Udvalgte sagsbehandlingsregler

Transkript

1 Udvalgte sagsbehandlingsregler - Med fokus på sagsbehandling på området for kropsbårne hjælpemidler 1

2 Ansøgning Formelt krav: Ingen Materielt krav: Hvis der skal spørges ind til borgerens konkrete forhold, så er det sagsbehandling, og dermed er der juridisk set tale om en ansøgning. Sondring ml råd/vejledning og sagsbehandling Det generelle kontra svar med afsæt i borgers oplysninger 2

3 Offentlighedsloven 6 - notatpligten Når en borger henvender sig, skal det vurderes, om der skal laves et notat af indholdet i samtalen. OFL 6 gælder i forhold til sager, hvor der skal træffes afgørelse eller, hvor der er truffet afgørelse. Eksempler på henvendelse, der i praksis kræver at myndigheden træffer afgørelse kan i grove træk deles i to kategorier: - Anmodning om aktindsigt (kræver afgørelse om adgang til aktindsigt) - Henvendelse til kommunen med oplysninger om: f.eks. socialt bedrageri, børn der har behov for hjælp, mistanke om kriminel adfærd hos ansatte hos myndigheden, ulovlig adfærd hos virksomheder osv. - (kræver stillingtagen til hvilken del af myndigheden, der skal behandle henvendelsen = træffe afgørelse i forhold til om der skal handles på henvendelsen eller ej) 3

4 Indholdet i OFL 6 OFL 6 indeholder: Notatpligten er pligten til at notere/skrive det ned i sagen, som skønnes at kunne få eller allerede har betydning for sagsbehandlingen i en sag, hvor der skal træffes afgørelse, eller hvor der er truffet afgørelse. Dine notater er som hovedregel omfattet af reglerne om aktindsigt (i FVL og muligvis i OFL). Notatpligten = forpligtelse til at sikre, at relevant information indgår i sagen, og at afgørelsesgrundlaget er tilgængeligt Hvis ikke oplysninger skrives ned bliver retten til aktindsigt illusorisk og retssikkerheden forsvinder for den enkelte og/eller offentligheden 4

5 FVL- aktindsigt 9-18 Retten til aktindsigt FVL 9. Den, der er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter. Begæringen skal angive den sag, hvis dokumenter den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med. Stk. 2. Bestemmelser om tavshedspligt for personer, der virker i offentlig tjeneste eller hverv, begrænser ikke pligten til at give aktindsigt efter dette kapitel. Stk. 3-4 udeladt 5

6 Omfanget af aktindsigt FVL 10. En parts ret til aktindsigt omfatter med de i nævnte undtagelser 1) alle dokumenter, der vedrører sagen, herunder genpart af de skrivelser, der er udgået fra myndigheden, når skrivelserne må antages at være kommet frem til adressaten, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. Stk. 2. Den, der ansøger eller har ansøgt om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste, kan dog kun forlange at blive gjort bekendt med de dokumenter m.v., der vedrører den pågældendes egne forhold. 6

7 Undtagelserne til retten til aktindsigt FVL (+ 9) U1: sager om strafferetlig forfølgning ( 9) U2: interne arbejdsdokumenter ( 12) U3: Statsrådsprotokoller,sekretariatsopgaver, brevveksling m. sagkyndige ( 14) U4: Begrænsning af oplysninger pga. private eller offentlige interesser ( 15) 7

8 Afgørelse af sag om aktindsigt: HR: snarest, senest efter 10 dage (FVL 16) U: Hvis frist ikke kan overholdes, skal der gives (skriftlig) meddelelse til parten Hvem kan søge aktindsigt efter FVL: Parten Den, som parten har givet fuldmagt til at anmode om aktindsigt Den, der har fuldmagt til at repræsentere parten (må ikke forveksles med fuldmagt til aktindsigt) 8

9 PARTSHØRING to typer partshøring: Forvaltningslovens Jf = minimumskrav til sagsbehandling Den gode forvaltningsskik = lovens intentioner + praksis + Ombudsmanden 9

10 Bestemmelsens ordlyd Forvaltningslovens partshøring: Hovedregel: En part har ret til at blive (parts)hørt, hvis myndigheden som skal træffe en afgørelse i en sag har oplysninger, der er til ugunst for parten og af væsentlig betydning for sagen og parten ikke kan antages at vide, at myndigheden har fået disse oplysninger. 10

11 Undtagelse til HR U1: oplysningens karakter + sagens beskaffenhed -> ubetænkeligt at træffe afgørelse på det foreliggende grundlag U2: risiko for overskridelse af frist for afgørelse U3: andre interesser end partens er vigtigere U4: FVL kap. 4 forhindrer partshøring U5: afgørelsen berører en bred kreds af mennesker/ forbundet med væsentlige vanskeligheder U6: partshøring er allerede sikret ved anden lov 11

12 AFGØRELSE Definition: begrundelse = forklaring, jf. FVL 24 En afgørelse skal begrundes, når parten ikke fuldt ud får medhold også når borgeren får noget andet end det, der er søgt om, jf. FVL 22 & 23. Forvaltningslovens krav til indholdet, jf. 24: Henvisning til anvendte retsregler Hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen Kort redegørelse for sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen 12

13 Tavshedspligt Forvaltningslovens regler om tavshedspligt definerer: hvornår medarbejdere har tavshedspligt hvilke oplysninger der er tavshedsbelagt Straffelovens regler om tavshedspligt definerer: hvornår regler om tavshedspligt er brudt hvad straffen er for at bryde reglerne Formålet med at koble straffelov og forvaltningslov: En bruger skal kunne betro sig til/ tale om helt private anliggender Systemet fungerer kun hvis der er tillid mellem bruger/medarbejder sikrer at oplysninger ikke flyder ud fra systemet til skade for brugeren overtrædelse af tavshedspligt kan straffes (giver bruger sikkerhed) 13

14 Forvaltningsloven 27: Hvem har tavshedspligt? Alle der arbejder indenfor den offentlige forvaltning er omfattet af tavshedspligten. Privatansatte er omfattet, såfremt der i virksomheden udføres opgaver for det offentlige, og disse opgaver rummer oplysninger/behandler oplysninger omfattet af Forvaltningsloven 28 Hvor længe gælder tavshedspligten? - Pligten består under og efter ansættelsesforholdet. Hvilke oplysninger er tavshedsbelagt? Oplysninger betegnet som fortrolige og erhvervet i arbejdssammenhænge. Formål: Beskytte enkeltpersoners private, interne eller økonomiske forhold - beskyttelse af privatliv. 14

15 Udveksling af oplysninger med respekt for reglerne om tavshedspligt Forvaltningsloven 28, jf. Persondataloven 5, stk. 1-3, 6-8, 10-11, stk.1, 38 & 40: Hvilken type oplysninger udveksles? Konsekvensen i forhold til anvendelse af oplysningerne: Persondataloven: 5: Grundlæggende principper 6-8:Generelle behandlingsregler 6: almindelige oplysninger 7: følsomme oplysninger 8: andre følsomme oplysninger 9-13: særlige behandlinger 15

16 Grundlæggende principper 5, stk. 1-3 God databehandlingsskik: Databehandlingen skal være rimelig og lovlig Formålsbestemthed: indsamling skal ske til udtrykkeligt angivne og saglige formål. Senere anvendelse må ikke være uforenelig. Proportionalitet: relevante og tilstrækkelige oplysninger ikke mere end nødvendigt 16

17 Typer af oplysninger: jf. persondataloven 6: Alm. Personoplysninger Økonomi, skat, gæld, sygedage, tjenstlige forhold, familieforhold, bolig, bil, eksamen, ansøgning, CV, ansættelsesdato, stilling, arbejdsområde, arbejdstelefon, stamoplysninger: Navn, adresse, fødselsdato 7: rent private race, religion, helbred, sex, politik, fagforening (Udtømmende) 8: rent private strafbare forhold, væsentlige sociale problemer, andre rent private forhold, f.eks. selvmordsforsøg, registreret partnerskab, bortvisning fra jobbet, personlighedstest m.v. (IKKE udtømmende!) 11: CPR-nummer 17