Referat af styringsdialogmøde 2014 og 2015 med AKB København og Københavns Kommune den 3. marts 2015

Transkript

1 1 Deltagere Fra Teknik- og Miljøforvaltningen, Københavns Kommune: Uffe Andreasen Martha Katrine Sørensen Pia Lund Rune Gamby Cæcilie Smith Frederiksen Fra KAB på vegne af AKB København: Jonas M Cohen Finn Larsen Thomas Ulrich Larsen Ulrik Hjort 1. Strategi og ledelse a. Opfølgning på aftaler fra sidste år (TMF) Kommunen indkalder AKB København til møde om udvikling af Sydhavnen Dette er gennemført. Kommunen følger op ift. problematik om etablering af asfalt ved plejeboligbyggeri i Ørestad Syd Det er aftalt med By og Havn, at det påbegyndes d. 1. april Sydhavnen: Ændret aftale om fleksibel udlejning, så 2/3 udlejes til studerende Det er i proces. Driftsbudgetter i forbindelse med nybyggeri tages op som et tema. Kommunen følger op AKB København har svært ved at indfri kommunens krav til udarbejdelse af præcise driftsbudgetter på tidlig stade af byggeprocessen. Der er behov for løbende justering efter skema A. Det er en særlig stor udfordring at forudsige f.eks. ejendomsskatten. Kommunen anerkender uforudsigelige stigninger, men må også fastholde, at budgettets

2 2 forudsætninger skal være et kvalificeret bud på den fremtidige udgift. F.eks. kan Socialforvaltningen få problemer, hvis lejen stiger mere end først angivet, da plejeboligernes målgruppe så ikke længere kan betale huslejen. AKB København udarbejder en liste over elementer, som udfordrer udarbejdelsen af driftsbudgetterne i forbindelse med nybyggeri. Kommunen følger op ift. en tilbagemelding på en plan for udlejning af ældreboliger til studerende. Med afsæt i Hovedaftalen skal der inden medio 2015 udarbejdes en samlet model for fremtidig anvendelse af ældreboliger, der i mere end 2-3 år primært har været udlejet til studerende. Den fremtidige anvendelse kan omfatte alle boligtyper herunder muligheden for ommærkning til ungdomsboliger. I modellen inddrages ommærkningsbidrag, grundskyldstilskud og håndtering af tomgangsleje. AKB København har ikke umiddelbart en interesse i at ommærke ældreboliger til ungdomsboliger, da dette kan medføre risiko for tab ved tomgang, som kommunen på nuværende tidspunkt dækker. Boligerne kan være dyre for studerende. En løsning kunne være, at kommunen i en periode kunne give tomgangsgaranti. Kommunen anerkender bekymringen for tomgangslejen, men kan heller ikke leve med, at der står potentielle ungdomsboliger tomme i en tid med mangel på ungdomsboliger. AKB København tager kontakt til kommunen om et møde vedrørende Frederiksholm Karré 8 og Karré 18 Dette kører i regi af Partnerskabsaftale vedrørende områdefornyelsen i Sydhavnen mellem AKB København og Københavns Kommune. b. De overordnede fremtidige planer og væsentligste udfordringer (AKB København) Målsætningsprogram AKB København udleverede deres målsætningsprogram Det overordnede mål er at have et moderne boligselskab, hvor der er fokus på det boligsociale, klima samt et ønske om at have godt sted at bo, hvor der er fællesskab. Kommunen anerkendte AKB København for det detaljerede målsætningsprogram, hvilket indeholder flotte ambitioner.

3 3 Jonas Cohen gennemgik de væsentligste punkter i deres masterplan. Masterplanen bliver lavet hvert år og har et overordnet tema, som i år er beboerdemokrati. AKB København ønsker et tæt samarbejde med kommunen vedrørende lokalområder, hvor institutioner, primært folkeskolerne, spiller en stor rolle. AKB har gode relationer til diverse folkeskoler i lokalområder og ønsker dermed at lave et konstruktivt samarbejde med dem. Opfordringen til samarbejde leveres videre til BUF. Det er en del af målsætningsprogrammet at have fokus på energi og miljø. AKB København igangsætter derfor en kampagne med klimakort for samtlige beboere. AKB København tilbyder kommunen at afholde et særskilt møde, hvor målsætningsprogrammet diskuteres, samt hvordan det kan bruges i samarbejdet. c. Hoved- og udlejningsaftalen (TMF) Hovedaftalen AKB København roste kommunen for Hovedaftalen og det gennemarbejdede forløb omkring den. Udlejningsaftalen AKB København udtrykte tilfredshed med forløbet vedrørende udlejningsaftalen. AKB København har meldt fordeling af fleksible kriterier til Kommunen. Boligselskabet ønsker at prioritere A-kriteriet med 5/6 og B-kriteriet med 1/6. AKB København foreslår mulighed for prioritering inden for selve kriteriet, således at uddannelse kan opprioriteres frem for arbejde. AKB København har vedtaget, at de i slutningen af 2017 skal have mindst 101 studerende til at bo i Kongens Enghave. Effektivisering i boligorganisationen Kommunen bemærkede, at der til næste års styringsdialog vil blive fokuseret mere på effektivisering, og at en arbejdsgruppe nedsat af regeringen vil foreslå konkrete effektiviseringsinitiativer inden sommer. AKB København redegjorde for deres tre vigtigste tiltag: 1) Fremtidssikring af boligselskabet

4 4 2) Driftsfællesskaber. Der fokuseres på sammenlægning af kontorer, maskinfællesskaber og på fælles indkøbspolitik. 3) Teamorganisering i afdelingerne på tværs af faggrænser AKB arbejder med elektronisk sagsstyring i forbindelse med fraflytning. d. Forvaltningsrevision (TMF) I forhold til problematikken om manglende udtalelse fra revisor vedr. forretningsgange og interne kontroller (s. 493 i Revisionsprotokollatet), forklarede AKB København, at det er revisor, der har fået KAB s revisor til at kigge på forvaltningsrevisionen. KAB s revisor har derfor kigget på forretningsgange, mangel på forretningsgange, interne kontroller og Kabas. Revisor skriver i revisionen, at han ikke kan komme med påtegning i forhold til forretningsgange, da det er KAB s revisors arbejde. AKB København forventer, at revisionen bliver bedre til næste år. Boligselskabets egen vurdering er, at den ikke fyldestgørende revision skyldes deres debitorsystem. Dette skal drøftes med KAB. AKB København er i gang med at skifte KABAS ud, og de er på udkig efter et nyt administrationssystem. AKB København fokuserer på at lave kvalitetskontroller. AKB København er ved at lave et værktøj, som vha. nøgletal giver overblik over afdelinger, der har underskud, tab ved fraflytning eller lave henlæggelser. AKB København sender nøgletalsværktøjet til kommunen, når det er færdigt. Kommunen opfordrede til, at forvaltningsrevision til næste år uddybes, og at den går mere i dybden. mht. konkrete handlinger i boligselskabet. 2. By- og boligudvikling a. Nybyggeri (TMF) Kommunen forventer, at der bygges meget de kommende år, hvor boligselskabernes byggechefer løbende vil blive orienteret. Kommunen opfordrede AKB København til at holde øje med kommende muligheder. b. Renovering (TMF) AKB København bemærkede, at Øbrohus og Frederiksholms karré 18 har fremsendt helhedsplaner.

5 5 c. Demonstrationsprojekt om energioptimering af almene boliger (TMF) Kommunen redegjorde for mulighederne for at lave demonstrationsprojekter om energioptimering af almene boliger. Kommunen roste AKB for at have flere demonstrationsprojekter. Kommunen opfordrede boligselskabet til at udvikle flere demonstrationsprojekter. AKB København gav udtryk for en interesse, men dispositionsfonden er ikke stor nok til at øge engagementet. Kommunen fortalte i den forbindelse, at Landsbyggefonden har tilkendegivet, at der er mulighed for at ansøge LBF om støtte til finansiering af boligorganisationernes egenfinansiering (25 %) til demonstrationsprojekterne. d. Nye initiativaftaler for de udsatte byområder og opfølgning på initiativaftaler fra 2013 (TMF) AKB København gav udtryk for, at de ønsker TMF s tilstedeværelse i det boligsociale område. Der er opbygget meget erfaring i kommunen, som nu forsvinder, så boligselskabet vil gerne opfordre til, at kommunen opprioriterer området igen. I forhold til det boligsociale område generelt forklarede kommunen, at nedskæring har medført, at TMF ikke kan deltage i samme omfang som tidligere. Dog redegjorde kommunen for, at der er lavet en robust model for, hvordan TMF deltager på det boligsociale område. AKB København gjorde opmærksom på, at det er på møderne at problemerne løses og der er et problem, hvis kommunen er mindre til stede på møderne. Der er lavet masterplan for Bispebjerg, som AKB København har sagt ja til at samarbejde om. e. Samarbejde om områdefornyelsen i Sydhavnen Der er i de politiske organer i AKB København og i Københavns Kommune vedtaget en partnerskabsaftale mellem Københavns Kommune og AKB København. Kommunen roste AKB København for samarbejdet. AKB København udtrykte usikkerhed vedrørende planerne i Skandiagade. Det aftaltes, at kommunen får Jan Salling til at ringe til AKB København vedrørende Skandiagade.

6 6 3. Tilsyn og boligorganisationens drift a. Boligorganisationens regnskab (TMF) Dispositionsfond Kommunen udtrykte bekymring vedrørende størrelse på dispositionsfond og arbejdskapital. AKB København er bevidste herom og er opmærksomme på udfordringen. AKB Københavns målsætning er at udarbejde en politik for dispositionsfonden i løbet af efteråret Kommunen opfordrer til, at der ligeledes laves en handlingsplan. AKB København redegjorde for, at dispositionsfonden i høj grad er brugt til udlån i forbindelse med renoveringssager. Fremover vil boligorganisationen være mere bevidst om, hvornår og i hvilke sager, der kan ydes lån. Dette nedfældes i en politik for dispositionsfonden. AKB København udleverede ark over Dispositionsfondens udvikling. Målet er, at dispositionsfonden i 2020 skal være i balance og dermed være nået op på det minimum, som Landsbyggefonden anbefaler. Kommunen roste AKB København for at have lavet en plan. AKB København fortalte, at indbetalingsbeløbet for arbejdskapitalen er sat op pr. 1. januar Kommunen varslede, at der vil være fokus på dispositionsfondens robusthed i forbindelse med nybyggeri. Kommunens bad derfor om, at AKB København i forbindelse om ansøgning om grundkapital til nybyggeri redegør for risikoen for dispositionsfonden. Særligt ved byggeprojekter med stor kompleksitet eller stort volumen. b. Revisionsprotokollatet (TMF) På s. 491 i protokollatet står angivet, hvilke afdelinger der ikke kan forvente at finansiere alle planlagte vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder ved henlæggelser. Ifølge AKB København, er der for hver enkelt afdeling en forklaring. Kommunen opfordrede AKB København til at have fokus på at rette op på langtidsplaner. Kommunen klargjorde, at vedligeholdelses- og forbedringsplanerne for fremtiden skal adskilles, så det ikke angives som i det nuværende revisionsprotokollat på s. 491, at vedligeholdelsesplanerne også omfatter arbejder af forbedringsmæssig karakter. AKB København giver kommunen en redegørelse for sammenblandingen.

7 7 c. Afdelinger i boligorganisationen med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (TMF) Fraflytninger Kommunen roste AKB København for at have pæne nøgletal samlet set og for at have få afdelinger med underskud. AKB København fortalte, at det fungerer godt for deres afdelinger i København, men at de oplever problemer i omegnen. Udsættelser Problematikken vedrørende udsættelser i plejeboliger blev drøftet, da AKB København økonomisk ikke kan holde til huslejerestance. Efter kommunens godkendelse, vil AKB København effektuere udsættelser, også i plejeboliger. AKB København tager kontakt til SUF for at gå videre med problematikken. Fraflytninger AKB København og kommunen havde forskellige opgørelser over fraflytningsprocenter. Ifølge AKB København er der en fraflytningsprocent på 22.7 % (32%) for Gormsgade, 13.9 % (21%) for Titanparken, 11.8 % (24 %) for Nansensgade, 27.8 % (22 %) for Prinsessegade. Kommunen roste AKB København for det gennemsnitlige udlejningsniveau, som ligger godt. Boligselskabet fortalte, at der i Emaljehaven er blevet renoveret gulve, hvorfor nogle er flyttet. Der er få boliger i Prinsessegade afdelingen, og den høje fraflytning giver ikke umiddelbart anledning til udfordringer, da der ikke er genudlejningsproblemer. Der er en boligsocial helhedsplan på vej for Titanparken. Kommunen opfordrede til samspil med andre afdelinger i forhold til helhedsplanen, og at AKB København kigger på tværs efter samarbejdspartnere.

8 8 Udsættelser AKB København udleverede oversigt over udsættelser AKB København redegjorde for den gode udvikling, hvilket skyldes forskellige faktorer blandt andet, at der er mulighed for at aftale afdragsordninger, og at der er ansat gældsrådgivere. AKB København roste SSP samarbejde i forhold til Titanparken, som har kørt nul tolerancepolitik, hvilket har resulteret i udsættelser. AKB København mener, at nogle boligsocialt anviste beboere ikke er i stand til at bo i egen bolig. Boligselskabet følger udviklingen nøje. Henlæggelser Kommunen roste AKB København for den høje henlæggelsesprocent. Der er tre afdelinger, der henlægger under 60 kr. pr. m², herunder Sundbygård Plejeboliger, Grøndalsvænge familieboliger og Grøndalsvænge plejeboliger. Det undrer kommunen, at nogle afdelinger ligger under 60 kr. pr. m², hvilket ifølge AKB København kan skyldes, at det ikke er opgjort for et helt regnskabsår. Kommunen klargjorde, at henlæggelserne skal stige - også i nye afdelinger. 4. Boligorganisationens indmeldte emner a. Drøftelse fra sidste års møde vedr. grundskyldsproblematik på afdeling Maribovej ønskes fortsat. Grundskyldsproblematikken vedrørende Maribovej blev drøftet. Den største udfordring for AKB København er, at der er høje ejendomsskatter (30 % af huslejen) og at det er svært at vedligeholde bygningerne. AKB København sender en beskrivelse af de væsentligste udfordringer. En anden udfordring ved Maribovej er, at det er en privat fællesvej mellem to grundejerforeninger. Afdelingen skal betale 25 % til vedligeholdelse og renovering men er ikke inddraget i beslutninger og har ingen stemmeret. AKB København sender yderligere materiale herom. Almene boliger i TMF forelægger problematikken for den del af forvaltningen, der beskæftiger sig med vejlovgivningen b. Orientering om situationen i afdeling Titanparken. Drøftet under 3c

9 9 c. Drøftelse om afdeling Bellahøj angående helhedsplan og drift generelt. Der er en stor beboerdemokratisk udfordring, da beboerne i afdelingen er imod helhedsplanen. AKB København roste kommunen for samarbejdet, og gav udtryk for, at de har brug for tættere samarbejde, når indstilling til beboerne skal fremlægges. AKB København vil snart indstille til godkendelse. Der er klager over varmeforbrug og problemer med skimmelsvamp. d. Drøftelse om dispensation vedr. Almen Bolig + Kommunen redegjorde for, at perioden for forsøgsprojektet med Almen Bolig+ ikke er forlænget. AKB København er i dialog med Ministeriet. AKB København spørger til forlænget proces i forbindelse med skema B. Det er til yderligere afklaring i Kommunen. e. Drøftelse om Klimaplan for København (afvandingsplan) Kommunen opfordrer AKB København til at tænke afvandingsplanen ind. f. Drøftelse om afdeling Prinsessegades manglende godkendelse af årsregnskab for Den tidligere medarbejder der var på sagen er stoppet. Den nye allokerede medarbejder vil snarest tage kontakt til AKB København, hvis det er nødvendigt. 5. Aftaler og mål for det kommende år AKB København udarbejder en liste over elementer, som udfordrer udarbejdelsen af driftsbudgetterne i forbindelse med nybyggeri. AKB København og kommunen aftaler nærmere mht. oplæg om målsætningsprogram for kommunen. AKB København ønsker samarbejde med fx skoler i lokalområder. TMF videregiver opfordringen til samarbejde til BUF.

10 10 AKB København laver handlingsplan og politik for dispositionsfond, som fremsendes til Københavns Kommune (forventet i efteråret 2015). I forbindelse med ansøgning til grundkapital skal AKB København redegøre for risikohåndtering. AKB København sender nøgletalsværktøj med overblik over afdelingerne til kommunen til inspiration, når det er færdigt. AKB København redegør for sammenblanding af vedligeholdelses- og forbedringsarbejder i Revisionsprotokollatet. Kommunen får Jan Salling til at ringe til AKB København vedrørende Skandiagade. Vedrørende Maribovej beskriver AKB København de væsentligste udfordringer, herunder om konflikten med de to grundejerforeninger og fællesvejen. AKB København henvender sig til ministeriet angående dispensation i forhold til Almen Bolig+. 6. Ønsker til næste års styringsdialog Kommunen opfordrede AKB til at reflektere over ønsker, og hvad der kan gøres bedre til næste års styringsdialog. AKB udtrykker tilfredshed med nuværende dialogform på styringsdialogen. Det fungerer godt, at der på mail og telefon besvares spørgsmål inden mødet.