Områdeudvalg administrationen BESLUTNINGSREFERAT

Transkript

1 Områdeudvalg administrationen BESLUTNINGSREFERAT Sted: Mødelokale 2, rådhuset Dato: Mandag den 13. juni 2016 Start kl.: 12:30 Slut kl.: 15:30 Medlemmer: Fraværende: Michael Kielsgaard Engelsbæk (Formand) Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Lars Toft Pedersen (Ledelse) Lisbeth Krogh (Ledelse) Hanne Nielsen (Ledelse) Kirsten Højgaard (Næstformand - DS) Lisbeth Skyum (DS) Vakant - (DS) Jytte Skiffard (HK) Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Lisbeth Krogh (Ledelse) Jytte Skiffard (HK) Rikke Munk Mathiesen (HK) Carsten Povlsen (HK) Helle Steffensen (HK) Connie Borup Hansen (3F) Bodil Hiort (TL) Maria Mulvad Sølvkjær (AC) Grethe Wehner Andersen (AMR) Klaus Dahlin (AMR) Rikke Munk Mathiesen (HK) Connie Borup Hansen (3F) Maria Mulvad Sølvkjær (AC) Norddjurs Kommune

2 Områdeudvalg administrationen Indholdsfortegnelse Side 1. Godkendelse af referater Information om budgetopfølgning og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Drøftelse af arbejdsulykkestatistik Drøftelse af fraværsstatistik Årlig arbejdsmiljødrøftelse Information fra hovedudvalget Information fra ledelsen Information fra medarbejderne, herunder lokaludvalg Information og kommunikation Eventuelt...13 Bilagsoversigt...14 Norddjurs Kommune

3 Områdeudvalg administrationen Godkendelse af referater Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Som opfølgning på drøftelserne på mødet den 7. marts 2016 om håndtering af vold mod ansatte kan HR-afdelingen oplyse, at justitsministeriet nu har udgivet den omtalte vejledning: Vejledning om offererstatning i sager om forbrydelser mod plejepersonale, pædagoger, socialpædagoger, lærere og andre personalegrupper med særlige støtte- og omsorgsfunktioner mv. Vejledningen kan findes på justitsministeriets hjemmeside. Vejledningen beskriver en række eksempler på, hvornår der er tale om pædagogiske og behandlingsmæssige hensyn der taler imod politianmeldelse. Vejledningen giver ikke anledning til at der ændres yderligere i områdeudvalgets retningslinje til forebyggelse og håndtering af grænseoverskridende adfærd fra borgere. Godkendelse af referater fra det ordinære møde den 7. marts 2016, og de ekstraordinære møder den 5. april 2016 og 18. april Indstilling Formanden indstiller, at referaterne godkendes. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, at organisationsbeskrivelsen, som er vedlagt som bilag til referat fra mødet den 18. april 2016, ikke er opdateret. Referaterne blev godkendt. 1

4 Områdeudvalg administrationen Information om budgetopfølgning og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold A00 13/4701 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Det fremgår af MED-aftalen, at områdeudvalget skal informeres om budgetopfølgningen. Der foretages 2 årlige budgetopfølgninger, der forelægges kommunalbestyrelsen. Derudover foretages der månedlige budgetopfølgninger. Formanden informerer om status på budgetopfølgningen.. Indstilling Formanden indstiller, at informationen modtages. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Formanden informerede om, at der er ikke noget i den aktuelle budgetopfølgning for 2016, der bør give anledning til konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i administrationen. Formanden informerede kort om budget Områdeudvalget modtog informationen. 2

5 Områdeudvalg administrationen Drøftelse af arbejdsulykkestatistik A00 13/4713 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Der er fra 1. januar 2016 udarbejdet en ny statistik over arbejdsulykker. Da det er mere korrekt at bruge ordet arbejdsulykker fremfor arbejdsskader bruges dette fremadrettet. Statistikken er ændret for at blive mere præcis. Når en ulykke registreres skal der vælges en type. Kategorierne for typer er ændret lidt i den nye statistik for at være mere retvisende. Eksempelvis var arme/ben én type før, det er nu adskilt. Hovedudvalget har ændret fokus fra 4 typer til 1. Der er nu kun fremhævet de psykiske ulykker, resten er samlet i kategorien andet. Hertil kommer at vold, der tidligere var en selvstændig type, nu vælges til som et tillæg til en type. Hvis man eks. har fået ødelagt sine briller ved et slag fra en borger, er ulykken registreret som en brilleskade, men der kan registreres vold som tillæg til brilleskaden. Antallet af ulykker med vold er også fremhævet i statistikken. Derudover fremgår sygefraværet nu som perioder, svarende til de perioder man indberetter i Easy-systemet. Da statistikken er ændret meget i forhold til tidligere, kan sammenligningen ikke ske som hidtil. Antallet af ulykker kan sammenlignes, men ikke antallet af sygedage. Det fremgår af statistikken, at der i 1. kvartal 2016 har været 0 arbejdsulykker. Til sammenligning var der i 1. kvartal arbejdsulykke. Hovedudvalgets arbejdsgruppe omkring registrering af nærved-hændelser har udarbejdet et registreringssystem i SurveyXact, som kan tilgås via link eller QR-kode. 3

6 Områdeudvalg administrationen I forbindelse med det arbejde opstod et ønske om at informere mere om arbejdsskadesystemet i det hele taget, fx hvad er forskellen på en arbejdsulykke, en arbejdsbetinget sygdom og en nærved-ulykke og hvordan anmelder/registrerer man og hvor. Derfor har arbejdsgruppen udarbejdet en folder, der informerer om Norddjurs Kommunes praksis på området. I samme regi var der et ønske om, at hjælpe nye arbejdsmiljørepræsentanter i Norddjurs Kommune i gang med kontakter og vigtig viden. Derfor er der udarbejdet et forslag til en folder om det at være arbejdsmiljørepræsentant i Norddjurs Kommune. Begge foldere er vedlagt som bilag.. Indstilling Formanden indstiller, 1. at statistikken drøftes og 2. at folderne gennemgås. Bilag: 1 Åben Arbejdsulykkestatistik 1. kvartal /16 2 Åben Folder-arbejdsulykker-norddjurs-juni /16 3 Åben Folder-arbejdsmiljoerepraesentant-norddjurs-juni /16 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Sekretæren gennemgik den nye opbygning af statistikken ud fra hovedudvalgets statistik, da der ikke har været nogen ulykke på områdeudvalgets område i 1. kvartal Arbejdsmiljøkonsulenten deltog i mødet vedr. dette punkt og fortalte kort om de nye foldere. Folderne vil blive udleveret i forbindelse med MED-uddannelsen. Medarbejdersiden ønskede at det kunne ske allerede i forbindelse med valget. Det er man også interesseret i fra HR-afdelingen, men det kræver, at HR-afdelingen kender til valget. HR-afdelingen vil derfor meget gerne have, at valg af arbejdsmiljørepræsentant meldes til HR-afdelingen, der så kan give de relevante informationer til arbejdsmiljørepræsentanten. 4

7 Områdeudvalg administrationen Drøftelse af fraværsstatistik A00 13/4771 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Der er nu udarbejdet en fraværsstatistik for hele Norddjurs Kommune for 1. kvartal 2016 sammenlignet med 1. kvartal Der arbejdes fortsat på at udarbejde en statistik for hele 2015 samt at supplere statistikken med udtræk for de enkelte områdeudvalg, som vi kender det fra tidligere.. Indstilling Formanden indstiller, at drøftelsen udgår indtil der er relevant statistik for områdeudvalget. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Punktet udgik. 5

8 Områdeudvalg administrationen Årlig arbejdsmiljødrøftelse A00 13/10654 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling I henhold til MED-aftalen skal områdeudvalget formidle og koordinere informationerne vedrørende arbejdsmiljøet mellem lokaludvalgene på eget område og hovedudvalget. Områdeudvalget skal behandle de indkomne arbejdsmiljørapporter og udarbejde en samlet rapport for området til hovedudvalget. Arbejdsmiljøgruppen har udarbejdet et udkast til den samlede rapport som er vedlagt.. Indstilling Formanden indstiller, 1. at rapporterne drøftes og 2. at den samlede rapport til hovedudvalget færdiggøres. Bilag: 1 Åben Arbejdsmiljørapporter fra LMU til OA 78717/16 2 Åben Arbejdsmiljørapport fra OA til HU /16 6

9 Områdeudvalg administrationen Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Områdeudvalget drøftede arbejdsmiljørapporterne og kunne for første gang konstatere, at der i 2 afdelinger har været mobning. Det er vigtigt, at man i de afdelinger hvor der opleves mobning, omgående tager hånd om dette lokalt. Overordnet set giver mange afdelinger udtryk for, at det giver god trivsel, at der afholdes sociale arrangementer ved siden af det rent faglige. Det giver et bedre og styrket samarbejde fagligt, når man kender hinanden bedre privat. Overordnet set er de største fysiske udfordringer med arbejdsmiljøet dårligt indeklima, pladsmangel til kontorarbejdspladser og mødelokaler der ikke modsvarer behovene. Den mest udbredte psykiske udfordring med arbejdsmiljøet omhandler stor arbejdsmængde og tidspres i forbindelse med overholdelse af deadlines. Det kan konstateres, at der har været arbejdsbetinget sygefravær i mere end en tredjedel af alle afdelinger, hvilket er en stigning i forhold til sidste år, hvor det var 3 ud af 15 afdelinger. På baggrund af lokaludvalgenes rapporter vil områdeudvalgets hovedtema det kommende år være øget arbejdspres og de konsekvenser det fører med sig, samt handlemulighederne indenfor de givne rammevilkår. Den færdiggjorte arbejdsmiljørapport fremsendes til hovedudvalget. 7

10 Områdeudvalg administrationen Information fra hovedudvalget Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Dette punkt er et fast punkt på områdeudvalget for administrationens dagsorden og her vil være oplistet de punkter, som hovedudvalget har på deres punkt: Information og kommunikation, som er rettet mod områdeudvalgene. Hovedudvalget henleder opmærksomheden på følgende punkter: På det kommende møde i august behandler hovedudvalget arbejdsmiljørapporterne fra områdeudvalgene. Områdeudvalgene bedes være opmærksomme på at indsende arbejdsmiljørapporterne til hovedudvalget senest d. 8. august Hovedudvalget opfordrer alle lokaludvalg til at samle op på, hvorvidt de har udarbejdet de lovpligtige retningslinjer vedr. identificering, håndtering og forebyggelse af problemer i tilknytning til forekomsten af vold, mobning og chikane på arbejdspladsen samt retningslinjer vedr. identificering, håndtering og forebyggelse af stress. Begge fremgår af personalepolitikkens side 15. Hovedudvalget vil fremover, årligt, drøfte MED-aftalen, personalepolitikken samt ledelsesgrundlaget med henblik på at vurdere, om der er dele af materialet, der kræver særligt fokus. På nuværende tidspunkt opfordrer hovedudvalget til at ledelsen er opmærksom på at inddrage tillidsrepræsentanterne i forbindelse med afskedigelser samt at man i forbindelse med processer, der har konsekvenser for personalet, tilrettelægger disse, så der er tid til drøftelse og inddragelse af personalet.. Indstilling Formanden indstiller, at punkterne drøftes. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Informationen blev drøftet. 8

11 Områdeudvalg administrationen Information fra ledelsen Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Ledelsen informerer om aktuelle emner.. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Formanden informerede, suppleret af næstformanden, kort om hovedudvalgets seminar. Der er enighed i hovedudvalget om at arbejde på at forbedre kommunikationen i Norddjurs Kommune. 9

12 Områdeudvalg administrationen Information fra medarbejderne, herunder lokaludvalg Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Madarbejderne informerer om aktuelle emner.. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Medarbejderne i myndigheds- og visitationsenheden oplyste at der arbejdes på at få ansat en aftaleholder. It-afdelingen oplyste at der er blevet ansat en ny it-supportelev. 10

13 Områdeudvalg administrationen Information og kommunikation Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Formålet med punktet er, at områdeudvalget drøfter, om der på baggrund af mødet er emner, der skal informeres ud til lokaludvalg og personalemøder med MED-status. Derudover kan der være emner, som områdeudvalget mener, der skal informeres om.. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Områdeudvalget beder alle arbejdsmiljøgrupper, lokaludvalg og personalemøder med MEDstatus om at sætte sig ind i den nye folder omkring arbejdsulykker og nærved-ulykker. Arbejdsmiljørepræsentanterne bedes herudover sætte sig ind i folderen om det at være arbejdsmiljørepræsentant. Områdeudvalget kan ud fra arbejdsmiljørapporterne konstatere god trivsel på områdeudvalgets område, men også at der for første gang er konstateret mobning i området. Det er vigtigt, at man i de afdelinger hvor der opleves mobning, omgående tager hånd om dette lokalt. De største fysiske udfordringer med arbejdsmiljøet er dårligt indeklima, pladsmangel til kontorarbejdspladser og mødelokaler der ikke modsvarer behovene, og den mest udbredte psykiske udfordring med arbejdsmiljøet omhandler stor arbejdsmængde og tidspres i forbindelse med overholdelse af deadlines. Områdeudvalgets hovedtema det kommende år vil derfor være øget arbejdspres og de konsekvenser det fører med sig, samt handlemulighederne indenfor de givne rammevilkår. Områdeudvalget har på baggrund af de indsendte rapporter udarbejdet en arbejdsmiljørapport for hele området, der fremsendes til hovedudvalget. 11

14 Områdeudvalg administrationen Eventuelt Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Økonomiske konsekvenser Indstilling Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Intet at behandle. 12

15 Områdeudvalg administrationen Bilagsoversigt 3. Drøftelse af arbejdsulykkestatistik 1. Arbejdsulykkestatistik 1. kvartal 2016 (77087/16) 2. Folder-arbejdsulykker-norddjurs-juni-2016 (77608/16) 3. Folder-arbejdsmiljoerepraesentant-norddjurs-juni-2016 (77609/16) 5. Årlig arbejdsmiljødrøftelse 1. Arbejdsmiljørapporter fra LMU til OA (78717/16) 2. Arbejdsmiljørapport fra OA til HU 2016 (74357/16) 13

16 Områdeudvalg administrationen Underskriftsside Michael Kielsgaard Engelsbæk Kim Bruun Nielsen Lars Toft Pedersen Lisbeth Krogh Hanne Nielsen Kirsten Højgaard Lisbeth Skyum Vakant - Jytte Skiffard Rikke Munk Mathiesen Carsten Povlsen Helle Steffensen Connie Borup Hansen Bodil Hiort Maria Mulvad Sølvkjær Grethe Wehner Andersen Klaus Dahlin 14

17 Bilag: 3.1. Arbejdsulykkestatistik 1. kvartal 2016 Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 13. juni Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 77087/16

18 Arbejdsulykkestatistik - fordeling af ulykker Periode Område Aftaleenheder / medudvalg Leder Institution Ansættelsestype Ulykker i alt Psykisk Antal af Ulykker med vold Andet Hovedtotal 0 0 Arbejdsulykkestatistik - sygedage/intervaller Periode Område Aftaleenheder / medudvalg Leder Institution Ansættelsestype under 1 dag 1-3 dage 4-6 dage 7-13 da dag mån3-6 måneder over 6 måndød Hovedtotal

19 Bilag: 3.2. Folder-arbejdsulykker-norddjurs-juni-2016 Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 13. juni Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 77608/16

20 Arbejdsulykker og nærved-ulykker

21 ARBEJDSULYKKER OG NÆRVED- ULYKKER Hvad er forskellen på arbejdsulykker, erhvervsbetingede lidelser og nærvedulykker? Det får du viden om i denne pjece. Du kan også blive klogere på hvordan man anmelder eller registrerer, og hvordan en sag om en arbejdsulykke forløber. Forskellen på arbejdsulykker og arbejdsbetingede lidelser (erhvervssygdomme) er ikke nødvendigvis selve skaden. Det er måden skaden er opstået på, der afgør, om det er en arbejdsulykke eller en arbejdsbetinget lidelse. Nærved-ulykker er de situationer, hvor noget er lige ved at gå galt, men heldigvis ikke gør det. Arbejdsgiveren skal sikre, at arbejdsulykker og nærved-ulykker registreres, analyseres og forebygges. 2

22 Arbejdsulykker kan fx være Arbejdsbetingede lidelser kan fx være Nærved-ulykker kan fx være En rygskade, der opstår ved et fald. En rygskade, som opstået ved lang tids arbejde i belastende arbejdsstillinger. En medarbejder oplever et fald, som ikke medfører skade, men som kunne have gjort det. En medarbejder, der pådrager sig en akut overbelastning af ryggen i et forsøg på at gribe borgeren, der falder. En medarbejder, der har voldsomme rygsmerter efter mange års tungt plejearbejde. En medarbejder griber en borger, der falder, men der sker ikke noget. En høreskade forvoldt ved et pludseligt lydtryk (fx en eksplosion). En høreskade forvoldt ved lang tids ophold i et kraftigt støjmiljø. Et pludseligt lydtryk fx en eksplosion, hvor der heldigvis ingen mennesker er i nærheden. En medarbejder bliver truet af en borger med en kniv, og medarbejderen får et psykisk chok. Alvorlige psykiske gener, der opstår gradvist efter flere års belastninger i form af trusler og voldsomme hændelser. En borger truer i et enkeltstående tilfælde med at ty til vold, men falder til ro, og medarbejderen er ikke mærket af hændelsen. 3

23 Arbejdsskadeerstatning Når arbejdsgiver eller læge har anmeldt skaden, vil skaden blive registreret, og skadelidte vil modtage et brev om skadens anmeldelse. Er der anmeldt en erhvervssygdom, vil Arbejdsmarkedets Erhvervssikring indhente oplysninger om sygdommen for at vurdere, om den kan anerkendes som en arbejdsskade. Er der anmeldt en ulykke, er det i første omgang kommunens administrationsselskab Contea, der behandler sagen. Mange sager afgør Contea selv, og det betyder, at sagerne kan afsluttes hurtigere, end hvis de skal gennem Arbejdsmarkedets Erhvervssikring. I tvivlstilfælde sender Contea sagen videre til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring. Hvad kan man få erstattet? Hvis arbejdsskaden bliver anerkendt, kan man få erstatning for: Udgifter til sygebehandling, optræning og hjælpemidler (briller, parykker, høreapparater mv.) Tab af erhvervsevne (dårligere indtjeningsmuligheder, ringere erhvervsmuligheder) Varigt mén Tab af forsørger Overgangsbeløb til efterladte ved dødsfald. Registrer nærved-ulykker i Norddjurs registreringssystem. Find det på hjemmesiden er via denne QR-kode: 4

24 Hvordan anmelder man en arbejdsulykke? I Norddjurs Kommune kan aftaleholderne selv få adgang til anmeldelse af arbejdsulykker via Easy. Alternativt kontaktes Anne Melgaard Jensen eller Jette Kusk Simonsen i direktionssekretariatet. Arbejdsgiver skal anmelde en ulykke, når den har medført fravær i én dag eller mere ud over den dag, hvor medarbejderen kom til skade. Både fysiske og psykiske skader skal anmeldes. Det er vigtigt(,) at sikre dokumentation og beviser så tæt på hændelsen som muligt. Den digitale anmeldelse via Easy sikrer, at anmeldelsen sendes til de korrekte modtagere, og at de nødvendige oplysninger indgår. Arbejdstilsynet skal vurdere, om der er grundlag for en konkret undersøgelse med henblik på forebyggelse og for eventuelt at kunne placere et ansvar for ulykken. Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (tidligere Arbejdsskadestyrelsen) skal vurdere, om der er grundlag for erstatning for ulykkens følger. Det er også Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, som tager stilling til, om arbejdsbetingede lidelser bliver anerkendt som erstatningsberettigede eller ej. Ved sygdomme, der ikke er angivet på fortegnelsen over anerkendte erhvervssygdomme, er det Erhvervssygdomsudvalget, der skal vurdere, om sygdommen må anses for i overvejende grad at være forårsaget af arbejdet. 5

25 Arbejdsulykker, arbejdsbetingede lidelser og nærvedulykker skal registreres, håndteres og anmeldes forskelligt 6

26 Arbejdsulykker Arbejdsbetingede lidelser Nærved-ulykker Definition En fysisk eller psykisk personskade forårsaget af en hændelse eller en påvirkning, der sker pludseligt eller inden for 5 dage. En sygdom eller lidelse, der er opstået efter længere tids påvirkning fra arbejdet, eller de forhold arbejdet foregår under. Ulykker, der var lige ved at ske, men ikke gjorde det. Skadens art Fysisk eller psykisk skade som følge af pludselige hændelser. Fysisk eller psykisk skade som følge af lang tids forkert påvirkning. Ingen skade, men kunne under andre omstændigheder have medført fysisk eller psykisk skade. Lovgrundlag Arbejdstilsynets bekendtgørelse Anmeldelse af arbejdsulykker til Arbejdstilsynet Beskæftigelsesministeriets Bekendtgørelse om anmeldelse af ulykker Bekendtgørelse om lægers og tandlgers pligt til at anmelde erhvervssygdomme til Arbejdstilsynet og Arbejdsskadestyrelsen AT-vejledning om forebyggelse af arbejdsulykker Anmeldelsesfrist Inden 9 dage efter første fraværsdag Senest 5 år efter, at sygdommen er opdaget. Det anbefales, at nærvedulykker registreres så hurtigt som muligt og senest inden for 9 dage. Registrering Arbejdsgiver (eller efter aftale AMR) anmelder i Easy (Arbejdsmarkedets Erhvervssikrings og Arbejdstilsynets fælles anmeldesystem) Arbejdsgiveren skal sikre, at arbejdsulykker registreres, analyseres og forebygges. Læger og tandlæger anmelder i Easy (Arbejdsmarkedets Erhvervssikrings og Arbejdstilsynets fælles anmeldesystem) Hvis arbejdsgiveren kender til den arbejdsbetingede lidelse, skal der træffes forebyggende foranstaltninger. Arbejdsgiver eller AMR registrerer efter aftale i Norddjurs registreringsskema Arbejdsgiveren skal sikre, at nærved-ulykker registreres, analyseres og forebygges. 7

27 Politianmeldelse Arbejdsskadesystemet stiller ikke krav om politianmeldelse, men hvis der er sket en personskade som følge af en straffelovsovertrædelse, kan det være nødvendigt at tage stilling til, om der skal ske politianmeldelse og udarbejdes ansøgning om erstatning i henhold til offererstatningsloven. Som udgangspunkt er politianmeldelse inden 72 timer nødvendig for erstatning i henhold til offererstatningsloven. Det kan dog fraviges, hvis konkrete pædagogiske eller behandlingsmæssige forhold taler for det. Det er for eksempel tabt arbejdsfortjeneste eller svie og smerte, der kan dækkes via denne lovgivning. Det er Erstatningsnævnet, som afgør om skadelidte har krav på erstatning, og det er også i første omgang Erstatningsnævnet, der udbetaler erstatningen. Efterfølgende vil Erstatningsnævnet dog som udgangspunkt forsøge at inddrive erstatningen fra skadevolder. Politianmeldelse bør altid ske i henhold til de principper om saglighed og relevans i sagsbehandlingen, der er lovfæstet i 5 i persondataloven, jf. lov nr. 429 af 31. maj Er skadevolder under 15 år, skal man også forholde sig til 15 i straffeloven, der oplyser om,at handlinger, der er foretaget af børn under 15 år, ikke straffes. Det er derfor ikke relevant at inddrage politiet i en sag om et barn under 15 år, medmindre der er særlige omstændigheder som for eksempel, at henvendelsen sker som led i SSP-samarbejdet. Vigtigt: Hvis der ikke er tale om en strafbar handling omfattet af straffeloven eller tilholdsloven, er offererstatning og kravet om politianmeldelse ikke relevant. 8

28 Håndtering af hændelser med vold eller alvorlige trusler Registrer alle hændelser med kvalificeret vold eller alvorlige trusler i Easy Vurdér om der er sket en overtrædelse af straffeloven (eller tilholdsloven) Hvis en overtrædelse af straffeloven ikke politianmeldes, skal de pædagogiske og/eller de behandlingsmæssige hensyn beskrives, og hændelsesforløbet skal beskrives og dokumenteres grundigt umiddelbart efter episoden. Arbejdsgivers vurdering er væsentlig, når erstatningsnævnet skal vurdere, om det i forbindelse med en erstatningssag kan dispensere fra kravet om politianmeldelse. Hvis volden er kvalificeret og udøvet med fortsæt kan der være sket en overtrædelse af straffeloven. Hvis I vurderer, at der er sket en overtrædelse af straffeloven: Vurdér om det er relevant at søge erstatning i henhold til offererstatningsloven Er der årsagssammenhæng er personskaden (fysisk eller psykisk) sket som følge af den pågældende strafferetsovertrædelse? Vurdér om hændelsen skal politianmeldes inden 72 timer ved at tage stilling til Om det er sagligt og relevant at politianmelde Om der er pædagogiske og/eller behandlingsmæssige hensyn, der taler mod politianmeldelse. Klarlæg hændelsesforløbet og strafansvaret ved grundigt at beskrive: Gerningssted Gerningsmand Vidner Offer Skader Bevismateriale Konkrete pædagogiske og/eller behandlingsmæssige hensyn. Vedlæg desuden: Læge- eller skadestuerapport Arbejdsskadeanmeldelse. Læs uddybende forklaringer og konkrete eksempler i Justitsministeriets Vejledning om offererstatning i sager om forbrydelser mod plejepersonale, pædagoger, socialpædagoger, lærere og andre personalegrupper med særlige støtteog omsorgsfunktioner mv. Find mere information og ansøgningsskema til offererstatning på Erstatningsnævnets hjemmeside: 9

29 ANALYSE OG LÆRING AF ULYKKER 1 Forebyg inden ulykken eller nærved-ulykken sker Lav en plan for hurtig handling i tilfælde af ulykke Systematisér jeres analyse og læring af ulykker og nærved-ulykker 2 Når ulykken eller nærved-ulykken er sket Brug øjne, ører og andre sanser Notér med det samme, hvad der er sket Fotografer eller tegn skitser Hold dig til observationer ingen forklaringer Tal med den involverede og eventuelle vidner 3 Notér basisoplysninger Navn på skadelidte/involverede Stilling og erfaring med opgaven Ulykkestidspunkt og sted Skaden og eventuelle følgevirkninger 10

30 4 Foretag en analyse Hvad foretog de involverede sig? Hvad skete der? Hvad forvoldte skaden? Hvordan er normal praksis? Var der noget, der var anderledes end normalt? Kendte skadelidte risikoen? 5 Afdæk mulige årsager Havde arbejdsformen betydning for det, der skete? Havde rutiner (fx rengøring, vedligeholdelse) betydning? Havde manglende uddannelse eller instruktion betydning? Havde indretning af arbejdsplads, materialer eller maskiner betydning? Havde andre mennesker og deres handlinger betydning? Manglede der sikkerhedsforanstaltninger? Var der andet, der lå til grund for ulykken? 6 Forebyg at ulykken sker (igen) Gennemfør en analyse af bagvedliggende årsager Find løsningsmuligheder Hvilke forebyggende foranstaltninger skal igangsættes med det samme? Hvilke forebyggende foranstaltninger skal igangsættes på længere sigt? Har andre arbejdssteder lignende risici? Hent skemaet til analyse af bagvedliggende årsager på 11

31 FÅ MERE AT VIDE Arbejdstilsynet har udarbejdet en guide, der indeholder 15 hovedårsager til ulykker og nærved-ulykker. Guiden indeholder tjeklister og gode råd. Se mere her: -bruger-du-guide-til-laering-af-ulykker.aspx BAR Social og Sundhed har udarbejdet informationsmaterialet Undgå ulykker med god information om ulykker og nærvedhændelser, som også andre faggrupper kan have glæde af. Se mere her: Her kan du få råd og vejledning Anne Melgaard Jensen, assistent Telefon: Jette Kusk Simonsen, jurist Telefon: Trine Kjær Poulsen, arbejdsmiljøkonsulent Telefon: Norddjurs Kommune Torvet Grenaa Tlf.: CVR nr Telefon- og åbningstider: Mandag-onsdag: Torsdag: Fredag: norddjurs@norddjurs.dk Sikker sikkerpost@norddjurs.dk 12

32 Bilag: 3.3. Folder-arbejdsmiljoerepraesentant-norddjurs-juni-2016 Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 13. juni Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 77609/16

33 Arbejdsmiljørepræsentant

34 ARBEJDSMILJØREPRÆSENTANT Som arbejdsmiljørepræsentant (AMR) skal du sammen med din leder og arbejdsmiljøgruppen (AMG) / lokaludvalget (LMU) være med til at sikre et sundt og godt arbejdsmiljø. Men hvilke opgaver følger der egentlig med rollen som arbejdsmiljørepræsentant? Og hvilke muligheder har du for at få hjælp og støtte? Få svar på det her. DIN SÆRLIGE ROLLE SOM AMR ER......at være ambassadør for arbejdsmiljøet. Du skal med andre ord bruge dine diplomatiske evner, for der kan være mange meninger og mange veje at gå, når det handler om at skabe det bedst mulige arbejdsmiljø. Forhandling, information og kommunikation er vigtige elementer i rollen som arbejdsmiljørepræsentant. at arbejde forebyggende og kontinuerligt med arbejdsmiljøet. Gennem arbejdsmiljøuddannelsen og den supplerende uddannelse får du en stor viden om arbejdsmiljøemner. Det har du brug for når du skal vejlede dine kolleger og i øvrigt holde arbejdsmiljøarbejdet på sporet og i fremdrift. at samarbejde med ledelsen omkring arbejdsmiljøet. Et godt arbejdsmiljø medvirker til at skabe arbejdsglæde, trivsel og kvalitet i opgaveløsningen, men et dårligt arbejdsmiljø kan medføre det modsatte. Hvordan I skaber den positive spiral, er helt op til jer. Der vil sikkert også opstå situationer, hvor I skal samarbejde om emner, der kan være svære eller ubehagelige. Her er den tillidsfulde dialog jeres vigtigste redskab. at vide hvor du kan få hjælp, hvis du har brug for det. Hvis du eller dine kolleger bliver opmærksomme på forhold, der kan forringe sikkerheden og sundheden, så er du selvskrevet til - i samarbejde med din leder - at søge viden om, hvordan arbejdsmiljøet kan rettes op. Hvis det ikke er noget, I selv kan ændre, så kan du tage udfordringen med videre til arbejdsmiljøgruppen/ lokaludvalget. Principielle problemstillinger kan bringes videre til arbejdsmiljøorganisationen (områdeudvalg eller hovedudvalg). at være mægler i arbejdsmiljøarbejdet. Du vil måske på et tidspunkt komme til at stå i et dilemma mellem den enkelte medarbejders ønske og medarbejdergruppens ønske som helhed. Der findes ingen nemme løsninger i sådanne spørgsmål, men gennem konstruktiv dialog kan I forhåbentlig nå til enighed. 2

35 Et sundt og sikkert arbejdsmiljø Som arbejdsmiljørepræsentant repræsenterer du alle kolleger uden ledelsesansvar i den eller de afdelinger, du er valgt i, men du er heldigvis ikke alene om det, for alle ansatte skal deltage i samarbejdet om et sundt og sikkert arbejdsmiljø. Eksempler på konkrete opgaver Selvom der er nogle grundlæggende opgaver, som følger med rollen som arbejdsmiljørepræsentant, så er det altid en god idé at tage en snak med din leder og eventuelt med lokaludvalget om forventningerne til din indsats. Det kan være, at der er helt særlige ønsker og behov hos jer. Arbejdspladsvurdering En naturlig del af din rolle som arbejdsmiljørepræsentant vil være at indgå i arbejdet omkring arbejdspladsvurdering (APV) mindst hvert tredje år eller ved større forandringer. Vælger I elektronisk spørgeskema som metode, så er Survey Xact det system, som kommunen stiller til rådighed. Besøg af Arbejdstilsynet Hvis Arbejdstilsynet kommer på besøg, vil du som regel deltage, dog er det vigtigt, at alle på arbejdspladsen ved, hvor jeres APV findes. Bliver der givet påbud, vil du indgå i arbejdet med at forbedre arbejdsmiljøet og melde tilbage til Arbejdstilsynet. 3

36 Arbejdsulykker Som arbejdsmiljørepræsentant vil du være involveret i håndteringen af situationen, hvis der sker arbejdsulykker på arbejdspladsen. Du skal blandt andet være med til at sikre, at ulykken bliver anmeldt. Arbejdsgiver har pligt til at anmelde arbejdsulykker senest 9 dage efter skadelidtes første fraværsdag, hvis medarbejderen ikke er i stand til at arbejde i mindst en dag ud over tilskadekomstdagen. Arbejdsulykker anmeldes digitalt via Easy. Anmeldelsen via Easy sikrer, at de rette myndigheder og parter bliver orienteret. Ud over anmeldelsen er det meget vigtigt at analysere, hvorfor ulykken skete og træffe foranstaltninger, så det ikke sker igen. Husk, at vold og trusler om vold også betragtes som arbejdsulykker/nærvedulykker. Læs mere i kommunens folder om arbejdsulykker på Også nærved-ulykker skal registreres og analyseres. Til dette skal I bruge linket på Norddjurs Kommunes hjemmeside eller find systemet via denne QR-kode: 4

37 Lokale aftaler Alle arbejdspladser i Norddjurs Kommune skal aftale: Se mere i personalepolitikken lokale retningslinjer for identificering, håndtering og forebyggelse af arbejdsbetinget stress lokale retningslinjer for identificering, håndtering og forebyggelse af vold, mobning og chikane lokal rygepolitik. 5

38 Arbejdsmiljøgruppen Arbejdsmiljøgruppen består af dig og dine eventuelle AMR-kollegaer på arbejdspladsen samt en repræsentant for ledelsen. Arbejdsmiljøgruppen udfører det konkrete arbejdsmiljøarbejde, herunder APV. Lokaludvalget Lokaludvalget er kontaktled mellem arbejdspladsens medarbejdere og områdeudvalget. I Norddjurs Kommunes MEDaftale kan du se, hvilke opgaver lokaludvalget skal varetage. Lokaludvalget har arbejdsmiljø som fast fokusområde, og arbejdsmiljøgruppens arbejde skal kvalificere lokaludvalgets drøftelser om arbejdsmiljøet. Sygefravær Norddjurs Kommune har særlig bevågenhed på sygefravær. Både for den enkelte og for arbejdspladsen som helhed giver et lavt sygefravær store fordele. Som AMR skal du derfor være særligt opmærksom på, om der er forhold i arbejdsmiljøet, der kan føre til sygefravær. 6

39 Værd at vide Det er vigtigt, at du som AMR kender Norddjurs Kommunes MED-aftale, personalepolitik og ledelsesgrundlæg. Heri finder du for eksempel kommunens overordnede retningslinjer, årshjul for arbejdsmiljøarbejdet samt de værdier som kommunen som helhed bygger på. Den lokale årlige arbejdsmiljødag Hvert år skal I afholde en årlig arbejdsmiljødrøftelse, hvor I skal: tilrettelægge arbejdsmiljøarbejdet for det kommende år aftale hvordan samarbejdet skal foregå vurdere om det forgående års mål er nået fastlægge mål for det kommende års arbejde. Der findes materiale om den årlige arbejdsmiljødrøftelse på Arbejdstilsynets hjemmeside Områdeudvalgenes årlige arbejdsmiljødage En gang om året er der arbejdsmiljødag arrangeret af det områdeudvalg, du hører under. Områdeudvalgenes arbejdsmiljødage ligger på forskellige tidspunkter på året, og det er forskelligt, hvordan de er organiseret. Spørg din leder, hvis der er noget du vil vide om dit områdeudvalgs arbejdsmiljødag. Hovedudvalgets årlige arbejdsmiljødag Hvert år i juni afholder hovedudvalget en fælles arbejdsmiljødag for alle kommunens arbejdsmiljørepræsentanter og ledere. Du er på denne dag inviteret med til at sætte fokus på den fælles indsats for det bedst mulige arbejdsmiljø. Tilmelding foregår på kursusportalen Uddannelse Som AMR skal du have den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse, og du skal hvert år have tilbud om supplerende uddannelse. Hold øje med kursusportalen hvor du kan oprette en agent, der giver dig besked, når der er nye kurser inden for arbejdsmiljøområdet. Anmeldelse af valget som arbejdsmiljørepræsentant Anmeldelse af valg af arbejdsmiljørepræsentant skal ske til den forhandlingsberettigede organisation, men du må også meget gerne give besked om valget til Anne Melgaard Jensen i direktionssekretariatet. 7

40 FÅ MERE AT VIDE Hvert år udkommer håndbogen Arbejdsmiljø i kommuner og regioner. Det er den, du får udleveret i forbindelse med arbejdsmiljøuddannelsen. I håndbogen er der gode beskrivelser af organisering, strategi, opgaver og temaer i arbejdsmiljøarbejdet. Her kan du få råd og vejledning Er der brug for viden om særlige temaer eller svar på spørgsmål om arbejdsmiljøet, så er arbejdsmiljøgruppen velkommen til at kontakte kommunens arbejdsmiljøkonsulent. Trine Kjær Poulsen, arbejdsmiljøkonsulent tkp@norddjurs.dk Telefon: Anne Melgaard Jensen, assistent amj@norddjurs.dk Telefon: Norddjurs Kommune Torvet Grenaa Tlf.: CVR nr Telefon- og åbningstider: Mandag-onsdag: Torsdag: Fredag: norddjurs@norddjurs.dk Sikker sikkerpost@norddjurs.dk 8

41 Bilag: 5.1. Arbejdsmiljørapporter fra LMU til OA Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 13. juni Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 78717/16

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96

97

98

99

100

101

102

103

104

105

106

107

108

109

110

111

112

113

114

115

116

117

118

119

120 Bilag: 5.2. Arbejdsmiljørapport fra OA til HU 2016 Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 13. juni Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 74357/16

121 Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalget for administrationen til hovedudvalget 2016 Den årlige arbejdsmiljødrøftelse er gennemført på områdeudvalgets møde den 13. juni Helhedsbeskrivelse af arbejdsmiljøet på administrationens område Der opleves fortsat god trivsel i afdelingerne under områdeudvalget for administrationen. Mange afdelinger giver udtryk for, at det giver god trivsel, at der afholdes sociale arrangementer ved siden af det rent faglige. Det giver et bedre og styrket samarbejde fagligt, når man kender hinanden bedre privat. Overordnet set er de største fysiske udfordringer med arbejdsmiljøet dårligt indeklima, pladsmangel til kontorarbejdspladser og mødelokaler der ikke modsvarer behovene. Den mest udbredte psykiske udfordring med arbejdsmiljøet omhandler stor arbejdsmængde og tidspres i forbindelse med overholdelse af deadlines. Derudover kan det for første gang konstateres, at der i 2 afdelinger har været mobning. Det er vigtigt, at man i de afdelinger hvor der opleves mobning, omgående tager hånd om dette lokalt. Det kan konstateres, at der har været arbejdsbetinget sygefravær i mere end en tredjedel af alle afdelinger, hvilket er en stigning i forhold til sidste år, hvor det var 3 ud af 15 afdelinger. Udfordringerne med arbejdsmiljøet uddybes herunder. Udfordringer fysisk arbejdsmiljø Pladsmangel - Nogle steder er der udfordringer med mangel på mødelokaler andre steder mangler der arbejdspladser til medarbejderne og andre steder igen sidder der mangel folk på kontorerne. Støj - Der opleves støj på flermandskontorer, på gangarealer både fra kolleger og besøgende. Enkelte steder støj fra vej. Rengøring - Mangelfuld rengøring flere steder, særligt på toiletterne. Der er også en oplevelse af, at ikke alle har viden om hvad man kan forvente i forhold til rengøringsstandarden. Løse ledninger - På mange kontorer mangler ledningerne at blive sat fast under bordet. Udfordringer psykiske arbejdsmiljø Arbejdsbetinget sygefravær - 7 ud af 18 afdelinger har oplevet arbejdsbetinget sygefravær. Stort arbejdspres Arbejdspresset giver flere steder lejlighedsvise symptomer på stress. Høj sagsmængde. Korte deadlines. Manglende forventningsafstemning/usikkerhed i opgaveløsningen. Tillid - I nogle afdelinger opleves det, at der er problemer omkring tillid, både medarbejderne imellem, men også mellem medarbejdere og ledelse. Mobning - Der er i følge APV oplevet mobning i 2 afdelinger. Truende adfærd - 2 afdelinger har oplevet truende borgere. Side 1 af 7

122 Konkrete handlinger og initiativer til forbedring og udvikling af arbejdsmiljøindsatsen Der er lavet retningslinjer til identificering, forebyggelse og håndtering af mobning og chikane og stress gældende for hele administrationen, da vilkårene for de ansatte er ensartede og da der flere afdelinger har til huse i samme bygninger. Disse retningslinjer evalueres årligt, eller hvis behovet opstår på samme måde så det er sket med retningslinjen til forebyggelse og håndtering af grænseoverskridende adfærd fra borgere tidligere. Områdeudvalget behandler fortsat på december-mødet initiativskemaer fra lokaludvalgene i forhold til at nedbringe sygefraværet. Områdeudvalgets målsætning for arbejdsmiljøet det kommende år Hovedtemaet er øget arbejdspres og de konsekvenser det fører med sig. Områdeudvalgets årlige arbejdsmiljødag Områdeudvalget afholder hvert år i januar den årlige arbejdsmiljødag med arbejdsmiljøgrupperne, næste arbejdsmiljødag er den 24. januar Områdeudvalgets arbejdsmiljødag blev i år afholdt den 19. januar 2016 med oplæg fra Addfocus. Temaet for dagen var kerneopgaven, og hvordan alle i organisationen er med til at løfte den fælles kerneopgave. Fokus var på, hvordan man kan gøre det på en måde, hvor faglige relationer, det psykiske arbejdsmiljø og den sociale kapital bliver styrket. Flere afdelinger har givet udtryk for at der arbejdes videre lokalt med kerneopgaven. Arbejdsbetinget sygefravær Der har været arbejdsbetinget sygefravær i 7 ud af 18 afdelinger. Arbejdsulykker Der er siden den sidste indsendte rapport registreret 12 arbejdsulykker på områdeudvalgets område, de fordeler sig således: 1 arbejdsulykker af karakteret ryg, der har medført 90 sygedage. 2 arbejdsulykker af karakteret arme/ben, der har medført 0 sygedage. 3 arbejdsulykker af karakteret psykisk, der har medført 0 sygedage. 6 arbejdsulykker af karakteret andet, hvor af 1 arbejdsskade har medført 3 sygedage. 1 arbejdsulykke af karakteren ryg og 1 arbejdsulykke af karakteren andet vedrører praktikanter udsendt af jobcentret. Til sammenligning havde der året før været 6 arbejdsulykker, der havde medført 1 sygedag. Side 2 af 7

123 Sammenskrivning af arbejdsmiljørapporter fra lokaludvalg til områdeudvalg Kommunaldirektørens område Direktionssekretariatet & HR Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Variation i arbejdsstillinger, støj fra kolleger og besøgende i afdelingen, indeklima og temperatur. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Efterspørgsel efter mere information til bedre at navigere i forhold til organisation, ledelse og omverden. Høj aktivitet og travlhed. Uforudsigelighed og korte deadlines. Udfordringer med trivsel: Nej. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Årlige temadage med fokus på samarbejde og fællesskab. Der er igangsat beskrivelse af forskellige funktioner i afdelingen, for at synliggøre arbejdsopgaver og snitflader indadtil i afdelingen. Medarbejderne tager også selv initiativ til forskellige sociale arrangementer hvor de sociale relationer kan styrkes. Gode erfaringer: Man skal være opmærksom på at fastholde et godt arbejdsmiljø på tværs af blandet medarbejderskare på trods af et højt tempo med komplekse opgaver. Serviceområdet administrationen Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Ubekvemme stillinger, over lange rækkeafstande, i højt tempo og under tidspres, ensidigt arbejde. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Intet at bemærke. Udfordringer med trivsel: Intet at bemærke. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Ingen - der er ingen tegn på arbejdsbetinget sygefravær, der er løbende fokus på sygefravær og at skabe bedst mulige arbejdsforhold. Gode erfaringer: - Økonomi og indkøb Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Ergonomi/stillesiddende arbejde der er udarbejdet handleplan. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Arbejdspres, forventningsafstemning/ usikkerhed i opgaveløsningen - der er udarbejdet handleplan. Udfordringer med trivsel: Nej. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Handleplaner for Stress, Stop op dag, Videndeling/kompetenceudvikling, Opgavedeling, Tidsplaner. Gode erfaringer: God aktiv personaleforening samt intern personaleforening Fiskegruppen. Løn og bogholderi Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Ledninger ved skrivebordene er ikke hængt op der er dialog med rådhusbetjente. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Ingen. Udfordringer med trivsel: Ingen. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Ikke pt. Da der er et godt arbejdsmiljø. Gode erfaringer: Teambaseret arbejde har givet god trivsel. Side 3 af 7

124 Velfærdsdirektørens område Velfærdssekretariatet Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Pladsproblemer dette er dog løst nu, ledninger er ikke hængt op efter flytning, støj fra printer. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Skolestrukturanalysen, flere medarbejdere er samtidigt forældre i Norddjurs Kommune fokus på hvordan man håndterer dobbeltrolle. Rådsbetjening uoverensstemmelser i rådene kan have betydning for sekretærs arbejde. Udfordringer med trivsel: Ingen. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Skabe mulighed for uforstyrret rum i flermandskontorer vha. skilte eller flag, bruge mødelokaler til at arbejde i ved behov for ekstra ro, styrke det sociale i afdelingen. Gode erfaringer: Stop-op-dag med fokus på eks. arbejdsmiljø og pres, god, uformel og sjov omgangstone, gensidig interesse for hinanden også privat, melde ud når man har travlt, så kolleger kan hjælpe, skemaet bør/bør ikke, gør/gør ikke udfyldes årligt. Myndigheds- og visitationsenheden Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Der er fortsat ikke en fast arbejdsplads til alle medarbejdere i Grenaa, pladsproblemer i forbindelse med udvidelse af antallet af medarbejdere i Glesborg. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Arbejdsmængden/sagsantallet pr. medarbejder er fortsat højt. Mulighed for den enkelte for at finde løsnings-forslag overfor de problemstillinger de præsenteres for i de enkelte sager. Udfordringer med trivsel: At få de understøttede IT systemer til at fungere, således at de kan opleves som en støtte for sagsbehandleren i det daglige arbejde. At understøtte medarbejderne i at få handlemuligheder i forhold til de krav/forventninger de mødes med af borgerne. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Der fortsættes med kort ugentlig møde i Voksen- og Ungeteamet mhbp. Ledelsesinformation samt fællesdrøftelse af arbejdsmæssige udfordringer. Fastholdelse af kvartalsvis statusdag, hvor der er mulighed for at planlægge arbejdsmæssige udfordringer. Gode erfaringer: Ugentlige møder og statusdage medvirker til at der skabes fælles viden om de udfordringer der er i afdelinger. Det er med til at skabe en fælles forståelse og aftaler om hvordan udfordringerne kan løses. Skole- og dagtilbudsafdelingen Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Akustik i mødelokale 8 og 9. Pladsmangel. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Samarbejde/sparring med kolleger ønskes optimeret. Feedback fra faglig leder/tydelighed omkring succeskriterier i opgaveløsningen. Eksternt samarbejde med ledere i skoler og dagtilbud. Tid. Udfordringer med trivsel: Arbejdspres. Løsning af konflikter og uoverensstemmelser. Arbejdsbetinget sygefravær: Ja. Igangsatte aktiviteter: Kursus i Outlook mhbp. tilrettelæggelsen af opgaver og vurdering af tidsforbrug til opgaverne. Forskellige kompetenceudviklingsforløb for flere grupper. Fysiske rokeringer for at imødekomme pladsmangel bedst muligt. Ny struktur i en gruppe for at imødekomme ønsket om mere samarbejde og feedback. Planlægning af plan for håndtering af øget pres på enkelt afdeling pga. ny lovgivning. Gode erfaringer: Årlig temadag med drøftelse af det psykiske arbejdsmiljø. Mindst 1 gang årligt afholder der personalefest. Fast tidspunkt for fælles kaffepause. Fødselsdagskaffe 1 gang pr. måned med gaver fra gavekasse. Afdelingen deltager i tæl-skridt kampagnen. Fast procedure for modtagelse af nye medarbejdere. Kursus i livgivende førstehjælp. Side 4 af 7

125 Arbejdsmarkedsdirektørens område Arbejdsmarkedssekretariat Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Nogen grad af mangel på rengøring specielt ved toiletterne og manglende grundig rengøring på kontorerne med jævne mellemrum, støj fra gangarealer, sikkerhedsrisiko ved elevator, da der ikke er kode eller nøgle til denne, så alle kan benytte den. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Stort arbejdspres pga. arbejdsmængde og manglende mulighed for at supplere hinanden i løsning af konkrete faglige opgaver. Udfordringer med trivsel: Arbejdspresset giver lejlighedsvise symptomer på stress og udkørthed, hvilket påvirker trivslen både for den enkelte, men også for afdelingen. Arbejdsbetinget sygefravær: Nej. Igangsatte aktiviteter: Analyse af administrativ understøttelse af hver afdeling, analyse skal give klarhed over arbejdsopgaver og ressourcerne til at løse opgaverne. Der er planlagt et socialt arrangement inden sommerferien som skal følges op af flere arrangementer i efteråret. Gode erfaringer: Stop-op-dag hvor der blev arbejdet med afdelingens fælles forståelse af hvordan sekretariatet understøtter kerneopgaven, samt samarbejdsøvelser og fælled madlavning. Hver uge startes med fælles morgenbrød hvor stort og småt fra weekenden kan vendes inden arbejdsugen starter ingen faglige drøftelser. Borgerservice og udbetaling Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Generel utilfredshed med rengøring på kontorer og toiletter, og heraf problemer med støv og dårlig/tør lugt. Problemer med støj/uro i sær på storrumskontorer, dårlig loftsbelysning, problemer med træk. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Stort arbejdspres i nogle teams, der er ansatte der føler sig udkørte og nogle oplever symptomer på arbejdsbetinget stress. Arbejdsmiljøgruppen arbejder sammen med TR for at drøfte muligheder for forbedringer. Der er ansatte der føler, at de har været udsat for mobning. Dette er nu et særligt fokusområde. Udfordringer med trivsel: Stort arbejdspres bl.a. pga. oplæring af nye medarbejdere og sygemeldinger samt lovændringer. Arbejdsbetinget sygefravær: Ja. Igangsatte aktiviteter: Nye arbejdsgange ifht. oplæring af nye medarbejdere for at undgå stress, arbejdsmiljøgruppen har udvalgt særlige indsatsområder og TR inviteres med til at drøfte det generelle arbejdsmiljø. Gode erfaringer: Sociale arrangementer, er med til at give en bedre forståelse mellem de forskellige teams, og bringe medarbejderne tættere sammen. Tidlig indsats og opfølgning Udfordringer fysisk arbejdsmiljø: Manglende ventilation, utilstrækkelig mulighed for grunddig rengøring, kaos i ledninger fra computere. Udfordringer psykisk arbejdsmiljø: Tillid, samarbejde, retfærdighed. Udfordringer med trivsel: Tillid til kolleger og ledelse, samarbejde. Arbejdsbetinget sygefravær: Ja. Igangsatte aktiviteter: Som følge af bl.a. dårligt arbejdsmiljø i sygedagpengeafdelingen har afdelingen været igennem et udviklingsprojekt med henblik på at styrke personlige og faglige kompetence. Medarbejderne har profiteret af projektet. Der er ultimo maj 2016 igangsat et lignende udviklingsprojekt på kontanthjælpsområdet som man håber medarbejderne vil profitere af i løbet af sensommeren LMU videregiver følgende anbefaling til det kommende LMU for Fastholdelse og beskæftigelse: skærpet fokus på tillid, samarbejde og retfærdighed. Det skal italesættes hvad der opleves som god trivsel, godt arbejdsmiljø og mobning. Overvejelser om en trivselsgruppe. Gode erfaringer: Kompetenceudvikling både fagligt og personligt, klar og tydelig ledelse på såvel struktur som retning, fælles kompetenceudvikling på tværs, øget opmærksomhed på sparring og anerkendelse. Side 5 af 7