VEJLEDNING TIL PARADIGME FOR SAMFUNDSANSVAR - TILBUDSLOVEN

Transkript

1 VEJLEDNING TIL PARADIGME FOR SAMFUNDSANSVAR - TILBUDSLOVEN 1. INDLEDNING Freningen fr Byggeriets Samfundsansvar (FBSA) har udviklet et paradigme, der hjælper bygherrer med at sætte fkus på samfundsansvar, når der udbydes byggeprjekter. Nærværende vejledning har til frmål at give læseren et verblik ver paradigmet g inspiratin til, hvrdan paradigmet kan anvendes. Bemærk, at dette paradigme vedrører udbud mfattet af tilbudslven. Der findes tilsvarende paradigmer fr henhldsvis udbud mfattet af udbudslven (EU-udbud), frsyningsvirksmhedsdirektivet g fr private bygherrer. På tværs af alle paradigmer anvendes så vidt muligt ensartede krav g prcedurer med henblik på at sikre genkendelighed fr entreprenører g rådgivere, g herved tilstræbe lavere transaktinsmkstninger. Paradigmet skal bidrage til, at udbydere af byggeprjekter stiller de rigtige spørgsmål g krav til deres entreprenører. Paradigmet kan endvidere anvendes sm inspiratin fr udbud af rådgiverydelser, herunder særligt punkt 3.1, 3.5 g 3.6 nedenfr. Frmålet er at understøtte knkrete g praktiske dialger m, hvad det indebærer at have et tilstrækkeligt beredskab til at tackle risici i frhld til samfundsansvar. Paradigmet er tilpasset tilbudslven (lv nr af 7. december 2007 med senere ændringer) g kan således anvendes ved udbud mfattet af denne lv. Sm det fremgår af det følgende, indehlder paradigmet ud ver frslag til egnethedskrav gså frslag til kntraktbestemmelser, der stiller klare krav til entreprenører. Særligt i relatin til kntraktbetingelser er freslået den fremgangsmåde, at entreprenøren inden kntraktunderskrift skal medvirke til at afdække den knkrete udmøntning af de krav, sm fremgår af kntraktbestemmelsen. I paradigmet er denne løsning anvendt ved arbejdsklausulen g lærlingeklausulen, men princippet kan videreføres til andre kntraktbetingelser gså. Ordregiver bør

2 dg verveje, m entreprenøren i det enkelte tilfælde hensigtsmæssigt kan frventes at redegøre fr den knkrete udmøntningen af et givent krav så tidligt i prcessen. I visse tilfælde vil det eksempelvis frudsætte, at en entreprenøren g underentreprenør har indgået nærmere aftale m det pågældende frhld. Sm et alternativ til den netp venfr nævnte rdning kan rdregiver gså i en række tilfælde vælge at lade prcessen mfatte et frhandlingsfrløb. Her kan rdregiver tidligere i frløbet indlede en drøftelse med alle de ptentielle entreprenører m, hvrdan de sciale klausuler udmøntes. Ordregiver skal dg i den frbindelse være særligt pmærksm på at gøre det gennemsigtigt fr alle, i hvilket mfang et givent frhld indgår i bedømmelsen af de enkelte tilbud. Enkelte bygherrer har allerede iværksat initiativer, der på visse punkter er mere ambitiøse, end dette paradigme lægger p til. Fr disse bygherrer kan nærværende dkument tjene sm en tjekliste ved udvælgelse af ptentielle entreprenører. En drøftelse m paradigmets dialgpunkter med den pågældende entreprenør kan give en klar indikatin af, m entreprenøren arbejder målrettet g bevist med samfundsansvar. Dialgpunkterne er udarbejdet, så de spiller sammen med g eksemplificerer FBSA's charter. Samfundsansvar er defineret ved FN's Glbal Cmpact, sm freningen har sammenfattet i seks principper, der er særligt relevante fr danske byggeprjekter: Princip 1: Vi vurderer systematisk, m charterets principper verhldes. Princip 2: Vi vurderer samarbejdspartneres g leverandørers håndtering af samfundsansvar. Princip 3: Vi indgår i dialg med samarbejdspartnere g interessenter. Princip 4: Vi arbejder fr miljømæssige bæredygtige løsninger. Princip 5: Vi har rdentlige ansættelses- g arbejdsfrhld. Princip 6: Vi udviser uafhængighed g antikrrupt praksis. Ved udarbejdelse af paradigmet har det været hensigten, at de seks principper så vidt muligt skal bruges aktivt i udbudsprcessen. Paradigmet består af følgende dkumenter: Nærværende vejledning. Kntraktbetingelser. Skema fr entreprenørens plysninger m verhldelse af klausuler.

3 Nedenfr i afsnit 2 findes først en beskrivelse af de retlige rammer fr at inddrage principper m samfundsansvar i en udbudsprces. Herefter beskrives i afsnit 3 de 6 principper hver fr sig, g hvrdan disse principper knkret kan indgå i udbudsprcessen. 2. INDDRAGELSE AF PRINCIPPER OM SAMFUNDSANSVAR I EN UDBUDSPROCES Tilbudslven stiller visse betingelser fr, hvrdan et princip m samfundsansvar kan indarbejdes i en udbudsprces. Hvrdan det knkret kan ske afhænger dg af, hvrdan udbuddet fretages. Ved ffentlig licitatin eller begrænset licitatin med prækvalifikatin, skal kriterierne frmuleres tydeligt i annncen, mens udvælgelsen ved begrænset licitatin g underhåndsbud kan håndteres mere ufrmelt af rdregiver ved udvælgelse af de entreprenører, der inviteres til at afgive tilbud. Uanset hvilken af venstående prcesser rdregiver gennemfører, kan inddragelse af samfundsansvar verrdnet ske i frm af følgende kategrier: samt udelukkelsesgrunde, g eventuelle udvælgelseskriterier (herefter samlet benævnt "egnethedskrav"), sm vedrører entreprenørens generelle frhld g ressurcer, g vurderingen af, hvilke entreprenører, der kan afgive tilbud, Knkurrenceparametre, sm vedrører bedømmelsen af entreprenørens tilbud på den knkrete pgave, samt Kntraktbetingelser, sm fastlægger de knkrete vilkår fr kntraktens gennemførelse, g sm ikke har betydning fr vurdering af de enkelte tilbud eller tilbudsgivere. Samfundsansvar kan inddrages i såvel i frm af knkurrenceparametre sm kntraktbetingelser g egnethedskrav. Det er dg FBSA's erfaring, at bløde knkurrenceparametre har tilbøjelighed til at træde i baggrunden i frhld til de øknmiske, hvrfr denne vejledning primært søger at inspirere til hvrdan samfundsansvar kan inddrages i egnethedsvurderingen g sm kntraktbetingelser. har endvidere den frdel, at entreprenørerne allerede tidligt i prcessen skal tage stilling til g beskrive de relevante frhld. Ordregivere pfrdres imidlertid til at påse, at kravene til entreprenørerne i ansøgnings- g/eller tilbudsfasen ikke medfører unødigt høje transaktinsmkstninger. Uanset hvilken fremgangsmåde en rdregiver anvender, henleder vi pmærksmheden på, at al inddragelse af samfundsansvar skal ske under iagttagelse af princippet m prprtinalitet. Krav til entreprenørerne må således ikke være ufrhldsmæssigt byrdefulde sammenhldt med det hensyn, sm rdregiver søger at pnå med kravet, ligesm rdregiver skal afstå fra at stille krav til entreprenøren, sm ikke vedrører den pågældende kntrakt. Særligt bør

4 kntraktbetingelser g tilhørende kntrlmekanismer anvendes med mhu efter en risikbaseret tilgang. Uprprtinelle krav til entreprenøren medfører unødige mkstninger fr både rdregiver g entreprenøren g kan endvidere udgøre en vertrædelse af tilbudslven. Fr hvert af de 6 principper fkuseres derfr i det følgende på muligheden fr at inddrage det pågældende princip sm egnethedskrav eller kntraktbetingelse. Da tilbudslven ikke indehlder en udtømmende regulering af vilkårene fr udelukkelse, egnethed g udvælgelse af entreprenører, har vi i det følgende anvendt egnethedskrav, sm svarer til dem, sm kan anvendes ved EU-udbud. Det har den frdel, at rdregiver ved ffentlig licitatin g begrænset licitatin med prækvalifikatin kan henvise til, at rdregiver anvender de udelukkelsesgrunde, der følger af udbudslven, ligesm en ensartet anvendelse af sådanne krav understøtter en let tilgængelig g fælles frståelse af indhldet i kravene. Ved begrænset licitatin uden prækvalifikatin g underhåndsbud kan de beskrevne egnethedskrav anvendes mere frit g sm inspiratin fr hvilke kriterier, rdregiver kan lægge til grund fr valget af, hvem der skal gives mulighed fr at afgive et tilbud. Ordregiver kan i den frbindelse vælge at gennemføre en dialg med ptentielle entreprenører m de pågældende temaer, eller rdregiver kan lægge vægt på sit frhåndskendskab til entreprenørerne. Kriterierne skal dg frtsat være bjektive, saglige g ikke diskriminerende, g må ikke føre til en unødig begrænsning af knkurrencen eller frskelsbehandling af tilbudsgiverne. Ved begrænset licitatin uden frudgående prækvalifikatin skal rdregiver endvidere være pmærksm på, at medmindre kun bestemte entreprenører har praktisk mulighed fr at udføre arbejdet, skal mindst en af de indbudte være fra mråder uden fr lkalmrådet. Ordregiver kan desuden ikke ved hvert udbud indbyde den samme kreds af virksmheder. Ved underhåndsbud gælder, at rdregiveren på samme arbejde kan indhente indtil tre underhåndsbud. Dg kan der indhentes et fjerde underhåndsbud, hvis rdregiver har frbehldt sig denne mulighed, g det fjerde tilbud indhentes fra en entreprenør uden fr det lkale mråde. 3. DE 6 PRINCIPPER 3.1 Princip 1. Vi vurderer systematisk, m charterets principper verhldes Ordregiveren kan vælge at udelukke entreprenører, såfremt rdregiver kan påvise, at entreprenøren befinder sig i en eller flere af følgende situatiner: Grvere tilfælde af bestikkelse eller svig

5 Hvidvaskning af penge Terrrhandlinger g finansiering af terrr Børnearbejde g menneskehandel Entreprenøren har tilsidesat gældende frpligtelser inden fr det miljø-, scial- eller arbejdsretlige mråde i henhld til EU-retten, natinal lvgivning, kllektive aftaler Entreprenøren har i frbindelse med udøvelsen af sit erhverv begået alvrlige frsømmelser, der sår tvivl entreprenørens integritet. Entreprenøren har indgået en ulvlig knkurrencefrvridende aftale Entreprenøren har væsentligt mislighldt en tidligere ffentlig kntrakt, kntrakt med en frsyningsvirksmhed eller kncessinskntrakt, g mislighldelsen har medført den pågældende kntrakts phævelse eller en lignende sanktin. Overtrædelsen kan eksempelvis bestå i vertrædelse af sciale klausuler i andre ffentlige kntrakter. Såfremt rdregiveren ønsker at udelukke sådanne entreprenører fra deltagelse i udbudsprcessen, sker dette ved at anføre i annncen, at rdregiver anvender de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslvens 135, samt 137, stk. 1 nr. 1, 3, 4 g 5 Ved begrænset licitatin g underhåndsbud kan rdregiver endvidere lade sig inspirere af følgende vervejelser ved udvælgelsen af relevante entreprenører: Har entreprenøren en plitik fr samfundsansvar? - Beskriver plitikken virksmhedens udfrdringer? - Beskriver plitikken hvrdan udfrdringer imødekmmes? Kmmunikerer entreprenøren hvrdan plitik fr samfundsansvar er implementeret i rganisatinen? Har entreprenøren efterlevet sin egen plitik fr samfundsansvar i praksis? Kntraktbetingelse Ordregiver kan fastsætte kntraktbetingelser, der pålægger entreprenøren at tiltræde eksempelvis charteret fr FBSA, FN's Glbal Cmpact, ISO 26000

6 eller lignende i frbindelse med udførelse af den pågældende kntrakt. Se eksempel i dkumentet Kntraktbetingelser afsnit Princip 2. Vi vurderer samarbejdspartneres g leverandørers håndtering af samfundsansvar Ordregiver er berettiget til at fastsætte krav m, at entreprenøren dkumenterer sin tekniske frmåen ved angivelse af den frvaltning af frsyningskæden g de efterspringssystemer, entreprenøren kan anvende ved gennemførelse af kntrakten. Det betyder eksempelvis, at rdregiveren kan kræve en beskrivelse af den måde, sm entreprenøren vil administrere g kntrllere underleverandørkæden. Entreprenørens besvarelse kan i denne frbindelse vedrøre den persn hs entreprenøren, der har kntrllen med underleverandørerne g deres pgaver, g de knkrete kntrlfranstaltninger hs entreprenøren, der skal sikre, at underleverandørkæden udfører pgaverne i verensstemmelse med kntrakten g herunder bestemmelserne m samfundsansvar. Ved begrænset licitatin g underhåndsbud kan rdregiver endvidere lade sig inspirere af følgende vervejelser ved udvælgelsen af relevante entreprenører: Stiller entreprenøren krav m rdentlige arbejdsfrhld til underentreprenører? Stiller entreprenøren krav m lærlinge til underentreprenører? Stiller entreprenøren krav m antikrruptin g fri prisdannelse til underentreprenører? Stiller entreprenøren krav m samfundsansvar til materialeprducenter? Kntraktbetingelse Se frslag til kntraktbestemmelse i dkumentet 'kntraktbetingelser' punkt 2, der ekspliciterer, at entreprenøren er ansvarlig fr, at underentreprenører udfører de relevante arbejder i verensstemmelse med kntraktens vilkår. 3.3 Princip 3. Vi indgår i dialg med samarbejdspartnere g interessenter

7 Ved begrænset licitatin uden prækvalifikatin g underhåndsbud kan rdregiver fretage en vurdering af de værktøjer g metder, sm entreprenøren benytter til interessentdialg (naber, fagfreninger, Arbejdstilsynet, SKAT (hvis udenlandske medarbejdere), mv.). Ved ffentlig licitatin g begrænset licitatin med prækvalifikatin henviser vi i stedet til frslaget under punkt 3.2. Kntraktbetingelse Se frslag under punkt Princip 4. Vi arbejder fr miljømæssige bæredygtige løsninger Miljøkrav vil fte fastsættes sm kntraktkrav, men rdregiver kan gså vælge at fastsætte egnethedskrav m miljøstyringsfranstaltninger g/eller miljøledelsessystemer ver fr ansøgerne eller tilbudsgiverne. Ved begrænset licitatin g underhåndsbud kan rdregiver endvidere lade sig inspirere af følgende vervejelser ved udvælgelsen af relevante entreprenører: Har entreprenøren systemer fr affaldshåndtering på byggepladsen? - Fr halgenerede g delvist halgenerede prdukter? - Fr tungmetaller? - Fr farlige stffer? - Fr rganiske stffer? Har entreprenøren mål fr nedbringelse af affald på byggepladsen? Har entreprenøren systemer fr minimering af vandfrbrug på byggepladsen? Har entreprenøren indsatser fr mindskelse af klimapåvirkning på byggepladsen? Knkurrenceparameter Ordregiver kan fastsætte knkurrenceparametre, der tager højde fr livscyklusmkstninger. Ordregiver kan endvidere fastsætte knkurrenceparametre m bæredygtige løsninger - eksempelvis jrdhåndtering i frbindelse frurenet jrd.

8 Kntraktbetingelse Ordregiver er berettiget til at fastætte knkrete kntraktvilkår, sm vedrører miljøkrav, der er relevante fr udførelse af den pågældende pgave, blt dette ikke fører til en kunstig indskrænkning af knkurrencen. Kravene er vanskelige at frmulere sm generelle eksempler, men kan fx angå affaldsminimering eller ressurceeffektivitet i det knkrete prjekt. Ordregiver kan ligeledes fastsætte krav m, at det pågældende byggeri skal kunne certificeres med relevante miljøcertifikater - eksempelvis DGBN, BRE- EAM eller LEED. 3.5 Princip 5. Vi har rdentlige ansættelses- g arbejdsfrhld Ordregiver kan vælge at udelukke entreprenører, der har tilsidesat gældende frpligtelser inden fr det miljø-, scial- eller arbejdsretlige mråde i henhld til EU-retten, natinal lvgivning, kllektive aftaler. Ordregiver kan vælge at udelukke entreprenører, sm har mislighldt en tidligere ffentlig kntrakt, kntrakt med en frsyningsvirksmhed eller kncessinskntrakt g mislighldelsen har medført den pågældende kntrakts phævelse eller en lignende sanktin. Overtrædelsen kan eksempelvis bestå i vertrædelse af sciale klausuler m ansættelses- g arbejdsfrhld. Såfremt rdregiveren ønsker at udelukke sådanne entreprenører fra deltagelse i udbudsprcessen, sker dette ved at anføre i annncen, at rdregiver anvender de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslvens 137, stk. 1 nr. 1 g 5. Ved begrænset licitatin g underhåndsbud kan rdregiver endvidere lade sig inspirere af følgende vervejelser ved udvælgelsen af relevante entreprenører: Arbejdsmiljø - sikkerhed g sundhed Har entreprenøren en arbejdsmiljøplitik? Har entreprenøren metder g værktøjer til at indarbejde arbejdsmiljøplitikken i byggeprjekter? Hvilke redskaber/kmpetencer/ressurcer benytter entreprenøren til at understøtte et sikkert g sundt byggeri?

9 Arbejdsmiljørganisatin - Metde til arbejdspladsvurdering i byggeprjektet, herunder håndtering af nærvedulykker - Entreprenørens rganisatin, herunder ressurcer, kmpetencer g uddannelser til at løfte arbejdsmiljøpgaverne Identifikatin Bærer entreprenørens medarbejdere synlig legitimatin på byggepladsen? Løn- g ansættelsesfrhld Har alle entreprenørens medarbejdere et ansættelsesbevis efter en måneds ansættelse? Arbejder alle entreprenørens medarbejdere under rdentlige løng arbejdsfrhld? Defineret sm minimum ved lvgivning eller svarende til landsdækkende kllektiv verenskmst. Kan entreprenøren inden fr en fastsat frist fremskaffe dkumentatin fr knkrete medarbejdere der vedrører: Lønsedler, e-indkmstkvitteringer, lønregnskaber, arbejdstilladelser, ansættelsesbeviser samt den referenceramme entreprenøren har anvendt i frbindelse med fastsættelse af løn- g arbejdsfrhld fr de ansatte? Lærlinge Har entreprenøren ansat lærlinge? Hvr str del af entreprenørens medarbejderstab udgøres af lærlinge? Beskriv krt hvrdan entreprenøren rekrutterer lærlinge Scialt udsat arbejdskraft Har entreprenøren inden fr de sidste år haft ansat scialt udsat arbejdskraft? Knkurrenceparameter Ordregiver kan fastsætte et knkurrenceparameter fr hvr str en andel af arbejdet, sm udføres af elever/lærlinge. Dette frudsætter, at tildelingskriteriet er "bedste frhld mellem pris g kvalitet". (Kriteriet kan eksempelvis udfrmes således, at "Ordregiver vil evaluere tilbuddene i frhld til

10 underkriteriet "Andel af arbejde mfattet af aftalen, sm udføres af elever/lærlinge" på grundlag af den prcentsats, sm tilbudsgiver har angivet i tilbuddet. Prcentsatsen indikerer den andel af de samlede arbejder regnet i timer, sm udføres af elever/lærlinge. En høj prcentsats giver en højere pint-scre end en lav prcentsats.") Kntraktbetingelse Ordregiver kan anvende en lærlingeklausul fr at understøtte, at entreprenøren beskæftiger lærlinge. Kravet bør fastsættes under hensyn til en knkret vurdering af, hvr meget lærlingerelevant arbejde den pågældende kntrakt indehlder. Se frslag til frmulering af lærlingeklausul i dkumentet 'kntraktbetingelser' punkt 3. Se alternativt eksempler i Værdibygs Vejledning m kvalitative tildelingskriterier her. Ordregiver kan anvende en arbejdsklausul, der pålægger entreprenøren at tilbyde de medarbejdere, der udfører arbejder mfattet af kntrakten, visse løn- g ansættelsesvilkår. Se frslag til frmulering af arbejdsklausul i dkumentet 'kntraktbetingelser' punkt 4. Frslaget er baseret på Beskæftigelsesministeriets pdaterede ILO 94-klausul i Vejledning til cirkulære m arbejdsklausuler i ffentlige kntrakter (2014), dg med følgende tilpasninger: Kædeansvaret er tilpasset således, at vertrædelser af arbejdsklausulen hs underentreprenører ikke sanktineres, hvis entreprenøren kan dkumentere, at denne har udvist rettidig mhu, g med passende franstaltning har ydet en væsentligt indsats fr at undgå vertrædelse af arbejdsklausulen hs den pågældende underentreprenør. Klausulen er tilpasset i verensstemmelse med EU-retten, så den alene regulerer arbejde udført i Danmark. Klausulen kan dermed gså anvendes fr aftaler, hvr en del af arbejdet udføres uden fr Danmarks grænser (fx hvr betnelementer tilvirkes i Plen). Klausulen har et øget antal muligheder fr dkumentatin af, at klausulen er verhldt. Klausulen tager højde fr det persndataretlige samtykke, sm er en frudsætning fr entreprenørens (lvlige) dkumentatin fr, at klausulen er verhldt. Klausulen giver mulighed fr samspil med det eksisterende fagretlige tvisteløsningssystem. Klausulen sikrer, at entreprenører, der har tegnet verenskmst, ikke stilles ringere end entreprenører, der ikke har tegnet verenskmst.

11 Klausulen har et køreklart frslag til dagbd. Ordregiver kan fastsætte særlige krav mv. til arbejdsmiljø fr at understøtte en sikker tilrettelæggelse af arbejdet. Dette er et strt g selvstændigt emne, sm en række andre parter har arbejdet med at udvikle værktøjer fr. Vi henviser til inspiratin til dette værktøj fr sikkerhedsmæssige krav på FSBA's hjemmeside. 3.6 Princip 6. Vi udviser uafhængighed g antikrrupt praksis Det følger udbudslvens 135, stk. 1, nr. 1-3, g 5, at entreprenører, der deltager i en kriminel rganisatin, fretager bestikkelse, svig eller hvidvask af penge, skal udelukkes fra at deltage i udbudsprcesser i 4 år fra vedkmmende entreprenør er endelig dømt eller har vedtaget bødefrlæg. En sådan udelukkelse kan tilsvarende ske ved udbud mfattet af tilbudslven, såfremt rdregiver ønsket dette. Kntraktbetingelse Ordregiver kan fastlægge en kntraktbestemmelse, der frpligter entreprenøren til at afstå fra at bestikke eller på anden måde uretmæssigt påvirke interne eller eksterne aktører i frbindelse med pfyldelse af kntrakten. Se eksempel 5 i dkumentet med kntraktbetingelser. Bestemmelsen indebærer, at bestikkelse eller anden uretmæssig påvirkning i frbindelse med udførelse af kntrakten kan sanktineres sm mislighldelse af kntrakten mellem rdregiver g entreprenøren. Bestemmelsen pålægger endvidere entreprenøren lyalt at plyse m eventuelle partsrelatiner eller særlige hensyn, der kan give anledning til interesseknflikter med bygherre.