Åbent referat for 17, stk.4 Lokalhistorisk Udvalg

Transkript

1 Åbent referat for 17, stk.4 Mødedato Tid 17:00 Sted Rådmandshaven 20, mødelokale 1, Næstved Medlemmer Ole Pilegaard Hansen Jørgen Andersen Lindy Nymark Christensen Søren Drost Broegaard Svend C. Dahl Mie Andersen Fraværende Jørgen Andersen Lindy Nymark Christensen deltog ikke i behandling af sagerne Søren Drost Broegaard deltog ikke i behandling af sagerne Gæster Næstved Kommune Rådhuset, Teatergade Næstved Telefon naestved@naestved.dk

2 Indholdsfortegnelse: Punkter på åben dagsorden: 12. Bemærkninger til referat fra mødet den Orientering om personalesituation og avisskriverier Lokalhistoriske projekter siden sidst Det lokalhistoriske arbejde fremover Orientering om arkivets økonomi 2012 og Orientering om flytning og besigtigelse af lokaler Eventuelt Punkter på lukket dagsorden: 17, stk

3 12. Bemærkninger til referat fra mødet den Bemærkninger til referat fra mødet den Jørgen Andersen var fraværende. Ingen kommentarer. 17, stk

4 13. Orientering om personalesituation og avisskriverier Orientering om personalesituation og avisskriverier Jørgen Andersen var fraværende. Mie Andersen orienterede om arkivets situation. Lindy Nymark Christensen orienterede udvalget om sin opfattelse af situationen og ønskede at få præciseret sit ansvar som af Byrådet udpeget medlem af Lokalhistorisk Udvalg. Mie undersøger hos den juridiske chef, hvorvidt der er særlige forpligtelser forbundet med at være udpeget medlem af et 17, stk. 4 udvalg. Situationen tages til efterretning. 17, stk

5 14. Lokalhistoriske projekter siden sidst Lokalhistoriske projekter siden sidst Jørgen Andersen og Lindy Nymark Christensen var fraværende. Ole Pilegaard Hansen har udgivet bogen "En beskyttet verden", der er Oles erindringer om opvæksten i Fensmark fra midten af 1940'erne til starten af 1960'erne. På den nyligt afholdte Vandrefestival stod NæstvedArkiverne for 3 vandreture, der var pænt besøgt. 17, stk

6 15. Det lokalhistoriske arbejde fremover Det lokalhistoriske arbejde fremover Jørgen Andersen og Lindy Nymark Christensen var fraværende. Søren Broegaard pegede på, at en bredere del af befolkningen skal inddrages i arkiverne. Vi skal også nå ud til skoleverdenen, Lokalrådene og pensionistforeningerne. Det kan gøres ved at arrangere møder lokalt i samarbejde med fx lokalrådene. Temaer: immigranter/nydanskere, papirarbejdernes historie, skolebørns hverdag. Udvalget drøftede, hvordan vi kan få nye frivillige til arkiverne. Endelig redegjorde Mie Andersen for lokalhistorien på NæstvedArkiverne fremover: Digitalisering er kommet for at blive. Digitalisering er fremtidens udfordring på alle områder - også for lokalhistorien! Der har indenfor arkivverdenen været et blindt øje i forhold til digitalisering af den lokale historiske kulturarv. Men alle arkiver mærker efterhånden efterspørgslen på digitale løsninger og tilbud lige nu. Der skyder masser af historie frem i form af wiki'er, filmkanaler og billedbaser, og flere arkiver er begyndt at digitalisere arkivalier i forskellige former for digitaliseringsprojekter. Kulturminister Uffe Elbæk anser digitalisering som det vigtigste sigtepunkt i horisonten, og udviklingen skaber også en forventning hos borgerne om, at de kan få informationer af enhver art, hurtigt, nemt og stort set gratis. Det gælder også historiske informationer, det mærkes i arkivet, hvor vi bliver mødt med spørgsmål om, hvorfor materialet ikke er tilgængeligt i digital form, eller hvorfor det kun er den kommunale del af arkivets samlinger, der er registreret på nettet. Så digitalisering handler ikke kun om fremtiden, men i høj grad også om fortiden, om langtidsbevaring og om at gøre den lokale historiske kulturarv tilgængelig og nærværende på en måde, der involverer mange flere borgere, end det er tilfældet nu. Fremtidens bevaring og formidling af den lokale historie vil derfor tage afsæt i den almindelige udvikling indenfor arkivvæsnet samt de kommunale digitaliseringsstrategier, som arkivet er en del af. Arkivets samlinger består af både kommunale og private arkivalier og bør ses som en helhed. Andre arkiver med både kommunale og private arkivalier skelner da heller ikke mellem de to typer arkivalier, men opfatter begge som væsentlige bidrag til den lokale historie. Det vil NæstvedArkiverne også gøre fremover, for det giver simpelthen ikke mening i dagligdagen at opdele samlingerne, hverken for arkivets medarbejdere eller for offentligheden. 17, stk

7 Der er særlige regler og lovgivning omkring kommunens arkivalier, primært for at sikre borgernes retssikkerhed og som dokumentation for den offentlige forvaltning. Men det betyder blot, at den type af arkivalier som produceres af kommunen skal behandles efter særlige forskrifter, præcis som der gælder særlige forhold for billeder (ophavsret, etik, bevaring) eller private arkiver (klausuler). Men det hele fortæller om vores lokale historie, og det er arkivets medarbejdere, der skal sørge for, at der tages højde for de særlige forhold, der gælder den enkelte arkivalietype uanset oprindelse. På formidlingsområdet vil arkivet udbygge samarbejdet med de øvrige lokale kulturinstitutioner som Næstved Museum og NæstvedBibliotekerne, som vi i forvejen har etableret et godt samarbejde med gennem fælles projekter over de sidste 3-4 år. Også samarbejdet til Fladså og Fuglebjerg skal styrkes gennem flere fælles arrangementer og møder. Det kunne være gennem en fælles aktivitetskalender for Foreløbig er der planlagt følgende: Historiens Dag 2013 (ABM-arrangement med museum og bibliotek) Historieformidlingsprojekt om Anden Verdenskrig for 9. klasser (med mueet). Et projekt hvor eleverne kommer tæt på de originale kilder og lærer om kildekritik. Byvandringer (Kulturnat, FuturaCentret - evt. også med Visit Næstved) Apps til mobiltelefon med historieoplysninger. Slutspurt på Historisk Atlas med historiske oplysninger om Næstved By. Derudover kunne der tilføjes foredrag med vores lokalhistoriske kapaciteter (fx Ole i Fladså, Bertel i Fuglebjerg og Ole Pilegaard). Vi har også drøftet "ukendte billeders aften" i regi af. Der skal udarbejdes en fælles folder om NæstvedArkiverne (evt. med indstik om Fladså og Fuglebjerg) samt en folder om registreringsdatabasen naesbas, hvor Fladså og Fuglebjerg også kommer med fra 1. januar Julekort/lokalkalender når vi muligvis ikke i 2012 på grund af flytning, men det kommer i Glaspladesamlingen skal sikres bevaringsmæssigt og den del der er under digitalisering nu, skal gøres tilgængelig via nettet. Evt. bogudgivelse eller e-bog udgivelse (i samarbejde med ). Arkivet satser på at kunne tilbyde borgerne en filmkanal med lokalhistoriske film. Vi oplever en stor efterspørgsel på at låne film, som er digitaliseret, hvilket vi ikke kan. Der er dog en stor del af arkivets film, hvor ophavsrettighederne af forskellige årsager ikke er afklaret, og det er naturligvis en forudsætning for, hvilke film der kan vises. Udstilling: Hennings udstilling om jernbaner sættes op i november i Rådmandshaven og flyttes til arkivets nye område, når vi åbner der. Af regionale tværgående projekter kører arkivet videre med projekt Historisk Atlas, hvor der skal lægges lokalhistoriske oplysninger på kontinuerligt. På indsamlings- og bevaringsområdet er det især arkivering af private digitale arkivalier fra foreninger, organisationer, virksomheder og private borgere, der udgør en stor udfordring. Der har længe været planer om at etablere et pilotprojekt med to andre arkiver på sjælland, men på grund af ressourcemangel og flytteplaner, har arkivet ikke fået taget hul på denne væsentlig opgave, der har ligget stille i alt for mange år. Det er 17, stk

8 lidt "det blinde øje" igen. Der burde have været taget skridt til bevaring af den digitale lokalhistoriske kulturarv af privat oprindelse for år siden, og Statens Arkiver har da også udviklet værktøjer, der er til rådighed ganske gratis. Problemet er, at det er en ny og ukendt opgave, for hvordan bevarer, registrerer og formidler vi de private digitale arkivalier? Det bliver de kommende års helt store udfordring! Men det er tvingende nødvendigt, at arkivet tager hul på denne opgave, da vi ellers vil tabe en væsentlig del af den lokale historie fra perioden siden 2000 og frem. Vedrørende de frivillige vil der være nye opgaver fremover. Det mere traditionelle arkivarbejde med at registrere arkivalierne i de skiftende systemer bliver der mindre af til fordel for besvarelse af forespørgsler, finde oplysninger om arkivalier og billeder - og så er et ønske, at de frivillige kan hjælpe arkivet med at indtaste data i forskellige sammenhænge i forbindelse med oprettelse af databaser over fx byrådets protokoller, ikke bare Næstved Kommunes, men også de tidligere kommuners. Endelig er flytningen en stor og krævende opgave. Ikke blot fysisk, men også i praksis, da vi kun er 3 medarbejdere til at pakke ned og sætte op igen på de nye pladser. Alle arkivalier skal også have nye pladsregistreringer. 17, stk

9 16. Orientering om arkivets økonomi 2012 og 2013 Orientering om arkivets økonomi 2012 og 2013 Jørgen Andersen, Lindy Nymark Christensen og Søren Drost Broegaard var fraværende. NæstvedArkivernes regnskab for 2012 bliver overholdt også i år. Der har ikke været indtægter i forbindelse med byvandringer og filmforevisninger ud over turen på volden, hvor der blev betalt for kaffe og hveder. Budget for 2013 ligner indtil videre det for 2012, men der er ikke taget højde for eventuelle kommende politiske besparelser. Lønrammen er ca. 1,8 mio. og dækker 5 medarbejdere samt udgifter til uddannelse, kurser og transport/kørsel. Materiale- og aktivitetsudgifter udgør kr. Fordelt i grundtræk: kr. Abonnementer kr. (primært ODA, NEA, SLA) Frivillige kr. Formidling kr. Materialer kr. Digital arkivering kr. IT, inventar, vedligehold kr. (licenser, it-udstyr for alle 3 afdelinger) Indtægter kr. 17, stk

10 17. Orientering om flytning og besigtigelse af lokaler Orientering om flytning og besigtigelse af lokaler Jørgen Andersen, Lindy Nymark Christensen og Søren Drost Broegaard var fraværende. Afdelingen på Amtsgården lukkes pr. 1. november 2012, og arkivet holdes lukket for borgerbetjening og fjernlån fra Statens Arkiver i flytteperioden. Afdelingerne i Fladså og Fuglebjerg berøres ikke af flytningen. Flytningen sker i samarbejde med Rådhusservice, og der udarbejdes en flytteplan for nedpakningen i oktober/ november. Overtagelse af netværk, data, nedtagning af gammelt it-udstyr + opsætning/ etablering af dataopbevaring sker i samarbejde med IT-Centret. NæstvedArkiverne overtager det nye område gradvist fra omkring primo Driften og den kontinuerlige betjening af kommunens Centre og virksomheder kan ikke lukkes og fortsætter under flytteprocessen. De nye lokaliteter indrettes i samarbejde med Ydelsescentret og borgerservice/ biblioteket. Der er ikke afsat midler til hverken flytning eller indretning i Rådmandshaven. 17, stk

11 18. Eventuelt Eventuelt. Jørgen Andersen, Lindy Nymark Christensen og Søren Drost Broegaard var fraværende. Der har været afholdt fælles møde med Fladså og Fuglebjerg Arkiver i forbindelse med udfasning af Arkibas. Der har været afholdt møde med de frivillige om flytteprocessen og de nye lokaliteter blev i den forbindelse vist frem. 17, stk