Dagsorden. Referat af ordinært afdelingsmøde i afd Gravervænget/Møllerlodden

Transkript

1 Referat af ordinært afdelingsmøde i afd Gravervænget/Møllerlodden Dato Den 4. juni 2015 kl Sted Gravervænget/Møllerloddens Beboerlokale, Tomsgårdsvej 77 st., 2400 København NV Deltagere Fra afdelingen: 13 lejemål Fra fsb: Nina Hilsted Gemal, Steen Søndergaard Thomsen, Steven Leslie Budden og Astrid Madsen (ref.) Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af forretningsorden for mødet 3. Afdelingsbestyrelsens beretning 4. Forslag 5. Regnskaber for Rådighedsbeløb Aktivitetsmidler Beboerlokale 6. Godkendelse af budgetter for Rådighedsbeløb Aktivitetsmidler 7. Boligafdelingens driftsbudget for det kommende år 8. Valg 9. Eventuelt Niels Dolmer bød velkommen og foreslog Steen Søndergaard Thomsen som dirigent. Drift Rådhuspladsen København V Tel Fax driftbygogjura@fsb.dk Giro CVR Træffetider man-tors fre Åbningstider man-tors fre Ad 1 Valg af dirigent Steen Søndergaard Thomsen, medlem af fsb s dirigentkorps blev valgt til dirigent og konstaterede herefter, at afdelingsmødet var lovligt indkaldt og dermed beslutningsdygtigt. Ad 2 Godkendelse af forretningsorden for mødet Godkendt. Valg af referent Astrid Madsen, fsb s administration blev valgt. Side 1 af 10

2 Følgende personer blev valgt til stemmeudvalget Nina Hilsted Gemal og Steven Leslie Budden. Ad 3 Afdelingsbestyrelsens beretning v/formanden for afdelingsbestyrelsen, Niels Dolmer Ny driftsleder Vores driftsfællesskab Team Bispebjerg har fået ny driftsleder pr. 4. maj. Hun hedder Nina Hilsted Gemal og kommer fra Kultur- og Fritidsforvaltningen i Københavns Kommune. Ny driftschef Vi (og de fleste fsb-afdelinger i området) har fået ny driftschef. Hun hedder Ninna Auvinen, kommer fra KAB og afløser Henrik Grønlund, som er blevet souschef i Boligselskabet Sjælland. Hun startede også i jobbet d. 4. maj. Driftssamarbejde med Bispeparken I september 2014 startede driftsfællesskabet mellem Gravervænget/Møllerlodden. Ideen var, at gennem en fælles drift ville det være muligt at højne beboerservicen og boligstandarden samtidig med, at driftsudgifterne blev holdt i ro. Status er, at forventningerne foreløbig ser ud til at blive indfriet, så formandsrådet vil i det kommende år se på nye udviklingsretninger, som kan løse nogle mere grundlæggende problematikker. Vi har specielt kig på løsninger, som kan muliggøre en idriftsættelse af større renoveringsarbejde - dvs., at vi kan renovere ejendommene uden lånoptag, licitationsomkostninger, rådgivningsudgifter m.m. Resultatet skulle gerne give en endnu højere boligstandard uden væsentlige huslejestigninger. Nyt beboerlokale I forbindelse med driftssamarbejdet med Bispeparken blev der lavet et fælles ejendomskontor i det gamle beboerlokale. Siden da er der blevet arbejdet på at genetablere et nyt beboerlokale i det gamle ejendomskontors lokaler. Det nye lokale er større og har væsentligt bedre toilet- og køkkenfaciliteter, og vi arbejder på at lave et lokale, som er bedre egnet til større selskaber - dvs. der er lavet støjisolering i loftet, der er indkøbt en professionel opvaskemaskine, og vi er i øjeblikket ved at finde penge til indkøb af ekstra møbler og udstyr. Som noget nyt bliver beboerlokalet lejet via ejendomskontoret, hvilket giver nogle fordele og ulemper; der skal fremover ikke betales depositum, og afregningen sker via huslejen, så beboerne behøver ikke mere at betale med kontanter. Side 2 af 10

3 Til gengæld vil det ikke mere være muligt at leje enkelte dage i weekenden, da der ikke er noget personale til at modtage/aflevere lokalet. Derfor har bestyrelsen vedtaget, at lejen skal være kr. 300,- i hverdage og kr. 750 i weekenden (fredag til søndag). Årets afdelingsmøde vil blive afholdt i lokalet, så der er mulighed for at få en forhåndsvisning i forbindelse med mødet. Ny gæstelejlighed Vi arbejder også på at etablere en ny gæstelejlighed, som er separat fra beboerlokalet. Det er en 2-værelses lejlighed, som ligger ud til Tomsgårdsvej. Der er elevator, spisekøkken og plads til 6 overnattende gæster. Der vil desuden være TV med fuldpakke og internet. Bestyrelsen har vedtaget, at lejen skal være kr. 300,- i hverdage og kr. 750 i weekenden, da der heller ikke her er mulighed for at leje enkelte dage i weekenden (fredag til søndag). Både beboerlokalet og gæstelejligheden er under etablering. Da arbejdet med stederne foregår som ekstraarbejde i driften, samt frivilligt arbejde fra bestyrelsens side, er det desværre ikke muligt at sige præcist, hvornår lokalerne er klar til udlejning. Men vi regner med, det sker i løbet af sommeren. Aktiviteter i Mødestedet (Skoleholdervej 19) Vi har i løbet af det seneste år sagt goddag og farvel til flere aktiviteter; i slutningen af april stoppede RÅDerummet (økonomisk rådgivning til beboere i huslejerestance på Bispebjerg). Det to-årige pilotprojekt stoppede som planlagt, og vil blive savnet, da det var en stor succes. Men Beboerprojekt Bispebjerg har ansat Kia - en af de tidligere medarbejdere til at forankre RÅDerummets erfaringer i beboerprojektet sammen med Nøk. I løbet af efteråret 2014 blev der etableret en forældregruppe for at dæmme op for en voksende utryghed hos forældrene i den store gård. Problemet er, at gården får besøg af fremmede børn, som opfører sig truende, og tanken er, at hvis der er større voksentilstedeværelse i gården, vil de fremmede børn opføre sig bedre. Gruppen har fået en nøgle til Mødestedet, så de har mulighed for at mødes et sted. I foråret er der lavet to aktivitetsgrupper for hhv årige drenge og piger (arrangeret af Bashir i forældregruppen). og 7-13 årige piger (arrangeret af mødrene i forældregruppen). Drengene mødes om lørdagen kl og pigerne om fredagen kl Begge grupper er åbne for alle, der er i målgruppen. Lektiecafeen for børn kører stadig godt, og der er et godt fremmøde. Der er lektiehjælp hver tirsdag og torsdag kl Side 3 af 10

4 Børne- og ungdomsforvaltningen har familierådgivning om tirsdagen kl Sundhedsplejen har aktiviteter om onsdagen kl (kvindegruppe) og torsdagen kl (åbent hus). NV-net Vores lokale IT-laug NV-net (743 tilslutninger) er blevet større i løbet af Klokkergården (169 tilslutninger) og Ringergården (133 tilslutninger) er kommet med i fællesskabet, som nu tæller omkring tilslutninger. Som noget nyt vil det være muligt for hver afdeling at tilmelde sig til internet kollektivt (dvs. alle lejligheder er tilsluttet internettet). Dette giver en væsentlig reduktion i prisen (fra 50 til 35 kr.), da der er meget lidt administration forbundet med denne løsning. Det betyder også, at de enkelte lejere ikke skal tænke på at melde sig til og fra, da alle lejligheder er tilsluttet permanent. Tendenser: Internettilslutningerne er opadgående: 462 til 632 ( ) ca. 84% penetration (743 tilslutninger). Fastnet-telefoni nedadgående: 211 til 126 ( ) ca. 16,9% penetration. TV-tilslutningerne er svagt nedadgående: totalt (635 abonnenter), derudover er der en migration fra fuldpakke til især grundpakke ca. 85,5% penetration i alt. Årsagen kan være høje pakkepriser samt stigende tendens til brug af streaming-tjenester (TV over internettet). Priser i 2016: Fællesafgifter: Laugsbidrag pr. mdr. kr. 40,00 TV Grundpakke pr. mdr. kr. 85,00 Mellempakke pr. mdr. kr. 260,00 Fuldpakke pr. mdr. kr. 345,00 Copydan, grundpakke kr. 27,00 Copydan, mellempakke kr. 31,00 Copydan, fuldpakke kr. 38,00 Skift fra mindre til større pakke kr. 120,00 Skift fra større til mindre pakke kr. 420,00 Internet: kr. 50,-/mdr. Forbindelsen er fælles dvs. vi alle sidder på samme internetforbindelse. Trafikken styres af et program (en så kaldt traffic shaper), som sørger for,at båndbredden bliver ligeligt fordelt blandt brugerne. Båndbredden er i øjeblikket på 500 Mbit (700 Mbit fra næste år). Den oplevede båndbredde er pt. omkring 80/80 Mbit., og den stiger ifølge vores kontrakt automatisk hvert år. Men som følge af en planmæssig udskiftning af Side 4 af 10

5 netværksudstyr (switche) i afdelingen, vil hastigheden stige yderligere, når opgraderingen er gennemført. Telefoni: Takseret abonnement Med takseret abonnement betaler du et fast månedligt abonnement samt for dit forbrug. Abonnement pr. måned kr. 29,00 Fastnet inden for foreningen kr. 0,00 Fastnet i øvrigt kr. 0,14 Mobil kr. 1,40 Opkald inden for foreningen kr. 0,00 Opkald i øvrigt kr. 0,20 Opkald til udland, servicenumre, særtjenester og 70- og 90-numre takseres særskilt afhængigt af tjenesten. Fri fastnet Alle dine samtaler til almindelige fastnettelefoner vil være inkluderet i dit månedlige abonnement. Det betyder, at du ikke bliver takseret for opkald til almindelige fastnettelefoner i Danmark. Abonnement pr. måned kr. 69,00 Fastnet inden for foreningen kr. 0,00 Fastnet i øvrigt kr. 0,00 Mobil kr. 1,19 Opkald inden for foreningen kr. 0,00 Opkald i øvrigt kr. 0,20 Opkald til udland, servicenumre, særtjenester og 70- og 90-numre takseres særskilt afhængigt af tjenesten. Fastnet fri tale Alle dine samtaler til almindelige fastnettelefoner vil være inkluderet i dit månedlige abonnement. Det betyder, at du ikke bliver takseret for opkald til almindelige fastnettelefoner i Danmark. Abonnement pr. måned kr. 119,00 Fastnet inden for foreningen kr. 0,00 Fastnet i øvrigt kr. 0,00 Mobil kr. 0,00 Side 5 af 10

6 Opkald inden for foreningen kr. 0,00 Opkald i øvrigt kr. 0,20 Opkald til udland, servicenumre, særtjenester og 70- og 90-numre takseres særskilt afhængigt af tjenesten. Oprettelse Du kan blive oprettet som bruger af NV-Net's telefoni, ved at udfylde en tilmeldingsformular, som du finde på dit ejendomskontor, eller kontakte Dansk Kabel TV. Oprettelse af telefonabonnement kr. 99,00 Nummerflytning kr. 125,00 Beretningen blev herefter godkendt. Ad 4 Forslag 1. Forslag om energipulje til udarbejdelse af energihandlingsplan forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Katrine Flarup Jensen fra fsb driftsafdelingen fremlagde på vegne af afdelingsbestyrelsen forslag om, at afdelingsmødet godkender, at fsb drift søger energihandlingsplanspuljen om støtte til, at en rådgiver udarbejder en plan for at nedbringe Gravervænget/Møllerloddens energiforbrug. Herved godkender afdelingsmødet, at afdeling afsætter kr. til udarbejdelse af en energihandlingsplan i Brugen af de afsatte midler er betinget af, at der modtages støtte fra regeringens energisparepulje på kr., så der kan udarbejdes en energihandlingsplan for i alt kr. Begrundelse for forslag fsb har mulighed for at søge Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters energisparepulje til almene boliger. Støtten ud gør 50 % af udgiften til udarbejdelse af en energihandlingsplan, dog maks kr. Dvs. at ved et samlet budget på kr. til udarbejdelse af en energihandlingsplan finansieres halvdelen af Regeringens energisparepulje, og den anden halvdel finansieres af afdelingen. Gravevænget/Møllerlodden er en af fsb s højst forbrugende afdelinger m.ht varmeforbrug. I 2014 blev der brugt 182 kwh/m 2 /år til opvarmning, det skal sammenlignes med fsb gennemsnittet på 125 kwh/m 2 /år, jf. det grønne regnskab En energihandlingsplan kan undersøge og kvalificere forskellige muligheder for at nedsætte afdelingens varme- og fælles elforbrug. Med udarbejdelsen af en energihandlingsplan får afdelingen et overblik over besparelsesmuligheder, der giver mulighed for langsigtet planlægning af vedligehold og renoveringsopgaver. Desuden vil en miljø- og energikonsulent samle rentable forslag i samarbejde med afdelingsbestyrelsen og lave en indstilling til energipuljen. Herved kan afdelingen opnå rentefrit lån for at gennemføre energibesparende tiltag, der betales tilbage i Side 6 af 10

7 årlige rater, der svarer til energibesparelsen. Denne ydelse omfatter også salg af første års CO 2 -besparelse. Økonomi Beløbet svarer til 1,1 % af budgettet og de vil blive taget af henlæggelser og har derfor ikke en direkte huslejekonsekvens. Forslaget blev vedtaget. 2. Forslag om forprojekt for ny affaldsløsning i den lille gård forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Katrine Flarup Jensen fra fsb driftsafdelingen fremlagde på vegne af afdelingsbestyrelsen forslag om, at afdelingsmødet godkender, at der afsættes kr. til udarbejdelse af et forprojekt for en ny affaldsløsning i den lille gård. Forprojektet vil omfatte: Affaldsgennemgang af en miljø- og energikonsulent, der gennemgår nuværende affaldshåndtering til grundlag for optimeringsforslag og udarbejder en rapport. Bestilling af beboerinformation og skilte fra Københavns Kommune. Møder med afdelingsbestyrelsen og børnebestyrelsen. Inddragelse af landskabsarkitekt der indhenter projekteringstilbud fra ekstern rådgiver til ny miljøgård. Tilbuddet danner grundlag for udarbejdelse af et forslag til afdelingsmødet 2016, så der kan stemmes om det egentlige projekt vedrørende ny affaldsløsning i den lille gård. Begrundelse for forslaget Affaldshåndtering, og de øgede krav til affaldssortering i Gravevænget/Møllerlodden, er årsag til frustration blandt beboere og driftsfolk. Den eksisterende indretning af affaldsskure i den lille gård er ikke tilstrækkelig. Der er ikke plads i affaldsskurene til beholderne til genanvendelige fraktioner (pap, papir, hård plast, elektronik og metal). Dette medfører, at affaldssorteringen ikke motiveres, og at der i dag er et stort oprydningsarbejde for driftspersonalet. Københavns Kommune indførte i 2014 et volumengebyr på dagrenovation, samt bøder for fejlsortering af de genanvendelige fraktioner, så mindre og fejlagtig udsortering af husholdningsaffaldet har en økonomisk konsekvens og er en stor miljøbelastning for afdelingen. For at forbedre affaldsforholdene i den lille gård foreslå afdelingsbestyrelsen, at der udarbejdes et forprojekt for en ny affaldsløsning i den lille gård. Økonomi Beløbet svarer til 0,4 % af budgettet og de vil blive taget af henlæggelser og har derfor ikke en direkte huslejekonsekvens. Forslaget blev vedtaget. Side 7 af 10

8 3. Forslag om internet til alle forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Niels fremlagde forslag om, at Gravervænget/Møllerlodden indgår aftale ned itlauget NV-net om kollektiv tilslutning af internet, således at alle lejligheder i boligafdelingen er tilsluttet internettet, og dermed også er med til at betale for det. Ved kollektiv tilslutning vil udgiften til internetforbindelse blive 35 kr. pr. måned (inkl. moms) pr. lejemål. For lejere, der allerede abonnere på en internetforbindelse, vil der være en besparelse, for lejere som ikke bruger boligafdelingens internet, vil der være en merudgift. Økonomi Vedtagelse af forslaget vil medfører, at udgifter til internettet kun vil blive opkrævet som en fællesudgift mod en individuel og fællesudgifts opkrævning i dag. Prisen for internettet vil være 35 kr. pr. måned. Forslaget blev vedtaget. 4. Forslag om ansættelse af en konsulent i en 2-årig prøveperiode forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Niels introducerede forslaget, om ansættelse af en medarbejder 15 timer om ugen i en konsulentfunktion. Bestyrelsen foreslår, at funktionen kan laves som et 2-årigt pilotprojekt, hvor ideer kan afprøves, og der kan laves en metodeudvikling, som eventuelt kan idriftsættes ved periodens udløb. Den primære grund til at idriftsætte en konsulent, er at imødegå den uhensigtsmæssige adfærd hos enkelte beboer. Funktionen er tænkt som et supplement til den normale drift, og den skal løse nogle opgaver, som ikke bliver løst i dag, fordi de ligger uden for de almindelige driftsopgaver. Årsagen til unødvendige merudgifter er mange, men en proaktiv håndtering kan betyde, at en del af adfærden bliver stoppet, inden udgifter bliver uforholdsmæssig stor. Økonomi En konsulent vil kost omkring kr. årligt, og kr. i den 2-årige periode. Beløbene er eksklusiv feriepenge. Dette vil betyde en stigning på 1,7 %. Forslaget blev vedtaget. Ad 5 Regnskab for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler Regnskab for rådighedsbeløb på kr blev godkendt. Regnskab for aktivitetsmidler på kr ,85 blev godkendt. Beboerlokaler har ikke været lejet ud i perioden, og der var derfor ikke noget regnskab. Side 8 af 10

9 Ad 6 Budgetter for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler Budget for rådighedsbeløb på kr blev godkendt. Budget for aktivitetsmidler på kr blev godkendt. Ad 7 - Boligafdelingens driftsbudget for det kommende år Steven Leslie Budden gennemgik budgettet. Budgettet blev herefter godkendt med lejeforhøjelse på 1,2 % pr Ad 8 Valg Hazem EL-Yahya modtog genvalg som medlem Sascha Iversen modtog genvalg som medlem Kassem Kanaan modtog genvalg som medlem Mohamed Laroub modtog valg som medlem Ingelise Olsen modtog valg / genvalg som 1. suppleant Bent Kaarill modtog valg / genvalg som 2. Suppleant Der blev ikke valgt kritisk revisor eller revisorsuppleant for perioden Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig efterfølgende afdelingsmødet. Afdelingsbestyrelsen ser herefter således ud Niels Dolmer - formand ( ) Jesper Gotha Andersen ( ) Carsten Petersen ( ) Hzem EL-Yahya ( ) Sascha Iversen ( ) Kassem Kanaan ( ) Mohamed Laroub ( ) Suppleanter Ingelise Olsen ( ) Bent Kaarill ( ) Ad 9 Eventuelt En beboer forslog, som løsning på de mange henstillede effekter i kælderen, at man skulle kunne hente en mærkat på boligkontoret til at øremærke de ting, man ønskede at beholde. Der blev spurgt ind til beboerlokalet og gæstelejligheden. Det blev oplyst, at beboerlokalet og gæstelejligheden nu er separeret, og at gæstelejligheden har fået flere sengepladser. Side 9 af 10

10 Beboerlokalet har fået installeret en støjsensor, der slukker for strømmen, såfremt der er for meget larm. Strømmen vil være slukket i omkring 10 minutter. Tredje gang strømmen går pga. af for megen støj, vil strømmen ikke tænde igen. Flere af beboerne oplever problemer med, at folk tisser i gården. Afdelingsbestyrelsen oplyste, at man åbner op for fællestoiletterne i gården, nu hvor det er sommer. Der vil blive sat skilte op, så beboerne gøres opmærksom på, at der er tilgængelige toiletter i gården. Formanden oplyste, at han på baggrund af varmeproblemerne i maj måned har været i kontakt med energiteknikkerne i fsb, der oplyste, at en løsning på problemet kan være en nedjustering af tvangsudluftningen, så udluftningen ikke er så kraftig. Formanden oplyste endvidere, at han har forespurgt, om temperaturstyringen kan sættes op fra 15 til 17 grader. Denne temperaturstyrring vil køre året rundt. Endvidere oplyste formanden, at han deltager i møder om byudvikling, der berører Gravervænget/Møllerloden og det nordlige Bispebjerg. Byudviklingen hænger sammen med et projekt om udvikling af Bispebjerg Kirkegård, idet man forsøger at skabe flere grønne områder og bedre udnyttelse af området. Dirigenten, Steen Søndergaard Thomsen takkede herefter for et godt møde og erklærede mødet for hævet kl Side 10 af 10