Statsforvaltningens brev af 29. september 2010 til Byrådet i Vejle Kommune

Transkript

1 Statsforvaltningens brev af 29. september 2010 til Byrådet i Vejle Kommune Vejle Kommune besluttede i sit møde den 1. oktober 2008 at sende advokatredegørelsen vedrørende forholdene i Infra Service I/S til Statsforvaltning Syddanmark med henblik på det kommunale tilsyns vurdering af, om bestyrelsen har handlet ansvarspådragende. Det er statsforvaltningens opfattelse, at selvom flere bestemmelser i den kommunale styrelseslov har været tilsidesat, er der ikke i den konkrete sag grundlag for at antage, at bestyrelsens medlemmer har tilsidesat sin handle/reaktionspligt og der er derfor heller ikke anledning til at anvende sanktioner overfor disse medlemmer. Statsforvaltningen foretager derfor ikke mere i sagen. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. TILSYNET MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV AABENRAA JOURNAL NR.: /440 SAGSBEHANDLER: SBSOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: EAN-NR SE-NR tilsynsyd@statsforvaltning.dk Sagens baggrund : Infra Service I/S er et kommunalt fællesskab, der har til formål at varetage opgaver vedrørende drift og vedligehold af vej-, park-, kirkegård-, renovations og kloakområdet. Interessentskabet blev stiftet med virkning fra 1. januar 2005, med Vejle og Odense Kommune som deltagere. Odense Kommune indtrådte i interessentskabet samtidig med, at Tørring-Uldum Kommune udtrådte. EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: TELEFONTID: MANDAG-ONSDAG: TORSDAG: FREDAG: I januar 2008 og februar 2008 traf henholdsvis Odense og Vejle Byråd beslutning om at iværksætte en ekstern undersøgelse til afklaring af, hvilke forhold der var årsag til den uhensigtsmæssige udvikling i selskabets økonomi, samt hvem der var ansvarlig for denne, og om der kunne gøres et erstatningskrav gældende.

2 Advokatredegørelsen af 9. september 2008 redegør nærmere for følgende overtrædelser af styrelsesloven : - ansættelsesvilkår for direktionen, da lønningerne til administrerende direktør og teknisk direktør er ikke godkendt af Kommunernes Lønningsnævn - bestyrelsesvederlag, da vederlaget til de eksterne medlemmer af bestyrelsen ikke er godkendt, hverken af de deltagende kommuners kommunalbestyrelser eller af det kommunale tilsyn - kassekredit, da trækket på kassekreditten overstiger den tilladte grænse i henhold til lånebekendtgørelsen - manglende udarbejdelse af årsregnskab efter styrelsesloven - manglende indsendelse af regnskaber til det kommunale tilsyn før januar Derudover indeholder advokatredegørelsen nærmere oplysninger om forholdene og forudsætningerne vedrørende etableringen af det kommunale fællesskab, varetagelse af opgaven vedrørende økonomistyringen, driftsmæssige forhold, aflæggelse af årsregnskabet 2005 og 2006 om den administrerende direktørs korrektioner til disse, oplysninger om samarbejdet med den sagkyndige revision og endelig redegørelsens konklusion. Udkast til vedtægter for det kommende kommunale fællesskab blev indsendt i oktober 2004 til Statsamtet Århus og Statsamtet Sønderjylland. Ifølge dette udkast kunne bestyrelsen beslutte et fast vederlag til bestyrelsen uden godkendelse i de respektive deltagerkommuners kommunalbestyrelser og det kommunale tilsyn. I bestyrelsens konstituerende møde den 19. januar 2005 blev bestyrelsen orienteret om, at der forventedes et årligt træk på kassekreditten på ca. 25 mio. kr. Referatet af mødet indeholder ingen henvisning til den beløbsgrænse på 50 kr. pr. indbygger, der fremgår af lånebekendtgørelsens 9, stk. 2. Bestyrelsen besluttede i øvrigt i dette møde, at medlemmerne skulle modtage et fast vederlag for bestyrelsesarbejdet. Statsamterne meddelte i februar 2005, at udkastet ikke kunne godkendes på det foreliggende grundlag. Statsamternes afgørelse indeholdt blandt andet oplysning om, på hvilket grundlag der eventuelt kunne besluttes et fast vederlag til bestyrelsen, herunder at et sådant i givet fald forudsatte godkendelse i de deltagende kommunes kom- SIDE 2

3 munalbestyrelser og af det kommunale tilsyn, og at regnskabet skulle aflægges efter styrelseslovens regler, eventuelt som supplement tillige et efter årsregnskabslovens regler. Bestyrelsen vedtog i sit møde den 20. juni 2005 efter at interessentskabskontrakten var blevet godkendt af de involverede statsamter at der skulle sendes en begrundet anmodning om fast vederlag til bestyrelsens medlemmer til de to deltagerkommuner. Begge kommuner afslog i december 2005 anmodningen. Uanset afslaget fra deltagerkommunerne udbetalte den administrerende direktør ifølge advokatredegørelsen de eksterne medlemmer diæter og godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste med et beløb, der årligt modsvarede vederlagets størrelse, som var vedtaget i det konstituerende møde, uden at bestyrelsen i øvrigt blev orienteret herom. Det fremgår af regnskabssagerne for Infra Service, at det i den første delberetning af 20. december 2005 fra revisionen blev konstateret, at der på revisionsbesøgsdagen konkret var et træk på kassekreditten på ca. 32 mio. kr., at trækket de sidste måneder havde været gennemsnitligt på mio. kr., og at det forventedes, at selskabet ved udgangen af december vil have et træk på kassekreditten på mellem mio. kr. Beretningen indeholdt ingen henvisning til beløbsgrænsen, der fremgår af 9, stk. 2 i lånebekendtgørelsen. Derudover indeholdt delberetningen oplysning om, at bestyrelsen skulle fastsætte de nærmere regler for indretning af fællesskabets kasse- og regnskabssystem, og at revisionen derfor anbefalede, at der blev udarbejdet en økonomistyringshåndbog. Ifølge delberetning var formålet med i reglerne i styrelsesloven om indretningen af fællesskabets kasse- og regnskabssystem blandet andet at sikre en korrekt administration indenfor fællesskabets kasse og regnskabsvæsen og at tilgodese bestyrelsens indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold. Delberetningen ses ikke at have været behandlet i et bestyrelsesmøde ifølge oplysninger af 10. september 2010 fra Infra Service. Det fremgår af den afsluttende beretning for regnskabsåret 2005, afgivet den 6. juni 2006, at revisionen havde anbefalet SIDE 3

4 - udarbejdelse af en økonomistyringshåndbog, der kunne tilgodese bestyrelsens indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold, - at anlægskartoteket blev reguleret for mangler i maskinparken, - at der skulle ske optælling og værdiansættelse af lageret, - at sagerne om lønninger til den administrerende direktør og den tekniske direktør snarest skulle forelægges for Lønningsnævnet til godkendelse, og - at momsreguleringsforpligtelsen beregnes på ny. Det fremgår også af den afsluttende beretning, at forretningsgange i økonomistyringen ved stikprøvekontrol var efterprøvet, og at dette ikke havde givet anledning til bemærkninger. Den afsluttende beretning indeholdt ingen henvisning til den beløbsgrænse, der fremgår af 9, stk. 2 i lånebekendtgørelsen. Regnskabet, udarbejdet efter årsregnskabslovens regler, udviste et underskud på knap 1,5 mio. kr. Der var ikke på det tidspunkt udarbejdet et regnskab efter styrelseslovens regler. Bestyrelsen behandlede i sit møde den 12. juni 2006 regnskabet og revisionsberetningen, og traf beslutning om, at formanden skulle følge op på lønningerne, mens bestyrelsen forventede, at der blev fulgt op på de øvrige bemærkninger. Derudover fremgår det, at der blev lagt op til en drøftelse vedrørende valg af revisionsfirma. Ifølge advokatredegørelsen burde bestyrelsen have lagt mere vægt på revisionens anbefalinger i den afsluttende beretning for 2005, men bestyrelsen valgte ifølge advokatredegørelsen ikke at følge mere direkte op overfor den administrerende direktør, da det realiserede underskud i 2005 var relativt beskedent taget i betragtning, at der var tale om fællesskabets første driftsår. Ifølge advokatredegørelsen bar revisionens anbefaling endvidere umiddelbart præg af at være en standardanbefaling, idet det også omtales, at forretningsgange i økonomistyringen var efterprøvet, og dette ikke gav anledning til bemærkninger. Ifølge advokatredegørelsen kan det ikke udelukkes, at udarbejdelse af en økonomistyringshåndbog kunne have afdækket nogle af de systematiske fejl ved fastsættelse af standardtimeomkostningerne, men der var ikke i det foreliggende regnskab for 2005 indikationer af så fundamentale problemer, at det krævede bestyrelsens øjeblikkelige indgriben. SIDE 4

5 Ifølge oplysninger i den sag, som statsforvaltningen behandlede vedrørende lønningerne, rettede Odense Kommune henvendelse til Kommunernes Landsforening den 1. marts 2007 med henblik på, at Kommunernes Lønningsnævn kunne tage stilling til en godkendelse af direktørlønningerne. Inden da havde formanden haft en korrespondance med kommunen om, hvorledes der skulle forholdes i sagen. Ifølge advokatredegørelsen bliver bestyrelsen først i forbindelse med regnskabsaflæggelse for 2006, hvilket skete i august 2007, opmærksomme på de manglende regnskaber udarbejdet efter styrelseslovens regler. Regnskaber udarbejdet efter den kommunale styrelseslov for regnskabsåret 2005 og 2006 er dateret den 28. august 2007, og behandlet og godkendt af bestyrelsen i sit møde den 4. september 2007 ifølge regnskabernes egen ordlyd. I den afsluttende beretning for regnskabsåret 2006, afgivet den 28. august 2007 og behandlet i bestyrelsens møde den 4. september 2007, fremgår, at revisionen havde bemærkninger om det kritisable i, - at fire af de fem bemærkninger fra sidste år endnu ikke var afklaret, - at trækket på kassekreditten væsentligt oversteg det i henhold til lånebekendtgørelsens fastsatte maksimum på 50 kr. pr. indbygger, og - at afklaringen af Odense Kommunes indskud trak ud. Ifølge denne beretning havde fællesskabet et underskud på ca. 1 mio. kr. Det fremgår endvidere af beretningen, at der snarest ville blive udarbejdet en økonomihåndbog. Bestyrelsen traf i sit møde beslutning om, at direktionen skulle komme med forslag til af revisionens bemærkninger, herunder punktet om lånebestemmelser. Ifølge advokatredegørelsen skulle den afsluttende beretning oprindeligt have været behandlet i bestyrelsesmødet den 2. maj I dette møde, hvor revisionen deltog på formandens foranledning, som følge af en anspændt dialog mellem revisionen og den administrerende direktør, blev bestyrelsen orienteret om revisionens foreløbige resultat af revisionen for regnskabet 2006, herunder om vanskeligheder ved at modtage relevant materiale fra fællesskabet, hvilket indebar, at revisionen ikke kunne færdigudføres. SIDE 5

6 Ifølge advokatredegørelsen udarbejdede revisionen den 20. juni 2007 efter et møde samme dag med den administrerende direktør et notat om de særlige låneregler, og anbefalede i den forbindelse en nedbringelse af kassekreditten. Ifølge advokatredegørelsen havde det kommunale fællesskab ikke lidt noget tab som følge af ulovlige låneoptagelse, ligesom kommunerne ej heller i det indbyrdes forhold havde lidt et tab, idet hver af kommunerne indfriede en forholdsmæssig del af kassekreditten svarende til deres ejerandele i fællesskabet. Den 6. juli 2007 anmodede Odense Kommune, ifølge advokatredegørelsen blandt andet på baggrund af formandens oplysninger til kommunen, PricewaterhouseCoopers om at undersøge de økonomiske forhold i fællesskabet. Dette revisionsfirma oplevede ifølge advokatredegørelsen en del vanskeligheder med at gennemføre undersøgelsen, da den administrerende direktør ikke anerkendte, at kommunerne kunne iværksætte en sådan undersøgelse. Kommunernes Lønningsnævn traf afgørelse den 21. september 2007, om at de to lønninger oversteg den løn, som kunne godkendes. Resultatet af PricewaterhouseCoopers undersøgelse forelå den 2. november Det fremgår af lønningssagen, at der den 9. november 2007 blev indgået en fratrædelsesaftale med den administrerende direktør, hvor direktøren blev fritstillet med øjeblikkelig virkning, og således at det kommunale fællesskab blev stillet som om, at den løn, den administrerende direktør havde modtaget i såvel ansættelses- som opsigelsesperioden, svarede til den løn, som Kommunernes Lønningsnævn kunne godkende. Aftalen blev indgået mellem den administrerende direktør, en repræsentant for dennes faglige organisation og en repræsentant for Odense Kommunes Kompetencecenter HR under forbehold af godkendelse af bestyrelsen for Infra Service. Ifølge oplysningerne i advokatredegørelsen og den supplerende udtalelse fra PricewaterhouseCoopers af 27. august 2008 har den administrerende direktør indstillet en ikkeretvisende årsrapport til bestyrelsens godkendelse den 2. maj 2007, og de af direktøren foretagne korrektioner i forhold til økonomichefens udkast er ifølge advokatredegørelsen formentlig udført med forsæt og fuld klarhed over, at de medførte at regnskabet ikke var retvisende. Ifølge advokatredegørelsen indebar dette ikke sig selv, at fællesskabet led et tab, da tabet var lidt på dette tidspunkt, - der var således alene tale om en opgørelse heraf. SIDE 6

7 Regnskaber og revisionsberetninger for 2005 og 2006 blev indsendt til det kommunale tilsyn i januar I begyndelse af februar 2008 indbetalte Odense og Vejle Kommuner henholdsvis 21 og 14 mio. kr. til fællesskabet til nedbringelse af trækket på kassekreditten. Den 7. marts 2008 godkendte statsforvaltningen, at Infra Service afskedigede sin hidtidige revision og godkendte fællesskabets antagelse af ny sagkyndig revision. I bestyrelsens møde den 7. marts 2008 gjorde et nytiltrådt medlem af bestyrelsen opmærksom på, at udbetalingen af det faste vederlag til de eksterne medlemmer af bestyrelsen kunne være i strid med lovgivningen. I samme møde informerede den nyansatte administrerende direktør om, at en opdateret økonomihåndbog fra tidligere forelå i udkast, hvor de enkelte opgaver var beskrevet, men ikke som en samlet håndbog, og at en sammenskrivning af økonomihåndbogen var udsat til efter regnskabsafslutningen for Ifølge årsberetningen for 2007, af 14. maj 2008, havde fællesskabet et underskud på 16 mio. kr., hvoraf ca. halvdelen hidrørte fra de to tidligere år. Statsforvaltningen modtog regnskab med tilhørende beretninger for regnskabsåret 2007 i slutningen af maj Den 11. juni 2008 traf bestyrelsen beslutning om at fremsætte krav overfor de eksterne bestyrelsesmedlemmer om tilbagebetaling af for meget udbetalt vederlag. Statsforvaltningen tog den 18. juli 2008 stilling til lønningssagen og den 16. september 2008 til regnskabssagerne for årene 2005, 2006 og Statsforvaltningen har efterfølgende modtaget regnskaber med tilhørende beretninger for regnskabsårene 2008, 2009 og 2010 i umiddelbar forlængelse af bestyrelsen godkendelse heraf. Statsforvaltningens udtalelse : Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne og kommunale fællesskaber, jf. 60, overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven lovbekendtgørelse nr. 581 af 24. juni 2009, som senest er ændret ved 1 i lov nr af 27. december 2009). SIDE 7

8 Ifølge 50, i styrelsesloven kan statsforvaltningen udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser. Dette er tilsynsmyndighedernes mest anvendte reaktionsmulighed. Efter 50 c, i styrelsesloven, kan statsforvaltningen anlægge erstatningssag mod et kommunalbestyrelsesmedlem som er ansvarligt for, at kommunen er påført et tab. Dette gælder tilsvarende for medlemmer af styrelsesorganet for et kommunalt fællesskab, jf. 60. Dette fremgår af 50 c, stk. 4, sidste punktum i styrelsesloven. Formålet med bestemmelserne i kapitel VI i styrelsesloven om statsforvaltningens tilsyn, herunder 50 og 50 c, er, at kommunerne bringer sin administration i overensstemmelse med lovgivningen, hvis dette ikke allerede er tilfældet, og det er en betingelse for anlæggelse af erstatningsretligt søgsmål, at sanktionen i det konkrete tilfælde må anses for påkrævet frem for mindre indgribende reaktioner fra tilsynets side. Styrelsesloven angiver ikke, hvilke betingelser der gælder for, at et kommunalbestyrelsesmedlem kan pålægges erstatningsansvar. Det må afgøres i overensstemmelse med dansk rets almindelige erstatningsregler, om der er et ansvarsgrundlag. Det betyder, at der skal foreligge en uforsvarlig adfærd (beslutning eller undladelse), som kan tilregnes det pågældende medlem som forsætlig eller uagtsom, og at der som en forudsigelig følge heraf skal være opstået et tab for kommunen. Simpelt uagtsom adfærd er også omfattet af bestemmelsen. Den rådgivning, kommunalbestyrelsen har fået af forvaltningen eller eventuelt eksterne rådgivere, kan have betydning ved vurderingen af, om der er handlet ansvarspådragende. Hvis kommunalbestyrelsen ikke i forvejen er blevet advaret af forvaltningen eller af for eksempel en ekstern rådgiver eller tilsynet, kan der ikke stilles særlige krav til kommunalbestyrelsesmedlemmernes agtsomhed. Ansvaret for sagernes oplysning påhviler i hovedsagen borgmesteren. De menige medlemmer vil dog kunne blive ansvarlige, hvis de deltager i en beslutning på grundlag at et oplysningsmateriale, der er åbenbart utilstrækkeligt i forhold til beslutningens indhold. Der er i den kommunalretlige litteratur enighed om, at selvom menige medlemmer har ret til sagsindsigt, kan en manglende udnyttelse af retten til at gennemse sagsmateriale ikke udløse et ansvar. Der påhviler således ikke det enkelte medlem nogen pligt til at gennemse og kontrollere sagsmateriale - ud over, hvad der er tilsendt eller på anden måde stillet til rådighed for medlemmet til bedømmelse af den sag, der er under behandling. SIDE 8

9 Hvis et kommunalbestyrelsesmedlem imidlertid har gennemlæst sagsakter og hermed fået en viden eller mistanke om, at der er eller kan være noget galt med sagsekspeditionen, eller at der ligefrem er handlet ulovligt eller i strid med de af kommunalbestyrelsen fastsatte retningslinier, opstår spørgsmålet om, hvorledes medlemmet skal reagere. Ministeriet har i sin praksis givet udtryk for, at medlemmet i så fald må være forpligtet til at henlede borgmesterens opmærksomhed på det mistænkelige forhold, og at medlemmet ved at forholde sig passivt i givet fald eventuelt vil kunne pådrage sig et ansvar. Derudover har et kommunalbestyrelsesmedlem pligt til at reagere på meddelelser, som er et led i kommunalbestyrelsens kontrolsystem, såsom rapporter fra den kommunale revision. Når et medlem har sat sig ind i det til sagens oplysning forelagte materiale, kan medlemmet, som det også fremgår ovenfor, normalt ansvarsfrit lægge det til grund. En reaktionspligt opstår kun, hvis indstillingen er oplagt forkert eller ufuldstændig. Efter praksis stilles der ikke store krav til medlemmernes undersøgelsespligt, og der stilles således heller ikke krav om en særlig sagkundskab. Tilsvarende må efter statsforvaltningens opfattelse antages at gælde for medlemmer af styrelsesorganet i kommunale fællesskaber. For så vidt angår formanden for styrelsesorganet i kommunale fællesskaber bemærkes, at formanden, i modsætning til en borgmester, der fungerer som øverste daglige leder af administrationen, og som derfor normalt er dagligt tilstede i forvaltningen, ikke normalt er dagligt til stede i et kommunalt fællesskab, hvilket i hvert fald gælder, hvis fællesskabet har selvstændig administration. I sådanne tilfælde kan formanden ikke have samme kontakt med administrationen, som en borgmester har. Det må dog forudsættes, at formanden har pligt til at sørge for, at administrationen er indrettet således, at den kan fungere forsvarligt. Der kan blandt andet henvises til Hans B. Thomsen m.fl., Lov om kommunernes styrelses med kommentarer, 2010, side 451 og Betænkning nr. 996/1983 om ansvarsplacering og reaktionsmuligheder i kommunestyret, side 24 ff. og 116 ff. Direktørlønningerne : SIDE 9

10 Statsforvaltningen konstaterer, at formanden tog initiativ til, at Odense Kommune indbragte spørgsmålet om lønningerne til de to direktører for Kommunernes Lønningsnævn. Statsforvaltningen konstaterer endvidere, at lønningerne efterfølgende blev bragt indenfor de rammer, der blev fastsat i Lønningsnævnets afgørelse af 21. september 2007, og at aftaleparterne for så vidt angik fratrædelsesaftalen konstaterede, at der med aftalen skete en tilbagebetaling af for meget udbetalt løn i ansættelsesperioden. Det er statsforvaltningens opfattelse, at formanden har opfyldt sin handlepligt i og med han tog initiativ til, at lønningsspørgsmålet blev indbragt for Kommunernes Lønningsnævn. Vederlag til de eksterne bestyrelsesmedlemmer : Statsforvaltningen konstaterer, at spørgsmålet om vederlag til de eksterne medlemmer af bestyrelsen ikke har været behandlet i noget bestyrelsesmøde ud over det konstituerende møde og i mødet den 20. juni 2005, hvor det blev besluttet, at den administrerende direktør skulle sende en begrundet anmodning herom til de to deltagerkommuner. Statsforvaltningen konstaterer endvidere, at revisionsberetningerne ikke før den 17. april 2008 har indeholdt bemærkninger til den indførte ordning. Statsforvaltningen konstaterer tillige, at da bestyrelsen blev gjort bekendt med, at den skete udbetaling af vederlag til de eksterne medlemmer af bestyrelsen kunne være i strid med lovgivningen, blev der taget initiativ til at oplyse sagen, og kort tid efter blev der truffet beslutning om at kræve tilbagebetaling af det for meget udbetalte vederlag. Det er statsforvaltningens opfattelse, at bestyrelsen har opfyldt sin handlepligt i og med den har reageret på oplysninger om mulige forhold, der kunne være i strid med lovgivningen, så snart bestyrelsen fik sådanne oplysninger. Kassekreditten : Statsforvaltningen har noteret sig, at bestyrelsen allerede i det konstituerende møde den 19. januar 2005 blev gjort bekendt med, at der i det kommunale fællesskab måtte påregnes et træk på selskabets kassekredit på op til 25 mio. kr. i løbet af året, uden at bestyrelsen samtidig blev orienteret om den beløbsgrænse, som fremgår af 9, stk. 2 i lånebekendtgørelsen. SIDE 10

11 Statsforvaltningen noterer sig endvidere, at den første delberetning fra revisionen i 2005 konstaterede, at der på revisionsbesøgsdagen konkret var et træk på kassekreditten på ca. 32 mio. kr., at trækket de sidste måneder havde været gennemsnitligt på mio. kr., og at det forventedes, at selskabet ved udgangen af december vil have et træk på kassekreditten på mellem mio. kr. Størrelsen af trækket på kassekreditten affødte ingen bemærkninger fra revisionen. Det er først i forbindelse med aflæggelse af den afsluttende årsberetning for 2006, at bestyrelsen blev gjort opmærksom på de særlige låneregler, der gælder for kommunale fællesskaber. Statsforvaltningen har noteret sig, at bestyrelsen i sit første møde efter, at denne oplysning var kommet frem, den 4. september 2007 traf beslutning om, at administrationen skulle komme med et oplæg til, hvad der skulle foretages i den forbindelse. Statsforvaltningen er opmærksom på, at der først den 30. januar 2008 blev sendt en officiel henvendelse fra fællesskabet til de deltagende kommuner om indbetaling af 35 mio. kr., der kunne bringe trækket på kassekreditten i overensstemmelse med lovgivningen, og at bestyrelsen ikke i den mellemliggende periode ses at tage stilling til, om den administrerende direktørs opfølgning på sagen var tilstrækkelig. Statsforvaltningen er dog samtidig opmærksom på, at Kommunernes Lønningsnævn den 21. september 2007 traf afgørelse om for høje lønninger til de to direktører, at resultatet af den særlige undersøgelse, som Odense Kommune havde anmodet PricewaterhouseCoopers om, forelå den 2. november 2007 og at der blev indgået fratrædelsesaftale med den administrerende direktør den 9. november 2007, der blev fritstillet med øjeblikkelig virkning. Statsforvaltningen er endvidere opmærksom på, at trækket på kassekreditten ikke i sig selv ses at have medført et tab for det kommunale fællesskab, eller for de to deltagerkommuner. Statsforvaltningen kan ikke udelukke, at det kan være i strid med i hvert fald formandens pligt til at reagere, hvis der i en situation under normale omstændigheder forløber knap fem måneder fra det tidspunkt, hvor en bestyrelse får oplysning om et ulovligt træk på en kassekredit til en henvendelse rettes til deltagerkommunerne om indbetaling af driftskapital. SIDE 11

12 Som det fremgår ovenfor er der efter statsforvaltningens opfattelse tale om en atypisk situation, og da trækket på kassekreditten ikke i sig selv ses at have medført et tab for det kommunale fællesskab eller for de to deltagerkommuner, foretager statsforvaltningen ikke yderligere vedrørende dette spørgsmål. Regnskab efter styrelseslovens regler : Statsforvaltningen konstaterer, at bestyrelsen først i august 2007 blev gjort opmærksom på, at der var pligt til at aflægge regnskab efter styrelseslovens regler, og at der i august 2007 blev aflagt regnskaber for 2005 og 2006 efter styrelseslovens regler, som blev behandlet og godkendt i bestyrelsens møde den 4. september Bestyrelsen har således handlet på oplysningen om kravene til regnskabsaflæggelsen for kommunale fællesskaber. Indsendelse af regnskaber til det kommunale tilsyn : Statsforvaltningen konstaterer, at regnskaber og beretningerne vedrørende 2005 og 2006 blev indsendt til det kommunale tilsyn i januar 2008, og at de følgende års regnskaber og beretninger blev indsendt umiddelbart efter behandlingen og godkendelse i bestyrelsen. Statsforvaltningen har ikke anledning til at antage, at bestyrelsen før januar 2008 var gjort opmærksom på, at regnskaber og beretninger skulle indsendes til det kommunale tilsyn. Statsforvaltningen finder derfor heller ikke anledning til at antage, at bestyrelsen har tilsidesat sin handlepligt i den forbindelse. Økonomistyringshåndbogen Statsforvaltningen konstaterer, at revisionen i begge beretninger for 2005 anbefalede, at en økonomistyringshåndbog blev udarbejdet og for regnskabsåret 2006 konstaterede, at der ikke var fulgt op på tidligere års bemærkninger. Statsforvaltningen konstaterer også, at delberetningen for 2005 ikke blev behandlet i bestyrelsen, og at den afsluttende beretnings bemærkninger om økonomistyringshåndbogen ifølge advokatredegørelsen bar præg af at være standardbemærkninger, da den afsluttende beretning samtidig indeholdt oplysninger om, at forretningsgange i økonomistyringen ved stikprøvekontrol var efterprøvet, og SIDE 12

13 at dette ikke havde givet revisionen anledning til bemærkninger. Statsforvaltningen finder ikke grundlag for at udtale, at bestyrelsen ved behandlingen af den afsluttende beretning for 2005 har tilsidesat sin pligt til at reagere på anbefalingen om udarbejdelse af økonomistyringshåndbogen. Statsforvaltningen lægger vægt på, at anbefalingen i den afsluttende beretning fremstod som en standardbemærkning sammenholdt med, at revisionen ved stikprøvekontrol havde efterprøvet forretningsgangene i økonomistyringssystemet, uden at dette havde givet anledning til bemærkninger og at der i det foreliggende regnskab for 2005 ikke var indikationer af så fundamentale problemer, at det krævede bestyrelsens øjeblikkelige indgriben. Vedrørende bestyrelsens behandling den 4. september 2007 af den afsluttende beretning for 2006 konstaterer statsforvaltningen, beretningen indeholder oplysning om, at der snarest vil blive udarbejdet en økonomistyringshåndbog. Statsforvaltningen har ikke grundlag for at udtale, at bestyrelsen i denne situation har tilsidesat sin handlepligt, eftersom der forelå oplysning om, at økonomihåndbogen snarest ville blive udarbejdet. Statsforvaltningen foretager ikke mere i sagen. I øvrigt : Statsforvaltningen har sendt dette brev til Odense Kommune, Infra Service og til Infra Services revision. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet ( Med venlig hilsen Ingelise Jellesen kontorchef /Stella Bøttger specialkonsulent SIDE 13

14 SIDE 14