Manual til NETKEY administrationsmodul version 3.0.0

Transkript

1 .0.0

2 Introduktion 3 Almindelige funktioner 4 Log ind 4 Menulinjen 6 Navigation 9 Lister 11 Administration af brugere 18 Opret en bruger 19 Se og søge efter brugere 21 Redigér en bruger 22 Brugerens adgange 23 Brugerens roller 24 Blokér en bruger 27 Fjerne en bruger 28 Nulstil kodeord 29 Administration af akutnøgler 30 Administration af nøglebundter 35 Opret et nøglebundt 36 Redigering af nøglebundt 41 Giv adgang 47 Eksport til Excel 49 Slette et nøglebundt 50 Administration af montøropgaver 51 Bestil montørjob 51 Se igangværende opgaver 57 Logfiler 58 Adresse logs 59 Borger logs 61 Bruger logs 63 Nøglebundt logs 65 Batteristatus rapport 67 2

3 Introduktion I det følgende vil du få en gennemgang af hvordan du i NETKEY: Opretter og redigerer brugere herunder hvordan du blokerer eller fjerner en bruger Tildeler eller fjerner akutnøgler Opretter og redigerer nøglebundter Giver brugere adgang til nøglebundter Ser og eksporterer logfiler for adresser, brugere og nøglebundter samt batteristatus rapporter Opretter montørjobs til egne/eksterne låsesmede og/eller BEKEY Bemærk at tilgængeligheden af visse funktioner afhænger af jeres aftale med BEKEY og de rettigheder din brugerkonto har. 3

4 Almindelige funktioner Log ind NETKEY systemet finder du på klik på NETKEY til erhverv i øverste højre hjørne: Herefter vil du blive sendt til NETKEYs log-ind side, hvor man indtaster sine logind-oplysninger som vist nedenfor (eksempel): 4

5 Efter logind kommer du til NETKEYs kontrolpanel, hvorfra der er adgang til NETKEYs mange funktioner. Det kan være en god idé at afprøve funktionaliteterne i systemet samtidig med at du læser om dem. Til det formål kan du logge ind med følgende brugeroplysninger: Brugernavn: Hans Kundenummer: 1699 Kodeord: hans1234 5

6 Menulinjen Den blå linje i toppen af siden ( menulinjen ) viser til hver en tid: Det valgte visningssprog for NETKEY (Evt.) Navnet på den aktive kunde (Evt.) Navnet på den aktive afdeling Dit navn Log ud -knappen Hvis du bliver i tvivl om de forskellige knappers funktion kan du bevæge musen hen over dem for at se en kort forklarende tekst. Log ud Husk at logge ud, når du er færdig med at arbejde med systemet. Det gøres ved at trykke på denne knap øverst helt til højre i menulinjen: Skifte sprog For at skifte sproget som NETKEY vises i, tryk på denne knap helt til venstre i menulinjen: Knappen kan se anderledes ud end ovenfor, da den altid viser en forkortelse for det aktuelle sprog, f. eks. DA for dansk eller EN for engelsk. Skifte kunde Hvis din brugerkonto har adgang til at administrere mere end én kunde, vises disse knapper i den blå linje i toppen af siden: 6

7 Knappen til højre viser navnet på den aktive kunde, dvs. almindeligvis din organisations navn. For at skifte den aktive kunde: 1. Tryk på knappen med navnet på den aktive kunde 2. Indtast de første bogstaver af navnet på den kunde, du ønsker at skifte til 3. Tryk på den ønskede kunde i listen Begræns søgning efter kundetype Hvis du administrerer mange forskellige kunder, kan du begrænse din søgning til en bestemt kundetype ved at trykke på knappen til venstre for kundenavnet: Vælger du f.eks. Forbrugere her vil du - næste gang du skifter kunde - kun få forslag på kunder af denne type. Skifte afdeling Hvis din brugerkonto har adgang til at administrere mere end én afdeling, vises disse 7

8 knapper i menulinjen: Knappen i midten viser navnet på den aktive kunde, dvs. almindeligvis din organisations navn, mens knappen til højre enten viser navnet på den aktive afdeling eller Alle, hvis du arbejder med kundens hovedafdeling. For at skifte den aktive afdeling: 1. Tryk på knappen til højre, med navnet på den aktive afdeling (eller Alle ) 2. Indtast de første bogstaver af navnet på den afdeling, du ønsker at skifte til 3. Tryk på den ønskede afdeling i listen Skifte til hovedafdelingen For at skifte til kundens hovedafdeling: 1. Tryk på knappen til højre, med navnet på den aktive afdeling 2. Tryk på Alle 8

9 Navigation På kontrolpanelet finder du en oversigt over de mest benyttede funktioner. Når du er logget ind, kan du altid komme til kontrolpanelet ved at trykke på BEKEY logoet øverst i venstre hjørne: Du kan også hurtigt skifte mellem funktioner uden først at gå tilbage til kontrolpanelet ved at trykke på knapperne i sidemenuen, som indeholder de samme funktioner som kontrolpanelet: Hvis du vil arbejde uforstyrret med en funktion eller mangler plads på din skærm, kan du folde sidemenuen sammen ved at trykke på denne pil i bunden af sidemenuen: For at folde sidemenuen ud, så teksterne igen vises ved siden af ikonerne, tryk på denne pil i 9

10 bunden af sidemenuen: Når du i det følgende bliver bedt om at trykke på en knap på kontrolpanelet, kan du i stedet for altid vælge at trykke på knappen med samme navn i sidemenuen. 10

11 Lister I dit arbejde med NETKEY vil du ofte støde på lister (f.eks. over brugere, nøglebundter eller andre data). Her beskrives funktioner, som er fælles for de fleste lister i systemet. Hurtigsøgning Øverst til venstre for mange lister finder du feltet Hurtigsøgning : Når du indtaster nogle tegn/tal i feltet, filtreres listen til kun at vise matchende poster. Søgningen virker på tværs af alle relevante kolonner. I nedenstående eksempel af en liste over brugere vises 2 poster, fordi indtastningen ja indgår i brugernavnet (men også fornavnet) for den første bruger, mens det for den anden bruger indgår i brugerens adresse: Samtidigt fremgår det nederst til højre i listen, hvor mange poster søgningen resulterede i (2), og hvor mange der ville blive vist, hvis der ikke var indtastet noget i Hurtigsøgning (22): Når du sletter din indtastning i feltet Hurtigsøgning viser listen igen alle poster, og dette afspejles i nederste højre hjørne af listen: 11

12 Sortering De fleste lister i NETKEY sorteres automatisk efter den/de mest relevante kolonner, men du kan ændre sorteringen ved at klikke på kolonnens overskrifter, når kolonnen viser én eller to små pile: For at sortere posterne efter en kolonne i stigende rækkefølge (f.eks. A-Å eller 0-9), tryk én gang på kolonneoverskriften. Pilen skifter til dette udseende: For at sortere posterne efter en kolonne i faldende rækkefølge (f.eks. Å-A eller 9-0), tryk én gang til på kolonneoverskriften. Pilen skifter til dette udseende: Sortering efter flere kolonner I nogle tilfælde giver det mening at sortere på flere kolonner samtidigt. Hvis du f.eks. vil se listen over dine brugere sorteret efter Efternavn, Fornavn - som de ville stå i en telefonbog - gør sådan her: 1. Tryk én gang på overskriften på den kolonne du primært vil sortere efter (f. eks. Efternavn ). 2. Hold Skift-knappen nede på dit tastatur og tryk samtidigt på overskriften for den kolonne du sekundært vil sortere efter (eksempelvis Fornavn ). Begge valgte kolonner viser nu kun én pil: 12

13 - og listen vil nu f. eks. vise brugeren Hans Jørgensen før Lars Jørgensen før Peter Jørgensen. Vælge en enkel post I nogle lister kan du vælge en enkel post - for eksempel, når du skal vælge en adresse for at oprette en akutnøgle. For at vælge, klik én gang på rækken, og den valgte post får en lyseblå baggrundsfarve: For at fortryde dit valg, klik én gang på rækken igen, og den lyseblå baggrund forsvinder. Du kan også ændre dit valg ved at klikke på en anden række i stedet. Vælge flere poster I nogle lister kan du vælge flere poster - for eksempel, når du giver brugere adgang til et nøglebundt. Poster kan markeres på flere måder, som beskrives nedenfor. Det er op til dig, hvilken måde du foretrækker. Afkrydsningsfelter Du kan sætte kryds i felterne ud til venstre for de enkelte poster for at vælge dem eller fjerne markeringen igen: 13

14 I mange lister kan du også vælge alle poster på den viste side ved at sætte kryds i kolonnens overskrift: Hvis listen har flere sider, og du ønsker at vælge samtlige poster (fra alle sider), gør først som beskrevet foroven for at vælge posterne på den aktuelle side, og tryk derefter på linket vist herunder: Når du fjerner krydset i kolonnens overskrift igen, fravælges der kun de poster på den aktuelt viste side. Hvis der herefter stadig er valgt poster på andre af listens sider vises nedenstående link. Hvis du trykker på linket, fravælges alle markerede poster, uanset hvilken side de er på: "Stifinder" måden Du kan også bruge samme måde til at vælge/fravælge poster, som f.eks. Windows Stifinder bruger: For at markere en post på denne måde, klik et eller andet sted på rækken. Bemærk, at hvis andre poster på den aktuelle side er valgt, vil dette fravælge dem. Valgte poster på andre sider af listen fravælges ikke. 14

15 For at vælge flere poster, hold CTRL-knappen nede på tastaturet, mens du trykker på poster i listen. Hvis du holder CTRL nede, mens du klikker på posterne, påvirkes andre valgte poster ikke (dvs. du mister ikke din markering): For at markere flere poster, som ligger efter hinanden, kan du trykke på den første post, holde SKIFT-knappen nede på tastaturet og trykke på den sidste post. Så markeres alle poster imellem de to rækker, inklusive de to du trykkede på: Skifte mellem alle/kun valgte poster Når du har markeret én eller flere poster, kan du skifte til en visning, hvor du kun ser de valgte poster, ved at trykke på vis valgte nederst til højre i listen: 15

16 Denne visning kan f. eks. bruges til at få et bedre overblik over de valgte poster. For at vende tilbage til hele listen, som både viser valgte og alle andre poster, klik på vis alle, inkl. fravalgte nederst til højre i listen: Antal poster per side Hvis der er flere end 10 poster i en liste, vises de som udgangspunkt fordelt på flere sider. Du kan vælge, hvor mange poster der skal vises på hver side, ved at ændre værdien i rullelisten Rækker pr. side nederst til venstre under listen: Bladre Hvis listen er fordelt på flere sider, kan du bladre mellem disse ved at trykke på disse knapper, som vises nederst til højre under listen: For at komme tilbage til første side, tryk på denne knap: For at bladre én side tilbage, tryk på denne knap: For at blade én side frem, tryk på denne knap: 16

17 For at bladre til sidste side, tryk på denne knap: Du kan også trykke på sidetallene for at bladre til nærliggende sider: Det aktuelle sidetal kan kendes ved knappens anderledes baggrundsfarve: 17

18 Administration af brugere Tryk på knappen Brugere i kontrolpanelet for at: Oprette en bruger Se og søge i listen over dine brugere Redigere en bruger Se brugerens adgange (akutnøgler og/eller nøglebundter) Tildele og fjerne roller fra en bruger Blokere eller fjerne en bruger Nulstil kodeordet for en bruger 18

19 Opret en bruger For at oprette en ny bruger tryk på knappen Brugere i kontrolpanelet: Tryk herefter på knappen Tilføj på højre side af skærmen: Når du opretter en ny bruger skal du som minimum udfylde følgende: Brugernavn Ved tildeling af brugernavn, bør man vælge et brugernavn, som brugeren allerede benytter - i eksempelvis et IT-system eller alternativt et brugernavn sammensat på baggrund af brugerens initialer Der skelnes ikke mellem store og små bogstaver, dvs. at du for eksempel ikke både kan oprette en bruger Hans og en bruger hans (under samme kunde). Kodeord Ved oprettelse af ny bruger kan du vælge at tildele brugeren et simpelt kodeord. Medmindre andet er aftalt med BEKEY, kan brugeren via applikationen til enhver tid selv ændre dette til et personligt kodeord. Hvis du vælger at udfylde brugerens mobiltelefonnummer kan du i stedet for at udfylde Kodeord sætte kryds i Generer tilfældig kodeord (på serveren). Brugeren vil da få tilsendt et tilfældigt genereret kodeord til mobiltelefonen (sammen med brugernavnet og kundenummeret). Følgende felter bør du desuden udfylde for at lette administrationen af brugerne: Fornavn og Efternavn: Ved at indtaste disse er det nemmere for dig at redigere brugeren senere ved at søge efter navnet i stedet for at skulle finde brugernavnet frem Mobiltelefonnummer 19

20 Brugeren kan få tilsendt en SMS med logind-oplysninger og link til download af appen Brugeren kan nemt nulstille et glemt kodeord selv ved at få tilsendt en SMS Brugeren får tilsendt en SMS når en ny nøgle tildeles Det er muligt via BEKEY at sende sms til alle brugere Mobiltelefonnummer er påkrævet, hvis totrinsbekræftelse aktiveres (valgfrit) Brugeren kan nulstille et glemt kodeord selv ved at få tilsendt en Brugeren oprettes ved at klikke på Opret : 20

21 Se og søge efter brugere På siden Brugere finder du en samlet oversigt over de brugere, der er oprettet under kunden/afdelingen. Kolonneoverskrifterne kan bruges til at sortere listen over brugere, og feltet Hurtigsøgning kan bruges til at finde en bestemt bruger - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister. 21

22 Redigér en bruger For at redigere en bruger, find brugeren i listen og tryk på Rediger -knappen til højre ud for brugeren: Du kan ændre brugerens brugernavn, for- og efternavn, mobiltelefonnummer, adresse og kodeord. Hvis du ikke ønsker at ændre brugerens kodeord behøver du ikke udfylde disse felter. Ellers indtast det nye kodeord to gange i de her viste felter: Indikatoren mellem de to felter viser, hvor sikkert kodeordet vurderes: Et stærkt kodeord indeholder både tal, små og store bogstaver og gerne specialtegn. Når du er færdig med at redigere brugeren, tryk på Opdater -knappen for at gemme ændringerne: 22

23 Brugerens adgange For at se en brugers adgange, find brugeren i listen, tryk på den lille pil til højre for Rediger -knappen, og så på Vis detaljer : Under overskriften Detaljer kan du bl.a. se, hvornår brugeren blev oprettet og hvornår brugeren sidst har logget på BEKEY. Under overskriften Akutnøgler finder du en liste over alle akutnøgler, som er tildelt denne bruger. Under overskriften Nøglebundter kan du se, hvilke nøglebundter denne bruger har fået adgang til. 23

24 Brugerens roller For at se og redigere en brugers roller, find brugeren i listen, tryk på den lille pil til højre for Rediger -knappen, og så på Rediger roller : Den samme bruger kan have forskellige roller under forskellige kunder/afdelinger. Til venstre vises en liste over tilgængelige roller (eksempel): For at få vist en kort forklaring af de forskellige roller, hold musen over et rollenavn (f.eks. ADMIN ). Til højre vises en kolonne for hver kunde/afdeling, hvor brugeren har fået tildelt én eller flere roller (eksempel): 24

25 Hvis der vises mange kunder/afdelinger, kan du scrolle listen til venstre eller højre ved at trykke på disse knapper: For at fjerne en rolle fra en bruger, fjern krydset til højre for den ønskede rolle i kolonnen for den kunde/afdeling, hvor brugeren ikke længere skal have denne rolle. Hvis brugeren f.eks. ikke længere skal være administrator for afdelingen Storkøbenhavn under kunden Virksomhed ApS, klik her for at fjerne krydset: For at tilføje en rolle til en bruger, sæt et kryds til højre for den ønskede rolle i kolonnen for den kunde/afdeling, hvor brugeren skal få denne rolle. Hvis du vil tildele en rolle til brugeren under en kunde/afdeling, som endnu ikke vises på listen, tryk på knappen Tilføj kunde/afdeling øverst til højre på siden: Skriv de første bogstaver af kundenavnet i feltet Kunde og vælg derefter den ønskede kunde fra listen, for eksempel: 25

26 Tryk på Tilføj for at kunne tildele brugeren én eller flere roller under den valgte kunde. Hvis brugeren kun skal tildeles roller under en bestemt afdeling, skriv i stedet for de første bogstaver af afdelingens navn i feltet Afdeling og vælg derefter den ønskede afdeling fra listen, inden du trykker på Tilføj. Den valgte kunde/afdeling tilføjes som en ny kolonne på siden, og du kan nu sætte krydser som vanligt for at tildele én eller flere roller under den nye kunde/afdeling til den valgte bruger. Når du er færdig med at tildele/fjerne roller, tryk på Gem ændringer i bunden af siden: 26

27 Blokér en bruger På listen over brugere er det også muligt at blokere en bruger. Under kolonnen Blokeret kan du se, om brugeren p.t. er blokeret. En grøn cirkel betyder, at brugeren er aktiv (dvs. ikke blokeret) og kan bruge BEKEY normalt: En rød cirkel betyder, at brugeren er blokeret og ikke kan bruge BEKEY: Hvis du ønsker at blokere brugeren eksempelvis hvis der er mistanke om at en brugerprofil er blevet misbrugt eller hvis en bruger har ferie skal du klikke på den grønne cirkel. Du vil blive bedt om at bekræfte, at du ønsker at blokere brugeren. Blokeringen kan fjernes igen ved at trykke samme sted og bekræfte ændringen. Når du vælger at blokere en bruger, vil denne ikke længere kunne logge sig på systemet eller åbne døre. 27

28 Fjerne en bruger For at fjerne en bruger helt, find brugeren i listen, tryk på den lille pil til højre for Rediger -knappen, og så på Slet : Du vil blive bedt om at bekræfte, at du ønsker at fjerne brugeren. Fjerner du brugeren, vil denne blive slette permanent. Det vil IKKE være muligt, at se log-filer for en bruger, der er fjernet. Når du vælger at fjerne en bruger, vil denne ikke længere kunne logge sig på systemet eller åbne døre. 28

29 Nulstil kodeord Hvis en bruger har glemt sit kodeord, kan du som administrator nulstille brugerens kodeord ved at finde brugeren i listen, trykke på den lille pil til højre for Rediger -knappen, og så på Nulstil kodeord : Bekræft at du ønsker at nulstille brugerens kodeord. Brugeren vil herefter modtage en SMS med et nyt automatisk generet kodeord brugeren kan til enhver tid ændre kodeordet fra applikationen. 29

30 Administration af akutnøgler Tryk på knappen Opret akutnøgle på kontrolpanelet for hurtigt at tildele adgang til en enkel adresse til én eller flere brugere. Adresse Først skal du vælge hvilken adresse du ønsker at give adgang til. Indtast de første tegn af et vejnavn, bynavn eller postnummer. Systemet vil for at lette din søgning undervejs komme med forslag til mulige adresser. Vælg den ønskede vej eller by ved at klikke på foreslaget i listen: Når du har valgt en vej eller by kan du indtaste husnummeret i feltet Nr. (valgfrit): Klik herefter på Søg -knappen: Der vises en liste over adresser med den valgte vej/by og evt. husnummer: 30

31 Vælg adressen du ønsker at give adgang til ved at trykke på den - den valgte adresse markeres med en lyseblå baggrund: Tryk på Fortsæt : Tidsrum Her kan du definere i hvilken periode og hvilket tidsrum, adgangen/akutnøglen skal være aktiv. Medmindre du ændrer noget på denne side kan akutnøglen anvendes døgnet rundt, alle ugens dage, og indtil den slettes manuelt. Ved at trykke på kalender-ikonet ved siden af Startdato kan du vælge en dato, hvor akutnøglen bliver aktiv: Hvis du vælger en startdato kan adgangen ikke bruges før denne dato. Ved at trykke på kalender-ikonet ved siden af Slutdato kan du vælge en dato, hvor akutnøglen automatisk udløber: Hvis adgangen kun skal virke på bestemte ugedage, tryk på de ønskede dage. I 31

32 nedenstående eksempel vil brugeren kun have adgang til adressen om tirsdagen og torsdagen: Hvis du fortryder at have valgt ugedage, tryk på Hele ugen for at fjerne begrænsningen igen: Hvis adgangen kun skal virke i et bestemt tidsrum på dagen, tryk på de små pile til højre for felterne Fra og Til : Tryk på pilene for at ændre timen/minuttallet, eller indtast det ønskede tidspunkt i felterne: I nedenstående eksempel kan adgangen kun anvendes i tidsrummet 16-20: Hvis du fortryder begrænsningen til et bestemt tidsrum, tryk på knappen Hele dagen for at nulstille Fra - og Til -felterne: Tryk på Fortsæt når du har indstillet tidsbegrænsningerne: 32

33 Brugere Vælg herefter hvem du vil give adgang til den valgte adresser. For at give adgang til en eller flere eksisterende brugere, vælg dem i listen. Du kan bruge feltet Hurtigsøgning til at finde den ønskede bruger og/eller sortere listen ved at trykke på kolonneoverskrifterne - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister. Hvis du ønsker at give akutnøglen til en ny bruger, tryk på knappen Tilføj for at oprette brugeren: Læs evt. mere om oprettelse af brugere i afsnittet Administration af brugere > Opret en bruger. Når du har valgt (eller oprettet) den eller de brugere, som skal have adgang til adressen, tryk på Fortsæt : Færdig Til sidst vises en oversigt over dine valg (adressen, evt. tidsrum og brugeren/brugerne). Hvis du opdager en fejl i dataene, tryk på Rediger -knappen ved siden af det afsnit, du ønsker at rette i, for at komme tilbage til den pågældende side: 33

34 Hvis alt ser rigtigt ud, tryk på Afslut for at oprette akutnøglen: 34

35 Administration af nøglebundter Et elektronisk nøglebundt i NETKEY har mange ligheder med et fysisk nøglebundt, idet det er en samling af nøgler til udvalgte adresser. Det elektroniske NETKEY nøglebundt har de fordele, at det kan tidsbegrænses og gives til flere brugere på samme tid. Derudover kan nøglebundtet deaktiveres helt eller fratages enkelte brugere via NETKEY, uden at brugeren behøver være i nærheden rent fysisk. Tryk på knappen Nøglebundter i kontrolpanelet for at: Oprette et nøglebundt Redigere et nøglebundt Give eller fjerne adgang til et nøglebundt til/fra brugere Eksportere et nøglebundt til en Excel-fil Slette et nøglebundt 35

36 Opret et nøglebundt Tryk på Nøglebundter i kontrolpanelet og herefter på Opret for at oprette et nøglebundt: Navn Vælg et navn til nøglebundtet: Det kan være en god idé at vælge et navn, der fortæller noget om området nøglebundtet gælder for og eventuelt noget om tidsrummet eksempelvis Rute1-dag eller Område1-aften/nat. Tryk herefter på Fortsæt : Adresser Herefter skal de ønskede adresser føjes til nøglebundtet. Indtast de første tegn af et vejnavn, bynavn eller postnummer. Systemet vil for at lette din søgning undervejs komme med forslag til mulige adresser. Vælg den ønskede vej eller by ved at klikke på foreslaget i listen: Når du har valgt en vej eller by kan du indtaste husnummeret i feltet Nr. (valgfrit): 36

37 Klik herefter på Søg -knappen: Der vises en liste over adresser med den valgte vej/by og evt. husnummer. Vælg adresser du ønsker at tilføje til nøglebundt ved f.eks. at markere deres afkrydsningsfelter - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister > Vælge flere poster : Du kan tilføje adresser fra flere veje/byer ved at foretage en ny søgning i de øverste felter. Når du har valgt adresser til nøglebundtet, tryk på Fortsæt : Brugere Hvis du allerede ved, hvilke brugere du vil give adgang til nøglebundtet, kan du vælge dem på denne side. Du kan også udskyde dette til senere og bruge funktionen Giv adgang på dét tidspunkt. For at give adgang til en eller flere eksisterende brugere, vælg dem i listen. Du kan bruge 37

38 feltet Hurtigsøgning til at finde den ønskede bruger og/eller sortere listen ved at trykke på kolonneoverskrifterne - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister. Tryk på Fortsæt : Tid Her kan du definere i hvilken periode og hvilket tidsrum, nøglebundtet skal være aktiv. Medmindre du ændrer noget på denne side kan nøglebundtet anvendes døgnet rundt, alle ugens dage, og indtil det slettes manuelt, eller indtil brugerens adgang til nøglebundtet fjernes. Ved at trykke på kalender-ikonet ved siden af Startdato kan du vælge en dato, hvor nøglebundtet bliver aktiv: Hvis du vælger en startdato kan nøglebundtet ikke bruges før denne dato. Ved at trykke på kalender-ikonet ved siden af Slutdato kan du vælge en dato, hvor nøglebundtet automatisk udløber: Hvis adgangen kun skal virke på bestemte ugedage, tryk på de ønskede dage. I nedenstående eksempel vil brugerne kun have adgang til adresserne om tirsdagen og torsdagen: Hvis du fortryder at have valgt ugedage, tryk på Hele ugen for at fjerne begrænsningen 38

39 igen: Hvis adgangen kun skal virke i et bestemt tidsrum på dagen, tryk på de små pile til højre for felterne Fra og Til : Tryk på pilene for at ændre timen/minuttallet, eller indtast det ønskede tidspunkt i felterne: I nedenstående eksempel kan adgangen kun anvendes i tidsrummet 16-20: Hvis du fortryder begrænsningen til et bestemt tidsrum, tryk på knappen Hele dagen for at nulstille Fra - og Til -felterne: Tryk på Fortsæt når du har indstillet tidsbegrænsningerne: Færdig Til sidst vises en oversigt over dine valg (nøglebundtets navn, adresserne, evt. brugere og evt. tidsbegrænsninger). 39

40 Hvis du opdager en fejl i dataene, tryk på Rediger -knappen ved siden af det afsnit, du ønsker at rette i, for at komme tilbage til den pågældende side: Hvis alt ser rigtigt ud, tryk på Afslut for at oprette nøglebundtet: 40

41 Redigering af nøglebundt Hvis du ønsker at redigere et nøglebundt, søger du først nøglebundtet frem i listen ved at trykke på Nøglebundter i kontrolpanelet. Kolonneoverskrifterne kan bruges til at sortere listen over nøglebundter, og feltet Hurtigsøgning kan bruges til at finde et bestemt nøglebundt - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister. Klik på Rediger ud for det nøglebundt du ønsker at redigere: Navn Du vil som det første komme forbi siden, hvor du kan ændre nøglebundtets navn vi anbefaler at du under normale omstændigheder ikke ændrer navnet, men blot trykker på Fortsæt. Ændrer du imidlertid på eksempelvis det gyldige tidsrum for nøglebundtet, vil det naturligvis give mening at ændre navnet, så navnet modsvarer de vilkår der er for nøglebundtet. Tryk herefter på Fortsæt : Adresser Herefter kan du tilføje og/eller fjerne adresser fra nøglebundtet. Hvis du ikke ønsker at ændre adresserne i nøglebundtet, tryk bare på Fortsæt : 41

42 Tilføje adresser Indtast de første tegn af et vejnavn, bynavn eller postnummer. Systemet vil for at lette din søgning undervejs komme med forslag til mulige adresser. Vælg den ønskede vej eller by ved at klikke på foreslaget i listen: Når du har valgt en vej eller by kan du indtaste husnummeret i feltet Nr. (valgfrit): Klik herefter på Søg -knappen: Der vises en liste over adresser med den valgte vej/by og evt. husnummer. Vælg adresser du ønsker at tilføje til nøglebundt ved f.eks. at markere deres afkrydsningsfelter - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister > Vælge flere poster : Du kan tilføje adresser fra flere veje/byer ved at foretage en ny søgning i de øverste felter. Fjerne adresser 42

43 For at fjerne adresser fra nøglebundtet tryk først på vis.. valgte i nederste højre hjørne af listen: Listen viser nu alle adresser i nøglebundtet, og du kan bruge afkrydsningsfelterne for at fjerne de adresser, som ikke længere skal indgå i nøglebundtet. Bemærk at adresserne forsvinder fra listen med det samme. Hvis du fortryder, tryk på vis alle, inkl. fravalgte i nederste højre hjørne af listen, og tilføj så adressen igen (se beskrivelse tidligere i dokumentet): Når du har tilføjet og/eller fjernet adresser til/fra nøglebundtet, tryk på Fortsæt : Brugere På denne side kan du give adgang til nøglebundtet til flere brugere, eller fjerne adgangen til nøglebundtet fra brugere. For at give adgang til en eller flere eksisterende brugere, vælg dem i listen. Du kan bruge feltet Hurtigsøgning til at finde den ønskede bruger og/eller sortere listen ved at trykke på kolonneoverskrifterne - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister. For at fjerne adgangen til nøglebundtet fra en eller flere brugere, fjern afkrydsningsfeltet ved disse brugere. Hvis du ønsker et hurtigt overblik over alle de brugere, som du har givet adgang til nøglebundtet, kan du trykke på vis.. valgte i nederste højre hjørne af listen: 43

44 Hvis du fjerner krydset ved en bruger i denne visning, forsvinder de fra listen med det samme. Hvis du fortryder at have fjernet en bruger, eller ønsker at give adgang til nøglebundtet til andre brugere, skift tilbage til listen over alle eksisterende brugere ved at trykke på vis alle, inkl. fravalgte i nederste højre hjørne af listen: Når du har givet eller fjernet adgang til nøglebundtet til/fra de ønskede brugere, eller hvis du ikke ønsker at ændre på, hvem der har adgang til nøglebundtet, tryk på Fortsæt : Tid Her kan du definere i hvilken periode og hvilket tidsrum, nøglebundtet skal være aktiv. Ved at trykke på kalender-ikonet ved siden af Startdato kan du vælge en dato, hvor nøglebundtet bliver aktiv: Hvis du vælger en startdato kan nøglebundtet ikke bruges før denne dato. Ved at trykke på kalender-ikonet ved siden af Slutdato kan du vælge en dato, hvor nøglebundtet automatisk udløber: Hvis adgangen kun skal virke på bestemte ugedage, tryk på de ønskede dage. I nedenstående eksempel vil brugerne kun have adgang til adresserne om tirsdagen og torsdagen: 44

45 Hvis du fortryder at have valgt ugedage, tryk på Hele ugen for at fjerne begrænsningen igen: Hvis adgangen kun skal virke i et bestemt tidsrum på dagen, tryk på de små pile til højre for felterne Fra og Til : Tryk på pilene for at ændre timen/minuttallet, eller indtast det ønskede tidspunkt i felterne: I nedenstående eksempel kan adgangen kun anvendes i tidsrummet 16-20: Hvis du fortryder begrænsningen til et bestemt tidsrum, tryk på knappen Hele dagen for at nulstille Fra - og Til -felterne: Tryk på Fortsæt når du har indstillet tidsbegrænsningerne (eller hvis du ikke ønsker at ændre dem): 45

46 Færdig Til sidst vises en oversigt over dine ændringer (nøglebundtets navn, adresserne, evt. brugere og evt. tidsbegrænsninger). Hvis du opdager en fejl i dataene, tryk på Rediger -knappen ved siden af det afsnit, du ønsker at rette i, for at komme tilbage til den pågældende side: Hvis alt ser rigtigt ud, tryk på Afslut for at opdatere nøglebundtet: 46

47 Giv adgang Du kan hurtigt give adgang til et nøglebundt til nye brugere, eller fjerne adgangen til et nøglebundt fra brugere, uden at skulle redigere det. Søg først nøglebundtet frem i listen ved at trykke på Nøglebundter i kontrolpanelet. Kolonneoverskrifterne kan bruges til at sortere listen over nøglebundter, og feltet Hurtigsøgning kan bruges til at finde et bestemt nøglebundt - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister. Når du har fundet det ønskede nøglebundt, tryk på den lille pil til højre for Rediger -knappen og så på Giv adgang : For at give adgang til en eller flere eksisterende brugere, vælg dem i listen. Du kan bruge feltet Hurtigsøgning til at finde den ønskede bruger og/eller sortere listen ved at trykke på kolonneoverskrifterne - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister. For at fjerne adgangen til nøglebundtet fra en eller flere brugere, fjern afkrydsningsfeltet ved disse brugere. Hvis du ønsker et hurtigt overblik over alle de brugere, som du har givet adgang til nøglebundtet, kan du trykke på vis.. valgte i nederste højre hjørne af listen: Hvis du fjerner krydset ved en bruger i denne visning, forsvinder de fra listen med det samme. Hvis du fortryder at have fjernet en bruger, eller ønsker at give adgang til nøglebundtet til andre brugere, skift tilbage til listen over alle eksisterende brugere ved at 47

48 trykke på vis alle, inkl. fravalgte i nederste højre hjørne af listen: Når du har givet eller fjernet adgang til nøglebundtet til/fra de ønskede brugere, tryk på Gem ændringer : 48

49 Eksport til Excel Hvis du ønsker at eksportere adresserne og brugerne fra et nøglebundt til en Excel-fil, søger du først nøglebundtet frem i listen ved at trykke på Nøglebundter i kontrolpanelet. Kolonneoverskrifterne kan bruges til at sortere listen over nøglebundter, og feltet Hurtigsøgning kan bruges til at finde et bestemt nøglebundt - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister. Når du har fundet nøglebundtet du ønsker at eksportere, tryk på den lille pil til højre for Rediger -knappen og så på Eksporter data : 49

50 Slette et nøglebundt Hvis du ønsker at slette et nøglebundt, søger du først nøglebundtet frem i listen ved at trykke på Nøglebundter i kontrolpanelet. Kolonneoverskrifterne kan bruges til at sortere listen over nøglebundter, og feltet Hurtigsøgning kan bruges til at finde et bestemt nøglebundt - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister. Når du har fundet nøglebundtet du ønsker at slette, tryk på den lille pil til højre for Rediger -knappen og så på Slet : 50

51 Administration af montøropgaver Bestil montørjob Tryk på Bestil montørjob i kontrolpanelet for at oprette en montør-opgave til BEKEY og/eller jeres egne låsesmede. Følgende opgaver kan bestilles vha. dette modul: Installation af BEKEY motorvridere på nye døre Afmontering af BEKEY motorvrider fra en privat dør Installation af BEKEY dørenheder på opgangsdøre Reparation eller batteriskifte på eksisterende BEKEY dørenheder Adresser Først skal du vælge den/de adresse(r) du ønsker at oprette montørjobs for. Bemærk: Hvis du bestiller flere nye motorvridere samtidigt og vælger at tilføje disse nye adresser til et eller flere nøglebundter i bestillingsprocessen, vil alle adresser blive tilføjet til det/de valgte nøglebundt(er). Derfor kan det være en god idé at foretage flere separate bestillinger i tilfælde af at de nye adresser skal tilknyttes forskellige nøglebundter. Indtast de første tegn af et vejnavn, bynavn eller postnummer. Systemet vil for at lette din søgning undervejs komme med forslag til mulige adresser. Vælg den ønskede vej eller by ved at klikke på foreslaget i listen: 51

52 Når du har valgt en vej eller by kan du indtaste husnummeret i feltet Nr. (valgfrit): Klik herefter på Søg -knappen: Der vises en liste over adresser med den valgte vej/by og evt. husnummer. Vælg den eller de adresse(r) du ønsker at bestille et montørjob for ved f.eks. at markere deres afkrydsningsfelter - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister > Vælge flere poster : Du kan tilføje adresser fra flere veje/byer ved at foretage en ny søgning i de øverste felter. Oprette ny adresse Hvis du ønsker at bestille montering på en adresse som ikke findes i listen, kan du oprette den manglende adresse som følger: Indtast de første tegn af vejnavnet. Systemet vil for at lette din søgning undervejs komme 52

53 med forslag til mulige adresser. Vælg den ønskede vej ved at klikke på foreslaget i listen: Bemærk: Hvis vejnavnet ikke vises som forslag, kontakt venligst BEKEYs driftsafdeling for hjælp. Undlad at indtaste husnummeret, og tryk på Søg -knappen med det samme: Der vises en liste over adresser på den valgte vej. Tryk på knappen Opret lignende til højre for en vilkårlig adresse: Indtast nu den nye adresse så nøjagtig som muligt: Hvis husnummeret ikke er som ønsket, indtast det rigtige husnummer Evt. husbogstav Evt. sal Evt. betegnelse (f.eks. Terassedør eller lignende) Evt. lejlighedsnummer Tryk på Opret -knappen for at oprette den nye adresse: Den nye adresse bliver automatisk valgt i listen. 53

54 Når du har valgt alle adresser til montørjobbet, tryk på Fortsæt : Opgaver På siden Opgaver kan du for hver adresse vælge: Opgavetypen (f.eks. montering, afmontering, reparation eller batteriskifte) Om opgaven skal udføres af BEKEY, jeres egen låsesmed, eller et eksternt låsefirma Hvis BEKEY monterer dørenheder på private døre, kan du også vælge et af de aftalte servicevinduer Om BEKEY skal montere en dørenhed på opgangsdøren indtil en privat lejlighed Hvis den valgte adresse ikke har en BEKEY dørenhed installeret, vil opgavetypen automatisk være sat korrekt, og du behøver ikke ændre dette: Hvis den valgte adresse allerede har en BEKEY dørenhed installeret, vælger du under kolonnen Opgave, hvad montøren skal gøre på adressen (reparation/vedligeholdelse, batteriskifte, eller afmontering). Valgmulighederne under kolonnen Låsesmed / Service vindue afhænger af den valgte adresse og jeres aftale med BEKEY: Opgangsdøre vil automatisk være sat til at blive monteret af BEKEY, og du kan derfor ikke ændre dette felt, hvis den valgte adresse er en opgangsdør. Hvis I har aftalt med BEKEY, at jeres egne låsesmede og/eller en ekstern låsesmed udfører monteringer på jeres adresser, kan du vælge den låsesmed, som skal udføre opgaven. Hvis I har aftalt med BEKEY, at BEKEYs låsesmede monterer på jeres adresser, kan du vælge et af de aftalte servicevinduer, hvor opgaven skal gennemføres. 54

55 Det er også muligt at oprette en akutsag eller en bestilling uden bestemt tid til BEKEYs låsesmede, hvis det ønskes. Afkrydsningsfeltet i kolonnen Også på opgangsdør kan kun markeres, hvis den valgte adresse er en privat dør bagved en opgangsdør og der ikke allerede findes en BEKEY dørenhed på opgangsdøren. Ved at sætte kryds her vil BEKEY forsøge at installere en dørenhed på opgangsdøren så snart som muligt, og dine brugere (med adgang til den private dør) vil derefter automatisk få adgang til også at kunne åbne opgangsdøren med BEKEY. Nøglebundter Hvis din bestilling indeholder monteringen af motorvridere på private døre, kan du her vælge nøglebundter, som den/de nye adresse(r) automatisk bliver tilføjet til, så snart monteringen er afsluttet. Telefon Her kan du oplyse et telefonnummer, hvor du kan kontaktes i tilfælde af at BEKEY har spørgsmål vedrørende din bestilling (valgfrit at udfylde). Færdig Til sidst vises en oversigt over dine valg (adresserne, opgaverne, låsesmed eller servicevinduer og evt. nøglebundter). Hvis du opdager en fejl i dataene, tryk på Rediger -knappen ved siden af det afsnit, du ønsker at rette i, for at komme tilbage til den pågældende side: Hvis alt ser rigtigt ud, tryk på Afslut for at bestille montørjobbet: 55

56 Bemærk: Hvis din bestilling indeholder en eller flere akutsager bedes du desuden ringe til BEKEY på tlf mellem kl

57 Se igangværende opgaver For at se en liste over alle adresser du har bestilt montørjobs for - og som endnu ikke er afsluttet - tryk på Igangværende opgaver i kontrolpanelet. Kolonneoverskrifterne kan bruges til at sortere listen efter adresse eller låsesmed/servicevindue, og feltet Hurtigsøgning kan bruges til at finde en bestemt adresse - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister. 57

58 Logfiler Klik på Logs i kontrolpanelet for at se logfiler. Vælg derefter hvorvidt du ønsker at se logfiler på: Adresser I adresse-loggen vil du kunne se, hvilke brugere der har været på en specifik adresse og hvornår Borgere * I borger-loggen vil du kunne se, hvilke brugere der har været hos en specifik borger og hvornår Brugere I bruger-loggen kan du se detaljer om den enkelte brugers aktiviteter, inkl. de adresser de har besøgt Nøglebundt I nøglebundts-loggen kan du se, hvilke brugere der har været på adresser i et specifikt nøglebundt og hvornår Batteristatus Batteristatus viser en samlet liste over hver enkelt af kundens/afdelingens dørenheders aktuelle batteriniveau. * Hvis denne funktionalitet indgår i jeres aftale med BEKEY. 58

59 Adresse logs Klik på Logs i kontrolpanelet og herefter på Vis adresse log for at søge log-filerne for en specifik adresse. Når du ønsker at se en log på adresseniveau skal du først og fremmest vælge den periode for hvilken du vil se loggen. Som udgangspunkt vises logfiler for den sidste måned. Hvis du ønsker at ændre dette, tryk på kalender-ikonet til højre for hhv. felterne Startdato og Slutdato : Dernæst vælger du den specifikke adresse. Indtast de første tegn af et vejnavn, bynavn eller postnummer. Systemet vil for at lette din søgning undervejs komme med forslag til mulige adresser. Vælg den ønskede vej eller by ved at klikke på foreslaget i listen: Når du har valgt en vej eller by kan du indtaste husnummeret i feltet Nr. (valgfrit): Klik herefter på Søg -knappen: Der vises en liste over adresser med den valgte vej/by og evt. husnummer: 59

60 Vælg adressen du ønsker at se logs for ved at trykke på den - den valgte adresse markeres med en lyseblå baggrund: Tryk på Fortsæt : Der kan foretages sortering ved at trykke på kolonneoverskrifterne - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister > Sortering. Hvis du ønsker at eksportere dataene til en Excel-fil, tryk på knappen Eksportér alle øverst til højre overfor listen: 60

61 Borger logs Tryk på Logs i kontrolpanelet og herefter på Vis borger log for at søge log-filerne for en specifik borger. Når du ønsker at se en log på borgerniveau skal du først og fremmest vælge den periode for hvilken du vil se loggen. Som udgangspunkt vises logfiler for den sidste måned. Hvis du ønsker at ændre dette, tryk på kalender-ikonet til højre for hhv. felterne Startdato og Slutdato : Dernæst vælger du den specifikke borger. Indtast de første tegn af et for- eller efternavn. Systemet vil for at lette din søgning undervejs komme med forslag til mulige borgere. Vælg den ønskede borger ved at klikke på foreslaget i listen. Klik herefter på Søg -knappen: Der vises en liste over borgere. Vælg borgeren du ønsker at se logs for ved at trykke på den - den valgte borger markeres med en lyseblå baggrund. Tryk på Fortsæt : Der kan foretages sortering ved at trykke på kolonneoverskrifterne - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister > Sortering. 61

62 Hvis du ønsker at eksportere dataene til en Excel-fil, tryk på knappen Eksportér alle øverst til højre overfor listen: 62

63 Bruger logs Klik på Logs i kontrolpanelet og herefter på Vis bruger log for at søge log-filerne for en specifik bruger. Når du ønsker at se en log på brugerniveau skal du først og fremmest vælge den periode for hvilken du vil se loggen. Som udgangspunkt vises logfiler for den sidste måned. Hvis du ønsker at ændre dette, tryk på kalender-ikonet til højre for hhv. felterne Startdato og Slutdato : Tryk på Fortsæt : Vælg brugeren du ønsker at se logs for ved at trykke på den. Du kan sortere listen ved at trykke på kolonneoverskrifterne eller anvende funktionen Hurtigsøgning til at finde den ønskede bruger - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister. Den valgte bruger markeres med en lyseblå baggrund (eksempel): Tryk på Fortsæt : Af log-filerne vil det fremgå: 63

64 Hvornår en bruger har logget på og af applikationen Hvilke døråbninger brugeren har haft Herunder den specifikke adresse samt dato og tidspunkt for døråbning Eventuelle hændelser hvor døråbning fejlede Der kan foretages sortering ved at trykke på kolonneoverskrifterne - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister > Sortering. Hvis du ønsker at eksportere dataene til en Excel-fil, tryk på knappen Eksportér alle øverst til højre overfor listen: 64

65 Nøglebundt logs Tryk på Logs i kontrolpanelet og herefter på Vis nøglebundt log for at søge log-filerne for et specifikt nøglebundt. Når du ønsker at se en log på nøglebundtniveau skal du først og fremmest vælge den periode for hvilken du vil se loggen. Som udgangspunkt vises logfiler for den sidste måned. Hvis du ønsker at ændre dette, tryk på kalender-ikonet til højre for hhv. felterne Startdato og Slutdato : Tryk på Fortsæt : Vælg nøglebundtet du ønsker at se logs for ved at trykke på det. Du kan sortere listen ved at trykke på kolonneoverskrifterne eller anvende funktionen Hurtigsøgning til at finde det ønskede nøglebundt - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister. Det valgte nøglebundt markeres med en lyseblå baggrund (eksempel): Tryk på Fortsæt : 65

66 Af log-filerne vil det fremgå: Hvilke døråbninger der blev foretaget indenfor nøglebundtets adresser Herunder de specifikke adresser samt dato og tidspunkt for døråbning, og Hvilken bruger der har åbnet døren Eventuelle hændelser hvor døråbning fejlede Der kan foretages sortering ved at trykke på kolonneoverskrifterne - læs evt. mere i afsnittet Almindelige funktioner > Lister > Sortering. Hvis du ønsker at eksportere dataene til en Excel-fil, tryk på knappen Eksportér alle øverst til højre overfor listen: 66

67 Batteristatus rapport Tryk på Logs i kontrolpanelet og herefter på Batteristatus for at se en oversigt over batteristatus på jeres BEKEY motorvridere. Logfilerne viser som udgangspunkt alle de BEKEY motorvridere, der er installeret på alle jeres adresser. Listen kan filtreres ved at udfylde et eller flere af de følgende felter: Startdato Tryk på kalender-ikonet for at begrænse søgningen til adresser, hvis batteristatus er målt efter en bestemt dato: Slutdato Tryk på kalender-ikonet for at begrænse søgningen til adresser, hvis batteristatus er målt før en bestemt dato: Postnummer Indtast et postnummer for at begrænse søgningen til motorvridere i et bestemt postnummer. Adresse Indtast de første tegn i et vejnavn for at begrænse søgningen til motorvridere på en bestemt vej. Bluetooth adresse Indtast nogle tegn fra en dørenheds Bluetooth adresse, hvis du kun er interesseret i en bestemt dørenhed og kender dens Bluetooth adresse. Min. spænding Indtast en værdi for at begrænse søgningen til dørenheder, som har den 67

68 indtastede eller en højere batterispænding. Maks. spænding Indtast en værdi for at begrænse søgningen til dørenheder, som har den indtastede eller en lavere batterispænding. Hvis du fortryder din indtastning eller ønsker at se batteristatus for samtlige dørenheder igen, tryk på knappen Nulstil filtre : Når du har udfyldt felterne, eller hvis du ikke ønsker at begrænse søgningen til bestemte dørenheder, tryk på Fortsæt : Af denne status fremgår foruden adressen også dørenhedens Bluetooth-adresse og batterispænding ved sidste døråbning: Bluetooth adressen er den unikke adresse på den BEKEY enhed, der er opsat på den fysiske/geografiske adresse Batterispænding viser hvor meget strøm, der er tilbage på batterierne i enheden Log datoen viser hvornår batterispændingen er aflæst på enheden det vil sige datoen for den sidste døråbning Hvis du ønsker at eksportere dataene til en Excel-fil, tryk på knappen Eksportér alle øverst til højre overfor listen: 68