Samarbejdsaftale om opstilling af bistader i Byhaven mellem Byhaven 2200 og Byens Drift, Teknik- og Miljøforvaltningen

Transkript

1 KØBENHAVNS KOMMUNE Teknik- og Miljøforvaltningen Center for Driftsudvikling Parterne Samarbejdsaftale om opstilling af bistader i Byhaven 2200 Grundejer Københavns Kommune mellem Byhaven 2200 og Byens Drift, Teknik- og Miljøforvaltningen NOTAT Sagsnr Dokumentnr Sagsbehandler Sarah Katz Samarbejdspartnere: Teknik og Miljøforvaltningen Byens Drift Islands Brygge København S Samarbejdspartner samt driftsansvar Byhaven 2200 Hørsholmsparken 2200 København N Organisering Byhaven 2200 er en fælleshave og haveforening, der drives af frivillige kræfter. Byhavens aktive frivillige er organiseret i forskellige arbejdsgrupper, der varetager forskellige opgaver og ansvarsområder. Ex. på arbejdsgrupper: dyrkningsgruppen, byggegruppe og kommunikationsgruppen. Bigruppen som vil stå for drift og vedligeholdelse af bistadet vil ligeledes være organiseret som en arbejdsgruppe. Det overordnede ansvar for drift og vedligeholdelse af byhaven generelt ligger i Byhavens bestyrelse. Kontaktpersoner - Formand: Sandra Villumsen, E: sandravillumsen@gmail.com, T: Kasserer: Martin Zaar, E: martinzaar@gmail.com, T: Bi-gruppen: Ninna Kofod, E: ninnakofod@gmail.com, T: Bigruppen: E: bigruppen@byhaven2200.dk - Parkforvalter: Thomas Gerhard, E: thoger@tmf.kk.dk, T: Projektkoordinator: Sarah Katz, E: c48q@tmf.kk.dk, T: Formål Driftspartnerskaber Islands Brygge 37 Postboks København S C48Q@tmf.kk.dk EAN nummer

2 Formålet med projektet er at: - sætte fokus på naturlig bi-hold, og biers betydning for biodiversiteten i byen. - få den bynære natur til at gro gennem fællesskab, dialog og forståelse. - øge den biologiske mangfoldighed på Nørrebro, til gavn for både haver, parker, dyreliv og Nørrebros lokalsamfund. - Byhaven til stadighed kan vise konkrete eksempler på en mere bæredygtig livsstil i byen gennem lokal produktion og fællesskab. Projektet indebærer at Byhaven 2200 opstiller et bistade inden for det allerede lejede areal. Projektet er non-profit og Byhaven er åben for alle, som er interesseret i haven og bier. Formålet med denne aftale er: - at kommunen i dette konkrete tilfælde accepterer at 7 i lejekontrakten fraviges og giver tilladelse til bihold. - at fastlægge rammerne for samarbejdet for således i videst muligt omfang at minimere risikoen for tvister og konflikter mellem parterne. Der tilstræbes et samarbejde, som er præget af gensidig respekt og forståelse, og som søger at imødekomme parternes interesser. Denne aftale findes underskrevet i 3 eksemplarer, med et eksemplar hos hver af parterne. Areal - Københavns Kommune har allerede sat et område til rådighed til Byhaven 2200 s aktiviteter. Kontrakten udløber i 2015 og kan evt. genforhandles i Arealets placering er indtegnet og fremgår af vedlagte kort (bilag a) - Bistadets placering forslås til et sydøstligt hjørne i haven, hvor der er plads til de anbefalede afstande omkring stadet. Anlæg og økonomi - Bistadets placering vil kræve ekstra afskærmning. Dette sker for Byhavens egen regning. - Bistadet bygges af Byhavens frivillige af genbrugsmaterialer. Eventuelle udgifter dækkes af Byhaven. Tidsperiode og opsigelse Side 2 af 11

3 - Aftalen indgås for perioden begge dage inklusive, hvorefter aftalen udløber uden opsigelse, men med mulighed for genforhandling. - Aftalen kan gensidigt siges op med tre måneders varsel, dog skal Byhaven have lov til at have bierne stående, indtil en flytning passer ind i biernes cyklus. - Aftalen kan opsiges øjeblikkeligt, hvis der opleves alvorlig personskade. Bierne skal hermed flyttes inden for tre dage og ikke efter biernes cyklus. - Ved ophør eller opsigelse af aftalen, skal Byhaven rydde arealet for alt udstyr. Såfremt Byhaven ikke overholder sin drift- og vedligeholdelsesforpligtigelse, og dette er påtalt skriftligt af Byens Drift med et varsel på 1 måned til genopretning, uden at Byhaven har udført dette, er Byens Drift berettiget til på Byhavens vegne at få arbejdet udført. Såfremt Byhaven derefter fortsat ikke overholder sin drift- og vedligeholdelsesforpligtigelse kan Byens Drift opsige denne aftale med 1 måneds varsel. Arealet skal i dette tilfælde afleveres i samme stand som det blev overdraget. Drift og vedligeholdelse - Byhavens Bigruppe forestår drift og vedligeholdelse af arealet omkring bistadet. - I overensstemmelse med Byhavens principper, vil der ikke blive brugt pesticider ved eventuel sygdomsbekæmpelse. Ansvar - Bistadet henstår i enhver henseende for Byhavens egen risiko og ansvar, og Byens Drift er derfor ikke ansvarlig for hændelige skader, samt for skader, der tilføjes andre såsom personer eller ting, herunder bistadet eller bifamilier af tredjemand, eller som kan henføres til forsvarlige som uforsvarlige handlinger, foretaget som et led i driften af Københavns Kommunes arealer. - Da Byhaven 2200 er lejer af arealet, bærer de og de alene derfor det fulde ansvar samt risiko for hvad der sker på arealet. - Byens Drift påtager sig intet ansvar for personskader eller anden skade, som opstår på det lejede areal, herunder som kan henføres til bistadets tilstedeværelse på arealet. - Hvis der kommer gentagne og relevante klager over bierne kan Byens Drift opsige samarbejdsaftalen med Byhaven jf. Afsnittet om tidsperiode og opsigelse. Skiltning Side 3 af 11

4 - Der skal opsættes et skilt med kontaktinformation på stadet, så Byhavens Bigruppe kan kontaktes, hvis der opstår problemer med bierne. - Anden skiltning fx information om bierne skal godkendes af Byens Drift inden skiltet opsættes. Event og arrangementer I løbet af perioden skal der afholdes 1-2 offentlige arrangementer, som fremmer kendskabet til og forståelsen for naturlig bi-hold, samt biernes betydning for biodiversiteten i byens natur. Underskrifter Dato Dato Sandra Willumsen, Formand, Byhaven 2200 Thomas Gerhard, Parkforvalter Bilag: a) Placering af stader b) Foto af området før etablering c) Vedtægter for Byhaven 2200 d) Fredningsbestemmelse note e) Takkebrev Side 4 af 11

5 Bilag a) Side 5 af 11

6 Bilag b) Bilag c) Side 6 af 11

7 Vedtægter for Byhaven Navn og Hjemsted: Foreningens navn er Byhaven Foreningens hjemsted er Københavns Kommune. 2 Formål: Foreningens formål er at etablere og vedligeholde Byhaven 2200, efter økologiske principper og i overensstemmelse med de af Københavns Kommune udstukne retningslinjer, på det område i Hørsholmsparken som Københavns Kommune stiller midlertidigt til rådighed for foreningen. Se Grundprincipper for en uddybning af hvordan vi ønsker dette skal foregå. Foreningens formål er endvidere: At være en del af en bæredygtig fremtid ved at vise hvordan fødevarer kan produceres og distribueres i byen, uden at det belaster miljøet. At skabe et alternativ til de kommercielle fødevarevirksomheder (ved bl.a. at vise at fødevarer kan være gratis). At være et lokalt forankret fællesskab, der danner ramme for samarbejde og møde mellem mennesker på en åben og inkluderende vis. At formidle og fremme viden om naturens kredsløb, økologi, permakultur, bæredygtig livsstil, fødevarer og forbrug. 3 Medlemmer: 3.1 Som medlemmer optages enhver, som har lyst og vilje til at arbejde for foreningens formål. 3.2 Alle medlemmer forpligter sig til at følge de grundprincipper som byhaven er baseret på. 3.3 Medlemmerne betaler et af generalforsamlingen fastsat indmeldelsesgebyr. 3.4 Indmeldelse kan ske i byhaven (til et bestyrelsesmedlem) eller på foreningens hjemmeside. Medlemskabet er først gyldigt, når medlemmet har betalt indmeldelsesgebyr. 3.5 Udmeldelse kan ske ved skriftlig henvendelse til kassereren med virkning fra udgangen af måneden. Det indbetalte indmeldelsesgebyr refunderes ikke ved udmeldelse. 3.6 Eksklusion af et medlem kan ske på baggrund af grov fravigelse fra byhavens grundprincipper. Eksklusioner behandles af den siddende bestyrelse på baggrund af høringer af implicerede parter. Side 7 af 11

8 4 Generalforsamling: 4.1 Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen. 4.2 Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt og indkaldes med mindst tre ugers varsel ved annoncering på foreningens hjemmeside (samt evt. via Facebook og elektronisk nyhedsbrev). 4.3 Møde- og stemmeberettigede på generalforsamlingen er alle medlemmer, der senest ugedagen forinden har meldt sig ind i foreningen. Hvert medlem har en stemme. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. 4.4 Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter: årsregnskab 1. Valg af dirigent/facilitator og referent 2. Fremlæggelse af årsberetning 3. Forelæggelse og godkendelse af 4. Fastsættelse af kontingent 5. Behandling af forslag 6. Forelæggelse og godkendelse af budget 7. Valg af bestyrelse 8. Valg af intern revisor 9. Eventuelt 4.5 Ekstraordinær generalforsamling afholdes når en generalforsamling, eller mindst 1/4 af foreningens medlemmer eller mindst 2/3 af bestyrelsen, forlanger det. 4.6 Ekstraordinær generalforsamlingen kan indkaldes ved annoncering på foreningens hjemmeside, Facebook-gruppe og evt. i et elektronisk nyhedsbrev med 8 dages varsel. 4.7 Ved beslutninger tilstræbes konsensus. Hvis generalforsamlingens dirigent finder dette umuligt, kan forslag vedtages med simpelt flertal og ved håndsoprækning. Vedtægtsændringer kan dog kun ske med ¾ flertal blandt de fremmødte. Skriftlig afstemning anvendes dog, når det begæres af blot én mødedeltager. Ved personvalg, hvor der er foreslået flere end det antal, der skal vælges, foretages altid skriftlig afstemning. 5 Bestyrelse 5.1 Generalforsamlingen vælger en bestyrelse, bestående af en formand, næstformand, kasserer og to menige medlemmer. 5.2 Medlemmer af bestyrelsen vælges for ét år ad gangen. Genvalg er muligt. Ønsker et medlem at udtræde mellem to generalforsamlinger, er bestyrelsen selvsupplerende. 5.3 Bestyrelsesmøder er åbne for alle medlemmer og offentliggøres på foreningens hjemmeside og Facebook. 5.4 Mellem generalforsamlingerne varetages foreningens drift af bestyrelsen og arbejdsgrupperne. 6 Arbejdsgrupper: 6.1 Generalforsamlingen eller bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper med forskellige formål. Side 8 af 11

9 6.2 Arbejdsgrupperne refererer til bestyrelsen vedrørende alle større beslutninger og deltager på bestyrelsesmøder når de eller bestyrelsen skønner det nødvendigt. 6.3 Det tilstræbes at arbejdsgrupperne mødes på bestyrelsesmøderne. 7 Tegningsret: 7.1 Bestyrelsen tegnes juridisk og økonomisk af min. to af de følgende personer: Formanden, næstformanden og kassereren. De tegningsberettigede opretter en bankkonto i foreningens navn. 7.2 Foreningen må ikke stifte gæld. 8 Revision: Regnskabet revideres årligt inden generalforsamlingen af den interne revisor, der er valgt af generalforsamlingen for det pågældende år. 9 Foreningens opløsning: 9.1 Forslag om foreningens opløsning, kan kun vedtages med et flertal på mindst 2/3 af samtlige mulige stemmer. Er ikke mindst 2/3 af samtlige mulige stemmer repræsenteret på generalfor-samlingen, men opnås et flertal på 2/3 af de repræsenterede stemmer for forslaget, kan der indkaldes til ny generalforsamling, og på denne kan da forslaget endeligt vedtages med et flertal på mindst 2/3 af de afgivne stemmer, uanset hvor mange stemmeberettigede der er til stede. 9.2 Hvis foreningen opløses tilfalder foreningens midler et almennyttigt formål, der besluttes på den opløsende generalforsamling. Side 9 af 11

10 Bilag d) 4 almenhedens adgang Indtil plejeplanen er godkendt for den enkelte park, kan plejemyndigheden træffe beslutning om lukning af enkelte arealer. Hermed vurderer plejemyndigheden, at der godt kan opsættes hegn til bistader jvf 4 stk 1. Teknik- og Miljøforvaltningen Side 10 af 11

11 Bilag e) Kære Byhaven 2200 Vi er glade for, at I har lyst til at være med til at udvikle byen og gøre den til et dejligt sted at være. I er nu en del af de frivillige, der sammen med Byens Drift aktivt arbejder for at gøre byen grønnere. Hvem er vi? Byens Drift hører under Teknik- og Miljøforvaltningen i Københavns Kommune. Det er os, der forvalter og udvikler de grønne og blå områder i byen. Vi samarbejder med frivillige på flere områder, og det er der kommet nogle rigtig gode projekter ud af. Vi samarbejder bl.a. med et naturteam i Utterslev Mose, en storbyhave i Nørrebroparken og borgere rundt omkring i byen, der planter blomster ved gadetræerne. Tilbud til frivillige Som frivillige får I mulighed for at realisere de projekter, I drømmer om, så vi sammen kan skabe endnu bedre naturoplevelser til byens borgere. Som frivillig kan man gøre brug af flere af Københavns Kommunes tilbud. Bl.a.: 1) Gratis naturkurser i Naturværkstedet Streyf. Læs mere her: 2) Gratis kurser til frivillige i hele byen hos Projektværkstedet. Læs mere her: 3) Hvis man har lyst til at arrangere affaldsindsamling kan vi hjælpe med udstyr. Kontaktperson: Jacob Kastrup Haagensen, T: , E: zq9l@tmf.kk.dk Forsikring Uanset hvad man laver, er det vigtigt at være forsikret. Det samme gælder naturligvis ved en frivillig indsats. Frivillige er ikke i alle tilfælde omfattet af Københavns kommunes ulykkes- og ansvarsforsikringer. Derfor er det vigtig, at I også selv har en forsikring, der dækker de uheld, der eventuelt kan opstå, mens I udfører en frivillig indsat hos Byens Drift. En sædvanlig familieforsikring dækker i de fleste tilfælde det erstatningsansvar, man som privatperson kan pådrage sig for skader på andre personer og andres ejendele. En privat ulykkesforsikring dækker i de fleste tilfælde de skader man risikerer at pådrage sig selv. Hvis I er i tvivl, om I er tilstrækkelig forsikret, kan I få flere oplysninger hos Forsikringsoplysningen: eller hos jeres eget forsikringsselskab. Vi vil i Byens Drift gerne understøtte den frivillige indsats så meget som muligt, og I er meget velkomne til at kontakte os, hvis I skal have hjælp eller har spørgsmål. I kan altid kontakte projektkoordinator Sarah Katz på telefon eller per mail c48q@tmf.kk.dk. En stor tak for jeres indsats Venlig hilsen Jon Pape Serviceområdechef, Byens Drift Teknik- og Miljøforvaltningen Københavns Kommune Side 11 af 11