Uddrag af POLITISK og ØKONOMISK TIDSPLAN i 2013 samt procedurer

Transkript

1 Uddrag af POLITISK og ØKONOMISK TIDSPLAN i 2013 samt procedurer udgetlægning 2014 (Godkendt i Direktionen og i Økonomiudvalget den 21. januar 2013 ) Side 1 af 15

2 Økonomisk tidsplan og procedure Indholdsfortegnelse 1. Tidsplan i 2013 for budgetlægningen 2014 Side 1.0 Politisk tidsplan 3 4. udgetlægning Indledning udgetprocedure Lov- og cirkulæreprogrammet Forudsætninger 5.0 Forudsætninger 10 ILAG 1 Økonomistyring - Totalrammen på drift 11 2 udgetlægning - Tildelingskriterier til folkeskole- og dagtilbudsområdet 12 3 udgetlægning - Generelt 14 Side 2 af 15

3 Sagsbeh.: rit Christensen 1. Tidsplan i 2013 for budgetlægningen Politisk tidsplan Nr. Dato Politisk tidsplan Aktivitet HMU = HovedMedUdvalg ØU = Økonomi og Udbud = udget januar 2013 Økonomiudvalget behandler forslag til tidsplan og procedurer for økonomistyring 2013 på finansiering, drift og anlæg, samt for budgetlægningen for 2014 Herefter udarbejder fagudvalgene tidsplan og procedurer for økonomistyring 2013 på finansiering, drift og anlæg, samt for budgetlægningen for marts 2013 Økonomiudvalget behandler regnskab 2012 Økonomiudvalget udmelder rammer på anlæg til budgetlægningen for april 2013 udgetseminar for politikere, HMU m.fl. med fokus på regnskabsresultatet 2012 og evt. afledt effekt heraf i de efterfølgende år, set i lyset af forbruget i 1. kvartal Formandsskabet for hvert fagudvalg præsenterer udmøntningen af overførsler fra april 2013 orgmestermøde hos KL maj 2013 Økonomiudvalget behandler 1. budgetkontrol 2013 og tager evt. initiativer med henblik på 2. halvår Økonomiudvalget følger op på økonomisk politik og politik for effektiviseringer efter regnskabsafslutningen Økonomiudvalget udmelder rammer på drift til budgetlægningen for Ultimo maj 2013 Fagudvalgene afleverer forslag til investeringsoversigt for juni 2013 Økonomiudvalget (evt. den tværpolitiske gruppe) fastlægger, på baggrund af formandsskabets præsentation af fagudvalgets investeringsønsker, kommunens investeringsoversigt. Oversigten danner grundlag for udarbejdelse af de låneansøgninger, der skal indsendes primo august 2013 til ministeriet. Er grundlaget for det videre budgetarbejde i august måned juni 2013, kl Fagudvalgene afleverer budgetforslag på drift for til ØU august 2013 Økonomiudvalget behandler første totaloverblik for budgetforslag Formandsskabet for hvert fagudvalg præsenterer fagud-. valgenes forslag til driftsbudget for Økonomiudvalget. På mødet tager Økonomiudvalget konkret stilling til bl.a. - tekniske korrektioner i budgetforslaget - årets økonomiaftale - lov og cirkulærekonsekvenser - finansieringssiden - aktuelle økonomiske udfordringer, samt igangsætter evt. initiativer afledt af den aktuelle økonomiske situation Økonomiudvalget behandler 2. budgetkontrol 2013 (halvårsregnskab) august 2013 orgmestermøde hos KL august 2013 Internt budgetseminar I Orientering af yrådet, og HMU om første Side 3 af 15

4 Sagsbeh.: rit Christensen Nr. Dato Politisk tidsplan Aktivitet HMU = HovedMedUdvalg ØU = Økonomi og Udbud = udget Kl Medio august/primo september august 2013 Kl totaloverblik over budgetforslag sammen med effekten af økonomiaftalen, samt de aktuelle økonomiske udfordringer. Kontinuerlig medvirken og tilbagemelding fra fagudvalgene i budgetprocessen afhængig af behov og evt. iværksatte initiativer Internt budgetseminar II Uformelle politiske drøftelser og forhandlinger af budgetforslag september 2013 orgmestermøde hos KL september 2013 Økonomiudvalget fremsætter forslag til budget 2014 samt overslagsår for årene til yrådets 1. behandling. Høringsproces af høringsberettigede parter igangsættes, således at decentrale parter gives mulighed for at fremsætte bemærkninger inden yrådets 2. behandling af budgettet. Økonomiudvalget behandler de foreliggende takster september 2013 yrådets 1. behandling af forslag til budget 2013 og overslag for årene De politiske grupper bedes aftale med Økonomi og Udbud, såfremt de ønsker teknisk bistand til udarbejdelse af evt. ændringsforslag fra gruppen/grupperne september 2013 orgmestermøde hos KL september 2013 Sidste frist for aflevering af de beskrevne og politisk argumenterede ændringsforslag til budget senest kl til Økonomi og Udbud september 2013 Ændringsforslag inkl. politisk argumentation offentliggøres kl oktober 2013 yrådets 2. behandling af forslag til budget 2014 og overslag for årene november 2013 yrådet godkender takster, som er ændret som konsekvens af 2. behandlingen Side 4 af 15

5 Sagsbeh.: rit Christensen 4.0 udgetlægning Indledning udgetproceduren fastsætter tidsfrister og procedure for budgetlægningen for budget 2014 samt overslag for årene frem til budgetvedtagelsen for 2014 i yrådet den 8. oktober Den politiske tidsplan indeholder den overordnede tidsplan for gennemførelse af budgetlægningen for budget Indenfor rammerne af den politiske tidsplan og budgetprocedure tilrettelægger fagudvalgene budgetprocessen for eget udvalg. Såvel tidsplan som procedure kan suppleres med sideløbende processer og analyser efter behov. Der afholdes 2 budgetseminarer for politikere og embedsmænd samt medlemmer af HovedMedUdvalget. Seminarerne afvikles den 23. april 2013 og den 20. august Derudover afholdes der et budgetseminar for politikere og evt. embedsmænd til uformelle politiske drøftelser og forhandlinger den 27. august Tidsplan og procedure for budgetlægningen 2013 er ændret i forhold til sidste års budgetlægning. Ændringen består i, at der primo april 2013 udmeldes rammer på anlæg til fagudvalgene. På anlæg vil der blive fastsat en særlig fordelingsnøgle baseret på behovet for at sikre værdien i kapitalapparatet, de aktuelle behov og på de politiske tilkendegivelser for den kommende budgetperiode. Primo maj 2013 udmeldes rammer på drift til fagudvalgene. Fagudvalgene afleverer deres budgetforslag på anlæg til Økonomi og Udbud ultimo maj 2013, således at formandsskabet for hvert fagudvalg præsenterer ønskerne for Økonomiudvalget (evt. det udvidede Økonomiudvalg) på mødet den 17. juni På første møde i Økonomiudvalget efter sommerferien den 12. august 2013 præsenterer formandsskabet for hvert fagudvalg udvalgets budgetforslag på drift for Økonomiudvalget. Formålet med rammeudmeldelsen er at imødekomme ønskerne om en større og tidligere involvering af politikere og høringsberettigede parter i budgetprocessen. Den tidligere politiske involvering vil helt naturligt parallelt medføre, en tidligere og mere bred administrativ involvering i budgetprocessen af såvel MED udvalgene samt CLF (Det centrale ledelsesforum). Serviceområderne tilrettelægger tidsplan og proces for hvert fagudvalg m.v. under serviceområdet. Tilsvarende skal høringsproces af høringsberettigede parter gennemføres og afsluttes inden sommerferien for så vidt angår drift og anlæg. Høringsproces på totalbudgettet gennemføres efter behov efter sommerferien. Serviceområderne tilrettelægger tidsplan og proces af høringsberettigede parter under serviceområdet. Det må forventes, at der i løbet af budgetlægningen fremkommer udmeldinger fra centralt hold (ministerier/borgmestermøde m.fl.), der vil skulle supplere denne tidsplan og procedure. Økonomi og Udbud vil løbende orientere om nye/reviderede krav i den centrale styring, herunder hvorledes de nye vilkår kan konkretiseres og indarbejdes i kommunens budgetlægning. 4.1 udgetproceduren KL afholder borgmestermøde den 30. april Side 5 af 15

6 Sagsbeh.: rit Christensen Fagudvalgene får primo april 2013 udmeldt rammer på anlæg. Fagudvalgene får primo maj 2013 udmeldt rammer på drift. Fagudvalgene afleverer ultimo maj 2013 deres budgetforslag på anlæg. Formandsskabet for hvert fagudvalg præsenterer budgetforslag på anlæg for Økonomiudvalget (evt. den tværpolitiske gruppe) den 17. juni I forlængelse heraf prioriterer Økonomiudvalget anlægsbudgettet. Prioriteringen danner baggrund for evt. låneansøgninger til ministeriet primo august Fagudvalgene aflever deres budgetforslag på drift til Økonomi og Udbud ultimo juni Direktionen og Stabskollegiet behandler i et fællesmøde primo juli den aktuelle økonomi på baggrund af de politiske budgetforslag Økonomi og Udbud koordinerer og fremsender primo juli 2012 investeringsoversigten og basisbudgetterne til yrådet, HovedMedUdvalg m.fl. Proces for Lov- og Cirkulæreprogrammet gennemføres jf. den efterfølgende beskrivelse. Formandsskabet for hvert fagudvalg præsenterer budgetforslag på drift for Økonomiudvalget den 12. august Samtidig behandler Økonomiudvalget det første total overblik for budget 2014 samt overslag for årene På mødet tager Økonomiudvalget konkret stilling til tekniske korrektioner i budgetforslaget, konsekvenser af årets økonomiaftale, herunder Lov- og Cirkulæreprogrammet samt finansieringssiden. Endvidere præsenteres de aktuelle økonomiske udfordringer opgjort medio Økonomiudvalget kan evt. iværksætte initiativer afledt af den aktuelle økonomiske situation. udgetforslaget efter dette møde vil være Haderslev Kommunes bud forud for orgmestermødet i KL. udgetseminar I den 20. august 2013 for yrådet, Direktionen, Stabskollegiet og Hoved- MedUdvalget. Og budgetseminar II den 27. august 2013 for det politiske niveau. egge jf. den efterfølgende beskrivelse. Kommunens ledere orienteres umiddelbart efter budgetseminarene om status på budgetlægningen for Indberetning af prognosetal for budget 2013 og regnskab 2012 til KL med frist den 23. august KL afholder borgmestermøde den 19. august 2013 og 2. september Den 3. september 2013 fremsætter Økonomiudvalget forslag til budget 2014 samt overslag for årene 2015 til 2017 til yrådets 1. behandling den 17. september Til 1. behandlingen skal bevillings- og takstoversigt samt de generelle bemærkninger foreligge. Høringsproces af høringsberettigede parter igangsættes, således at decentrale parter gives mulighed for at fremsætte bemærkninger inden yrådets 2. behandling af budgettet. Indberetning af prognosetal for budget 2013 til KL med frist den 19. september Side 6 af 15

7 Sagsbeh.: rit Christensen Handicaprådet, Seniorrådet og Integrationsrådet skal have materialet til udtalelse efter yrådets 1. behandling og frem til fristen for ændringsforslag, samt evt. frem til den 8. oktober 2013, hvor budgettet vedtages. Frist for fremsendelse af ændringsforslag er den 26. september 2013, kl til Økonomi og Udbud, som bistår efter ønske med konsekvensberegning af de fremsendte ændringsforslag fra de politiske grupper. De politiske ændringsforslag forudsættes beskrevet og argumenteret af de politiske grupper. Offentliggørelse af ændringsforslagene med politisk argumentation af hver gruppes ændringsforslag vil ske den 27. september 2013, kl yrådet har 2. behandling af forslag til budget 2014 samt overslagsårene den 8. oktober udgetseminarer Det første budgetseminar den 23. april 2013 bruges til præsentation af kommunens økonomiske situation og økonomistyring efter forbruget i 1. kvartal 2013, herunder regnskabsresultatet 2012 med evt. afledt effekt i de efterfølgende år. Endvidere forventes formandsskabet at præsentere fagudvalgets udmøntning af overførsler fra 2012 til 2013 på drift. Endvidere forventes formandsskabet at redegøre for, hvilke uforbrugte rådighedsbeløb der er overført på hvilke anlægsprojekter, samt forklare årsagen hertil med forventet ajourført tidsplan og afslutning af projekterne. udgetseminar I den 20. august 2013 vil omfatte første totaloverblik over budgettet for sammen med effekten af økonomiaftalen mellem regeringen og KL. Endvidere vil de aktuelle økonomiske udfordringer i 2013 blive præsenteret. udgetseminar II den 27. august 2013 er afsat til uformelle politiske drøftelser og forhandlinger af budgettet for Der vil senere blive udarbejdet en mere detaljeret planlægning af budgetseminarerne. Drift udgetoverslagsåret 2014 i det vedtagne budget 2013 danner grundlag for de udmeldte rammer primo maj måned Rammerne fastsættes på grundlag af budgetoverslaget for 2014 i det vedtagne budget Der korrigeres for konsekvenser af beslutninger i yrådet truffet efter budgetvedtagelsen for Ligeledes korrigeres rammerne med KL s pris- og lønskøn inkl. eventuelle midler afsat i centrale puljer. På drift vil rammerne være opdelt i: serviceudgifter, lovbundne udgifter, aktivitetsbestemt medfinansiering, centrale refusionsordninger og brugerfinansierede udgifter. Fagudvalgene skal i deres budgetforslag overholde de tildelte rammer. Der gennemføres en realistisk budgetlægning udfra pris gange mængde. Hvis den realistiske budgetlægning overstiger den tildelte ramme, skal der udarbejdes kompenserende handlingsforslag, som sikrer at rammen bliver overholdt. Fagudvalgene synliggør konsekvenserne af de handlingsforslag, som er planlagt gennemført. Fagudvalgene afleverer deres budgetforslag i Økonomi og Udbud ultimo juni måned Formandsskabet for hvert fagudvalg præsenterer budgetforslaget fra fagudvalget for Økonomiudvalget på det første møde efter sommerferien den 12. august Side 7 af 15

8 Sagsbeh.: rit Christensen Økonomiudvalget vil på samme møde behandle det første totale overblik på budgetforslag udgetlægningen er en dynamisk proces, hvorfor problemstillinger kan medføre, at der igangsættes sideløbende processer ad hoc. Anlæg Primo april 2013 udmeldes rammer på anlæg til fagudvalgene. På anlæg vil der blive fastsat en særlig fordelingsnøgle baseret på behovet for at sikre værdien i kapitalapparatet, de akutte behov og på de politiske tilkendegivelser for den kommende budgetperiode. Økonomiudvalget behandler fordelingsnøglen på mødet i marts måned Direktionen og CLF (Det centrale ledelsesforum) vil administrativt fremsende et oplæg til fordelingsnøgle til Økonomiudvalgets møde i marts Oplægget tager udgangspunkt i bevarelse af værdien i kapitalapparatet, igangværende projekter, akutte behov o.lign. Fagudvalgene afleverer ultimo maj 2013 forslag til investeringsoversigt På mødet den 17. juni 2013 præsenterer formandsskabet for hvert udvalg ønskerne for Økonomiudvalget (evt. det udvidede Økonomiudvalg). Det materiale, som fagudvalgene prioriterer ud fra et helhedssyn og fremsender, forventes at svare til den udmeldte ramme. Det er vigtigt, at fagudvalget gennemfører prioriteringen for alle 4 år i budgetperioden som følge af kravene i budgetloven. Der er mulighed for særskilt at fremsende argumenterede ønsker / forslag ud fra et helhedssyn, som går ud over rammen. På Økonomiudvalgets møde den 17. juni 2013 prioriteres anlægsønskerne for den kommende 4 års periode i overensstemmelse med de tildelte anlægsrammer i økonomiaftalen. Denne prioritering danner grundlag for eventuelle låneansøgninger til ministeriet primo august Såfremt økonomiaftalen og/eller anden central styring i løbet af sommeren sætter fokus på bestemte anlæg eller der etableres særlige finansieringsmodeller på udvalgte projekter, vil den lokale bearbejdning af disse muligheder indgå som information på budgetseminaret i august yrådet godkender i forbindelse med vedtagelsen af budgettet, at der meddeles anlægsbevilling og frigives rådighedsbeløb svarende til 10 % af den samlede netto anlægssum for relevante nye anlægsprojekter på investeringsoversigten i henhold til specifikation i det enkelte år. Pris- og lønskøn De i budgettet for 2013 afsatte negative puljer i årene udmøntes. yrådet vedtog i forbindelse med 1. behandlingen af budgetforslaget i mødet den 18. september 2012, at der ikke skulle ske prisfremskrivning på udvalgte arter (art 2 og 4). Ændringer i pris- og lønskøn vil i løbet af budgetlægningsperioden blive håndteret ved, at der afsattes budgetreguleringspulje med de seneste reguleringer af pris- og lønskønnet. Afledt drift af anlægsprojekter Den afledte drift (+/-) af et anlægsprojekt skal altid være indeholdt i beskrivelsen af projektet og forudsættes dækket indenfor Den decentrale model. Den afledte drift (+/-) indarbejdes kun på baggrund af en konkret politisk vurdering og stillingtagen. Side 8 af 15

9 Sagsbeh.: rit Christensen Det brugerfinansierede område Det brugerfinansierede område består alene af mindre beløb til et varmeforsyningsanlæg. Takster - generelt De foreløbige takster udarbejdes i overensstemmelse med basisbudgettet og politisk besluttede korrektioner til mødet i Økonomiudvalget den 3. september 2013, hvor udvalget forventes at fremsætte sit budgetforslag til yrådets 1. behandling den 17. september Det er obligatorisk at udarbejde en takstoversigt til såvel budgetforslaget som til det endeligt vedtagne budget. Takstoversigten skal som udgangspunkt indeholde en oversigt over de takster, som er omfattet af 41 a i styrelsesloven, ligesom der i takstbilaget skal medtages oplysning om andre væsentlige takster. Takstoversigten skal bl.a. omfatte: Daginstitutionsområdet og dagpleje, ældreområdet herunder udbringning af mad, samt andre væsentlige takster f.eks. ekspeditionsgebyrer og afgifter for tilladelser, oplysninger og attester, samt takster på det kulturelle område og fritidsområdet såsom leje af haller, og entreer til svømmehaller. Takster godkendes så vidt muligt politisk ved 2. behandlingen af budgettet den 8. oktober Såfremt budgetvedtagelsen indeholder ændringer foretager serviceområderne konsekvensberegninger af taksterne, som forelægges fagudvalg og Økonomiudvalg, således yrådet senest i mødet den 26. november 2013 kan godkende de endelige takster. Finansiering På finansieringssiden tages der udgangspunkt i det godkendte budget for 2013 tillagt eventuelle korrektioner som følge af politiske beslutninger siden budgetvedtagelsen, korrektioner for midtvejsreguleringer, samt nye skøn for skatter. På det skattefinansierede område er det målet, at den disponible kassebeholdning tilstræbes at udgøre kr. pr. indbygger. Inddragelse/høring Formålet med rammeudmeldelsen er at imødekomme ønskerne om en større og tidligere involvering af politikere, høringsberettigede parter og medarbejdere i budgetprocessen. Den tidligere politiske involvering vil helt naturlig parallelt medføre, en tidligere og mere bred administrativ involvering i budgetprocessen af såvel MED udvalgene samt CLF (Det centrale ledelsesforum). Serviceområderne tilrettelægger tidsplan og proces for hvert fagudvalg mv. under serviceområdet. Der er stor forskel på omfanget af høringsberettigede parter under hvert fagudvalg. Nogle fagudvalg har en stor varieret kreds af høringsberettigede parter eksempelvis Udvalget for ørn og Familie og Udvalget for Ældre og Handicappede. Andre fagudvalg har meget få høringsberettigede parter. Der lægges op til en proces, der i videst mulig omfang involverer relevante parter i rette tid for at sikre størst mulig indflydelse. Dermed kan og vil der være forskel på, hvordan og hvornår høringen vil foregå i budgetprocessen. Høringsproces på totalbudgettet gennemføres efter behov efter sommerferien. Serviceområderne tilrettelægger efter behov tidsplan og proces af høringsberettigede parter under serviceområdet. Side 9 af 15

10 Sagsbeh.: rit Christensen 4.2 Lov- og cirkulæreprogrammet På baggrund af den årlige forhandling mellem Regeringen og Kommunernes Landsforening om kommunernes økonomi udmeldes de økonomiske konsekvenser (DUT-reguleringer) som følge af nye love, lovændringer og ændringer i generelle tilskud, i lov- og cirkulæreprogrammet, opgørelse af budgetgarantien samt øvrige reguleringer, der udsendes umiddelbart efter økonomiforhandlingerne. De økonomiske konsekvenser er opgjort for alle kommunerne under ét. Kommunes andel af DUTreguleringen opgøres blandt andet på baggrund af det antal indbyggere, som kommunen har betalingsforpligtigelse for. Lov- og cirkulæreprogrammet indeholder økonomiske konsekvenser af lovændringer i indeværende år, budgetår samt overslagsår. Stabskollegiet foretager en fordeling af de enkelte punkter på fagudvalg og serviceområde, således budgetreguleringen af budgetår 2014 med overslagsår kan ske til Økonomiudvalgets behandling af totaloverblikket den 12. august Herved sikres, at alle punkter fordeles. Der foretages kun budgetregulering ved beløb på minimum +/ kr. pr. punkt pr. udvalg på årsbasis, samt afrunding til hele kr. Såfremt kompensationsbeløbet er under kr. i 2013, men over kr. i overslagsårene, så skal kompensationsbeløbet alligevel medtages i Evt. økonomiske udfordringer (+/-) på baggrund af lokale skøn på de enkelte punkter søges afdækket indenfor Den Decentrale Model. Skulle dette mod forventning ikke være muligt vil der være tale om, at forholdet skal rejses i en enkeltsag. Korrektion af kommunens forholdsmæssige andel af midtvejsreguleringen i 2013 på landsplan sker på såvel drifts- som finansieringssiden i den 2. budgetkontrol 2013 ved beløb over bagatelgrænsen. En eventuel yderligere effekt på driftsbudgettet søges afklaret indenfor Den Decentrale Model. Der afsættes ingen pulje til senere udmøntning, idet væsentlige ændringer vil indgå i efterfølgende års økonomiforhandlinger mellem regeringen og KL, og dermed dukke op på lov- og cirkulæreprogrammet igen. 5.0 Forudsætninger 5.0 Forudsætninger Af hensyn til administrationens arbejdstilrettelæggelse er det væsentligt, at der holdes fast i de anførte processer og den tidsmæssige placering. Der er heri ind tænkt en fordeling af flowet i de enkelte processer i forhold til arbejdsbelastningen i serviceområderne. Det må forventes, at der i løbet af budgetlægningen fremkommer udmeldinger fra centralt hold (ministerier/borgmestermøde m.fl.), der vil skulle supplere denne tidsplan og procedure. Økonomi og Udbud vil løbende orientere om nye/reviderede krav i den centrale styring, herunder hvorledes de nye vilkår kan konkretiseres og indarbejdes i kommunens budgetlægning. Side 10 af 15

11 Sagsbeh.: rit Christensen ILAG 1 ØKONOMISTYRING TOTALRAMMEN PÅ DRIFT Dette afsnit beskriver den økonomiske styringsmodel på drift i Haderslev Kommune. Afsnittet finder anvendelse på udgiftsområderne: 1) Lovbundne udgifter, herunder udgifter til forsikrede ledige 2) Serviceudgifter, herunder udgifter til det specialiserede socialområde 3) Aktivitetsbestemt medfinansiering 4) Den centrale refusionsordning 5) Det brugerfinansierede område evillingsniveau Fagudvalgets driftsbudget er opdelt som en nettobevilling med opdeling i serviceudgifter, aktivitetsbestemt medfinansiering, centrale refusionsordninger og lovbundne udgifter og evt. en ramme til det brugerfinansierede område. Fagudvalget kan budgetomplacere indenfor opdelingerne. udgetkorrektioner (formelt benævnt tillægsbevillinger netto nul) på tværs af opdelingerne og/eller mellem fagudvalgene skal til behandling i Økonomiudvalget efter behandling i de berørte fagudvalg. udgetkorrektioner som giver større serviceudgifter skal følges af kompenserende reduktioner på andre serviceudgifter. Dog kan der administrativt foretages mindre budgetkorrektioner mellem rammerne i forbindelse med tekniske justeringer efter pulje udmøntninger m.v. Overførsel af over- / underskud mellem regnskabsårene De generelle regler for overførsel af over-/underskud mellem årene fremgår af regelsættet for økonomisk decentralisering. Decentrale enheder under lovbundne udgifter er sidestillet med decentrale enheder under serviceudgifter med hensyn til overførsel mellem årene. Det forudsættes, at den decentrale enhed er budgetlagt hensigtsmæssig og realistisk under hensyntagen til refusionsregler m.v. på området. Opfølgning i løbet af året Intentionen med nedenstående afsnit er, at udbygge samarbejdet mellem de decentrale serviceområder og Økonomi og Udbud. Dette samarbejde skal være kendetegnet ved helhedsdialog. Hvert serviceområde foretager opfølgning for alle områder efter regnskabsafslutningen. Serviceområderne præsenterer opfølgningen for Økonomi og Udbud i individuelle møder. Serviceområderne udarbejder efter behov en enkeltsag til politisk behandling. Vedrører enkeltsagen udgiftsområder, der går på tværs af flere fagudvalg, koordineres udarbejdelsen af enkeltsagen tidsmæssigt mellem serviceområderne. Økonomi og Udbud involveres inden enkeltsagen fremsendes til politisk behandling i et eller flere fagudvalg med henblik på den efterfølgende koordinering i Økonomiudvalget. Såfremt årets økonomiaftale indeholder væsentlige ændringer i definition af eller mer-/ ændrede opgaver på kommunens budget gennemføres en opfølgning inden udgangen af august måned af hensyn til budgetlægningen og opfølgningen i indeværende år. Side 11 af 15

12 Sagsbeh.: rit Christensen ILAG 2 UDGETLÆGNING TILDELINGSMODEL FOR FOLKESKOLE- OG DAGTILUDSOMRÅDET Proceduren for tilpasning af udviklingen i antallet af børn m.v. justeres i overensstemmelse med de politiske ønsker, der blev tilkendegivet ved budgetforliget for budget Som et led i en effektiv flerårsbudgettering tages højde for udviklingen i antallet af børn m.v. i forskellige aldersgrupper i budgetperioden. Formålet er som et led i en effektiv flerårsbudgettering at etablere en enkel, gennemskuelig model, der korrigerer budgetgrundlaget til folkeskole- og dagtilbudsområdet i forhold til udviklingen i børnetallet m.v. i forskellige aldersgrupper i budgetperioden. Folkeskoler I år - 1 danner skønnet i april på det kommende skoleårs antal elever grundlaget for budgetforslaget i år 0. Der justeres for den forventede udvikling i antal børn i overslagsårene i budgetperioden baseret på udviklingen i den godkendte befolkningsprognose. Denne udvikling justeres med den forventede andel af aldersgruppen, der forventes at være elev i folkeskolen i Haderslev Kommune ud fra et gennemsnit baseret på 3 års udvikling jf. Danmarks Statistik opgjort pr. 1. oktober hvert år. Normtallet pr. elev er kr. i 2012-priser. Normtallet justeres til budgetårets prisniveau med udviklingen i pris- og lønfremskrivningen, som fastsættes i budgetlægningen. Normtallet er etableret med 50 % af forskellen mellem det statslige bidrag og den forventede gennemsnitpris pr. elev efter reduktioner. Der vil blive foretaget en september optælling, som angiver den reelle ændring til budgetåret inkl. elever på statslige og private skoler inkl. SFO og efterskoler. Dagtilbud I budgetåret forudsættes en så realistisk budgettering som muligt baseret på følgende metode. Det forventede børnetal fastsættes ved konkret vurdering for det enkelte dagtilbud baseret på prognose (jf. sundhedsplejens opgørelse af antal fødsler i det seneste år), faktisk indmeldte børn, aktuel venteliste samt forventet afgang til skolen. Der tages ikke højde for til- og fraflytning, skoleudsættelser, fravalg af orlov og udsættelse af behovsdato. Der justeres for den forventede udvikling i antal børn mellem 1 og 5 år i overslagsårene i budgetperioden baseret på udviklingen i den godkendte befolkningsprognose. Gennemsnitsprisen pr. barn blev etableret på grundlag af det samlede antal pladser i dagplejen, børnehaver og 0-6 års integrerede institutioner, der indgik med en procentvis vægtning af gennemsnitsprisen pr. kategori. Der er forudsat en dækningsprocent på 95 % i perioden, en forældrebetaling på 25 % og fratrukket udgifter til fripladser og søskenderabat, der er forudsat at udgøre 3 %. Det giver en gennemsnitspris på kr. pr. barn i 2011-priser. Inden normtallet fastsættes til budget 2014 og frem foreslås, at der gennemføres en ny beregning af gennemsnitsprisen, hvor forudsætningerne på dækningsgrad, fripladser og søskenderabat kontrolleres. Tidspunkter for regulering Udviklingen i det forventede elevtal i folkeskoleområdet ( ) indarbejdes med normtallet i budgetoplægget primo maj eller i budgetforslaget inden udgangen af juni og reguleres for budgetåret med antal Side 12 af 15

13 Sagsbeh.: rit Christensen elever opgjort primo september. Reguleringen primo september indgår som en del af borgmesterens tekniske ændringsforslag til 2. behandlingen. eregninger på dagtilbud til såvel det kommende års budget som til regulering af udviklingen i overslag for årene gennemføres, således at resultatet kan indgå i budgetoplægget primo maj 2013 eller senest i budgetforslaget inden udgangen af juni. Mellem 1. og 2. behandling af budgettet foretages en revurdering af det forventede børnetal for det enkelte dagtilbud. Der justeres i det overordnede budget til dagtilbud for eventuelle nye tal, der også vil indgå som en del af borgmesterens tekniske ændringsforslag til 2. behandlingen. Reguleringer under kr. reguleres ikke i borgmesterens tekniske ændringsforslag men først i efterreguleringen det efterfølgende år. Efterregulering på dagtilbud som følge af den faktiske udvikling foretages én gang årligt i april/maj og justeres i det kommende års budget enten via budgetoplægget eller senest i budgetforslaget inden udgangen af juni måned. Side 13 af 15

14 Sagsbeh.: rit Christensen ILAG 3 UDGETLÆGNING - GENERELT Ultimo juni 2013 afleverer fagudvalgene et budgetforslag baseret på så realistiske skøn som muligt og korrigeret for demografiske ændringer på områder med normtal, samt korrigeret for KL s pris- og lønskøn inkl. evt. midler afsat i centrale puljer. Fagudvalgene skal i deres budgetforslag overholde de tildelte rammer. Der gennemføres en realistisk budgetlægning udfra pris gange mængde. Hvis den realistiske budgetlægning overstiger den tildelte ramme, skal der udarbejdes kompenserende handlingsforslag, som sikrer at rammen bliver overholdt. Fagudvalgene synliggør konsekvenserne af de handlingsforslag, som er planlagt gennemført. Realistiske budgetskøn udarbejdes under hensyntagen til specifikke forhold på hvert enkelt område fx: Aktivitetsbestemt medfinansiering Aktivitetsbestemt medfinansiering er ikke længere en del af kommunens serviceudgifter og dermed underlagt de gældende rammer for serviceudgifter og evt. sanktioner. Aktivitetsbestemt medfinansiering budgetlægges som udgangspunkt i overensstemmelse med KL s vejledning på området. Såfremt kommunen midtvejsreguleres (året efter) for mer-/mindreudgifter til aktivitetsbestemt medfinansiering reguleres udvalgets ramme med kommunens forholdsmæssige indbygger-andel af reguleringen. Opfølgningerne på den aktivitetsbestemte medfinansiering forelægges Økonomiudvalget særskilt som led i de aftalte budgetkontroller. Resultatet af opfølgningerne på den aktivitetsbestemte medfinansiering besluttes efter anbefaling fra Økonomiudvalget af yrådet. Det Specialiserede Sociale Område Det specialiserede sociale område budgetteres ud fra aktuelle opgørelser pr. klient, samt prisen pr. klient at tilgang og afgang budgetteres på grundlag af den historiske udvikling koblet med konkret viden ud fra et tværgående samarbejde, når eksempelvis et barn fylder 18 år og overføres fra et serviceområde til et andet at der løbende ajourføres for tilgang og afgang, der opstår som følge af tilflytning, trafikulykker o.l. hændelser refusionssatser Den historiske udvikling kan opgøres som et gennemsnit af de seneste 2 år, hvis det giver mening. Alternativt anvendes anden relevant materiale. Der redegøres for de anvendte principper. udgetmetoden skal bl.a. sikre en effektiv flerårsbudgettering. Side 14 af 15

15 Sagsbeh.: rit Christensen De lovbundne områder og udgifter til forsikrede ledige De lovbundne udgifter og udgifter til de forsikrede ledige budgetteres under hensyntagen til de kendte udsving i de konjunkturafhængige faktorer, samt refusionsmulighederne. udgetlægningen skal sammenholdes med landsskønnene og evt. afvigelser årsagsforklares. udgetmetoden skal bl.a. sikre en effektiv helårsbudgettering. Der budgetlægges konkret i det første budgetår på udgifter, men i overslagsårene sikres sammenhæng mellem udgifter og indtægter med udgangspunkt i de centrale udmeldinger om indtægter. Side 15 af 15