Kontrakt. mellem. Sport & Event Park Esbjerg og Esbjerg Kommune

Transkript

1 284311/15 sag 15/18181 Kontrakt mellem Sport & Event Park Esbjerg og Esbjerg Kommune 1. Formål Formålet med kontrakten er følgende: Synliggøre de ydelser Sport & Event Park Esbjerg leverer til Esbjerg Kommune, brugere og tilskuere, som modydelse for Esbjerg Kommunes årlige driftsbevilling. Synliggøre de løbende samarbejdsrelationer mellem Sport & Event Park Esbjerg og Esbjerg Kommune Beskrive de økonomiske relationer Via dialog sætte fokus på fælles udvikling af hele kompetenceområdet (kompetenceområdet defineres jf. 2 i vedtægten for Den selvejende institution Sport & Event Park Esbjerg - se bilag 2) På længere sigt optimere driften og udviklingen inden for kompetenceområdet. 2. Beskrivelse af institutionen Den selvejende institution Sport & Event Park Esbjerg med egen bestyrelse, har ansvaret for administrationen, driften og vedligeholdelsen af de i bilag 1 nævnte idrætsfaciliteter, bygninger og udenomsarealer ejet af Esbjerg Kommune. Institutionens vedtægter, bilag 2, skal respekteres af nærværende kontrakt. 3. Hvad driver Sport & Event Park Esbjerg Sport & Event Park Esbjerg driver Svømmestadion Danmark, Esbjerg Idrætspark (Gl. Vardevej), Veldtofte Idrætspark, Guldager Idrætscenter, Bramming Kultur- og Fritidscenter og Bramming Svømmehal. Navnet Sport & Event Park Esbjerg vil i det efterfølgende blive brugt om hele den selvejende institution. Der er udarbejdet retningslinjer for de forskellige anlæg. Disse er beskrevet i bilag Hovedmål og indsatsområder Sport & Event Park Esbjerg er sammen med Esbjerg Kommune en vigtig aktør i forhold til udviklingen af hele kompetenceområdet. Der afholdes på direktørniveau et årligt udviklingsmøde mellem Sport & Event Park Esbjerg og Esbjerg Kommune, hvor det/de kommende års indsatsområder prioriteres. Mødet afholdes ultimo året med inddragelse af yderligere relevante personer. Der udarbejdes herefter et årligt supplerende bilag 4 til kontrakten over aftalte indsatsområder og opfølgningspunkter, herunder tidshorisont og opfølgningsmetode. 1

2 284311/15 sag 15/18181 Formålet er at sikre både en kort- og langsigtet prioritering og planlægning af indsatsområder og dermed en fælles retning for udviklingen inden for hele kompetenceområdet. Idrætsfaciliteter, bygninger og udenomsarealer ejet af Esbjerg Kommune administreres, drives og vedligeholdes af Sport & Event Park Esbjerg med udgangspunkt i følgende hovedmål: At stille tidssvarende faciliteter og service til rådighed for brugerne. At sikre en bygningsstandard og -levetid, som min. lever op til Esbjerg Kommunes standarder. At sikre at grønne områder altid fremstår på en præsentabel måde. Herudover deltager Sport & Event Park Esbjerg i samarbejde med Esbjerg Kommune i udarbejdelse af anlægsprojekter m.m. inden for kompetenceområdet. Esbjerg Kommune og Sport & Event Park Esbjerg inddrager gensidigt hinanden, hvor et samarbejde er naturligt. 5. Økonomi Det ordinære tilskud til Sport & Event Park Esbjerg udgør i alt i første år af kontraktperioden (2016) kr. jf. bevillingsskrivelse af 6. oktober Ud over det ordinære tilskud kan der via direktionen i Esbjerg Kommune - ekstraordinært søges om positiv tillægsbevilling. Tilskuddet fremskrives som art 5.9, med udgangspunkt i det vedtagne budget for Tilskuddet vil være underlagt politisk fastsatte op- og nedreguleringer samt op- og nedjusteringer som følge af energibesparende investeringer. Sport & Event Park Esbjerg har kompetencen til at fastsætte takster på områder, som ikke er reguleret via Foreningsguiden og timeprisfastsættelsen for kunstgræsbaner. Budgetteres der med underskud, må dette ikke være højere end den forventede egenkapital ultimo året før budgetåret. Sport & Event Park Esbjerg indsender budget, halvårsregnskab og revisionspåtegnet årsregnskab til Esbjerg Kommune. Regnskabsbilagene opbevares hos Sport & Event Park Esbjerg. 6. Kontraktens kompetence- og ansvarsfordeling Denne kontrakt er juridisk bindende og Sport & Event Park Esbjergs bestyrelse er dermed ansvarlig for, at tilskuddene anvendes til de formål, der er beskrevet i denne kontrakt, samt i vedtægterne for Sport & Event Park Esbjerg. Sport & Event Park Esbjergs bestyrelse har fuld dispositionsret over tilskuddene og er ansvarlig over for Esbjerg Kommune for, at de vedtagne budgetter overholdes. Sport & Event Park Esbjergs bestyrelse agerer inden for overordnede rammer, visioner og strategier vedtaget af Esbjerg Kommune og lovgivningen inden for kompetenceområdet. 2

3 284311/15 sag 15/ Rapportering Der afholdes årligt 2 forvaltningsmøder med deltagelse af Sport & Event Park Esbjerg og Esbjerg Kommune. Indholdet for møderne er en generel gensidig orientering og drøftelse af relevante forhold for hele kompetenceområdet, herunder også en generel orientering om økonomien. Herunder følges op på aftalte indsatsområder på kort- og lang sigt som aftalt i bilag Misligholdelse af kontrakten Esbjerg Kommune har ansvar for løbende at føre kontrol med at kontrakten ikke misligholdes, og kan til enhver tid pga. misligholdelse kræve kontrakten genforhandlet. 9. Kontraktperiode og genforhandling Denne kontrakt er gældende fra 1. januar 2016 og kan af begge parter opsiges med 6 måneders varsel til den 1. januar. Kontrakten og de heri indeholdte vilkår kan ændres, hvis forudsætningerne herfor ændres (f.eks. væsentlige tilskudsreguleringer). Ændringer kan også foretages, hvis parterne er enige herom. 10. Generelle forhold i øvrigt Kontrakten behandles og godkendes politisk ved indgåelse og ved senere ændringer. Bilagsmaterialet fremlægges politisk ved kontraktindgåelse til almindelige orientering og ajourføres efterfølgende administrativt. Dato: Dato: Sport & Event Park Esbjerg Esbjerg Kommune Formand for Sport & Event Park Esbjerg Formand for Kultur & Fritidsudvalget Direktør for Sport & Event Park Esbjerg Direktør for Børn & Kultur 3

4 334098/15 sag 15/18181 Bilag 1: Idrætsfaciliteter, bygninger og udenoms areal administreret af den selvejende institution Sport & Event Park Esbjerg. Idrætsparkerne Idrættens Hus Esbjerg Idrætspark Veldtofte Idrætspark Fællesadministration for Sport & Event Park Esbjerg samt klubkontorer og mødefaciliteter. Stadionhallen Kontor- og personalefaciliteter Omklædningsfaciliteter 3 mødelokaler Caféudsalg Klublokale Kontorfaciliteter for eliteklubber Skøjtehal Omklædningsfaciliteter 2 mødelokaler Caféudsalg Klubkontorer Styrketræning for eliten Skydegårde til ishockey Curlinghal Omklædningsfaciliteter Caféudsalg Klubkontor Fodboldstadion Omklædningsfaciliteter 2 mødelokaler Esbjerg Badmintoncenter Omklædningsfaciliteter Klublokale Caféudsalg Klubhus, Gl. Vardevej 88 Beredskabsbygningen Deponiet Atletikstadion Magasinbygning Cricketbane m/klubhus Kunstgræsbane 7 sommerfodboldbaner (11-mands) 1 sommerfodboldbane (7/8-mands) 2 vinterfodboldbane 5 Flexfodboldbaner Aktivitetsbane 8 tennisbaner Skøjtebane på Torvet Veldtoftehallen Omklædningsfaciliteter 1

5 334098/15 sag 15/ mødelokaler Caféudsalg Styrketræning Bike lokale Holdtræningssal Magasinbygninger 1 opvisningsbane 9 sommerfodboldbaner (11-mands) 4 sommerfodboldbaner (7/8-mands) 4 udendørshåndboldbaner 3 vinterfodboldbaner Kroketbane Beachvolleybane 9 tennisbaner Guldager Idrætscenter Guldagerhal 1 Guldagerhal 2 Omklædningsfaciliteter 2 mødelokaler Caféudsalg Styrketræning Bike lokale Opvarmningsrum 1 opvisningsbane m/tribune 6 sommerfodboldbaner (11-mands) 2 sommerfodboldbaner (7/8-mands) 3 udendørshåndboldbaner 3 vinterfodboldbaner Kunstgræsbane Kroketbane 2 strandhåndboldbaner Tjenestebolig Bramming Kultur- & Fritidscenter Bramming hal 1 Bramming hal 2 Multisal Bordtennislokale Dansesal Dojo til kampsport Cafeteria Omklædningsfaciliteter 3 mødelokaler 2 squashbaner 2

6 334098/15 sag 15/18181 Svømmefaciliteter Svømmestadion Danmark Bramming Svømmehal Esbjerg Spa & Wellness Kontor- og personalefaciliteter Omklædningsfaciliteter Caféudsalg Mødefaciliteter Konkurrenceafdeling med 50 meterbassin og vipper Aktivitetsbassin Varmvandsbassin Badeland med bølgebassin og rutsjebane Romersk afdeling med dampbad og sauna Omklædningsfaciliteter 25 meter bassin Varmtvandsbassin Børnebassin Sauna og dampbad Omklædningsfaciliteter Behandlerrum Finsk sauna Soft sauna Infrarød sauna Dampbad Spabade Selvbehandlings badekar Fodspa Oplevelsesbruser Isbrønd Hvileområder 3

7

8

9

10

11

12 333958/15 sag 15/18181 Bilag 3 Retningslinjer for vedligehold, økonomi, åbningstider samt udlejning/udlån af anlæg administreret af Sport & Event Park Esbjerg på vegne af Esbjerg Kommune Generelle forhold gældende alle anlæg 1. I det efterfølgende er Sport & Event Park Esbjerg benævnt SEPE og Esbjerg Kommune benævnt EK. 2. Alle anlæg nævnt i dette bilag er ejet af EK (der henvises til samlet oversigt i bilag 1) og administreres af SEPE jf. indgået kontrakt og evt. særskilte aftaler. 3. Brugerne af anlæggene er grundlæggende folkeoplysende foreninger, kommunale institutioner, SEPEs egne aktiviteter, entrebetalende brugere og markedslejebetalende brugere (virksomheder, selvorganiseret idræt, private institutioner), herunder professionelle klubber. 4. Tider til folkeoplysende foreninger fordeles efter retningslinjer for Fordelingsgruppen ved den årlige hovedfordeling (lokaler) og sæsonfordeling (udendørs anlæg) til foreninger efter ansøgning, idet Esbjerg Kommune vil sikre et rimeligt antal timer til rådighed for folkeoplysende foreninger. En ændring i tidsrammen til folkeoplysende brug vil ske i samarbejde mellem EK og SEPE. 5. Fordelingen af tider til folkeoplysende brug finder sted, efter at SEPE har fortaget udlejning til den professionelle idræt og har tilrettelagt den offentlige åbningstid. Kompetencen til at fordele tider til den folkeoplysende brug ligger hos Fordelingsgruppen. Rent praktisk fordeles tider i samarbejde mellem EK og SEPE efter vedtagne retningslinjer, og ved tvivl og tvister rejses spørgsmålet i Fordelingsgruppen. Tider til selvorganiseret idræt findes i samarbejde mellem SEPE/EK. 6. Retninglinjer vedtaget af Esbjerg Byråd som bl.a. fremgår af Foreningsguiden er gældende for den folkeoplysende brug af faciliteterne, herunder også reglerne for gebyropkrævning samt retningslinjer/betaling for benyttelse af kunstgræsbaner. Indtægten ved gebyropkrævning i henhold til Foreningsguiden opkræves og tilfalder EK. Indtægterne ved benyttelse af kunstgræsbanerne tilfalder Esbjerg Kommune jf. særligt vedtaget økonomisk kredsløb. 7. SEPE har kompentencen til at fastsætte priser for entré og udlejning af faciliteter på de områder, hvor prisfastsættelsen ikke er vedtaget af Esbjerg Byråd. 8. Ændring i åbningstider sker i samarbejde mellem SEPE og EK. Dog har SEPE kompetencen i Svømmestadion Danmark og Bramming Svømmehal. 9. Lejeaftaler om brug af faciliteter med professionelle klubber indgåes i samarbejde mellem EK og SEPE. SEPE har kompetencen til at indgå øvrige ad hoc aftaler. I det efterfølgende er alene nævnt de overordnede særlige forhold udover førnævnte som gør sig gældende for de enkelte anlæg. Herudover findes yderligere specifikke vejledninger og retningslinjer for flere af enkeltområderne. Svømmestadion Danmark. Vedligeholdelse: EK Ejendomme står for klimaskærmen og SEPE for al indvendig vedligeholdelse inkl. tekniske installationer. Ved større enkeltstående renoveringsprojekter/udskiftninger kan SEPE søge positiv tillægsbevilling ved EK. 1

13 333958/15 sag 15/18181 Bilag 3 Retningslinjer for vedligehold, økonomi, åbningstider samt udlejning/udlån af anlæg administreret af Sport & Event Park Esbjerg på vegne af Esbjerg Kommune Udlån/åbningstider: a) Varmtvandsbassin Varmtvandsbassinet udlånes til folkeoplysende virksomhed på flg. tidspunkter: Tirsdag kl Onsdag kl Torsdag kl Varmtvandsbassinet udlånes til babysvømning for svømmeklubber i Esbjerg Kommune på følgende tidspunkter: Fredag kl Lørdag kl Varmtvandsbassinet stilles ikke til rådighed for folkeoplysende virksomhed, svømmeklubberne og handicaporganisationer i skolernes ferie- og fridage. b) Konkurrencebassin Konkurrencebassinet udlånes til elitetræning for svømmeklubber i Esbjerg Kommune på følgende tidspunkter: Mandag kl : 3x50 meter og kl : 6x50 meter. Tirsdag kl : 3x50 meter og kl : 6x25/50 meter* Onsdag kl : 3x50 meter og kl : 6x25 meter. Torsdag kl : 3x50 meter og kl : 6x25 meter. Fredag kl : 3x50 meter og kl : 6x50 meter. Lørdag kl : 6x25 meter. I skolernes ferier har klubberne følgende tider i konkurrencebassinet: Mandag-fredag kl : 6x50 meter og kl : 6x25/50 meter* Lørdag kl : 6x25 meter. *SEPE aftaler med svømmeklubberne om der svømmes på 25 eller 50 meter. Ved udlån uden for normal åbningstid skal klubberne selv stille med det af SEPE påkrævede personale. SEPE har ingen bemanding ved udlån. Ved udlån uden for den folkeoplysende tid kan SEPE fakturere foreningerne for dokumenterede marginale ekstraudgifter forbundet med udlånet. Ubenyttede tider kan udlånes/udlejes af SEPE. Der kan forekomme aflysning af udlånte tider i situationer, hvor dette er hensigtsmæssigt for Svømmestadion Danmarks drift. Øvrig udlejning faktureres efter den til enhver tid gældende takst jfr. SEPEs takstblad, dog faktureres ekstra udlån til elitetræning ikke. 2

14 333958/15 sag 15/18181 Bilag 3 Retningslinjer for vedligehold, økonomi, åbningstider samt udlejning/udlån af anlæg administreret af Sport & Event Park Esbjerg på vegne af Esbjerg Kommune Bramming Svømmehal Vedligeholdelse: EK Ejendomme står for klimaskærmen og SEPE for indvendig vedligeholdelse inkl. tekniske installationer. Ved større enkeltstående renoveringsprojekter/udskiftninger kan SEPE søge positiv tillægsbevilling ved EK. Udlån: Bassinerne udlånes til folkeoplysende virksomhed uden for den offentlige åbningstid. Ved udlån skal foreningen selv stille med det af SEPE påkrævede personale. SEPE har ingen bemanding ved udlån. Som hovedregel kan udlån foregå på flg. tider: Mandag-fredag kl : Kommunale folkeskoler i Esbjerg Kommune Tre hverdagsaftener efter aftale kl : Folkeoplysende virksomhed Lørdag og søndag kl : Folkeoplysende virksomhed Tiderne til folkeskolerne fordeles i et samarbejde mellem SEPE og Skoleafdelingen. Bassinerne stilles ikke til rådighed for svømmeklubberne og handicaporganisationer i skolernes ferie- og fridage. Ubenyttede tider kan udlånes/udlejes af SEPE. Øvrig udlejning faktureres efter den til enhver tid gældende takst jfr. SEPEs takstblad. Idrætsparkernes anlæg Vedligeholdelse: SEPE står for både ind- og udvendig vedligeholdelse i Veldtofte Idrætspark, Guldager Idrætscenter og Esbjerg Idrætspark, men ikke i Bramming Kultur- & Fritidscenter, hvor EK Ejendomme både står for klimaskærmen, større tekniske udskiftninger og udvendige renoveringer. SEPE sørger for al indvendig vedligeholdelse. Ved større enkeltstående renoveringsprojekter/udskiftninger (dog ikke i Bramming Kultur- og Fritidscenter, da EK Ejendomme står for dette) kan SEPE søge positiv tillægsbevilling ved EK. Udlejning/Udlån: Folkeoplysende virksomhed, der ønsker at booke faciliteter udenfor SEPEs åbningstid, kan faktureres for dokumenterede marginale ekstraudgifter forbundet med udlånet. Øvrig udlejning faktureres efter den til enhver tid gældende takst jfr. SEPEs takstblad. 3

15 333958/15 sag 15/18181 Bilag 3 Retningslinjer for vedligehold, økonomi, åbningstider samt udlejning/udlån af anlæg administreret af Sport & Event Park Esbjerg på vegne af Esbjerg Kommune Ved udlån af rekvisitter skal lejeren selv stille med det påkrævede personale. SEPE har ingen bemanding til hjælp ved udlån af disse. Fodboldbaner (sommerbaner): Er åbne i perioden 1. april til og med uge 42 (der kan, hvis vejret tillader det, spilles kampe i ugerne før og efter denne periode). Banerne har sommerferielukket i ugerne 27, 28, 29 og 30. Fodboldbaner udlånes til kommunens folkeoplysende virksomhed på flg. tidspunkter: Mandag-torsdag kl Fredag kl Lørdag, søndag og helligdage kl Der kan forekomme aflysninger i forbindelse med træningslejre og anden udlejning. Fodboldbaner (vinterbaner): Er åbne hele året (dog kan banerne lukkes, hvis de ikke er spilbare grundet vejret). Banerne har sommerferielukket i ugerne 27, 28, 29, 30 samt dagene mellem jul og nytår. Fodboldbaner udlånes til kommunens folkeoplysende virksomhed på flg. tidspunkter: Mandag-torsdag kl Fredag kl Lørdag, søndag og helligdage kl Der kan forekomme aflysninger i forbindelse med træningslejre og anden udlejning. Flexfodboldbaner Er åbne året rundt i tidsrummet kl. 06: , og kan bookes online. Der stilles ikke tider til rådighed for folkeoplysende virksomhed. Der er ikke givet driftstilskud til banerne, og de drives gennem brugerbetaling. SEPE har kompetencen til at regulere åbningstiden, og banerne kan være lukket grundet vejret. Fodboldbaner (kunstgræsbaner): Kunstgræsbanerne udlånes til kommunens folkeoplysende virksomhed, kommunale institutioner og på markedsmæssige vilkår på flg. tidspunkter: Vintersæson (fra uge 43 til 31.3) Træning mandag til fredag fra kl (Gl. Vardevej dog fra kl ) Træning mandag til fredag fra kl Træning lørdag og søndag fra kl Kampe afvikles lørdag og søndag fra kl Sommersæson Frit udlån alle ugens dage i tidspunkt fra kl (Gl. Vardevej dog fra kl ). 4

16 333958/15 sag 15/18181 Bilag 3 Retningslinjer for vedligehold, økonomi, åbningstider samt udlejning/udlån af anlæg administreret af Sport & Event Park Esbjerg på vegne af Esbjerg Kommune Ledig kapacitet udlånes til kommunale institutioner eller på markedsmæssige vilkår. Der opkræves timeprisbetaling for benyttelse af kunstgræsbanerne. Der kan forekomme aflysninger i forbindelse med træningslejre, anden udlejning og på grund af vejret. Endelig kan der forekomme aflysninger, hvis kvoten for saltmængde er opbrugt på den enkelte bane for den enkelte vintersæson. Tørhaller: Er åbne hele året, dog er der sommerferielukket i ugerne 27, 28, 29, 30 samt mellem jul og nytår. Hallerne i Guldager Idrætscenter og Bramming Kultur- og Fritidscenter holder kun lukket 24. december 26. december, 31. december og 1. januar. Hallerne udlånes til kommunens folkeoplysende virksomhed påfølgende tidspunkter: Mandag-torsdag kl Fredag kl Lørdag, søndag og helligdage kl Tiderne i Bramming Kultur- & Fritidscenter udlånes til kommunens folkeoplysende virksomhed (jf. regler i Foreningsguiden) og til kommunale skoler i Esbjerg Kommune. Tiderne i Guldager Idrætscenter, Veldtofte Idrætspark og Esbjerg Idrætspark udlånes til kommunens folkeoplysende virksomhed. Øvrig udlejning sidstnævnte steder faktureres efter den til enhver tid gældende takst jfr. SEPEs takstblad. Der kan forekomme aflysninger i forbindelse med træningslejre, kulturelle arrangementer og anden udlejning. SEPE råder over op til 4 timer pr. bane hver uge til SEPEs egne aktiviteter/selvorganiseret idræt. Disse tider findes i et samarbejde mellem SEPE/EK. Esbjerg Badmintoncenter: Er åbent hele året, dog er der lukket 24. december 26. december, 31. december og 1. januar. Badmintoncentret udlånes til kommunens folkeoplysende virksomhed på følgende tidspunkter: Mandag-fredag kl og Lørdag, søndag og helligdage kl Der kan forekomme aflysninger i forbindelse med træningslejre, kulturelle arrangementer og anden udlejning. SEPE råder over op til 4 timer pr. bane hver uge til SEPEs egne aktiviteter/selvorganiseret idræt. Disse tider fordeles i et samarbejde mellem SEPE/EK. 5

17 333958/15 sag 15/18181 Bilag 3 Retningslinjer for vedligehold, økonomi, åbningstider samt udlejning/udlån af anlæg administreret af Sport & Event Park Esbjerg på vegne af Esbjerg Kommune Ishaller: Er, som minimum åbne i perioden 14. august til 31. marts. Hallerne holder lukket 24. december 26. december, 31. december og 1. januar. Skøjtehal 1 udlånes til kommunens folkeoplysende virksomhed på følgende tidspunkter: Mandag kl Tirsdag kl Onsdag kl og Torsdag kl Fredag kl Lørdag kl og Søndag kl Skøjtehal 2 udlånes til kommunens folkeoplysende virksomhed på følgende tidspunkter: Mandag-onsdag kl Torsdag kl Fredag kl Lørdag-søndag kl Curlinghallen udlånes til kommunens folkeoplysende virksomhed på følgende tidspunkter: Mandag-fredag kl Lørdag-søndag kl Der kan forekomme aflysninger i forbindelse med træningslejre, kulturelle arrangementer og anden udlejning. Skøjtebanen Torvet: Er, som minimum, åben i perioden fra sidste weekend i november til og med uge 7. Mandag-fredag kl Lørdag, søndag og helligdage kl I uge 7 (mandag fredag) kl Det er gratis at benytte skøjtebanen. Ændringer i vejret kan også medføre en regulering af åbningstiderne. 6