Udbudsbetingelser Region Syddanmark, Sygehus Sønderjylland

Transkript

1 Udbudsbetingelser Region Syddanmark, Sygehus Sønderjylland EU-udbud jf. Udbudsdirektivet (2004/18/EF) Mrk. 14/11785 Udbud af Distribueret Antenne System (DAS) til Sønderborg Sygehus Version: Versionsdato: Forfatter: juli 2014 Jakob Johnsen AnyCom A/S

2 Indholdsfortegnelse 1. Overordnede rammer for udbuddet Indledning Ordregivende myndighed Kontaktdata Udbudsmaterialet Materiale, der understøtter udbudsforretningen Materiale der indgår i kontrakten Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Terminologi i udbudsmaterialet Mindstekrav (MK) Krav (K) Optioner (Optioner) Procedure og tidsplan for udbudsforretningen Tidsplan Henvendelser til Ordregiver Besigtigelse af Sønderborg Sygehus Spørgsmål Tilbudsafgivelsen Form- og procedurekrav Tilbudsfrist Aflevering af tilbud Vedståelsesfrist Alternative tilbud Tilbuddets opbygning og indhold Svarbokse Prissætning af leverancer og ydelser Forbehold Evaluering af tilbud Behandling af tilbud Tildelingskriterium og underkriterier Generelle rammer for udbudsforretningen Overholdelse af EU-udbudsreglerne Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Annullering af udbudsforretningen Underretning om resultatet Indgåelse af kontrakt Side 2 af 13

3 1. Overordnede rammer for udbuddet 1.1 Indledning Region Syddanmark, Sygehus Sønderjylland, inviterer hermed interesserede Tilbudsgivere til at byde på kontrakten på et Distribueret Antenne System (DAS), samt efterfølgende service til Sønderborg Sygehus. Region Syddanmark er pt. i gang med en telefonimigrering fra eksisterende PABC ere til en centraliseret IP-baseret telefoniplatform. I den forbindelse skal Sønderborg Sygehus migreres i oktober Sønderborg Sygehus ønsker, at en stor del af de eksisterende fastnettelefoner afløses af mobiltelefoner. En radiomåling af bygningsarealerne viser, at de nedre etager, herunder også tunneller, har meget dårlig mobildækning. Sønderborg Sygehus ønsker derfor, at der etableres et Distribueret Antenne System (DAS), som skal dække de nedre etager. Løsningen skal understøtte tilslutning af op til 3 operatører (multioperatørløsning), pt. TDC, TT-netværk og 3. Udbuddet dækker indkøb, samt etablering af DAS løsning inkl. kabling, samt efterfølgende service og vedligehold i 6 år. Værdien af den udbudte kontrakt forventes over tærskelværdien i henhold til EU-udbudsdirektivet. Dette udbud gennemføres derfor efter reglerne i Udbudsdirektivet (2004/18/EF). Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket betyder, at alle Tilbudsgivere, som vurderes egnede til at udføre opgaven, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III, kan komme i betragtning. Se endvidere punkt 3 i dette dokument. 1.2 Ordregivende myndighed Ordregiver er: Region Syddanmark; Sygehus Sønderjylland Kresten Philipsens Vej Aabenraa CVR-nr.: Kontaktdata AnyCom A/S Ellemosen 2 DK Ry Kontaktperson: Jakob Johnsen Tlf.: (+45) Side 3 af 13

4 Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte kontaktperson. Al kommunikation mellem Tilbudsgiver og Ordregiver vedrørende dette udbud skal foregå på dansk og være skriftlig. 2. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af to grupper af dokumenter Materiale, der understøtter udbudsforretningen Materiale der indgår i kontrakten Det er hensigten, at Tilbudsgiver besvarer og udfylder det materiale, der indgår i kontrakten, således at det færdige tilbud indeholder en komplet kontrakt, klar til underskrift. Udbudsmaterialet offentliggøres på og på Ordregivers hjemmeside og Tilbudsgiver er ansvarlig for selv at downloade alle dokumenter, herunder eventuelle spørgsmål/svar/rettelsesblade, som uploades efterfølgende, og som indgår i det samlede udbudsmateriale. Tilbudsgiverne opfordres til omhyggeligt at kontrollere, at det komplette udbudsmateriale er downloadet. 2.1 Materiale, der understøtter udbudsforretningen I forbindelse med gennemførelsen af udbuddet anvendes følgende dokumenter. Nærværende udbudsbetingelser Udbudsbilag Materiale der indgår i kontrakten Nedennævnte dokumenter udgør kontraktgrundlaget. Kontrakt og bilag skal indgå i tilbuddet som beskrevet i nærværende udbudsbetingelser: Hovedkontrakt Bilag 1: Kravspecifikation (udfyldes af Tilbudsgiver) Bilag 1a: Spørgsmål og svar fra udbuddets spørgerunde (udgives først i tilbudsfasen) Bilag 2: Priser (udfyldes af Tilbudsgiver) Bilag 3: Øvrige aftaler og bestillinger (udarbejdes efter behov) Bilag 4: Bygningstegninger Bilag 5: Dækningsmålinger Side 4 af 13

5 3. Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Tilbudsgiver skal, sammen med tilbuddet, fremsende de i udbudsbekendtgørelsen punkt III anførte oplysninger om personlig, retslig, økonomisk, finansiel og teknisk kvalitet ved at udfylde Udbudsbilag 1. Tilbudsgivere, der ikke vedlægger tilbuddet de i udbudsbekendtgørelsen punkt III anførte oplysninger, vil ikke komme i betragtning til den udbudte kontrakt. Det samme gælder, såfremt de afgivne oplysninger/dokumentationen viser, at Tilbudsgiver ikke opfylder Ordregivers mindstekrav for egnethed, eller at Tilbudsgiver ikke har den fornødne økonomiske og tekniske kapacitet til at varetage opgaven. 4. Terminologi i udbudsmaterialet Ordregivers krav til leverancer og ydelser er i bilagene klassificeret i nedenstående tre kategorier, benævnt som følger: 4.1 Mindstekrav (MK) Ordregivers krav formuleret som mindstekrav (MK) skal opfyldes af Tilbudsgiver og skal indgå i tilbuddet. Tilbudsgiver kan således ikke i sit tilbud fravige det i mindstekravet (MK) anførte. De anførte mindstekrav (MK) skal ikke besvares af Tilbudsgiver. Tilbudsgiver bekræfter ved afgivelse af tilbud, at disse mindstekrav (MK) er opfyldt. 4.2 Krav (K) Ordregivers krav formuleret som et krav (K) kan opfyldes af Tilbudsgiver. Tilbudsgivers opfyldelse af krav (K), samt tilbudt funktionalitet i kravene (K), vil indgå i tilbudsvurderingen. 4.3 Optioner (Optioner) Som en del af den udbudte ydelse indgår optioner. Ved en option forstås en ydelse, som Ordregiver kan vælge at gøre brug af. Ordregivers krav, formuleret som en option (Option), kan opfyldes af Tilbudsgiver. Tilbudsgivers opfyldelse af option (Option), samt tilbudt funktionalitet i optionen (Option), vil indgå i tilbudsvurderingen. Optioner er, i kravspecifikationen og prisbilaget (bilag 1 og 2), markeret med lilla farve. Krav formuleret som Optioner (Option) tilbydes og prissættes særskilt i bilag 2. Side 5 af 13

6 Ordregiver kan i kontraktperioden, inklusive optionsperioder, frit vælge, om en Option skal indgå i den endelige løsning. Oversigt over optioner, der skal prissættes, findes herudover i bilag 1, fanebladet Prisoversigt, hvor de i kolonne A er markeret med lilla farve. 5. Procedure og tidsplan for udbudsforretningen 5.1 Tidsplan Nedenstående tidsplan er vejledende og omfatter kun de væsentligste tidsfrister. Tidsfrist Aktivitet Gennemførelse af udbud 4. juni 2014 Udsendelse af udbudsmateriale 4. august 2014 klokken 9.00 Besigtigelse af Sønderborg Sygehus 8. september 2014 Deadline for offentliggørelse af yderligere oplysninger, samt svar på spørgsmål 15. september 2014 klokken Frist for modtagelse af tilbud Tidsfrist Aktivitet Tilbudsvurdering og kontraktindgåelse 15. september - 6. oktober 2014 Vurdering og afklaring af tilbud, valg af Leverandør * 10. oktober 2014 Meddelelse om Leverandørvalg * 13. oktober 21. oktober 2014 Kontraktafklaring * 11. oktober 21. oktober 2014 Stand-still periode 24. oktober 2014 Kontraktindgåelse * De med * markerede datoer og aktiviteter er alene vejledende og er ikke bindende for Ordregiver. Såfremt der igangsættes forhandling, vil datoerne blive skubbet. 5.2 Henvendelser til Ordregiver Alle henvendelser vedrørende nærværende udbudsforretning skal fremsendes pr. til følgende kontaktperson: Kontaktperson: Jakob Johnsen Tlf.: (+45) jj@anycom.dk Side 6 af 13

7 5.3 Besigtigelse af Sønderborg Sygehus Der vil blive afholdt en besigtigelse af Sønderborg Sygehus. Formålet med besigtigelsen er at give leverandøren et indtryk af de arealer, der skal dækkes. Der vil ikke være mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet under besigtigelsen. Spørgsmål skal stilles i henhold til punkt 5.4 Spørgsmål. Besigtigelsen afholdes på Sønderborg Sygehus ved hovedindgangen mandag den 4. august klokken Tilmelding foregår til ovennævnte kontaktperson. 5.4 Spørgsmål Tilbudsgiver kan, til brug for deres tilbud, skriftligt stille spørgsmål om udbudsmaterialet. Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før tilbudsfristens udløb, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristens udløb vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål bør indeholde en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål skal afgives på dansk. Evt. spørgsmål mv. skal fremsendes pr. til kontaktpersonen, jf. punkt 1.3. Spørgsmål og besvarelser heraf vil, i anonymiseret form, blive uploadet på Ordregivers hjemmeside jf. punkt 2. Det er op til Tilbudsgiver løbende at holde sig orienteret om evt. nye versioner af bilag 1a Spørgsmål og Svar. 6. Tilbudsafgivelsen Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Ordregiver uvedkommende. 6.1 Form- og procedurekrav Ved udarbejdelse af tilbuddet skal Tilbudsgiver nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår under punkt 6. Hvis kravene punkt 6 ikke opfyldes, er der en risiko for, at Ordregiver er forpligtet til at erklære tilbud for ukonditionsmæssigt. Tilbud skal således afgives i overensstemmelse med de grundlæggende krav, som er anført i udbudsbekendtsgørelsen, hovedkontrakten, samt øvrige bilag. Side 7 af 13

8 6.2 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er den 15. september 2014 klokken Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. 6.3 Aflevering af tilbud Tilbud skal fremsendes eller afleveres på følgende adresse: AnyCom A/S Ellemosen 2 DK Ry Att.: Jakob Johnsen Det samlede tilbudsmateriale skal fremsendes eller afleveres i en lukket kuvert eller kasse mærket DAS Løsning til Sønderborg Sygehus. Tilbudsgiver kan, efter anmodning, få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen. Tilbuddet skal afleveres i ét papireksemplar og ét elektronisk eksemplar på USB nøgle. Det er Tilbudsgivers ansvar, at det elektroniske eksemplar er identisk med papireksemplarerne. Ved forskel mellem papir og den elektroniske version er det papireksemplaret, der er gældende. Det elektroniske eksemplar skal afleveres i Microsoft Word, Microsoft Excel eller PDF. Tilbuddet skal afgives på dansk. 6.4 Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i 6 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået kontrakt, dog mindst indtil vedståelsesfristens udløb. Meddelelse om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgiveren er frigjort fra sit tilbud. 6.5 Alternative tilbud Hver Tilbudsgiver er alene berettiget til at afgive ét tilbud. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 6.6 Tilbuddets opbygning og indhold Hovedkontrakten og tilhørende bilag må kun ændres, hvor dette er angivet. Side 8 af 13

9 Følgende struktur skal anvendes ved Tilbudsgivers udformning af tilbud: 1. Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal indeholde oplysninger om Tilbudsgivers identitet og angivelse af udbuddet, der afgives tilbud på. Tilbudsbrevet bedes indeholde et resumé af tilbuddet, idet bemærkes, at tilbudsbrevet ikke indgår i tilbudsvurderingen og den efterfølgende kontrakt. Det er således alene indholdet af bilag 1 og 2, der indgår i tilbudsvurderingen og den efterfølgende kontrakt. 2. Udbudsbilag 1 Udbudsbilag 1 skal indeholde informationer og oplysninger til at gennemføre en egnethedsvurdering for Tilbudsgiverne jf. udbudsbekendtgørelsen og punkt Udfyldt bilag 1 og 2 Bilag 1 er kravspecifikationen besvares i de tilhørende svarbokse. Bilag 2 udfyldes med de tilbudte priser. Der må ikke ændres i den fortrykte tekst i de redigérbare bilag. Om adgangen til at tage forbehold over for hovedkontrakt og bilag, se punkt Svarbokse Den nedenfor angivne svarboks skal anvendes til besvarelse af de angivne krav (K) og (Option). Der må ikke skrives uden for denne svarboks, med mindre det er eksplicit angivet. Såfremt en svarboks ikke udfyldes, anses det pågældende krav (K), som værende ikke opfyldt, med mindre andet er angivet. Der sættes kryds i enten Ja, Delvist eller Nej feltet for hvert krav. Der må ikke sættes kryds i flere af felterne Ja, Delvist eller Nej ved samme krav. Sker dette, vil Tilbudsgiverens svar opfattes som Nej. Eksempel på svarboks til krav (K) afkrydset med Ja: Ja X Nej Delvis [Her skal gives en uddybende besvarelse] 6.8 Prissætning af leverancer og ydelser Tilbudsgiveren skal prissætte samtlige tilbudte leverancer og ydelser i Bilag 2 Detailpriser. Bilag 2 indeholder en liste over produkter og ydelser, der ønskes priser på. Er et felt ikke udfyldt, eller udfyldt med tekst, betragtes prisen for produktet eller ydelsen, som indeholdt i tilbuddet i øvrigt. Er et produkt eller en ydelse ikke tilbudt, vil Ordregiver, såfremt dette ligger inden for rammerne af udbudsreglerne, i tilbudsevalueringen prissætte den manglende opfyldelse af kravet i overensstemmelse med udbudsreglerne. Side 9 af 13

10 Der er ikke tilladt at indsætte eller slette rækker i bilag 2. Alle ydelser for Leverancen og for drift, vedligeholdelse og support skal være indeholdt i de foruddefinerede rækker. Leveranceeksempel 1 indgår direkte i tilbudsvurderingen. Leveranceeksempel 1 indeholder grundydelsen, alle optioner, vederlag for udtrædelse og forventet indkøb af variable ydelser. Den endelige Leverance fastlægges i forbindelse med kontraktindgåelsen. Priser kan alene reguleres i henhold til Hovedkontrakten punkt 10.2 Alle priser skal være i danske kroner og eksklusiv moms, og evt. kursudsving skal være indarbejdet i prisen. 6.9 Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen. Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenlyst bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, eller andre forbehold der ikke af Ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Tilbudsgiver opfordres til at udnytte adgangen til at stille spørgsmål, jf. punkt 5.4, frem for at afgive tilbud med forbehold. Ordregiver vil ikke tage bilagsmateriale, ud over de eksplicit efterspurgte følgebilag eller andet materiale vedhæftet tilbuddet, i betragtning ved vurderingen af tilbuddene. Ligesom et sådant materiale ikke vil udgøre en del af Kontrakten Hovedkontrakt Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over Hovedkontrakten, idet Hovedkontrakten som helhed anses som mindstekrav, som skal accepteres af Tilbudsgiver, for at tilbud er konditionsmæssigt Bilag Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold for indhold af bilag for så vidt angår mindstekrav markeret med (MK). Tilbudsgiver er, ved sin udfyldelse af bilag 1, berettiget til at tage forbehold for opfyldelsen af de krav, som er markeret (K) eller (Option). Disse forbehold bliver vægtet kvalitativt under tilbudsvurderingen jf. punkt 7.2. Side 10 af 13

11 7. Evaluering af tilbud 7.1 Behandling af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om øvrige Tilbudsgiveres tilbud. Dokumenter, som fremsendes af Tilbudsgiver, vil ikke blive returneret til Tilbudsgiver. 7.2 Tildelingskriterium og underkriterier Tildeling af kontrakten vil ske på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, vurderet efter nedenstående underkriterier. Ordregiver vil i den forbindelse lægge de nedenfor nævnte kriterier til grund. Disse er angivet med følgende vægtning: Pris/økonomi: (40 %) Funktionalitet (35 %) Implementering (20 %) Service (5 %) Pris/økonomi: Pris/økonomi vurderes på grundlag af totaløkonomi over 6 år ud fra de i bilag 2 angivne priser, herunder: Leverancevederlag over 4 år inklusive optioner Vederlag for evt. udtrædelse af kontrakt i afklaringsfasen Drift, vedligeholdelse og support over 6 år Estimerede variable ydelser i henhold til angivelserne i bilag Teknik og funktionalitet: Vurderes på baggrund af Tilbudsgivers opfyldelse af krav (K) og Optioner (Optioner) angivet i bilag 1, punkterne 2.3 til 2.4, samt punkt 3. Krav markeret som (MK) indgår ikke i tilbudsvurderingen Implementering: Vurderes på baggrund af Tilbudsgivers opfyldelse af krav (K) og Optioner (Optioner) i bilag 1 punkt 4. Krav markeret som (MK) indgår ikke i tilbudsvurderingen. Side 11 af 13

12 7.2.4 Service: Vurderes på baggrund af Tilbudsgivers opfyldelse af krav (K) og Optioner (Optioner) i bilag 1 punkt 5. Krav markeret som (MK) indgår ikke i tilbudsvurderingen. 8. Generelle rammer for udbudsforretningen Dette kapitel præciserer nogle overordnede rammer for udbudsforretningen, som Tilbudsgiver bør være opmærksom på. 8.1 Overholdelse af EU-udbudsreglerne Udbudsforretningen gennemføres efter reglerne om offentlig udbud i udbudsdirektivet (direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004). Dette medfører, at Ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker Ordregiver at henlede Tilbudsgivers opmærksomhed på, At Ordregiver er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, bl.a. hvis det ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold for grundlæggende udbudsbetingelser, jf. punkt. 6 At Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, som modtages efter tilbudsfristens udløb, og At det er Tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold, eller væsentlige uklarheder i tilbuddet, påhviler udelukkende Tilbudsgiver. 8.2 Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Tilbudsgivernes spørgsmål til udbudsmaterialet og deres tilbud bliver behandlet anonymt af Ordregiver. Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men Ordregivers fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, herunder virksomheder der også deltager i udbudsprocessen, vil blive behandlet i henhold til reglerne i Offentlighedsloven eller Forvaltningsloven. Side 12 af 13

13 I den udstrækning Tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for tredjemand vedrørende fortrolige forhold, som måtte komme til Tilbudsgivers kendskab i forbindelse med udbudsforretningen. 8.3 Annullering af udbudsforretningen Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en endelig kontrakt, vil udbudsforretningen kunne annulleres af Ordregiver, såfremt Ordregiver finder, at der er saglig grund hertil. 8.4 Underretning om resultatet Alle deltagere i udbudsforretningen vil, i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 41 og håndhævelsesloven, samtidigt og skriftligt pr. blive underrettet om resultatet af udbudsforretningen. Underretning til den vindende Tilbudsgiver, om at Tilbudsgiverens tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med Tilbudsgiveren. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af Ordregiver og den valgte Tilbudsgiver. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede Tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i overensstemmelse med punkt. 6.4 Vedståelsesfrist. 8.5 Indgåelse af kontrakt Kontrakt forventes indgået efter udløb af stand-still periode. Stand-still perioden starter efter afsendelse af underretningen til Tilbudsgiverne om resultatet af udbudsforretningen. Kontrakt anses først for endeligt indgået, når begge parter har underskrevet kontrakten uanset hvordan meddelelsen fra Ordregiver om kontrakttildelingen måtte være formuleret. Side 13 af 13