Humlebæk Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Afholdt torsdag d. 13. februar 2014.

Transkript

1 Humlebæk Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Afholdt torsdag d. 13. februar Dagsorden 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Humlebæk Boligselskab genstart af samdriften Boligselskabet Langebjergparkens byggeskadeprojekt Økonomisk konsekvenser af planlagte helhedsplaner i Humlebæk Boligselskab Langebjergparken helhedsplan Godkendelse af finansiering og bevilling af tilskud fra selskabets dispositionsfond samt trækningsret til Langebjergparken s renoveringssag Mødedatoer Eventuelt... 6 Deltagere fra bestyrelsen: TT -Tina Thomsen, formand PH -Per Hansen, næstformand JJ -Jan Jensen, medlem KS -Kjeld Sørensen, medlem UH -Uffe Horslef, medlem Afbud OS -Ole Sørensen, medlem HH -Henrik Hansen, suppl. BH -Birgitte Hansen, suppl. SM -Soha Mustafa, suppl. Afbud CØ -Christina Øllgaard, suppl. Øvrige deltagere: BG -Bent Gordon Johansen, Domea Afbud ES -Ejvind Sommer Sørensen, Domea Domea Boligcenter København, den 4. marts 2014

2 1 Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen har på møde den 19. november 2008 besluttet, at dagsorden og eventuelle tillægspunkter godkendes ved mødets indledning. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Bestyrelsen godkendte dagsordenen uden kommentarer. 2 Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra mødet d. 28. januar Referat vedlagt som bilag. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af bestyrelsen og indføjes i protokollen. Punktet blev udsat til møde den 18. marts. 3 Humlebæk Boligselskab genstart af samdriften Der blev afholdt samdriftsworkshop for alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter i Humlebæk Boligselskab den 11. januar På workshoppen fremlagde Organisationsbestyrelsen de anbefalinger samdriftsudvalget har udarbejdet til genstart af samdriften i Humlebæk Boligselskab. De fremmødte deltagere i workshoppen fik mulighed for, at drøfte de fremlagte anbefalinger i gruppearbejder og fremkomme med forslag til ændringer og yderligere muligheder, som samdriftsudvalget efterfølgende har analyseret. Samdriftsudvalget fremlægger på mødet konklusioner på ovenstående analyser som omhandler maskinparken, herudover fremlægges resultat af det udbud som har været afholdt på eksternt køb af beboerservice på El- og VVS-arbejder og en opgørelse af de samlede omkostninger pr. fraflytning i 2013, som er det første hele år selskabet har benyttet elektroniske syn og lejemålsistandsættelse udført af eksternt firma som har vundet opgaven efter udbud. Samdriftsudvalget fremlægger oplæg, til endeligt beslutningsgrundlag til fremlæggelse og godkendelse på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde lørdag 22. marts 2014 Det indstilles, at bestyrelsen drøfter oplægget og vedtager endeligt beslutningsgrundlag for samdrift i Humlebæk Boligselskab, som fremlægges til beslutning på Ekstraordinært Repræsentantskabsmøde 22. marts Maskinomkostninger i samdriften: Bestyrelsen drøftede fordeling af maskinomkostninger i afdelingerne for regnskabsår 2013, alle omkostninger samles i driftscentret og lejemålsfordeles til afdelingerne. Vedrørende indkøbt traktor fælles for Båstrupvej, Ravnsbjerg I + II, har dispositionsfonden i 2013 refunderet Ravnsbjerg II s andel af udgiften. Bestyrelsen godkendte, at Ravnsbjerg I og Båstrupvej bliver refunderet deres andel af udgiften og at traktor indkøbt i Rosenvænget i 2013 lige- Side 2 af 6

3 ledes refunderes. Administrationen fremkommer med de respektive beløb til endelig beslutning på næste organisationbestyrelsesmøde. Ekstra ordinært Repræsentantskabsmøde 22. marts: TT fremlagde de opgaver som udestår at få klarlagt inden mødet. Resultat af udbud på serviceydelser vedrørende El- og VVS-arbejder, priser er fremkommet og prisniveau for lavest bydende er ca. 25% under de priser der hidtidigt betales i selskabets afdelinger. Bestyrelsen besluttede at JJ og ES indkalder lavest bydende til indledende afklarings og forhandlingsrunde, kontrakt afventer vedtagelse af samdriften 22. marts. TT fremlagde en opgørelse af afdelingernes samlede omkostninger til istandsættelser ved fraflytninger de første 8 måneder af 2013, hvor istandsættelse er udført af firmaet Solrød Byg som vandt licitation på opgaverne med opstart 1. januar Afdelingerne Enebærhaven og Hesselhøj er ikke inkluderet. Der har været 88 sager i alt og gennemsnitsomkostningen har været kr imod prisen fra 2012 gennemsnitlig kr , en opnået besparelse på 28%. TT og PH har afholdt møde med direktionen i Domea for at drøfte ansættelse af tidsbegrænset (1 år) projektleder til implementering af samdriften i Boligselskabet, Domea har indvilget at bidrage med kr til lønudgifterne til projektlederen, resterende lønomkostninger dækkes af dispositionsfonden. Det blev foreslået, at Jan Jensen formand i Torpenvangen kan indgå i stillingen. Jan har været en stor kapacitet og arbejdskraft i forhold til det hidtidige arbejde i planlægningen af samdriften. Der var i bestyrelsen bred tilslutning til, at Jan har kompetencerne til at udfylde opgaven. En endelig godkendelse i Repræsentantskabet den 22. marts vil herefter medføre, at der skal investeres i alt kr. 1.1 mill. i genstart af samdriften udover den tidligere afholdte investering. 4 Boligselskabet Langebjergparkens byggeskadeprojekt 4.1 Økonomisk konsekvenser af planlagte helhedsplaner i Humlebæk Boligselskab. Som oplæg til dagsordenspunkt 4.3 Godkendelse af finansieringen til langebjergparkens byggeskadeprojekt, er nedenstående en konsekvens vurdering i forhold til boligselskabets økonomi. På foranledning af TT er der afholdt møde med Landsbyggefonden den 7. januar med henblik på, at få afklaret de økonomiske konsekvenser LBF støttede renoveringssager har for Humlebæk Boligselskabs økonomi. Herunder specielt at, fritagelse for indbetaling af afdelingers udamortiserede låneydelser til selskabets dispositionsfond, anvendes som en del af finansieringen. Side 3 af 6

4 Således er afdeling Enebærhaven fritaget for indbetaling af kr. per år i 30 år og Langebjergparkens renoveringssag vil indebære fritagelse for indbetaling af kr. per år i 30 år. Disse to sager alene vil tømme dispositionsfonden i 2016 og medføre stigende underskud herefter. Humlebæk Boligselskab har planlagt yderligere 5 helheds planer. Landsbyggefonden forklarede, at der er indført en ordning, som sikrer at der fredes et minimumsbeløb i boligselskabernes dispositionsfonde svarende til kr. per bolig i 2014 kr. beløbet indeksreguleres. Beløbet omfatter ikke indestående på egen trækningsret. I Humlebæk Boligselskab er minimum dermed kr i Der kan søges om forhøjelse af minimumsbeløbet op til kr. per bolig i 2014 priser, ansøgningen skal være økonomisk underbygget og begrundet. Minimumsbeløbet kan defineres som boligselskabets rådighedsbeløb til dækning af alle øvrige tilskud og projekter som besluttes i boligselskabet. Bilag: -Notat fra mødet med LBF 7. januar skrevet af Projektleder Jan Storgaard, Domea BYG. -Beregningseksempel minimumsbeløb og mankostøtte. LBF. -Ansøgning til LBF om forhøjelse af minimumsbeløb dateret 17. januar Landsbyggefondens foreløbige svar på ansøgning dateret 28. januar 2014 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Langebjergparken helhedsplan På bestyrelsesmøde 28. november blev Domea BYG bedt om en detaljeret redegørelse for beslutningsforløb samt en beskrivelse af den fysiske helhedsplan i Langebjergparken. På bestyrelsesmøde den 28. januar blev Domea BYG anmodet om, at udarbejde et notat og økonomisk overslag på mulige besparelser i projektet. Forebyggende udbedring i forhold til rotteangreb er medtaget som indeholdt i byggesagen. Driften har vurderet, at en udsættelse af renoveringssagen vil medfører forøgede vedligeholdsomkostninger på af bygningsdele på kt. 116 på ca kr. årligt. Svarende til en huslejestigning på 1,14 %. Hertil skal regnes omkostninger som er afholdt til 2 tidligere rottesager på ca. kr , samt risiko for yderligere rotteangreb. Der er ikke i driftens estimat påregnet udbedring af destruktive indgreb i skalmur foretaget ved bygningsundersøgelser ej heller udskiftning af bygningsdele som indgår i renoveringsprojektet. Bilag: -Notat fra Projektleder Jan Storgård og KHS arkitekt Carsten Klog, Prioriterings Vurdering. Side 4 af 6

5 -Notat fra Projektleder Jan Storgård, Projektbeskrivelse. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter om byggesagens fysiske indhold skal reduceres. Bestyrelsen godkendte, at elevator i fælleshus og anlægsarbejde i afdeling 1, til samlet pris 1,3 mill. kr. finansieres ved at Langebjergparken afdrager 1,3 mill. med de årlige besparelser afdelingen får ved Domeas nedsættelse af administrationsbidraget ca kr/år. fra Tina Thomsen informerer Langebjergparkens bestyrelse om beslutningen. 4.3 Godkendelse af finansiering og bevilling af tilskud fra selskabets dispositionsfond samt trækningsret til Langebjergparken s renoveringssag. Humlebæk Boligselskab skal til Langebjergparkens renoveringssag bevillige andel af kapitaltilførsel som detaljeret herunder: Finansieringen: - Fritagelser for Langebjergparken s indbetalinger til dispositionsfonden kr per år i 30 år. - Kapitaltilførsel i alt 1 mio. kr. hvoraf Humlebæk Boligselskab skal bevilge og betale kr som et engangsbeløb fra dispositionsfonden, når byggeregnskabet er afsluttet. - Egen trækningsretsmidler fra boligselskabet dispositionsfond, trækningsret på kr er et engangsbeløb som skal bevilges af Humlebæk boligselskab, som efterfølgende skal godkendes i Landsbyggefonden. Bilag notat fra Landsbyggefonden, Finansieringstilkendegivelse. Det indstilles at, organisationsbestyrelsen godkender, at der ydes finansiering til Langebjergparkens renoveringssag, som detaljeret ovenstående. Såfremt Langebjergparken s bestyrelse kan godkende forslag under pkt. 4.2, at udgifter vedrørende elevator i fælleshus og anlægsarbejder i afdeling 1, samlet omkostning på 1,3 mill. kr. tilbagebetales til Humlebæk Boligselskabs arbejdskapital ved indbetaling af Langebjergparkens besparelse fra reduktion af administrationsbidrag til Domea over et antal år. Med ovenstående løsning godkendte bestyrelsen finansieringen af Langebjergparkens byggeskadeprojekt uden yderligere forbehold. TT afklarer med Langebjergparkens bestyrelse. Såfremt byggesagen godkendes udpeger organisationsbestyrelsen 2 medlemmer til Langebjergparkens byggeudvalg. Tina Thomsen og Kjeld Sørensen indgår i Langebjergparkens byggeudvalg. 5 Mødedatoer Næste Organisationsbestyrelsesmøde med forberedelse til ekstra ordinært repræsentantskabsmøde på dagsordenen, afholdes tirsdag 18. marts kl i fælleshuset, Ravnsbjerg II. Side 5 af 6

6 Ekstra ordinært repræsentantskabsmøde med godkendelse af samdrift på dagsorden afholdes lørdag 22. marts kl i Multihuset med brunch. Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag 15. april kl i fælleshuset Ravnsbjerg II. Organisationsbestyrelsesmøde inden repræsentantskabsmøde afholdes tirsdag 6. maj kl i Multihuset. Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes onsdag 14. maj kl , i Multihuset Baunebjergvej 283, Humlebæk. Samdriftsudvalgsmøde 17. marts kl i Driftscentret, herefter vil nye mødeorganisering omkring samdrift blive aftalt. 6 Eventuelt Der var intet til eventuelt. Side 6 af 6