Temaer og fyrtårne. Forskning med forskel. Innovation og vidensformidling. PBL næste generation. Uddannelse med forskel.

Transkript

1 NY STRATEGI FOR AAU Analyse og vurdering af den nuværende, samlede administrative opgavevaretagelse Op g a v e / k o m m i s s o r i u m o g p r o c e s / p r o j e k t p l a n f o r a d m i n i s t r a t i v s t r a t e g i s t e p 1 Justeret efter direktionsmøde 26. januar 2015, ledermøde 30. januar 2015, interview med ledere i Fælles Service, fakulteternes sekretariatschefer, samt møde med Antonino Castrone 10. februar 2015

2 For at sikre et solidt grundlag for direktionsdrøftelserne af fremtidig strategi, er det nødvendigt allerede nu at tilvejebringe en indledende analyse af universitetets samlede administrative opgavevaretagelse Forskning med forskel Temaer og fyrtårne Innovation og vidensformidling PBL næste generation Uddannelse med forskel Ét AAU og AAU DNA Adm. opgaver og processer step 1 Der har indtil nu primært været et fokus på centrale forretningsprocesser (forskning, uddannelse og vidensformidling/samspil med det omgivende samfund), samt på grundlæggende forhold omkring AAU s måde at levere sine ydelser på og fungere på (PBL, ét AAU og AAU DNA) Men helt centralt i arbejdsoverskrifterne for ny strategi står at sikre professionalisering og effektivisering i alle dele af AAU s virksomhed De administrative processer og opgavevaretagelse spiller i den forbindelse en helt central rolle. Ikke alene varetages her opgaver, som er essentielle for universitets succes, og omkostningsmæssigt udgør de ca 40% af universitets personaleressourcer Selvom en egentlig strategi for de administrative områder vil afhænge af forretningsstrategien, så vil vurderinger af den administrative opgavevaretagelse have en væsentlig og integreret indflydelse på formuleringen af den overordnede strategi Derfor igangsættes et arbejde med at tilvejebringe en indledende analyse af den samlede administrative opgavevaretagelse, så dette kan indgå i direktionens drøftelse i forbindelse med strategiprocessens fase 3 (apriljuni 2015) Strategi og løsningsudvikling for de administrative processer indgår ikke i denne fase, men vil afvente direktionens behandling af den overordnede forretningsstrategi

3 Kommissorium (side 1 af 2) Formål og fokus Scope og præmisser En egentlig strategi vedrørende de administrative opgaver og processer må afvente afklaringer i den overordnede forretningsstrategi. Dette forventes at være tilstrækkeligt på plads april/maj 2015 For ikke at forsinke processen er det dog besluttet allerede nu at igangsætte en indledende overordnet situationsanalyse af den administrative opgavevaretagelse Analysen gennemføres på procesniveau, således at resultaterne også afspejler ressourcefordeling og arbejdsdelingen mellem Fælles Service, fakulteter og institutter/skoler Analysen skal kunne anvendes til efterfølgende a) at identificere og prioritere forbedringsmuligheder indenfor de enkelte procesområder; b) at danne udgangspunkt for egentlige administrative strategier ift til forretningsstrategien; c) at vurdere evt fremtidige ændringer i organisering, roller og ansvar Projektet omfatter i princippet hele universitetet, og går således på tværs af ledelsesområderne Projektet afgrænses til overordnet analyse og vurdering af den nuværende opgavevaretagelse, og indeholder således ikke anbefalinger til fremtidig administrative strategier og fremtidige løsninger Projektet afgrænses til overordnet kvantitativ opgørelse af ressourcer pr hovedopgave/proces samlet og pr fakultet/institut/skole Sammenfatning af kundekvalitet/-tilfredshed (identifikation af udfordringer) gennemføres ved hjælp af en kombination af udvalgte kvalitative interview og spørgeskemaundersøgelse med ledere (direktion, institutledere, skoleledere) og VIP-/ studenterrepræsentanter Sammenfatning af administrative ledere og medarbejderes input til kortlægning af hovedopgaver/- processer, samt egne synspunkter på kvalitet/udfordringer i opgavevaretagelsen gennemføres ved hjælp af kvalitative interview (gruppe og individuelle) med fakulteternes sekretariatschefer, ledere i Fælles Service, udvalgte institut- og studienævnssekretærer og udvalgte medarbejdere repræsenterende de forskellige funktioner i Fælles Service Der vil ikke blive foretaget en egentlig kortlægning af processerne på niveau 3, men alene en opgørelse af ressourcer, samt kvalitativ vurdering af udfordringer ved hjælp af stikprøver (interview og spørgeskema)

4 Kommissorium (side 2 af 2) Leverancer Kortlægning af nuværende administrativ opgavevaretagelse bl.a. indeholdende: Opgørelse af hovedopgaver på niveau 1, 2 og 3 Ressourcer, roller og ansvar i løbet af processen (inkl. handshakes ) Administrative medarbejderes kvalitative vurdering af styrker og svagheder i nuværende opgavevaretagelse (ud fra stikprøveundersøgelse interview og spørgeskema) Kunders (ledere, VIP og studerende) kvalitative vurdering af tilfredshed og kvalitet i den administrative opgavevaretagelse (ud fra stikprøveundersøgelse interview og spørgeskema) Sammenfatning af udfordringer og udviklingsmuligheder Tilbagemelding til dekaner om resultater af analysen indenfor eget område Sammenfattende rapport i form af ppt præsentation Start/slut Start ultimo januar 2015; slut ultimo marts 2015 Organisering Styregruppe: Direktionen Direktionsansvarlig: AC, som også er ansvarlig for kommunikation vedr projektet Projektleder: Ekstern (JPP og Nina Bedmar) Strategisekretariat: Indsamler relevant baggrundsmateriale, står for praktisk udsendelse af kommunikation, interviewlogistik og invitationer, forestår indsamling af relevante kvantitative data fra FS/fakulteter/institutter/skoler til brug for ressourceopgørelse pr hovedopgaver på niveau 1, 2 og 3 samt for udsendelse af og indsamling af resultater fra spørgeskemaundersøgelse Ledere i Fælles Service og fakulteternes sekretariatschefer: Samarbejdspartner for eksterne konsulenter, som vil blive inddraget i forbindelse med detailplanlægning, kommunikation og kvalitetssikring i løbet af projektet Dekaner: Godkender interviewliste og kommunikation i forhold til eget område og vil blive præsenteret for resultater inden for eget område, før det forelægges øvrige i Direktionen

5 Overordnet projektplan februar marts /1 8/ /2 22/ /2 8/ /3 27/3 Beslutning af projektoplæg Forberedelse og indledende interview niveau 1+2 Plan for interview niveau 1 er aftalt Invitationer til interviews niveau 1, sekretariatsledere og dekaner er udsendt Ramme for overordnede interview er udarbejdet 10 Interview med ledere på niveau 1 og 2 er gennemført Dataindsamling af baggrundsdata er påbegyndt Indkredsning af centrale udfordringer Interview dataindsamling og kommunikation Kommunikationsplan aftales, kommunikation udsendes og plan for interview niveau 2 og 3 aftales Interview med Dekaner, ledere niveau 1 og 2 samt dataindsamling fortsættes Gruppeinterview på niveau 2 og 3 påbegyndes Data kategorier defineres og ramme for spørgeskema udformes Kvantitativ dataindsamling iværksættes Udsendelse af invitationer til fokusgruppe-interview på udvalgte områder Status møde AC Analyse, bearbejdning og verificering af data Kvantitativ dataindsamling færdiggøres Spørgeskema formuleres og udsendes Samlet opgørelse af administrative processer, snitflader og ressourcer påbegyndes Bearbejdning af kvalitative data på baggrund af interview og kvantitative data gennemføres Analyse af særlige fokusområder påbegyndes Status møde med AC Status møde FS ledelse 26/2 Udarbejdelse af rapport, høring og endelig rapportering Indsamling og bearbejdning af data fra spørgeskema Indsamling og bearbejdning af benchmark materiale Udkast til rapportens delresultater sendes til de respektive dekaner og administrative ledere Indsamling af rapport feedback fra ledere Udarbejdelse og godkendelse af endelig rapport Status møder med AC Status møde med FS ledelse 11/3