AARHUS UNIVERSITET. ST FAMU møde den: kl

Transkript

1 ST FAMU møde den: kl Referat Ny Munkegade 120, Aarhus Mødelokale Ledelsesrepræsentanter: Niels Christian Nielsen (dekan), Jørgen B. Jespersen (daglig AM-leder ved ST), Morten Dam Rasmussen (Ingeniørvidenskab, Aarhus) Medarbejderrepræsentanter: Dorthe Bødker Jensen (Molekylærbiologi, Aarhus), Dorete Weysmann Jensen (Bioscience, Roskilde), Palle Jørgensen (Agroøkologi, Foulum), Susanna Holm Nielsen (Administrationscenter ST, Aarhus) Studenterrepræsentant: Frederik Gjørup (Kemi, Aarhus) Fraværende: Anne Winding (Miljøvidenskab, Roskilde), Niels Hertel (Fysik og Astronomi, Aarhus), Peter Hald (Kemi, Aarhus), Niels Damgaard Hansen (Administrationscenter ST), Lene Bongaarts (Matematik, Aarhus), Marlene Venø Skjærbæk (Bioscience, Silkeborg), Ove Edlefsen (Agroøkologi, Jyndevad), Dorthe Haagen Nielsen (Datalogi, Aarhus), Referent og konsulent: Karin Rosengaard (AU HR, Roskilde) Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden (2 min) 2. Godkendelse af referat (er forhåndsgodkendt) (bilag) (2 min) 3. Beredskab på AU og ST (bilag) (15 min) 4. Arbejdsmiljøstatistikker (bilag) (20 min) 4.1 Sygefravær og psykologisk rådgivning 4.2 Arbejdsskader 5. AT status på tilsynsbesøg ved ST (bilag) (10 min) 6. Psykisk APV (bilag) (15 min) 7. Fysisk APV (bilag) (10 min) 8. Forebyggelse af EGA (bilag) (15 min) 9. Kemikalier (bilag) (10 min) 10. Meddelelser (mundtlig) (5 min) 11. To-do liste (bilag) (2 min) 12. Eventuelt (2 min) Dato: 11..marts 2016 Sags nr.: ST FAMU møde Ref: Karin Rosengaard AU HR, Udvikling og Arbejdsmiljø Side 1/6 0. Velkommen. FAMU bød velkommen til nyt studentermedlem Frederik Gjørup fra Institut for Kemi. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat (er forhåndsgodkendt) (bilag) Referatet blev godkendt. 3. Beredskab på AU og ST (bilag) Aarhus Universitet

2 Dekanen indledte punktet med at fortælle at Aarhus Universitet har meget forskellige standarder for sikkerhed og beredskab i de forskellige bygninger, og det forsøges nu afhjulpet gennem et fælles projekt om beredskab, der er gengivet i bilagsmaterialet. Side 2/6 Dekanen nævnte endvidere, at spørgsmålet om afholdelse af beredskabsøvelser og kendskab til universitetets samlede beredskab allerede har været drøftet i fakultetsledelsen den 4. februar, hvor det blev besluttet: - at alle institutter og centre afholder evakueringsøvelser i 2016 og herefter 1 gang om året - at alle institutter og centre orienterer deres medarbejderne om universitetets samlede beredskab mindst en gang om året Jørgen B. Jespersen fortalte, at han har skrevet rundt til institutter og centre for at få et overblik over afholdte øvelser i de enkelte enheder. Cirka halvdelen har holdt øvelser i år Anders Kragh Moestrup er projektleder for projektet Sikkerhed og Beredskab på AU. Han vil sammen med en konsulent fra RM Group (Risk Management Group) i relevant omfang deltage i afvikling af øvelserne. Nogle lokaliteter vil kunne nå at afholde evakueringsøvelse inden sommerferien. Susanna Holm Nielsen henledte opmærksomhed på, at ST vil have en udfordring med evakueringsøvelserne og planlægningen af samme, da der nogle steder er flere enheder, institutter og centre i samme bygning. Palle Jørgensen mener ikke, at Foulum har noget på skrift vedrørende beredskab og evakuering, og Dorete W. Jensen tilbød at sende Roskildes beredskabsplan til inspiration for Foulum. Dekanen sagde, at vi bør træne medarbejderne i, hvordan der skal være evakuering. Videndeling om beredskab til alle medarbejdere er vigtig. Jørgen sagde, at der vil være evaluering af evakueringsøvelserne, og at han selv og Anders er kontaktperson vedr. erfaringsdeling på beredskabsområdet. Morten Dam Rasmussen henledte opmærksomhed på, at der også bør videndeles, hvor der er talevarsel i forbindelse med ex. brandalarmer. Frederik Gjørup gjorde opmærksom på, at der i forbindelse med evakueringsøvelserne bør tages hensyn til, at studerende eller medarbejdere, som er midt i ex. laboratorieforsøg eller øvelser, ikke altid vil kunne være med i en øvelse, da nogle analyser vil gå tabt, hvis de forlades, og dette er ikke hensigtsmæssigt, når der er tale om en øvelse. Jørgen svarede, at der vil blive afholdt planlægningsmøder inden evakueringsøvelserne mhp at sikre, at øvelserne ikke kolliderer med eksamen eller andre vigtige aktiviteter. Der er udarbejdet udkast til en folder om beredskab på AU. Jørgen har talt med Anders om, at den kan udbredes til hele AU. Det blev foreslået, at den bør være ude hos alle,

3 evt. en folder pr. kontor, og at der bør findes en beredskabsmappe i alle enheder/bygninger. Side 3/6 Dorete nævnte, at vi i forbindelse med beredskab også kan tænke på, om vi skilter nok med placeringen af hjertestartere. Der findes en app med oplysning om placering af alle hjertestartere, der er tilmeldt, men adgang til oplysningerne kan være et problem pga. manglende net-dækning på visse lokaliteter/tidspunkter. FAMU blev enige om at foreslå, at man kan bruge de eksisterende ALARM-skilte, hvor den rette information kan påføres. Jørgen går videre med forslaget. Palle nævnte endvidere, at man nu skal gennemføre repetitionskurser i førstehjælp hvert andet år mod tidligere hvert tredje år. 4. Arbejdsmiljøstatistikker (bilag) Karin Rosengaard fortalte, at arbejdsmiljøstatistikkerne først var færdige dagen inden FAMU-mødet, hvilket var årsagen til, at de først blev fremsendt et døgns tid før mødet Sygefravær og psykologisk rådgivning Karin henledte opmærksomheden på, at AU (og ST) havde færre sygedage pr. medarbejder i 2015 end i 2014, hvor AU var igennem en større besparelsesrunde. Karin sagde, at der stadig arbejdes på at få flere informationer med i forhold til langtidssyge. De enkelte institutter opfordres til at benytte egne AUHRA personer til at trække specialrapporter fra systemet. Sygefraværsstatistikken fra 2015 ligner mere tallene fra 2013, og når der også kigges på psykologisk rådgivning, så gør den samme tendens sig gældende. Der blev spurgt til, om der i rådgivningsforløbene, ud over den detaljerede oversigt over AU s enheder også kan køres statistik over VIP og TAP, men det afviste Karin, grundet beskyttelse i anonymhenvendelserne. Det blev nævnt af flere, at man måske kunne arbejde med at kigge på, hvor meget sygefravær koster for arbejdspladsen, som en motivation til at arbejde aktivt med at fremme trivsel og få sygefraværet ned. Dekanen sagde, at dette muligvis kan være en god idé, men at der skal trædes varsomt af hensyn til den enkelte medarbejder Arbejdsskader Karin gennemgik punktet og fortalte, at der er anmeldt færre arbejdsskader i 2015 for AU og ST end i tidligere år. AU har i 2013 og 2014 haft henholdsvis 78 og 75 anmeldte ulykker mod 46 i 2015, hvor ST står for de 22 anmeldte ulykker. En del af forklaringen på dette er, at der er ændret i proceduren for anmeldelser af ulykker med sygefravær < 1 dag (se indstilling). Når vi så kigger på totalen af ulykker på ST (anmeldte, registrerede og nærved) er tallene gennem de tre år nogenlunde ens; der er altså bare færre som anmeldes.

4 Karin nævnte, at der er en stigende tendens på skader indenfor laboratorieområdet samtidigt med at denne gruppe står for de fleste ulykker i 2015, hvilket giver anledning til, at fakultetet bør se på, om der kan ændres på nogle procedurer, så antallet kan reduceres. Palle nævnte, at noget af forklaringen kunne være, at der er flere udenlandske medarbejdere, phd-er o. lign., som grundet sprog vanskeligheder og andet ikke helt får fat i, hvordan der bør arbejdes i laboratorier o. lign. Side 4/6 Dekanen spurgte, om alle får et sikkerhedsmæssigt kursus eller en sikkerheds gennemgang før laboratoriearbejde, og dette nikkede alle tilstedeværende til. Dorthe Bødker Jensen sagde, at de har den udfordring at sikkerhedskurserne er på dansk. De har prøvet at udbyde på engelsk, men der var for få tilmeldte. Frederik henviste også til, at vi udover at mærke og udarbejde APB-er på dansk har behov for mere info på engelsk for at ulykker kan undgås i laboratorierne. Jørgen foreslog at bruge introduktionsmetoder, der ligner det, som bruges i Flakkebjerg, hvor der er udarbejdet et diassæt til introduktion af sikkert arbejde i laboratoriet. Dekanen fortalte at videoer, billeder o. lign. er den retning, der skal tænkes mere i, for at nå alle med budskaberne. Jørgen skaffer adgang til de dias Flakkebjerg bruger. Karin vil gennemgå ST s ulykker for at se, om der tegner sig et billede af, om det er studerende eller evt. udenlandske personer, der står for en stor andel af ulykkerne. Jørgen sender besked til de forskellige LAMU i ST om tendensen med de flere ulykker i laboratorier o. lign. 5. AT status på tilsynsbesøg ved ST (bilag) Jørgen gav en kort status på oversigten over AT-tilsynsbesøg. Alle der har fået besøg har en grøn smiley, så det er en flot status. Dorete sagde at der var et par datoer i arket, hvor der er skrevet forkert årstal, desuden står Institut for Bioscience på oversigten ud for Jens Chr. Skous Vej i arket. Dette må være en fejl. Karin tjekker op på sagen. 6. Psykisk APV (bilag) Spørgeskemaundersøgelsen for den psykiske APV er i fuld gang. Dekanen sagde, at han håbede, at rigtig mange medarbejdere besvarer spørgeskemaet, så ST kan få et rigtig godt udgangspunkt for det videre arbejde. Jørgen gennemgik indstilling og forslag til proces- og tidsplan på ST. Procesplanen drøftes også i FSU og i fakultetsledelsen. På baggrund af de samlede kommentarer vil der blive udarbejdet en endelig proces- og tidsplan. Der var tilslutning til planen.

5 Susanna spurgte, om der kommer rykkere til dem, som mangler at besvare spørgeskemaet, og om der kommer midtvejs-status på svarprocent. Karin har efterfølgende svaret på spørgsmålet til medlemmer af FAMU på mail den I mailen oplyses det, at stemmeprocenten hver fredag synliggøres på medarbejderhjemmesiden, og at der udsendes rykkere op til 4 gange. Side 5/6 7. Fysisk APV (bilag) Karin gennemgik kort oversigten over fremdrift i handlingsplanerne for den fysiske APV. Der er pæn fremdrift i udarbejdelse af handlingsplaner. Dog er der en del problemer, som der ikke er taget aktion på. Susanna fortalte, at hun havde haft problemer med, at hun skulle registrere et problem 2 gange ind i en handlingsplan før handlingsplanen var registreret. Hvis det samme er tilfældet for andre kan tallet for de problemer, der ikke er taget aktion på, reelt være mindre. Susanna sender en mail til Karin med beskrivelse af det aktuelle problem, så der kan tages aktion på det. Susanna fortalte desuden, at administrationscenter ST Aarhus, skal til at udarbejde flytte APV, og at de derfor har undersøgt mulighederne for en elektronisk undersøgelse, da de er ca. 100 personer. Rambøll APV tager ca for en undersøgelse til 100 personer, og den mulighed har administrationscentret valgt fra, da John Westensee har tilbudt, at AU Forskning og Eksterne Relationer vil forsøge at udarbejde et spørgeskema i Survey Xact. 8. Forebyggelse af EGA (bilag) Dekanen fortalte, at FAMU i december drøftede muligheder for forebyggelse af problemer med ensidig gentaget arbejde (EGA). Efterfølgende kontaktede Jørgen de enkelte LAMU for at afdække problemets omfang og indhente erfaringer med afhjælpning af problemerne. Jørgen gennemgik herefter kort enhedernes tilbagemeldinger. Dorete fortalte, at de stod til at skulle indkøbe nogle få specielle kontorstole der ikke er på indkøbsaftalen. Karin kunne fortælle, at der pt. er nedsat en stor brugergruppe, som sammen med AU indkøb kigger på møbelindkøbsaftalen. Evt. ønsker til aftalen kan sendes til Karin.. Karin har den viderebragt til brugergruppen og AU indkøb at ST FAMU ønsker, at der bør være flexibilitet i både pris og møbelvalg, og at der ikke ønskes besværlige miniudbudsrunder ved køb af mindre antal møbler. 9. Kemikalier (bilag) Dekanen fortalte, at der har været opslået en stilling til en kandidat med en stærk baggrund i kemi, som primært skal registrere kemikalier og udarbejde arbejdspladsbrugsanvisninger (APB-er). Jørgen supplerede, at der har været et meget stort antal ansøgere

6 til stillingen, og at forventningen er, at den nye medarbejder kan tiltræde 1. april eller 1. maj. Jørgen oplyste, at der har været afholdt møder med tre institutter i Foulum, der skal gå fra Toxido til Kiros, og at der i den kommende tid vil blive afholdt møder med FOOD (Aarslev og Foulum) samt institutterne i Flakkebjerg og Roskilde. Side 6/6 Det blev oplyst, at Arbejdstilsynet kræver, at der findes en papirversion af APB-erne, så man også kan få adgang til relevante oplysninger ved nedbrud af elektroniske systemer. 10. Meddelelser (mundtlig) Karin opfordrede til, at institutter og centre husker at tilbyde medarbejderne 1 ½ dags supplerende arbejdsmiljøuddannelse hvert år, jf. arbejdsmiljølovgivningen. Det er endnu uvist, i hvor stort omfang Arbejdstilsynet vil undersøge, om dette bliver overholdt. Som mulige supplerende arbejdsmiljøuddannelse arrangerer AU HR med jævne mellemrum temamøder, som eksempelvis i forbindelse med APV-erne. Desuden arrangerer De Danske Universiteter hvert andet år en 2-dages arbejdsmiljøkonference, som medlemmerne af AU s arbejdsmiljøorganisation kan melde sig på. Dorete bemærkede, at det kan være svært at få penge fra kompetencefonden til arbejdsmiljørelaterede uddannelser/kurser. Dekanen svarede, at det bør undersøges om det bevilgende udvalg er tilstrækkelig repræsentativ for vurdering af medarbejdernes ønsker. Jørgen undersøger, hvordan udvalget er sammensat og hvordan udvalget arbejder. Godt råd i forbindelse med mailudsendelse: Ting der har deadline bør være beskrevet først i mailen eller sendes ud separat. 11. To-do liste (bilag) Ingen bemærkninger. 12. Eventuelt Intet.