1. Velkomst, indledning og udestående fra referatet fra sidste udvalgsmøde.

Transkript

1 Referat af møde i Stævne og reglement nr. 1/2016 Mødested: Naturcenter, Middelfart Mødedato: 16. juni 2016 Til stede: Afbud: Referent: Jens Jørgen Hansen (JJH) Claus Poulsen (CP) Michael Sørensen, dir. (MS) Finn Blom Christensen (FBC) Tage V. Andersen (TVA) Kell Sønnichsen (KS) Henrik Poulsen (HP) Per Eg (PE) Lars Thestrup (LT) Bjarke Sucksdorff (BS) Lars Lindstrøm (LL) Lars Thestrup 1. Velkomst, indledning og udestående fra referatet fra sidste udvalgsmøde. JJH bød velkommen og kunne med glæde notere sig, at Sydkredsen ved Per Eg atter er repræsenteret i udvalget. Referatet fra forrige møde blev godkendt, og aktionspunkter herfra gennemgået. TVA og LT arbejder videre med at definere Publikationsvirksomhed som en del af Strategisk mål nr. 1. Arbejdet afventer færdiggørelse af Reglement JJH har været i dialog med Rekruttering vedr. udvikling af Trailløb. Se endvidere Trailløb under Reglements punktet. Vedr. præcisionsorientering så skrives dette ikke ind i Fod-O Reglementet, da det hører under Dansk Handicap Idrætsforbund. Øvrige aktionspunkter blev lukket. 2. Status strategiske mål og tilhørende handleplaner a) Strategisk mål nr. 1 - Publikationsvirksomhed: Tage V. Andersen Afventer færdiggørelse af Reglement 2017 førend der kan frigøres tid til at arbejde med SM. b) Strategisk mål nr. 2 - Løbsplanlægning: Claus Poulsen c) Strategisk mål nr. 3 - Stævneafvikling: Kell Sønnichsen d) Strategisk mål nr. 4 - Erfaringsopsamling: Lars Thestrup Vedr. ERFA opsamling blev det aftalt, at indskrive krav til tilbagemelding efter afholdelse af DM er. e) Strategisk mål nr. 5 - IT-Systemer: Henrik Poulsen Arbejdet hen mod leveringen af en en samlet og prioriteret plan for udviklingen skrider planmæssigt frem, således at denne kan præsenteres for HB på strategiseminar Nugældende Strategiske mål udsendes sammen med referatet. Opdateringer til Strategiske mål sendes til JJH, som retter til i hoveddokument.

2 Næste møde vil indeholde en dybere gennemgang af Strategiske mål, samt opdatering forud for status til HB primo Langtidsplanlægning, herunder status stævner, 2017, 2018 og 2019 og eventuelle flytningsproblematikker. Særlig drøftelse af DM Sprint-stafet 2017, klassificering af SM og JFM i 2017 samt den fremtidige placering af DM Mellem og Midgårdsormen. CP orienterede om langtidsterminslisten med en planlægningshorisont på 4 år, pt til er på plads Mangler arrangør til DM-Nat (Østkredsen), samt skov til Jættemilen Mangler arrangør til DM-Nat og DM-Ultralang (Østkredsen), samt skov til Jættemilen Arrangører er på plads, der mangler skove til DM-lang, -stafet og Jættemilen Er i indledende fase og der modtages gerne tilbud fra arrangører. Det blev aftalt, at de konstaterede udeståender skal søges afklaret hurtigst muligt, således at der med udgangen af 2016 ikke er udeståender helt frem til år 2020 hverken arrangørmæssigt eller med hensyn til kontrollanter. MS forespurgte om de forskellige lister kunne samles for at give et samlet overblik. Det oplystes, at stævner, der er planlagt, kan findes i O-Service, og at DM stævneterminer er tastet frem til HP udtrykte ønske om at der tages større hensyn til KUM når der planlægges. Som situationen er i år, med KUM i første weekend af november, er langt fra optimal. Emnet tages op på næste udvalgsmøde. Klassificering af SM og JFM behandles under Dagsorden pkt. 5. DM Sprint-stafet behandles under Dagsorden pkt. 5. I lyset af at det er svært at finde arrangører til Midgårdsormen, blev det drøftet om Midgårdsormen ikke længere skulle være et kombinationsstævne med DM Mellem. Emnet tages op på næste udvalgsmøde. 4. Status arrangører og kontrollanter 2017, 2018 og 2019 BS finder arrangør af DM-Nat PE afklarer med OO om skove til DM-Lang og Stafet Kontrollanter for 2017 er OK. Sorø OK har meddelt ønske om at gøre DM Mellem 2017 til WRE stævne. Imidlertid kolliderer DM Mellem 2017 med WC i Letland. WC i Letland 2017 er for-vm til WOC samme sted Derfor vil løbet være attraktivt for potentielle deltagere til WOC CP og BS kontakter Sorø OK om muligheden for at placere stævnet i weekenden efter. FIF har tilbudt at gøre deres Pinsestævne 2017 til WRE-løb. Ønsker om WRE stævner skal være ansøgt ved IOF senest 1. oktober. KS kontakter LL vedr. WRE Fremadrettet skal punktet, WRE stævner, behandles ved junimødet i Stævne og Reglements udvalget. Forinden skal landstrænerens ønsker om WRE være udvalgets medlemmer bekendt. 5. Status reglementsrettelsesprocessen, herunder drøftelse af udvalgte ændringsforslag. Særlig drøftelse af eventuel reglementarisk forskning af klasen H90 til DM sprint og konsekvenserne heraf, vindertider for

3 damer og herrer set i lyset af svenskernes beslutning, en drøftelse af forslag til forenkling af divisionsturneringen samt en drøftelse af afsnittet om medaljer. Klubberne følte ikke, de havde haft tid nok til at gennemgå alle ændringsforslag ifm. klubledermøderne primo juni. Der blev stillet spørgsmålstegn ved den demokratiske proces henset til, at enkeltpersoner egenhændigt kan indsende ændringsforslag. Dette er en medvirkende faktor til, at kredsene ikke har en fornemmelse af omfanget og emnerne, når de på kort tid skal kommentere ændringsforslag. Det blev besluttet, at reglementsprocessen skal gøres tydeligere, og der skal arbejdes videre med tilretning af processen, hvorunder ændringsforslag skal valideres af respektive kredse. TVA følger op på denne aktion. TVA fremlagde opsamling af tilbagemeldinger fra kredsene på baggrund af 8 (9) spørgsmål, som var sendt ud til klubledermøderne. Ændringsforslag: 1) Det blev besluttet at fastholde Sprint stafet. Dog blev der fra SR-udvalget stillet spørgsmål om relevansen, idet der pt. kun er det eneste stævne af den slags om året. Der arbejdes videre med hvilke løbsklasser, der skal udskrives. TVA følger op. Under samme punkt blev det drøftet om på sigt at gøre Sprint-stafet til DM. PE spurgte til, hvilke DM der så skulle falde ud. Hidtil har vi alene oplevet, at der er kommet flere DM er. En mulighed kunne være at placere stævnet ifm. DM-Mellem såfremt Midgårdsormen falder ud af SR regi, jf. Dagsorden pkt. 3. Afklares på næste udvalgsmøde. 2) Divisionsturneringen skal gøres enklere for arrangører og lettere forståelig for deltagere. Der var et ønske om, at der også til Divisionsturneringen opereres med vindertider. TVA kigger på vindertider. HP stillede spørgsmål til om fjernelse af grupper ville betyde ændringer i beregningsprogram. TVA kontakter Anders Klinting for at høre nærmere til beregningsprogram. TVA arbejder videre med ændringsforslaget. 3) Skift fra 2-mands-stafet til 3-mands-stafet i D65, H70 og H75 blev forkastet. 4) Mesterskabsklasser for ældre løbere. Det blev besluttet ikke at gøre H90 permanent. Der kigges på antallet af potentielle deltagere ifm. Reglement Stævne- og reglementsudvalget skal være rede til at tage stilling til eventuelle ansøgninger om dispensation til etablering af nye klasser. Beslutning herom træffes på baggrund af en simpel flertalsafgørelse blandt udvalgets medlemmer. Ved stemmelighed bliver formandens stemme afgørende. Udskrevne klasser ift. Reglement 2015, fastholdes i Reglement ) Målestok 1: Hvorfor en skillelinie ved H/D 45? Der var fortalere for såvel skifte ved H/D 45 som et senere skifte. Det blev foreslået at følge samme fordeling af målestok ift. alder som SOFT. Beslutning træffes af udvalgets medlemmer når høringsfristen er overstået den 31. juli ) Vindertider i mesterskabsklasser som IOF. Vindertid fastholdes. 7) Der var stor enighed fra kredsene om, at Trailløb skal være frivilligt for arrangører. 8) Kodetal på kontrolenheder frem for stativ. Der skal ikke længere være krav til lodret placerede kodenumre. Hvilken model, der anvendes, skal indeholdes i instruktionen.

4 9) Gælder alene Østkredsen. Ønske om genindførelse af A-, B- og C-løb. Forslaget blev afvist. Udvalget skal overveje alternativer til den nuværende opdeling, hvilket er et emne til drøftelse på næste udvalgsmøde. Klassificering af SM og JFM: Disse stævner er i det nye reglement klassificeret som Mesterskabsstævner / Kredsmesterskaber (omtalt under pkt. 4 og specifikt 4.2). TVA vender tilbage med en sammenskrivning af de indkomne svar fra kredsene og SR-mødet. 6. Stævne- og Reglementsudvalget involvering i DOFs drevet udviklings arbejde. Stævne- og Reglementsområdet skal indgå i et arbejde med de øvrige områder, der skal søge at præcisere, hvilke personlige såvel som faglige kompetencer, en person skal besidde for at være egnet til at blive udpeget som eksempelvis stævneleder eller banelægger til et A-stævne. Jens Jørgen følger op på denne del. Derudover skal Stævne- og Reglementsområdet også være med at definere de kriterier, der skal udgøre grundlaget for en certificering af eksempelvis stævneledere og banelæggere til A-stævner, herunder hvilke krav der skal opfyldes før end en person bør udpeges som stævnleder og banelægger til et A- stævne. Kell og Finn følger op på denne del. 7. Verserende sager, herunder: evaluering af DM sprint og DM Ultralang 2016 samt evaluering af brugen af kort 1:7.500 for visse klasser. Det blev besluttet ikke at foretage yderligere vedr. DM Sprint og Ultralang Stævnerne bliver behandlet som øvrige DM stævner ifm. ERFA indsamling. KS som var EA ved DM Sprint kunne meddele, at de eneste observationer, som han havde gjort sig vedrørte mangelfuld afmærkning og slutinstruktion. Vedr. 1:7.500 se Dagsorden pkt Bordet rundt HP fremlagde oplæg til håndtering af ikke DO-F medlemmer i O-Service, forslaget udspringer af ønske om at kunne håndtere udenlandske løbere bl.a. ifb. med Danish Spring, NJ2D, Påskeløb og WMOC. Udvalget støttede op om oplægget og bekræftede, at den endelige beslutning om igangsætning af IT udviklingen ligger i HB. HP forbereder præsentation ifm. DOF Strategiseminar 2016 til november. Da HP er involveret i KUM forestår JJH præsentationen. HP sender præsentation til JJH. Hvorfor er der så relativ tidlig tilmelding til DM-stævner? Med nutidig teknik kan processen gøres hurtigere. Er det et levn fra gamle dage, eller har det en årsag? Emnet tages op på næste udvalgsmøde. JJH meddelte, at han stopper som formand for udvalget ved repræsentantskabsmødet marts Alle i udvalget bedes se sig om efter en ny kandidat, som efterfølgende kan blive spurgt. 9. Eventuelt og næste møde

5 Input til Nyhedsbrev: Mht. Nyhedsbrev så samler CP op og kommer med udkast. HP fremlagde opslag til Nyhedsbrev, hvor der søges efter IT kyndige eller IT brugere. Målet er at samle en gruppe af interessenter, som kan udvikle bl.a. vores stævne IT. Kommentarer til input sendes til HP som samler op og sender til CP. Øvrige emner: Præsentation af nyt medlem af SR-udvalget. Tidsplan for resterende del af Reglements arbejdet. DK deltagere der gennemførte IOF EA Clinic i marts. Dato for næste møde fastlægges i september via Doodle. Næste møde forventes medio november. Lars indkalder og arrangerer.