DAGSORDEN. Direktionen. Møde nr. : 06/2007 Sted : Rådhuset Grenaa Dato : 21. februar 2007 Start kl. : Slut kl. : 12.20

Transkript

1 Direktionen DAGSORDEN Møde nr. : 06/2007 Sted : Rådhuset Grenaa Dato : 21. februar 2007 Start kl. : Slut kl. : Direktionen Vicekommunaldirektør Keld Overgaard Jensen (næstformand) Børne- og Ungedirektør Finn Byrialsen Kultur- og udviklingsdirektør Peter Hjulmand Nielsen Socialdirektør Kenneth Koed Nielsen Teknik- og miljødirektør Steen Møller Andersen Deltog x x Afbud x x Sekretær: Sekretariatschef Ove Nielsen. Borgmester Torben Jensen deltog i mødet. H:\Dagsorden 06 DI.doc Norddjurs Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1. Budget Anvendelse af lokaler til politiske møder Kurser for politikere m.fl Venskabsbysamarbejde Status på IT-situationen Kommunikation MED-aftale NY-løn Eventuelt H:\Dagsorden 06 DI.doc Norddjurs Kommune

3 1. Budget Direktionen har tidligere besluttet, at budget skal indgå som et fast punkt på dagsordenen for direktionens møder../. Økonomiafdelingen har udarbejdet et udkast til budgetprocedure for budgetlægningen for budgetåret 2008 og budgetoverslagsårene , der omfatter retningslinier, tidsplan og andre forudsætninger for den forestående budgetlægning. Økonomichef Jørn Bo Jensen og teamleder Henning Vindum deltager i punktets behandling. Konstitueret Kommunaldirektør Keld Overgaard Jensen og økonomichef Jørn Bo Jensen gennemgik det udarbejdede udkast. Direktionen foretog følgende ændringer i udkastet: Punkt 1.2. nr. 3 ændres til: kommunalbestyrelsesbeslutninger der har økonomiske konsekvenser i I tidsplanen foretages følgende ændringer: 6. marts: efter besparelser tilføjes og anlæg. 6. juni: formuleres således: Drøftelse af budgetbalance, teknisk oplæg samt rammer for fagudvalgene juni: i sidste afsnit tilføjes efter ordet budgetområde og udvalgenes rammer august: Afsnittet Fagudvalgene drøfter udkast til budgetbemærkninger udgår. Direktionen indstiller, at der ikke udarbejdes udvidelsesrammer vedrørende drift og anlæg under hensyn til de uspecificerede driftsbesparelser, der blev indsat ved budgetlægningen for budgetåret 2007, og den begrænsede vækstramme på 0,5 procent. 1

4 Direktionen anmoder økonomiafdelingen om i budgetmaterialet at præcisere, hvem der er høringsberettigede i henhold til lovgivningen (bestyrelser, råd, nævn m.v.). Direktionen besluttede i næste møde at drøfte program for temamøde den 6. marts

5 2. Anvendelse af lokaler til politiske møder. Der har i de fire kommuner, der helt eller delvist indgår i Norddjurs Kommune, været forskellig praksis for anvendelse af kommunale lokaler (skoler, rådhuse o.a.) til politiske møder m.v. Foranlediget af en aktuel sag ønsker borgmesteren, at direktionen drøfter denne problematik eventuelt med udarbejdelse af retningslinier for anvendelse af kommunale lokaler i forbindelse med politiske møder m.v. Børne- og Ungedirektør Finn Byrialsen udarbejder udkast til retningslinier til behandling i direktionen, økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen. 3

6 3. Kurser for politikere m.fl. Direktionssekretariatet modtager løbende en række indbydelser til kurser, der retter sig til politikere f.eks. fra COK, KL og andre. Direktørområderne modtager formentlig i et vist omfang ligeledes sådanne kursusindbydelser. Bl.a. af hensyn til den budgetmæssige styring ønskes en drøftelse af, om det vil være muligt at fastsætte retningslinier for håndtering af kursustilbud, der henvender sig til politikere. Direktionen indstiller, at borgmesteren, kommunaldirektøren og sekretariatschefen bemyndiges til at vurdere de modtagne ansøgninger om deltagelse i kurser. Direktionssekretariatet koordinerer og modtager tilmeldingsblanketter. Indbydelser til årsmøder i sammenslutninger for kommunalbestyrelse, økonomiudvalg og stående udvalg er ikke omfattet af ordningen. 4

7 4. Venskabsbysamarbejde. Med udgangspunkt i et oplæg fra direktionen behandlede sammenlægningsudvalget i møde den 7. juni 2006 problematikken omkring venskabsbysamarbejde. Sammenlægningsudvalget besluttede at oversende sagen til behandling i økonomiudvalget, der behandlede sagen i møde den 22. juni 2006, hvor det blev besluttet, at henstille til de fire kommuner om at rette henvendelse til hver deres venskabsbyer/kommuner og gøre opmærksom på, at de tidligere kommuner nedlægges pr. 31. december 2006, og at de herefter vil være en del af Norddjurs Kommune. Venskabsbyerne blev samtidig orienteret om, at Norddjurs Kommune i 2007 vil tage stilling til et eventuelt fremtidigt samarbejde. Kommunalbestyrelsen drøftede venskabsbysamarbejde i et temamøde den 6. februar 2007, hvor direktionen blev anmodet om at arbejde videre med et oplæg til forelæggelse for økonomiudvalg og kommunalbestyrelse. De fire kommuner har i alt haft 16 venskabsbyer/kommuner som vist i nedenstående skema: Venskabsbyer Kommune/Land Norge Sverige Finland Estland Færøerne Tyskland Polen Litauen Grenaa Frogn Åmål Loimaa Türi Klaksvik Siegen Kruszwica Nørre Djurs Vågå Tierps Vilkaviskis Rougsø Verdal Halstahammar Jämsänkoski Sønderhald Øyer Färgelanda Muhos./. Til brug for kommunalbestyrelsens temamøde den 6. februar 2007 har Claus Espeholt, direktionssekretariatet udarbejdet vedlagte notat, hvori der er nævnt tre modeller for et fremtidigt venskabsbysamarbejde. 5

8 Direktionen indstiller, At venskabsbysamarbejde etableres efter model 2 i oplægget til temamødet temamøde den 6. februar 2007, der er sålydende: Kontakt på politikerplan med henblik på at sætte gang i et samarbejde på andre niveauer f.eks. kommunal driftsområder, idrætsforeninger, skoler, erhverv og turisme m.v.. Direktionen indstiller, at samarbejde etableres med følgende byer/kommuner: Halstahammar, Sverige ( indbyggere) Verdal, Norge ( indbyggere) Loimaa, Finland ( indbyggere) Vilkaviskis, Litauen ( indbyggere) Siegen, Tyskland ( indbyggere). Uden for venskabsby/kommune samarbejde falder inspirationskurser, rejser m.v. med henblik på inspiration og faglige forhold, der kan gennemføres inden for økonomiudvalgets og de stående udvalgs rammer. 6

9 5. Status på IT-situationen. Direktionen drøftede i møde den 6. februar 2007 status på IT-situationen og besluttede, at sagen optages til videre drøftelse i nærværende møde. Der foretages en orientering/drøftelse på bl.a. følgende områder: 1. IT-området: a. Forbindelse til administrationsbygningerne i Allingåbro og Glesborg b. Hastigheder og afvikling af systemerne generelt c. Distancearbejdspladser d. Nye medarbejdere (oprettelse af arbejdspladser, finansiering) e. adresser f. Anskaffelser af hardware m.v. (finansiering) g. Eventuelle andre forhold. 2. Telefoni: a. Administration af regninger m.v. b. Indkøb af mobiltelefoner c. Finansiering d. Instruktion 3. Hjemmeside. 4. Øvrige forhold. Direktionen besluttede/bemærker til de nævnte områder: 1.a. og b. Forbindelserne til administrationsbygningerne i Allingåbro og Glesborg og hastighederne er væsentligt forbedret. Der foretages i samarbejde med Dan Lauritsen, GISområdet undersøgelser af hastighederne på f.eks. GIS og andre tekniske systemer. Der tages kontakt til institutionerne (eventuel via mail) med henblik på at undersøge om ITsituationen på de enkelte institutioner er optimal, og med henblik på at få eventuelle problemer bragt ud af verden. 7

10 1 c. I retningslinierne vedrørende distancearbejdspladser, der blev godkendt i direktionens møde den 6. december 2006, beskrives de forskellige mulige ordninger herunder anvendelse af egen pc med brug af token. Tokenordningen der er den billigste og mest enkle ordning. Til dækning af udgifter til internetforbindelse, strøm m.v. udbetales et årligt beløb på kr. til medarbejderen. Direktører, afdelingschefer og teamledere er automatisk omfattet af ordningen. For øvrige medarbejdere kan distancearbejdsplads oprettes, når dette indstilles af en direktør eller afdelingschef. Anmodning sendes til IT-afdelingen. Udgifterne til anskaffelse af token o.a. samt årlige driftsudgifter afholdes af bestillernes egne budgetter. 1 d. Ved ansættelse af nye medarbejdere skal IT-afdelingen underrettes i god tid inden medarbejderen tiltræder med henblik på at etablere adgang til systemer m.v. Den ansættende myndighed har ansvaret herfor, hvilket også gælder i forbindelse med afgang. 1 e. Direktionen er enig i, at de udmeldte adresser er de gældende, og at disse ikke ændres. Politikerne er ikke omfattet heraf. 1 g. IT-afdelingen oplyser, at Help-Desk nu fungerer, og at der kun ligger få ubesvarede meddelelser af ikke hastende karakter. 2. Telefoni. Indkøb af mobiltelefoner foretages via Indkøbscenter Østjylland, og bestilles af de relevante ledere. Finansiering af anskaffelse og drift sker af bestillerens budget. IT-afdelingen har ikke noget med mobiltelefoner at gøre. Fastnet administreres centralt. Der nedsættes en arbejdsgruppe til at udrede fordeling af driftsudgifterne i budgettet, således at disse henføres til rette område. Gruppen består af Leif Pieler fra indkøbscentret, Jytte Ni- 8

11 elsen fra økonomiafdelingen, John Jensen fra IT-afdelingen og en endnu ikke udpeget medarbejder fra budgetafdelingen. Problemer omkring telefonkæder og telefonsvarer bringes i ordemn hurtigst muligt. 9

12 6. Kommunikation. Med henblik på at klarlægge om der på direktørområderne er emner til offentliggørelse dels ved udsendelse af pressemeddelelse e.l. eller indlæggelser på hjemmesiden foretages en drøftelse af, hvad der for tiden rører sig på de forskellige områder. Intet. 10

13 7. MED-aftale. HR-afdelingen har udarbejdet revideret tids- og handleplan vedrørende MED-aftale herunder retningslinier for valg m.v. Det reviderede materiale vil foreligge til direktionens møde. Direktionen gennemgik den udarbejdede tids- og handleplan, der blev godkendt med enkelte tilrettelser. 11

14 8. NY-løn. HR-afdelingen har udarbejdet retningslinier m.v. for forhandling af NY-løn herunder forhåndsaftaler, forhandlingskompetence m.v. Materialet vil foreligge til direktionens møde. Det udarbejdede oplæg blev godkendt med enkelte tilretninger. HR-afdelingen udarbejder et materiale, der beskriver tilbagekøbsmidler, og et regneark der kan anvendes til styring af tilbagekøbsmidler. Det blev besluttet, at der etableres en central lederpulje omfattende direktører, afdelingschefer og temaledere. HR-afdelingen foranlediger budgetoverførsel fra områderne til den centrale pulje under konto 6. 12

15 9. Eventuelt. 13