Hedensted Kommune. Afslag på godkendelse af revision.

Transkript

1 Hedensted Kommune Afslag på godkendelse af revision. I mail af 4. december 2006 har sammenlægningsudvalget for Ny Hedensted Kommune anmodet om det kommunale tilsyns godkendelse af, at sammenlægningsudvalget har vedtaget at antage revisionsselskabet A Revisionsfirma til at revidere Ny Hedensted Kommunes regnskaber for regnskabsårene Beslutning: Statsforvaltningen (det kommunale tilsyn) kan ikke godkende, at Sammenlægningsudvalget for Ny Hedensted Kommune har vedtaget at antage revisionsselskabet A Revisionsfirma som sagkyndig revisor for regnskabsårene Sagsfremstilling: Sammenlægningsudvalget for Ny Hedensted Kommune har indhentet to tilbud på revision af kommunens regnskab for en treårig periode. A Revisionsfirma har afgivet et tilbud på ,- kr. pr. år, mens B Revisionsfirma s tilbud ligger på ,- kr. pr. år. Sammenlægningsudvalget for Ny Hedensted Kommune godkendte den 29. november 2006, at revisionsselskabet A Revisionsfirma antages til revision af Ny Hedensted Kommune for en periode af 3 år fra 1. januar 2007 til 31. december Følgende fremgår af beslutningsprotokol for mødet: TILSYNET STATSFORVALTNINGEN MIDTJYLLAND ST. BLICHERS VEJ 6 POSTBOX: RINGKØBING JOURNAL NR.: /39 SAGSBEHANDLER: MKLAAR DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN- NR midtjylland@statsforvaltning.dk TELEFONTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: EKSPEDITIONSTID: MANDAG- ONSDAG TORSDAG FREDAG Sagens indhold Sammenlægningsudvalget skal antage et revisionsselskab til at foretage den lovpligtige revision af Ny Hedensted Kommunes virksomhed fra og med 1. januar Der er indhentet to tilbud på revision af kommunens regnskab m.v. for en 3-årig periode gældende fra 1. januar 2007 til 31. december 2009, dog således at revisionen af regnskaberne færdiggøres for regnskabsåret 2009.

2 Kontrakthaver (revisionsselskabet) påtager sig revisionsopgaven i henhold til den kommunale styrelseslovs 42 og omfatter bl.a.: -finansiel revision -juridisk kritisk revision -forvaltningsrevision Revisionstilbuddene: De 2 tilbud er forskellige i pris og på perifere dele af indholdet. A Revisionsfirma s tilbud er på kr. For A Revisionsfirma: -Kendskab til kommunen (har revideret de 3 gamle) -Indgående kendskab til revision af kommuner. -Fortsættelse af kendte rutiner -Paratviden og videncentre Mod A Revisionsfirma: Prisen B Revisionsfirmas tilbud er på kr. For B Revisionsfirma: Prisen ( billigere) Nye folk til at rådgive kommunen. Reviderer Sammenlægningsudvalgets virksomhed for Mod B Revisionsfirma: Ringe erfaring med kommunal revision. Større kommunal deltagelse i opgaveløsningen. B Revisionsfirma anfører tillige at deres pris er fastsat som led i et markedsføringstiltag. Der må forventes, at der i den første tid skal bruges kommunal tid på at hjælpe B Revisionsfirma til rette i opgaven. Sammenligningen efterlader indtrykket af 2 tilbud, der indholdsmæssigt er næsten ens. Set i forhold til de 3 kommuners samlede udgift tidligere er der allerede med A Revisionsfirma s tilbud tale om en besparelse på næsten 2/3. Prisforskellen mellem de to tilbud vil skulle dække administrationens tidsmæssige ressourceindsats ved indføring af B Revisionsfirma i kommunens regnskabssystem og teknik, samt omkostninger i forbindelse med omstilling til et andet revisionsselskab. Dette tidsforbrug vil naturligvis aftage henover tid, men vil i starten være ret betydeligt. I lyset af den store mængde omstillingstiltag, der allerede er gennemført i kommunen, bør det indgå i overvejelserne om denne ressource overhovedet er tilstede. SIDE 2

3 Indstilling Det indstilles, at tilbuddet fra A Revisionsfirma accepteres, idet - Der effektueres en besparelse på ca. 2/3 i forhold til de 3 gamle kommuners omkostning til revision - Deres revisionsmåde er kendt i kommunen - De er kendt i kommunen - Ingen overgangsvanskeligheder - Minimal administrativ ressourceindsats - A Revisionsfirma s tilbud på dette grundlag må anses som det økonomisk mest fordelagtige. Honoraret er oplyst til at være af en sådan størrelse, at der ikke er udbudspligt. Statsamtet anmodede ved brev af 7. december 2006 Ny Hedensted Kommunes Sammenlægningsudvalg om yderligere oplysninger. Statsamtet skrev: Statsamtet Århus har modtaget sammenlægningsudvalget for Ny Hedensted Kommunes anmodning om godkendelse af revision for Ny Hedensted Kommune. Det fremgår af henvendelsen, at der har været indhentet to tilbud, henholdsvis fra A Revisionsfirma og fra B Revisionsfirma. Tilbudet fra A Revisionsfirma er på ,00 kr. årligt, mens tilbudet fra B Revisionsfirma lyder på ,00 kr. årligt. Sammenlægningsudvalget har efter indstilling fra SALU- Økonomiudvalget valgt tilbudet fra A Revisionsfirma. Det fremgår af forvaltningens indstilling, der er udarbejdet til brug for SALU-Økonomiudvalgets beslutning af 20. november 2006, at: prisforskellen mellem de to tilbud vil skulle dække administrationens tidsmæssige ressourceindsats ved indføring af B Revisionsfirma i kommunens regnskabssystem og teknik, samt omkostninger i forbindelse med omstilling til et andet revisionsselskab. Dette tidsforbrug vil naturligvis aftage hen over tid, men vil i starten være ret betydeligt. I lyset af den store mængde omstillingstiltag, der allerede er gennemført i kommunen, bør det indgå i overvejelserne om denne ressource overhovedet findes. Det er statsamtets opfattelse, at en kommune, ved antagelse af tilbud fra firmaer, som Kommunen selv har indbudt til at give tilbud, som udgangspunkt skal vælge det billigste. Ved denne vurdering vil der normalt ikke kunne lægges vægt på de omkostninger, der for kommunen vil være forbundet med skift af leverandør. Det må efter statsamtets opfattelse nor- SIDE 3

4 malt være tilkendegivet i grundlaget for tilbudsindhentningen fra firmaer, som kommunen i forvejen har udvalgt, hvis andre kriterier end prisen spiller en afgørende rolle ved valget af leverandør. Der er ikke i det fremsendte materiale redegjort for de interne udgifter der vil være forbundet med revisorskift. Disse udgifter er ej heller dokumenteret. Statsamtet anmoder derfor sammenlægningsudvalget om at konkretisere de overvejelser, der har ført til at vælge et tilbud, som er næsten en tredjedel dyrere end det billigste. Statsamtet anmoder samtidig sammenlægningsudvalget om at oplyse, om det ved indhentning af tilbud fremgik, at andet end prisen ville blive tillagt vægt ved beslutningen om antagelse af tilbud. Sagens akter anmodes i givet fald fremsendt. Hedensted Kommune svarede ved brev af 3. januar 2007 følgende: Hedensted Kommune har modtaget Tilsynets skrivelse af 7. december 2006 som svar på kommunens anmodning om godkendelse af A Revisionsfirma som revision for Ny Hedensted Kommune. Det kan oplyses, at der ved indhentning af tilbud blev bemærket, at honorarsummen skal omfatte de i styrelseslovens 47 nævnte opgaver. Regulerings- og betalingsvilkår mv. skal fremgå af tilbuddet sammen med øvrige forudsætninger for det afgivne tilbud. Der var således lagt op til, at valget skulle falde på det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Begge tilbudsgivere har gjort meget ud af, at beskrive de pågældende virksomheder/revisionsselskaber, revisionsplaner og metodikker, medarbejdere/revisionsteam, lokaleforhold, referencer, videocentre m.v., og der kan derfor ikke være tvivl om, at også begge selskaber har anset størrelsen af det faste honorar, som kun et enkelt element i vurderingen af tilbuddene. For det første er det vigtigt at bemærke, at begge tilbud kun udgør ca. 1/3 af de nuværende tre kommuners samlede honorar. Det vil sige, at begge tilbud på det økonomiske område må betragtes som særdeles attraktive, idet der allerede er en besparelse på omkring 1 mio. kr. i forhold til de nuværende honorarer på samlet ca. 1,5 mio. kr., og set i det perspektiv er forskellen på de to tilbud ikke så stor. For det andet så er det vigtigt at bemærke, at tilbuddene på visse indholdsmæssige punkter vedrørende revisionsopgaven SIDE 4

5 og på udførelsen af revisionen altså det som direkte vedrører honoraret er væsentligt forskellige. Det helt afgørende i indstillingen og grundlaget for Sammenlægningsudvalgets beslutning om at antage tilbuddet fra A Revisionsfirma er følgende: - B Revisionsfirma s tilbud bygger på, at revisorerne ikke i så høj grad er fysisk til stede i kommunen, men at revisorerne sidder andre steder og udfører revisionsopgaven. Det betyder, at der bliver mindre læring hos begge parter, at revisorerne i mindre omfang selv kan finde oplysningerne, og i mindre omfang selv kan finde frem til de relevante ledere og medarbejdere, hvilket igen betyder, at den kommunale administration kommer til indsætte større personalemæssige ressourcer for at fremfinde oplysninger til revisorerne. Den uformelle erfaringsudveksling, der foregår når man mødes, vil mangle til skade for begge parter, og det vil sige, at B Revisionsfirma og kommunen også på længere sigt vil miste viden i forhold til, at der var større grad af tilstedeværelse. Vi anser dette for at være en væsentlig ulempe og fordyrende for kommunen i den sidste ende. - Begge selskaber har fremsendt meget udførlige oplysninger om referencer, erfaringsgrundlag, m.v. Af dette materiale fremgår, at B Revisionsfirma s revisorer og organisation ikke har det samme erfaringsgrundlag, og som sådan mangler almen viden, paratviden, erfaring med strukturering af revisionsopgaver og samarbejde med kommuner, som A Revisionsfirma besidder. Kommunens administration vil derfor kun i begrænset omfang kunne få svar på eventuelle spørgsmål her og nu hos B Revisionsfirma. Vi har vurderet, at denne indsats vil beløbe sig til gennemsnitlig kr. om året set over både i første, anden og tredje år i perioden. Hertil kommer tillige eventuel særskilt betaling for rådgivning m.v., men omfanget heraf er noget usikkert. Da tilbuddene indholdsmæssigt ikke var helt ens, og da det som følge heraf ikke var nok at sammenligne størrelsen af selve honoraret, har vi været nødsaget til at foretage en samlet økonomisk vurdering af de to tilbud, og den viser at tilbuddet fra A Revisionsfirma må betragtes som det mest fordelagtige for kommunen. Vi håber, at Tilsynet hermed har tilstrækkelige oplysninger til at godkende Sammenlægningsudvalgets valg af revision. Følgende fremgår af tilbud fremsendt af B Revisionsfirma til kommunen, side 3, 4 og 11: SIDE 5

6 Ved at vælge B Revisionsfirma som revisor og rådgiver vil Ny Hedensted Kommune bl.a. opnå følgende fordele: - Kvalitet for os udtrykker sig også i den måde, hvorpå vi arbejder tæt sammen med vores kunder, i vores rapportering og i den viden, vores medarbejdere besidder. - - Et revisionsteam der kan fungere som en professionel rådgiver og sparringspartner for Ny Hedensted Kommune i forbindelse med de ændringer der følger af strukturreformen. - - sikkerhed for kontinuitet i bemanding fra B Revisionsfirma, idet revisionsarbejdet og rådgivningen udføres af fast tilknyttede partnere og medarbejdere. - - Værdifuld dialog med og rapportering til ledelsen i Ny Hedensted Kommune. - samt side 11: Den løbende dialog mellem kommunens medarbejdere og revisorerne vil typisk foregå via mail og direkte telefonkommunikation med partnere og medarbejdere i B Revisionsfirma. Følgende fremgår af tilbud fremsendt fra A Revisionsfirma, side 3: Ved at vælge A Revisionsfirma får Hedensted Kommune en sagkyndig revision - - der er synlige og hvor revisionen udføres ved kunden. Det er vores erfaring, at denne tilstedeværelse sikrer en løbende og professionel dialog, hvor mange forhold bliver afklaret inden regnskabsaflæggelsen. Begge revisionsselskaber har til deres tilbud vedlagt referencer. Det fremgår af B Revisionsfirma s tilbud, at revisionsfirmaet har revideret følgende kommuner/amters årsregnskab i følgende perioder: K1 Kommune: K2 Kommune: C Amt: 2005 D Amt: E Amt: Herudover har B Revisionsfirma haft revisionsopgaver i en række andre kommuner, blandt andet rådgivning vedrørende gadebelysning, rådgivning i forbindelse med sam- SIDE 6

7 menlægning, budget og strukturanalyse af varmeværk og revision af varmeforsyning, stiftelse af selvejende institution, revision af årsrapport for varmeforsyning med mere. A Revisionsfirma har i sit tilbud anført følgende på side 35 omkring referencer: Vi har et stort kendskab til og erfaring med offentlig og kommunal revision. A Revisionsfirma er for tiden antaget som sen sagkyndige revision i: 226 kommuner i Danmark og 17 i Grønland 49 sammenlægningsudvalg 8 amter 3 forberedelsesudvalg selvejende offentlige institutioner 112 selskaber, fonde m.v. Retsgrundlag: 42 i styrelsesloven er sålydende: 42. Enhver kommune skal have en sagkyndig revision, der skal godkendes af tilsynsmyndigheden. Kommunalbestyrelsens afskedigelse af revisionen kræver tilsynsmyndighedens samtykke. Stk. 2. Revisionen skal omfatte alle under kommunalbestyrelsen henhørende regnskabsområder. Ved revisionen efterprøves, om regnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, kommunalbestyrelsens øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endvidere vurderes det, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Stk. 3. Det påhviler revisionen regelmæssigt at foretage en kritisk gennemgang af kommunens regnskabsføring og de i forbindelse hermed etablerede kontrolforanstaltninger med henblik på at efterprøve, om disse er betryggende. Stk. 4. Revisionen afgiver en årsberetning om revisionen af kommunens årsregnskab. Revisionen afgiver endvidere beretning i årets løb, når det er foreskrevet, eller når revisionen finder det hensigtsmæssigt (delberetninger). Stk. 5 Kommunalbestyrelsen skal tilvejebringe og meddele de oplysninger, der er fornødne for revisionens virksomhed. Stk. 6. Revisionen må ikke deltage i eller tage medansvar for beslutninger, hvorved revisionens stilling som uafhængig revision vil kunne bringes i fare. SIDE 7

8 Stk. 7. Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. 52, stk. 2. Statsforvaltningens afgørelser om samtykke eller godkendelse efter denne lov eller bestemmelser fastsat i medfør af denne lov kan af vedkommende kommunalbestyrelse eller vedkommende styrelsesorgan for et kommunalt fællesskab, jf. 60, indbringes for indenrigsog sundhedsministeren, medmindre afgørelsen fuldt ud giver kommunalbestyrelsen eller det kommunale fællesskab medhold. Begrundelse for statsforvaltningens afslag på godkendelse: Tilsynet skal i henhold til styrelseslovens 42, stk. 1, godkende en kommunes afskedigelse og antagelse af revision. Ved godkendelsen påser tilsynet for det første, at kommunens beslutning er lovlig. Tilsynet er dog ved udøvelsen af sine godkendelsesbeføjelser ikke begrænset til alene et legalitetstilsyn. I praksis vil tilsynet imidlertid almindeligvis ikke anfægte kommunens politiske eller administrative skøn over hensigtsmæssighed, hvis gældende rets rammer for skønsudøvelsen er respekteret. Det følger af styrelseslovens 42, stk. 1, at revisionen skal være sagkyndig. Det følger af styrelseslovens 42, stk. 6, at revisionen skal være uafhængig af kommunen. Dette krav indebærer tillige, at revisionens hovedopgave i forhold til kommunen skal være at udøve almindelig revisionsvirksomhed. Det er en almindelig retsgrundsætning, at en offentlig myndigheds afgørelser skal være resultat af en proportional afvejning af alle (relevante) saglige kriterier, og at der ikke må inddrages usaglige kriterier som grundlag for en afgørelse. Denne grundsætning gælder utvivlsomt ved myndighedsafgørelser, men må antages også, i hvert fald som udgangspunkt, at gælde ved en myndigheds indgåelse af kontrakter, fx om tjenesteydelser. Kravet om sagkyndighed Revisionsopgaven er ikke udbudt offentligt. Sammenlægningsudvalget har derimod efter det for statsforvaltningen oplyste indhentet tilbud fra netop de to firmaer, som denne sag handler om. Det har således efter statsforvaltnin- SIDE 8

9 gens opfattelse formodningen imod sig, at sammenlægningsudvalget efter modtagelsen af tilbud skulle kunne bortse fra det ene som følge af for ringe sagkundskab. Hedensted Kommune har anført, at B Revisionsfirma har ringe erfaring med kommunal revision. Statsforvaltningen er enig med Hedensted Kommune i, at B Revisionsfirma efter det oplyste ikke har den samme erfaring indenfor kommunal revision som A Revisionsfirma. Det fremgår imidlertid af det af B Revisionsfirma fremsendte tilbud, at B Revisionsfirma har revideret såvel årsregnskaber for kommuner som for amter. Det fremgår videre, at B Revisionsfirma har haft andre revisionsopgaver for kommuner. Det er herefter statsforvaltningens opfattelse, at B Revisionsfirma besidder erfaring med såvel kommunale årsregnskaber som spørgsmål, der i øvrigt måtte opstå i tilknytning til den kommunale revision af årsregnskabet. Statsforvaltningen finder således, at der her er tale om valget mellem to revisionsfirmaer, der begge har erfaring med revision af kommunale regnskaber. Det fremgår af beslutningsprotokollen for sammenlægningsudvalgets møde den 29. november 2006, at B Revisionsfirma s tilbud er fastsat som led i et markedsføringstiltag, hvorfor der i den første tid skal bruges kommunal tid på at hjælpe B Revisionsfirma til rette i opgaven. Uden nærmere uddybning ses dette synspunkt ikke at dokumentere, at B Revisionsfirma ikke kan opfylde kravet om sagkyndighed. Statsforvaltningen Midtjylland finder på den baggrund ikke, at manglende erfaring hos B Revisionsfirma kan indgå som præmis i valget blandt de to modtagne tilbud. Kravet om uafhængighed Det fremgår af sagen, at A Revisionsfirma vælges, da: - Deres revisionsmåde er kendt i kommunen - de er kendt i kommunen - samt at det vil muliggøre - fortsættelse af kendte rutiner Statsforvaltningen bemærker hertil, at det følger af styrelseslovens 42, stk. 2, 2. pkt., at revisionens opgave blandt andet er at foretage en kritisk revision. Dette er dels en sikring for offentligheden af, at kommunens økonomiske forhold er forsvarlige, dels en sikring for kommunalbestyrelsen, idet revisionen skal sikre at forvaltningen handler i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens beslutninger. Det er derfor SIDE 9

10 beslutninger. Det er derfor afgørende, at revisionen fremstår som uafhængig af kommunen, og vil kunne fortsætte. Statsforvaltningen finder det betænkeligt, at sammenlægningsudvalget som en af begrundelserne for at antage A Revisionsfirma, har lagt vægt på, at revisionsselskabet samt selskabets revisionsmåde er kendt i kommunen. Det billigste eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud Sammenlægningsudvalget har som nævnt ikke udbudt revisionsopgaven i EU eller i øvrigt, men indhentet to underhåndsbud. Dermed kan der ikke antages at gælde udtrykkelige lovregler om kommunens valg mellem tilbuddene, men kun det nævnte forvaltningsretlige krav om saglighed. Sammenlægningsudvalget har valgt tilbuddet fra A Revisionsfirma som det økonomisk mest fordelagtige. Dette giver ikke i sig selv statsforvaltningen anledning til bemærkninger. Ved fastlæggelse af, hvilke kriterier der lovligt kan indgå i kommunens vurdering af det økonomisk mest fordelagtige, finder statsforvaltningen at kunne tage udgangspunkt i de regler m.v., der gælder ved anvendelsen af det samme begreb i reglerne om EU-udbud af leverancer. Herom gælder bekendtgørelse nr. 937 af 16.september 2004 (om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter), udstedt i medfør af 1, 2, stk. 1, og 3 i lov om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af bygge- og anlægskontrakter og indkøb m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 600 af 30. juni 1992, som ændret ved 16 i lov nr. 415 af 31. maj Bekendtgørelsens 1 foreskriver, at ordregivere skal overholde bestemmelserne i udbudsdirektivet, dvs. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbs kontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Af udbudsdirektivets indledende betragtninger pkt. 46 fremgår: "Tildelingen af kontrakter skal foretages på grundlag af objektive kriterier, der sikrer, at principperne om gennemsigtighed, ikke-forskelsbehandling og ligebehandling overholdes, og at tilbuddene vurderes på reelle konkurrencevilkår. Derfor bør der kun tillades anvendelse af to tildelingskriterier, nemlig»den laveste pris«og»det SIDE 10

11 lig»den laveste pris«og»det økonomisk mest fordelagtige tilbud«. For at sikre overholdelsen af princippet om ligebehandling ved tildelingen af kontrakter bør der indføres pligt - i overensstemmelse med retspraksis - til at fastholde den nødvendige gennemsigtighed, for at alle tilbudsgivere kan være rimeligt informeret om de kriterier og regler, der anvendes til afdækning af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. De ordregivende myndigheder skal derfor oplyse, hvilke tildelingskriterier de anvender, og hvordan de vægter kriterierne, på et så tidligt tidspunkt, at tilbudsgiverne har disse oplysninger, når de udarbejder deres tilbud. De ordregivende myndigheder kan i særlige tilfælde undlade at oplyse, hvordan de vægter tildelingskriterierne, når en sådan vægtning ikke kan fastsættes i forvejen, især på grund af kontraktens kompleksitet, men de bør kunne begrunde dette. I disse tilfælde bør de oplyse kriteriernes prioriterede rækkefølge med de vigtigste først. Når de ordregivende myndigheder vælger at tildele kontrakten til den, der har givet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, vurderer de tilbuddene for at fastslå, hvilket der indebærer det bedste forhold mellem kvalitet og pris. Med henblik herpå fastsætter de økonomiske og kvalitative kriterier, der tilsammen skal gøre det muligt at fastslå, hvilket tilbud er det økonomisk mest fordelagtigt for den ordregivende myndighed. Disse kriterier fastsættes ud fra kontraktsgenstanden, idet de skal gøre det muligt at vurdere de enkelte tilbuds resultatniveau i forhold til kontraktsgenstanden som defineret i de tekniske specifikationer og at måle forholdet mellem kvalitet og pris for hvert tilbud...." I direktivets artikel 53 anføres følgende om kriterier for tildeling af kontrakter : "1. Med forbehold af nationale love eller administrative bestemmelser om vederlag for visse tjenesteydelser lægger de ordregivende myndigheder følgende kriterier til grund for tildelingen af offentlige kontrakter: a) enten, når tildelingen sker på grundlag af det set ud fra ordregiverens synspunkt økonomisk mest fordelagtige tilbud, forskellige kriterier i forbindelse med genstanden for den pågældende offentlige kontrakt, f.eks. kvalitet, pris, teknisk værdi, æstetik og funktionsmæssig karakter, miljøegenskaber, driftsomkostninger, rentabilitet, kundeservice og teknisk bistand, leveringsdato og leveringstid eller færdiggørelsestid b) eller udelukkende den laveste pris. 2. Den ordregivende myndighed angiver i det i stk. 1, litra SIDE 11

12 a), omhandlede tilfælde i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne eller ved konkurrencepræget dialog i det beskrivende dokument, hvordan den relativt vil vægte de kriterier, der er valgt med henblik på at afgøre, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige, jf. dog tredje afsnit. Denne vægtning kan angives ved fastsættelse af en ramme med et passende maksimalt udsving. Når den ordregivende myndighed ikke mener, at der kan foretages en vægtning, og kan påvise dette, angiver den ordregivende myndighed i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne eller, ved konkurrencepræget dialog, i det beskrivende dokument kriteriernes prioriterede rækkefølge med det vigtigste først." Når en kommune indhenter underhåndstilbud fra en kreds af mulige leverandører, som den selv har udvalgt, må formodningen efter statsforvaltningens opfattelse være, at tilbuddet med den laveste pris vælges. Statsforvaltningen finder dog ikke at kunne afvise, at også andre kriterier kan indgå og dermed danne grundlag for et valg af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ud fra princippet om gennemsigtighed, som udtrykt i ovennævnte EU-regler, må det imidlertid normalt være en forudsætning, at sådanne andre kriterier er udmeldt i forvejen, medmindre det kan anses for indlysende for tilbudsgiverne, at kriterierne gælder, eller der er tale om særligt væsentlige hensyn for kommunen. I ovennævnte direktiv artikel 53, stk. 1, litra a, er opregnet en række eksempler på kriterier, der lovligt kan inddrages i en vurdering af det økonomisk mest fordelagtige. Udbyderens interne omkostninger ved leverandørskift er ikke blandt eksemplerne. Statsforvaltningen nærer betænkelighed ved at anse dette kriterium for relevant uden at være forhåndsudmeldt. Der lægges herved vægt på, at hensynet, om det havde været anset for væsentligt, uden besvær kunne være indgået i udbudsgrundlaget fra kommunen. Hertil kommer, at hensynet til, at revisionen skal være uafhængig af kommunen, taler imod at lade interne omstillingsomkostninger have væsentlig vægt i afvejningen, idet hensynet reelt kan gøre det umuligt for andre revisorer end den én gang valgte at komme i betragtning. Som sagen foreligger oplyst, synes kriteriet i kommunens beslutning at være tillagt endda temmelig afgørende vægt. Det er indgået i grundlaget for at vælge et tilbud, som var 1/3 dyrere end det billigste. Statsforvaltningen finder heller ikke, at hensynet til interne omstillingsomkostninger har kunnet anses for indlysende for tilbudsgiverne. SIDE 12

13 Statsforvaltningen finder i øvrigt ikke, at Hedensted Kommune i sit brev af 3. januar 2007 på overbevisende måde har dokumenteret eller underbygget, at de interne omstillingsomkostninger ved et leverandørskifte modsvarer merudgiften ved at acceptere det dyreste tilbud. Statsforvaltningen er enig med Hedensted Kommune i, at revisionsselskabernes synlighed i kommunen kan tillægges vægt ved valget af revisionsselskab. Det fremgår ikke af B Revisionsfirma s tilbud, at revisionsfirmaet vil være tilstede i kommunen. Det fremgår af B Revisionsfirma s fremsendte tilbud, side 11, at den løbende dialog mellem kommunens medarbejdere og revisorerne typisk vil foregå via mail og direkte telefonkommunikation med partnere og medarbejdere i B Revisionsfirma. A Revisionsfirma har i sit tilbud, side 3 anført, at revisionen udføres ved kunden. Uden at være udmeldt i forvejen, finder statsforvaltningen dog ikke, at hensynet kan tillægges afgørende vægt. Hedensted Kommune har videre som begrundelse for at antage A Revisionsfirma anført, at tilbudet fra A Revisionsfirma indebærer en besparelse på næsten 2/3 i forhold til de samlede udgifter til revisorhonorar i de gamle kommuner. Statsforvaltningen bemærker hertil, at kommunen ved antagelse tilbudet fra B Revisionsfirma vil opnå en besparelse på ¾ set i forhold til de samlede udgifter til revisorhonorar i de gamle kommuner. Statsforvaltningen finder derfor ikke, at dette argument kan begrunde valg af A Revisionsfirma frem for B Revisionsfirma. Statsforvaltningen bemærker endelig, at den begrundelse, som Hedensted Kommune angiver i brev af 3. januar 2007 for valg af revisionsselskab, på væsentlige punkter afviger fra, hvad der fremgår af beslutningsprotokollen fra Sammenlægningsudvalgets møde den 29. november Det fremgår således af beslutningsprotokollen, at sammenligningen af de to tilbud efterlader indtrykket af to tilbud, der indholdsmæssigt er næsten ens. I Hedensted Kommunes brev af 3. januar 2007 anføres, at de to tilbud på visse indholdsmæssige punkter vedrørende revisionsopgaven og på udførelsen af revisionen altså det som direkte vedrører honoraret er væsentligt forskellige. Statsforvaltningen kan sammenfattende ikke godkende, at Hedensted Kommune har valgt A Revisionsfirma til at revidere kommunens regnskab for perioden Statsforvaltningen anmoder Hedensted Kommune om at meddele, hvad ovenstående giver kommunen anledning til. SIDE 13

14 Statsforvaltningens afgørelse kan af kommunalbestyrelsen indbringes for indenrigs- og sundhedsministeren, jfr. styrelseslovens 52, stk. 2. Statsforvaltningen har ved kopi af dette brev orienteret Konkurrencestyrelsen om ovenstående. Med venlig hilsen Torben Sørensen Direktør /Malene Kleist Fuldmægtig Tlf SIDE 14