1) Referat fra 30/ Godkendt. 2) Opgaver/projekter : Referat af bestyrelsesmøde d. 01/ Fremmødte: Jimmy, Karen, Mette, Maria,

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde d. 01/ Fremmødte: Jimmy, Karen, Mette, Maria, Manglende: Kåre, 1) Referat fra 30/ Godkendt. 2) Opgaver/projekter : Fundament 32 bygningerne Tømrer skal se på tagkonstruktion v/ 32L, da taget har rykket sig op mod 4 cm siden opførelse. - Tømmer & ingeniør har besigtiget tagkonstruktion over 32L, 32H samt tag over 32H, 32G - Pt. ikke ens tagkonstruktion. Ingeniør fortager beregninger over tagkonstruktion i forhold til oprindelige tegninger - Ikke enstydigt resultat. (2013) - Flere steder er taget væsentligt nedslidt. Tømmer vurdere, at det ikke umiddelbart er akut, idet der under besigtigelse ikke er fundet fugtig/ våd isolering. Mest kritiske steder udskiftet. - Hedinn er ind over, og indhenter tilbud på sokkelundersøgelse og forventes udført (Hensat til undersøgelse i D&V) Skader på bygningen kan skyldes; revner vandret taget, lodret revner - sokler. (Her medtages tagkonstruktion v/ 32L). - Hedinn oplyser rapporten er ikke enstydig og vil kæve flere undersøgelser. (Marts 2014) - Hedinn tager kontakt til virksomhed, for at få lavet budget og yderligere undersøgelse iværksættes efterfølgende. - Tilbud afventes fremsendt. ( ). - Kasper har overtaget denne opgave. - Tilbud er fremsendt og budget godkendt. - Lone (v/ 4AP) bekræfter arbejde sættes i gang via mail a d Rapport modtaget, konkludere der kan være behov for efterfundamentering for at tilsikre, der ikke sker yderligere revnedannelser. Det bemærkes dog, at vores hustømmer ikke finder revner konkluderende til samme, og derfor kun er tale om undersøgelse af jordforhold. (1-8-14) - Det besluttes, at der kontaktes uvildig til undersøgelse om vi kan nøjes med net under facaden ligesom facaden ud til Ryvej. Efterfølgende vil ejere blive mødt med valg om det ene eller andet. Kasper tovholder (1-8-14) - Per (ejer 32G) vil lade sine kollega se på rapporten/ sagen afventer nærmere. ( ) - Status uændret.(9-9-14) - Opstart på indhentning af tilbud Kasper ( ) - Ingen tilbud modtaget endnu. Karen/ Kasper følger op ( ) - Rene Mathiasen vil afgive tilbud efter , da de er på ejendommen i forbindelse med andet ærne (forsikringssag m/ kloak). ( ). - Rene Mathisen har lavet overslag/ tommelfinger regel for efterfundmentering er ca. 6000,- + moms pr m2 ( ) - Sofie og Jimmy har ligeledes været i gang med at indhente tilbud. Disse afventes. ( ) - Der afventes rundvisning af håndværkere og modtagelse af tilbud ( )

2 - Håndværkere ude og enkelte fremsendt tilbud, afventer øvrige tilbud til udsendelse på GF Tovholder (Sofie)/Kasper (3-2-15) -Efter generalforsamling vedtages forslag A2 om efterfundering på mest udsatte steder, og herefter følger almindelig facaderenovering med net. Her efter er der enighed om at inddrage en tredjepartsvirksomhed som opsyn. Forhandlinger med tredjepartsvirksomhed om pris og indhold. Tovholder: Jimmy og Mette følger op inden næste møde ( ) - Projektet er sat i gang ( ). Problem er opstået, og projektet sættes i bero. - problem er opstået, ingeniør og 4AP frygter brønd ved 32F. - ingeniør og 4AP vil anbefale nye målinger for at se hvordan om bygningerne har rykket sig siden der bliver set på mulige løsninger, i forhold den den frygtede brønd - Det opståde problem er løst. I stedet for jernstave, har vi i stedet brugt sand. 4ap har lavet en ny måling, den viste at bygningen ikke har rykket sig i de senste 2 år. Derfor forsætter projektet som planlagt. ( ) - Projektet for 32 bygningerne anses som afsluttet, vi fortsætter ved 34 bygningerne. Tovholder: forsat Jimmy og Mette ( ) Facaderenovering af 34 og 36 byningerne (vaskerum) Årlig vedligeholdsgennemgang: Ny opfølgning sker i løbet af maj 2014, tovholder Hedinn. - Status ukendt/ uændret. ( ). - Kasper overtager, vores hustømmer forventes kontaktet i næste uge. ( ). - Folder udsendt og vil blive fulgt op i august. Tovholder Kasper. (1-8-14) - Status enkelte er endnu ikke færdig med vedligehold, disse vil modtage opfølgning i august. Tovholder Kasper. ( ) - Status fortages i dag. Kasper (9-9-14) - Murer og tømmer har besigtiget gavlen, umiddelbart ingen grund til vindue & døren ikke er skiftet. Der anbefales, at det laves i et flow, således 1) Overlægger skiftes (EFH ansvar) 2) Vindue & dør udskiftes (ejer ansvar), 3) Endelig facaderenovering med puds & net (EFH ansvar). Flere detaljer sendes til murer, herefter afventes tilbud på 1) Facade gavle v/ 36G1 2) Facade gavle på 34Bst/ 34B1TH. Mail sendt til Hedinn, hvor vi afventer svar, før vi kan komme videre. (Tilbud er dog under behandling). ( ) - Karen kommer med indover alle projekter med bygninger inkl. gavl projekt (hvor Karen bliver primus motor). ( ) - Facade gavle på 34Bst/ 34B1TH. Status: Mails sendt til Hedinn, hvor vi afventer svar, før vi kan komme videre. ( ). - Facade gavle på 34Bst/ 34B1TH. Status: Mails sendt til Hedinn, hvor vi afventer svar, før vi kan komme videre. ( ). - Tilbud fra Michael (Murer) modtaget. ( ). - Status tilbud modtaget, der undersøges andre tilbud i forbindelse med øvrig facade tilbud ( ) - Status er at Michael har fået opgaven og at der påbegyndes snarest, dette sker i forbindelse med efterfunderingen af 32-bygningen. Tovholder: Jimmy og Mette ( ) - Projektet er sat i gang ( ) uændret ( )

3 - Projektet er sat igang, og går som planlagt. Vi mangler nu at male, som skal foretages dage efter funderingen. Hedinn har efter aftale opført den franske altan, men den er ikke håndværksmæssigt opsat korrekt. Hedinn er via mail kontaktet flere gange og er blevet gjort opmærksom på dette, der afventes svar. ( ) Biler på p-plads skal holde i afmærkede båse. - Lena & Karen følger op. ( ). - Lena og Karen følger op igen ( ). - Sofie & Karen føler op igen ( ). - Susanne taget i ed og føler op sammen med Karen og Sofie ( ). - Karen laver ny seddel ( ) - Der er printet og Karen følger op ( ) - Fokus på biler i indkørsel til gene for renovation og færdsel Karen føler op (3-2-15) - Der følges op. Tovholder: Karen ( ) - Uændret ( ) ( ) ( ) - Anses for afsluttet ( ) Forsikringssag v/ kloak: - Under forsikringssag udført af Rene Mathisen, er der gravet en yderligere sandbrød op. Hvor der er yderlig en forsikringssag. Dette er ingen overraskelse, idet dette var påregnet, dog var det nødvendigt at få gravet ned til vandlås for at få konstateret. ( ) - I forbindelse med disse forsikringssager, er det fundet, at rensning af vores rør, desværre har det vist sig, at der er en skjult brønd under p-pladsen, som skal findes. Efterfølgende skal denne renses og der vil muligvis være endnu en forsikringssag. ( ) - Alle sager udføres pt. af Rene Mathisen. Det bemærkes, vores kontaktperson Mads, vil fremsende overslag på søgning og rensning af skjult brønd. ( ) - Sandbrønd v/ 36F muligvis forsikringssag. ( ) - Udvikling følges, afventer status fra Rene Matthisen ( ) - Flere udfordringer end forventet, dog med positivt udfald kontra først antaget. Kloak er omfattet af forsikring, samt manglende del bliver indsat samt brønd hævet til niveau. Tovholder Kasper frem til , herefter Jimmy/Karen (3-2-15) - Efterfølgende har man fundet ud af, at det man havde regnet med ikke er korrekt. Brønden er hævet til niveau. Den oprindelige brønd bliver plomberet og det tilkobles vores eget rørsystem. Afventer svar fra Mads, der tages kontakt til ham. Tovholder: Jimmy ( ) - Sat i bero pga. barsel, men påbegyndes igen i næste uge. Tovholder: Jimmy og Maria ( ) ( ) - Projektet anses som afsluttet ( ) Rengøring af postkasser: - Deadline (3-2-15) Tovholder: Karen og Maria ( ) - Sedler udsendt til de sidste postkasser, og der udsendes mails til lejer og ejer som cc. Tovholder: Karen og Maria ( ) ( ) - Projektet anses som afsluttet ( ) Tagrender

4 - Vores tagrender skal skiftes, budgettet er på , men det tilbud på at skifte alle vi har fået er på med mom, men det er det bedste tilbud vi kan få og det er nødvendigt at få det lavet. Tovholder: Jimmy. ( ) Projektet næsten færdigjort, der er dog åbentlyse magler, ny tovholder: Karen ( ) - Projektet er afsluttet ( ) ( ) Havedag - Beskrevet i bestyrelsens interne papier. ( ) - Foreløb som planlagt ( ) Cykelskur - Er ved at være fyldt og cykler i gang arialet er en voksende udfordring, bestyrelsen vil arbejde på løsningsforslag. - Karen kommer med løsningsforslag. - Bestyrelsen sættes til løsningsforslag til næste gang. (9-9-14) - Flere forslag ses til næste møde ( ) - Status Afventer tegninger til fremlæggelse ved GF 2015 ( ) - Jimmy er ved at undersøge flere løsningsmodeller, både i pris, stil, muligheder for opsætning mv. ( ). - Jimmy har fundet flere mulige tilbud samt opmålt mulige pladser for opførelse. ( ) - Bestyrelsen vil fremsætte forslag til GF 2015 ( ) - Status: Klar til udsendelse (3-2-15) - På generalforsamling vedtages forsag B1, vedtages om fjernelse af terræn og opførelse af skur. Endvidere ønsker forsamlingen mulighed for udvidelse, i henhold til vores daglige drift og vedligeholdelse i bestyrelses regi. Tovholder: Jimmy ( ) - Tilbud er accepteret og projektet er i gangsat. Tovholder: Jimmy ( ) ( ) - Fliserne er lagt, og den del af projektet anses som afsluttet. Vi ser på forskellige skure, og Jimmy finder muligheder til næste møde. ( ) 3) Info: Storskrald - Der gøres opmærksom på problemer med storskrald, hvor vi prøver med opfordring på mail, i postkasser og på facebook. Tovholder: Karen og Maria ( ) - Maria er er storskald ansvarlig og vil lave nye retningslinjer ( ) Rengøring på G-gangen. - Poul stopper som rengøringsansvarlig, og Maira har sagt ja til at overtage ( ) - Maria gør rent som aftalt, og det anses som afsluttet. ( ) Årlig veligeholdelse Vi har påbegyndt den årlige veligeholdelse. Tovholder: Jimmy og Mette ( ).

5 4) Retningslinjer for mail: - Alle bestyrelsesmedlemmer skal videresende mails modtaget på privat mail til Hasletoppens hovedmail. - Dette er for at sikre, at der ikke går information tabt til fremtidige bestyrelser. - Ligeledes for at dokumenter evt. stridigheder og/ eller korrespondance. - For at tilsikre alle informationer og virksomheder har samme forbindelse til EFH skal alle eksterne og 3. part virksomheder oplyses følgende mail og fysisk adresse: - bestyrelsesmedlemmets-navn@hasletoppen.dk eller Hasletoppen@hotmail.com for mail korrespondance. Fysisk adresse skal oplyses: Ejerforeningen Hasletoppen (Att: Bestyrelsesmedlemmets navn og husnr.) Ryvej DK-8210 Aarhus V. 5) Næste møde Fredag den 3. Juli Kl. 11:00 Hos Karen, 36L