Referat af repræsentantskabsmøde for Boligselskabet Kirstinevang

Transkript

1 16. november 2016 Referat af repræsentantskabsmøde for Boligselskabet Kirstinevang Sted og tidspunkt Deltagere Afbud Ikke mødt Dagsorden Egebjerghavens Fælleshus, Egebjerg Bygade 2 Onsdag den 2. november 2016 kl Fra repræsentantskabet Lars Andersen, Marie-Louise Scharling, Tina Jensen, Heidi Kjærbye, Mitta Samuelsen, Svend Erik Pedersen, Tom Møller,Berit Ryberg, Paul Nielsen og Irene Jørgensen Suppleanter Bart Simon Gelert Fra administrationen Lisbet Schaltz, Claus Sieben Hansen og Lene Terpe (referent) Laila Arlofelt og Jan Nielsen Michael Larsen og Jesper Smidt 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra repræsentantskabsmødet den 26. april Orientering af vedtægtsændringer for almene boligorganisationer 4. Det fremtidige ejendomskontor 5. Behandling af indkomne forslag 6. Budget 2017 a. Boligorganisationen Kirstinevang b. Boligorganisationens afdelinger Kirstinelund Kornvænget Egebjerghaven Børneinstitutionen 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter På valg er Lars Andersen, Tina Jensen, Svend Erik Pedersen samt Tom Møller (indtrådt for Kim Gunnarson). Endvidere skal vælges bestyrelsesmedlem for afdeling Egebjerghaven for et år (Grete Kristiansen er udtrådt) samt to suppleanter fra afdeling Kirstinelund, en suppleant fra afdeling Egebjerghaven og Michael Larsen fra afdeling Kornvænget. 8. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra administrationen c. Fra afdelingerne d. Fra medarbejderrepræsentanten e. Fra kommunens repræsentant 9. Fastsættelse af dato for næste møde 10. Eventuelt. Formanden bød velkommen til de nye repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter. ad 1 - Valg af dirigent Lars Andersen blev valgt som dirigent. 560

2 ad 2 - Godkendelse af referat fra referat fra repræsentantskabsmødet den 26. april 2016 Referatet blev godkendt. ad 3 - Orientering af vedtægtsændringer for almene boligorganisationer Administration orienterede om Udlændinge-, integrations- og Boligministeriets ændringer i normalvedtægterne af den 16. juni De væsentligste ændringer angår anvendelse af digitale værktøjer vedrørende udsendelse af indkaldelse, materiale og referater samt anvendelse af digitale værktøjer som supplement i forbindelse med afholdelse af afdelingsmøder. Endvidere er der mindre ændringer omkring den øverste myndigheds kompetence, en præcisering af tegningsretten ligesom reglerne om udlevering af råderetskatalog er forenklet. Det blev drøftet, om repræsentantskabsmedlemmerne skal tilbydes en tablet, hvorpå materialet til møderne kan læses. Administrationen oplyste, at organisationen skal bære udgiften til tablets og foreslog, at medlemmerne skal tilkendegive, om de har behov for en tablet til brug ved møderne. Det blev besluttet, at med referatet fremsendes en forespørgsel til de enkelte medlemmer om behovet for en tablet. Det blev endvidere besluttet, at reviderede vedtægter fremlægges til godkendelse på forårsmødet i ad 4 - Det fremtidige ejendomskontor Administrationen oplyste, at der var orienteret om sammenlægningen af ejendomskontoret på alle afdelingsmøder. Der skal ansættes en kontorassistent til ejendomskontoret og der er udarbejdet stillingsopslag. Bestyrelsen fandt, at det er en stor fordel for beboerne i afdeling Egebjerghaven, at der efter den 1. januar 2017 vil være en ugentlig aftenkontortid. Der blev udtrykt bekymring over, at afdeling Egebjerghaven i perioden medio-november til 1. januar 2017 er uden ejendomsmester. Administrationen følger situationen i afdelingen i perioden, som kan sidestilles med ferieafholdelse. ad 5 - Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag til mødet. ad 6 - Budget 2017 a. Boligorganisationen Kirstinevang Boligorganisationens budget for 2017 blev gennemgået. Almenbos administrationsbidrag for boligselskabet Kirstinevang er fastsat til kr. inkl. moms og bruttoadministrationsbidraget for 2017 for afdelingerne udgør kr. pr. lejemålsenhed pr. år. Bestyrelsen godkendte budgettet for Boligorganisationen Kirstinevang. b. Boligorganisationens afdelinger Kirstinelund Budgettet anviser en lejeforhøjelse pr. 1. januar 2017 på 0,5% med en gennemsnitlig leje på 798 kr. m 2 pr. år for familieboliger. Gennemsnitslejen for de ældre- og handicapegnede boliger er 903 kr. m 2 pr. år inkl. beløbet til renoveringsprojektet og faldstammeudskiftningen. Bestyrelsen godkendte budgettet for afdeling Kirstinelund. 561

3 Kornvænget Budgettet anviser en lejeforhøjelse pr. 1. januar 2017 på 1,3% med en gennemsnitsleje på 885 kr. m 2 pr. år for familieboliger og 764 kr. m 2 pr. år for ungdomsboliger. Bestyrelsen godkendte budgettet for afdeling Kornvænget. Egebjerghaven Budgettet anviser en fastholdelse af lejen i 2017 med en gennemsnitsleje på 984 kr. m 2 pr. år for familieboliger, 854 kr. m 2 pr. år for ungdomsboliger og kr. m 2 pr. år for ældre- og handicapegnede boliger. Bestyrelsen godkendte budgettet for afdeling Egebjerghaven. Børneinstitutionen Budgettet anviser en fastholdelse af lejen i 2017 med en gennemsnitsleje på kr. m 2 pr. år. Budgettet er fremsendt til Ballerup Kommune til orientering. Bestyrelsen godkendte budgettet for Børneinstitutionen. ad 7 - Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter På valg er Lars Andersen, Tina Jensen, Svend Erik Pedersen samt Tom Møller (indtrådt for Kim Gunnarson). Endvidere skal vælges bestyrelsesmedlem for afdeling Egebjerghaven for et år (Grete Kristiansen er udtrådt) samt to suppleanter fra afdeling Kirstinelund, en suppleant fra afdeling Egebjerghaven og Michael Larsen fra afdeling Kornvænget. Lars Andersen (afdeling Egebjerghaven) blev genvalgt som formand. Tina Jensen blev genvalgt som bestyrelsesmedlem for afdeling Kornvænget. Heidi Kjærbye blev valgt som bestyrelsesmedlem for afdeling Egebjerghaven. Berit Ryberg ønskede at stille op som bestyrelsesmedlem for afdeling Kirstinelund Der var skriftlig afstemning for afdeling Kirstinelunds medlemmer med følgende resultat: Tom Møller Berit Ryberg Svend Erik Pedersen 8 stemmer 7 stemmer 2 stemmer Tom Møller og Berit Ryberg blev valgt som bestyrelsesmedlemmer for afdeling Kirstinelund. Jan Nielsen og Bart Gelert blev valgt som suppleanter for afdeling Kirstinelund Michael Larsen blev valgt som suppleant for afdeling Kornvænget Mitta Samuelsen blev valgt som suppleant for afdeling Egebjerghaven Bestyrelsen består herefter af: Valgte medlemmer: Lars Andersen, formand Marie-Louise Scharling, næstformand Tina Jensen Heidi Kjærbye Laila Arlofelt Berit Ryberg Tom Møller ( ) afdeling Egebjerghaven ( ) afdeling Kirstinelund ( ) afdeling Kornvænget ( ) afdeling Egebjerghaven ( ) afdeling Kirstinelund ( ) afdeling Kirstinelund ( ) afdeling Kirstinelund 562

4 Paul Nielsen ( ) medarbejderrepræsentant Udpegede medlemmer: Irene Jørgensen indtil 31. december 2017 Jan Nielsen, 1. suppleant Bart Gelert, 2. suppleant Michael Larsen, suppleant Mitta Samuelsen, suppleant ( ) afdeling Kirstinelund ( ) afdeling Kirstinelund ( ) afdeling Kornvænget ( ) afdeling Egebjerghaven ad 8 - Meddelelser a. Fra formanden Formanden oplyste, at der holdes afskedsreception for Allan Fabritius den 11. november 2016 og at alle var velkomne til at komme og hilse på. Bestyrelsen nævnte, at pr. 1. januar 2017 udgår afdelingernes logoer og at det fremadrettet alene er Kirstinevangs logo de blå fugle der skal anvendes. b. Fra administrationen Administrationen orienterede om, at regeringen sammen med BL og KL er blevet enige om at effektivisere den almene boligsektor for 1,5 mia. kr. frem mod 2020 for at beboerne kan få en lavere husleje. Dette kan blandt andet ske ved udvikling af nye værktøjer, samdrift af afdelinger eller andre metoder. Administrationen vil have fokus på sagen. Den 1. oktober indførte regeringen kontanthjælpsloftet med et loft over, hvor meget en kontanthjælpsmodtager maksimalt kan opnå i støtte fra det offentlige. Administrationen følger nøje, om det får konsekvenser for beboerne og er opmærksomme på, om det vil medføre problemer med huslejebetalingen. I den forbindelse vil der på Almenbos og på afdelingernes hjemmesider blive henvist til boligportaler, hvor der er mulighed for at søge om at bytte sin bolig til en billigere bolig. Den nye persondataforordning vil stille en række nye krav til den måde, hvorpå persondata bliver indsamlet og opbevaret. Disse nye krav skal være opfyldt senest den 25. maj 2018 og det skal kunne dokumenteres, at ændringerne efterleves. Blandt ændringerne i persondataforordningen er der tale om en væsentlig forhøjelse af bødeniveauet, såfremt persondatoforordningen overtrædes eller det ikke kan dokumenteres, at forordningen efterleves. Administrationen er i gang med at udarbejde en tilfredshedsundersøgelse, som vil blive omdelt til alle beboere. Det vil endvidere blive muligt at besvare spørgeskemaet på Almenbos hjemmeside. Det forventes, at resultatet af undersøgelsen ligger klar i begyndelsen af c. Fra afdelingerne Afdeling Kirstinelund Afdeling Kornvænget Afdeling Egebjerghaven På afdelingsmødet blev Fælleshusets fremtid drøftet. Fælleshuset kører pt. med et driftsunderskud, men beboerne kom med mange gode forslag til fremtidige anvendelser af Fælleshuset, herunder muligheden for at leje huset ud til andre afdelinger eller organisationer. d. Fra medarbejderrepræsentanten 563

5 e. Fra kommunens repræsentant ad 9 - Fastsættelse af næste mødedato Næste møde foreslås afholdt tirsdag den 22. marts 2017 kl i Fælleshuset. ad 10 - Eventuelt Administrationen orienterede om muligheden for nybyggeri i kommunen ved Almenbos tidligere administration på Telegrafvej, som er til salg. Mødet sluttede kl Referatet er digitalt underskrevet af Formand og dirigent Lars Andersen Referent Lene Terpe 564