Helhedsorienteret modtagelse af udenlandske medarbejdere i Assens Kommune. Afrapportering af projekt

Transkript

1 Den 31. maj 2012 Sags id:12/12552 trbru Helhedsorienteret modtagelse af udenlandske medarbejdere i Assens Kommune Afrapportering af projekt Indholdsfortegnelse 1. Baggrund Side 2 2. Hvem omhandler projektet? Side 2 3. Projektbeskrivelse og metode Side 3 4. Fase et: Nuværende praksis Side 3 5. Fase to: Input til en ny model Side 9 6. Fase tre: Idealmodel for en helhedsorienteret modtagelse Side Den videre proces Side 18 Bilag 1: Tjekliste til borgerservice Side 19 1

2 1. Baggrund Assens Kommune og Workindenmark South har indgået en samarbejdsaftale om gennemførelse af et projekt omkring modtagelse af udenlandsk arbejdskraft i Assens Kommune. Projektet skal munde ud i anbefalinger og en idealmodel for en helhedsorienteret modtagelse af udenlandsk arbejdskraft i Assens Kommune. 2. Hvem omhandler projektet? Projektet omhandler modtagelse af udenlandsk arbejdskraft, der bosætter sig i Assens Kommune for at arbejde. Der er tale om udenlandske borgere, der kommer til Danmark med henblik på at arbejde i landet i en periode på mindst tre måneder. Borgerne har som regel et arbejde på forhånd og har fået opholdstilladelse inden kommunen møder dem. Ved udenlandsk arbejdskraft forstås tilrejsende borgere fra henholdsvis de nordiske lande, EU/EØS-landene samt øvrige lande. Borgere fra Norden kan frit tage ophold i Danmark med henblik på at arbejde. Borgere fra EU/EØS- landene har automatisk en arbejdstilladelse men skal søge om opholdstilladelse, hvis de påtænker at opholde sig i Danmark i mere end tre måneder. Borgere fra øvrige lande skal både søge om opholds- og arbejdstilladelse. De kan søge tilladelse inden ankomst til Danmark. Ansøgningen behandles i så fald af Udlændingeservice, mens Statsforvaltningen står for sagsbehandlingen, hvis ansøgningen indgives efter ankomst til Danmark. Omfanget af udenlandske borgere, der kommer til Assens Kommune med henblik på at arbejde, kan variere fra år til år og kommunen har ingen indflydelse på antallet, da opholdstilladelsen bevilges af Udlændingeservice hhv. Statsforvaltningen. I 2011 omhandlede målgruppen ca. 75 borgere. Langt hovedparten af disse borgere kom fra det tidligere Østeuropa, herunder særligt Ukraine, Litauen, Polen og Rumænien med henblik på at arbejde inden for gartneri og landbrug. Derudover kom der ca. 5 borgere med specialviden til kommunen, såkaldt højt kvalificeret arbejdskraft. Gruppen omfatter både borgere fra EU samt oversøiske nationer. Det er uvist, hvor mange af borgerne, der havde familie med. Der er herudover andre typer af udenlandsk arbejdskraft med ophold i kommunen, som dette projekt ikke forholder sig til. Det drejer sig primært om sæsonarbejdere, som opholder sig i Danmark i op til tre måneder med henblik på at arbejde. De kan ikke blive indrejst i Danmark, men de skal have et skatte-cpr.nummer og har ret til et særligt sundhedsbevis, som giver adgang til de danske sundhedsydelser. 2

3 3. Projektbeskrivelse og metode Formålet med projektet er at beskrive en idealmodel for modtagelse af udenlandsk arbejdskraft i Assens Kommune. Idealmodellen kan indeholde alle elementer i modtagelsen, herunder modtagelse af hele familien, danskkurser, sociale tiltag med kollegaer, mentorforløb på jobbet, fritids- og foreningsliv, børnepasning, lægehjælp, bolig, job til ægtefælle med videre. Projektet er bygget op om tre faser. Den første fase har drejet sig om indsamling af data om, hvordan den nuværende praksis omkring modtagelse af udenlandsk arbejdskraft fungerer. Der er tale om en tematisk kortlægning set i forhold til borgerens møde med kommunen med fokus på arbejdsgange i processen omkring modtagelse af ny udenlandsk arbejdskraft. Projektet er primært udarbejdet på grundlag af kvalitative data indhentet i form af interviews med relevante medarbejdere i administrationen, gennemførelse af brugerrejse med en australsk statsborger, observation af sagsbehandlingen i forbindelse med en canadisk borgers indrejse samt samtaler med repræsentanter for erhvervslivet i kommunen. Den efterfølgende fase har handlet om at afdække gode metoder i andre offentlige myndigheder som regioner og kommuner, der igennem flere år har arbejdet målrettet med at tiltrække og fastholde kvalificeret arbejdskraft fra udlandet. Den sidste fase omhandler beskrivelsen af en idealmodel for helhedsorienteret modtagelse af udenlandsk arbejdskraft. Den er udarbejdet på grundlag af erhvervede indsigter om den nuværende praksis i Assens Kommune samt større tiltag i andre kommuner. Derudover er der indhentet inspiration fra udenlandske borgeres og erhvervslivets oplevelse af væsentlige opmærksomhedspunkter. Slutteligt er inddraget elementer fra et igangværende arbejde omkring udarbejdelse af en bosætningsstrategi for Assens Kommune. 4. Fase et: Nuværende praksis Fase et omfatter som omtalt en afdækning af den nuværende praksis i Assens Kommune set i forhold til modtagelse af udenlandsk arbejdskraft. 3

4 A. Myndighedsopgaver ved modtagelse af udenlandske borgere Assens Kommunes myndighedsopgaver i forbindelse med tilflytning af udenlandsk arbejdskraft omhandler primært sagsbehandling vedrørende indrejsen i Danmark samt et lovpligtigt tilbud om undervisning i det danske sprog samt danske samfundsforhold. Indrejse Udenlandske borgere, der bosætter sig i Assens Kommune i mere end tre måneder med henblik på at arbejde skal anmelde deres indrejse til Assens Kommune senest fem dage efter ankomst. Indrejse anmeldes ved personlig henvendelse i Borgerservice, hvor borgeren skal udfylde en indrejseblanket. Sagsbehandleren skal tjekke, at borgeren har en gyldig opholds- og arbejdstilladelse samt se dokumentation for gyldig bopæl. Borgeren bliver henvist til Statsforvaltningen, hvis der ikke kan forevises en gyldig opholds- og arbejdstilladelse. Sagsbehandleren skal derudover huske at spørge ind til, om borgeren allerede har et skatte-cpr. Det er væsentligt at spørge ind til dette, da borgeren ellers risikerer at stå med to cpr-numre. Ekspeditionen adskiller sig ikke fra andre ekspeditioner i borgerservice, bortset fra at ekspeditionen typisk foregår på engelsk. Valg af læge Borgeren skal ved indrejse vælge praktiserende læge. Borgeren får til dette forevist en oversigt over alle praktiserende læger i kommunen. Ekspeditionsmedarbejderen må ikke vejlede borgeren om valg af læge. CPR-nummer og sygesikringsbevis Borgeren bliver orienteret om at vedkommende vil få tilsendt et brev i løbet af op til to uger med sygesikringsbevis, hvoraf det tildelte cpr-nummer fremgår. Herefter afsluttes ekspeditionen. Registrering af indrejse Sagsbehandleren opretter herefter borgeren i CPR-registret. En kopi af blanketten sendes til Jobcentrets integrationsteam. Inden for en uge efter at Jobcentret har modtaget kopi af blanketten sendes der et velkomstbrev og -folder til borgeren med en generel omtale af det lovpligtige tilbud om danskundervisning, kursus i danske samfundsforhold samt eventuelle 4

5 beskæftigelsesrettede tilbud. Materialet er formuleret på dansk, engelsk, tysk og polsk. Der er tale om et frivilligt tilbud. Hvis borgeren ønsker at gøre brug af tilbuddet skal vedkommende henvende sig personligt i Jobcentret inden for to ugentlige træffetider. NemID Udenlandske borgere med opholdstilladelse kan få oprettet et NemID, når de har fået tildelt et cpr-nummer. Det vil typisk sige op til to uger efter indrejse, når sygesikringsbeviset er modtaget. For udenlandske borgere er det nødvendigt at møde op personligt i Borgerservice frem for at bestille over internettet, da borgeren ikke har dansk pas eller kørekort. Borgeren kan få udleveret nøglekortet i forbindelse med oprettelsen, hvis vedkommende har medbragt sit pas eller kørekort. I modsat fald bliver nøglekortet sendt med posten til bopælsadressen. Børnepasning Den indrejste borger kan få sine børn indskrevet i dagtilbud, hvis der er behov og ønske om dette. Børnene optages på baggrund af de samme kriterier som øvrige børn i kommunen. Ansøgningen foregår digitalt i et fælles offentligt system og er først mulig, når cpr-nummeret er modtaget. På hjemmesiden er der en kort indledende tekst på engelsk, mens selve ansøgningsprocessen foregår på dansk. Medarbejderne i Pladsanvisningen svarer på spørgsmål om processen, hvis borgeren henvender sig samt bistår med ansøgningen, hvis det er nødvendigt. Skolegang Hvis den indrejste borger har børn i den undervisningspligtige alder har de ret til at indmelde deres barn i en folkeskole. Borgeren tager selv kontakt til den ønskede folkeskole med henblik på indskrivning. Når barnet er indskrevet i en folkeskole tager skolen initiativ til, at barnet kommer i sprogklasse med henblik på danskundervisning for fremmedsprogede. Der er fra august 2012 udelukkende sprogklasse på Assensskolen. Medfølgende ægtefælle Medfølgende ægtefælle kan søge job i Danmark, hvis de har en arbejdstilladelse. De kan søge information om ledige job hos Jobcentret i Glamsbjerg. B. Borgerens møde med kommunen ved indrejse Når den udenlandske borger møder op i Borgerservice vil der ofte være tale om det første ansigt-til-ansigt møde med en dansk myndighed. Der vil samtidig være tale om et møde som 5

6 finder sted ganske kort tid efter, at borgeren er kommet til landet. Der er mange praktiske ting, der skal ordnes i forbindelse med flytningen til Danmark. Der er skaffet et arbejde og ofte har arbejdspladsen hjulpet med at skaffe en mere eller mindre midlertidig bolig. Derefter handler det om at blive registreret som borger i Danmark. Kommunen er indgangen til dette, da det er her indrejsen skal ske. Oprettelsen i CPR-registret er en forudsætning i forhold til andre indgange i det danske samfund. Det gælder på det allermest basale plan oprettelsen af en bankkonto samt adgang til sundhedsvæsenet, dagtilbud og skole. Indrejse Borgeren får ved ekspeditionen i Borgerservice forelagt en indrejseblanket, der er formuleret på dansk og engelsk. Borgeren vil i en del tilfælde have behov for hjælp til at udfylde den. Det kan skyldes, at borgeren ikke forstår engelsk eller har svært ved at forstå, hvordan en dansk adresse er bygget op. Valg af læge Borgeren skal ved indrejsen vælge dansk læge. Borgeren kan ikke forventes at have kendskab til det danske sundhedsvæsen på dette tidspunkt og kan ikke få hjælp til valget af medarbejderen i Borgerservice, da det er imod reglerne på området. Valget kan derfor give anledning til nogen forvirring hos borgeren, hvis vedkommende ikke er forberedt på sagsgangen på forhånd. Når blanketten er udfyldt slutter ekspeditionen. Borgeren får kun yderligere oplysninger om Assens Kommune og andre led i integrationen som eksempelvis kørekort, sundhedsvæsen, NemID, SKAT, dagtilbud og skole, hvis vedkommende aktivt stiller spørgsmål om emnet. Integrationsforløb Borgeren modtager efter en uge et velkomstbrev fra Jobcentret med tilbud om undervisning i dansk og danske samfundsforhold. Borgeren bliver bedt om at medbringe sin opholdstilladelse ved henvendelse i Jobcentret. Borgeren må undre sig en smule over kravet om fremvisning af opholdstilladelse endnu engang, idet de kun får tilbuddet, hvis kommunen har anerkendt deres ret til indrejse, hvilket fordrer en opholdstilladelse. Brevet udgør den eneste skriftlige kontakt fra kommunen i forbindelse med indrejse og indeholder ikke i øvrigt introduktion til Assens Kommune. Hjemmesiden Borgeren kan orientere sig om Assens Kommune på kommunens hjemmeside, hvor der er oprettet særlige velkomstsider på engelsk. Der er sat fokus på udvalgte områder, hvoraf en 6

7 del indgange leder tilbage til andre dansksprogede sider på hjemmesiden. Det gælder eksempelvis i forhold til siderne om dagtilbud og skole. Dagtilbud Ansøgning om optagelse i dagtilbud foregår som omtalt digitalt. Det forudsætter, at borgeren har NemID, hvilket først kan erhverves ved personligt fremmøde, når sygesikringsbeviset er modtaget fra Region Syddanmark et par uger efter indrejse. Derudover må borgeren formodes at få behov for hjælp til at gennemføre processen, idet selve ansøgningsprocessen foregår på dansk. De store fælles offentlige hjemmesider som borger.dk og brugerinformation.dk er eksempelvis udelukkende skrevet på dansk. Skole Borgeren har muligvis børn i den undervisningspligtige alder. I så fald kan borgeren orientere sig om kommunens folkeskoler på hjemmesiden. Al den forklarende tekst om de enkelte skoler er dog på dansk. Der er heller ingen særskilt information om sprogklassen, hvilket formentlig vil blive oplevet som en relevant information i forbindelse med skolevalg. Nogle borgere vil formentlig lade spørgsmålet om skolegang vægte tungt i deres overvejelser om, hvor de skal bosætte sig. Odense Kommune kan eksempelvis umiddelbart forekomme mere attraktiv som bosætningskommune, fordi der er en international skole. Omvendt er afstandene ikke så store i Danmark som mange steder i udlandet, så det er ikke sikkert, at turen til Odense vil være afskrækkende Medfølgende ægtefælle Medfølgende ægtefæller kan benytte sig af Jobcentret i forbindelse med eventuel jobsøgning. Det drejer sig primært om at søge i databaser efter ledige job. En fornuftig jobsøgning forudsætter et vist kendskab til det danske arbejdsmarked samt jobbetegnelser for at kunne søge efter de rette job set i forhold til borgerens uddannelse og kompetencer. Det er et kendskab man sjældent kan forvente, at borgeren besidder ved ankomsten. Der er ingen særlig rådgivning i Jobcentret til udenlandske medfølgende ægtefæller. C. Opsamlende betragtninger vedrørende nuværende praksis Den nuværende praksis omkring modtagelse af udenlandsk arbejdskraft i kommunen er blevet afdækket gennem samtaler med medarbejdere i Skole og Dagtilbud, i Borgerservice og i Jobcentret samt informationssøgning på kommunens hjemmeside. Som det fremgår af afsnit 4.A. løser Assens Kommune de basale myndighedsopgaver i forbindelse med modtagelse af udenlandsk arbejdskraft. 7

8 Set ud fra et borgerperspektiv er oplevelsen, at opgaverne bliver løst, men uden en dybere forståelse for helheden i borgerens liv. Det er en kæde af handlinger, hvor de enkelte led kan forekomme svært tilgængelige for den udenlandske borger, og hvor kæden ikke hænger sammen, men består af enkeltstående myndighedshandlinger. Kort sagt gør Assens Kommune det, som kommunen skal i forhold til den enkelte borger. Kommunen gør dog ikke noget udover de rene myndighedsopgaver i forhold til at lette integrationen af borgeren og dennes familie i kommunen og det danske samfund som helhed. Der er heller ingen særlige tiltag i kommunen i forhold til at lette erhvervslivets rekruttering af udenlandsk arbejdskraft og bakke virksomhederne op omkring deres opgaver i den forbindelse. Opsummering Informationerne på hjemmesiden kan udbygges med flere oplysninger på engelsk og på en måde, så der tages højde for, at selvbetjeningsløsningerne udelukkende er formuleret på dansk. Hjemmesiden er orienteret mod forhold i Assens Kommune, men der kunne med fordel tilføjes links til eksterne hjemmesider som eksempelvis Workindenmark.dk Selve modtagelsen er koncentreret omkring indrejseregistreringen og tilbuddet om danskundervisning. Opgaven løses som en enkeltstående myndighedsopgave uden sammenhæng med de næste led i kæden, bortset fra overgangen fra Borgerservice til Jobcentret, som ligger i faste rammer. Der er ved indrejseproceduren ingen vejledning til borgeren om de følgende procedurer, hvilket betyder, at borgeren selv skal finde ud af at komme fra et led i kæden til det næste. Kommunen er synlig ved betjeningen i Borgerservice samt skriftligt i form af brevet fra Integrationsteamet om tilbud om danskundervisning. Nye borgere i kommunen modtager ikke yderligere information om det sted, hvor de har bosat sig. De forventes at kunne finde informationen på kommunens hjemmeside samt andre relevante hjemmesider. Da hovedparten af informationerne på er på dansk kan de ikke siges at være lettilgængelige for de udenlandske borgere. Udenlandsk arbejdskraft vil som nævnt have behov for at komme i kontakt med flere offentlige myndigheder, herunder særligt kommunen, SKAT og Statsforvaltningen. I erkendelse af, at det kan være svært at overskue opgavefordelingen mellem myndighederne, er der for statslige midler oprettet fire internationale borgerservicecentre fordelt i København, Odense, Århus og Aalborg. I disse centre er kommunen, SKAT og Statsforvaltningen repræsenteret på samme matrikel. Indrejse skal dog altid foregå i den kommune, hvor borgeren er bosat. I forhold til borgerservicecentret på Fyn betyder det, at udelukkende udenlandske borgere bosat i Odense reelt vil opleve centret som én indgang til de relevante myndigheder. Ikke 8

9 desto mindre vil det være relevant og hjælpsomt, at Assens Kommune i højere grad henviser borgerne til det internationale borgerservicecenter frem for at sende dem videre til eksempelvis Statsforvaltningen eller SKAT i Middelfart. Det vil ligeledes bringe borgerne i kontakt med Workindenmark (WID), som fungerer som rådgivningsorgan for samme gruppe borgere (og virksomhederne), idet WID er placeret i umiddelbar tilknytning til de fire centre. Assens Kommune har ikke på nuværende tidspunkt iværksat en særlig indsats målrettet virksomheder, der rekrutterer arbejdskraft i udlandet. Udvikling Fyn bistår virksomhederne på forespørgsel og henviser i øvrigt til eksempelvis WID, der som nævnt har specialviden på området. 5. Fase to: Input til en ny model Assens Kommune gør på nuværende tidspunkt kun det påkrævede set i forhold til udenlandsk arbejdskraft, der kommer til kommunen. Brugerrejsen med en borger fra Australien samt samtaler med virksomheder i kommunen har givet inspiration til, hvad der kan gøres anderledes. Derudover har vi orienteret os i resten af landet for at se på interessante løsninger i forhold til problemstillingen. A. Virksomheder og borgers ønsker til en helhedsorienteret modtagelse Nogle af de lokale virksomheder i kommunen betaler et revisionsfirma for at hjælpe sig med hele processen i forhold til at rekruttere og modtage medarbejdere fra udlandet for at undgå fejl i sagsbehandlingen. Revisionsfirmaet bistår med at søge om opholds- og arbejdstilladelse i Udlændingeservice samt rådgiver om myndighedsopgaverne efter ankomst i forhold til indrejse og SKAT. Det vurderes, at Assens Kommune med en styrket administrativ og informationsmæssig indsats kan bistå virksomhederne i bestræbelserne på i højere grad selv at stå for flere elementer i processen. Derudover nævner virksomhederne et behov for en styrket indsats i forhold til medfølgende ægtefæller. Det kan eksempelvis handle om at etablere et samarbejde mellem virksomheder i kommunen om en CV- og jobbank. Den kunne suppleres med en særlig opmærksomhed på medfølgende ægtefæller i Jobcentret, eksempelvis i forhold til jobsøgning og mulighed for at etablere løntilskudsjob for en kortere periode. Brugerrejsen med borgeren bekræftede billedet af, at der er mange administrative procedurer forbundet med at flytte til Danmark, og det kan være svært at finde rundt i rækkefølgen. Vi danskere har vænnet os til, at rigtig mange informationer og procedurer 9

10 kan klares over internettet, men for en udlænding der ikke forstår dansk er internettet nærmest ubrugeligt. Nogle myndigheder har mere eller mindre veludbygget information på engelsk (og meget sjældent på flere sprog), men rigtig mange selvbetjeningsløsninger er kun tilgængelige på dansk. Det gælder eksempelvis SKAT, NemKonto, elektronisk pladsanvisning, de fleste netbanker osv. Den pågældende borger kom som nævnt til Danmark fra Australien, hvilket betød ekstra administrative opgaver blandt andet i forhold til at få dansk kørekort. Vedkommende oplevede det danske samfund som svært tilgængeligt, fordi al informationssøgning på internettet er baseret på kendskab til dansk. Hun er endt med at være kunde i Danske Bank i Odense, fordi der her er en medarbejder, som taler godt engelsk. Hun var også nød til at tage kørekort i Odense, da ingen af de lokale køreskoler har hold på engelsk. Hun følte sig godt hjulpet i Borgerservice, men der var meget administrativt bøvl omkring ankomsten, og der var en klar fornemmelse af manglende sammenhæng i kæden mellem de forskellige myndigheder. Da kæresten efterfølgende kom til Danmark, gjorde han sig lignende erfaringer blot i forhold til jobsøgning. Det er svært, når man ikke kender til de danske ord for jobbene. Det skal pointeres, at borgerens og kærestens behov for engelsksprogede hjemmesider ved ankomsten ikke er udtryk for uvilje mod at lære dansk. Det var således muligt stort set at gennemføre brugerrejsen på dansk efter 1 ½ års ophold i Danmark! B. Andre myndigheders modeller for integration af udenlandsk arbejdskraft En række aktører rundt omkring i Danmark har igennem en længere årrække arbejdet med rekruttering og fastholdelse af kvalificeret udenlandsk arbejdskraft. I det følgende afsnit vil blive beskrevet et udvalg, der repræsenterer forskellige modeller for indsatsen. Der er projekter i stor målestok og med høje krav til finansiering og mere afgrænsede projektmodeller fra mindre og mellemstore kommuner i Jylland. Region Nordjylland I Region Nordjylland er der etableret et særligt samarbejde mellem Statsforvaltningen, en række kommuner, SKAT, Beskæftigelsesregion Nordjylland, interesseorganisationer for erhvervslivet samt store erhvervsvirksomheder i området. Projektet er medfinansieret af midler fra EU s Socialfond. Der er lignende samarbejder i andre regioner, men projektet i Nordjylland forekommer mere konkret, hvorfor det fremhæves i denne sammenhæng. Projektet har som overordnet formål at sikre et kompetent arbejdskraftudbud i den nordjyske region nu og i fremtiden. 10

11 Det skal ske ved at forbedre rammevilkårene for den udenlandske arbejdskraft i Nordjylland. I projektet er der derfor iværksat en regional og lokalt forankret indsats, der støtter op om såvel virksomheder som den udenlandske arbejdskraft i forhold til rekruttering, fastholdelse og integration Der er i projektet indeholdt en række indsatsområder, som sammen skal lede til opfyldelse af projektets formål: Virksomheds- og medarbejdertilpassede sprogundervisningsforløb Udvikling og implementering af one-stop-shops for at lette virksomhedernes og de udenlandske medarbejderes møde med det offentlige system Udvikling og gennemførsel af mentorforløb på nordjyske virksomheder Udvikling og afholdelse af lokalt forankrede sociale netværksaktiviteter for udenlandske medarbejdere og deres familier Etablering af en hotline-servicefunktion for virksomheder, medarbejdere og de lokale partnere, der kan vejlede om lovgivning, tilbud og lignende Etablering af en CV- og jobbank for medfølgende ægtefæller Revisor- og tolkebistandsordning til udenlandske medarbejdere Videndelingsnetværk Udvikling og afholdelse af kursusforløb for mellemledere med henblik på at sikre en minimumsstandard og "best practice" for håndtering af udenlandsk arbejdskraft Som det fremgår af ovenstående er det et projekt med en bred vifte af initiativer. Initiativerne har både fokus på virksomhederne og den udenlandske medarbejders behov for råd og vejledning i forbindelse med den konkrete ansættelse. Derudover omfatter projektet en række initiativer med henblik på at opbygge netværk både på virksomhederne og i forhold til ægtefælle og børns integration i lokalsamfundet. Københavns Kommune En række undersøgelser, blandt andet fra OECD, har påvist, at Københavns Kommune har sværere ved at tiltrække højt kvalificeret arbejdskraft end en række andre europæiske storbyer. Samtidig oplever kommunen udfordringer omkring integration af indvandrere (både 1., 2. og 3. generations) på arbejdsmarkedet og i samfundets som helhed. Der er siden 2009 igangsat en række initiativer i regi af Region Hovedstaden og 11

12 Vækstforum Hovedstaden ligesom Københavns Kommune specifikt har igangsat en række initiativer på erhvervspolitikområdet. Derudover vedtog Borgerrepræsentationen i december 2010 en inklusionspolitik som bredt set fokuserer på styrken i mangfoldighed under overskriften 'Bland dig i byen, Medborgerskab og Inklusion'. I forhold til erhvervspolitikken er visionen at gøre hovedstaden til Nordeuropas bedst fungerende erhvervsmetropol. Det understøttes i en række initiativer under hovedoverskrifterne: Iværksætteri, innovation, kvalificeret arbejdskraft, internationalisering, en attraktiv storby samt afbureakratisering. Inklusionspolitikken har en vision om, at det skal være nemt at være københavner, og alle skal have mulighed for at føle sig hjemme i København. Målsætningen er, at København skal være den mest inkluderende storby i Europa i 2015 en by hvor borgerne føler tillid til medborgere og kommunen, indgår i fællesskaber og har indflydelse på byens udvikling. Københavns Kommunes indsats handler således både om erhvervspolitik, bosætning samt inklusion i byens multikulturelle liv. København er begunstiget af, at ét af fire internationale borgerservicecentre er placeret her. Det er derfor enkelt at henvise borgeren til et sted med én indgang til alle de relevante myndigheder (one-stop-shop-princippet). Derudover har kommunen en meget veludbygget hjemmeside på engelsk med relevant information om, hvad man skal være opmærksom på, når man flytter til København. Der er opbygget et samarbejde med erhvervslivet blandt andet i form af et mangfoldighedsboard og en mentorordning for udenlandsk arbejdskraft. Derudover er antallet af pladser på internationale skoler øget med 1000 igennem de senere år. Vejle Kommune Vejle Kommune oprettede den 1. oktober 2009 et virtuelt servicecenter for ny arbejdskraft. Centret er bygget op omkring 8 medarbejdere (serviceambassadører) fra Arbejdsmarkedsområdet, VEU og Borgerservice samt informationer på hjemmesiden. Formålet med centret er at give en god og koordineret service til virksomheder, der ansætter arbejdskraft udefra samt til de nye ansatte, som flytter til kommunen. Den gode service skal sikre, at virksomheder og tilflyttere oplever, at kommunen er sammenhængende frem for at få oplevelsen af at blive sendt rundt i systemet. 12

13 Centret blev evalueret ultimo 2010, og resultaterne af indsatsen var gode. Centret havde givet en intern gevinst i form af øget tværfaglighed og videndeling, mens borgere og virksomheder havde oplevelsen af mere kvalificeret sagsbehandling. Centret er siden december 2011 blevet suppleret med en Koordinator for kvalificeret arbejdskraft. Koordinatorens rolle er at være opsøgende i forhold til virksomhedernes behov for at rekruttere og fastholde kvalificeret arbejdskraft blandt andet i form af jævnlig kontakt med HR-afdelinger i de store virksomheder, oplæg i virksomhederne om emnet samt relocation-service overfor mindre virksomheder. I forhold til borgerne skal der udvikles en tilflytterpakke og nye helhedsorienterede arbejdsmetoder i forvaltningerne for at sikre en tværgående og koordineret service. Tønder Kommune I Tønder Kommune har de ligeledes opbygget et virksomhedsnært koncept. I denne Kommune er omdrejningspunktet blandt andet en bosætningskoordinator, som er til stede på eksempelvis Ecco med jævne mellemrum for at bistå både virksomhed og borger med tilflytningen til kommunen. Der er i det hele taget et bredt program for tiltrækning af tilflyttere etableret i samarbejde med erhvervslivet i kommunen. Kommunen har sørget for god information på hjemmesiden samt kontaktoplysninger til en navngiven person. Der er desuden taget vare på medfølgende ægtefæller. Assens Kommune I Assens Kommune er der udviklet en unik model på flygtningeområdet, hvor der reelt er én indgang til kommunen knyttet op på en integrationsmedarbejder. Integrationsmedarbejderen tager sig af en lang række opgaver af praktisk og myndighedsmæssig karakter. Det drejer sig om at skaffe bolig og møblement, modtagelse, introduktion til lokalområdet, kontakt til det frivillige netværk, udfylde alle ansøgninger om offentlige ydelser (herunder Cpr og skattekort), gå med i banken og oprette NemKonto og budgetkonto, melde børn i dagtilbud og skole, henvise til danskundervisning, udarbejde integrationskontrakt og erklæring om medborgerskab, være tovholder for hele den tværfaglige indsats samt yde råd og vejledning i øvrigt til familien. 13

14 En lang række af opgaverne svarer til dem udenlandsk arbejdskraft står overfor ved tilflytning til Danmark. Det er derfor nærliggende at overveje, om modellen meningsfuldt kan overføres til denne gruppe af borgere. Der kommer mange forskellige typer af borgere og familier til landet indenfor kategorien udenlandsk arbejdskraft. Spektret spænder fra familier, der har ressourcerne til at klare omstillingen selv bistået af en kvalificeret rådgivning om de administrative procedurer, til dårligt fungerende familier primært fra Østeuropa, der dårligt kan læse og skrive deres eget modersmål og som for en stor dels vedkommende kommer til at leve under meget beskedne kår i Danmark. De udenlandske borgere/familier må dog formodes i højere grad at kunne klare sig selv end flygtningene. Det hænger sammen med, at de kommer med andre ressourcer og i modsætning til flygtningene, har de en indgang til det danske samfund i kraft af en tilknytning til arbejdsmarkedet. De ansættende virksomheder bistår med en række af de opgaver, som integrationsteamet står for, mens en sammenhængende information og sagsbehandling i kommunen vil hjælpe borgerne yderligere på vej. Princippet om én indgang kan således med fordel tænkes ind i opgaveløsningen. 6. Fase 3: Idealmodel for en helhedsorienteret modtagelse af udenlandsk arbejdskraft Konklusionerne fra afsnit 4 og 5 peger på, at Assens Kommune både på kort og lang sigt samt indadtil og udadtil kan styrke indsatsen i forhold til rekruttering og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft. Indadtil kan kommunen på kort sigt styrke helhedstilgangen ved indrejse af udenlandsk arbejdskraft. På længere sigt kan der igangsættes og videreudvikles på sammenhængen mellem en række politikområder med henblik på at styrke erhvervsudviklingen og bosætningen i kommunen bredt set og specifikt i forhold til udenlandsk arbejdskraft. 14

15 A. Den interne model på kort sigt En samlet intern model for en helhedsorienteret modtagelse af udenlandsk arbejdskraft fordrer en forståelse i alle afdelinger og på de decentrale lokationer af, hvad det vil sige at flytte til Assens Kommune/Danmark fra et andet land. Forudsætningen for den interne model er etablering inden for nuværende rammer og ressourcer i kommunen. Det kan forekomme som en svaghed set i forhold til principperne om one-stop-shops og netværksdannelse, der jo fordrer samarbejde med andre myndigheder samt virksomhederne i kommunen. Styrken ved modellen er på anden side, at den er realiserbar og kan etableres inden for en kort tidshorisont og derved hurtigt bliver til gavn for borgerne og virksomhederne. Den interne model har fokus på en tværfaglig og helhedsorienteret forståelse af borgerens situation. Dette indebærer en bredere tilgang til indrejsende borgeres situation samt et bedre internt samarbejde i kommunen. Organisatorisk vil modellen blive forankret omkring nøglemedarbejdere i Borgerservice og Jobcentret. Derudover vil der blive afholdt halvårlige møder med Dagtilbud og Skole med henblik på løbende at øge tværfagligheden og videndeling mellem de relevante afdelinger. Modellen er bygget op omkring sagsgangen i kommunen med angivelse af særlige opmærksomhedspunkter i forhold til at skabe sammenhæng og mindre bureaukrati for den udenlandske borger inden ankomst og ved indrejsen. Modellen er baseret på en mere sammenhængende sagsbehandling i organisationen, en styrket lokalt forankret information til virksomhederne om opgaver og rollefordeling ved rekruttering af udenlandsk arbejdskraft samt en mere målrettet henvisning til andre relevante myndigheder og rådgivningsorganer på området. Idealmodellens elementer: Hjemmesiden Informationen på hjemmesiden bør udbygges med mere information på engelsk. Det vil være særligt relevant at udbygge siden i forhold til udenlandsk arbejdskraft, der bringer familie med til landet. Derudover vil det være relevant at udbygge information målrettet virksomhederne, så de er bedre forberedt på procedurer og opgavefordeling. 15

16 Relevante kontaktpersoner i kommunen (serviceambassadørerne) skal fremgå tydeligt af hjemmesiden. Derudover kan der med fordel oprettes link til en række eksterne organer, som eksempelvis WID. Disse sider giver vigtig almen information om de forskellige myndighedsopgaver ved en flytning til Danmark og kan dermed fungere som virtuelle one-stop-shops på det informative niveau for både den udenlandske borger samt de rekrutterende virksomheder. Ankomst Det helt essentielle omdrejningspunkt for en god velkomst af udenlandsk arbejdskraft i Assens Kommune er Borgerservice. Det er her, at borgeren første gang møder kommunen ved personligt fremmøde. Den personlige kontakt er et unikt udgangspunkt for at lægge grundstenen til en nem vej ind i det danske samfund. På baggrund af en tjekliste sørger ekspeditionsmedarbejderen for at guide borgeren igennem processen vedrørende indrejse. Hvis vedkommende har behov for at komme forbi Statsforvaltningen inden indrejsen kan accepteres, henviser medarbejderen til det internationale borgerservicecenter i Odense. Henvisningen skal være konkret med adresse og telefonnummer. Der spørges ind til, om borgeren allerede har et skatte-cpr-nummer for at undgå dobbeltregistrering af borgeren. I forbindelse med vores virksomhedsrettede information på hjemmesiden har vi bedt virksomheden om på forhånd at vejlede borgeren om det mest hensigtsmæssige lægevalg for at undgå forvirring og hjælpeløshed ved ekspeditionen. Borgeren får udleveret et velkomstbrev med relevante kontaktoplysninger til de forskellige afdelinger på rådhuset og i Jobcentret samt andre relevante myndigheder. Brevet rummer en lokal tilrettet huskeliste over væsentlige myndighedshandlinger for borgeren. Borgeren bliver desuden orienteret om, at de vil få et tilbud om danskundervisning med posten i løbet af en uges tid. Hvis borgeren har ægtefælle og børn med ved indrejse hidkaldes en medarbejder fra Pladsanvisningen med henblik på en øjeblikkelig afklaring og introduktion til 16

17 dagtilbudsmulighederne og selvbetjeningsløsningen. Hvis borgerne ønsker det, kan der i stedet for arrangeres et møde. Mødetidspunktet er aftalt, inden borgeren forlader rådhuset. Borgeren bliver herefter orienteret om skolevalg, herunder sprogklassen i den kommunale folkeskole og mulighed for den internationale skole i Odense. Borgeren bliver ved ekspeditionen orienteret om, at vedkommende får tilsendt sygesikringsbevis fra Region Syddanmark i løbet af to uger. Herefter opfordres borgeren til at møde op på rådhuset og få oprettet et NemID. Tidspunktet for mødet aftales med det samme. Borgeren kan herefter gå i banken og få oprettet en konto. Borgeren bliver mindet om at vælge NemKonto i forbindelse med oprettelse af kontoen, da selvbetjeningsløsningen udelukkende er på dansk. Opsamlende om modellen Den interne model sigter mod en helhedsorienteret myndighedsbehandling i Borgerservice samt en mere direkte involvering af Dagtilbud og Skole. Den er baseret på, at der udpeges nøglemedarbejdere i Borgerservice i tråd med serviceambassadørerne i Vejle. Den kan med fordel udbygges med serviceambassadører i Jobcentret i forhold til danskundervisningen og opmærksomhed på medfølgende ægtefælle. I betragtning af antallet af medarbejdere i Pladsanvisningen vil det næppe blive aktuelt med serviceambassadører i denne afdeling. B. Samarbejdsmodellen på længere sigt Gennemgangen af modeller for rekruttering og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft i afsnit 5.B. viste, at etableringen af et bredt samarbejde mellem nøgleaktører set i forhold til erhvervsudvikling og netværksdannelse samt omkring de administrative opgaver er grundstenen i de udbyggede modeller. Det brede samarbejde understøtter således både udviklingen af erhvervsstrukturen i kommunen og regionen samt rekruttering og fastholdelse af den udenlandske arbejdskraft. En samarbejdsbaseret model i Assens Kommune vil bygge videre på samt udbygge den interne model med både interne og eksterne samarbejdspartnere og initiativer. 17

18 Modellen vil skulle forholde sig til, hvordan vi styrker erhvervsudviklingen og understøtter virksomhedernes rekruttering af højt kvalificeret arbejdskraft i de kommende år. Den skal endvidere forholde sig til den udenlandske borgers hele livssituation i forhold til integrering på det danske arbejdsmarked, ægtefælles integrering på arbejdsmarkedet, skoletilbud samt familiens opbygning af netværk i lokalsamfundet. Der er på nuværende tidspunkt en række initiativer i støbeskeen omkring en bred vifte af emner med det formål over tid at styrke kommunens konkurrenceevne. Det gælder både set i forhold til erhvervsudvikling og bosætning. 7. Den videre proces Opgaven omkring udarbejdelse af idealmodellen har været forbundet med en stram deadline, hvorfor selve modellen skal præsenteres og implementeres i den kommende tid. Rapporten vil blive forelagt økonomiudvalget på mødet i juni måned Efterfølgende vil der blive igangsat et forløb i administrationen med henblik på implementering af den interne idealmodel i efteråret Rapporten vil ligeledes blive lagt frem til drøftelse med erhvervslivet via det lokale udviklingsråd med henblik på en drøftelse af behov for yderligere tiltag og fælles opmærksomhedspunkter. Endelig forventes rapporten præsenteret på det årlige netværksmøde med erhvervslivet i Assens Kommune. Workindenmark inviteres med til dette møde. 18

19 Bilag 1: Udkast til tjekliste i Borgerservice 1. Er der gyldig opholds- og arbejdstilladelse? 2. Lever bopælen op til kravene om fast bolig? 3. Har borgeren allerede et skatte cpr.-nummer? 4. Vær opmærksom på at borgeren ikke nødvendigvis er fortrolig med danske adresser, når indrejseblanketten udfyldes. 5. Vejled borgeren om valg af læge, hvis de er i tvivl. 6. Tag kopi af pas. 7. Hvis der er børn med spørges ind til behovet for dagtilbud og en medarbejder hidkaldes. 8. Tilsvarende hvis der er skolesøgende børn. 9. Spørg ind til eventuelt behov for ombytning af kørekort det afhænger af, hvilket land borgeren kommer fra. 10. Introduktionsfolder udleveres med oplysning om relevante kontakter i kommunen og hos andre myndigheder. Forklar kort borgeren om indholdet. 11. Opfordring til borgeren om at møde op igen, når sygesikringsbeviset er modtaget. Aftal et mødetidspunkt allerede nu. 19