Referat af. Bestyrelsesmøde nr. 80 i BO-VEST Onsdag den 29. oktober 2014 kl Malervangen 1, Glostrup.

Transkript

1 Referat af Bestyrelsesmøde nr. 80 i BO-VEST Onsdag den 29. oktober 2014 kl Malervangen 1, Glostrup. 29. okt Mødedeltagere: Vinie Hansen, Dorthe Larsen, Karl Neumann Hugo Thuge, Jørgen Fahlgren Allan Nielsen, Biba Schwoon, Per Mogensen Thomas Green-Andersen Kim Corlin (observatør) Fra administrationen Ulrik Brock Hoffmeyer Jette Stenholt Dagsorden 0. Lukket punkt Godkendelse af dagsorden Status på spare/indtægtskataloget Orientering om hjemfald i Albertslund Kommune Orientering om Malervangen Styringsdialog: Godkendelse af styringsrapporter for administrationsselskabet regnskabet Tilfredshedsundersøgelse af beboermagasinet og beslutning om kommuniktionsprodukter til beboerne i BO-VEST Medlemskab af foreningen Byggeriets Samfundsansvar Evaluering af Almene Boligdage Evaluering af Miljøforum Fastsættelse af dato for Temamøde om drift Direktionens beretning Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Punkter til næste møde Næste møde og kommende møder Eventuelt... 18

2 Til drøftelse og beslutning 0. Lukket punkt BO-VEST-bestyrelsen godkendte Ulrik Brock Hoffmeyers indstilling. 1. Godkendelse af dagsorden Administrationen ønskede tilføjelse af et punkt 0. Med denne tilføjelse blev dagsordenen godkendt. - at bestyrelsen godkender dagsordenen, som den foreligger. 2. Status på spare/indtægtskataloget Bestyrelsen tog status til efterretning. - at bestyrelsen tager status til efterretning. Beskrivelse I løbet af foråret har BO-VEST-bestyrelsen i samarbejde med ledelsen arbejdet på at finde besparelser og indtjeningsmuligheder, så 2015-budgettet ikke overskrides, selvom der er ansat flere medarbejdere med det formål at øge kompetencer og serviceniveau i BO- VEST, og selvom, der anvendes flere penge på IT som en del af digitaliseringsstrategien. Generelt set går det godt med effektueringen af besparelserne, mens indtjeningen ikke er på plads. Der er endnu ikke en plan for strategisk indkøb klar, ligesom arbejdet med solceller afventer lovgivning på området. Ved en fejl tæller licenserne til bestyrelsesweb heller ikke med som en indtægt i Ulrik Brock Hoffmeyer vil på mødet give en kort status på arbejdet med spare/indtægtskataloget. Bilag 2. Spare/indtægtskataloget: Oktober 2014-vurdering af spare/indtjeningsmål vedtaget i foråret

3 3. Orientering om hjemfald i Albertslund Kommune Ulrik Brock Hoffmeyer tilføjede, at der fortsat forhandles mellem BL og de involverede kommuner - minus Albertslund, så sagen er ikke afklaret på nuværende tidspunkt. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse Kommunalbestyrelsen i Albertslund behandlede tirsdag d. 23. september 2014 en samlet indstilling om frikøbet af hjemfald VA s afd. 4 Række, 4 Nord, 4 Syd, Galgebakken og Banehegnet, samt AB s afd. Syd. en gik på, at der skulle frikøbes efter den såkaldte Københavnermodel, dvs. aktuel ejendomsværdi, en tilbagediskontering på 4 procent p.a. i forhold til hjemfaldstidspunktet og en samlet rabat på 40 procent. en blev godkendt enstemmigt af kommunalbestyrelsen. BO-VEST havde inden kommunalbestyrelsesmødet henvendt sig til kommunen - dels ved møde med borgmesteren, dels ved skriftlig henvendelse - for at anbefale en anden løsning. Årsagen til henvendelsen er, at BO-VEST var bekendt med, at der i længere tid har været ført hjemfaldsforhandlinger mellem BL og alle andre berørte omegnskommuner end Albertslund om en samlet løsning, der er mere fordelagtig for boligorganisationerne, end den ovennævnte - og med de nuværende ejendomsvurderinger meget dyre - Københavnermodel. Albertslunds fravær i de samlede forhandlinger hænger sammen med de første debatter om de store renoveringer i Albertslund allerede startede tilbage i Her blev der skabt en fælles forståelse for, at der i et samarbejde mellem kommunen, Landsbyggefonden og boligorganisationerne skulle igangsættes en meget stor og yderst påkrævet renovering af et stort antal boliger, hvoraf de fleste var pålagt hjemfaldspligt til Albertslund. I den forbindelse blev det aftalt, at der skulle ske frikøb for hjemfaldsklausulerne, hvilket dels ville sætte kommunen i stand til at afholde udgifterne til femtedelsordningerne, dels ville det sikre, at usikkerheden omkring det fremtidige ejerskab til de renoverede boliger blev fjernet. Den eneste kendte model for frikøb for hjemfald var på det tidspunkt den ovennævnte Københavnermodel På dette grundlag er boligerne i Kanalens Kvarter (VA55 og AB3704) for år tilbage blevet renoveret og frikøbt, mens der endnu ikke er sket frikøb i øvrige afdelinger i kommunen. 3

4 I lyset af de nye forhandlinger, er det opfattelsen i BO-VEST, at det vil være helt uacceptabelt, hvis der i Albertslund kommune gennemføres et frikøb, som betyder væsentligt mindre rabat end det, der aftales i de andre kommuner. Dette er meget klart tilkendegivet i forhold til Albertslund kommune. I tal drejer det sig om følgende beløb i Albertslund. Frikøb med 40 procent rabat vil koste i alt ca. 226 mio. kr., mens frikøb med 84 procent rabat vil koste ca. 60 mio. kr. for alle berørte afdelinger i Albertslund. Forskellen udgør altså ca. 166 mio. kr. VA s bestyrelse har på et bestyrelsesmøde godkendt, at de i forhold til Albertslund kommune vil tilkendegive, at boligorganisationerne kun ønsker at deltage i aftaler om frikøb, som indebærer samme rabatter, som aftaler om frikøb i andre københavnske omegnskommuner - samt opfordret til, at administrationen fortsætter dialogen med Albertslund Kommune. AB s forretningsudvalg støtter op om ovennævnte. AB s bestyrelse er orienteret pr. mail, og emnet vil blive behandlet på bestyrelsesmødet i december. Direktør Ulrik Brock Hoffmeyer vil give en supplerende orientering på bestyrelsesmødet. Bilag: 3. Kopi af BO-VESTs brev af 23. september 2014 til Borgmester Steen Christiansen 4. Orientering om Malervangen 1 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse Der henvises til vedlagte bilag. Bilag 4. Status på forhandlingerne om fremtidig leje af Malervangen 1 5. Styringsdialog: Godkendelse af styringsrapporter for administrationsselskabet regnskabet Bestyrelsen godkendte styringsrapporten. Administrationen indstiller, - at bestyrelsen drøfter og godkender styringsrapporten for BO-VEST til brug for styringsdialogen med Albertslund Kommune. 4

5 Beskrivelse: BO-VEST og boligorganisationerne skal til dialogen med kommunerne beskrive vores virksomhed og boligafdelingerne i en styringsrapport. Der skal udarbejdes en styringsrapport for hver boligafdeling, en styringsrapport for boligorganisationen samt en for administrationsselskabet. Styringsrapporten for BO-VEST er for størstedelen udfyldt af administrationen, dog er stamdata, økonomiske nøgletal genereret automatisk fra Landsbyggefondens databaser. Administrationen anbefaler, at bestyrelsen drøfter de enkelte punkter i rapporten, så der er enighed om, hvad der sendes til Albertslund Kommune. Den 18. september 2014 var der styringsdialogmøde mellem VA og Ishøj kommune, der er endnu ikke nogen aftaler med Albertslund, Brøndby og Greve kommuner. Relevant for strategien: Styringsdialogen understøtter BO-VESTs strategiske hovedspor om, at vores beboere er i fokus. Gennem styringsdialogen kan boligorganisationen og kommunen drøfte løsninger på fælles lokale problemstillinger i boligområderne. Desuden er styringsdialogen med til at sætte fokus på den sikre og ordenlige drift. Lovgrundlag: Reglerne om indførelse af styringsdialog som redskab i samarbejdet mellem det kommunale tilsyn og boligorganisationerne er trådt i kraft den 1. januar Regelgrundlaget for den nye styringsmodel fremgår af følgende bestemmelser: 5b, 6a 6f og 164 i lov om almene boliger m.v. 71 og 109 i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. Vurdering: Styringsrapporterne er et godt redskab til dialogen med kommunerne, hvor fælles udfordringer og løsninger i boligafdelingerne kan drøftes. Det er administrationens holdning, at dialogmøderne for hvert år bliver bedre og mere fokuserede. Administrationen vil i det kommende år arbejde med at kvalificere udfyldelsen af skemaerne. Tidsplan Styringsdialogmødet med Albertslund kommune forventes at blive afhold i inden årets udgang. Bilag: 5. Styringsrapport for BO-VEST, oktober

6 6. Tilfredshedsundersøgelse af beboermagasinet og beslutning om kommunikationsprodukter til beboerne i BO-VEST 2015 Bestyrelsen besluttede, at årsrapporten sendes ud til drøftelse i organisationsbestyrelserne med en opfordring til, at de tager stilling til, om der skal udarbejdes en fælles BO-VEST-beretning, eller om der skal udarbejdes en beretning for hver organisation. Administrationen udarbejder en indstilling med forskellige årsberetningsalternativer, inklusive overslag over økonomi, til organisationsbestyrelsernes møder i december. Årsberetningen tages op til drøftelse på BO-VEST-bestyrelsens møde i december. - At bestyrelsen tager stilling til omfang og udseende af beretningen for 2014 for BO- VEST - At beretningen kun udsendes til repræsentantskabet og lægges på BO-VESTs hjemmeside - At bestyrelsen beder de tre organisationsbestyrelser tage stilling til omfang og udseende af deres beretninger for 2014 Beskrivelse: Bestyrelsen vedtog på bestyrelsesmøde i marts 2014, at der i forbindelse med spare/indtægtskataloget skulle foretages en undersøgelse af beboernes holdning til årsberetningen og Beboermagasinet. Opsummering angående årsberetningen: Læserundersøgelsen af årsberetningen blev foretaget i juni måned og blev drøftet på bestyrelsesmødet i starten af september. Af de 1000 tilfældigt valgte husstande, der fik tilsendt spørgeskemaerne, svarede kun 81, dvs. 8%. Den lave svarprocent gør det vanskeligt at konkludere på resultatet, da det ikke kan ses som validt og dækkendende. Det skal snarere ses som et pejlemærke angående årsberetningen. Hovedkonklusioner vedr. årsberetningen: 47% bruger mere end 20 minutter på årsberetningen 35 % er meget tilfredse med årsberetningen 28% er tilfredse. 5 besvarelser tilkendegivet utilfredshed med artiklerne Topscorer blandt årsberetningens artikler er Kort Nyt om afdelingerne, efterfulgt af siderne om BO-VESTs økonomi og BO-VESTs formandsberetning. Selvom de få, der havde svaret, var rimeligt tilfredse med årsberetningen, så bestyrelsen det så som en mulighed, at der fremover udkommer en BO-VEST-beretning og økonomital i kort form, samtidig med at der udkommer et ekstra nummer af Beboermagasinet, men 6

7 bestyrelsen ønskede at afvente læserundersøgelsen af beboermagasinet, før der tages endelig stilling til årsberetningens fremtidige form samt antallet af beboerblade. Læserundersøgelsen af Beboermagasinet: blev foretaget midt i oktober, umiddelbart efter udsendelse af oktober-nummeret af Beboermagasinet. Undersøgelsen er dels udsendt til 1000 tilfældigt valgte husstande, dels har den kørt som en åben undersøgelse, hvor alle via en QR-kode i beboermagasinet og direkte på hjemmesiden kunne deltage i undersøgelsen. I alt har 128 svaret. 110 valgte at angive, hvilket boligselskab de bor i; 47 % er fra VA, 26 % er fra AB og 26 % er fra Tranemosegård, nogenlunde svarende til fordelingen af boliger på de tre organisationer. Aldersmæssigt ligger svarerne i den høje ende med 53 % over 60 år. Hovedkonklusioner vedr. læserundersøgelsen: Tidsforbrug: Det er meget individuelt, hvor lang tid respondenter bruger på at læse Beboermagasinet. Mens 57 % angiver, at de bruger under 15 minutter, angiver 43 %, at de bruger mellem enten minutter eller mere end 30 minutter. Svarene er dermed meget spredte. Tilfredshed: 41 % er meget tilfredse med Beboermagasinet 18 % er tilfredse. Utilfredshed: 10 (= 9,6 %) besvarelser tilkendegiver utilfredshed med artiklerne Indhold og prioritering: Respondenterne er tilfredse med indholdet i Beboermagasinet, og med prioriteringen af emner. Langt den overvejende del af respondenterne er meget interesserede eller interesserede (60 %) i emnerne, der behandles i Beboermagasinet. De emner, der vurderes som mest interessante, er renovering og helhedsplaner, beboerdemokrati samt tips og tricks til din bolig. Efterfulgt af miljø/klima/energi og boligsociale projekter. Kvalitet og billeder: Respondenterne er tilfredse med både antal af billeder i magasinet, og billedernes kvalitet. I forhold til artiklernes læse-sværhedsgrad, kvalitet og relevans, er tilfredsheden også gennemgående stor. Digital distribuering: Overordnet set ønsker 38 % af respondenterne, at læse Beboermagasinet på en tablet eller mobiltelefon, mens 45 % svarede det modsatte. Undersøgelsen viser, at der er stor forskel på gruppernes interesse for digitalisering. Kun gruppen med respondenter over 60 år, ønsker ikke at modtage og læse magasinet digitalt. De øvrige aldersgrupper derimod, tilkendegiver interesse herfra. Der er desværre kun få respondenter i disse grupper, der har valgt at besvare spørgsmålet og angive alder Administrationen afholder fokusgruppemøde om Beboermagasinet den 28. november. Der vil blive rapporteret om resultaterne på bestyrelsesmødet. Økonomi Beretningen koster ca kr. pr. udgivelse at udarbejde. Udgiften fordeles forholdsmæssigt mellem parterne (udgiften for BO-VEST har været kr.) 7

8 Der anvendes ca. 400 medarbejdertimer til udarbejdelsen eksklusiv timer til omdeling. De 400 timer er dækket af administrationsbidraget. Beslutter bestyrelsen af følge indstillingen og i 2015 blot udgive den mindre, lovpligtige version forventes materialet at koste maksimalt kr. i print mv. Der vil skulle bruges ca. 80 timer på udarbejdelsen. Beboermagasinet koster kr. pr udgivelse og tager ca. 130 medarbejdertimer at udarbejde, dertil kommer timer til omdeling. Tidsplan Arbejdet med årsberetning 2014 starter i efteråret 2014 og forløber frem til udgivelsen i april. Så beslutninger fra dette møde lægges straks ind i en tidsplan. Relevans for strategien Strategisporet om Sikker og ordentlig drift betyder, at vi hele tiden skal være opmærksomme på at anvende både personalemæssige og økonomiske ressourcer, så der opnås mest mulig nytte af pengene. Vurdering Der er generelt stor tilfredshed blandt beboerne med de to typer udgivelser, hvilket er tilfredsstillende. Beboerne foretrækker ikke umiddelbart den ene type udgivelse frem for den anden. Årsberetningen er dog meget dyrere at producere end beboermagasinet Administrationen indstiller, at vi i 2015 vælger at udgive en reduceret udgave af årsberetningen kun omfattende det lovpligtige, som er årsregnskab og beretning. Samlet set vil det her være muligt at spare lidt under kr. og 320 timer. BO-VEST vil isoleret set spare ca kr. og 320 medarbejdertimer. Den øvrige besparelse på ca kr. vil realiseres i organisationerne, hvis de vælger samme løsning. Beboermagasinet vil kunne udkomme som hidtil, så beboerne ikke oplever et stort tab af information. Bilag Tilfredshedsundersøgelse af Beboermagasinet, oktober Medlemskab af foreningen Byggeriets Samfundsansvar Punktet udsættes til næste møde, da der ikke var korrekte oplysninger angående økonomien. 8

9 - at bestyrelsen beslutter, at BO-VEST skal være medstifter af Byggeriets Samfundsansvar Beskrivelse: Bygherreforeningen og Realdania afholdt den 17. september en konference om byggeriets samfundsansvar, hvor der blev fremlagt et udkast til en kontrakt for den danske byggebranches samfundsansvar, et såkaldt charter. På konferencen var der bred opbakning til charteret blandt de over 100 beslutningstagere fra ejendoms-, bygge- og anlægsbranchen. På den baggrund indkalder Bygherreforeningen og Realdania til stiftende generalforsamling i Foreningen for Byggeriets Samfundsansvar den 7. november. Charteret, der er vedlagt som bilag, indeholder seks principper for, hvad det vil sige at operere samfundsansvarligt i den danske ejendoms-, bygge- og anlægsbranche. Det er disse seks principper, som underskrivere forpligter sig til at efterleve. Principperne er af overordnet karakter og handler om 1) at vurdere byggeprojekters risiko, 2) at indgå i dialog med samarbejdspartnere om samfundsansvar, 3) at indgå i dialog med interessenter, 4) at arbejder for bæredygtige løsninger, 5) at have ordentlige ansættelses- og arbejdsforhold og 6) at sikre uafhængighed og ikke-korrupt praksis. Foreningen har til formål at udbrede charteret og indsamle god praksis for, hvordan charterets principper føres ud i livet. Tidsplan Der er stiftende generalforsamling i Foreningen Byggeriets Samfundsansvar den 7. november kl Økonomi Det koster ikke noget, at være medlem. Relevans for strategien Medlemskab af omtalte forening er relevant i henhold til strategisporet vedrørende ASA, Alment Samfunds Ansvar. Vurdering Det er administrationens vurdering, at medlemskab af Foreningen Byggeriets Samfundsansvar vil give BO-VEST, der jo er storaktør inden for byggeri og renovering, en god mulighed for at være med til at rykke byggebranchen et markant i retning af større social ansvarlighed og bæredygtighed. Ved at underskrive charteret og dermed forpligte os på principperne løftes BO-VESTs egen ASA-strategi et niveau op og bliver en del at et bredere ASA-initiativ, som giver budskabet og kravene langt større gennemslagskraft. Bilag 7.1 Baggrundspapir for Charteret 9

10 7.2 Et ordentligt fundament, Charter ofr samfundsansvar i ejendoms, bygge- og anlægs branchen i Danmark 7.3 Udkast til foreningens vedtægter 8. Evaluering af Almene Boligdage Bestyrelsen evaluerede Almene Boligdage, herunder BO-VESTs stand. - at bestyrelsen evaluerer både BO-VESTs deltagelse og Almene Boligdage som helhed. Beskrivelse: Der blev den 5. og 6. september afholdt Almene Boligdage i Bella Centeret. BO-VEST deltog på Almene Boligdage med en stand, en workshop om Frivillighed samt udflugter til skulpturbanken i Hyldespjældet og renoveringen i Albertslund Syd. Der var i alt 17 betalende deltagere fra beboerdemokratiet. Fra administrationen deltog lederteamet både som gæster og som stand-personale. Derudover var nogle, både medarbejdere og beboerdemokrater, som benyttede den gratis adgang til messeområdet Standen var velbesøgt både fredag og lørdag. De besøgende var beboerdemokrater fra egne og andre selskaber, rådgivere, studerende, forskere og leverandører. I Annesophie Hansens workshop om frivillighed deltog ca. 60 personer. Der var 50 på ekskursion til Albertslund Syd og 20 til Hyldespjældets skulpturbank. Økonomi Budget: kr. Omkostninger i alt: kr. Regnskab er vedlagt. Antal arbejdstimer: ca. 200 (anslået timetal: ca. 180) Ledelsens timer på standen er ikke medregnet. Opsætning og bemanding af baren er finansieret af Tranemosegård og er derfor ikke med i dette budget. Bilag 8. Budget og regnskab for stand ved Almene Boligdage

11 9. Evaluering af Miljøforum Biba Schwoon oplyste, at planlægningsgruppen var glade for, at der var så mange deltagere i Miljøforum, og at de generelt havde fået gode tilbagemeldinger. Gruppen er i samarbejde med Agendacentret i gang med at planlægge næste Miljøforum under hensyntagen til de indhøstede erfaringer fra Miljøforum den 7. oktober. - at bestyrelsen evaluerer Miljøforum Beskrivelse: Det første Miljøforum blev afholdt den 7. oktober 2014 på Malervangen. Alle beboere var inviteret via bl.a. opslag, beboerblade, og omtale i lokalpressen. Der var ca. 30 deltagere. Det overordnede tema var affaldshåndtering og ressourcestrategien Danmark uden affald. Blandt programpunkterne kan nævnes oplæg fra Miljøstyrelsen om Danmarks ressourcestrategi for affald, Albertslund, Brøndby, Greve og Ishøj Kommuners planer for affald samt sorteringsforsøget på Galgebakken. Planlægningsgruppen var tilfredse med oplægsholderne men vurderede, at der var for meget envejskommunikation, og at formen derfor med fordel kan ændres til næste gang. Der vil ske opfølgning i lokalpresse og beboermedier, så der kan skabet bredere kendskab til Miljøforum blandt beboerne. Økonomi og ressourcer: Forplejning, foredragsholdere mm: Tidforbrug: ca kr. ca. 30 timer 10. Fastsættelse af dato for Temamøde om drift Bestyrelsen besluttede, at der holdes temamøde om drift den 23. februar Administrationen fremlægger et udkast til program på bestyrelsesmødet i december. Der udsendes snarest mail med datoen til alle organisationsbestyrelserne. - at bestyrelsen fastsætter en dato for et temamøde i januar 2015 for de tre organisationsbestyrelser om drift. Beskrivelse: Regeringen har opmærksomhed på effektiv drift i den almene sektor med det formål at opnå billigere boliger. På den foranledning og på grund af de ændringer, der sker i driften 11

12 og på ejendomskontorerne, har bestyrelsen ønsket, at der holdes et temamøde om drift med deltagelse af de tre organisationsbestyrelser og BO-VEST-bestyrelsen. Det foreslås, at mødet holdes på Malervangen den 2015 kl Effektiv drift vil blive taget op på flere niveauer i den kommende tid: På Boligpolitisk Forum den 4. november holder Bent Madsen et oplæg om emnet på helt overordnet plan, dvs. redegør for regeringens og ministeriets tanker. BO-VESTs temamøde i januar vil fokusere på den centrale drifts rolle i effektiviseringsprocessen. Det vil blandt andet omhandle projektet med at fastsætte et serviceniveau for den enkelte afdeling, forventninger til afdelingens ledelse, samdrift, udbud og arbejdet med at udvikle kompetencerne. De enkelte organisationer kan så derefter eventuelt gå tættere på effektiv drift i den konkrete dagligdag, hvis der er behov for det. VA holder et foreningsmøde om effektiv drift i februar, hvor der bl.a. vil blive diskuteret ejendomsmesterordning over for ejendomslederordning, og der vil formentlig blive gået mere i detaljen omkring det konkrete niveau for ejendomskontorets service. Økonomi og ressourcer: Ca kr. Arbejdstimer til forberedelse: ca. 40. Tidsplan: Hvis det besluttes at holde møde i januar, oplyses om datoen pr. mail til organisationsbestyrelserne snarest. Invitation med program for mødet udsendes inden jul. Relevans for strategien: Temamødet skal ses om led i at leve op til strategisporet om sikker og ordentlig drift. 11. Direktionens beretning Ulrik Brock Hoffmeyer gav en status på Bilagssagen og henvendelsen til SKAT. Bilagssagen: Statsadvokaturen har endnu ikke svaret på BO-VESTs anke over, at politiet har frafaldet tiltalen. Henvendelsen til SKAT Der afventes et skriftligt svar fra SKAT. 12

13 Ulrik Brock Hoffmeyer tilføjede desuden følgende: For lidt opkrævet Vaskerigebyr Der har fra 2011 været en fejl i faktureringen af vaskerigebyr, som betyder, at der er blevet opkrævet for lidt. Årsagen er en fejlprogrammering af det program, der styrer faktureringen af vaskerigebyret. Lidt forenklet er forklaringen, at den første dato i måneden, som er den dag, hvor mange af gebyrerne normalt bogføres, er blevet udeladt som en dato, hvor der skulle udskrives fakturaer fra. Administrationen uddyber sagen på bestyrelsesmødet i december 2014 og fremlægger en indstilling om faktureringen af manglende gebyr. Forskelsbehandling af gældsplagede beboere BO-VEST udsendte den 24. oktober en pressemeddelelse om det urimelige i, at bankerne ikke vil give kontanthjælpsmodtagere og andre beboere med en svag økonomi de nødvendige redskaber til at styre økonomien. Det gælder fx budgetkonto og adgang til netbank. Det har blandt andet resulteret i et indslag i TV Lorry lørdag den 25. oktober med et interview med BO-VESTs gældsrådgiver Stine Hartmann. Ulrik Brock Hoffmeyer overvejer sammen med branchen mulighederne for en reaktion over for bankerne. Askerød Fredag den 10. oktober sendte Radio 24/7 tre timers liveradio fra Askerød for at fortælle om den positive udvikling. En række personer beboere og andre, der alle har bidraget til at skabe et godt og trygt Askerød, deltog i programmet. Den 21. oktober udsendte BO-VEST en pressemeddelelse om den positive situation i Askerød. Det skete som reaktion på, at ministeren for by-, bolig-, og landdistrikter i en artikel på Politikens hjemmeside nævnte Askerød som eksempel på et boligområde, hvor nogle få unge kan chikanere flere tusinde mennesker. Dirigentuddannelse Alle tre organisationer har behandlet sagen på deres møder og har inviteret bestyrelsesmedlemmerne til at deltage i uddannelsen. Administrationen er i dialog med Bjarne Zetterstrøm, BL, om kurset, der forventes afholdt i foråret Deltagerne vil modtage nærmere information. Bestyrelsen kommenterede: - Orientering om ny lovgivning Afsnittet skal fremover have følgende overskrift: Orientering om ny lovgivning/ retspraksis. - Økonomimøder Fremover udarbejdes en kort skriftlig rapport til formanden. 13

14 - Habilitet Administrationen undersøger til næste møde forholdene omkring, at ejendomsfunktionærernes medarbejderrepræsentant i bestyrelsen har observatørstatus. - Boligpolitisk Forum Der er den 29. oktober tilmeldt 25 deltagere. En medarbejder fra Kommunikation deltager i arrangementet med henblik på videreformidling af mødets indhold. Bestyrelsen tog herefter direktionens beretning til efterretning. - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Orientering om ny lovgivning Ændret praksis mht. ansvar for gæster i boligen Der er i foråret 2014 afsagt en dom, der gør op med princippet om, at lejer altid er ansvarlig for sine gæsters opførsel. Vestre Landsret behandlede i marts 2014 en ankesag om udsættelse. En lejer havde fået ophævet sit lejemål, fordi der havde været knivstikkeri af grov karakter i vedkommendes lejlighed. Episoden havde først til en forråelse af ejendommens miljø, og det blev lagt til grund, at den havde ført til generel utryghed hos lejerne. De paragraffer, der blev henvist til var almenlejelovens 90, stk. 1, nr. 7, jf. 81, stk. 1, nr. 3, jf. 82, stk. 2 om tilsidesættelse af god skik og orden. Lejer ankede udsættelsen med den begrundelse, at episoden opstod og udviklede sig mellem gæsterne uden mulighed for, at lejer kunne nå at gribe ind. Ved den samlede vurdering blev der lagt vægt på, dels at episoden i det konkrete tilfælde var opstået og havde udviklet sig, uden at lejer kunne nå at gribe ind, dels på at det ikke var bevist, at lejers gæster tidligere havde udvist en adfærd, der kunne give ham anledning til at nægte dem adgang til sin lejlighed. Også selvom lejer tidligere havde fået to indskærpelser der gik på, at tilsidesættelse af god skik og orden ville føre til ophævelse af lejemålet. Lejer blev herefter frifundet for boligforeningens påstand om, at han skulle anerkende, at lejemålet var ophævet. Dvs. lejer blev ikke sat ud af boligen. Dommen har affødt undren i branchen, da den undergraver de principper om ansvar for egne gæster, der blev knæsat af Højesteret i forbindelse med branddommene fra Brabrand boligforening i august Dommene gik ud på, at lejer var ansvarlig for sin husstands gerninger herunder brandstiftelse i afdelingen. I disse sager var de skyldige børn af lejer og var ved ophævelsen af lejemålene fraflyttet boligerne. Der havde efter brandstiftelsen ikke været yderligere problemer omkring husstandene, hvorfor det alene var omstændighederne ved den kriminelle handling, der blev tillagt vægt i udsættelsen. 14

15 Økonomimøde formand-direktør Som følge af, at budgetkontrollen pr. 30. juni 2014 udviste et estimeret underskud for 2014 på 1,1 mio. kr. ønskede bestyrelsen en tættere opfølgning på økonomien fremover. Det blev besluttet, at de aftalte budgetkontroller skal leveres, samt at formanden efter ledelsens økonomimøde skal orienteres om den økonomiske situation af direktøren. Det første økonomimøde blev afholdt den 8. oktober, og der er fastlagt en møderække frem til februar. Formanden giver en kort opsummering på bestyrelsesmødet. Habilitet Under behandlingen af punktet om mandat til forhandling af lokalaftaler blev medarbejderrepræsentanten og observatøren for ejendomsfunktionærerne bedt om at forlade mødet af hensyn til deres habilitet. Bestyrelsen bad i den forbindelse administrationen om at tjekke op på habilitetsreglerne. I lov om almene boliger 18 står følgende: Et medlem af boligorganisationsbestyrelsen, en afdelingsbestyrelse, forretningsføreren eller en funktionær må ikke deltage i behandlingen af sager, hvori den pågældende eller andre, som vedkommende ved slægtskab eller på anden måde er nært knyttet til, har en særinteresse. Medarbejderrepræsentanten ville normalt sandsynligvis ikke have behøvet at forlade mødet i den konkrete situation, da lokalforhandlingerne i det givne tilfælde omhandler alle medarbejdere/ac ere, og det kan vurderes, at der ikke er tale om en særinteresse - og medarbejderrepræsentanten har jo som bestyrelsesmedlem tavshedspligt. Men eftersom medarbejderrepræsentanten i dette tilfælde er en del af AC ernes lokalforhandlingsdelegation, må han betegnes som inhabil, og det må vurderes, at det var korrekt, at han forlod mødet. Det er vurderingen, at observatøren altid kan blive bedt om at forlade mødet i forbindelse med medarbejderspørgsmål. Eftersom observatøren også er en del af ejendomsfunktionærernes lokalforhandlingsdelegation, var han i lighed med medarbejderrepræsentanten klart inhabil her. Projekt om sammentænkning af fysiske og boligsociale indsatser ved renovering af almene boliger Bestyrelsen godkendte på bestyrelsesmøde den 16. juni 2014, at administrationen skulle udarbejde et udkast til ansøgning til Almennet om projekt for sammentænkning af fysiske og boligsociale indsatser ved renovering af almene bebyggelser. Set i lyset af travlheden i byggeadministrationen med både mange store byggesager og et omfattende udviklingsprojekt samt generelt opmærksomhed i administrationen på at anvende ressourcerne til projekterne i spare/indtægtskataloget har administrationen besluttet at udskyde ansøgningen til Almennet. 15

16 Uddeling af social pris i Bruxelles Mandag den 6. oktober blev den europæiske pris for socialt ansvar på boligområdet European Responsible Housing Awards for første gang uddelt. Dagen var ikke tilfældigt valgt, da den er udnævnt til at være den internationale lejerdag. Bag prisen står The European Responsible Housing Initiative (ERHIN). ERHIN er et videndelingsprojekt, der opsamler de bedste eksempler i den europæiske boligsektor. ERHIN-projektet er blandt andet finansieret af Europa-Kommissionen. Prisen er sat i verden for at fokusere på de gode løsninger fra den almene sektor og på de samfundsbidrag, som boligorganisationer i hele Europa arbejder med. Dagen i Bruxelles startede med et seminar om beboerdemokrati og beboerinddragelse, hvor gode eksempler blev præsenteret. Beboerdemokrati og beboerinvolvering er en stor udfordring for mange af de europæiske organisationer. I flere lande er det et helt ukendt begreb. At de mange løsninger i Danmarks almene boligområder skiller sig positivt ud i Europa, var klart mandag i Bruxelles. BO-VEST var sammen med Boligkontoret Danmark og DAB nomineret til priser, der gives til de bedste sociale initiativer i den europæiske boligsektor i fem forskellige kategorier. Der var sendt 70 projekter ind fra 12 forskellige lande i Europa. 11 danske projekter var blevet afleveret, og hele 5 af projekterne blev vægtet så tunge, at de fandt frem til nomineringerne. Danmark var dermed klart den stærkeste deltager i konkurrencen. BO-VEST var nomineret i kategorien Økonomisk ansvarlighed Det blev dog DAB, der trak prisen hjem til Danmark i kategorien: Opbakning til beboerdemokratiet og gode relationer til interessenterne. Arrangørerne understregede gentagne gange, at alle nominerede projekter var værdige vindere. Alle de indstillede projekter og initiativer vil blive præsenteret på ERHIN s hjemmeside, og de 25 nominerede projekter er publiceret i en håndbog om god praksis for samfundsansvar /CSR i den almene sektor. Boligpolitisk Forum Den 4. november kl. 17 holdes Boligpolitisk Forum om den nye boligaftale og effektiv drift, nybyggeri og huslejeudvikling. Bent Madsen, adm. direktør i BL, er oplægsholder. Der er den 22. november 5 dage før fristen tilmeldt 12 deltagere. Fra administrationen deltager bl.a. Ulrik Brock Hoffmeyer, Jeanne Pagh Schüler og Louise Hansen. Der er sendt invitationer ud via beboerblade, opslag og lokalpressen. Bilag 11. Invitation til Boligpolitisk Forum Mundtlig orientering Ulrik Brock Hoffmeyer vil på mødet give en status på bilagssagen og henvendelsen til SKAT. 16

17 Nyt om navne Tiltrædelser Afdelingerne: Claus Juul Olsen, førstemand, Gadekæret, 1. sept. Christina-Izabella Ankerskjold, ejendomsfunktionær, Moserne, 1. sept. Henrik Busse, ejendomsmester, Etagehusene, 1. sept. Martin Fuchs, førstemand, Tranehaven, 1. sept. John Bøggild, ejendomsfunktionær, 4 Nord, 1. sept. Kenny Mickelborg, ejendomsfunktionær, 4 række, 1. sept. Lars Schou Christensen, ejendomsfunktionær, Blokland, 1. okt. Administrationen: Michael Poulsen, sagsbehandler, Boliggruppen, 1. okt. (barselsvikar) Connie Lund, HR-medarbejder, 1. okt. Fratrædelser Administrationen: Louise Hamann, sagsbehandler, Boliggruppen, 31. okt. Rikke Dahl, kommunikationsmedarbejder, Komm. og udv. 31. okt. Afdelingerne: Søren Steffensen, ejendomsmester, Tranehaven, 6. oktober Lasse Marinussen, ejendomsfunktionær, førstemand, Damgårdsarealet, 10. okt. 12. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Der var ingen henvendelser. 13. Punkter til næste møde Punkter er: - Budgetopfølgning Budgetopfølgning Lokalaftaler - at bestyrelsen drøfter punkter til næste møde. 14. Næste møde og kommende møder Næste møde er 15. december kl

18 Bestyrelsesmøder i resten af perioden Tirsdag den 3. februar Onsdag den 18. marts Tirsdag den 21. april Mandag den 27. april - i tilfælde af, at regnskabet ikke godkendes den 23. april Onsdag den 13. maj - i tilfælde af forslag til repræsentantskabet Onsdag den 17. juni Onsdag d. 2. september Onsdag d. 28. oktober Onsdag d. 9. december Repræsentantskabsmøde 2015 Tirsdag den 26. maj 2015 Temamøde om drift 23. februar Eventuelt Rygepauser på bestyrelsesmøder Bestyrelsen holder rygepauser ca. hver time. Bestyrelsen prøver så vidt muligt at overholde de aftalte rygepauser. Glostrup, den 29. oktober 2014 Vinie Hansen Dorthe Larsen Karl Neumann Biba Schwoon Allan Nielsen Per Mogensen Jørgen Fahlgren Hugo Thuge Thomas Green-Andersen 18

19 19