Unitel til pc. Installation af version 4.xx

Transkript

1 Unitel til pc Installation af version 4.xx

2 Indhold Om vejledningen... 3 Åbningstider... 3 Hjælp til installation og når du bruger Unitel til pc... 3 Internetadgang... 3 Kommunikationsproblemer... 3 Særlige forhold ved Windows NT/2000/XP... 4 Installation på netværksdrev... 4 Installation af Unitel til pc... 4 Installation af Unitel-arbejdsstationer på netværk... 5 Placering af låsefil... 5 Første gang du starter Unitel til pc... 6 Oprette administrator 6 Oplysninger du skal have klar... 6 Indstilling af kommunikation... 7 Oprette Unitel-adgang... 8 Indtaste krypteringsnøgle... 9 Oprette virksomhed Tilmelde konti Oprette brugere Tøm postkasse Automatisk behandling af modtagne data Posteringsdata Indbetalingskort Bankoverførsel advis Betalingsadvisering Eksport af data Start af Unitel Online første gang Brug af funktionen Upgrade Manager Download af programændringer Manuel start af Upgrade Manager Opgradering af Unitel til pc Udløbsfrist for opgradering Fejl i forbindelse med opgradering Ny komplet version Begreber og definitioner

3 Om vejledningen Denne vejledning giver en introduktion til Unitel til pc, version 4.xx. En mere detaljeret vejledning findes i den elektroniske hjælp til programmet. Unitel er et pc-program baseret på operativsystemerne Windows 98/ NT 4.0/2000/XP. Programmet giver mulighed for at forberede betalinger på din egen pc, enten i Unitel eller i virksomhedens eget system - fx økonomisystemet. Herefter overføres betalingsinstruktionerne via internet til den elektroniske postkasse i Nordea, Unitel EDI, der viderebehandler dem. Du kan også modtage oplysninger fra Nordea via postkassen og internet, fx posteringer på egne konti, som kan overføres til din pc og viderebearbejdes. Åbningstider Hjælp til installation og når du bruger Unitel til pc I den elektroniske postkasse, der er åben hele døgnet (mandag til fredag), kan du modtage informationer fra Nordea. Betalinger overføres efter de retningslinjer, der er angivet i prislisten Betalinger via Unitel (fås i nærmeste Nordea Erhvervsafdeling). Hvis du har brug for hjælp, er der flere muligheder: Denne vejledning indeholder information om, hvordan du registrerer stamoplysninger og indstiller kommunikationen første gang, du starter programmet. I de viste vinduer er der i hvert felt indtastet et eksempel. I programmets elektroniske hjælp kan du finde yderligere hjælp, når programmet er installeret. Du kan bruge programmets generelle hjælpefunktion, som findes i menupunktet Hjælp. I Unitel Hotline kan du få råd og vejledning. Her bliver spørgsmål behandlet hurtigere, hvis du - inden du ringer - har slået op på Unitelmenupunktet Hjælp og derefter Unitel Hotline. Hvis der er kommunikationsproblemer, skal du sikre, at virksomhedens internetadgang er funktionsdygtig. Kontakt eventuelt internetudbyderen. Du kan ringe til Unitel Hotline mandag-torsdag kl fredag kl på telefon eller sende en til adressen unitel@nordea.dk. Internetadgang Unitel til pc benytter internet som transportvej for kommunikationen til Nordea. Din Unitel-arbejdsstation skal derfor have en internetadgang. Virksomheden kan valgfrit benytte den teknologi, fx modem, ISDN eller ADSL, som understøttes af internetudbyderen. Du kan ikke fuldføre opsætningen af Unitel til pc, uden at der er adgang til internettet fra din Unitel-arbejdsstation. Kommunikationsproblemer Da version 4.xx kommunikerer via internettet, skal kommunikationsproblemer løses af virksomhedens internetudbyder - ikke af Unitel Hotline. Du kan eventuelt tjekke, om et problem har med kommunikationen at gøre, ved at benytte andre internettjenester. 3

4 Særlige forhold ved Windows NT/2000/XP Bemærk, at ved installation på en Windows NT/2000/XP-arbejdsstation skal en bruger med administratorrettigheder være logget på - både ved installation og ved første opkald til Unitel Online. Specielt til NT: Her skal alle brugere have 'Full control' til mapperne Borland, JavaSoft og Unibank i Regedt32, Hkey_Local_Machine, Software. Specielt til 2000/XP: Her skal alle brugere, ved enhver brug af Unitel til pc, som minimum have rettigheder svarende til en 'standardbruger'. Installation på netværksdrev Unitel kan installeres fra en hvilken som helst pc, dog ikke fra selve serveren. Og det behøver ikke at ske fra en pc, som skal benytte Unitel. Dog kræves, at der er adgang til fællesdrevet. Drevet skal hedde det samme hos alle Unitel-brugere (fx i:\) Installation af Unitel til pc Du starter installationen fra en arbejdsplads ved at lægge den udleverede Unitel-cd-rom i cd-rom-drevet, hvorefter installationsprogrammet starter automatisk. Starter programmet ikke automatisk, kan du fra Windows Stifinder udføre InstallDK.exe for at installere den dansksprogede udgave af Unitel til pc - eller InstallGB.exe for at installere den engelsksprogede udgave. Programmet søger selv efter tidligere installationer af Unitel til pc. Har virksomheden et stort netværk, kan søgningen tage lang tid (mere end et minut). Søgningen kan afbrydes ved hjælp af Crtl+Alt+Delete. Alternativt kan du fra Start og Kør-menuen under Windows starte filen InstallDK.exe med parameteren /d, fx d:\installdk.exe /d (vælges engelsk version, skal du benytte filen InstallGB.exe, fx d:\installgb.exe /d). Programmet foretager nu ingen søgning. Du skal herefter blot klikke på Næste, Start og OK i skærmbillederne efterhånden, som processen skrider frem. Når du kommer til Vælg bibliotek, kan du enten angive et lokalt drev eller et netværksdrev. Vælg Gennemse for at ændre biblioteket. For at installere på netværk skal netværksdrevet hedde det samme på alle arbejdsstationer (fx i:\). I billedet Vælg komponenter kan du vælge, hvorvidt der skal installeres miniprogrammer til Microsoft Internet Explorer og/eller Netscape Navigator. Installeres på en server - og har virksomheden Unitel-arbejdsstationer, hvor nogle benytter Microsoft Internet Explorer og andre Netscape Navigator - skal du vælge at understøtte begge browsere. Installeres kun på én Unitel-arbejdsstation, skal du kun installere miniprogrammer svarende til den browser, der benyttes på den pågældende Unitel-arbejdsstation. 4

5 Under installationen vises Vælg bibliotek for BDE. Ønskes placeringen af BDE ændret, skal du klikke på Gennemse. Installation af Unitelarbejdsstationer på netværk Ved installation på netværk kan du installere yderligere Unitel-arbejdsstationer ved at starte programmet Netinst.exe fra den/de maskine(r), der skal have adgang til Unitel til pc. Filen er placeret i Unitel-biblioteket, fx i:\uniwin\. Placering af låsefil Hvis dette billede kommer efter installation, skal du undersøge, om samme placering af låsefilen kan fortsætte. Er låsefilen placeret på et lokalt drev (som vist her, hvor den ligger på C:\), skal du vælge at placere låsefilen sammen med databasen. For at brugerne kan benytte sig af flerbruger-funktionen, er det vigtigt at låsefilen Pdoxusrs.net (i daglig tale Netdir) placeres fuldstændig ens på alle arbejdspladser, fx i:\uniwin\. 5

6 Første gang du starter Unitel til pc Når du starter Unitel til pc første gang klikkes OK i billederne Oprettelse af database-filer og Information (Velkommen til Unitel ). Oprette administrator Du kommer nu til et velkomstbillede og derefter vinduet Adgangs-kontrol. Den første, der indtaster Bruger, Adgangskode og Kontrol-indtastning (efter eget valg), oprettes automatisk som administrator. Administrator kan: Oprette brugere i programmet Foretage programindstillinger Opgradere programmet med Upgrade Manager. Du har mulighed for senere at flytte administratorfunktionen til en anden bruger. Første gang, der indtastes Bruger og Adgangskode, vises en 18-cifret kode, som skal udskrives og gemmes. Hvis administrator glemmer sin adgangskode eller er eneste bruger af programmet, og får sin adgang spærret, skal koden bruges ved henvendelse til Unitel Hotline. Hvis der er flere brugere, og en af disse får adgangen spærret (herunder administrator), kan alle øvrige brugere hæve spærringen. Afslut med klik på OK. Unitel til pc bruger fire forskellige koder: Administratorkode (18-cifre, som beskrevet ovenfor) Adgangskode til logon af Unitel til pc (bruger og adgangskode) Personlig kode til kvittering af betalinger Kodeord til online kontoforspørgsel (KTME og UDKT). Oplysninger du skal have klar Før programmet kan bruges, skal stamoplysninger registreres. Her skal du bruge: Velkomstbrev med oplysninger om Unitel-nr., Unitel-adgangskode, EDI-ident, UBT-nr. (hvis du skal lave betalinger) og evt. ICM-nr. Inden Betalinger og Poster, advis og saldi kan benyttes, skal to medarbejdere i virksomheden, som forud har modtaget et brev med hver deres halvdel af krypteringsnøglen, indtaste deres nøgler. Virksomhedens kontonumre, som ønskes tilmeldt modulet Betalinger. Kopi af Unitel Hovedaftale med brugeres initialer og fuldmagtsforhold. Som hjælp, når stamoplysninger indtastes, ser du en guide i højre side. Klik på Næste i guiden. Til indstilling af kommunikationen skal du vide, hvilken internetadgang den aktuelle Unitel-arbejdsstation skal benytte (fx via lokalnetværk). 6

7 Indstilling af kommunikation For at vælge den internetadgang, som skal benyttes af Unitel til pc, skal du vælge menupunktet Filer og derefter Indstillinger. I fanen Internet-forbindelse kan du vælge en adgang via virksomhedens lokalnetværk, eller blandt de internetadgange, som allerede er oprettet i Windows på Unitel-arbejdsstationen. Vælges Benyt netværk via modem til forbindelse, skal du foretage et valg i listen Opkaldsindstillinger og klikke på knappen Benyt som standard, hvorefter internetbrugernavn og adgangskode udfyldes automatisk. Listen Opkaldsindstillinger indeholder den/de internetadgang(e), som allerede er defineret i Windows på Unitel-arbejdsstationen. Rådfør dig med virksomhedens IT-ansvarlige, hvis du er i tvivl. Ved installation på et netværk med flere Unitel-arbejdsstationer skal kommunikationen indstilles på hver enkelt arbejdsstation. 7

8 Oprette Unitel-adgang Du kan indtaste en Beskrivelse af virksomhedens adgang til Nordea. Herefter skal de oplysninger, som fremgår af velkomstbrevet fra banken, indtastes, dvs. Unitel-nr., Unitel-adgangskode og EDI-ident. Nøgle-løbenr. skal ikke indtastes. For at kunne registrere nøgle (del 1 eller del 2) klikkes på Indtast nøgle. Indtastningen sker herefter i næste vindue. Når anden nøgledel ønskes registreret, gentages proceduren. Vælges nøgle(rne) indtastet senere, klik på OK. For at komme tilbage til dette vindue vælges menupunktet Stamoplysninger og herefter Uniteladgang. Vælg Unitel-nr. og Indtast nøgle. Bemærk, at nøglerne skal være indtastet, før der kan oprettes betalinger, og du kan se Poster, advis og saldi. Indtastning foretages af en medarbejder, som er "nøgleindtaster". 8

9 Indtaste krypteringsnøgle Efter indtastning af Nøgle-løbenr. markerer en af nøgleindtasterne Krypteringsnøgle (del 1 eller 2). Du skal trykke på Ins(ert) på tastaturet (overskrivknappen) og indtaste Nøgleværdi (32 cifre), Verifikationsværdi (4 cifre) og Aktiveringsdato. Klik på Gem. Ønskes den anden krypteringsnøgle indtastet med det samme, følges samme fremgangsmåde. Du vender tilbage til vinduet Unitel-adgang. Klik på OK. Nu kommer et oversigtsbillede over Unitel-adgange. Ønskes endnu en adgang oprettet, klik på Flere i guiden. Klik på Næste for at fortsætte. 9

10 Oprette virksomhed Du skal oprette virksomheden i programmet. Er der flere UBT-numre/ betalingsadgange (fx til afdelinger, divisioner eller datterselskaber), skal der oprettes en virksomhed pr. betalingsadgang. Indtast Navn (valgfrit), UBT-nr. og eventuelt ICM-nr. samt vælg Unitel-nr. Klik derefter på OK. Fanerne Indlæsning af e-faktura og Betaling af e-faktura skal kun benyttes, hvis du skal modtage e-faktura-betalinger (se særskilt vejledning). Du kommer herefter til et oversigtsbillede. Ønskes endnu en virksomhed oprettet, klik på Flere i guiden. Klik på Næste for at fortsætte. 10

11 Tilmelde konti Skal Unitel til pc bruges til betalinger, skal virksomhedens konti oprettes i programmet. Indtast Kontonavn (efter eget valg) og Reg./Kontonr. Du skal desuden vælge Land (hvor kontoen er hjemmehørende), SWIFT-adresse/Bank (SWIFTadresse på banken, hvor kontoen er registreret) og Valuta (som kontoen føres i). IBAN - bruges kun efter aftale med kontoførende bank og Nordea. Kontonummerlængde - dette felt rettes, hvis kontonummeret ikke er på 10 karakterer. Kontogruppe - bruges til at vise konti i grupper. Endelig skal du i Tilmeldt markere, hvilke moduler det er aftalt, at kontoen skal knyttes til. Klik på OK. Du kommer herefter til et oversigtsbillede. Ønskes flere konti oprettet, klik da på Flere i guiden. Klik på Næste for at fortsætte. 11

12 Oprette brugere Du skal indtaste Bruger (logon-navn efter eget valg), Navn og Initialer (fra Unitel Hovedaftale) og vælge Fuldmagt. Desuden skal markeres, hvilke Rettigheder brugeren skal have. Yderligere forklaring af rettigheder findes i Hjælp. Klik på OK. Brugere, som ikke må oprette/rette brugerprofiler, kan begrænses i deres adgang - både til at oprette/rette betalinger og i adgangen til udvalgte virksomheder og konti. Dette gøres under Adgangsrettigheder. Herefter indtastes Adgangskode og Kontrolindtastning af adgangskode (bruger skal selv skifte adgangskode første gang, der logges på). Klik på OK. Du kommer nu til et oversigtsbillede med brugere. Ønskes flere konti oprettet, klik da på Flere i guiden. Klik på Næste for at fortsætte. Du har nu afsluttet indtastning af stamoplysninger. 12

13 Tøm postkasse For at hente data i Nordea klikkes på ikonet med den turkise bakke. Mens du modtager data fra banken, drejer Solo-mærket i øverste højre hjørne. Tøm postkasse Tryk her Gå "Online" Tryk her Samtidig med modtagelse af data kører en tæller i nederste venstre hjørne. "Tøm postkasse" er udført, når du har tjekket, at der er overført data (bytes). Når Solo-mærket øverst til højre er holdt op med at dreje, er kommunikationen stoppet, og du modtager ikke flere data. Automatisk behandling af modtagne data 1. Posteringsdata Ønsker du posteringer udskrevet automatisk, kan Unitel sættes op til dette under Stamoplysninger: Vælg Stamoplysninger, Produktparametre Under Generelle parametre vælges Automatisk behandling efter postkassetømning Vælg fanebladet Posteringsdata Sæt hak i Behandling ønskes Sæt hak i Udskriv data med udskriftdefinition - Posteringsliste Klik på OK. Når du tømmer postkassen næste gang, udskriver Unitel automatisk en posteringsliste pr. kontonummer. 2. Indbetalingskort Ønsker du indbetalingskortadviseringer udskrevet automatisk, kan Unitel sættes op til dette under Stamoplysninger: Vælg Stamoplysninger, Produktparametre Under Generelle parametre vælges Automatisk behandling efter postkassetømning Vælg fanebladet Indbetalingskort Sæt hak i Behandling ønskes Sæt hak i Udskriv data med udskriftdefinition - Indbetalingsliste Klik på OK. 13

14 Når du tømmer postkassen næste gang, udskriver Unitel automatisk en indbetalingsliste. 3. Bankoverførsel advis Ønsker du bankoverførsel advis udskrevet automatisk, kan Unitel sættelser op til dette under Stamoplysninger: Vælg Stamoplysninger, Produktparametre Under Generelle parametre vælges Automatisk behandling efter postkassetømning Vælg fanebladet Bankoverførsel advis Sæt hak i Behandling ønskes Sæt hak i Udskriv data og vælg en udskriftsdefinition Klik på OK. Når du tømmer postkassen næste gang, udskriver Unitel automatisk en liste med bankoverførsel advis. 4. Betalingsadvisering Du vil automatisk modtage elektronisk advisering af Indenlandske betalinger, som Nordea udfører for dig. Afregning af udenlandske betalinger sendes derimod fortsat med posten. For at se adviseringer skal du vælge ikonet Betalingsoversigt og fanebladet Historik. Har betalingen tilstanden Udført, skal den aktuelle betaling, du ønsker at se advisering på, markeres. Klik på ikonet Vis advisering i værktøjslinjen. Du kan nu udskrive adviseringen, som er en gyldig kvittering på, at betalingen er udført. Ønsker du adviseringer udskrevet automatisk, kan Unitel sættes op til dette under Stamoplysninger: Vælg Stamoplysninger, Produktparametre Under Generelle parametre vælges Automatisk behandling efter postkassetømning Vælg fanebladet Beta-advisering Sæt hak i Behandling ønskes Sæt hak i Udskriv data med udskriftdefinition - Listeudskrift Klik på OK. Når du tømmer postkassen næste gang, udskriver Unitel automatisk en liste over udførte betalinger. Eksport af data Du har også mulighed for at eksportere data automatisk til dit bogføringssystem. For at få Unitel sat op til dette, kan du kontakte Unitel Hotline. 14

15 Start af Unitel Online første gang Første gang, du starter Unitel Online, installeres en række filer fra din arbejdsplads eller server, som er nødvendige for at vise Unitel Online i browseren. Følg anvisningerne på skærmen. Ved installation på et netværk med flere arbejdsstationer skal du på anden og efterfølgende arbejdsstationer holde Shift-tasten nede, når Unitel Online startes første gang. Dermed installeres de nævnte filer fra serveren. Glemmer du at holde Shift-tasten nede, vil filerne blive indlæst fra Nordea via internettet, hvilket kan tage længere tid. Afbryd operationen ved at lukke browseren, og start Unitel Online forfra, mens Shift-tasten holdes nede. Når installationen er afsluttet, skal du lukke browseren og starte Unitel Online igen. 15

16 Brug af funktionen Upgrade Manager Upgrade Manager er en funktion, som automatisk opgraderer Unitel-versionen, når Nordea frigiver nye programopdateringer. Programopdateringer distribueres sammen med postkassetømninger. Download af programændringer Når du kommunikerer med Nordea (ikke Unitel Online), undersøger Unitel automatisk én gang dagligt, om der findes programopdateringer. Programopdateringer hentes ned til Unitel-arbejdsstationen eller serveren, medmindre du inden for 30 sekunder afbryder ved at trykke på Annuller. Efter endt download skrives en status. Hvis du er Unitel Administrator eller Brugeradministrator, kan du i Upgrade Manager - straks efter at programopdateringen er hentet ned - vælge at opgradere Unitel-installationen. Det er også muligt at udskyde den egentlige opgradering til senere. 16

17 Manuel start af Upgrade Manager Er en download annulleret, eller er opgradering udskudt, kan du starte Upgrade Manager manuelt og se efter programopdateringer fra Nordea, eller opgradere Unitel-installationen. Upgrade Manager startes manuelt i menuen Filer-Start Upgrade Manager eller fra Support Tool-funktionen og fanebladet Hjælpeprogrammer. For at starte Upgrade Manager skal du indtaste Unitel Bruger og Adgangskode. Bemærk, at du skal være Unitel Administrator eller Brugeradministrator for at kunne gennemføre en opgradering. Opgradering af Unitel til pc Efter login til Upgrade Manager bliver du præsenteret for tre valgmuligheder: 17

18 Tryk på Næste for at fortsætte opgraderingen. Nu vises eventuelle programopdateringer, som allerede er hentet fra Nordea. Følg instruktionerne for at undersøge, om der er yderligere programændringer fra Nordea, som eventuelt skal hentes. Tryk på Næste for at starte den egentlige opgradering. 18

19 Før opgradering laver Upgrade Manager automatisk en backup af program og data. Hvis en konvertering af data er påkrævet, sker konverteringen automatisk første gang, Unitel til pc startes. 19

20 Udløbsfrist for opgradering Til en programopdatering kan Nordea angive en udløbsdato for, hvornår opgraderingen skal være foretaget i virksomheden. To uger før denne dato fremkommer en meddelelse ved hver opstart af Unitel til pc. I meddelelsen tælles løbende ned til udløbsdatoen. For at sikre bedst mulig service fra Nordea anbefales at foretage opgradering umiddelbart efter modtagelse af en programopdatering. Bemærk: Har virksomheden ikke opgraderet senest på udløbsdagen, udløber supporten fra Nordea. Fejl i forbindelse med opgradering Hvis der opstår fejl under opgraderingen, er der indbygget en række funktioner i Upgrade Manager, som genetablerer Unitel-installationen ud fra sidste backup. Når backupen er genetableret, er Unitel-installationen den samme, som før opgradering blev igangsat. 20

21 Ny komplet version Er det ikke muligt at fuldføre en opgradering på grund af fx manglende filer, kan du fra Upgrade Manager hente en komplet version af Unitel via internettet (vælg punktet Hent komplet version af Unitel til pc i første skærmbillede efter login til Upgrade Manager). Bemærk, at det kan tage lang tid at hente en komplet version via internettet. Geninstallation kan også ske fra: 1. Virksomhedens backup eller 2. Cd-rom'en med Unitel til pc (kontakt Unitel Hotline, hvis du er i tvivl om, at versionen kan bruges). Geninstallation anbefales, før Upgrade Manager/internetløsningen vælges. Begreber og definitioner Adgangskode Kodeord, som sammen med Bruger giver adgang til Unitel til pc, og som kan ændres af brugeren. Browser Program, som benyttes til at søge på og vise sider på internet. Bruger Identifikation af en bruger i programmet. Brugeridentifikationen er på 1 10 bogstav(er). Cut-off-tid Tidspunkt for, hvornår en betaling skal være overført til Nordea, for at den kan gennemføres samme dag. EDI Electronic Data Interchange, dvs. elektronisk overførsel af data. Nordeas EDI hedder Unitel EDI. EDI-ident Identifikationen af virksomhedens elektroniske postkasse i Nordea. EDI-reference Fortløbende nummer, som tildeles betalingsforsendelser (bundt af betalinger) af Unitel til pc. E-faktura Et internetbaseret betalingssystem, som gør det muligt hurtigt og let at sende, modtage og betale fakturaer. IBAN International Bank Account Number. Internetudbyder Virksomhed, som tilbyder adgang til internet. Kortartkode Kode, som adskiller forskellige former for giro-/indbetalingskort, fx +04, +15 og +71 (står i nederste venstre hjørne af indbetalingskortet). 21

22 Kryptering Beskyttelse af data under forsendelsen, så ingen uvedkommende kan læse og ændre i dem, uden at det opdages i Nordea. Lokalnetværk Virksomhedens eget netværk, som gør det muligt at dele informationer og printere imellem flere pc'ere og/eller andre computere. OCR-linje Optical Character Recognition. En kodelinje på giro-/indbetalingskort, som indeholder Kortartkode, Indbetalers ID og gironr./kreditornr. Personlig kode Bruges til at kvittere (godkende) betalinger i Unitel til pc. Koden består af seks cifre, som brugeren selv har valgt. Rentedag Den dag, fra hvilken der beregnes renter på afsenders/modtagers konto ved overførsler (kaldes også Valørdag) Nordea Bank Danmark A/S, CVR-nr , København SWIFT-adresse Identifikation af de enkelte banker i bankernes internationale system til elektroniske overførsler. UBT-nr. Nummer, som identificerer virksomhedens betalingsadgang. UBT-reference Fortløbende nummer, som tildeles betalinger af Nordea til at identificere disse. Unitel-adgangskode Kode, som - sammen med Unitel-nr. - giver kommunikationsadgang til Nordea. Unitel EDI Nordeas elektroniske postkassesystem, som du kan sende betalinger til og hente informationer fra. Unitel-nr. Virksomhedens kundenummer i Unitel. Upgrade Manager Program, som automatisk henter programrettelser fra Nordea via internet, og som virksomhedens administrator benytter til at opgradere Unitel til pc. Valørdag Se under Rentedag. 22