Administration m.v. Opgaverne skal løses i tæt kontakt med politikere, bysamfund, virksomheder, organisationer og magistratsafdelingerne i kommunen.

Transkript

1 Administration m.v. 1. Ydre vilkår, grundlag og strategi Sektor dækker Borgmesterens Afdeling. Borgmesterens Afdeling varetager de overordnede og tværgående opgaver i Aarhus Kommune inden for betjening af det politiske niveau, økonomi, HR, jura, IT, løn, indkøb og udbud, integration, samt erhvervs- og byudvikling. Borgmesterens Afdelings mission er at hjælpe den politiske ledelse med at lede og udvikle organisationen Aarhus Kommune, samt at udvikle bysamfundet Aarhus. I forlængelse heraf er Borgmesterens Afdelings konkrete mission at understøtte, at der skabes vækst og beskæftigelse i kommunen, samt gennem innovation, udvikling og nytænkning at modernisere og forny kommunens opgavevaretagelse. Opgaverne skal løses i tæt kontakt med politikere, bysamfund, virksomheder, organisationer og magistratsafdelingerne i kommunen. Borgmesterens Afdelings udførelse af opgaverne bygger på Aarhus Kommunes værdigrundlag: Troværdighed, Respekt og Engagement. Værdierne er udgangspunktet for det daglige arbejde og for måden, hvorpå lederne og medarbejderne møder borgerne, politikerne, magistratsafdelingerne, bysamfundet, virksomheder og hinanden på 3. Særlige indsatsområder 3.1 Hensigtserklæringer 1 - BA skal i samarbejde med MTM igangsætte et arbejde med udarbejdelse af en samlet by- og boligpolitik. 2 - MSB og BA skal i fællesskab udrede, om der er potentiale for at lade kommunale serviceopgaver overgå til socialøkonomiske virksomheder. 3 - MTM skal i samarbejde med BA sikre, at kommunens større anlægsopgaver som udgangspunkt udbydes i fagentreprise. 4 - MBU og BA skal i forlængelse af folkeskolereformen tilpasse de relevante budgetmodeller frem mod budgetlægningen for BA skal udarbejde et oplæg om afgrænsning og opgørelse af velfærdsteknologiske virksomheder, så der efterfølgende kan fastsættes konkrete måltal for udviklingen i antallet af velfærdsteknologiske arbejdspladser.

2 6 - MSO skal i samarbejde med BA og øvrige afdelinger udarbejde en indstilling om den fremtidige organisering af arbejdet med at fremme velfærdsteknologi (inden udgangen af 2013). 7 - BA skal i samarbejde med berørte magistratsafdelinger gennemføre en analyse af BPA indenfor de nye lovgivningsmæssige rammer. 8 - BA og MTM skal udarbejde en redegørelse, der systematisk beskriver sammenhængen mellem udviklingen i vejenes tilstand og de investerede midler. 9 - BA skal fremsende en indstilling til byrådet om nedsættelse af medborgerskabsudvalget (inden udgangen af 2013) BA skal fremsende en indstilling til byrådet i foråret 2014 om at indføre en generel 24-timers regel for opfølgning på modtagne klager i kommunen MKB og BA skal foretage en evaluering af forsøget med logiværtserklæringer i januar-marts BA udarbejder en indstilling til byrådet om de fremtidige rammer for likviditetsplaceringen MTM skal i samarbejde med BA udarbejde en handlingsplan for udmøntningen af den forøgede kvote for ungdomsboliger MSB, MTM og BA skal i samarbejde vurdere behovet for små billige boliger til borgere med lav indkomst og sikre, at en tilstrækkelig del af boligerne målrettes denne gruppe. 4. Beskrivelse af ydelser I henhold til styrelsesvedtægten er Borgmesterens Afdelings kerneopgaver at varetage sekretariatsopgaver for Byrådet, Magistraten og Borgmesteren. I forhold til Byrådet består opgaverne i forberedelse af Byrådets møder. Borgmesterens Afdeling varetager endvidere på vegne af Byrådet kommunens overordnede juridiske funktion og det almindelige tilsyn med kommunens forvaltning. Opgaverne for Magistraten består med udgangspunkt i Økonomi- og Indenrigsministeriets bevillingsregler at sikre, at der er bevilling til alle udgifter og indtægter, at der anvises finansiering i forbindelse med anlægsbevillinger osv. I forbindelse hermed udarbejder Borgmesterens Afdeling forslag til Borgmesterens påtegning på alle indstillinger til Magistraten og Byrådet, som vedrører kommunens overordnede økonomiske, planlægningsmæssige eller administrative forhold. Herudover varetager Borgmesterens Afdeling i henhold til styrelsesvedtægten kommunens overordnede løn- og personalefunktion, kommunens IT-strategi og organisation, kommunens tværgående integrationsindsats, kommunens erhvervspolitiske aktiviteter, samt repræsentative opgaver og generel information. Byrådet har desuden i budgettet og i særskilte byrådsindstillinger godkendt, at Borgmesterens Afdeling udfører fælles opgaver for hele kommunen inden for indkøb, per-

3 sonalegoder, og arbejdsskade- og forsikringsadministration, samt opgaver inden for udsatte boligområder, bybranding og større byevents. Endvidere hører forskellige borgerrettede serviceopgaver som huslejenævn, beboerklagenævn og hegnssyn under Borgmesterens Afdeling. 5. Organisation Borgmesterens Afdelings organisation er ændret pr. 1. september Baggrunden for organisationsændringen er den politiske aftale om Styring, struktur og samarbejdskultur i Aarhus Kommune af 19. marts For det første etableres Fælles Service, som ud fra et tydeligt kunde- og koncernperspektiv skal yde service til kommunens institutioner, ledere og medarbejdere i forhold til IT-systemer, fælles vejledninger m.v. inden for økonomistyring, løn- og personaleadministration, IT, indkøb og udbud, samt koordinere dette i forhold til den overordnede økonomiske politik. For det andet samles sekretariatsfunktionerne i Borgmesterens Afdeling, så der kan sættes fokus på udvikling, innovation og samarbejdskulturen på tværs af magistratsafdelingerne. Desuden skal der ske en stærkere sammenhæng mellem Byrådets politikformulering, Magistratens opgaver, og de administrative foras arbejde. Endelig styrkes erhvervsområdet jf. den politiske aftale til varetagelse af opgaverne i forhold til den målrettede service til virksomhederne, og på sigt skabe en stærkere organisering af arbejdet omkring Business Region Aarhus -samarbejdet. Med udgangspunkt heri er den konkrete organisering af Borgmesterens Afdeling: Ledelse Borgmesterens Afdeling ledes af Stadsdirektøren, med reference til Borgmesteren. Afdelingsledelsen består af Stadsdirektøren og tre afdelingschefer den Juridisk Chef, Erhvervschefen og Økonomidirektøren jf. herunder: Sekretariat og HR Med henblik på en sammenhængende opgavevaretagelse er der etableret en samling af sekretariats- og HR-opgaverne i Borgmesterens Afdeling under ledelse af den Juridiske Chef. Opdelingen i opgaveområder er ved redaktionens slutning under revurdering. Følgende opgaver varetages: - sekretærbetjening og koordinering i forhold til borgmesterembedet, stadsdirektøren, direktørgruppen, chefgruppen, pressebetjening, kommunikationsopgaver, varetagelse af Aarhus interesser i forhold til Kommunekontaktrådet KKR, Region Midtjylland, KL, samt repræsentative opgaver, venskabsbyer m.v.. - sekretariatsbetjening af Borgmesteren som formand for bestyrelsen for Aarhus Festuge, samt tværgående koordinering i forhold til større byevents (Sculpture by the Sea, Tall Ships Race m.v.). Der skal jf. den politiske aftale ske en organisatorisk styrkelse af eventområdet med fokus på samarbejde mellem aktørerne inden for kultur, sport, turisme og erhverv, frem mod Aarhus som Europæisk Kulturhovedstad 2017.

4 - sekretariatsbetjening af Byrådet, Magistraten, de faste udvalg, Byrådets IT og telefoni, papirløse møder, juridiske spørgsmål i forbindelse med styreform, habilitet m.v. Juridiske opgaver (kommunalfuldmagt, forvaltningslov, offentlighedslov, konkurrenceret, tilsyn, kontrakter, samt de specialiserede personalejuridiske opgaver i forhold til fortolkning af overenskomster, uansøgt afsked, tjenestemænd, sociale klausuler, persondatalov - personalepolitik, rekruttering, arbejdsfastholdelse, leder- og ledelsesudvikling, job- og personaleformidling, akutjobs, seniorjobs, genplacering, ligestilling, integration, medborgerskab, mangfoldighed, handicap, sygefravær, arbejdsmiljø, MED-system m.v.. - innovation, - arbejde med kultursporet mm. jf. den politiske aftale om struktur, styreform og samarbejdskultur, - udvikling af udsatte boligområder, Helhedsplan Gellerup/ Toveshøj, Helhedsplan Syd m.v.). Borgerrettede opgaver i forhold til huslejenævn, beboerklagenævn og hegnssyn er med virkning fra 1. Januar 2014 overført til MKB. Erhverv Et centralt hensyn er at styrke varetagelsen af opgaverne i forhold til Aarhus som bysamfund og centerby, både i forhold til den strategiske erhvervsudvikling (rammebetingelser m.v.), samt i forhold til den konkrete erhvervsservice til virksomhederne, jf. den politiske aftale. Erhvervsområdet er som følge heraf placeret som en stabsfunktion til Stadsdirektøren, under ledelse af Erhvervschefen: Erhverv og By erhvervsklynger (energi og miljø, fødevarer, sundhed, IT og kommunikation, fremstilling, kreative erhverv, oplevelsesøkonomi, uddannelses- og forskningserhverv m.v.), Vækstforum, Væksthus Midtjylland, erhvervspolitisk markedsføring, lokal erhvervsservice, iværksætteri, forskning/udvikling, Business Region Aarhus, turisme, tilskud til Visit Aarhus, Central Denmark EU-office i Bruxelles, deltagelse i arbejdet omkring planstrategi og kommuneplan, regional udviklingsplan, større infrastruktur og byudviklingsprojekter, Erhvervskontaktudvalget, erhvervsplan, uddannelsesstrategi, SmartAarhus m.v.). Der skal ske en styrkelse af området med henblik på understøttelse af målsætningerne i den kommende Erhvervsplan , samt til varetagelse af opgaverne i forhold til one-stop-shop og key-account -managers i den politiske aftale. Desuden indgår, at Erhvervsområdet udvikles og forstærkes gennem en yderligere styrkelse af Business Region Aarhus -samarbejdet. Økonomi og Service Økonomi og Service ledes af Økonomidirektøren, der er stedfortræder for Stadsdirektøren. Til Økonomidirektøren refererer to hovedområder, Budget og Planlægning samt Fælles Service: Budget og Planlægning (kommunens overordnede budgetlægning, inkl. lønbudgettering og tjenestemandspensioner, sagsbehandling af indstillinger til Magistraten og By-

5 rådet, målstyring, økonomiske analyser, kommunaløkonomisk interessevaretagelse, instruktioner, befolknings- og boligprognoser, ledelsesinformation, økonomiske nøgletal, statistik m.v.). Herudover omfatter området fysisk planlægning, deltagelse i kommuneplanarbejdet, sagsbehandling af lokalplaner, kommunaløkonomisk interessevaretagelse, samt opgaver ifbm. De Bynære Havnearealer. Fælles Service I henhold til den politiske aftale etableres et fælles servicecenter i Aarhus Kommune, som samler en række hjælpefunktioner inden for redskaber til løn- og personaleadministration, fælles økonomiske støttesystemer, indkøb og udbud, samt IT. Omlægningen skal understøtte ændrede og enklere arbejdsgange, standardisering, øget brug af digitale løsninger og klar kommunikation til brugerne, ud fra et tydeligt kunde- og koncernperspektiv. Chefen for Fælles Service refererer til Økonomidirektøren. Fælles Service består af følgende fem opgaveområder: Økonomistyring og Finans (IT-systemer til økonomi-, løn- og ressourcestyring, bogføring, betalinger, fysiske aktiver, revision, bankforbindelse, samt instruktioner, vejledninger og sagsbehandling i forbindelse med kommunens forventede regnskaber og regnskabsaflæggelsen af årsregnskabet). Løn og Personale I henhold til den politiske aftale om etablering af Fælles Service i den politiske aftale skal det fælles servicecenter i Borgmesterens Afdeling omfatte hjælpefunktioner inden for løn- og personaleadministration. I Løn og Personale samles på baggrund heraf de drifts- og udviklingsrettede opgaver på løn- og personaleområdet i Borgmesterens Afdeling (lønprojektet/bestiller løn, arbejdsskade- og forsikringsadministrationen, personalegodeadministrationen og Feriefonden, samt IT-redskaber til løn- og personaleadministration (fælles rekrutteringssystem, fælles kursusadministrationssystem, sygefraværsrapportering osv.). IT og Digitalisering (IT-infrastruktur, fælles data, digitalisering, leverandør- og økonomistyring, systemejerskab for tværgående ESDH-systemer, samt IT-sikkerhed). Foruden den tværgående koordinering på IT-systemsiden har IT og Digitalisering også ansvar for arbejdet med effektivisering og optimering af de administrative sags- og forretningsgange på tværs i kommunen. Brugerservice (fælles brugeradministration i forbindelse med oprettelser, ændringer og nedlæggelse af brugere til alle IT-systemer i kommunen, samt fælles teknisk ITsupport (fælles ServiceDesk-funktion for hele kommunen, fælles bestilling af IT-udstyr/hardware, support i forhold til mobiltelefoner, mobile enheder, fælles IT-vejledninger, udvikling af e-learning m.v.). Indkøb og Udbud Den nuværende indkøbsfunktion omfatter en fælles indkøbsfunktion for Borgmesterens Afdeling, Sociale forhold og Beskæftigelse, samt Børn og Unge (fælles indkøbsaftaler, kommunens indkøbssystem, e-handel m.v.). Jf. den politiske aftale samles opgaver og ressourcer på indkøbs- og udbudsområdet fra alle magistratsafdelinger. Dog kan meget specialiserede og kritiske udbud, der kun

6 vedrører en enkelt magistratsafdeling, hvis det ønskes, fortsat gennemføres af den enkelte magistratsafdeling. 5.1 Kontoplan Sideløbende med organisationsændringen er foretaget en forenkling af Borgmesterens Afdelings økonomi, hvor alle ikke-decentraliserede styrbare driftsudgifter (0.34) er kommet under det decentraliserede område. Det samme er nogle få ikke-styrbare konti. Ændringerne er godkendt af Byrådet i forbindelse med behandlingen af indstillingen om kommunens regnskab 2012 og vedr. flytningen af ikke-styrbare seniorjob til en ny styrbar sektor 0.38, er denne ændring godkendt i forbindelse med den endelige budgetvedtagelse. Borgmesterens Afdelings økonomi er som følge heraf opdelt i fem sektorer: Sektor 0.31 til decentraliserede/styrbare udgifter Sektor 0.33 til ikke-decentraliserede/ikke-styrbare udgifter Sektor 0.34 til ikke-decentraliserede/styrbare udgifter (anlæg) Sektor 0.37 til personalegodeprojektet (decentral./styrbar) Sektor 0.38 til seniorjob (decentral./styrbar) Den decentraliserede sektor 0.31 for Borgmesterens Afdeling er opdelt i to hovedafsnit, ét til de enkelte afdelingers udgifter til løn og øvrige administrative udgifter, og ét til tværgående udgifter som vedrører hele kommunen. I Sekretariat og HR omfatter de tværgående udgifter udgifterne vedr. Byrådet, samt kommunens udgifter til HR- og personalepuljen, personaletilpasning, innovationspuljen, trepartsmidler, integration, tilskud til Aarhus Festuge, eventpuljen, kontingent for kommunens medlemskab af KL m.v.). Under Erhverv hører de tværgående udgifter vedrørende Erhvervspuljen, erhvervsmæssig markedsføring, tilskud til Væksthus Midtjylland, tilskud til Visit Aarhus, admistration af tilskud til Business Region Aarhus og Bruxelles-kontoret etc. I Økonomi og Fælles Service består de tværgående udgifter af udgifterne til kommunens økonomisystem, systemer til løn- og personaleadministration, betaling til KMD/ BPO for lønadministration, systemer til statistik og ledelsesinformation, IT-kontoen (fælles IT-infrastruktur og ESDH-systemer til post, kalender m.v.), elektronisk indkøbsaftalehåndbog, barselsudligning, kommunens interne forsikringsfond til dækning af brand-, storm-, vandskader samt vejmyndigheds-ansvarssager, revision osv. Den ikke-decentraliserede/ikke-styrbare sektor 0.33 omfatter kommunens udgifter til tjenestemandspensioner, arbejdsskader m.v. Sektor 0.34 anvendes til anlægsprojekter under Borgmestrens Afdeling. Borgmesterens Afdeling varetager fællesindkøb for magistraten, samt projekter der varetages på koncernniveau. Økonomien herunder er i høj grad styrbar og finansiering varierer fra rammereduktioner i magistratsafdelingerne, fælles finansiering med eksterne partnere eller direkte fra kommunekassen. Sektor 0.37 omfatter udlæg i forbindelse med personalegodeprojektet. Byrådet godkendte i 2009 en decentraliseringsordning for personalegodeprojektet. Personalegodeprojektet skal over en årrække være selvfinansierende, og for at holde økonomien

7 adskilt fra Borgmesterens Afdelings øvrige styrbare økonomi er der en oprettet selvstændig sektor. Sektor 0.38 indeholder de udgifter til seniorjobbere, som konteres og budgetlægges centralt for hele Aarhus Kommune. Seniorjobbere på den gamle ordning, dvs. hvor aftalerne er indgået før 18. februar 2013, betales fuldt ud centralt, mens seniorjobbere efter denne dato kun delvist dækkes af den centrale konto. 7. Ressourcer 7.1 Tidligere år Sektor 0.30 s regnskabsresultat for årene 2009 til 2012 og budget for 2013: R 2009 R 2010 R 2011 R 2012 B antal fuldtidsansatte - Nettodriftsudgifter Nettoanlægsudgifter Gennemsnitl. personaleforbrug Forklaringen på stigningen på 11 personer i personaleforbruget fra er blandt andet, at IT Service og Support blev nedlagt i slutningen af 2009, hvorved ekstra seks personer blev en del af det administrative personaleforbrug, som er opgjort i tabellen. Stigningen på yderligere 5 medarbejdere skyldes opprioritering af indsatsen vedrørende de tværgående områder. Faldet i 2011 skyldes, at 9 personer er flyttet til andre magistratsafdelinger. Det resterende fald skyldes personalereduktioner som følge af besparelser. 7.2 Kommende år Sektorens budget for 2013 til 2017: Opr B 2013 B 2014 BO 2015 BO 2016 BO antal fuldtidsansatte - Nettodriftsudgifter Nettoanlægsudgifter Gennemsnitl. personaleforbrug *) Budget 2012 er fremskrevet til 2013-priser med KL s vægtede fremskrivningsprocenter Den relativt store stigning i budgettet fra skyldes hovedsagligt en stigning i budgettet til seniorjob på 38 mio. kr. fra 2014 og frem. Den forventede øgede søgning til ordningen skyldes foruden den aktuelle lavkonjunktur primært den forkortede dagpengeperiode, samt at flere er blevet bekendt med ordningen. Stigningen fra 2013 til 2014 skyldes desuden bevilget ret til forbrug af opsparing på 10 mio. kr. i 2014.

8 Andre 30 mio. kr. i årlig stigning fra 2014 og frem skyldes udmøntning af innovationspuljen fra kommunens driftsreserve i forbindelse med regnskab Andre ca. 10 mio. kr. i årlig stigning fra 2014 skyldes primært bevillinger til Events, Erhvervspuljen, Medborgerskabsudvalg, Boligsociale Fællessekretariat, Ekstern retshjælp til borgerne og andre tiltag i regi af styreform- og strukturudvalget. Den resterede stigning i udgifterne fra år til år skyldes hovedsaligt udgifterne til kommunens tjenestemænd. Den forventede relativt store stigning i personaletallet fra 2013 til 2014 og frem skyldes samling af kommunens indkøbsfunktion og fælles IT i Borgmesterens Afdeling samt opprioritering af indsatsen på erhvervsområdet som følge af budgetforliget. Nedenfor følger budgettet for de respektive underrammer: Sektorens ramme, underramme 0.31 Borgmesterens Afd. interne administration og tværgående udgifter og overskud/underskud for 2013 til 2017: B/R 2013 B 2014 BO 2015 BO 2016 BO kr. i 2013-priser Forventet ramme 1) Nettobudget Forventet overskud/underskud 2) Status, ultimo 3) ) Nettobudgettet er afgrænset til rammebelagte områder. I budget 2013 er der tale om ajourført budget. 2) Overskud/underskud = ramme - nettobudget (+: overskud; -: underskud). 3) Status ultimo korrigeres fra år til år med overskud/underskud og rentetilskrivning. Den mest aktuelle forventning til opsparingen ultimo 2013 er en opsparing på 67 mio. kr. Det er noget højere, end den ultimo opsparing 2013 der fremgår af tabellen. Der vil blive redegjort nærmere herfor i forbindelse med forventet regnskab for Årsagen til underrammens forventede underskud i 2014 skyldes dels 10 mio. kr. i bevilget ret til forbrug af opsparing i 2014 og desuden yderligere forbrug af opsparing ifm. tiltag i budgettet for 2014 på 2,2 mio. kr. i 2014 og i 2015 samt 0,3 mio. kr. i 2016 og i Sektorens ramme, underramme 0.37, Personalegodeprojektet og overskud/underskud for 2013 til 2017: B/R 2013 B 2014 BO 2015 BO 2016 BO kr. i 2013-priser Forventet ramme 1) Nettobudget Forventet overskud/underskud 2) Status, ultimo 3) ) Nettobudgettet er afgrænset til rammebelagte områder. I budget 2013 er der tale om ajourført budget. 2) Overskud/underskud = ramme - nettobudget (+: overskud; -: underskud). 3) Status ultimo korrigeres fra år til år med overskud/underskud og rentetilskrivning. Personalegodeprojektet skal over en 4-årig periode fra være selvfinansierende. Dette gælder de eksisterende personalegoder. I sig selv kommer ordningen til at give et underskud. Dette skyldes ikke mindst, at der i 2012 er tilbagebetalt 5,1

9 mio. kr. til Skat vedr. avissagen jf. tidligere byrådsindstilling herom. Balancen for den eksisterende ordning opnås dels ved, at magistratsafdelingerne indbetaler i alt 3,0 mio. kr. og dels ved, at der findes finansiering til det resterende underskud, når dette er opgjort endeligt. Fra medio 2013 vil Personalegodeordningen fortsætte i en betydeligt mindre version. Sektorens ramme, underramme 0.38, Seniorjob og overskud/underskud for 2013 til 2017: B/R 2013 B 2014 BO 2015 BO 2016 BO kr. i 2013-priser Forventet ramme 1) Nettobudget Forventet overskud/underskud 2) Status, ultimo 3) ) Nettobudgettet er afgrænset til rammebelagte områder. I budget 2013 er der tale om ajourført budget. 2) Overskud/underskud = ramme - nettobudget (+: overskud; -: underskud). 3) Status ultimo korrigeres fra år til år med overskud/underskud og rentetilskrivning. Sektoren er ny. I forbindelse med regnskabet foretages en efterregulering i forhold til de faktiske udgifter.