DataHub Bilag 01 - Tidsplan. 1.0 Udbudsmateriale til udsendelse d. 5. juli EU-udbud 2010/S

Transkript

1 DataHub Bilag 01 - Tidsplan 1.0 Udbudsmateriale til udsendelse d. 5. juli DATE XRDA ADA NAME DATE REV. DESCRIPTION PREPARED CHECKED REVIEWED APPROVED EU-udbud 2010/S NAME Doc. no. Energinet.dk

2 Vejledning Vejledning: Leverandøren skal færdiggøre dette bilag ved at: Indsætte tekst de steder, hvor der er supplerende vejledninger til Leverandøren eller markeret på anden vis (primært i kapitel 6). Indsætte eventuelle forbehold til bilaget med angivelse af leverandørens ændrede formulering. Slettet tekst markeres med rød gennemstreget tekst. Tilføjet tekst markeres med blå tekst, jf. udbudsbetingelsernes punkt 5. Leverandøren kan supplere tidsplanerne med andre dokumenter til forklaring af tidsplanerne. Dok /10, Sag 10/3365 2/29

3 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING PROJEKTGENNEMFØRELSE Fase- og sporopdeling Faseopdeling Sporopdeling Delprojekter Aktørtestsystem-delprojektet DataHub-delprojektet LEVERANCER OG MILEPÆLE Oversigt over leverancer Oversigt over milepæle KRAV TIL OVERORDNET TIDSPLAN KRAV TIL DETALJERET TIDS- OG AKTIVITETSPLAN LEVERANDØRENS BESVARELSE Leverandørens kravbesvarelse Leverancer og milepæle Leverancer i Aktørtestsystem-delprojektet Leverancer i DataHub-delprojektet Milepæle i Aktørtestsystem-delprojektet Milepæle i DataHub-delprojektet Den overordnede Tidsplan Leverandørens uddybning af afklaringsfasen Påvirkning af tidsplanen Optioner Projektstyringsmetodens betydning for Tidsplanen Udviklingsmetodens betydning for Tidsplanen Kvalitetssikringsmetodens betydning for Tidsplanen TABEL- OG FIGUROVERSIGT...29 Dok /10, Sag 10/3365 3/29

4 1. Indledning Dette bilag indeholder de konkrete tidsplaner for Projektet og Kundens krav til opdatering m.v. heraf. Tidsplanerne er opdelt i Projektets forskellige Faser og Spor på tre niveauer med en stigende detaljeringsgrad, jf. nedenfor. Kapitel 2: Projektgennemførelse Projektet er opdelt i en række Faser og Spor, som skal afspejles i oversigterne over leverancer og milepæle (niveau 1), den overordnede tidsplan (niveau 2) og den detaljerede tids- og aktivitetsplan (niveau 3). Kapitel 3: Leverancer og milepæle (niveau 1) Listerne over leverancerne og milepælene indeholder en overordnet angivelse og definition af leverancer og milepæle samt, hvornår de leveres til Kunden samt Kundens bidrag. Kapitel 4: Krav til overordnet tidsplan (niveau 2) Dette kapitel omhandler Kundens krav til den overordnede tidsplan på baggrund af hvilke Leverandøren skal udarbejde en overordnet tidsplan i afsnit 6.3. Den overordnede tidsplan indeholder en detaljering og stadig på et overordnet niveau en operationalisering af oversigterne over milepæle. Den overordnede tidsplan (omfattende både Leverancen og samlet leveranceforløb for de funktionelle optioner) indeholder milepæle, som anskueliggør udviklingsforløbet og viser, hvordan Leverancen og Optionerne leveres. Den overordnede tidsplan skal være på et sådant detaljeniveau, at det kan vurderes, om tidsplanen er robust og sammenhængende. Kapitel 5: Krav til detaljeret tids- og aktivitetsplan (niveau 3) Den detaljerede tids- og aktivitetsplan er en yderligere operationalisering af leverancerne, milepælene og den overordnede tidsplan. Den skal indeholde alle nødvendige aktiviteter, for at gennemføre Projektet. Den detaljerede tids- og aktivitetsplan skal kunne anvendes til tids- og fremdriftsstyring. En detaljeret tids- og aktivitetsplan for den første periode skal forelægges for Kunden til godkendelse som led i afklaringsfasen og derefter løbende i projektperioden i overensstemmelse med de tidsfrister, der er fastsat i den overordnede tidsplan. Leverandøren skal derfor ikke som led i sit tilbud aflevere en detaljeret tids- og aktivitetsplan. Kapitel 6: Leverandørens besvarelse I kapitel 6 skal Leverandøren indsætte sin oversigt over henholdsvis leverancer og milepæle samt den overordnede tidsplan. Leverandøren skal endvidere foretage en nærmere beskrivelse af de aktiviteter, der skal gennemføres i afklaringsfasen, og redegøre for påvirkninger af tidsplanen fra optioner, den valgte projektstyringsmetode, udviklingsmetode og kvalitetssikringsmetode. Dok /10, Sag 10/3365 4/29

5 2. Projektgennemførelse 2.1 Fase- og sporopdeling Projektet skal i udgangspunktet gennemføres i overensstemmelse med faseopdelingen angivet i dette afsnit, men Kunden er åben overfor en anden opdeling, såfremt dette stemmer bedre overens med Leverandørens projektmodel. Alle Leverancer (jf. oversigten over Leverancerne) inden for en Fase skal være godkendt af Kunden, inden den næste Fase påbegyndes. Opdelingen i spor afspejler, hvordan Kunden ser projektet opdelt, og fungerer som strukturering af de forskellige leverancer, jf. afsnit 3.1. Figur 2-1: Fase- og sporopdeling Faseopdeling Afklaringsfasen I henhold til Kontraktens punkt 5.1 skal der gennemføres en afklaringsfase, der omfatter alle de ydelser, der skal leveres under Kontrakten. Formålet med afklaringsfasen er bl.a. at sikre, at projektet bliver mobiliseret, herunder at Leverandøren og Kunden får fastlagt rammerne for det konkrete samarbejde. Ved afklaringsfasen forstås perioden fra underskrivelse af Kontrakten og indtil projektet er blevet mobiliseret ved Kundens godkendelse af leverancerne i afklaringsfasen. fasen Formålet med designfasen er at fastlægge det overordnede design for den samlede leverance i form af en systembeskrivelse, der kan fungere som grundlag for implementeringsfasen, hvor der tænkes gennemført en række iterationer omfattende detaljeret design, udvikling og test af de forskellige funktionsområder i den samlede leverance. Dok /10, Sag 10/3365 5/29

6 Ved designfasen forstås perioden fra afslutning af afklaringsfasen og indtil Leverandøren har gennemført de nødvendige designaktiviteter, og Kunden har godkendt alle leverancerne (inklusiv systembeskrivelsen) i designfasen. Implementeringsfasen Formålet med implementeringsfasen er at yderligere designe, udvikle og teste Systemerne samt at planlægge implementeringen herunder gennemførelse af uddannelse og klargøring af de endelige konverterede data. Kunden lægger vægt på, at der løbende designes, udvikles og testes i tæt samspil med Kunden, og der lægges dermed op til flere iterationer af detaljeret design, udvikling og test inden for denne fase. Ved implementeringsfasen forstås perioden fra afslutning af designfasen og indtil Systemet er udviklet og testet. Implementeringsfasen afsluttes med Kundens godkendelse af alle leverancerne i fasen samt en bestået overtagelsesprøve. Idriftsættelsesfasen Formålet med idriftsættelsesfasen er at sætte Systemet i drift, etablere supportorganisationen samt gennemføre en driftsprøve. Ved idriftsættelsesfasen forstås perioden fra afslutning af implementeringsfasen og indtil driftsprøven er bestået og Kunden har godkendt alle leverancerne i idriftsættelsesfasen Sporopdeling Tidsplanen er yderligere opdelt i en række spor, der går på tværs af de enkelte faser. Sporene repræsenterer en gruppering af Projektets aktiviteter i forhold til en række centrale områder, der er vigtige at have fokus på i Projektet for at sikre Projektets succes. Til hvert spor udpeges en ansvarlig. Processer og funktionalitet I Sporet sikres identificering, design, og implementering af de nødvendige forretningsprocesser relateret især til markedsdesignet i Energinet.dk og til den nødvendige it-understøttelse i Leverancen beskrevet i kravspecifikationen. Sporet indeholder bl.a. aktiviteter for design, validering og dokumentation af processerne i Leverancen, således at det sikres, at der udarbejdes et realistisk, brugbart og skalerbart proces- og data design. Sporet indeholder aktiviteter, der sikrer, at Kundens krav bliver valideret op imod funktionaliteten i den standardløsning, som Leverandøren tilbyder, således at det på et tidligt tidspunkt afgøres, hvor Kunden skal basere sig på standardløsningen, og hvor det er nødvendigt at tilpasse løsningen. Sporet indeholder også de nødvendige aktiviteter, der sikrer, at teststrategien bliver fastlagt, at løsningen bliver testet, og at testresultaterne samt de afledte behov for ændringer bliver overvåget. Dok /10, Sag 10/3365 6/29

7 Teknologi og arkitektur I Sporet sikres design, udvikling og drift af applikationsarkitekturen, infrastrukturen, brugergrænsefladen (modifikationer til standard), integrationer, konfigurering/parameteropsætning, konstruktion, dataudvekslinger, herunder EDI, samt services. Sporet indeholder de nødvendige aktiviteter for at skabe de rette tekniske miljøer (udvikling, test, uddannelse mv.) inklusiv grænseflader til alle de eksisterende systemer. Forandringsledelse og uddannelse I Sporet sikres at de nødvendige forandringer gennemføres i Kundens organisation, herunder at organisationen besidder den nødvendige kompetence og motivation til forandring. Projektledelse Sporet indeholder projektledelsesaktiviteter herunder Projektorganisering: Etablering af en projektgruppe af ressourcer, der kan håndtere alle aspekter af Projektet, og som kan producere de nødvendige resultater. Indførelse af procedurer for videnoverførsel mellem Kunden og Leverandørens medarbejdere. Økonomistyring: Kontrol af, at projektbudgettet er blevet etableret, og at de relevante opfølgningsmekanismer er på plads og gennemføres. Ressourcestyring: Håndtering af personalemæssige forhold i hele projektets livscyklus. Fremdriftsstyring: Opfølgning på den generelle udvikling i Projektet i henhold til tidsplanen samt udarbejdelse og opfølgning på statusrapporter. Omfangsstyring: Styring af omfanget og ændringer til omfanget af Projektet, Systemet og tidsplanen. Kommunikation: Udarbejdelse, opfølgning og kontrol af kommunikation på tværs af arbejdsgrupper samt kommunikation til øvrige dele af Kundens organisation. Kvalitetsstyring: Kvalitetsplanlægning, kvalitetsprocedurer, kvalitetssikring og kvalitetskontrol, som vil medvirke til at skabe høj kvalitet i projektleverancer, fase kvalitetsporte og det endelige System, så de opfylder de forretningsmæssige behov. Risikostyring: Regelmæssig analyse af projektets risici samt etablering af processer og procedurer til at håndtere de identificerede risici. Issuestyring: Indførelse af procedurer og processer til at indfange, eskalere, og løse forskellige typer af spørgsmål i Projektet. Eksterne aktører DataHub-projektets succes er i vid udtrækning afhængig af de eksterne aktører og deres tilpasninger til de nye markedsforskrifter, ligesom aktørerne er afhængige af et velfungerende og tilgængeligt Aktørtestsystem og DataHub-testmiljø. Samspillet mellem DataHub-projektet og de eksterne aktører er derfor afgørende. Dok /10, Sag 10/3365 7/29

8 Dette spor sikre derfor koordinering af alt samarbejde og kommunikation med de eksterne aktører, i den udstrækning de eksterne aktører har behov for hjælp og vejledning, samt skal deltage i diverse testforløb. Leverandøren forventes at understøtte dette i nødvendigt omfang i tæt samarbejde med Kunden. 2.2 Delprojekter DataHub-projektets samlede leverance består at to systemer, som leveres som to delprojekter, eller delprojektleverancer, DataHub en og Aktørtestsystemet, der leveres i to delprojekter. Det funktionelle indhold af de to delprojekter er beskrevet nærmere i bilag 3a, mens det tidsmæssige forløb af delprojekterne bliver uddybet i nærværende afsnit. Figur 2-2: Faseopdeling af delprojekterne og aktørernes afhængighed af aktørtestsystemet Som det ses i figur 2-2, forventes der en samlet afklaringsfase for de to delprojekter med en række fælles aktiviteter og leverancer. De forventede leverancer i afklaringsfasen er angivet i afsnit 3.1, mens aktiviteterne og en plan for fasen skal beskrives af Leverandøren i afsnit 6.4. Dok /10, Sag 10/3365 8/29

9 De efterfølgende faser forventes i højere grad gennemført som to adskilte forløb for henholdsvis Aktørtestsystem-leverancen og DataHub-leverancen. I det følgende vil de to forløb blive uddybet nærmere Aktørtestsystem-delprojektet Leverancen under Delprojektet for Aktørtestsystemet, består af selve Aktørtestsystemet, Aktørtest-portaldelen, herunder brugergrænseflade og portalinfrastruktur for den samlede leverance, gennemførelse af pilotdrift af Aktørtestsystemet, samt udarbejdelse og opsætning af testcases i Aktørtestsystemet til brug for gennemførelse af it-leverandørernes Systemtest og Aktørernes Aktørtest, jf. Bilag 3a.7. Dertil kommer alle tilhørende ydelser for delprojektet jf. Bilag 4 Det er af yderste vigtighed for projektets succes, at Aktørtestsystemet idriftsættes rettidigt, da systemet skal anvendes af aktørerne på elmarkedet til at understøtte udvikling og test af de nødvendige ændringer i deres lokale systemer. Der er ca. 200 lokale it-projekter, der er afhængige af Aktørtestsystemets idriftsættelse, og planlægges derefter. Projektet skal gennemføres i en række faser, jf. afsnit ovenfor, hvor den første fase, Afklaringsfasen, er fælles med DataHub-delprojektet. De øvrige faser, design, implementering og idriftsættelse, forventes gennemført adskilt for de to delprojekter. Efter udviklingen af Aktørtestsystemet, der afsluttes med en systemtest, jf. Bilag 14, skal der ske en omfattende konfigurering af systemet, som bl.a. omfatter opsætning af de ca. 150 testcases, der på nuværende tidspunkt forventes til afprøvning af it-leverandørernes systemer og aktørernes konkrete opsætninger af disse systemer. Ved endt konfigurering kan Delprojektprøven sættes i gang, som således tester både funktionalitet og konkret opsætning af systemet, herunder de testcases der skal anvendes i aktørtesten. Som følge af de eksterne afhængigheder til Aktørtestsystemet, skal Delprojektet være afsluttet senest 1. september 2011 med godkendelse af Delprojektprøven for Aktørtestleverancen, jf. Bilag 14. Mellem Delprojektprøven og Driftsprøven forventes gennemført en pilotdrift med udvalgte Aktører, hvor systemets performance kan justeres inden driftsprøven gennemføres med alle Aktører, inden for den i Kontrakten fastsatte tidsfrist, jf. Kontraktens punkt DataHub-delprojektet Leverancen under Delprojektet for DataHub-systemet, består af selve DataHub'en, herunder data-, logik-, integrations- og sikkerhedslag samt DataHub-portaldelen. Dertil kommer alle tilhørende ydelser for delprojektet jf. Bilag 4 Det forventes, at delprojektet starter med afklaringsfasen, som gennemføres sammen med Aktørtestsystem-delprojektet. Derefter gennemføres de resterende faser selvstændigt som beskrevet i afsnit Projektet forventes gennemført i et tæt samarbejde mellem Kunden og Leverandøren, hvor der løbende frigives nye versioner af løsningen, som Kunden kan afprøve og diskutere med Leverandøren, og som Leverandøren kan anvende til at afklare designspørgsmål med Kunden, hvorfor projektforløbet kan få en meget mere iterativ karakter end skitseret i Figur 2-1. Implementeringsfasen afsluttes med en række forskellige prøver, som i varierende grad vil involvere Kunden, jf. Bilag 14. For DataHub-delprojektet gælder, at Overtagelsesprøven, udover Dok /10, Sag 10/3365 9/29

10 en test af den udviklede funktion, skal indeholde en generalprøve af idriftsættelsesaktiviteterne, da disse er afgørende for en succesfuld indførelse af DataHub'en som trafikknudepunkt i det danske elmarked. Generalprøven vil omfatte en afprøvning af alle væsentlige idriftsættelsesaktiviteter, med deltagelse af aktørerne på markedet. Konfigurereringen af DataHub'en, som ligger før overtagelsesprøven, skal udover opsætning af systemets stamdata, brugere etc., omfatte konvertering og indlæsning af historiske data fra aktørerne. Test af både stamdata og korrekt konvertering af historiske data fra leverandørerne vil indgå i Overtagelsesprøven. Det vil umiddelbart være nødvendigt at sætte DataHub'en i drift for hele elmarkedet på én gang, således at samtlige Aktører ibrugtager DataHub'en samtidig, og at samtlige markedsprocesser ibrugtages samtidigt. Delprojektet afsluttes den 1. april 2012 med overtagelsesprøven for DataHub-delprojektet, jf. Bilag 14, samt med de relevante dele fra Aktørtest-delprojektet. Dok /10, Sag 10/ /29

11 3. Leverancer og milepæle 3.1 Oversigt over leverancer Følgende liste indeholder et overblik over de ydelser, der som minimum forventes leveret, samt i hvilket fase, de forventes leveret. Samtlige leverancer skal foreligge for hvert delprojekt (Data- Hub en -og Aktørtestsystemet), med mindre andet fremgår af leverancebeskrivelsen. Leverandøren er frit stillet til at samle flere af leverancerne angivet nedenfor i én samlet leverance, blot det angives hvilken af leverandørens leverancer Kundens leverance indgår i. I bilag 4 er indholdet af de enkelte leverancer nærmere beskrevet. Ansvarlig: K (Kunden), L (Leverandøren) Faser Ansvarlig Leverancer opdelt i spor Afklaring Implementering Idriftsættelse Processer og funktionalitet L Konverteringsanalyse samt krav til datavask X L Migreringsstrategi og design af migreringsløsning inklusive konverteringsregler for DataHub'en X L Plan for migrering X L Opdateret Leverancebeskrivelse X X X L Specifikation og design af konfigurationen af løsningen X L Forretningsarkitektur (Systembeskrivelse) X K Teststrategi og tilgang til test X L Testplan X Dok /10, Sag 10/ /29

12 Faser Ansvarlig Leverancer opdelt i spor Afklaring Implementering Idriftsættelse Teknologi og arkitektur L Systemarkitektur (Systembeskrivelse) X L Walking Skeleton X L Teknisk arkitektur (Systembeskrivelse) X K Business Continuity plan X L Specifikation af udviklingsmetoden X L af modificeringer af standard (udviklingspakker) X L Datamigrering X L Konfigurering af DataHub-system X L Konfigurering af Aktørtestsystem X L Installationsvejledning X L Vedligeholdelseshåndbog X L Driftsvejledning X L Driftsplan X L Driftshåndbog X L Udrulningsplan for udviklingsmiljø X L Udrulningsplan for test- og produktionsmiljø x Dok /10, Sag 10/ /29

13 Faser Ansvarlig Leverancer opdelt i spor Afklaring Implementering Idriftsættelse Forandringsledelse og uddannelse K Interessentanalyse X K Tilgang til organisatorisk forankring X K Kommunikationsplan X L Analyse af uddannelsesbehov (projektdeltagere) X L Uddannelsesstrategi X L af uddannelsesprogram X L Uddannelse af projektdeltagere X L Supportorganisation X X X K Analyse af forandringens påvirkning X L Uddannelsesmateriale for superbrugere X L Uddannelse af superbrugere X K Evaluering af uddannelse X L Brugervejledning X Projektledelse L Opdateret Tidsplan (oversigter over leverancer og milepæle, overordnet tidsplan samt detaljeret tids- og aktivitetsplan) X X X X L Revideret Leverancebeskrivelse, herunder kontrakt og bilag X Dok /10, Sag 10/ /29

14 Faser Ansvarlig Leverancer opdelt i spor Afklaring Implementering Idriftsættelse L Projekthåndbog X L Projektledelsesplan X L Kick-off X L Risikovurdering X X X X L Kvalitetsplan X L Opfølgning på kvalitetsplan X X X L Cut-over plan X L Tilbagefaldsplan X Eksterne Aktører L Koordineret Overordnet Tidsplan for eksterne aktiviteter X X X X L Analyse af nødvendige eksterne aktiviteter til projektet X L/K Støtte til udførelse af nødvendige eksterne aktiviteter til projektet X X X Tabel 3-1: Oversigt over leverancer 3.2 Oversigt over milepæle I nedenstående tabel er Kundens krav til hvilke milepæle Leverandøren minimum skal fastlægge i forbindelse med udarbejdelse af tilbud angivet. Dok /10, Sag 10/ /29

15 Milepæle Fase Spor Særlige forhold Fælles Underskrift af Kontrakt Afklaring Projektledelse Kunden forventer, at kontrakten kan underskrives i december Projektstart Afklaring Projektledelse Projektet startes med Afklaringsfasen umiddelbart efter kontraktunderskrift. Projektstyringsværktøjer etablerede Afklaring Projektledelse Kundens seneste ret til at udtræde af kontrakten som helhed Afklaring Projektledelse Godkendelse af leverancer i afklaringsfasen Afklaring Projektledelse Aktørtestsystem Godkendelse af detaljeret tidsplan for fasen Afklaring Projektledelse Systembeskrivelse godkendt Teknologi og arkitektur Milepælen kan udløse bonus, jf. Hovedkontrakten og bilag (Incitamenter). Teststrategi godkendt Processer og funktionalitet Udviklingsmetodespecifikation godkendt Teknologi og arkitektur Miljøer etableret (ekskl. produktionsmiljøet) Teknologi og arkitektur Godkendelse af uddannelsesstrategi for uddannelse af superbrugere Forandringsledelse og uddannelse Dok /10, Sag 10/ /29

16 Milepæle Fase Spor Særlige forhold Projektdeltagere uddannet Forandringsledelse og uddannelse Konverteringsstrategi for Data- Hub'en godkendt Processer og funktionalitet Godkendelse af detaljeret tidsplan for Implementeringsfasen Projektledelse Godkendelse af leverancer i fasen Projektledelse Superbrugere uddannet Implementering Forandringsledelse og uddannelse Walking skeleton godkendt Implementering Teknologi og arkitektur Milepælen kan udløse bonus, jf. Hovedkontrakten og bilag (Incitamenter). Testplan godkendt Implementering Processer og funktionalitet Drifts- og vedligeholdelsesdokumentation godkendt Implementering Teknologi og arkitektur Aktørtestsystem konfigureret Implementering Teknologi og arkitektur Godkendelse af detaljeret tidsplan for Idriftsættelsesfasen Implementering Projektledelse Supportorganisation etableret Implementering Processer og funktionalitet Brugeracceptprøve bestået Implementering Processer og funktionalitet Milepælen kan udløse bonus, jf. Hovedkontrakten og bilag (Incitamenter). Overtagelsesprøve bestået Implementering Processer og funktionalitet Godkendelse af leverancer i im- Implementering Projektledelse Milepælen kan udløse bonus, jf. Hovedkon- Dok /10, Sag 10/ /29

17 Milepæle Fase Spor Særlige forhold plementeringsfasen trakten og bilag (Incitamenter). Cut-over og idriftsættelse gennemført Idriftsættelse Processer og funktionalitet Driftsprøve bestået Idriftsættelse Teknologi og arkitektur Godkendelse af leverancer i Idriftsættelsesfasen Idriftsættelse Projektledelse Milepælen kan udløse bonus, jf. Hovedkontrakten og bilag (Incitamenter) Milepælen kan udløse bidrag til incitamentspuljen, jf. Hovedkontrakten og bilag (Incitamenter) Milepælen kan udløse Bod jf. kontrakten afsnit Projektafslutning N/A Projektledelse DataHub Godkendelse af detaljeret tidsplan for fasen Afklaring Projektledelse Systembeskrivelse godkendt Teknologi og arkitektur Milepælen kan udløse bidrag til incitamentspuljen, jf. Hovedkontrakten og bilag (Incitamenter) Teststrategi godkendt Processer og funktionalitet Udviklingsmetodespecifikation godkendt Teknologi og arkitektur Miljøer etableret (ekskl. produk- Teknologi og arkitektur Dok /10, Sag 10/ /29

18 Milepæle Fase Spor Særlige forhold tionsmiljøet) Godkendelse af uddannelsesstrategi for uddannelse af superbrugere Forandringsledelse og uddannelse Projektdeltagere uddannet Forandringsledelse og uddannelse Konverteringsstrategi for Data- Hub en godkendt Processer og funktionalitet Godkendelse af detaljeret tidsplan for Implementeringsfasen Projektledelse Godkendelse af leverancer i fasen Projektledelse Superbrugere uddannet Implementering Forandringsledelse og uddannelse Walking skeleton godkendt Implementering Teknologi og arkitektur Milepælen kan udløse bidrag til incitamentspuljen, jf. Hovedkontrakten og bilag (Incitamenter) Migreringsplan godkendt Implementering Teknologi og arkitektur Gennemført "80% Migrering" godkendt Implementering Teknologi og arkitektur Milepælen kan udløse bidrag til incitamentspuljen, jf. Hovedkontrakten og bilag (Incitamenter) Testplan godkendt Implementering Processer og funktionalitet Drifts- og vedligeholdelsesdokumentation godkendt Implementering Teknologi og arkitektur DataHub konfigureret Implementering Teknologi og arkitektur Dok /10, Sag 10/ /29

19 Milepæle Fase Spor Særlige forhold Godkendelse af detaljeret tidsplan for Idriftsættelsesfasen Implementering Projektledelse Generalprøve Implementering Processer og funktionalitet Overtagelsesprøve bestået Implementering Processer og funktionalitet Supportorganisation etableret Implementering Processer og funktionalitet Godkendelse af leverancer i implementeringsfasen Implementering Projektledelse Cut-over og idriftsættelse gennemført Idriftsættelse Processer og funktionalitet Driftsprøve bestået Idriftsættelse Teknologi og arkitektur Godkendelse af leverancer i Idriftsættelsesfasen Idriftsættelse Projektledelse Milepælen kan udløse bidrag til incitamentspuljen, jf. Hovedkontrakten og bilag 13 (Incitamenter) Milepælen kan udløse Bod jf. kontrakten afsnit Projektafslutning N/A Projektledelse Tabel 3-2: Milepæle Dok /10, Sag 10/ /29

20 4. Krav til overordnet tidsplan I bilag 10 er endvidere angivet krav til rapportering på fremdrift og status for tidsplaner. Udarbejdelse af den overordnede tidsplan for projektet skal tage højde for nedenstående krav: Krav ID Krav Kravtitel Kravbeskrivelse Type MK/K /O MK Hele projektforløbet skal omfattes Den overordnede tidsplan skal omfatte hele projektforløbet frem til og med driftsprøven og skal afspejle milepæle i de forskellige faser, som løbende udfyldes med mere detaljerede tids- og aktivitetsplaner, jf. kapitel MK Angivelse af delprojekter og faser Den overordnede tidsplan skal tydeligt angive de to delprojekter og faseopdelingen af disse, jf. kapitel K Afsæt i oversigten over leverancer og milepæle Den overordnede tidsplan skal udarbejdes med afsæt i oversigten over leverancer og milepæle i kapitel 3. Leverandøren må gerne tilpasse både leverancer og milepæle, således at de stemmer overens med Leverandørens metoder. I så fald skal Leverandøren kunne redegøre for, hvordan leverancer og milepæle afspejles i den udarbejdede tidsplan MK Visning af eksterne afhængigheder og forudsætninger Den overordnede tidsplan skal afspejle eksterne afhængigheder og forudsætninger K Tidspunkt for revideret kontrakt og bilag i afklaringsfasen Det skal angives, hvornår revideret Leverancebeskrivelse og eventuelle øvrige ændringer til Kontrakten i afklaringsfasen fremsendes til Kunden, jf. Kontraktens punkt K Accept af Optioner Den overordnede tidsplan skal vise, hvornår Optioner skal accepteres af Kunden, for at Leverandøren kan levere de enkelte Optioner som en integreret del af Leverancen K Start- og sluttidspunkter for installationer og afprøvninger Tidsplanen skal omfatte start- og sluttidspunkt for samtlige installationer og afprøvninger samt de tidspunkter for anmeldelse heraf, der fremgår af Bilag K Perioder for detaljerede Den overordnede tidsplan skal angive perioder for de detaljerede tids- og aktivitetsplaner samt hvornår de fremsendes til Dok /10, Sag 10/ /29

21 tids- og aktivitetsplaner Kunden til godkendelse, og hvornår de skal være godkendt, jf. kapitel 5 nedenfor. Den første detaljerede tids- og aktivitetsplan skal foreligge i afklaringsfasen K Markering af bod og bonus belagte milepæle Den overordnede tidsplan skal særskilt markere de særlige forhold (bod og bonus belagte milepæle), der er markeret i afsnit K Ansvarsfordeling mellem Leverandøren og Kunden Den overordnede tidsplan skal vise ansvarsfordelingen mellem Leverandøren og Kunden i forhold til de anførte aktiviteter. Der skal være sammenhæng til Bilag 11 afsnit MK Tidsfrister for betaling af vederlag for vedligeholdelse Tidsplanen skal omfatte de tidspunkter, hvorfra der skal betales vederlag for vedligeholdelse, jf. bilag 12. Henholdsvis vederlag for vedligeholdelse før Overtagelsedagen. Henholdsvis vederlag for vedligeholdelse efter Overtagelsedagen MK Estimering af mandetimer for aktiviteter Til hver aktivitet, der vederlægges på grundlag af medgået tid, jf. Kontraktens punkt 14.3, skal der i tidsplanen knyttes et estimat, der som minimum angiver, hvor mange mandtimer aktiviteten forventes at koste. Estimatet danner grundlag for den løbende opfølgning på ressourceforbruget K Projektstart Kundens krav til Start af projekt: Projektet opstartes umiddelbart efter kontraktunderskrift MK Projektafslutning Kundens krav til Afslutning af projekt: 1.april MK Milepæl for godkendt overtagelsesprøve Kundens krav til milepæl for godkendt Delprojektprøve og Overtagelsesprøve: Aktørtestsystem-leverancen, 01. september 2011 DataHub-leverancen, 1.april 2012 Tabel 4-1: Overordnet tidsplan Kravtabel Dok /10, Sag 10/ /29

22 5. Krav til detaljeret tids- og aktivitetsplan Detaljeret tids- og aktivitetsplan skal forelægges for Kunden til godkendelse som led i afklaringsfasen og i øvrigt løbende i projektperioden i overensstemmelse med de tidsfrister, der er fastsat i den overordnede tidsplan, jf. afsnit 3, Krav Leverandøren skal derfor ikke som led i sit tilbud aflevere en sådan plan. De detaljerede tids- og aktivitetsplaner skal ligeledes omfatte Optioner i det omfang, Optionerne bliver udnyttet af Kunden. Hvis der foretages ændringer i planen, forelægges revideret tids- og aktivitetsplan til Kundens godkendelse. Kunden har til enhver tid adgang til en opdateret detaljeret tids- og aktivitetsplan. Ved udarbejdelse af en detaljeret tids- og aktivitetsplan skal Leverandøren overholde de rammer, frister og afhængigheder, der er angivet i overordnede tidsplan. Ved indbyrdes modstrid, har den overordnede tidsplan forrang frem for den detaljerede tids- og aktivitetsplan. Der skal være en direkte sammenhæng mellem den overordnede tidsplan og de efterfølgende detaljerede tids- og aktivitetsplaner. Den detaljerede tids- og aktivitetsplan skal indeholde en beskrivelse af de leverancer i projektet, der er omfattet af den pågældende detaljerede tids- og aktivitetsplan. Udarbejdelse af detaljeret tids- og aktivitetsplan for projektet skal ske i overensstemmelse med følgende krav: Krav ID Krav Type Kravtitel Kravbeskrivelse MK/K /O MK Periode for detaljeret tidsog aktivitetsplan. Den detaljerede tids- og aktivitetsplan skal som minimum omfatte perioden frem til næste detaljerede tids- og aktivitetsplan, jf. den overordnede tidsplan. Opdaterede tids- og aktivitetsplaner skal godkendes af Kunden MK Opdaterede tids- og aktivitetsplaner Kunden kan til enhver tid forlange at få opdateret detaljeret tids- og aktivitetsplan MK Omfang af den detaljerede tids- og aktivitetsplan Den detaljerede tids- og aktivitetsplan skal omfatte samtlige opgaver, aktiviteter, milepæle, leverancer og godkendelser med direkte eller indirekte indflydelse på Leverancens fremdrift, herunder aktiviteter hos eventuelle underleverandører. Dok /10, Sag 10/ /29

23 01-19 MK Sporbarhed mellem den overordnede og detaljerede tidsplan. Der skal være en direkte sammenhæng og sporbarhed mellem den overordnede tidsplan og den detaljerede tids- og aktivitetsplan MK Den overordnede tidsplan har forrang Ved udarbejdelse af en detaljeret tids- og aktivitetsplan skal Leverandøren overholde de rammer og frister, der er angivet i overordnede tidsplan. Ved indbyrdes modstrid, har den overordnede tidsplan forrang frem for tids- og aktivitetsplanen K Frister for detaljeret tidsog aktivitetsplan Detaljeret tids- og aktivitetsplan for projektet forelægges til Kunden i overensstemmelse med fristerne i den overordnede tidsplan K Appendiks til bilaget Den detaljerede tids- og aktivitetsplan for projektet vedlægges som et appendiks til bilaget, når den er godkendt af Kunden K Afhængigheder mellem aktiviteter, milepæle og godkendelser Den detaljerede tidsplan skal vise afhængigheder mellem aktiviteter, leverancer, milepæle og godkendelser K Kritiske aktiviteter Aktiviteter, der er kritiske for projektets fremdrift, skal markeres K Afholdelse af styregruppemøder Forslag til datoer og tidspunkter for afholdelse af styregruppemøder skal angives jf. Bilag K Kundens medvirken Leverandørens forventning til Kundens medvirken i perioden skal være angivet i den detaljerede tids- og aktivitetsplan, i forhold til de aktiviteter Kunden skal bidrage med, jf. afsnit 3 og Bilag 11. Kundens medvirken kan markeres som milepæle, hvis det ikke giver mening at angive den tidsmæssige udstrækning K Startkriterier og slutkriterier for aktiviteter For hver aktivitet skal det i den detaljerede tids- og aktivitetsplan fremgå: Hvilke øvrige aktiviteter der skal være gennemført for, at aktiviteten kan påbegyndes. For hver aktivitet gælder det, at det skal være målbart, om aktiviteten er opfyldt. Hvilke forhold der skal være opfyldt, førend aktiviteten er afsluttet. For hver aktivitet gælder det, at det skal være målbart, om aktiviteten er afsluttet. Dok /10, Sag 10/ /29

24 01-28 K Optioner i tids- og aktivitetsplanen De detaljerede tids- og aktivitetsplaner skal ligeledes omfatte Optioner i det omfang, Optionerne bliver udnyttet af Kunden K Interne projektafhængigheder og eksterne afhængigheder Den detaljerede tids- og aktivitetsplan skal vise øvrige interne projektafhængigheder samt eksterne afhængigheder jf. krav i krav til den overordnede tidsplan K Demonstrationer, test, konvertering, uddannelse og implementering Den detaljerede tids- og aktivitetsplan skal vise aktiviteter angående systemdemonstrationer, test, konvertering, uddannelse og implementering K Frister for fremsendelse, review og godkendelse af materiale For materiale, der skal godkendes af Kunden, skal Leverandøren angive frister for fremsendelse af dette og periode for kommentering (review) og frist for godkendelsen K Deadlines for etablering af miljøer Den detaljerede tids- og aktivitetsplan skal angive deadlines for etablering af miljøer, jf. krav til miljøer i Bilag 14 (Kravspecifikation) K Perioder med begrænsede ressourcer til rådighed De detaljerede tids- og aktivitetsplaner skal angive eventuelle perioder, hvor Kunden eller Leverandøren kun i begrænset omfang har ressourcer til rådighed for opfyldelse af Kontrakten, som f.eks. ferier, perioder reserveret til intern uddannelse og andre perioder, hvor ressourcerne må forventes reserveret til andre aktiviteter K Perioder hvor ændringsanmodninger er problematiske Hvis der er faser eller perioder, hvor introduktion af ændringsanmodninger vil være særligt problematiske eller må forventes at være stærkt forsinkende for fremdrift med opfyldelse af Leveringsaftalen, skal disse angives i Tidsplanen K Aktiviteter i forbindelse med overgangen vedligeholdelsesorganisation eller driftsorganisation. Der skal indarbejdes relevante aktiviteter i relation til overgangen til Kundens eller Leverandørens vedligeholdelsesorganisation, jf. bilag 10 (Samarbejdsorganisation) eller driftsorganisation K Nedbrydning af aktiviteter Den detaljerede tids- og aktivitetsplan skal indeholde aktiviteter, der er nedbrudt således, at omfanget af den enkelte aktivitet i udgangspunktet ikke overstiger 80 timer K Afhængigheder til øvrige systemer hos Kunden Den detaljerede tids- og aktivitetsplan skal indeholde adressering af særlige afhængigheder til øvrige systemer hos Kunden, jf. bilag K Detaljerede tids- og aktivitetsplaner De detaljerede tids- og aktivitetsplaner skal indeholde de leverancer og milepæle, der er opstillet i kapitel 3. Tabel 5-1: Detaljeret tids- og aktivitetsplan - kravtabel Dok /10, Sag 10/ /29

25 6. Leverandørens besvarelse 6.1 Leverandørens kravbesvarelse Supplerende vejledning: Leverandøren skal udfylde Bilag 3d Kravmatricen i henhold til Læsevejledningen. Såfremt Leverandøren har forbehold eller ændringer til et krav, skal det beskrives i dette afsnit og en reference hertil skal indsættes i kravmatricen. 6.2 Leverancer og milepæle Supplerende vejledning: Leverandøren skal udarbejde oversigter over leverancer og milepæle, der skal opbygges således, at der gives et fuldt og retvisende billede af det samlede projekt. Oversigterne over leverancer og milepæle skal som minimum indeholde de leverancer og milepæle, som fremgår af kapitel 3. Det forventes, at Leverandøren i : Kopierer leverancer og milepæle fra kapitel 3 i dette bilag samt, tilføjer eventuelle andre leverancer og/eller milepæle. Angiver som milepæl, hvornår optioner skal accepteres af Kunden, for at Leverandøren kan levere optioner som en integreret del af Leverancen. Angiver fasen for milepælen eller levering af leverancen. Kopierer Særlige forhold fra kapitel 3 for de enkelte leverancer. Angiver alle leverancer og leverancernes omfang i timer, hvor Leverandøren forventer Kundens medvirken (omfang af Kundens medvirken i øvrigt angives i bilag 11). Opretter en oversigt over sammenhænge mellem de forskellige leverancer i hvert delprojekt Leverancer i Aktørtestsystem-delprojektet Leverancer Fase Spor Kundens medvirken (timer) Dok /10, Sag 10/ /29

26 Tabel 6-1: Leverancer i Aktørtestsystem-delprojektet Leverancer i DataHub-delprojektet Leverancer Fase Spor Kundens medvirken (timer) Tabel 6-2: Leverancer i DataHub-delprojektet Til hver milepæl skal der knytte sig information, som angiver krav til milepælens opnåelse, milepælens tidsmæssige placering samt en beskrivelse, som dækker den fælles forståelse mellem Kunde og Leverandør af milepælens betydning Milepæle i Aktørtestsystem-delprojektet Milepæl Krav til milepælens Tidsmæssig placering Milepælens betydning opfyldelse (Dato eller uger fra kontraktunderskrift) (bod/bonus) Tabel 6-3: Milepæle i Aktørtestsystem-delprojektet Milepæle i DataHub-delprojektet Milepæl Krav til milepælens opfyldelse Tidsmæssig placering (Dato eller uger fra kontraktunderskrift) Milepælens betydning (bod/bonus) Tabel 6-4: Milepæle i DataHub-delprojektet 6.3 Den overordnede Tidsplan Supplerende vejledning: Den overordnede tidsplan skal indeholde aktiviteter, milepæle og leverancer samt sammenhænge imellem disse, som anskueliggør projektforløbet og viser, hvordan den samlede Leverance Dok /10, Sag 10/ /29

27 bliver færdiggjort. Leverandøren skal i overensstemmelse med kapitel 4 i dette bilag levere en overordnet tidsplan. Leverandøren skal nøje sikre, at der er overensstemmelse mellem oversigten over leverancer og milepæle og den overordnede tidsplan. Leverandøren indsætter sin overordnede tidsplan nedenfor eller i et underbilag. Leverandøren kan foreslå yderligere aktiviteter, leverancer eller milepæle, som Leverandøren måtte finde værdiskabende eller optimerende for Leverancen, samarbejdet eller projektforløbet generelt. Leverandøren skal supplere den overordnede tidsplan med en beskrivelse af de risici i projektforløbet, som Leverandøren har identificeret samt beskrive eventuelle risikominimerende tiltag For milepæle skal der enten angives en dato eller et antal uger målt fra kontraktunderskrift. 6.4 Leverandørens uddybning af afklaringsfasen Supplerende vejledning: Leverandøren bedes foretage en nærmere beskrivelse af de aktiviteter, der skal gennemføres i afklaringsfasen. Beskrivelsen skal desuden indeholde en nærmere proces for gennemførelse af afklaringsfasen samt Leverandørens og Kundens roller og bemanding. 6.5 Påvirkning af tidsplanen Optioner Supplerende vejledning: Leverandørens skal her angive påvirkningen af tidsplanen, idet omfang de obligatoriske optioner tilvælges Projektstyringsmetodens betydning for Tidsplanen Supplerende vejledning: Leverandørens skal her angive den valgte projektstyringsmetodes betydning for Tidsplanen. Dok /10, Sag 10/ /29

28 6.5.3 Udviklingsmetodens betydning for Tidsplanen Supplerende vejledning: Leverandørens skal her angive den valgte udviklingsmetodes betydning for Tidsplanen Kvalitetssikringsmetodens betydning for Tidsplanen Supplerende vejledning: Leverandørens skal her angive den valgte kvalitetssikringsmetodes betydning for Tidsplanen. Dok /10, Sag 10/ /29

29 7. Tabel- og figuroversigt Tabeloversigt Tabel 3-1: Oversigt over leverancer...14 Tabel 3-2: Milepæle...19 Tabel 4-1: Overordnet tidsplan Kravtabel...21 Tabel 5-1: Detaljeret tids- og aktivitetsplan - kravtabel...24 Tabel 6-1: Leverancer i Aktørtestsystem-delprojektet...26 Tabel 6-2: Leverancer i DataHub-delprojektet...26 Tabel 6-3: Milepæle i Aktørtestsystem-delprojektet...26 Tabel 6-4: Milepæle i DataHub-delprojektet...26 Figuroversigt Figur 2-1: Fase- og sporopdeling...5 Figur 2-2: Faseopdeling af delprojekterne og aktørernes afhængighed af aktørtestsystemet...8 Dok /10, Sag 10/ /29