Ejerforeningen Hasle Torv

Transkript

1 Ejerforeningen Hasle Torv Referat af ordinær generalforsamling afholdt 12. oktober Valg af dirigent Palle Christiansen (PC) bød velkommen til de fremmødte, og foreslog Jesper Madsen (JM) fra DEAS som dirigent. JM takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovlig indvarslet og dermed beslutningsdygtig. Der var mødt 23 medlemmer og 3 havde afgivet fuldmagt. 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for det forløbne år PC henviste til udsendte skriftlige beretning og gav herefter en kort præsentation af de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Herefter omtalte PC bestyrelsens arbejde med fugt som i nogle tilfælde var trængt ned fra 3. sals lejlighederne til 2. sal. En situation som havde stået på i omkring 8 år. Der er anvendt mange ressourcer på sagen og mange kloge mennesker har forgæves forsøgt at finde kilden. Vores tømrer kunne hurtigt udpege årsagen. Sagen er løst og loftet er tørt i de 2 berørte lejligheder. Der var ingen bemærkninger til beretning som herefter blev godkendt. Beretningen er vedhæftet nærværende referat. 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsregnskab med påtegning af revisor JM gennemgik regnskabets hovedpunkter. Et spørgsmål til merudgiften til DEAS i forhold til tidligere? JM henviste til, at det er en beslutning som bestyrelsen på sidste generalforsamling har redegjort for. Kresten Toft (KT) fortalte: I forhold til tidligere betaler vi omkring 40 t.kr. mere. For dette får vi containervask, cykeloprydning samt forebyggende eftersyn og service af vore tekniske installationer (vand, varme, brand skabe og ventilation). Spørgsmål til afvigelsen som forårsagede de ekstraordinære indbetalinger: KT redegjorde for de ting som ekstraordinært var blevet udført og beklagede, at bestyrelsen ikke havde haft overblik over økonomien i disse, da de var igangsat af flere forskellige personer. PC supplerede med at fortælle, at bestyrelsen har indført et meldesystem. På hver bestyrelsesmøde samles der op på, hvad der er bestilt og endnu ikke udført. Herefter blev regnskabet godkendt. 4. Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for det løbende regnskabsår JM gennemgik det udsendte budgetforslag. Der var spørgsmål til afgivelse i regnskabstal i budget skemaet i forhold til det officielle regnskab: JM fortalte, at en kreditnota for snerydning på 30 t.kr. var kommet på plads i 12. time og derfor blev budgettets sammenlignings tal desværre ikke rettet. Snerydning skal reduceres med 30 t.kr. og hensættelse til vedligeholdelse skal øges med 30 t.kr. Budgettet forudsætter, at ejer bidraget hæves fra nuværende 8,60 pr. fordelingstal til 11,00. Stigningen træder i kraft pr og får således halv effekt i indeværende regnskabsår. KT fortalte, at bestyrelsen gerne vil have en større opsparing på grundfonden således at tidligere mange ekstraindbetalinger gerne skal blive historie. Der blev fra flere sider udtrykt anerkendelse af, at man vil gøre økonomien sund. Den dag man skal sælge sin lejlighed er det et godt salgsargument. Der blev spurgt om bidraget kan forventes at stige yderligere næste år: KT fortalte, at den foreslåede stigning kun får halv effekt på indeværende år. Stigningen betyder, at ejer bidraget for 17/18 også stiger med 144 t.kr. Uden at kunne afgive nogen garanti, vurderede KT at med den nuværende stigning kan grundfonden forøges de næste 2 år uden yderligere stigning i ejerbidraget. 1

2 Et spørgsmål om man kunne indeksere ejer bidraget med f.eks. en automatisk stigning på 3 % p.a. KT svarede, at foreningen har en række årlige omkostninger som skal betales og et ønske om at opspare et beløb. På den måde får man behov for nogle indbetalinger. Det er den måde bestyrelsen har valgt at anskue økonomien på. Herefter blev budgettet godkendt. 5. Valg af bestyrelsesmedlemmer Vinny Rasmussen og Henning Pedersen var på valg og var villige til genvalg. Da der ikke var modkandidater blev de genvalgt. 6. Valg af formand for bestyrelsen Palle Christiansen erklærede sig villig til genvalg. Da der ikke var modkandidater blev han genvalgt. 7. Valg af 2 suppleanter for bestyrelsen Bestyrelsen indstillede Kasper Nielsen og Verner Albrechtsen. Da der ikke var modkandidater blev de valgt. 8. Valg af revisor og revisorsuppleant Revision 2 A/S blev genvalgt. 9. Behandling af indkomne forslag a. Fra bestyrelsen om ny husorden. PC redegjorde for anledningen til at forny husorden. I forhold til gældende husorden er der gjort et stort arbejde på at gøre husorden lettere tilgængelig rent sprogligt. Endvidere er der foretaget få opstramninger omkring vedligeholdelsespligten. Efter flere ønsker fjernes sætningen: Lejere må kun anskaffe gasgrill på side 4. I stedet indføjes sætningen: Der henstilles, at man kun anskaffer og anvender gasgrill. Med denne ændring blev ny husorden vedtaget. b. Fra bestyrelsen om digital kommunikation. JM fortalte, at DEAS snart introducerer eboks som kommunikationsform. En anvendelse af digital kommunikation vil spare foreningen for betydelige mængder papir og porto. Det ligger endvidere i forslaget, at skulle der være ejere som ikke ønsker digital kommunikation skal de blot meddele dette til administrator. Forslaget blev hilst velkommen og vedtaget. c. Fra Børge Svendsen om vedtægtsændring. JM gjorde opmærksom på reglerne for vedtægtsændring. Da der ikke var mødt 2/3 af ejerne på generalforsamlingen vil en ændring ikke kunne vedtages. Hvis mindst 2/3 af de fremmødte stemmer for ændringen, skal der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling. BS redegjorde for baggrunden for forslaget. BS fandt det vanskelig at skelne mellem den enkelte ejers ansvar og ejerforeningens ansvar i tilfælde hvor f.eks. vand trænger ind udefra. JM gjorde opmærksom på, at ejer/beboer af den enkelte lejlighed har en påtalepligt til at melde om uregelmæssigheder som kan konstateres i lejligheden. Det er en forudsætning for, at ejerforeningen kan blive gjort opmærksom på opståede lækager. Efter en kort debat meddelte BS, at han trækker forslaget tilbage. 10. Eventuelt Henning Pedersen redegjorde for renovering af bommen samt projektet med udskiftning af lys i parkeringsområdet. Spørgsmål om rød lampe midt i det overdækkede parkeringsområde: Hvis lampen lyser, skal det anmeldes da det er tegn på at der er overløb af vand i pumpebrønden. PC afsluttede med at takke de fremmødte for god ro og orden. Mødet sluttede kl. 21,00. Referatet er underskrevet digitalt via penneo se sidste side 2

3 Hasle Torv bestyrelsens skriftlige beretning generalforsamling 2016 Bestyrelsesarbejdet. I årets løb har der været afholdt et møde hvert kvartal. Desuden kommunikation via mail. Vi har i bestyrelsen en god harmoni og alle deltagere er engageret. Fugt sager. Vi har igennem mange år haft et fugtproblem på loftet af en2. sals lejlighed. MT Højgaard forsøgte flere gange med skift af en fuge i terrasse dør i lejligheden ovenover. Sagen var anmeldt ved 5 års gennemgangen men vi havde til sidst ikke tillid til at MTH arbejdede seriøst med sagen. DEAS blev derefter bedt om at se på lækagen. De forsøgte 2 gange uden held. Vi bad herefter vores lokale tømrer Simon Jæger om at se på problemet. Der kom her en hurtig tilbagemelding om at det var beklædningen på 3. sal mod syd som ikke var afdækket tilstrækkelig med vandnæser. Dette blev lavet og loftet er nu tørt. Efterfølgende er beklædningen på samtlige sydvendte 3. sals lejligheder blevet udstyret med nye vandnæser. Taget. Vi har haft en tagdækker oppe for at besigtige taget. Oprindelig var der en 10 års garanti. Forudsætningen for garantien var imidlertid, at der blev tegnet en vedligeholdelses aftale. Det skete ikke. Derfor har vi ingen garanti på taget. Men taget er stadig tæt uden vedligeholdelses aftale. Varme / vand regnskab. De hidtidige målere skulle have været skiftet noget før. Energimåleren (fjernvarme) som strømforsynes via batteri var i enkelte lejligheder gået i stå. Enkelte af vandmålerne var også ustabile, ligesom systemet med fjern aflæsning i affaldsrummene var blevet ustabilt p.g.a. tæring af systemet. For året 14/15 foregik aflæsningerne derfor manuelt og i et par tilfælde i forhold til skønnet forbrug, da målerne var stået af. Målere blev udskiftet efterår 2015 til et system med trådløs aflæsning. Batteriskift skal fremover foretages hver 8. år. Samtidig skiftede vi det selskab som laver fordelingsregnskabet fra Minol til Brunata. Samarbejdet med DEAS. Aftalen med DEAS kan opdeles i en administrations aftale og en teknisk aftale. Pr overgik de sidste opgaver til DEAS. Administrations aftalen forløber tilfredsstillende og har givet os væsentlige fordele i forhold til tidligere administratorer. Den tekniske del har imidlertid givet mange udfordringer. Selve viceværtopgaven og gartner arbejdet har fungeret, men de øvrige ad hoch opgaver har enten ikke fungeret eller har fungeret under opsyn. Bestyrelsen har afholdt møder med DEAS. Hver gang er vi blevet stillet i udsigt, at nu kører det. Forsikring. Pr har vi skiftet forsikringsselskab til Codan. I den forbindelse er selvrisikoen sat ned fra tidligere godt kr til kr Den tidligere betingelse om 3 punkts låse i yderdøre er fjernet. Ejerforeningen har tegnet forsikring på lejlighedens yderdøre og vinduer samt sanitet. Skader skal ejer selv anmelde til ejerforeningens forsikring ligesom ejer selv betaler evt. selvrisiko for skader. Økonomi. Umiddelbart efter sidste års generalforsamling bliver bestyrelsen opmærksom på, at budgettet for året 15/16 ikke har taget højde for de omfattende forbedrings arbejder som var igangsat. Derfor blev vi nødsaget til at opkræve 3 måneders ejer bidrag yderligere. De foretagne arbejder var alle nødvendige. Bl.a. udskiftning af fuger på Nord facaden og maling af sokkel. Ansvaret for det manglende overblik påhviler naturligvis udelukkende bestyrelsen. Vi har snart gennem mange år haft et ønske om at spare penge op på både grundfond og egenkapital. Dette ønske har ikke kunnet gennemføres samtidig med at ejer bidragene er blevet holdt nede på et lavt 3

4 niveau. Bestyrelsen foreslår derfor en forhøjelse af ejer bidrag pr fra 8,6 til 11,0 pr. fordelingstal. Forhøjelsen i kroner pr. måned for en 2, 3 og 4 værelses lejlighed er ca. 185, 298 og 314. Snerydning / saltning. Som det fremgår af mødereferater har vi haft en udfordring vedr. denne opgave. I kontrakt grundlaget med DEAS fremgår, at dette arbejde betales med en pris pr. gang. Da aftalen med DEAS er omfattende var bestyrelsen på tidspunktet for kontrakt underskrivelsen ikke opmærksom på dette. Først da regningerne begynder at indløbe i januar måned bliver bestyrelsen opmærksom på, at de priser vi har accepteret er helt ude af takt med gældende dagspriser for lignende arbejde. Vi indkalder straks til et møde med DEAS. Her indrømmes en delvis reduktion af priserne. Vi var ikke tilfredse med det opnåede resultat og måtte desværre tage kontakt direkte til direktionen hos DEAS. Herefter fik vi yderligere en dekort, hvorefter vi kom på niveau med den budgetterede udgift. Et par kontrol tilbud som er indhentet viser, at DEAS i denne sag har været helt ude af trit med dagspris. Fremadrettet vil vi entrere med et andet firma hvis ikke DEAS kan matche prisen. Ophold i parkeringsområdet. Vi har desværre ikke kunnet holde uønskede personer væk fra vores ejendom. Vi gør til stadighed politiet opmærksom på problemet. Det etablerede trådhegn bruges undertiden blot som en slags stige for at smutte over. Vi har drøftet forskellige tiltag, men er indtil nu kommet til den konklusion, at hvad vi end måtte foretage os, blot flytter lidt rundt på problemet. Vi kunne godt indhegne hele matriklen, men ingen er jo interesseret i at bo i en fæstning. Gode forslag udbedes! Politiet beder alle ringe til 114 når man konstaterer, at folk ulovlig opholder sig i vores område. Affald skakten. Vi oplever i perioder lugt i opgangen. Årsagen er hver gang, at en rist i toppen af skakten er tilstoppet, således af udsugningen ikke fungerer. Hver gang viser det sig, at det er en plastpose eller et stykke papir som har forårsaget tilstopning. Vi siger det endnu en gang: Løse plastposer og løst papir må ikke kastes i skakten. Alt skal pakkes ind i poser inden det smides i skakten. Indbrud. Vi har desværre haft et par indbrud i lejligheder. Det har været voldsomt, da døren til lejligheden blev sparket op. Da der ikke er skade på ejendommens yderdøre er gerningsmændene kommet ind enten fordi der er blevet lukket op for dem eller fordi døren ikke bliver lukket når man går ud. Vi skal endnu engang opfordre til, at der kun lukkes kendte folk ind. Ligeledes skal man sørge for at døren smækker når man går ud. Færdsel på Ryhavevej. Trafikken om morgenen er mildt sagt kaotisk. Fortov bruges som cykelsti. Vi opsatte skilte med cykling forbudt. Disse blev fjernet igen. Politikerne vil ikke røre ved vejen, da man planlægger at etablere letbane i nær fremtid. Derfor vil man ikke lave nogen løsning som skal laves om i løbet af få år. Vi har også informeret politiet om problemet. Vi har forgæves bedt om at strækningen fra Klokkerbakken til Viborgvej bliver med parkering forbudt / stopforbud i begge sider. Desværre bruger mange af vore egne beboere vejen som parkeringsplads. Det gør ikke færdslen bedre og vi så helst at vore beboere bruger vores egne parkerings faciliteter. Husorden. Vi har i årets løb arbejdet på at forny gældende husorden. Vi har følt, at det var nødvendig at stramme op omkring den enkelte beboers pligt til vedligeholdelse og oprydning. Vi præsenterer derfor en ny udgave af husorden til godkendelse. 4

5 Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Jesper Madsen dirigent På vegne af: E/F Hasle Torv Serienummer: CVR: RID: IP: kl. 07:32:10 UTC Palle Ejvind Christiansen formand På vegne af: E/F Hasle Torv Serienummer: PID: IP: kl. 09:24:15 UTC Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: