Bestyrelsesmøde. Mødedato: 11. april 2016 Klokken : 17.00

Transkript

1 Bestyrelsesmøde 1 Mødedato: 11. april 2016 Klokken : Bestyrelsen: init.: Formand Claes Jensen CJ Næstformand Herdis Larsen HL Best.medlem Kirsten Boeriis Nielsen KBN Best.medlem Frederik Schrøder FS Best.medlem Stine Kallerup Sørensen SKS Best.medlem Torben Lokjær TL Best.medlem Martin T. Rise Christensen MRC Ledelsen: Direktør/Referent Uffe Vithen UV Afbud fra: EMNER TIL BEHANDLING 1. Godkendelse af dagsordenen BESLUTNING Tilføjes: 2 punkter til 5b 1) Tilbud på grundkøb Høghus etape II 2) Byggeregnskab afd. 30/27 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 17. marts Godkendt ude bemærkninger. 3. Meddelelser fra formanden Evaluering orienteringsmøde den 7. april 2016 Vi har ændret på formen for formandsmøderne. Fremadrettet vil de halvårlige møder med formændene blive delt op i et orienteringsmøde, som vil blive afholdt i december måned og et samråd, som vil blive afholdt i april måned. Ved orienteringsmødet vil der være mulighed for at stille opklarende spørgsmål til emner, der bliver orienteret om. Der er ikke lagt op til debat, og derfor vil der ikke være en dirigent. Ved samrådet vil der være mulighed for at stille kritiske spørgsmål til organisationsbestyrelsen og direktionen. Der er lagt op til dialog og debat, så mødet ledes af en dirigent fra DOMI Boligs dirigentkorps. Læs yderligere i referatet fra orienteringsmødet, som kan findes på DOMI Boligs hjemmeside. Det er vigtigt for organisationsbestyrelsen at tilkendegive, at bestyrelsen ønsker en god kontakt og dialog med formandsskabet, og det er begrundelsen for at afholde orienteringsmøder og samråd.

2 Kredsvalgmødet den 6. april Den gode historie. Billeder af bestyrelsen på hjemmesiden. Odder Vandværk generalforsamling. Ekstraordinært afdelingsmøde i afd. 11 Stampmøllevej. Kommende repræsentantskabsmøde: Sted, menu, dirigent, indkaldelse mv. Formand: Anders Rønnebro AAB Aarhus Næstformand: Anette Østerhaab AL2bolig Repræsentanter samt personlige suppleanter: Bendt E. Nielsen Karin Jørgensen AAB Aarhus Dan Christensen Peter Kragballe AAB Aarhus Michael Korsholm Poul Ankersen ALBOA Niels Skov Nielsen Lone Terkildsen ALBOA Henrik Autzen Olav Wegede Bertelsen Boligkontoret Aarhus Søren Høgsberg Johnny de Feuth Eriksen Boligkontoret Aarhus Peter Iversen Helle H. M. Hansen Brabrand Boligforening Lone Kreigmark Charlotte Raahede AL2bolig Preben Karlson Annie Axelsen Boligforeningen Ringgården Chris Cully Vicky Jensen AlmenBo Aarhus Jette Holgersen Søren Embregts Boligforeningen Århus Omegn Lene Hansen Leif Scherrebeck Østjysk Bolig René Skau Björnsson Per Juulsen Kollegiekontoret i Århus Thomas Simonsen Per Ingemann Knudsen Boligforeningen af 10. marts 1943 Herdis Larsen Kirsten Boeriis Nielsen DOMI Bolig Inge Køster Connie Bjørnsholm Lejerbo, Århus Vi efterlyste på orienteringsmødet Den gode historie blandt de fremmødte. Den gode historie skal bruges i forbindelse med en kommende udgivelse af to nye pjecer. Vi har ikke brug for jeres hjælp alligevel, da vi selv fandt nogle gode historier. TL Legepladser SKS Skiltning i afdelingen. Annette Flemming Sørensen afd. 10 Renoveringsprojekt. KB Spiseaftner FS Økonomi. Det er besluttet at bestyrelsen fotograferes på næste bestyrelsesmøde den 12. maj. Vi var lidt sent ude med tilmelding af delegerede som betød at materialet til generalforsamlingen blev en selvhenter. Det bliver indført i årshjulet så vi ikke kommer i samme situation næste år. (Deleger liste til varmeværkets generalforsamling) er fremsendt. Der skal vælges bestyrelse, suppleanter og repræsentantskabsmedlemmer. Deltager SKS, HL og UV. Bestyrelsen besluttede at mødet skulle afholdes på Malling Kro. 2 retters menu (hovedret og dessert). Bestyrelsen indstiller Advokat Lars Wolthers til dirigent. Materialet udsendes til samtlige repræsentantskabsmedlemmer den 3. maj

3 4. Meddelelser fra andre bestyrelsesmedlemmer TL vedr. mail modtaget fra bestyrelsesmedlem afd Bestyrelsen har behandlet henvendelse fra afd. 35 og finder ikke anledning til at kommentere henvendelsen yderligere. 5. Rapportering fra direktionen a. Hovedforeningen Besøgsrapport fra Arbejdstilsynets tilsyn den 5. april AT var på besøg den 5. april og det vurderes i rapporten, at DOMI Boligs arbejdsmiljø er i orden. DOMI Bolig får derfor en grøn smiley. b. Afdelingerne Supplerende målinger vedr. matrikulering afd. 27 er nu registreret Geodatastyrelsen. Underskrive fuldmagt til lysning af dokumentet. Tilbud på grundkøb Høghus etape II. Byggeregnskab afd. 27/30. Underskrevet til tinglysning. Det videre arbejde foretages af Landinspektørfirmaet AAKJÆR, Odder. UV har udarbejdet for købstilbud på grunden hvor der kan opføres 10 stk. 4 værelses og 8 stk. 3 værelses lejligheder med en samlet udnyttelse på 1800 m2. Tilbuddet fra foreningen skal behandles på et møde i økonomiudvalget i løbet af april md. Et helt igennem fuldført projekt. Byggeregnskabet udviser efter afsætninger en overfinansiering på 999 tkr. før omkostninger som reducerer låneydelsen. 6. Økonomi a. Balance b. Regnskaber Afdelingernes regnskab Regnskaberne var på forhånd udsendt til bestyrelsen. UV gennemgik de afdelinger som på papiret så svagest ud. De store underskud i afd og 36 er ren teknik. Rentesikringen blev i regnskabsåret 2012 ikke opkrævet hvilket gav store overskud som på daværende tidspunkt blev overført til afdelingernes henlæggelser. Fra 2017 nedsættes henlæggelserne tilsvarende, og beløbet til rentesikring overføres til skyldige omkostninger. Bestyrelsen godkendte og underskrev herefter regnskaberne. Organisationens regnskab 2015 Revisionsprotokollat Gennemgang af spørgeskema UV gennemgik organisationens regnskab som i år udviser et underskud på godt 300 tkr. Underskuddet kan bl.a. henhøres til de udgifter som var forbundet med opsigelsen af lokalaftalerne med medarbejderne ved overgangen til DOMI Bolig. Bestyrelsen godkendte og underskrev herefter regnskabet. Ingen bemærkninger hertil. Ingen bemærkninger hertil. UV gennemgik budgetforudsætningerne for 2017 og

4 c. Budgetter Budgetforudsætninger 2017 og godkendelse af Budget 2017 for DOMI Bolig. d. Dispositionsfonden e. Egen trækningsret i LBF f. Likviditet Investering mill.kr. i et Strukturerede indlån i Nykredit Bank. Afkastopgørelse PP-Capialt Afkastopgørelse Djurslands Bank. g. Revisionsprotokol 7. Projekter Tagrenovering afd. 22 Tornøegade Licitation Tilbudspriser. 4 herefter budgettet for DOMI Bolig. Administrationsbidraget stiger fra 3.753,- (2016) til 3.789,- (2017) en stigning på 0,96%. Bestyrelsen godkendte budgettet for Det tilbudte produkt adskiller sig fra andre strukturerede produkter idet der normalt vil ligge et kursspænd fra købs kursen (normalt ca. 105 til parikursen på kurs 100). I dette prospekt fra Nykredit vil der være tale om at optionen købes og sælges til kurs 100. Risikoen for tab er derfor begrænset til tabet af det afkast som DOMI Bolig kunne have opnået ved en alternativ investering. Bestyrelsen gav administrationen bemyndigelse til, at arbejde videre med muligheden for at tegne investeringen. Periodens resultat 0,51% Første kvartals afkast 0,89% UV skitserede projektet for bestyrelsen. Der har været afholdt licitation. 4 firmaer var indbudt og gav alle en pris. Der var på den forholdsvise lille entreprise en stor forskel mellem laveste og højeste bydende på ca. 249 tkr. Hvorimod der mellem laveste og næstlaveste kun var ca. 6 tkr. Entreprisen blev vundet af Bent Nielsen Tømrer og Byggefirma A/S. 8. Opfølgning på igangværende sager 9. Indkomne forslag Bestyrelsesmøder: Alle møder starter kl maj Kommende møder: Forslag til mødedatoer 2. halvår. 27. juni august oktober november december 2016

5 Repræsentantskabsmøde: 2. juni Boligdage: 16. til 18. november Orienteringsmøde: 8. december Eventuelt. Odder den / 2016 Bestyrelsens godkendelse af referatet: