kurser kan ikke finde Side 27

28 Kommende og afholdte kurser kan ikke finde.. Typisk problem: Kan ikke finde tilmeldinger (fortsat) Manglende rettigheder tilmeldingen ligger på et løbenr. som brugeren ikke har rettigheder til. Fx løbenr. 0 Spørg ind til brugerens rettigheder Tjek holdplaceringen/tilmeldingen i EASY-A Hvis ikke de to ting matcher, kan brugeren ikke se tilmelding Typisk problem: Mangler arbejdsadresse i værdiliste (ved afgrænsning og ved rediger tilmelding) Brugeren mangler rettigheder (Ret til at administrere VEU-kurser) til de(n) pågældende arbejdsadresse(r). Værdiliste over arbejdssteder viser kun de læresteder, som brugeren har rettigheder til. Tip værdilisten over arbejdssteder er et godt sted at kigge, når man skal tjekke brugerens rettigheder Side 28

29 Kommende og afholdte kurser kan ikke finde Tilmeldinger på løbenr. 0 kan ikke ses på EU.dk, da brugeren kun har rettigheder til løbenr. 3 ) Side 29

30 Kommende og afholdte kurser - Indstillinger Typisk problem: Står forkert mail-adresse på tilmeldinger Tjek indstillinger. Klik på link Indstillinger for at se virksomhedsindstillinger. Sættes pr. virksomhed (cvr) ikke pr. bruger. Ikke usædvanligt at forskellige brugere i samme virksomhed overskriver hinandens mailadresser Side 30

31 Kommende og afholdte kurser Indstillinger (mail) Side 31

32 Indstillinger og faktureringsadresse Typisk problem: Henter forkert faktureringsadresse. Henter ikke fra Indstillinger Men man kan ikke sætte default faktureringsadresse under Indstillinger. Default er = cvr med løbenr. 0. Under Indstillinger kan man knytte EANnumre til faktureringsadresserne og se, hvilken faktureringsadresse der er defaultadressen Side 32

33 Kommende og afholdte kurser - massetilmelding Typisk problem: Røde krydser i massetilmelding Der sættes røde krydser, hvis man har angivet en forkert/ulovlig værdi i et felt eller hvis man mangler at udfylde et krævet felt fx uddannelse. Rødt kryds ud for det faneblad, hvor der er problemer og rødt kryds ud for den kursist, hvor der er problemer. OBS! Klik på rødt kryds viser, hvad der er galt (en hjælpetekst) OBS! CPR-nr skal overholde modulus 11 i massetilmelding OBS! Uddannelse skal være udfyldt i massetilmelding Side 33

34 Massetilmelding røde krydser Side 34

35 Typiske henvendelser i virksomhedssupporten Ansøgninger Side 35

36 Ansøgning kan ikke oprettes status ej relevant Typisk problem: Kan ikke starte ansøgning der står ej relevant Status ej relevant kan have forskellige årsager. Bed brugeren klikke på ej relevant for at få vist årsag til at ansøgningen ikke kan oprettes. Det kan fx skyldes: Kursist står registreret som værende ledig (kursiststatus 2, 4, 6) Der mangler timer pr. dag på fag Kursisten er tilmeldt som privatperson Ovenstående årsager kan løses i EASY-A hvis det skyldes fejlagtige registreringer. Hvis kursist er ledig noget af tiden, men skal kunne søge for dele af kursusperioden, kan tilmelding deles op i to manglende timer pr. dag rettes på skolefag på hold tilmeldingstype ændres til medarbejder i holdplaceringsvinduet Side 36

37 Masserediger ansøgning og røde krydser Røde krydser, hvis der mangler oplysninger eller ved fejl. Klik på rødt kryds for hjælp. Eksempel på ansøgning, hvor der er valg VEU og befordring til et kursus, som holdes som virksomhedsforlagt Side 37

38 Ansøgning kan ikke finde ansøgning Typisk problem: Kan ikke finde ansøgning Rettigheder, rettigheder, rettigheder. Tilmelding er oprettet med en arbejdsadresse/ faktureringsadresse (p-enhed eller løbenr. 0), som brugeren ikke har ansøgningsrettigheder til Ansøgning har status ej relevant og kan derfor ikke ses på fanebladet Ansøgninger (der kun viser ansøgninger, som kan oprettes) Ansøgningsfrist er overskredet og der er ikke sat hak i ansøgningsfrist overskredet Brugeren søger for snævert udfylder alle søgekriterier i den tro, at de er ved at udfylde ansøgning Glemmer at trykke på søg-knap eller søger i orange barre (kursuskatalog) Side 38

39 Ansøgninger - sagsbehandling Typisk problem: Ansøgning er udbetalt, men ligger stadig under Ansøgninger Der skal en aktiv handling til fra a-kasse for at ansøgningen skifter status, fx flyttes ansøgning først til Afsluttede ansøgninger, når a-kassen har afsluttet ansøgningen i EfterUddannelse.dk Typisk problem: Ansøgning er sendt til forkert a-kasse EfterUddannelse.dk slår op i AMS register over a-kasse medlemsskaber. Hvis kursist stadig fremgår af registeret som medlem af en a-kasse, sendes ansøgningen til den pågældende a-kasse. A-kassen skal videresende ansøgning til korrekt a-kasse Brugeren kan se, hvilken a-kasse ansøgningen er sendt til i ansøgningens resumé og på oversigterne Ansøgninger/Afsluttede ansøgninger Side 39

40 Ansøgninger - oversigter Man kan se, hvilken a- kasse ansøgningen er sendt til i oversigten og/eller i ansøgningsresumé. På kursistens side, findes der ikke en ansøgningsoversigt, så kursisten skal åbne ansøgning og tjekke resuméet Side 40

41 Nyt på vej næste version 5.0 Mulighed for at starte ansøgning tidligt Spærringen for, at ansøgningen først kan oprettes fra første kursusdag ophæves, dvs. man kan starte ansøgning i forlængelse af tilmelding dog ikke for Åbent Værksted tilmeldinger da der typisk sker ændringer i fagvalg på disse kurser Der indføres nye regler for, hvornår en ansøgning kan signeres og sendes Ansøgninger som kan signeres og sendes får eget faneblad, dvs. de kan udsøges separat Der sendes til virksomhed/kursist med påmindelse om at ansøgningsfrist nærmer sig eller hvis en ansøgning annulleres pga. tekniske ændringer Uddannelse bliver krævet i rediger tilmelding også Rettelse til skolens sider - Breve og visning af tidligere perioder på ÅV/Split Side 41

42 Tak for i dag Indsæt note og kildehenvisning via Header and Footer Side 42