Dagsorden. Møde i MED-Hovedudvalget Tirsdag den 20. januar 2015 kl. 13:00 16:00 Rådssalen. Deltagere:

Transkript

1 Dagsorden Møde i MED-Hovedudvalget Tirsdag den 20. januar 2015 kl. 13:00 16:00 Rådssalen Deltagere: Jens Andersen (formand), Lars Onsberg Henriksen, Henrik Villadsen, Michael Werchmeister, Michael Nørgaard, Marianne Evers, Tue Bak AC: Nikolaj Bolsing Bak, Jan Woollhead, FTF: Jenny Heinrichs, Helle Dirksen, Margrethe Boel, Lisbet Jensen, Ninna Friis LO: Vivi Henningsen, Jes Hansen, Jesper Svanberg, Gunhild Krogager Carlsson, Karina Felling Petersen Arbejdsmiljørepræsentanter: Hanne Kirsten Bach, Anette Sztuk, Margit Siig Mortensen, Selvejende institutioner: Jens-Otto Skovgaard Jeppesen (ledelsesrepræsentant), Lykke Nielsen (medarbejderrepræsentant), Mie Demant (arbejdsmiljørepræsentant) Sekretariat: Karin Winther Afbud: Per Bennetsen, Morten Koch Formøde for medarbejderrepræsentanter den 20. januar 2015 kl , Mødelokale 10, Regionshuset.

2 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsorden 3 2. Godkendelse af referat fra mødet den 15. december Konstituering af MED-Hovedudvalget 5 4. MED-Hovedudvalgets seminar den 3. og 4. marts Budget Status på sygefraværet i Region Sjælland 9 7. Orientering om serviceassistentprojektet Deltagerkredsen i Husudvalg Godkendelse af nye Afdelings-MED for Klinisk 15 Fysiologisk Nuklearmedicinsk afdeling samt Plasticog brystkirurgisk afdeling 10. Gensidig orientering Eventuelt

3 1. Godkendelse af dagsorden MED-Hovedudvalget Brevid:

4 2. Godkendelse af referat fra mødet den 15. december 2014 MED-Hovedudvalget Brevid:

5 3. Konstituering af MED-Hovedudvalget MED-Hovedudvalget Brevid: Resume MED-Hovedudvalget skal konstatere at MED Hovedudvalgets sammensætning er i overensstemmelse med MED-aftalen samt godkende forretningsorden. Mødeplan for MED-Hovedudvalget i 2015 skal endelig godkendes, og der skal udpeges sekretær. Rammerne for sammensætning af underudvalgene (Personalepolitisk underudvalg og Underudvalg sygehuseområdet) skal desuden drøftes. Sagsfremstilling Der er foretaget nyvalg til MED-Hovedudvalget pr. 1. januar I den forbindelse skal der ske konstatering af udvalgets sammensætning, herunder valgt næstformand, forretningsordenenog mødeplan for 2015 skal godkendes, og der skal udpeges sekretær. Medlemmerne af MED-Hovedudvalget fremgår af bilag 1. Udkast til forretningsorden fremgår af bilag 2. Mødeplan for MED-Hovedudvalget 2015: På møde i MED-Hovedudvalget den 7. oktober 2014 forhåndsgodkendte MED- Hovedudvalget nedenstående mødeplan: Den 20. januar 2015 kl o Den marts 2015 (kl ) - Seminar for MED-Hovedudvalget Den 15. april 2015 kl Den 22. juni 2015 kl inklusiv møde med den politiske ledelse Den 14. august 2015 kl Den 6. oktober 2015 kl Den 14. december 2015 kl inklusiv møde med den politiske ledelse Sekretær for MED-Hovedudvalget Jfr. 1 i Forretningsorden for MED-Hovedudvalget udpeger ledelses- og medarbejderrepræsentanter i fællesskab en sekretær, som ikke behøver, at være medlem af udvalget. MED-Hovedudvalget betjenes af Koncern HR

6 Det indstilles, at Karin Winther, Koncern HR udpeges til sekretær for MED- Hovedudvalget. Sammensætning af underudvalg Med baggrund i nyudpegning skal der aftales rammer for sammensætning af Personalepolitisk underudvalg og Underudvalg - sygehusområdet. Udklip fra MED-aftalens bilag 6 om underudvalg: I relation til den etablerede MED-struktur kan der nedsættes underudvalg - herunder også permanente underudvalg til kvalificering af bestemte sager. Ved MED-aftalens underskrivelse er der aftalt to underudvalg: Underudvalg - sygehusområdet Underudvalg - personalepolitik Underudvalgene kan sammensættes af medlemmer af MED-udvalget eller suppleres med eller sammensættes af andre medarbejderrepræsentanter 0g ledere i Region Sjælland. Ved behandling af specielle spørgsmål kan underudvalget ligesom MED-udvalget tilkalde særligt sagkyndige. Bilag 1: Oversigt over medlemmer af MED-Hovedudvalget 2015 Bilag 2: Udkast til forretningsorden for MED-Hovedudvalget Indstilling At at at at at at MED-Hovedudvalget konstaterer at MED-Hovedudvalgets sammensætning er i overensstemmelse med MED-aftalen MED-Hovedudvalget tager valg af næstformand til efterretning MED-Hovedudvalget vedtager forretningsorden MED-Hovedudvalget godkender mødeplan for MED- Hovedudvalget i 2015 MED-Hovedudvalget udpeger Karin Winther, Koncern HR som Sekretær MED-Hovedudvalget drøfter rammer for sammensætning af underudvalgene Personalepolitisk underudvalg og underudvalg - sygehusområdet

7 4. MED-Hovedudvalgets seminar den 3. og 4. marts 2015 MED-Hovedudvalget Brevid: Resume Det er tidligere aftalt, at MED-Hovedudvalget afholder seminar den 3. og 4. marts På mødet den 20. januar 2015 drøftes det overordnede indhold på seminaret mhp. videre planlægning af seminaret. Sagsfremstilling MED-Hovedudvalget afholder seminar den 3. og 4. marts 2015 (kl ). Sted for afvikling af seminaret afventer. Sekretariatet forslår, at følgende 2 hovedtemaer behandles på seminaret: Forankre samarbejdet i det nye MED-Hovedudvalg o Planlægning af arbejdet i perioden Årshjul drøftelse af emner og indsatsområder, der er væsentlige at fokusere på og arbejde med, jf. MED-aftalens 9 o Arbejdsform Ramme for drøftelser i underudvalgene o Udlevering af IPads og introduktion til E-dagsorden Drøfte plan og proces for indarbejdelse af værdien tillid i i Region Sjællands personalepolitiske ramme. o Oplæg vedr. tillid o Drøfte konkret (e) formulering(er) vedr. tillid, der kan indgå i Region Sjællands personalepolitikker. Det foreslås, at der nedsættes en arbejdsgruppe med to til tre medarbejderrepræsentanter fra MED-Hovedudvalget og sekretariatet for MED-Hovedudvalget. Arbejdsgruppens opgave vil være at udarbejde program for seminaret. Indstilling At At MED-Hovedudvalget drøfter forslag til det overordnede indhold på seminaret MED-Hovedudvalget vedtager, at nedsætte en arbejdsgruppe til planlægning af seminaret - 7 -

8 5. Budget 2015 MED-Hovedudvalget Brevid: Resume Ledelsen orienterer i mødet om status på budget Sagsfremstilling Der gives en status på budget 2015 på mødet. Indstilling At Ledelsen orienterer om status på budget

9 6. Status på sygefraværet i Region Sjælland MED-Hovedudvalget Brevid: Resume Regionsrådet valgte i forbindelse med budgetaftalen for 2013, at regionens sygefravær skulle sænkes med 10 % inden udgangen af Måltallet blev defineret ved at trække 10 % fra det gennemsnitlige fravær for første halvår 2012 og blev således beregnet til 4,56 %. Målsætningen er ikke nået, selvom der kan konstateres et lille gennemsnitligt fald i sygefraværet fra 2013 til Fra 2012 til 2013 reducerede Region Sjælland sit fravær med knap 3 %. Sagsfremstilling Det samlede fravær for regionen var i ,88 % (2013 4,90 %). Det betyder, at virksomheden har reduceret sit fravær med 0,41 %. Dermed er regionen stadig et stykke fra målsætningen fra 2012 på et gennemsnitligt fravær på 4,56 %. Indenfor de forskellige virksomhedsområder og tværgående centre er der som det fremgår af tabel 1 nedenfor variationer. Nogle områder har oplevet et fald i sygefraværet, andre en stigning. F.eks. formår Koncernservice og Nykøbing Falster Sygehus fald i sygefraværet på omkring 6 %. Indsatsen for at nedbringe sygefraværet fastholdes i Det sker blandt andet via følgende indsatser: MED-Hovedudvalget har valgt at forlænge projekt Mening og Sundhed" til 30. april 2016, hvor de enkelte virksomhedsområder kan rekvirere støtte og hjælp til arbejde med nærværksfaktorer og et styrket arbejdsmiljø. På baggrund af resultaterne af undersøgelsen "Langtidsfrisk i Region Sjælland" er der udviklet et uddannelsesforløb i langtidsfriske arbejdspladser til trioen. Der gennemføres i alt 3 forløb af "langtidsfriske arbejdspladser". Trivselsmålingen gennemføres i foråret 2015 og vil sammen med APV og Ledelsesevalueringen for 2014 være et vigtigt afsæt for at præcisere indsatsen for at reducere sygefraværet. De seneste 2 års fokus på sygefravær har skabt opmærksomhed på udfordringen. Det er også blevet klart - gennem de mange forskellige tiltag at fravær ikke blot handler om de syge, om tal og fraværsfaktorer, men i ligeså stor grad om nærværsfaktorer som arbejdsglæde, trivsel og ledelse

10 Fremadrettet vil Koncern HR fortsat arbejde med at udbrede den fremmende tilgang til arbejdsmiljøarbejdet. Den fremmende tilgang handler om at fokusere målrettet på at skabe den bedste arbejdsplads og dermed reducerer behovet for en mere reaktiv og forebyggende arbejdsmiljøindsats. Tabel 1: Sygefravær i procent af nærværstimer Anm til tabel: Opgørelsen af sygefraværet er baseret på udtræk fra Den administrative portal og består af sygdom, delvis sygdom, nedsat tjeneste, sygdom med 56 og arbejdsskade. Beregningsforudsætninger: Fraværet er opgjort for månedslønnede i Timelønnede er således udeladt. Fraværsprocenten er beregnet på baggrund af registrerede fraværstimer i forhold til nærværstimer ekskl. helligdage. Nærværstimerne udgør som udgangspunkt 1.931,4 timer i perioden og inkluderer også perioder med barsel og ferie uden løn mv. For deltidsansatte eller ansatte, som ikke har været ansat i hele perioden, er nærværstimerne dog nedbragt forholdsmæssigt. Indstilling At Ledelsen orienterer om status for sygefraværet i Region Sjælland

11 7. Orientering om serviceassistentprojektet MED-Hovedudvalget Brevid: Resume Design Manualen er behandlet i styregruppen og der er taget beslutning om at servicemedarbejdere med overvejende logistikarbejde ikke indgår i pilotfasen. Sagsfremstilling MED-processen om designmanualen og udrulningsplanen Styregruppen gennemgik på mødet 17/ de mange tilbagemeldinger fra Område-MED og HovedMED, og med udgangspunkt i disse blev det besluttet at Designmanualen vil blive justeret, og der til manualen vil blive vedlagt en række opmærksomhedspunkter til brug for implementeringsgruppernes arbejde. Designmanualen og opmærksomhedspunkterne skal give de lokale implementeringsgrupper mulighed for at afvikle pilotprojekterne (Holbæk og Nykøbing F), med så stor en frihedsgrad som muligt indenfor den fælles ramme for projektets udrulning. Den opdaterede Designmanual med tilføjede opmærksomhedspunkter er vedhæftet som bilag. Snitflader mellem serviceassistent-projektet og VALASJ-projektet. Af Designmanualen fremgår følgende: Der pågår pt. et projekt om etablering af central lagerfunktion med tilhørende logistik i regionen. (VALASJ) Derfor omfatter serviceassistentprojektet for nuværende ikke opgaver og funktioner knyttet til dette projekt. (Lager og logistik.) Disse opgaver bliver uændret forankret i Koncern Service. Når VALASJ er gennemført revurderes opgavevaretagelsen i forhold til serviceassistentprojektet. I høringsfasen har der været en almen accept heraf. Udviklingen af Business Case i VALASJ projektet er nu så langt, at det fremstår sikkert, at projektet, som led i innovationssporet, vil indeholde mulighed for konceptudvikling ift. intern logistik på sygehusene. Dette vedrører de funktioner, der i dag udføres af en bestemt portør gruppe/ servicemedarbejder gruppe. Det drejer sig om servicemedarbejdere/portører der overvejende har logistikfunktioner, som bl.a. omfatter følgende: Transporter: intern transport af: Mad, Linned (ren/urent), medicin/returmedicin, affald, depotvarer, post og pakker, frankering, prøver og blod, trykflasker, Transport af rene/urene senge og vask af disse og Transport af sterilvarer og mindre flytteopgaver, samt piccolinetjeneste. Herudover kan Kapelportøropgaver også omfattes af denne kategori

12 Disse funktioner håndteres primært af portører/servicemedarbejdere, der ikke har andre typer opgaver. På enkelte sygehuse er der dog p.t. en opgavevaretagelse, hvor andet servicepersonale udfører logistikopgaver, f.eks. i forhold til at få arbejdsplaner til at hænge sammen. Styregruppen besluttede, at servicepersonale beskæftiget overvejende med logistikopgaver ikke indgår i serviceassistentprojektet, da disse logistikfunktioner, vil blive en del af VALASJ projektet. Det er implementeringsgrupperne, der vurderer, om der konkret kan være funktioner, det giver værdi at lade indgå i serviceassistentprojektet. Bilag 3: Nyhedsbrev serviceassistentprojektet, januar 2015 Bilag 4: Designmanual - justeret efter pilot, januar 2015 Indstilling At Ledelsen orienterer om status på serviceassistentprojektet

13 8. Deltagerkredsen i Husudvalg MED-Hovedudvalget Brevid: Resume Der har vist sig behov for at MED-Hovedudvalget fortolker den ny MEDaftale for så vidt angår deltagerkredsen i Husudvalg. Der er tale om et udsat punkt fra mødet i MED-Hovedudvalget den 15. december Sagsfremstilling På møde i Personalepolitisk underudvalg den 21. november 2014 blev implementering af Husudvalg drøftet, og der viste sig behov for fortolkning af ny MED-aftale for så vidt angår deltagerkredsen i Husudvalg. Udklip fra referat fra møde i Personalepolitisk underudvalg den 21. november 2014: Personalepolitisk underudvalg drøftede deltagerkredsen i Husudvalg. Medarbejdersiden vurderede behov for, at alle enheder, der hører under andre koncernenheder, skal have en repræsentant i Husudvalget, hvor også medarbejderrepræsentanterne i Område-MED sidder. Dermed er der mulighed for, at repræsentanter fra alle enheder, der arbejder på geografien, kan mødes, således at Husudvalget også medvirker til at samle og kitte de enheder, der arbejder på geografien. Ledelsessiden anførte, at Husudvalg, der jf. MED-aftalen er et supplement til MED-strukturen, primært har til formål at drøfte fælles bygningsmæssige forhold og forhold vedrørende det fysiske arbejdsmiljø. Husudvalget har ikke til formål at løfte relationer og samarbejde mellem enhederne. Ledelsen vurderer, at en ledelsesrepræsentant og en medarbejderrepræsentant udpeget fra hvert Område-MED vil være tilstrækkelig til at løfte denne opgave, jf. også MED-aftalens bilag 8. Udklip fra MED-aftalen om Husudvalg (bilag 8 i MED-aftalen) Formål med Husudvalg Husudvalg har medindflydelse på bygningsejerens beslutninger om bygningsmæssige ændringer, der har betydning for arbejdsmiljøforhold (primært fysisk arbejdsmiljø). Husudvalg drøfter fælles praktiske forhold, der berører flere eller alle enheder, der arbejder på lokationen. I Husudvalg drøftes desuden fælles begivenheder på lokationen

14 Opgaverne i arbejdsmiljøgrupperne og MED-udvalg fastholdes. Husudvalg kan inddrages, hvis løsning af en udfordring (primært på arbejdsmiljøområdet) kræver koordinering mellem flere koncernenheder på lokationen. Husudvalg kan beskæftige sig med følgende emner: Brug af fællesarealer såvel indenfor som udenfor, samt arealernes indretning Adgang til og fra lokationen (i forhold til offentlig transport og P- forhold) Beredskab f.eks. i forhold til brandøvelser og sikring af brandveje Aktiviteter, der er fælles eller som må tolereres af andre Fælles service i forhold til ansatte kantineforhold, kaffe- og drikkevandsautomater med videre Fælles information og modtagelse af gæster, patienter m.fl. Fælles begivenheder Ombygninger eller renovering af bygninger eller udearealer Fysiske rokader på lokationen, som involverer flere koncernenheder Andre arbejdsmiljøforhold for eksempel i forhold til omgangsform, vedligehold, indretning, rengøring, støj mv. Deltagere i et Husudvalg Husudvalg består af en ledelses- og en medarbejderrepræsentant udpeget af hver af de Område-MED, der har enheder, der arbejder på lokationen. Repræsentanter skal have deres daglige arbejdsgang på lokationen, og skal så vidt muligt være tillidsvalgte (arbejdsmiljørepræsentanter, tillidsrepræsentanter eller medlemmer af MED). Af bilag 5 fremgår et mødegrundlag fra NSR om Husudvalg. Dette mødegrundlag er tilføjet beregning af Husudvalgets størrelse ud fra ledelsens henholdsvis medarbejdersidens synspunkt om deltagerkredsen i Husudvalg. Bilag 5: Mødegrundlag om Husudvalg fra Næstved, Slagelse og Ringsted Sygehuse tilføjet beregning af Husudvalgenes størrelse ud fra ledelsens og medarbejdersidens synspunkt. Indstilling At MED-Hovedudvalget fortolker Region Sjællands MED-aftale fsva. deltagerkredsen i et Husudvalg

15 9. Godkendelse af nye Afdelings-MED for Klinisk Fysiologisk Nuklearmedicinsk afdeling samt Plastic- og brystkirurgisk afdeling MED-Hovedudvalget Brevid: Resume Sagsfremstilling angår godkendelse af 2 nye Afdelings-MED ved Roskilde og Køge Sygehuse: Afdelings MED, Klinisk Fysiologisk Nuklearmedicinsk afdeling Afdelings MED, Plastikkirurgisk og Brystkirurgisk afdeling Der er tale om et udsat punkt fra mødet i MED-Hovedudvalget den 15. december Sagsfremstilling Oprettelse af nye Afdelings-MED skal ifølge MED aftalens 9 godkendes af MED Hovedudvalget. Forslag til etablering af de to nye Afdelings-MED udvalg er godkendt af formandskabet for det midlertidige MED udvalg for Roskilde og Køge sygehuse. På møde i MED-Hovedudvalget den 15. december 2014 blev godkendelsen af de 2 nye Afdelings-MED udsat, idet medarbejdersiden bad om orientering om MED-udvalgenes sammensætning. Afdelings -MED, Klinisk Fysiologisk Nuklearmedicinsk Afdeling Direktionen ved Region Sjælland har besluttet at samle de Klinisk Fysiologiske Nuklearmedicinske afdelinger i Region Sjælland med en fælles afdelingsledelse på Køge Sygehus pr. 1. januar I den forbindelse oprettes et nyt fælles Afdelings-MED, som dækker matriklerne i Køge, Holbæk og Næstved. Afdelings- MED, Plastikkirurgisk og Brystkirurgisk Afdeling Direktionen ved Region Sjælland har besluttet at sammenlægge Mammakirurgisk Afdeling, Ringsted sygehus med Plastikkirurgisk Afdeling, Roskilde sygehus. Det vil være afdelingsledelsen på Plastikkirurgisk Afdeling, Roskilde Sygehus, der pr. 1. januar 2015 vil varetage ledelsen af Plastikkirurgisk og Brystkirurgisk Afdeling i Region Sjælland. I den forbindelse oprettes et nyt Afdelings-MED udvalg, som dækker matriklerne i Roskilde og Ringsted

16 De to nye Afdelings-MED er begge i overensstemmelse med afdelingsledelsesstrukturen ved Roskilde og Køge sygehuse. Bilag 6: Bilag 7: Henvendelse fra Roskilde Køge Sygehuse om MED- Hovedudvalgets godkendelse af etablering af 2 nye Afdelings- MED Notat om sammensætningen i de 2 nye MED-udvalg Indstilling At at MED-Hovedudvalget godkender oprettelse af Afdelings-MED, Klinisk Fysiologisk Nuklearmedicinsk Afdeling ved Roskilde Køge Sygehuse MED-Hovedudvalget godkender oprettelse af Afdelings- MED, Plastikkirurgisk og Brystkirurgisk Afdeling ved Roskilde Køge Sygehuse

17 10. Gensidig orientering MED-Hovedudvalget Brevid: Sagsfremstilling På mødet den 15. december 2014 blev der spurgt til, hvorfor varer anskaffet via Indkøb kan forekomme dyrere, end hvis de anskaffes uden om indkøb. Svar: Aftaler, der indgås fælles for hele regionen vil erfaringsvist samlet set indebære besparelser for regionen. Det udelukker ikke, at enkelte varer på en konkret aftale isoleret set kan være dyrere i forhold til rekvirenters erfaringer med tidligere lokalt handlede varer. I årene er der således næsten sparet 120 mio. kr. på udbud af varer og tjenesteydelser. De resultater skal vi fortsætte med at levere ved flere udbud, og ved en forøget brug af regionens indkøbssystem og efterlevelse af de fælles vedtagne regionale retningslinjer for indkøb af varer

18 11. Eventuelt MED-Hovedudvalget Brevid: Kommende punkter: Årlig arbejdsmiljødrøftelse