Referat af bestyrelsesmøde # 1 i Dramaterne 2012/13 Torsdag den 16. februar 2012

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde # 1 i Dramaterne 2012/13 Torsdag den 16. februar 2012 Sted: Haraldsgade 47, st.tv, 2200 København N (Morten) Tid: Til stede: Morten Dahl Lützhøft, Steffen Rosenkjær Kristiansen, Mikkel Blomsterberg, Line Elkjær Frandsen, Christian Hjorth Bagger, Camilla Jensen Fraværende: Rikke Wendt Jørgensen 1. Valg af ordstyrer, referent og to-do-notar Ordstyrer: Mikkel Blomsterberg Referent og to- do: Camilla Jensen 2. Godkendelse af dagsorden Dagsordnen er godkendt. 3. Godkendelse af referat Referat er godendt. 4. Siden sidst? Morten: Skal til sygeeksamen og skrive ansøgning til dramtikeruddannelsen. Christian: Er netop flyttet til København og startet på Københavns Erhvervsakademi (KEA). Han læser til multimediedesigner på 1. semester. I bandet leder de efter ny forsanger. Christian vil gerne være med i sommerproduktionen enten som skuespiller eller musiker. Steffen: Er flyttet sammen med Camilla på Amager. Han arbejder stadig på Realskolen og læser ved siden af på CBS. Hver onsdag efter marts skulle der være pause fra studierne, og det er Steffens ambition at disse onsdage dedikeres til dramatarbejde. Line: Går på Gribskov Gymnasium i 3.g. Hun har netop afsluttet skolekomedien og er nyt medlem af bestyrelsen. I fritiden spiller Line musik og synger. Hun kan i det hele taget godt lide at dyrke sin kreative side, også gerne med at male. Mikkel: Startet med at arbejde i JYSK, hvilket går rigtig godt. Mikkel har stor interesse i promotion og billeder/foto. Han søger ind som finansøkonom, med start i september, med henblik på privat banking. Side 1 af 7

2 Camilla: Arbejder fuldtid på Lectio og spiller teater i sin fritid, Ramløse Scenen. Hun maler også og har egen hjemmeside, samt salg af hendes billeder. Derudover er Camilla flyttet fra Lyngby til Amager og bor nu sammen med Steffen. 5. Opfølgning på forrige To-Do De to- dos som endnu ikke er klaret er overført til den aktuelle to- do- list. Denne ligger under opsummering af to- do i punkt 17. Opfyldte to- dos: (Morten) Spørger om Rune fortsætter som ekstern revisor - Det gør han. (Steffen) Snakker med Casper Bergenstoff om opstilling - Vil gerne være admin af teknisk lager, ligesom han er i Ramløse, men er ikke interesseret i at indtræde i bestyrelsen. (Morten) Snakker med Vibeke om sekretærplaner i Hun stiller ikke op. (Morten) Give Mikkel B adgang til Dramaterne på Facebook - Har fået adgang. (Mikkel) Lægge billeder på Facebook fanside - Er lagt op og er rigtig flotte. (Morten) Kontakter Benjamin og Rune angående sommer Er kontaktet. (Steffen) sender regnskab til Morten, Mikkel og Rune Rohlin når modtaget fra Markus - Er godkendt. (Markus + Morten) Kontoudskrift på gammel konto 2 år tilbage - Ligger elektronisk. (Morten) Opdaterer hjemmeside med generalforsamling desuden forventer informationsmøde om sommerproduktionen slut- februar - Er opdateret. (Morten) udsender budget11 til bestyrelsen desuden indhentes underskrifter fra sidste års bestyrelse (10+11) - Forældet, generalforsamlingen har godkendt det. (Morten) Bekræfter venskabsforening hos Filip (Ramløse Scenen) - Er bekræftet. 6. Formalia i den nye bestyrelse (hvordan arbejder en bestyrelse, ny mailkode, facebook administratorer m.m.) Hvis man er uenig i en beslutning vedtaget af bestyrelsen, er det tilladt at få ført sin holdning til referat, men udadtil støtter man op om bestyrelsens beslutning og deler dennes holdning. Det giver et dårligt image at medlemmer af bestyrelsen udtrykker forskellige holdninger. Opgaver i bestyrelsen skal prioriteres og ikke negligeres. Bestyrelsen er ambasadører for foreningen. Derfor forventes det at bestyrelsen holder på formerne når denne er ude og repræsenterer foreningen. Bestyrelsen har tavshedspligt. Bestyrelsen skal bakke op om de aktiviteter der er i foreningen, og deltage hvis muligt. Alle fra bestyrelsen skal have adgang til fansiden på Facebook. Forslag om at alle bestyrelsmedlemmer får lavet en mailkonto med fornavn@dramaterne.dk, så arbejdsopgaverne kan lokaliseres, og udadtil ser det bedre ud. På denne måde udgår vi at bruge vores private mail. 7. Økonomi Steffen har fremlagt budgettet for 2012 og det er godkendt og underskrevet af bestyrelsen. Side 2 af 7

3 8. Forslag til forbedringer af bestyrelsens arbejde Tidligere har der været for mange deadlines der ikke er blev overholdt. Derfor forslag om et årshjul. Årshjul o 4 fastlagte kvartalsmøder med meget afsat tid (plads til ad- hoc møder) - Løbende regnskab og to- dos. o Ansøgningsdato o Fastlagte nyhedsbrevsudgivelser (I forbindelse med aktiviter i foreningen og møder) o PR- fremstød (kulturnatten, Musik i Lejet) - Kalenderføres. o o PR- udgivelser (fx Visit Nordsjælland) - Kalenderføres. Formalia (Generalforsamling, halvårsregnskab, budget m.m.) Kalenderføres tilnærmelsesvis. Årshjulet skal føres på hjemmesiden, for medlemmer. Kun datoer. Opgaver i forbindelse med årshjulet lægges i bestyrelsens dropbox. Foreslag fra Mikkel om fysisk kalender for alle i bestyrelsen. Foreslag om at bruge G- mails kalender til fælles kalender. Steffen foreslår abonnement kalender som kan synkroniseres fra hjemmesiden til G- mail. Alle mails skal besvares. Dramat- ambassadører o Gymnasiet Line er foreslået, men går ud til sommer. Herefter skal der findes en anden. o HUC - Ikke så vigtig, da der ikke er så mange tilknyttet. o Ramløse Scenen (m.m.) - Foreslag om Rikke. o Turist og erhversforeningen - Nyt forslag, Morten. o Eventyrteatret Nyt foreslag. Her kunne man høre Thomas Lykke Jensen, Nies Andersen, Lukas Tolver Toya eller Oliver Lundqvist. o Kultur og fritid Nyt foreslag, Steffen. o Musikabassadør Nyt forrslag, Christian, man kan prøve at headhunte fra skolekomedien. 9. Årshjul Næste 3 mødedatoer: o Torsdag d. 3. maj kl. 17:00 hos Steffen og Camilla o Torsdag d. 6. september kl. 17:30, Nordsjælland o Torsdag d. 15. november kl. 17:00 hos Morten Ansøgningsdato o Onsdag d. 4. april kl. 14:00 hos Steffen og Camilla Oprydningsdag i Høbjerg o Torsdag d. 17. Maj kl 11:00 (Ikke som sådan en del af årshjulet) Side 3 af 7

4 10. Ambitioner, visioner og mission i 2012 Mailaktivitet: o Der skal altid svares på mails og sms er. Der skal være status på om en besked er modtaget som afsenderen ikke skal ringe op og sikre sig modtagelsen. Medlemsaktivitet: o Vi skal tilbyde flere ting til medlemmerne, så som teaterstykker eller andre fælles arrangementer. 2-3 workshops inden for alle områder, fx produktion, dramatik, lyd mm. Ingen arrangementer skal gå i minus. Vi er ikke produktionsorienterede men en teaterskabende forening. Der skal være en ide med at være med i flere år. Aktivitetsudvalg: o Mikkel, Christian og Line. Mikkel er workshop koordinator. Eventuelt samarbejde med Ramløse Scenen på workshop området og orienteringsaftener. Bestyrelsesmedlemmernes årsag til at sidde i bestyrelsen: o Line: Glad for dramaterne, vil gerne støtte foreningen og er nysgerrig på projekter. Hun kan godt lide at komme med ideer og gode inputs. Hun har også en interesse i at finde talent. o Christian: Dramaterne var godt promoveret. Interessen for bestyrelsen kom via Steffen. Christian har stor interesse for teaterverdnen og kan godt lide at have en finger med i spillet og blive hørt. Derudover kommer interessen i at komme med inputs, hjælpe til og få det mere specielle teater til Nordsjælland for de unge. o Mikkel: Nysgerrig over hvordan tingene hang samen og har været med langt hen ad vejen på forskellige områder. Hans mål med at sidde i bestyrelsen er at hjælpe til med at sparke røv så vi kan få foreningen op at køre og sigte efter overskud eller 0. o Steffen: Blev opfordret til at melde sig ind i bestyrelsen på grund af en masse ideer der skulle ud i verden. I sommeren 2008 var han produktionsassistent. På grund af fravær overtog han posten som produktionsleder og blev hug på produktionslederposten. Det indebærer både de negative og positive sider. Han vil gerne lære området godt at kende, og vil gerne være eventkoordinator. o Morten: Han har altid projekter og dem kan hen få gennemført gennem bestyrelsen. Han blev formand dengang ambitionen om medlemsaktiviteten startede. Der var en periode hvor foreningen lukkede sig mere omkring sig selv. Her faldt interessen. Men foreningen kom tilbage til den gamle idé hvor alle er velkomne, også unge med ingen erfaring. Derfor blev interessen stor igen. Mortens vision er at præge de unge. o Camilla: Camilla har en stor interesse i teaterverdnen og spiller selv teater, men sidder som udgangspunkt med i bestyrelsen for at hjælpe til med referater og andre sekretæropgaver. 11. Sommer 2012 Informationsmøde: o Line fortæller om informationsmødet på Gribskov Gymnasium o Morten snakker med Møller eller Lieberkind i HUC Casting 17. marts i København. Side 4 af 7

5 Stykket er Stormen af Shakespeare som omskrives til nyere dansk af Rune Madsen i samarbejde med Morten. Der skal være fokus på musikken. Benjamin skriver musik som er inspireret af hans genre fra Blackstone. Bandet skal spille en vigtig rolle i forestillingen og være FEDT. o Instruktør: Troels Toya o Produktionsleder: Steffen Rosenkjær Kristiansen o Producent: Morten Dahl Lützhøft o Lys og lyd: Casper Bergenstoff o Musik: Benjamin Gower- poole o PR: Morten Dahl Lützhøft i samarbejde med Mikkel Blomsterberg o Scenograf: Mikkel Blomsterberg Koncept: Magien er kodeordet. Blade møder cats. Uden tid og sted, absurd syret og sjovt. Troels er meget komisk. Line vil gerne være tovholder på kostumer, design. Low budget forestilling. Location: Kultursalen/Gymnasiet. S- fløjen på gymnasiet bruges til overnatning og generelt ophold. Alarm på K- fløjen når prøverne er færdige. S- fløjen kan frit benyttes. Der er adgang til køleskabet i køkkenet, men køkkenet må ikke bruges da vi ikke er uddannet til at rengøre køkkenet ordentligt. Hvis folk kender nogen med uddannelse kan vi måske få lov at bruge køkkenet. Budgettet er meget lavt i år så alle steder der kan skaffes penge fra skal prøves. Alle bidrag modtages. Alle ansøgninger skal gå gennem Morten og Mikkel. Kontakt til skolerne. Nogle af sangene skal præsenteres på kulturnatten 1. Juni. Alle fra bestyrelsen skal møde op hvis muligt. Brainstorm over hvordan området til kulturnatten skal opbygges. Hygge og café stil. 12. Adgang til Høbjerg Lagerplads, hvor? Teknik til Ramløse og andet til Drama. Større scenemoduler + kiste, hvor? Nogen ideer. Det skal være på plads inden oprydningen. Mistet nøgle. Marcus har fundet nøglen igen, og den skal indleveres. Send sms til Steffen hvis der er interesse omkring artikler i Høbjerg. Ellers går det til gymnasiet. 13. Opsummering på Bank og Forsikring Vedtægter skal formuleres. Konto i Nordea skal oprettes, start på en frisk. Forsikring er et udskudt punkt. Vi bør være arbejdsskadeforsikring, også ved publikumsskader. Hvis det bliver aktuelt skal der budgetteres kr Bliver ikke aktuelt for sommer Hvis det lykkes får bestyrelsen medkig i bankkonti. 14. DATS medlemskab? Ellers andre alternativer? Øremærke penge til work-shop Penge øremærkes til workshop. Kr. 650,- om året. 15. Invitation til Ramløse Scenens forpremiere Inviteret til fredag 2. marts. klokken 19:00 med velkomst. Efter forestillingen er der mulighed for samtale med medvirkende. Side 5 af 7

6 Ligeledes har de også mulighed for at komme til dramaternes forpremiere. 16. Hjemmeside Tvivl om kontonummeret var rigtigt. Der står det rigtige nu. Meld i øvrigt hvis der findes fejl. Billeder af bestyrelsen på hjemmesiden. Beskrivelse af bestyrelsesmedlemmernes funktion. Nogle enkelte ord om hvorfor man er med. Camilla får adgang til hjemmesiden med mulighed for at redigere. 17. Opsummering af to-do s samt eventuelle nyheder til nyhedsbrevet Morten: o Mail Filip (Ramløse Scenen) hvor mange der kommer til forpremiere på De tre musketerer (5 deltager) o Nyhedsbrevet skal sendes ud sammen med referatet fra generalforsamlingen. o Camilla skal have adgang til hjemmesiden. o Dramat- ambassadører skal skrives på hjemmesiden, med kontaktinformation. o Oprydningsdag i Høbjerg 17. Maj kl 11:00, skal på hjemmesiden. o Mail ud til bestyrelse om opfølgning på to- dos. o Tjek op med Rikke om opbevaring hos dem. o Marcus har fundet nøglen igen, og den skal indleveres. Steffen: o Give alle i bestyrelsen admin til fanside på Facebook. o Oprette mailkonti af typen fornavn@dramaterne.dk til alle medlemmer i bestyrelsen. o Internetadgang på GG o Arrangementsgruppens arrangementer, send det rundt til bestyrelsen. Morten/Steffen: o Forfatte et dokument om brugen af Høbjerg. Mikkel: o Undersøge system man kan abonnere på til sykronisering af kalender. o Ændre banneret på hjemmesiden. Christian: o Tjek om mulig lagerplads. Aktivitetsudvalg: o Find dato hvor I kan mødes. Alle: o Del infomødet på Facebook. To- dos overført fra sidste gang: Morten: o Nedlægge Facebook- gruppen o Oprette konto i Nordea. o Undersøge intranet på hjemmesiden via Stefan/Tegnestuen Undertryk. Steffen: o Oprette dropbox for foreningen (kun lavet til sommerprod. For foreningen er ikke lavet endnu. Morten/Steffen: o Lave ny medlemsliste. Side 6 af 7

7 Mikkel: o Udkast til tryk af visitkort. Bestyrelsen 2012: o På oprydningsdag i foråret 2012 laves lister over inventar, så vi har bevis (billeder og beskrivelse) på hvad vi ejer. 18. Evt. Morten har endnu ikke aftalt dato med Rotary (Han skal nok få det gjort, Mikkel snakker evt. med Rotary Græsted, og Morten tager Helsinge) Godkendelse af referat fra generalforsamling Referatet er godkendt og underskrevet af bestyrelsen. Side 7 af 7