Referat af afdelingsbestyrelsesmøde Den 3. november 2016 kl I afdelingsbestyrelsens lokaler

Transkript

1 Referat af afdelingsbestyrelsesmøde Den 3. november 2016 kl I afdelingsbestyrelsens lokaler Afdelingsbestyrelse: Inge Nielsen, John Frederiksen, Karen Løvendahl Jensen, Jørnanker Døpke, Rikke Støckel, Gitte Fammé, Lis Wexøe, Beth Hørsted, Bjørn Schrøder Rasmussen Medarbejdere: Beboerrådgiver John Rasmussen, driftschef Gert Wandahl Pedersen og driftsleder Ivan Stokic. Dagsorden: 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde (samtlige medlemmer) 2. Nyt fra: a. Formanden b. Ejendomskontoret/KAB Opfølgning på afdelingernes regnskab Budgetopfølgning Vand EL Varme c. Udvalg d. Beboerrådgiver 3. Opfølgning på tidligere sager/beslutninger 4. Opfølgning på klager modtaget på kontaktdagen 5. Sager til drøftelse og beslutning a. Godkendelse af regnskaber, afd. I, VI og Lille Friheden b. Byhaver, beboerrådgiver bilag c. Aktionsliste, bilag d. Lås campingplads e. Pris vagtordning, afd. VI og Lille Friheden f. Parkering ved flytning, max 60 min. g. Telefon/internetpenge h. Behandling af indkomne forslag dueslaget i. Byggesagen Friheden I, Lis j. Forberedelse til afdelingsmødet den 15. november 2016, bilag 6. Punkter til næste mødes dagsorden 7. Eventuelt 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde (samtlige medlemmer) Referatet godkendt og underskrevet 2. Nyt fra: a. Formanden Fremover skal afdelingsbestyrelsens regnskab være sendt ud til medlemmerne 1 uge før bestyrelsesmødet. Vedrørende Helhedsplanen: Der har været afholdt møde med de beboere, som bor ved siden af de lejligheder, som skal sammenlægges. De beboere skal genhuses en periode. Der har været afholdt følgegruppemøde. Der skal oprettes et teknisk netværk med CTS styring, da det nuværende bolignet ikke er nok udbygget. Arbejdet er under planlægning. 1

2 Der er ved at blive udarbejdet brugervejledninger til de ny installerede ting i lejlighederne. Sendes ud til alle beboere. Der arbejdes på en ny informationsskrivelse til alle beboere. Ang. Fjernvarme: fra 1. januar 2018 overgår fjernvarme regnskabet til kalenderåret. b. Ejendomskontoret/KAB V/Ivan Stokic Duesikring af cykelparkeringen ved højhuset er afsluttet. Indhentede tilbud: Trådløse microfonanlæg inkl. Teleslynge samt projektor short throw: Tilbud nr. 1 ved Newcord kr. Tilbud nr. 2 ved AV-Dus kr. Ivan vil gå i dialog med AV-Dus. Ekstra tilbud vedrørende overvågning: Der har været møde med Spymann: Der er tilbud på bedding. Parkering: Inge og Jørnanker sender nye datoer ind vedr. møde om parkering. Der er sat 15 nye skilte op om hunde i snor. Der har været en tredje gennemgang af rengøringen og resultatet er nogenlunde det samme som ved tidligere gennemgange. Ejendomskontoret anbefaler, at der tages en hurtig beslutning om at stoppe samarbejdet med Strøjer & Strøjer grundet misligholdelse af kontrakten. Man skal have en back up plan. Ivan undersøger. Afdelingsbestyrelsen fulgte anbefalingen og EK går videre med udbud. Baldakinen i højhuset har haft bagfald ind til Slikland så der kom vand ind i huset. Baldakinen er ved at blive midlertidig udbedret. Belægningen i Lille Friheden: Arbejdet går i gang den 14. november 2016 og ejendomskontoret anskaffer et matrikelkort. Lyset i nødudgangen i Oasen vil blive sat i. Web book i Satellitvaskeriet fortsætter i 3 måneder som forsøg. Oprindelig har hensigten med satellitvaskeriet været, at det er et nødvaskeri, som de beboere, som ikke havde mulighed for at vaske i den almindelige åbningstid kunne benytte, da der er vaskerier tilknytte alle blokke. Det er tidligere besluttet at der altid skal være lys i satellitvaskeriet. Opfølgning på afdelingernes regnskaber v. Gert Wandahl Budgetopfølgning Vand El 2

3 Varme Der er en udgift på kr. til afkøling af returvarme. Ellers balancerer forbruget. Der er ingen bemærkninger til budgetkontrol. c. Udvalg Der har været afholdt Beboernes Friaften, som gik godt. Inge takkede alle de frivillige. Der har været afholdt ordførermøde og alle aktiviteter er nu i gang. Der afholdes Nytårskur for alle frivillige i Friheden den 13. januar Fra afdelingsbestyrelsen deltager: Inge, Rikke, Karen, Bjørn, John F, Beth, Jørnanker, Gitte og Lis. Rikke, Inge, Beth og Marianne Salomonsen, Organisationsbestyrelsen har deltaget på i KAB-konference Konventum, Helsingør. Emnerne var: Velfærdsstaten under pres eller.. Velfærdsstatens udfordringer ved Kristian Weise, folketingspolitiker Mattias Tesfaye og borgmester Benedicte Kiær Pas på huslejen Hovedstadens vokseværk Lokal-tv: Der har været afholdt møde med Lokal-tv, som stadig mangler en digital modulator. Gert oplyste at der foregår centrale forhandlinger imellem KAB og YouSee og man skal afvente disse. d. Beboerrådgiver Juleaktiviteter: søndag den 11. december afholdes der juletræsfest for børn og voksne. Det er beboerrådgiver og frivillige som sørger for arrangementet. Igen i år uddeles der julepakker, som beboere med vanskelig økonomi kan søge igennem beboerrådgiver. En fond har givet kr. Meddelelsen er sendt ud og lagt på hjemmesiden. Uro i Lille Friheden ungdomsboligerne: En beboer i LF har henvendt sig til beboerrådgiver angående at hun er blevet vækket om natten af folk som vedvarende banker på hendes dør. Beboeren har måttet hente hjælp hos en veninde eller sovet hos sine forældre af frygt for at være i sit eget hjem. En nabo har fået smadret et vindue med sten. Det har været anmeldt til politiet. Der ankommer biler udefra som udveksler små pakker med nogle personer. Politiet er involveret, men man ved ikke om episoderne har sammenhæng. For at få mere end en beboer til at stå frem vil beboerrådgiver og ejendomskontor arrangere et møde, hvor formand og næstformand fra afdelingsbestyrelsen vil deltage. På mødet vil man opfordre alle til at stå frem og fortælle hvad de oplever i området og om der skal foretages foranstaltninger. 3. Opfølgning på tidligere sager/beslutninger Intet til dette punkt 3

4 4. Opfølgning på klager modtaget på kontaktdagen En beboer i Lille Friheden klager over, at der på parkeringspladsen holder en Handicapbil lige ved et hjørne, så man som cyklist ikke kan få noget udsyn ved drejning. Der foreslås et gadespejl. Ivan undersøger 5. Sager til drøftelse og beslutning a. Godkendelse af regnskaber, afd. I, VI og Lille Friheden. Gert Wandahl Gert gennemgik regnskaberne fra til for afdelingerne Friheden I, Friheden VI g Lille Friheden. Generelt stemmer regnskaberne med budgettet, dog er renteindtægterne større end budgetteret. Diverse spørgsmål blev besvaret. b. Byhaver, beboerrådgiver bilag Der er dannet en byhavegruppe. Indstillingen er modtaget af afdelingsbestyrelsen. Gruppens formål er: at tage vare på og udbrede interessen for byhaverne i boligselskabet at dyrke grøntsager og planter at udbrede kendskabet til andre beboere Beskrivelse af hvilke aktiviteter gruppen vil være ansvarlig for: Området med byhaverne og plejen af dette område. Deltagere i gruppen er beboere i Boligselskabet Friheden. Aktiviteterne er planlagt finansieret af fonde og man har indtil nu søgt 18 midler i Hvidovre Kommune og vil på lang sigt at opkræve kontingent. Til ordfører er indstillet: Kenneth Andersen, Hvidovrevej 454, st. th. Gruppen indsender en 18 ansøgning til Hvidovre Kommune kr. om midler til højbede, redskabsskur/kasse til havegrej og haveredskaber. Godkendt Vedrørende ansøgning af 18 midler til grupper fremsender beboerrådgiver materiale til afdelingsbestyrelsen til videre behandling. c. Aktionsliste, Bilag Vedrørende udskiftning af faldstammer i Friheden VI. Forundersøgelserne af faldstammer har imidlertid påvist, at de vandrette grenrør er i dårligere stand end antaget. Dette betyder, at de samlede udgifter over de 3 års renovering forventes at stige fra 3,9 mio. kr. til 4,75 mio. kr. Ved udskiftningen vil man tage faldstammerne lodret for at genere beboerne så lidt som muligt. Beløbet er indlagt i langtidsplanen. Resultatet af undersøgelsen af vinduernes tilstand, har vist sig, at vinduerne skal udskiftes, da det er facadepartier. Der skal afholdes et ekstraordinært afdelingsmøde med afdeling VI, hvor der vil fremkomme en økonomisk vurdering over renoveringsarbejderne: Faldstammer, indarbejdelse af affaldssystem, baldakin, vinduer, Man vil samtidig se på om der er lån der udløber og der vil komme et udkast til en langtidsplan. 4

5 Vedrørende YouSee foregår der p.t. centrale forhandlinger mellem KAB og YouSee. d. Lås Campingvogns plads Efter at en campingvogn er blevet stjålet fra pladsen er det nødvendigt at etablere nyt låsesystem. Der er en pris på ca kr. det vil også kræve en ombygning af lågen og måske vil det betyde lejestigning. e. Pris på vagtordning afd. VI og Lille Friheden Der kommer uvedkommende personer ind i højhuset via fysioterapeuten. De hænger ud på brandtrapperne og ryger hash og smider dåser og flasker. Det giver utryghed hos beboerne. Der forelå et tilbud fra firmaet Vagt & Sikkerhed på tre vagt runderinger. I tilbuddet var Lille Friheden inkluderet, det vil sige at udgifterne skal fordeles. Der blev valgt en ordning i 3 måneder som forsøg: To tilsyn alle årets dage mellem kl samt et efter kl Pris: kr. pr. md. Vagten tilser alle 11 etager på 2 trapper i området på alle runder for diverse uønskede personer, som hænger ud samt at dørene er låst korrekt. Vagten tilser Lille Friheden, der er sat 25 minutter af pr. gang til dette område. Ejendomskontoret sætter ordningen i gang. f. Parkering ved flytning, max 60 minutter Ved flytning udleveres der et flytteskilt på ejendomskontoret lydende på 60 minutter. Det er for lidt tid til en flytning. Det foreslås, at det ændres til 5 timer. Ivan undersøger. g. Telefon/internetpenge Der blev afleveret sedler med bestyrelsesmedlemmernes navne til formanden, som indsender dem til KAB. Godkendt h. Behandling af indkomne forslag til afdelingsmødet den 15. november Der forelå kun et forslag:en En beboer ønsker at der undersøges løsning vedrørende placering eller ændring af termostater på radiatorer i Lille Friheden og at der bliver indhentet tilbud. I forslaget foreligger der tre muligheder og EK undersøger forslag 2. Forslag 1 og 3 er meget dyre. Eventuelt kan man lave en prøve. i. Byggesagen Friheden I. Bilag, Lis Der ønskes et fast punkt på dagsordenen om Byggesagen i Friheden I. Dette ønskes, for at bestyrelsesmedlemmerne kan blive mere orienteret om forsinkelser, ændringer og overskridelse af budget. 5

6 Begrundelse er at man gerne vil kunne svare beboerne på de spørgsmål, som de ville stille. Ved hvert afdelingsbestyrelsesmøde orienteres der om Helhedsplanen Friheden I under punktet Formanden, pkt. 2a. Orienteringen er en opdatering om hvad der er foregået på følgegruppemøderne og det som følgegruppen ellers er orienteret om i forbindelse med Helhedsplanen. Der afholdes byggemøder 1 gang ugentlig, hvor følgegruppemedlemmerne fra Friheden I, ikke deltager. Der er udsendt så meget information til beboerne af Helhedsplanen. Der er afholdt Informationsmøder Etapemøder Blokmøder for hver blok om information og ikke mindst er der op mandet i informationsvognen for at beboerne kan få rigtig besked. Åbningstiden i informationsvognen er udvidet, således at der er åbent et tidsrum mandag til fredag og der er to aftenåbninger. Der er 4 dygtige personer tilknyttet, 2 byggeledere 1 praktikant som snart er byggeleder og en Beboerkoordiantor. Alle ansatte i informationsvognen vil meget gerne tale med og hjælpe beboerne med deres problemer. Man skal også huske på, at det er beboerne selv, der i sidste ende betaler for personalet i infovognen, så det er en god idé at benytte dem. Orientering p.t: Der er fokus på oprydningen Der er en ny tidsplan under udarbejdelse Der er tekniske løsninger der ændres Hele tiden er der ting der skal afklares Hvis budgettet overskrides vil der blive indkaldt til et møde for alle beboere. Fremover vil der blive orienteret som hidtil under Formanden punkt 2a j. Forberedelse til afdelingsmødet den 15. november Der var kun et forslag til afdelingsmødet (er gennemgået pkt. 5h) Aktivitetsliste og Huskeliste blev gennemgået. Vi mødes kl i Frihedens Idrætscenter. 6. Punkter til næste mødes dagsorden Materialet vedrørende 18 ansøgninger til Hvidovre Kommune, bilag fra beboerrådgiver (husk at tage det udsendte materiale med) 6

7 Garagegennemgang 7. Eventuelt Der blev spurgt om man skal have en bil for at få en garage? Afbud til næste møde fra Ivan Stokic og fra Gert Wandahl Mødet sluttede kl Næste møde er den 1. december Referent: Beth Hørsted. 7

8 Medlemmer af afdelingsbestyrelsen Jørnanker Døpke Formand Næstformand Inge Nielsen Beth Hørsted Sekretær Lis Wexøe Kasserer John Frederiksen Rikke Støckel Karen Løvendahl Jensen Bjørn Schrøder Rasmussen Gitte Fammé Vakant pr. 6. oktober 2016 Vakant pr. 11. august