Boligselskabet Domea Horsens Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 11. november 2014 kl i Bifrost, Vestergade 84, Horsens

Transkript

1 Boligselskabet Domea Horsens Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 11. november 2014 kl i Bifrost, Vestergade 84, Horsens Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Servicecenter Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Bestyrelsens kontaktoplysninger Bestyrelsens konstituering Bestyrelsens forretningsorden Personaleforhold Generel orientering Nybyggeri Boligorganisationens afdelinger Orientering om driftsforhold Mødeplanlægning Eventuelt... 5 Deltagere fra bestyrelsen: Boje Krogh Hansen, formand Willy Nielsen, næstformand Svend Hviid Mogensen Torben Engholm Jørn Maretti Øvrige deltagere: Stig Petersen, Servicecenter Horsens Udsendt 20. november 2014

2 1 Godkendelse af dagsorden Referat: Bestyrelsen godkendte den udsendte dagsorden. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 26. august Referat: Referatet godkendes og underskrives. 3 Servicecenter Referat: Den 1. oktober 2014 blev Servicecenter Horsens sat i gang, følgende organisationer står bag servicecentret Domea Hedensted-Tørring, Domea Horsens, Domea Juelsminde, Domea Nørre Snede og Skanderborg Ældreboligselskab. Åbningstiden er udvidet til alle ugens dage og torsdag også Det forventes ved samdrift på tværs af afdelinger, at der kan blive store besparelser. Der er endnu meget travlt på kontoret, der afvikles i dette efterår afdelingsmøder for 37 afdelinger + div. Organisationsmøder. Beboerne melder ud at de er meget tilfreds med, at når de har et problem bliver der lavet en aftale der overholdes. 22 samarbejdspartnere har sagt ja til at indgå aftale om reklame i en 8 siders brochure omkring selskaberne og afdelinger i de 5 organisationer, arbejdet med et udkast er igangsat. Orienteringen tages til efterretning. 4 Boligorganisationen 4.1 Orientering fra formanden Referat: Boje og Stig har været til Styringsdialogmøde hos Horsens Kommune, hvor økonomi og udlejningssituationen gennemdrøftes. Horsens Kommune er meget tilfreds med Domea Horsens. Boje orienterede om, at der fortsat åbnes servicecenter i det ganske land efter planen i Domea Der har været 1. spadestik på Godsbanegade og der har efterfølgende vist sig, at der er stor interesse fra kommende lejere på det nye byggeri der er nu optaget på ventelisten. Side 2 af 5

3 4.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Referat: Domeas bestyrelse er færdig med 2015 planen, kundeservice har fortsat problemer og fungerer ikke helt som forventet. Domea 2020 plan er igangsat den er en mere politisk plan, der arbejdes med en bredere sammensætning ved regionsvalg gennem udbredelse af demokratiet. 4.3 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som Domea har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Referat: Der er rettelser til mail adresse på Torben Engholm og Suppleant Benny Petersen. Kontaktoplysningerne sendes til alle bestyrelsesmedlemmer. 4.4 Bestyrelsens konstituering Efter repræsentantskabsmødet den 29. september 2014 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangs år Boje Krogh Hansen Formand Repræsentantskabet 2016 Willy Nielsen Næstformand Repræsentantskabet 2015 Svend Hviid Mogensen Medlem Domea Torben Engholm Medlem Repræsentantskabet 2015 Jørn Maretti Medlem Repræsentantskabet 2016 Benny Petersen 1. suppleant Repræsentantskabet 2015 Med Domea som forretningsfører. Referat: 4.5 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Side 3 af 5

4 Referat: Der er ikke foretaget ændringer. Forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. 4.6 Personaleforhold Generel orientering Referat: Der er igangsat en opgave hos ejendomsmestrene at få registreret de faste opgaver i afdelingerne, der efterfølgende skal bruges til registrering i det kommende opgave- tidstyringsprogram. Registreringen skal også bruges til forventningsafstemning i de enkelte afdelinger. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 5 Nybyggeri Referat: Der er udpeget nyt byggeudvalg med følgende medlemmer Svend, Boje, Willy og Torben. Der er planlagt følgende byggeudvalgsmøder vedr. Godsbanegade: Torsdag den 5/12-14 kl hos Bastian Torsdag den 16/1-15 kl Torsdag den 13/2-15 kl Boligorganisationens afdelinger 6.1 Orientering om driftsforhold Orientering gives på møde. Referat: Til fælles orientering navne og adresser på vores afdelinger i Horsens: 6001 Bøgevænget 9-23, Tvingstrup Vestergade 78 A-F, 80 A-I og 82 A-I, Thorsgårdsvej 10 A-C, 12 A-C, 14 A-C og 16 A-D, Smedebakken 3 A-D, 5 A-B, Silkeborgsvej 239 B-L Jyllandsgade Emil Møllers Gade A+B 6005 Ryesgade 5-7 og Bülowsgade Rødtjørnen A-E. Reviderede driftsaftaler (Generel- og specifik del) blev udleveret til afdelingsformand i 6003, 6004, eftersendes til afd. 6001, 6002, 6005 og 6007 til godkendelse og underskrift. Ønskes retur senest ultimo november. Side 4 af 5

5 Der arbejdes på indkøb af fejemaskine til betjening af Rødtjørnen, Thorsgårdsvej og Smedebakken. Der arbejdes på planer vedr. sneberedskab i Horsens, hvad skal vi iht. Kommunens sneregulativ og hvornår er vi dækket af fores ansvarsforsikring og sidst skal det afstemmes med afdelinger på især weekend arbejde, hvor hver time tillægges et 100 % tillæg, der skal afspadseres. Det oplyses af formanden og 2 bestyrelsesmedlemmer i afd har trukket sig fra opgaven i bestyrelsesarbejdet efter mindre et år. 7 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i Organisationsbestyrelsesmøde kl.17.30, Bifrost Organisationsbestyrelsesmøde kl.17.30, Bifrost Organisationsbestyrelsesmøde kl.17.30, Bygholm Repræsentantskabsmøde kl.19.00, Bygholm Referat: Planlagte bestyrelsesmøderne i Bifrost flyttes til Ny Kronborg, bestyrelsesmødet den 3/9-15 flyttes frem til Således ny møderække: Organisationsbestyrelsesmøde kl.17.30, Ny Kronborg Organisationsbestyrelsesmøde kl.17.30, Ny Kronborg Organisationsbestyrelsesmøde kl.17.00, Bygholm Repræsentantskabsmøde kl.19.00, Bygholm Referat: 8 Eventuelt Referat: Intet at bemærke under punktet. Godkendt på bestyrelsesmøde, den Formand Side 5 af 5