Rettelser/tilføjelser samt skriftlige spørgsmål og svar til udbudsmaterialet

Transkript

1 Rettelser/tilføjelser samt skriftlige spørgsmål og svar til udbudsmaterialet Rettelser/tilføjelser til udbudsmaterialet Frederiksberg Kommune har følgende rettelser/tilføjelser til udbudsmaterialet: Rettelse/tilføjelse 1: 6. juli 2016 Frederiksberg Kommune er blevet opmærksom på, at linket til Magistratens beslutning på møde 20. juni 2016 i udbudsbetingelsernes afsnit 3.9, s. 20, er forkert. Det rigtige link er: Der gøres i forlængelse heraf opmærksom på, at det er besluttet af Magistraten, at tilbudsgiverne skal anmodes om i redegørelsen for visionen for Frederiksberg Svømmehal at beskrive omfang af babysvømning, rutsjebane, åbningstider, sikkerhed og DGNB certificering. Denne beslutning er indeholdt i forventningerne til tilbudsgivers redegørelse, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 7.2 Tilbuddets kvalitative indhold, på nær dog punktet om sikkerhed. Hermed menes badesikkerhed, og Frederiksberg Kommune skal bede om, at tilbudsgiver ved tilbudsafgivelsen bekræfter i sin drift af Frederiksberg Svømmehal at ville opfylde de til enhver tid gældende regler for badesikkerhed. Der er tale om et mindstekrav, idet Frederiksberg Kommune ikke vil sælge Frederiksberg Svømmehal til en tilbudsgiver, der ikke lever op til kravet. Gældende regler findes i 14, stk. 1 i bekendtgørelse nr. 511 af 20. juni 2005 om politiets sikring af den offentlige orden og beskyttelse af enkeltpersoners og den offentlige sikkerhed mv., samt politiets adgang til at iværksætte midlertidige foranstaltninger (ordensbekendtgørelsen) med senere ændringer og i Rigspolitiets Modelregelsæt for badesikkerhed ved offentlige strande, søer og badeanlæg fra maj 2008 under j.nr / BBU 538. Modelregelsættet kan findes her:

2 Rettelse/tilføjelse 2: 6. juli 2016 Frederiksberg Kommune har i næstsidste punkt i punktopstillingen i udbudsbetingelsernes afsnit 3.8, s. 19, anført, at Frederiksberg Kommune ikke har undersøgt, om køber ved sin drift af Frederiksberg Svømmehal vil være undergivet andre forpligtelser i relation til moms end kommunen ved den nuværende drift. Frederiksberg Kommune skal præcisere, at tilbudsgiverne opfordres til at undersøge, hvilke forpligtelser tilbudsgiver vil være underlagt i relation til moms ud fra den af tilbudsgiver påtænkte drift af Frederiksberg Svømmehal. Rettelse/tilføjelse 3: 6. juli 2016 Frederiksberg Kommune skal til supplement af angivelserne i udbudsbetingelsernes afsnit 3.8 og driftsregnskabet for i bilag 18 oplyse, at udover driftsudgifterne i Frederiksberg Svømmehal er der i perioden foretaget anlægsinvesteringer til forbedringer af svømmehallen for ca. 9 mio. kr. Investeringerne omhandler primært: Investering på 3,5 mio. kr. til udvidelse af kapaciteten af massage-området, herunder etablering af synlig reception i Frederiksberg Svømmehal (2013). Investering på 4,4 mio. kr. til udskiftning af bruseenheder til nye miljøvenlige brusere med indbygget grov-, micro- og nanofilter samt varmelegeme/pumpe og recirkulation (2015). Projektet er omtalt i udbudsbetingelsernes afsnit 3.8 og i notat i bilag Rettelse/tilføjelse 4: 6. juli 2016 Til supplement af bilag 01. Tingbogsattest skal oplyses, at en af erhvervslejerne i svømmehallen har foranstaltet sin lejeaftale tinglyst på ejendommen. Der er tale om lejeaftalen med svømmeskolen i familiehallen, der er omtalt i udbudsbetingelsernes afsnit 3.5. Lejeaftalen fremgår af bilag

3 Skriftlige spørgsmål og svar Kommunen har modtaget nedenstående skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet og udarbejdet følgende svar på dem: Nr. Spørgsmål Svar Svardato 1 På vegne af [tilbudsgiver] anmodes hermed om følgende yderligere information: 6/7 Tekniske installationer - Teknisk oversigt med beskrivelse af teknisk udstyr, udstyrets alder seneste vedligehold samt planlagt vedligehold eller udskiftning - Detaljerede oplysninger om de økonomiske overslag som lå til grund for de af FK s i indstillingen anførte forventede vedligeholdelsesomkostninger - Tidligere omtalte Alectia tekniske rapport Nye tiltag - Detaljerede oplysninger (tidligere omtalte notater) om de økonomiske forbedringer / anbefalede investeringsmuligheder som løbende er blevet omtalt på vore møder Gæster - Kan vi bede om oplysninger om gæste kapacitet samt udførte kapacitetsmålinger over tid / perioder - Oplysninger om gæsterne fordeling (typer indtægter) - Kan vi bede om tidligere omtalte trafik tælling - Kan vi bede om oplysninger om antal fitness gæster som besøger svømmehallen før / efter entre ændringen Frederiksberg Svømmehal har ikke en oversigt som anført, men vil henvise til bilag 15 og muligheden for at besigtige svømmehallen. Oversigt over poster, der indgik i det skønnede vedligeholdelsesbehov ved sagsfremstillingen til Kultur- og Fritidsudvalget og Magistraten den 7. marts 2016 fremgår nederst i dette dokument*. Rapporten udgør bilag Der henvises til angivelser i udbudsbetingelsernes afsnit 3.9, s. 20 nederst og 21 øverst. Der foreligger ikke andre målinger inden for kortere tidsrum end den tælling af antal besøgende pr. dag i december 2014, der er anført nedenfor. Antal besøgende pr. år i fremgår af bilag 22. Entreindtægter fordelt på billettyper fremgår af bilag Tælling af antal besøgende pr. dag i en tre-ugers periode i december 2014 fremgår af bilag Kommunen har ikke målinger på, hvor mange af fitnesscenterets kunder, der har gjort brug af adgangen til gratis at benytte 3

4 Personale - Kan vi bede om oplysninger om personale anvendelse (fordelingstal) hvem, hvor mange og hvornår 2 På vegne af [tilbudsgiver] anmodes hermed om følgende yderligere information: 1. Vi har tidligere bedt om oplysninger om gæstekapacitet. Der henvises i svaret til det eksisterende materiale men de oplysninger vedrørende gæstekapacitet findes ikke der. Hvor mange gæster kan der maksimalt være - opgjort per bassin type Hvor mange anbefales maksimalt kommercielt - opgjort per bassin type Hvor mange gæster er der typisk i forhold til maksimum - - opgjort per bassin type Tilsvarende kapacitets og besøgsantal/oplysninger udbedes for henholdsvis Spa og luksus samt for omklædningsområder. svømmehallen i perioden frem til 1. maj 2016, men anslår, at det drejer sig om i størrelsesordenen årlige besøg, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 3.6. Der er i maj og juni 2016 solgt henholdsvis og billetter/adgange til svømmehallen til kunder i fitnesscenteret. Det er pt. ikke muligt at kontrollere, om kunder i fitnesscenteret benytter svømmehallen uden at købe billet, hvorfor det faktiske antal besøg eventuelt kan have været højere. Kommunen er i tvivl om, hvad der præcis menes med spørgsmålet. Det bemærkes, at de samlede udgifter til personale fremgår af bilag 18, fordelt på personalekategorier mv., som i sammenhæng med medarbejderoversigten i bilag 25 giver et generelt overblik over personaleanvendelsen. Tilbudsgiver er velkommen til at vende tilbage med uddybende eller præciserende spørgsmål, såfremt svaret ikke er dækkende. Oplysninger om kapacitet for de enkelte bassiner hvor mange personer, der må benytte bassinerne med de nuværende vandbehandlingsanlæg og vandcirkulationshastigheder/flow fremgår af rapporten i bilag Der foretages ikke løbende tællinger af, hvor mange personer, der er i det enkelte bassin, i luksusafdelingen, omklædningsområder eller kurbad. I forhold til svømmebassiner foretager personalet dog som i led livredningsopgaven en vurdering af forsvarligheden ud fra antallet af badende og kan bede gæsterne om at fordele sig anderledes i bassinerne. I forhold til øvrige områder og bassiner vil personalet bede gæsterne om at 8/7 4

5 vise hensyn og give plads til andre, hvis der er flere, der ønsker at benytte faciliteterne, end der er plads til. 2.Bilag 22 og bilag bedes opdateret med tilsvarende tal for første halvår 2016 opgjort per måned og med sammenligningstal for de samme perioder tidligere år 3. Der udbedes flere oplysninger om følgende gæster typer skolebørn til kommunal skolesvømning medlemmer af svømmeforeninger, som kommunen stiller bassintid gratis til rådighed for Herunder udvikling i antal af disse gæste typer over årene, disse gæste typers bassinanvendelse (længde af besøg, belastninger, etc.). Hvilke begrænsninger er der for andre gæster under disse gæste typers besøg (om nogen). En fuld opfyldelse af tilbudsgivers anmodning vil fordre anvendelse af uforholdsmæssigt store ressourcer. Kommunen vil dog i uge 28 forsøge at foretage udtræk, der så vidt mulig kan imødekomme tilbudsgivers ønske om nyere og mere specifikke besøgstal og vende tilbage med en opdateret besvarelse. Det er i udbudsbetingelsernes afsnit 3.6 anslået, at antallet af personer, der i 2015 har benyttet svømmehallen til skole- og foreningssvømning udgjorde ca Tallet er et skøn, da der som beskrevet ikke er sket en registrering af personerne, og der er følgelig en usikkerhed knyttet til tallet. Kommunen har heller ikke registreringer for tidligere år, men anser antallet af skole- og foreningssvømmere for statisk. For skoler vil længden af besøg typisk modsvare to undervisningslektioner, mens det for foreningssvømmere umiddelbart forventes, at længden af besøg svarer til klubbernes rådighed over baner og bassiner, jf. bilag 1 og 2 til bassintidsaftalen. Tidsrum, hvor der skal stilles bassintid til rådighed for skoler og foreninger, jf. bassintidsaftalen og dennes bilag 3, svarer til den nuværende og hidtidige anvendelse for skoler og foreninger. Begrænsningerne for andre gæster, mens Frederiksberg Svømmehal benyttes af skoler og foreninger følger af bassintidsaftalen og omfatter primært, at gæsterne ikke må benytte de baner/bassiner, der skal stilles til rådighed, mens kommunen råder over dem ( 2.1 og , samt bilag 3) og at det årlige svømmestævne skal kunne gennemføres uden gene fra andre 5

6 besøgende ( 3.4). Disse begrænsninger svarer til de nuværende. Der gøres for god ordens skyld opmærksom på, at foreningssvømning ud fra de nuværende forhold til dels foregår uden for svømmehallens almindelige åbningstid. 4. Vi har modtaget oplysninger om antallet af fitness gæster som besøger svømmehallen for de seneste to måneder dette tal er radikalt lavere end forventet på side 18 i udbudsmaterialet. Medfører dette ændringer til indtægtsestimatet? Kommunen har ikke tilsigtet i udbudsbetingelserne at beskrive forventninger til merindtægter ved ændringen af aftalen med fitnesscenteret, og kommunen har ikke i sin egen budgetlægning for svømmehallen for 2016 disponeret med merindtægter som følge heraf. Kommunen har fremlagt de faktiske tal for maj og juni, da tilbudsgiver har spurgt hertil, men kommunen mener i overensstemmelse med angivelserne i udbudsbetingelsernes afsnit 3.6 og 3.8, at det er for tidligt at vurdere effekterne af ændringen i forhold til besøgstal og økonomi. Der skal her bemærkes, at ordningen kun netop er trådt i kraft, og at fitnesscenterets kunder har været vant til ikke at skulle købe særlig billet at der pt. ikke er mulighed for kontrol af, om kunder i fitnesscenteret benytter svømmehallen uden at købe tillægsbillet at ordningen har været kraft i en periode, hvor besøgstallene generelt er for nedadgående på grund af sommeren, men alligevel er der solgt flere tillægsbilletter i juni end i maj at fitnesscenteret ifølge egne oplysninger har haft en nedgang i antal besøg på grund af vandskaden den 24. marts Fitnesscenteret oplyser imidlertid samtidig at have haft en fremgang i antal medlemskaber. Kommunen skal under alle omstændigheder foreslå, at tilbudsgiverne gør sig egne overvejelser om mulighederne for at 6

7 optimere udnyttelsen af en synergi mellem tilbud om fitness og adgang til svømmehal i ejendommen. 5. Bilag kan der gives adgang til tællingens datamateriale så der kan analyseres på (sammenholdes med) gæstetypers øvrige svar 6. Personale Kan vi bede om oplysninger om personale anvendelse (lad mig betegne det som bemandingsplanner) hvilket personale er til stede hvornår samt hvilket antal Bilag vedlægges i excel-format. Datamaterialet fremgår af særskilt arkfane. Der vedlægges som nyt bilag eksempel på en anonymiseret vagtplan for en hverdag i maj Vagtplanen vedrører alene personale i badeafdelingerne, og er lidt anderledes i weekender, på helligdage og i sommerperioden. Personalet i administrationen arbejder som udgangspunkt inden for almindelig kontortid mandag-fredag. Personalet i billetkontoret/butikken arbejder som udgangspunkt inden for billetkontorets, henholdsvis butikkens åbningstider. Billetkontoret har som udgangspunkt åbent mandag-fredag 7-20, lørdag 7-15, søndag 8-15 og helligdage 9-15 i sommerperioden er åbningstiden dog lettere reduceret. Butikken har som udgangspunkt åbent mandag-fredag og lørdag-søndag Personalet i maskinafdelingen arbejder som udgangspunkt i tidsrum mellem kl på hverdage og 8-14 i weekender/på helligdage. * Tillæg til svar på spørgsmål 1: I det skønnede investeringsbehov inden for to år, der i sagsfremstillingen til Kultur- og Fritidsudvalget og Magistraten 7. marts 2016 er opgjort til mio. kr., indgik følgende poster, der på tidspunktet blev anslået til at udgøre nedenstående beløb: 7

8 Bassinadskillelse 25m bassin og legebassin iht. bekendtgørelsen (DS477) senest 1. juli Vandbehandling/ny til legebassin ifbm. ovenstående Tekniske installationer/rep. (tærede rør/ventiler etc.), er påbegyndt Nyt billet og elektronisk adgangssystem Nye walkier og info skærme Udestående reparationer Varegård renovering belægning og plankeværk Køling og koldvandsanlæg samt kulfilter (koldvandskar i luksus afd.) Udskiftning dampbad (1. sal herrer) og sauna (kurbad) begge trænger kraftigt (200K p.a. til rep.) I det skønnede investeringsbehov inden for tre-fem år, der i sagsfremstillingen til Kultur- og Fritidsudvalget og Magistraten 7. marts 2016 er opgjort til mio. kr., indgik følgende poster, der på tidspunktet blev anslået til at udgøre nedenstående beløb: Udskiftning af gammel vandbehandling Facade og murværk renovering Sauna og damp i omklædningsrum Ventilation Installationer vand (rør, tanke og energi) EL installationer Flise- og fuge renoveringer i huset generelt Tag renovering Renovering af omklædningsrum Kurbadsudvidelse Om beløbene i indstillingen og de bagvedlæggende tal henvises generelt til udbudsbetingelsernes afsnit 3.9, Oplysninger, der er indgået i beslutningsgrundlaget for udbud. 8