Temadag gav tips til at overleve juratiden

Transkript

1 Temadag gav tips til at overleve juratiden Det er blevet sværere at være offentlig indkøber i en tid, hvor jurakravene strammes og leverandørerne sjældent holder sig tilbage fra at klage. Godt hundrede indkøbsansvarlige på forskellige niveauer mødtes 9. februar 2012 til en temadag for at dele viden om indkøbsregler og mulighederne for at bruge rammeaftaler fra indkøbscentraler som fx SKI. Temadagen bestod af en række fælles oplæg og en række valgfri workshops. Her bringer vi et kort overblik over to af formiddagens oplæg, samt nogle refleksioner fra deltagerne om deres udbytte af arrangementet

2 Indkøbsjuraens A-B-C Peter Dann Jørgensen fra advokatfirmaet BvHD lagde hårdt ud i dagens første oplæg: Der bliver brugt alt for meget krudt på juristeri for at overholde udbudsreglerne, og man kan ikke bare sætte en advokat til at køre et udbud fra A til Z, for det kræver indsigt i, hvad organisationen har af konkrete behov. Selvom advokaten lever af at rådgive om udbudsjura, var oplægget ikke ubetinget reklame for brug af juridisk rådgivning. Rammeaftaler skal blive mere brugervenlige Men oplægget var omvendt heller ikke ren reklame for indkøbscentraler som SKI og SI, som ifølge Peter Dann Jørgensen bør have et større fokus på at være er brugervenlige: Det burde være nemt at benytte rammeaftaler, men det er det ikke i alle sammenhænge. SKI bør gøre det nemmere for jer indkøbere at bruge aftalerne korrekt. Juristen slog samtidig fast, at selvejende institutioner er offentligretlige organer, og at de dermed er omfattet af udbudsdirektivet, med hvad der deraf følger af krav om annonceringspligt for mellemstore ordrer og EU-udbud for de større kontrakter. Der er nogle indkøbere, der siger Fanden stå i, hvad Klagenævnet mener. Til dem er jeg nødt til at sige: Jo, Klagenævnet betyder rent faktisk noget nu. jurist Peter Dann Jørgensen Der er især kommet fokus på overholdelse af reglerne, siden håndhævelsesloven trådte i kraft i 2010 og indførte sanktionen uden virkning, der gør det muligt for en leverandør at klage og få ophævet en allerede indgået kontrakt. Samtidig kan der komme en bøde til ordregiveren, hvilket to danske gymnasier for nylig har fået at mærke. Det øgede jurafokus kunne måske få nogle indkøbere til at spekulere i at bøje reglerne, men det advarer advokaten kraftigt mod: Der er nogle indkøbere, der siger Fanden stå i, hvad Klagenævnet mener. Til dem er jeg nødt til at sige: Jo, Klagenævnet betyder rent faktisk noget nu. Og fusk og julelege bliver måske opdaget. Fx er det ulovligt at prøve at opdele kontrakter i mindre dele for at undgå udbud. På den anden side bør I passe på med at prøve at holde jer lige under tærskelværdierne. Så risikerer I, at I sidder i hver jeres ende af bygningen og køber for hver jeres kr., men beløbene skal lægges sammen, hvis det er på samme indkøbsområde, og så risikerer I at I alligevel kommer over tærskelværdien for udbudspligten. Der blev også tid til et par spørgsmål fra salen, bl.a. om, hvorvidt tilbudsgiver kan kræve kompensation, hvis ordregiver har lavet fodfejl (svar: ja, hvis fejlen ikke har været synlig for tilbudsgiver), og om man kan føre dialog med leverandører på forhånd uden at blive erklæret inhabil (svar: ja, til en vis grad, da ordregiver har pligt til at undersøge markedet). Til slut kommenterede juristen på nogle af de uklarheder, der efter hans opfattelse stadig eksisterer i lovgivningen, og hvordan man kan gardere sig mod eventuelle senere juridiske overraskelser: Jeg har 15 års erfaring i at arbejde med udbudsjura, og der er stadig områder i udbudsdirektivet, som der ikke tidligere har været praksis inden for. I Danmark har vi efter min vurdering malet os op i et hjørne omkring fortolkningen af direktivets bestemmelser om brugen af rammeaftaler med flere leverandører, og jeg vil opfordre alle til at sikre sig mod tildelingsklager ved at bruge muligheden for at lave en frivillig forhåndsbekendtgørelse ved brug af rammeaftaler, afrundede Peter Dann Jørgensen.

3 Indkøbspolitik er en del af løsningen tag førertrøjen på Loven skal overholdes, når man foretager offentlige indkøb, men hensynet til juraen skal indgå som en del af en samlet indkøbspolitik, hvor der både er fokus på små og store potentialer, og hvor ledelsen og dermed hele organisationen bakker 100 pct. op. Det var budskabet fra Aage Toft-Christensen, leder af indkøbsfællesskabet IFIRS, som holdt dagens andet oplæg: Indkøbspolitik for institutioner: Hvorfor og hvordan?. Hvis man ikke er opmærksom, når man underskriver en leveringsaftale med en leverandør, kommer man til at skrive under på leverandørens betingelser. Det kunne for eksempel være, at man kun får tre dages betalingsfrist. Den måde at købe ind på kalder jeg at sidde på bagsædet af indkøbsbilen. Men vi skal ikke sidde på bagsædet, vi skal helt frem i front, og vi skal helst også have godt fat om rattet. For det skal ikke længere hedde det er jer, der sælger til os, men derimod det er os, der køber fra jer. Derfor er det nødvendigt at have en indkøbspolitik. Som helt konkret eksempel spurgte Toft-Christensen åbent ud i forsamlingen, om alle var opmærksomme på, hvad varernes emballage koster: Hvis vi betaler 100 kr. for en europa-palle, så kan det være, vi kun får 65 kr., tilbage, når vi returnerer den. Det er en meget almindelig situation i dag. Men jeg mener ikke, det er godt nok: vi skal da have alle vores 100 kr. tilbage. Det er dog ikke den enkelte pedel eller disponent, der skal tage initiativet. Beslutningen skal, ifølge Aage Toft-Christensen, komme oppefra og bredes ud til hele organisationen på en meget håndfast måde: Det er ledelsens pligt at sætte sig ind i reglerne for indkøb, og det er ledelsens beslutning, hvad der skal stå i indkøbspolitikken. Disponeringsretten skal være klart defineret i organisationen, og alle skal vide, at man har en indkøbspolitik, ellers er politikken intet værd. Derfor skal den sendes ud til alle i organisationen, fx på mail som pdf-fil. Hvis ledelsen står bag politikken, kan ingen medarbejdere være ligeglad med den. Og hvis nogen alligevel er ligeglad, er der jo ingen der siger, at vedkommende behøver at være ansat længere, sluttede Aage Toft-Christensen. SKI: Vi vil gøre det nemmere at bruge vores rammeaftaler Kan en rammeaftale være lækker at bruge? SKI vil fokusere mere målrettet på at gøre rammeaftalerne brugervenlige, lover kunde- og kommunikationsdirektør fra SKI. Kritikken af manglende brugervenlighed på SKI s rammeaftaler har ikke været forgæves SKI lytter, og vil gøre mere for at gøre tildelingen let. Jeg ved ikke, om en rammeaftale ligefrem kan blive lækker, men vi arbejder hen mod, at vores aftaler skal være lige til at gå til, på samme måde, som en god mobiltelefon, som virker lige ud af æsken, sagde Jan Michelsen, kunde- og kommunikationsdirektør fra SKI, på temadagen. Konkret betyder det, at SKI har standardiseret rammeaftalernes opbygning, og fokuserer mere på kundeinvolvering i udbudsfasen. Når rammeaftalerne træder i kraft, stiller SKI vejledninger og værktøjer til rådighed, der gør tildelingen af den enkelte leveringsaftale lettere. Senere i 2012 vil SKI s udskældte indkøbsside Netindkøb få en overhaling, så den også bliver mere brugervenlig. SKI fastholder fokus på de selvejende institutioner De selvejende institutioner fortsætter med at have høj prioritet i SKI. Jan Michelsen fastslog, at SKI ønsker at udvikle og styrke samarbejdet med sektoren, i forlængelse af det gode samarbejde, der har eksisteret i kraft af partnerskabsaftalen siden 2008, og som har kastet

4 en lang række aktiviteter af sig bl.a. miniudbud på tværs af institutionsområdet inden for el, gas, energimærkning mv. I 2012 bliver der blandt andet mulighed for, at de selvejende institutioner kan vælge at gå med på de kommunale forpligtende indkøbsaftaler, som skal etableres frem mod 2015 som en del af aftalen om kommunernes økonomi, og hvor SKI s rolle er at være operatør. De første fire aftaleområder er Multifunktionsmaskiner og printere, Forbrugsartikler, Kontormøbler og Computere. Flere aftaler vil følge, og seneste nyt kan findes på Sideløbende fortsætter SKI med at udbyde de klassiske frivillige fællesoffentlige rammeaftaler. Listen over alle SKI s kommende rammeaftaler ligger på Statens Indkøb også på vej med nye aftaler Sideløbende med SKI s nye udbud er Statens Indkøb under Finansministeriet også på vej med nye rammeaftaler. Områderne Rengøring, Kontrolcentral og Vagt er helt nye aftaleområder for SI, hvorimod PC, Datakommunikation, Servere og Storage er genudbud af tidligere rammeaftaler. Sjette bølge af aftaler fra Statens Indkøb Genudbud PC Datakommunikation Servere Storage De tre principper bag statens indkøbsprogram er standardisering, koordinering og brugerens forudgående forpligtelse til at benytte rammeaftalerne, fortalte Kontorchef Julie Vig Albertsen fra Statens Indkøb, som blandt andet fremhævede aftalen for datakommunikation for at give brugeren en kombination af lave priser og høj kvalitet. De nye aftaler fra Statens Indkøb bliver frivillige at benytte. Nye udbud Rengøring Kontrolcentral Vagt Hørt på dagen: Flere overordnede ting er faldet på plads for mig i løbet af temadagen især omkring hvordan vi kan undgå forskellige klassiske indkøbs-faldgruber. Oplægget om indkøbspolitik var især interessant, og det giver rigtig god mening selvfølgelig skal man have en politik for indkøb. Det skal vi bestemt arbejde videre med herfra. Eftermiddagens program har haft en god blanding af fagligt indhold og vidensdeling med andre i samme situation. Jeg fornemmer, at her er en god stemning af, at alle er her af eget initiativ og at alle vil det. Det er inspirerende. -Ivan Mott, teknisk serviceleder, VUF

5 Vores største indkøbsudfordring er uden tvivl EU-regulativet, især i forhold til indkøb af bøger. Gymnasier er en vidensbaseret virksomhed, og en matematikbog er ikke bare en hvilken som helst matematikbog. Temadagen har især været interessant omkring udfordringerne med at udarbejde og implementere en indkøbspolitik, og så er SKI s kommende rammeaftale for brændstof også relevant for os at høre mere om det er jo altid interessant at spare halvanden krone pr. liter diesel til gymnasiets køretøjer. - Flemming Hansen, vicerektor, Den Jydske Haandværkerskole - Henrik Thingbjerg Kam, logistikchef, Frederiksborg Gymnasium og HF Juraoplægget var rigtig godt især de problemstillinger, der læner sig op af tærskelværdierne. Selvfølgelig kan man ikke gennemgå det hele på kort tid, men oplægsholderen kom godt omkring det. Jeg mener, det er vigtigt at bruge rammeaftaler, enten fra SKI eller fra Statens Indkøb, men jeg undrer mig noget over, at det virker som om, der er dobbeltkonfekt, dvs. overlap mellem ydelsesområderne hvorfor indgår både SKI og Statens Indkøb nogle gange rammeaftaler for de samme produkter? Workshoppen om computerredskaber til at holde styr på bygningsdrift var også interessant. Vedligeholdelsesoversigter på computeren er et fantastisk redskab til at få overblik og præsentere, fx for bestyrelsen, og der er brug for overblik nu, hvor bygningsmasserne bliver lagt sammen, og hvor resultatet hurtigt bliver for stort til at én mand kan holde styr på det uden et samlet system. Men hvor mange mandetimer vil det koste at sikre, at data altid er helt up-to-date? Hvis data ikke bliver vedligeholdt, er de intet værd, og måske endda værre endnu: man risikerer at få en fornemmelse af falsk tryghed. Temadagen har både haft et godt fagligt indhold og givet mulighed for at dele viden på tværs. Der er generelt kød på SKI-arrangementerne, men måske det ville give mening at have færre emner og mere tid til at gå i dybden med dem? - Jan Levin, servicechef, Tech College Aalborg