Styrelsens beretning Uddrag af årsberetning 2012/13

Transkript

1 SLA Sammenslutningen af Lokalarkiver Styrelsens beretning Uddrag af årsberetning 2012/13 Sammenslutningen af Lokalarkiver 64. ordinære generalforsamling Lørdag den 5. oktober 2013 kl. 15:30 Hotel Park i Middelfart Krengerup Gods, tidligere Frederikslund billedet fra omkring 1910 Udlånt af Glamsbjerg Lokalhistoriske Arkiv

2 - 6 - Styrelsens beretning 2012/13 1) Styrelsen På SLA s generalforsamling den 6. oktober 2012 blev Svend-Erik Christiansen, Brabrand-Årslev, Else Gade Gyldenkærne, Vordingborg, Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj, og Jytte Raun, Dalum-Hjallese, genvalgt til styrelsen. Som suppleant til styrelsen genvalgtes Erik Mouritzen, Stevns, som 1. suppleant og Kurt Risskov Sørensen, Kerteminde, som 2. suppleant. Som kritisk revisor genvalgtes Karin Suhr Rasmussen, Stubbekøbing, og som revisorsuppleant Erik Korr Johansen, Galten. Som revisor genvalgtes K2 Revision i Vejle ved registreret revisor Erik Krab Koed. Styrelsen konstituerede sig på det efterfølgende konstituerende bestyrelsesmøde med Jørgen Thomsen, Odense, som formand, Bent Vedsted Rønne, Haderslev, som næstformand og Jytte Raun, Dalum-Hjallese, som kasserer. De pågældende har samtidig udgjort SLA s forretningsudvalg. I skrivende stund (august 2013) har styrelsen afholdt seks styrelsesmøder siden sidste beretning og excl. ovennævnte konstituerende møde. Forretningsudvalget har afholdt to møder. Hastesager drøftes og besluttes via korrespondance. 2) Økonomi SLA s driftsregnskab for 2012 udviser et overskud på kr. På siderne 30 til 32 vises en specifikation af SLA s regnskab for Revisorens regnskab er opstillet efter bestemte regnskabsprincipper, som vi ikke synes er så overskuelige, som vi kunne ønske. Derfor har vi selv udarbejdet en specifikation, som gør det lettere at se, hvordan pengene er anvendt. Vi gør opmærksom på, at tallene selvfølgelig er de samme som i revisorens regnskab blot opstillet på en anden måde. Revisorens regnskab er fremlagt ved generalforsamlingen, og

3 alle er naturligvis velkomne til at orientere sig også i denne udgave af regnskabet for Til trods for at SLA s driftstilskud fra tipsmidlerne i 2012/13 mod forventning blev nedsat med kr., er det altså lykkedes at komme ud med et overskud for Det skyldes besparelser på flere konti. Bl.a. er midlerne til projektet omkring ophavsret ikke opbrugt, idet projektet stadig er i mødefasen, og de afsatte midler til arbejdet er overført til 2013, hvor der også fortsat er afsat midler til de ikke færdiggjorte projekter vedr. hjemmeside og indsamling. Finansudvalget vedtog sidste år efter indstilling fra Kulturministeriet, at driftstilskud til SLA fremover skulle søges i en pulje, som administreres af Statens Arkiver. Det var bestemt ikke en ønskesituation for SLA, der hellere havde set, at den daværende ordning med et fast tilskud på kr. var fortsat uændret. Som nævnt tidligere betød det også, at SLA det første år med den nye ordning kun fik tildelt kr. Det er derfor glædeligt, at tilskuddet for perioden 1. april 2013 til 31. marts 2014 er sat op med kr., således at SLA for den nævnte periode vil modtage kr. Efter sidste års skuffende afslag fra Kulturministeriet på vores ansøgning om penge til videreudvikling af Arkibas har styrelsen gjort sig en del overvejelser om, hvordan de bestående økonomiske ressourcer skal prioriteres. Det kan blive nødvendigt at tilrette det nuværende budget for 2013, og budgetlægningen for 2014 vil også være afhængig af, hvilke midler det lykkes at skaffe til Arkibas-udviklingen. Styrelsen er enige om, at udviklingsarbejdet skal i gang snarest muligt og senest inden udgangen af dette år. Folketinget vedtog den en ny erklæringsstandard for revision for små og mellemstore virksomheder, hvor der er mulighed for at vælge den nye standard, der hedder udvidet gennemgang i stedet for en revision. Styrelsen har i den anledning i samråd med revisoren besluttet, at der fremover skal foretages en udvidet gennemgang af SLA s regnskab, idet vi har vurderet, at regnskabet er af en sådan art, at en udvidet gennemgang vil være tilstrækkelig, da - 7 -

4 der er etableret en række kontrolmæssige regnskabsfunktioner: en kassererpost adskilt fra bogholderfunktionen, flere årlige kritiske revisioner samt løbende efteranvisning af bilag ved formanden. 3) Arkivpolitisk arbejde Styrelsens arbejde i det forløbne år har ligesom tidligere først og fremmest fundet sted inden for rammerne af den vedtagne strategi- og arbejdsplan, som løbende opdateres på vores hjemmeside, Med mellemrum er det tanken at forelægge strategiplanen for årsmødet, så styrelsens strategier vil kunne korrigeres af medlemmerne. Dette tænkes næste gang foretaget ved årsmødet i Efter hvert årsmøde begynder styrelsen i øvrigt selv det nye foreningsår med en tilpasning af arbejdsplanen inden for strategiplanens ramme. Samarbejdet med Statens Arkiver er udfoldet på flere måder. Som det er forudsat i arkivloven, er lokalarkiverne og dermed også SLA repræsenteret i Privatarkivudvalget og i forskellige undergrupper under dette. SLA s repræsentation i udvalget er uændret: Arkivleder Birgitte Herreborg Thomsen fra arkivet i Tønder er sammen med Jørgen Thomsen de to repræsentanter for SLA. Et par af de tungere emner fra Privatarkivudvalgets virksomhed fortjener at blive nævnt her: Først og fremmest arbejdes der med spørgsmålet om videreudvikling af DANPA (Danmarks Nationale PrivatArkivdatabase). Et egentligt projekt i denne sammenhæng er ikke formuleret endnu, men det er klart, at der på sigt vil være behov for, at der skabes en slags fælles online adgang til forskellige danske arkivdatabaser. For SLA er det selvfølgelig en vigtig ting i den forbindelse, at der først foreligger online adgang til vore Arkibas-data, sådan at samarbejdet omkring DANPA kommer til at foregå på nogenlunde lige fod med de kulturinstitutioner, der allerede har noget sådant for deres område. Et andet emne vil en række lokalarkiver givetvis høre mere til senere på året. I en undergruppe under Privatarkivudvalget er SLA med i et arbejde, hvor fokus - 8 -

5 er på, hvilke strategiske udfordringer arkiverne står overfor på privatarkivområdet i de kommende år, og det er tanken at prøve at få nogle bud på spørgsmålet fra en stikprøve af medlemsarkiver. På forhånd er det jo klart, at en af de allerstørste udfordringer ligger i, at en meget stor del af det arkivmateriale, vore arkiver kan tænkes at skulle indsamle, kun vil foreligge i digital form, og det er i hvert fald rigtig mange af medlemsarkiverne næppe klædt godt nok på til at kunne håndtere rent bortset fra, at der på persondataområdet også er snævre grænser for, hvad ikke mindst private institutioner overhovedet må opbevare af den slags materiale. Det er derfor glædeligt, at Statens Arkiver, Organisationen Danske Arkiver (ODA), SLA og andre nu er fælles om at overveje, hvad man kan stille op på området, og hvor fælles løsninger/fælles uddannelsesinitiativer og andet kan komme på tale. I den forbindelse kan vi glæde os over et tilsagn fra Statens Arkiver om, at de vil stille et indsamlingsværktøj, SABA, til rådighed for arkiverne og tilmed igen i vil holde et kursus for lokalarkiver i brugen af værktøjet. SLA vil i den forbindelse sikre, at der bliver uddannet undervisere i vores egen kreds, som efterfølgende kan få kendskabet til SABA til at brede sig som ringe i vandet. Vi kan også glæde os over, at arbejdet i undergruppen tillige indebærer en fælles afsøgning af området for eventuelle lovgivningsmæssige initiativer, selv om vi fra SLA s side selvfølgelig må have forståelse for, at vi selv kan komme til at stille mere videregående krav på området (evt. sammen med ODA) end dem, som fremmes af Statens Arkiver. SLA har også været repræsenteret i en anden undergruppe under Privatarkivudvalget (den arbejder med private e-arkivalier). I den sammenhæng er det interessant og vigtigt at fremhæve, at der i det kommende foreningsår vil blive lavet en case på baggrund af SLA s eget arkivmateriale. På Rigsarkivet befinder der sig en mængde kasser fra SLA s tidlige år. På sekretariatet i Vejle findes der papirarkivalier fra de seneste årtier, og på medarbejdernes computere og på de tilhørende servere ligger så at sige resten, primært fra de seneste 5-10 år. Målet med delprojektet bliver at se, hvad der i givet fald kunne høstes fra den elektroniske arkivtidsalder med henblik på bevaring til senere tider. Det - 9 -

6 bliver spændende at se, hvad dette underudvalg kommer frem til også af anbefalinger for vi kan få vanskeligt ved at komme med anbefalinger på området over for vore medlemsarkiver, hvis vi ikke engang kan finde ud af, hvad og hvordan der kan og skal gemmes noget digitalt fra SLA s eget arkiv. Troværdigheden vil i hvert fald blive styrket afgørende, hvis vi også har orden i dette på vort eget område. I lighed med ODA har SLA gennem KL været repræsenteret i det såkaldte K- udvalg, der er et samarbejdsforum med Statens Arkiver på det kommunale arkivområde. Dette felt har kun direkte betydning for nogle få af SLA s medlemsarkiver, men fra feltet kan det noteres, at året har budt på en ny mødestruktur mellem Statens Arkiver og de kommunale arkiver (dem er der efterhånden mere end 50 af). I den sammenhæng blev det første informationsmøde fra Statens Arkivers side afholdt på Odense Rådhus den 19. juni Det forgangne foreningsår har herudover budt på underskrivelsen af en samarbejdsaftale med ODA. Det er med stor tilfredshed, at styrelsen har mærket, at der også fra ODA s side er forståelse for nødvendigheden og berettigelsen af et nærmere samarbejde efter fem-seks år, hvor samarbejdet ikke ligefrem stod i høj kurs. Samarbejdsaftalen blev underskrevet i november 2012, og den indebærer først og fremmest samarbejde om repræsentation udadtil, f.eks. i arkivlovsspørgsmål vi kan givetvis se frem imod snarlige forslag til ændringer i arkivloven, og på det område er det klart, at lokalarkiverne bredt kun vil kunne få indflydelse, hvis vi arbejder sammen. Der vil således både i forholdet til Statens Arkiver og i forholdet til KL blive tale om et nært samarbejde mellem ODA og SLA. Derudover betyder samarbejdsaftalen enighed om, at vi skal kunne gøre brug af hinandens uddannelses- og seminaraktiviteter til medlemspriser, således at ODA-medlemmer vil kunne deltage i SLA-arrangementer til SLA s egne medlemspriser og omvendt. Denne del af samarbejdsaftalen er nu implementeret

7 Hertil kommer, at ODA-arkiverne nu er optaget i den fælles arkivvejviser på SLA s hjemmeside i erkendelse af, at brugerne primært har brug for at kende adresser på så mange arkiver som muligt, ikke om de er medlemmer af den ene eller den anden organisation på området. Endvidere omfatter aftalen forskellige hensigtserklæringer omkring OmSLAget og Journalen, der begge er led i SLA s medlemsinformation, og i begge tilfælde vil samarbejdet begynde i det små, og vi må så se, i hvilket omfang ODA ønsker at indgå i samarbejdet omkring de to blade. Men allerede fra 2012 begyndte de første ODA-arkiver at modtage OmSLAget i en slags fast abonnement, og fra 2013 er samtlige numre udsendt til alle ODA-arkiver, indtil videre på SLA s regning. Når årsmødet holdes i Middelfart i oktober måned, vil der forhåbentlig også på andre samarbejdsområder være nyt at melde: Dels vil ODA forhåbentlig få et tilbud om medudgiverstatus på Journalen, og dels har der i forsommeren været afholdt møde mellem de to organisationer om et helt konkret tiltag, nemlig udarbejdelsen af et oplæg til et seminar, hvor medlemmer af de to organisationer vil kunne drøfte, hvilke krav vi som organisationer skal fremføre, hvis og når arkivloven kommer til revision. Med baggrund i den forskellige struktur i de to foreninger kan det ikke undgås, at der vil være forskellige betoninger af, hvad vi finder væsentligt i sammenhæng med en lovrevision, men fra SLA s side er vi overbevist om, at synspunkterne har godt af at mødes i fri luft, så der kan blive sat ord på den eventuelle fællesmængde. Endelig kan det i relation til ODA nævnes, at der på sigt også kan tænkes andre samarbejdsflader end de her nævnte. Det vil løbende blive overvejet i SLA s styrelse, hvad vi skal spille ud med i den forbindelse, og vi forventer en tilsvarende åbenhed i drøftelserne fra ODA s side. Så må vi se, hvor langt samarbejdsviljen kan bære os. Ellers har det helt store arkivpolitiske emne i den forløbne beretningsperiode ligesom sidste år - været spørgsmålet om en aftale omkring ophavsretten til fotografier og rettighederne til at publicere billeder på internettet. Det er et

8 arbejde, der som nævnt sidste år kom i gang som udløber af en mulig retssag omkring udnyttelsen af pressefotos fra en afdød fotograf i Aalborg. Billederne var fra 1950 erne, og et antal af dem var publiceret på nettet, hvad arvinger til fotografen pludselig ønskede betaling for. Da denne problemstilling jo er uhyre vigtig for os i lokalarkivverdenen, for vi har lige nu tæt ved 1,3 million billeder, som vi vil kunne offentliggøre på det kommende arkibas.dk, har vi fra styrelsens side ikke været i tvivl om, at vi skulle deltage i de forhandlinger, der kom i gang i december 2011 med repræsentanter for kulturbevaringsinstitutionerne på den ene side og med repræsentanter for rettighedshaverne, fotograferne, på den anden (repræsenteret gennem CopyDan Billedkunst). Den danske lovgivning er nemlig således indrettet, at CopyDan har mulighed for at indgå en aftalelicensordning på samtlige fotografers vegne (enkeltfotografer kan dog melde sig ud), og forhandlingerne går nu ud på at se, om parterne kan få enderne til at mødes i en aftale, svarende til hvad der f.eks. tidligere er lavet på fotokopiområdet i forhold til uddannelsesinstitutioner eller på det kunsthistoriske område med hensyn til mere traditionelle kunstværker som f.eks. malerier. Vi har fra styrelsens side ved flere lejligheder bl.a. i OmSLAget rapporteret om de igangværende forhandlinger. Der har indtil nu været afholdt en halv snes møder hos CopyDan foruden nogle interne møder blandt kulturarvsinstitutionerne, og det forventes nu, at der senere på efteråret kommer fuldt fokus på den økonomiske side af sagen. Fra SLA s side håber vi meget, at der kommer en ordning, der bliver økonomisk overkommelig for alle, og som samtidig bliver til at forstå for de arkiver, der i fremtiden skal publicere billeder gennem arkibas.dk. Det vil være en katastrofe for arkivernes kulturbevaringsarbejde, hvis der kun bliver mulighed for at publicere de billeder, hvor ophavsmanden med fuldkommen sikkerhed er død for mere end 70 år siden, eller hvor arkiverne hævet over enhver tvivl også har fået overdraget rettighederne til publicering på nettet. Ingen vil være interesseret i at registrere billeder, man ikke kan publicere på nettet uden risiko for

9 krav fra eventuelle fotografarvinger, og lysten til i det hele taget at indsamle materiale på sådanne vilkår vil også blive forringet. Ud over selve retten til at publicere vore billeder i en fælles registreringsdatabase på nettet, drøftes også spørgsmålet om institutionernes videregående brug af billedmateriale på nettet, f.eks. på hjemmesider, netudstillinger o.lign., og det er klart, at vi fra SLA s side også på dette område vil forsøge at komme igennem med en kollektiv forsikringsordning med mindst mulige administrative byrder. Heldigvis er Arkibas allerede nu indrettet sådan, at der uden væsentlig indsats kan køres en liste ud, der viser, hvor mange billedfiler hvert enkelt arkiv har ønske om at publicere på nettet enten i Mini-arkibas (som det allerede foregår) eller i det kommende Arkibas.dk. Men herudover er der altså også brug for en ordning, som f.eks. omfatter brugen af eventuelt ophavsretsligt beskyttet materiale på institutionernes egne hjemmesider og i tilsvarende sammenhænge. 4) Arkibas ApS Det forløbne år i Arkibas har budt på mange forandringer og nye tiltag. Antallet af Arkibas-brugere har i årets løb fortsat været i fremgang. Vi har pt. 547 Arkibas-arkiver. Væksten dækker dels over nye brugere blandt SLA s ordinære medlemmer, dvs. almindelige lokalarkiver, dels i stigende grad over nye brugere og nye ekstraordinære medlemmer hos SLA; her kan bl.a. nævnes Spejdermuseet Århus, Sønderjysk Skolemuseum og Det Danske Frimurerlaug. Antallet af arkiver, som får foretaget konverteringer, er ganske lille på nuværende tidspunkt, og vi har således kun foretaget en enkelt specialkonvertering i begyndelsen af året. Der er dog fortsat en håndfuld Arkibas 3-arkiver, som er i gang med at tilrette deres data med henblik på konvertering til Arkibas 4, inden udviklingsarbejdet med Arkibas 5 begynder. Vi har for længst meddelt arkiverne, at der var en allerede i 2012 udløbet frist, og de pågældende arkiver leger p.t. så at sige med ilden, idet vi næppe kan forventes at have tid til konverteringsarbejde, når udviklingsarbejdet kommer på skinner. Vi opfordrer

10 med andre ord de pågældende arkiver til at sørge for at levere deres data til konvertering så hurtigt som overhovedet muligt, og risikoen for, at der ikke vil være tid til det, er en, de må være bevidste om. Mini-arkibas har nu været i luften i knap 2½ år, og status er, at vi i skrivende stund er oppe på 115 arkiver, som benytter Mini-arkibas. Med den forestående lancering af SLA-CMS i det kommende efterår forventer vi dog, at antallet vil stige yderligere. Der har i det forgange år været en del problemer med genfinding af ordningsord, specielt i decimalklasserne 46.4 og 99.4, hvor der ligger rigtig store datamængder. Dette problem fik en databasespecialist hos vores hostingfirma, WWI, dog rettet op på kort før sommerferien, og samtidig blev også fritekstsøgningen optimeret. Efter sommerferien løste vi et andet problem i relation til ordningsordene, nemlig at man ikke har kunnet søge på enkelte bogstaver og tal, at man ikke har kunnet søge på engelske ord (eller danske ord, som også forekommer i engelsk), og at man ikke har kunnet genfinde ordningsord, hvis man skrev det fulde ordningsord. Vi håber nu meget, at alle problemerne omkring ordningsordene er løst. I løbet af foråret og sommeren er arkivvejviseren blevet opdateret. Først i foråret, hvor vi udmøntede en del af samarbejdsaftalen med ODA og optog alle ODA-arkiverne i vejviseren, og senest i løbet af sommeren, hvor arkivvejviseren blev opdateret med et klikbart kortudsnit af Storkøbenhavn på forsiden. Informationerne om Arkibas har hidtil været spredt over mange forskellige hjemmesider, men Arkibas-bestyrelsen har ønsket at samle informationerne et sted. Det er derfor i samråd med SLA s styrelse og hjemmesideudvalget blevet besluttet at nedlægge alle disse hjemmesider og flytte indholdet over på SLA s hjemmeside. Første etape af denne flytning blev gennemført i løbet af foråret, hvor vi flyttede kursushjemmesiden. Alle Arkibas- og scanningskurser kan derfor nu findes på SLA s hjemmeside under menupunktet kurser og møder. I løbet af efteråret er det planen, at Mini-Arkibas

11 siden og Arkibas infoside også flytter. Arkibas infoside er dog allerede blevet lukket ned, da den indeholdt mange uaktuelle informationer, og bestyrelsen anså det for bedre at lukke for siden frem for fortsat at have urigtige oplysninger publiceret. I december 2012 fik vi et meget overraskende og ikke mindst meget skuffende afslag fra Kulturministeriet på støtte til udvikling af Arkibas 5 og Dette afslag gav anledning til alvorlige drøftelser i Arkibas bestyrelse om en ny strategi for finansiering af projektet. I enighed med SLA s forretningsudvalg blev det besluttet at omstrukturere opgaveløsningen på kontoret i Vejle for at kunne spare penge til i nødsfald selv delvist at finansiere udviklingsprojektet. Denne beslutning resulterede i, at projektleder Morten Nielsen blev opsagt, efter at han nogle måneder forinden efter eget ønske var fratrådt som direktør for selskabet. Mortens opgaver blev herefter overtaget på deltid af selskabets nye direktør, Dorthe Søborg Skriver, i samarbejde med vores hostingfirma WWI, jfr. i øvrigt nedenfor under punktet om sekretariatet. I forbindelse med Mortens fratrædelse er der måske nogle af vores brugere, som har følt, at der var en periode i foråret, hvor der ikke skete så meget på Arkibas-fronten, men set fra både SLA-styrelsen og Arkibas-bestyrelsens side må vi slå fast, at den personalemæssige ændring er klaret på bedst mulig vis. Dorthe og vores hostingfirma, WWI, havde selvfølgelig brug for lidt tid til at finde ud af, hvad der var op og ned, men derudover blev der i kulissen arbejdet hårdt på at opdatere arkivvejviseren, at lancere det længe ventede CMS-system og med at skaffe anden finansiering til udviklingsprojektet. I relation til udviklingsprojektet har vi i skrivende stund en ansøgning om delvis finansiering til behandling hos en af landets store private fonde. At der er tale om en ansøgning om delvis finansiering, betyder dermed også, at Arkibas og SLA selv tænkes at bidrage med ca. 1/3 af pengene til projektet. Dette vurderer vi dog ikke umiddelbart bliver et problem, da Arkibas har penge sat til side til bl.a. dette formål, men vi kan naturligvis ikke afvise, at vi i en begrænset periode bliver nødt til at hæve Arkibas-licensen og/eller SLA-kontingentet

12 for at få projektet realiseret i fuldt omfang. Under alle omstændigheder planlægger vi at påbegynde projektet i indeværende år. Dorthe Søborg Skriver trådte som en konsekvens af udnævnelsen til direktør ud af bestyrelsen på den årlige generalforsamling i foråret. Dorthes post i bestyrelsen er i første omgang ikke blevet genbesat, og det er da heller ikke et krav ifølge vedtægterne. Herudover er der ikke foretaget ændringer i bestyrelsen. 5) Publikationsvirksomhed og medlemsinformation, OmSLAget og Journalen SLA s egentlige medlemsblad, OmSLAget, udkommer for tiden med fire numre pr. årgang, typisk med 28 sider i A4-format, men sidetallet vil også i den kommende årgang kunne variere lidt. Det redigeres af et redaktionsudvalg, se side 20. OmSLAget har efterhånden eksisteret i mange år, men det er stadig under udvikling. Der kører dog også serier af artikler gennem flere årgange, således f.eks. ét arkivportræt i hvert nummer i år i øvrigt suppleret af et portræt af et ODA-arkiv i hvert andet nummer. Det er for tiden cand.mag. Rasmus Lock fra Odense Stadsarkiv, der tager ud og besøger de relevante arkiver, indsamler billeder hertil og skriver arkivportrætterne. Denne række artikler tænkes fortsat. OmSLAget giver efter styrelsens opfattelse en rigtig god ramme for meddelelser til vore medlemmer og for at udbrede kendskabet til, hvad der foregår i arkivverdenen, og da der i stigende grad også kommer bidrag fra medlemmerne, håber vi fra styrelsens side, at bladet kan tjene som et godt indspark i det lokale arkivarbejde. Vi kan kun opfordre medlemmerne til at bruge bladets muligheder for at komme i kontakt med andre i størst muligt omfang

13 Mellemrummene på tre måneder mellem udgivelsen af de enkelte numre af OmSLAget og brevportoens højde har i de forløbne år gjort, at vi fra tid til anden også udsender en del nyhedsbreve fra sekretariatet på mail. Det er vist kun i omegnen af 10 arkiver, der nu ikke har opgivet en aktuel mailadresse til os. Kombinationen af nyhedsbreve pr. mail (plus breve til de mailløse) samt artikler i OmSLAget tilfredsstiller i hvert fald styrelsens ønsker om kommunikation til medlemmerne, og vi håber naturligvis, at denne vurdering deles af arkiverne. Der arbejdes til stadighed med indholdet i OmSLAget og med layoutet, idet der er enighed om, at der bør være flest mulige historiske billeder og ikke nødvendigvis så mange helt aktuelle billeder. Vi kan også i denne sammenhæng være sikre på, at langt de fleste arkivfolk har taget deres arbejde op, fordi de var interesserede i historien og snapsene i vore samlinger og ikke i nutidens modestrømninger. Tidsskriftet Journalen udgives som tidligere i samarbejde med Dansk Lokalhistorisk Forening. Samarbejdet forløber helt uden problemer, og SLA s styrelse er glad for at kunne tilbyde et blad med vægt på artikler inden for lokal- og kulturhistorie. Det er inden for sit emnefelt tænkt som inspiration for vore og DLF s medlemmer, og samtidig får arkiver og foreninger mulighed for at få deres publikationer anmeldt i det årlige anmeldernummer. Der er i beretningsåret i lighed med de seneste år publiceret to almindelige numre med artikler på 36 sider pr. nummer samt et lidt større anmeldernummer. Arkivar Johnny Wøllekær, Odense Stadsarkiv, er redaktør for Journalen, og han støttes af en redaktionsgruppe med repræsentanter både for DLF og SLA. Denne gruppe mødes en gang årligt, hvilket har vist sig at være tilstrækkeligt. En mulig udvidelse af udgiverkredsen til også at omfatte ODA og de arkiver, der er medlemmer her, er som nævnt på tegnebrættet. Og da DLF udsender væsentligt flere eksemplarer af tidsskriftet end SLA, er oplaget så stort, tæt ved stk., at det ikke ligger lige for at overgå til publicering af tidsskriftet på nettet. Heldigvis

14 6) Kredsmøde Forårets kredsmøde holdt vi i det store fælleslokale i Andkærhus i Vejle lørdag den 20. april Vi kalder vanen tro mødet for et kredsmøde, men man skal hverken være delegeret fra kredsene eller arkivleder for at deltage. Alle arkivmedarbejdere kan deltage, og der er ingen deltagerbetaling knyttet til mødet. Næsten 60 arkivfolk deltog i kredsmødet, som traditionen tro består af en god blanding af faglige indlæg fra udefrakommende foredragsholdere, som kombineres med nyt fra egne rækker, hvor vi fra arkiverne kan udveksle ideer og fortælle om nye tiltag. Her kom vi omkring emner som forsikring af arkiver via en forsikringsfond, gratis publicering på nettet af lokalhistoriske bøger, et lokalhistorisk bilorienteringsløb og en bogudgivelse med støtte fra Velux Fonden. Det første foredrag var med Peter Korsgaard fra Geodatastyrelsen (tidligere kendt som Kort- og Matrikelstyrelsen). Han fortalte om og demonstrerede den nye webportal DigDag.dk, der efter flere års arbejde nu er blevet en realitet. Et resultat af dette projekt er også, at en lang række historiske kort er blevet frit tilgængelige på nettet. Det andet foredrag stod Claus Bundgård Christensen for. Han er medforfatter til en ny bog byggende på fotografier af danskere, som måtte i uniform under 1. verdenskrig (danskere fra mindretallet i Slesvig). Her fik vi bl.a. et nærmere indblik i, hvordan billederne er blevet fundet, hvordan de skulle tolkes, og hvilke udvælgelseskriterier der styrede billedvalget til bogen. For styrelsen giver dette midtvejsmøde også mulighed for at orientere om, hvad der sker på en række områder, hvor SLA er involveret. Her blev bl.a. fremlagt resultaterne af de i det tidlige forår indsamlede statistiske oplysninger fra arkiverne, som skal indgå i den nationale kulturstatistik. Der blev også orienteret om samarbejdet mellem de to arkivorganisationer ODA og SLA og de igangværende forhandlinger med CopyDan, som gerne skulle ende med, at kulturinstitutioner offentligt kan fremvise deres billedsamlinger uden at skulle være blokeret af ophavsretten

15 Kulturministeriets overraskende afslag på hjælp til videreudvikingen af Arkibas blev også fremlagt, og der blev orienteret om det videre arbejde med at skaffe økonomiske midler til den kommende Arkibas-udgave, så der meget snart kan komme gang i programmeringen. 7) Udvalg Medlemsoptagelse Udvalget for medlemsoptagelse rådgiver medlemmerne og potentielle medlemmer i spørgsmål om medlemskab og opfyldelse af SLA s krav til arkivernes vedtægter, behandler og godkender medlemmernes dokumentation samt præsenterer styrelsen for principielle sager. Konkret sker medlemsoptagelser i et tæt samarbejde mellem det enkelte arkiv og SLA s sekretariat, inden godkendelsesproceduren igangsættes. Efter optagelsen underrettes det aktuelle arkivsamvirke. Siden generalforsamlingen i 2012 er der optaget 15 arkiver som medlemmer af SLA, således at Sammenslutningen af Lokalarkiver for første gang i foreningens historie er nået et medlemstal på 500 ordinære medlemmer. Begivenheden blev fejret ved, at arkivet ud over foreningens velkomstpakke fik overrakt et diplom og et gavebrev på kr. til brug i SLA s butik eller til deltagelse i kurser. Tre arkiver er overgået til anden organisation, to arkiver har fusioneret, og et arkiv har blot meldt sig ud, således at antal ordinære medlemmer i SLA er steget med 10 siden sidste beretning! To museer og et laug er optaget som ekstraordinære medlemmer, og der er nu 47 i denne kategori. Et ekstraordinært medlem er som selvstændig institution nedlagt, hvorved medlemskabet naturligt ophørte. Udvalget for medlemsoptagelse består af Bent Vedsted Rønne, Haderslev, og Hanne Hauge, SLA s sekretariat

16 Redaktionsudvalget Udvalget står for redaktionen af OmSLAget (jfr. ovenfor) inden for rammer, som løbende bliver udstukket af styrelsen på dennes møder. Sammen med sekretariatsfuldmægtigen udgør tre styrelsesmedlemmer (Svend-Erik Christiansen, Bent Vedsted Rønne og Jørgen Thomsen) redaktionsudvalget, og vi klarer arbejdet pr. mail. Hanne Hauge varetager normalt kontakten med de enkelte forfattere og med bistand udefra også layoutarbejdet. Jo mere input, vi får til bladet fra vore medlemsarkiver, jo mere varieret kan vi lave bladet. Der er undertiden pladsmangel i OmSLAget, og styrelsen har besluttet, at indsendte artikler som hovedregel højest må være på ord. Men dette må under ingen omstændigheder opfattes som et forsøg på at sætte en dæmper på skrivelysten. Til gengæld kan vi sige, at vi ikke vil undlade at kommentere indsendte artikler, hvis de på en eller anden måde har indflydelse på, hvordan SLA s strategiske og politiske linje tager sig ud, for hvis vi undlod noget sådant, ville det jo blot betyde, at vi så ud til helt at have mistet orienteringen. Det er muligt, at vi i den kommende periode vil opstille enkelte vejledende redaktionsprincipper, som i så fald vil komme til medlemmernes kundskab, netop gennem OmSLAget. Uddannelsesudvalget Uddannelsesudvalgets vigtigste opgaver er at rådgive, planlægge og gennemføre arkivuddannelsens modulkurser og to kursusrækker på årsmødet, en arkivfaglig og en historiskfaglig. Arkibas- og billedscanningskurser planlægges af Arkibas ApS og gennemføres af SLA i et tæt samarbejde. Arkivuddannelsen Arkivuddannelsens regler og spilleregler blev nøje beskrevet fra A til Z i årets første medlemsblad, og hvortil der henvises. Det skal her fastslås, at arkivuddannelsen er grundlæggende og giver indsigt i det praktiske arbejde i et arkiv, at den er et krav til arkivernes ledere, der er tiltrådt efter 1. januar 2007, og at arkivernes øvrige medarbejdere kraftigt opfordres til at gennemføre uddannelsen. Erfaring og uddannelse kan selvfølgelig give merit for uddannelsen eller

17 dele heraf. SLA følger de enkelte arkivers gennemførelse af arkivuddannelsen nøje. Pr. dato har ét arkiv valgt at melde sig ud af SLA på grund af manglende uddannelse. Status på arkivuddannelsen viser, at 67 diplomer er udstedt for gennemførelsen af arkivuddannelsen, og at 114 arkivledere er godt i gang med uddannelsesforløbet. Samtidig kan vi også med stor glæde - konstatere, at udbuddet af og deltagelsen i modulkurser aldrig har været større. Efter et mindre fald på godt 10% fra 2011 til 2012, steg antal kursusdage det første halvår af 2013 alene inden for arkivuddannelsen til 546 fra 678 kursusdage i hele 2012! Udbuddet af modulkurser det andet halvår 2013 holder forårets høje niveau, og fra styrelsen skal der lyde en stor tak til planlæggere af både centrale og decentrale kurser. SLA s beslutning er at gennemføre to modulkurser om foråret og to om efteråret, hvoraf et er modul 5, ledelseskurset. I efteråret 2012 afholdt SLA modul 2 i Kibæk og modul 5 i Odense. I foråret kørte modul 4 to gange i Midtjylland, og dette efterår kører modul 1 i Vejle og modul 5 to gange, i Ringsted og i Aarhus. ERFA-dag Én gang om året afholder uddannelsesudvalget en erfaringsudvekslingsdag, hvor underviserne i arkivuddannelsen inviteres til at diskutere indholdet. Forårets seminar resulterede i nogle mindre, øjeblikkelige omrokeringer og tilføjelser af emner på tværs af arkivuddannelsen samt en mere grundig drøftelse af, hvordan undervisningen kan suppleres med bl.a. sekvensregistrering af lydbånd og film og udvidet orientering om arkivers muligheder for brug af de sociale medier. Årsmødekurser Udformningen af to kursusrækker et arkivfagligt og et historiskfagligt til SLA s årsmøde kræver tid og starter sædvanligvis op omkring nytår. Ved 2013 årsmødet er det arkivfaglige tema datering af billeder og det historiskfaglige

18 krig og fred, da mange arkiver i 2014 vil markere årene 1864 henholdsvis Nærmere beskrivelse af lektionerne se venligst udsendt årsmødemateriale. Uddannelsesudvalget står også for præsentationen af de korte indlæg (max. 10 min.), hvor medlemmerne på årsmødet har mulighed at fortælle om projekter eller gode ideer, som andre kan have glæde af at høre om. Arkibas- og billedscanningskurser Arkibas afholder et skiftende udbud af interne kurser i Vejle. Derudover afholder kredse, sammenslutninger og arkivsamvirker Arkibas-kurser rundt i hele landet, hvor Arkibas stiller en underviser til rådighed. I efteråret 2012 blev en hel del af de internt opslåede Arkibas- og billedscanningskurser aflyst på grund af for få tilmeldte. Dette ændrede sig i foråret 2013, hvor der til at begynde med blev udbudt otte interne Arkibas- og billedscanningskurser. Tilstrømningen til disse kurser var dog så stor, at vi hurtigt fik ventelister til flere af kurserne. Derfor blev det besluttet at slå yderligere to kurser op og strække kursussæsonen helt hen i juni måned. Kun to af kurserne var ikke fyldt helt op, men det skyldtes afbud i sidste øjeblik på grund af sygdom! Alle interne Arkibas- og billedscanningskurser annonceres nu i OmSLAget og på SLA s hjemmeside i lighed med modulkurserne. Uddannelsesudvalget Uddannelsesudvalget fik fra det nye år flere nye medlemmer. Ind trådte Else Gade Gyldenkærne, Vordingborg, Henning Sørensen, Dragør, Birgitte Thomsen, Tønder, og fra 1/8-13 Doris Frederiksen, Herning. Udvalget består herefter ud over de nævnte af Eva Schmidt, Odder, der er formand for udvalget, Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj, Jytte Raun, Dalum-Hjallese, Dorthe Søborg Skriver, Arkibas og Hanne Hauge, SLA s sekretariat. Indsamlingsprojektgruppen Indsamlingsgruppens opgave er at sætte fokus på lokalarkivernes indsamling af arkivalier. Gruppen bidrager med seminarer, ideer, vejledninger, artikler o.lign. initiativer, der kan ruste arkiverne i indsamlingsarbejdet

19 I mødtes gruppen én gang, nemlig i juni 2013, hvor der blev lavet en handleplan for aktiviteter resten af året, herunder afholdelse af et seminar den 1. november 2013 i Historiens Hus i Odense om bevaring og kassation. Der er delvist tale om en gentagelse af et seminar, som indsamlingsgruppen stod bag i 2010, og som gruppen flere gange er blevet opfordret til at gentage. Styrelsen har efterfølgende besluttet at yde tilskud til et tilsvarende kursus i Nordjylland. Indsamlingsgruppen består af Ruth Jensen, Faaborg, Erik Korr Johansen, Galten, Jens Åge S. Petersen, Odense, Eva Schmidt, Odder, og Lis Vestergaard, LANA. Arkivernes Dag Fast dag for Arkivernes Dag er den anden lørdag i november måned, hvor arkiverne kraftigt opfordres til at synliggøre sig og indbyde politikere og medborgere i lokalsamfundet til en særlig dag måske med et ganske særligt emne! Arbejdet i udvalget for Arkivernes Dag består i, at sekretariatet i august måned udsender forslag til indbydelser, pressemeddelelser og tips og understreger, at plakater i A3-størrelse kan rekvireres, og at arkivernes arrangementer skal indberettes til SLA, således at en fælles national liste kan holdes ajourført på Efterfølgende appellerer vi til de arkiver, der har valgt at deltage i Arkivernes Dag, om at indberette antal besøgende og et par ord om dagen. Disse beretninger lægges også på SLA s hjemmeside i takt med, at de indløber. Samtidig giver det os et fingerpeg, om det stadig er relevant at bruge tid og kræfter på Arkivernes Dag. Konklusionen på Arkivernes Dag i 2012 er, at interessen er til stede. I forhold til 2011 talte vi en fremgang på antal besøgende på 21% og på antal udstillinger på 32%! Som sidste år har arbejdet med et fælles, nordisk tema ligget stille i Ildsjælen er ikke blandt os mere, hvilket har efterladt et manglende initiativ. Se

20 neste melding er dog, at de nordiske lande søges samlet i september, hvor SLA vil være repræsenteret ved Niels Løgager Nielsen. Udvalget for Arkivernes Dag består af Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj. Materialeudvalget Som tidligere underrettet reduceres arbejdsopgaverne fortsat i sekretariatet med at formidle og videresælge indkøbte materialer til arkiverne. Omsætningen er således reduceret knap 24% fra 2011 til Samtidig kan vi også konstatere, at mange arkiver går sammen for bl.a. at indkøbe materialer og dermed reducere transportomkostninger og gebyrer væsentligt, og at mange mindre indkøbsenheder benytter sekretariatets videresalg og ikke mindst råd og vejledning. Der er derfor fuld enighed i styrelsen om, at funktionen i sekretariatet er væsentlig og skal opretholdes trods det faldende salg. De største samarbejdspartnere er Museumstjenesten, der leverer syrefri produkter, Lyreco, der leverer alt inden for kontorforsyning fra dag-til-dag og direkte til arkivets dør, når kundenummer er indhentet via SLA, og leverandøren af Microsoft-produkterne. Enkelte kommunalt ejede arkiver har dog det særlige problem, at deres kommune har en indkøbsordning ved bestemte firmaer, som de er tvunget til at handle med. Specielt gør arkiverne god brug af muligheden for køb af Microsoft-produkter, som kan købes via SLA til favorable priser. Guld-DVD ere uden KODA-afgift sælges stadig, men da opbevaringsmulighederne på disk er mangfoldige, billigere og mere fleksible, er efterspørgslen naturligt næsten ophørt. SLA har en post i Museumstjenestens bestyrelse, hvilket er en fordel, når kvalitet og priser sættes under lup, og når nye tiltag skal sættes i gang. Specielt arbejdes der i øjeblikket på et seminar om bevaring og materialer, som planlægges afholdt i Ringsted i dette efterår og i Aarhus-området til foråret. Materialeudvalget består af Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj, og Hanne Hauge, SLA s sekretariat

21 Udvalget vedr. SLA s hjemmeside og Råd og vejledning. Udvalget har to arbejdsopgaver, nemlig udvikling af SLA s hjemmeside og udvikling af Råd og vejledning. Sidstnævnte findes også på SLA s hjemmeside. I oktober 2012 blev der afholdt et kursus om drift af hjemmesiden på Andkærhus i Vejle, hvor sekretariatets medarbejdere samt enkelte andre medlemmer af udvalget deltog. Kurset var også anledning til at få firmaet Athena til at udbedre nogle fejl og uhensigtsmæssigheder ved hjemmesiden. Selv om der fortsat kan være tvivlsspørgsmål, er der på sekretariatet i det forgangne år skabt gode rutiner omkring driften, og siderne opdateres jævnligt. Udvalget afholdt i juni 2013 et møde, hvor der blev lavet en handleplan for den videre udvikling af siderne. Det er planen, at der i løbet af 2013 bl.a. gøres noget mere ud af forsiden, at der laves flere genveje, at nyhedsdelen bliver mere overskuelig, at der tilknyttes en kalender, og at mulighederne for at få implementeret et kursustilmeldingsmodul undersøges. Det er ligeledes planen, at der i efteråret skal laves en medlemsevaluering af hjemmesiden igennem OmSLAget. I efteråret blev der udarbejdet en officiel SLA-modtagelseserklæring (v/dorthe Søborg Skriver), som er blevet godt modtaget både blandt SLA s medlemmer, men også uden for SLA. Modtagelseserklæringen er nu at finde under Råd og vejledning. Som følge af andre presserende opgaver er der derudover ikke tilføjet nyt materiale på siderne under Råd og vejledning i På et møde i udvalget juni 2013 er der som nævnt blevet udarbejdet en handlingsplan, hvorefter det er planen at udarbejde vejledningsmateriale vedr. indkomster og indlemmelse af materiale samt materiale vedr. arkivalier med forventet publicering inden årsmødet i efteråret Desuden bliver udarbejdelse af vejledningsmateriale vedr. lyd og film et indsatsområde i 2013 og med forventet publicering i foråret

22 Medlemmer af udvalget: Bent Vedsted Rønne, Haderslev, Tove Pettersson, Haderslev, Jens Willumsen, Nr. Lyndelse, Jens Åge S. Petersen, Odense, Eva Schmidt, Odder, og fra Arkibas og SLA s sekretariat Dorthe Søborg Skriver, Hanne Hauge og Kirsten Dalsgaard. 8) SLA's andre repræsentationer SLA er desuden repræsenteret i: Dansk Historisk Fællesråd ved Leif Juul Pedersen, Skanderborg Landsarkivet for Nørrejyllands Brugerråd ved Leif Dehnits, Brabrand- Årslev K-udvalget (et samarbejdsorgan mellem Statens Arkiver, Kommunernes Landsforening og de kommunale arkiver) ved Jørgen Thomsen, Odense Stadsarkiv Kildeindtastningsprojektet ved Svend-Erik Christiansen, Brabrand-Årslev ArkivalierOnlines Brugerråd ved Svend-Erik Christiansen, Brabrand- Årslev Landsforeningen til Bevaring af Foto og Film ved Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj Den Erhvervsdrivende Fond Museumstjenesten ved Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj Landsforeningen til Bevaring af Foto og Film Landsforeningen har siden sidste årsmøde afholdt to seminarer: 23. januar 2013 i Odense med titlen: "DU STÅR HER. Om stedet i de digitale film- og billedsamlinger" og havde samlet 54 deltagere fra hele landet. Det andet seminar blev afholdt den 18. juni 2013 i Gentofte og havde titlen: LIGHT, CAME- RA, ACTION! Levende billeder af virksomheder. Her var der 36 deltagere. SLA har en vedtægtsfastsat plads i foreningens bestyrelse og deltager således i foreningens planlægningsmøder. Herigennem opnår SLA kontakt med et netværk af fagfolk, hvis primære arbejde består i at arbejde med billeder og film

23 SLA's medlemmer har gennem sit medlemskab af SLA adgang til de seminarer, LFF afholder. Prisen er pt. 475 kr. for medlemmer og 675 kr. for ikkemedlemmer. Tidspunkterne for seminarerne ligger ret fast: januar i Odense og juni i Gentofte, hvor også generalforsamlingen finder sted. Man kan læse mere om foreningen og dens virke på hjemmesiden: SLA's repræsentant i Landsforeningen til Bevaring af Foto og Film er Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj, der også varetager hvervet som LFF s kasserer. 9) Sekretariat SLA har fire medarbejdere, hvoraf en er fuldtidsansat, Hanne Hauge. Frem til januar 2013 var Morten Nielsen også fuldtidsansat på sekretariatet til varetagelse af Arkibas-opgaver. Hanne Hauge er som sekretariatsfuldmægtig den, som medlemmerne oftest vil møde ved henvendelser. Hun deltager bl.a. i styrelsens og forretningsudvalgets møder, er stærkt involveret i tilrettelæggelsen af kurser og årsmøde og varetager desuden en bred vifte af sekretariatsforretninger, jfr. i øvrigt ovenfor. Morten Nielsen er i årets løb erstattet som direktør for det anpartsselskab, som Arkibas drives gennem, af Dorthe Søborg Skriver, som tidligere har været ansat som deltidsbeskæftiget arkivar i Thyborøn-Harboøre, og som vil være mange medlemmer bekendt gennem hendes undervisning på Arkibas-kurser. Dorthe har blandt andet overtaget projektet med udvikling af et såkaldt CMShjemmesidesystem, beregnet på mindre arkiver uden egen hjemmeside, eller som har et uaktuelt produkt på dette område, og det er med stor tilfredsstillelse, at vi fra styrelsens side har set, at dette projekt i foråret og sommeren 2013 blev færdiggjort, så SLA-CMS er blevet tilbudt medlemmerne forud for årsmødet

24 Margit Nielsen er deltidsansat bogholder med ca. 8 timer pr. uge. Hun sørger for den løbende fakturering og bogføring, således at der altid er ajourførte økonomirapporter til rådighed på styrelsesmøder og forretningsudvalgsmøder. Endelig har SLA i indeværende foreningsår beskæftiget assistent Kirsten Dalsgaard som medhjælp på sekretariatet med 24 timer pr. uge. Det er ligesom sidste år sket inden for SLA s ordinære budget. Hendes primære opgave har været at ajourføre den elektroniske arkivvejviser. Hun har desuden bistået i forbindelse med de mange kursusaktiviteter og varetaget bestillinger og forsendelser af butiksprodukter. Endelig har hun stået for indsamlingen af de mange oplysninger til kulturstatistikken, som Statens Arkiver på vegne af Kulturministeriet har udbedt sig. Siden 2006 har sekretariatet haft til huse i Andkærhus i Vejles sydlige udkant, tæt ved motorvejsnettet og centralt placeret i landet, set i relation til SLA s medlemskreds. Efter en intern omflytning i huset har vi nu i tre år haft bedre lokaler end hidtil til sekretariatets drift og Arkibas-selskabet, og da der samtidig er gode parkeringsmuligheder og i øvrigt gode vilkår for afholdelse af kurser og møder, finder styrelsen lokalespørgsmålet løst for nærværende. Ved indgåelsen af lejekontrakten for de nye lokaler i 2010 fik vi en midlertidig lejenedsættelse for de første fire år, og da der er tale om et erhvervslejemål med fri prisfastsættelse ved kontraktudløb, kan vi om et par år komme i den situation, at vi skal vælge mellem væsentligt forhøjet leje eller flytning. Det imødeser vi med sindsro, da der er masser af ledige erhvervslejemål både i Vejle og andetsteds. Styrelsen vil ved afslutningen af den skriftlige beretning og i lighed med tidligere gerne rette en varm tak til alle sekretariatets medarbejdere for en koncentreret og helhjertet indsats i det forløbne år! SLA s styrelse

25 Hotel Park Viaduktvej 28 Middelfart Tlf.: