Vejregelprocessen. Beskrivelse af arbejdsgange. Vejdirektoratet. Version 2. Maj 2010

Transkript

1 Beskrivelse af arbejdsgange Vejdirektoratet Maj 2010 Version 2

2 Indholdsfortegnelse 0. Procesdokumentation Behov Prioritering Planlægning Gennemførelse Formidling Evaluering og udvikling

3 0.Procesdokumentation I det følgende beskrives vejregelarbejdets faser. Vejregelhjulet består af seks faser: behov, prioritering, planlægning, gennemførelse, formidling samt evaluering og udvikling. Vejregelprocessen dækker både over tilblivelsen af vejregelmateriale og udbudsforskrifter. De arbejdsgange, som aktørerne i vejregelarbejdet skal udføre, er beskrevet nedenfor. Arbejdsgangene er opdelt efter de seks faser i vejregelhjulet. Beskrivelserne skal støtte Vejregelgrupperne i deres arbejde, både i gruppen, mellem grupper og i forhold til Vejregelsekretariatet. Derudover er beskrivelserne grundlaget for arbejdsprocesser. Vejregelhjulets faser Evaluering og udvikling s. 19 Behov s. 4 Prioritering s. 7 Formidling s. 17 Gennemførelse s. 12 Planlægning s. 9 Arbejdsgangene for hver af de seks faser er beskrevet efter følgende princip: navn på aktiviteten, hvem der er ansvarlig for aktiviteten, hjælpeværktøjer til aktiviteten, deadlines og derefter følger en uddybende beskrivelse af aktiviteten. 3

4 1.Behov Formål: I behovsfasen skal det sikres, at identifikationen af behov i forbindelse med vejregelarbejdet sker tilstrækkelig bredt og systematisk specielt med fokus på afdækning af vejbestyrelsernes behov. Resultater: Behovsfasen resulterer i en årlig oversigt over alle indkomne forslag til nye eller reviderede vejregler. For hvert forslag udfyldes en skabelon, der beskriver behovet. Tidsperiode: Afdækningen af behov og indmelding af nye behov kan foretages løbende til Vejregelsekretariatet. Indmeldingen af behov skal ske før mødet i Vejregelrådet i oktober, hvis de skal medtages i prioriteringen af det kommende års vejregelarbejde. Illustration af delprocessen behov 1.1 Formidl mulighed for behovsindmelding 1.2 Identificer behov VRG Ekstern 1.3 Beskriv behov (behovsindmelder) 1.4 Lav listeregistrering (Emne og tema) 1.5 Forelæg behov for VRR er i delprocessen behov 1.1 Formidl mulighed for behovsindmelding. kommunikationsansvarlig. April. Gennem nyhedsbrev, hjemmeside og diverse fagmagasiner gøres der opmærksom på muligheden for at indmelde behov. Behovene kan desuden identificeres som følge af: Ny lovgivning. Ny viden/udvikling. Interessegrupper. Eksterne producenter, rådgivere, entreprenører. Behov identificeret i det øvrige Vejdirektorat. Herudover gøres vejregelgrupperne gennem kontakt til formand opmærksom på, at der skal indmeldes behov. I formidlingen af mulighed for behovsindmelding udsendes samtidig den skabelon, som behovet skal indmeldes på. Indmeldingen af behov sker til Vejregelsekretariatet. 4

5 1.2 Identificer behov. Vejregelgruppe Ekstern. Vejregelgrupper. Øvrige interessenter. Løbende over året. Vejregelgrupperne og øvrige interessenter identificerer behov. Det er muligt at kontakte hvis der er behov for hjælp til afgrænsning eller konkretisering af behovet. Behov kan identificeres på baggrund af ny lovgivning og standarder eller erkendes løbende gennem erfaring hos de udførende medarbejdere eller hos ledelsen i forvaltningerne. Behov kan samtidig opstå som følge af ny viden på området tilvejebragt gennem forskning, udvikling eller ved demonstrationsprojekter. Navn på aktivitet 1.3 Beskriv behov. Ansvarlig Hjælpeværktøjer Deadline Forslagsstillere: Vejregelgrupper Øvrige interessenter. Løbende over året. Vejregelgrupper skal indmelde behov for det følgende år medio juni Deadline fastlægges årligt. Forslagsstiller beskriver behov på udsendte skabelon, der også kan downloades på vejregler.dk Sekretariatet kan være behjælpeligt med at udfylde skabelonen for interessenter, der ikke er tilknyttet en vejregelgruppe. Skabelonen returneres som Worddokument vedhæftet i en Lav listeregistrering (emne- og temaopdelt). Liste (Excelark) til opstilling af behov. Senest to uger før møde i Vejregelrådet i oktober. Vejregelsekretariatet modtager behov indsendt på skabeloner til behovsindmelding. Vejregelsekretariatet screener alle behov, når de modtages. Der foretages en sortering af behovene, således at gentagne, irrelevante eller allerede igangsatte behov frasorteres. Vejregelsekretariatet samler og registrerer herefter alle behov og emneopdeler de indkomne forslag i forhold til emner. Der udarbejdes på baggrund af opsamlingen af behov et notat, der beskriver temaer i de indkomne behov. 5

6 1.5 Forelæg behov for VRR. Leder af Vejregelsekretariatet. Liste (Excelark) til opstilling af behov. Møde i Vejregelrådet i oktober. Notatet, der beskriver temaopdelingen af de indkomne behov, præsenteres for Vejregelrådet. Vejregelrådet giver på baggrund af notatet en tilbagemelding på, hvilke strategi- og behovstemaer, der ønskes prioriteret det kommende år. 6

7 2.Prioritering Formål: Formålet med prioriteringsfasen er at sikre, at alle relevante behov og synspunkter indgår i den endelige prioritering, og at det besluttes, hvilke behov der på baggrund af en vurdering på tværs af vejsektoren skal efterkommes. Prioriteringen sker før det er kendt hvordan budgettet falder på plads. Resultater: Resultatet af prioriteringsfasen er en prioriteringsliste for de nye tiltag. Herudover er resultatet et grundlag for tildelingen af det kommende års budget samt bestilling af projektplan for de prioriterede vejregelaktiviteter. Tidsperiode: Prioriteringen af det kommende års vejregelarbejde besluttes umiddelbart efter behandling på vejregelrådsmøde i oktober og udmeldes til vejregelgrupperne senest 1. november. 2.1 Lav udkast til prioritering Illustration af delprocessen prioritering 2.2 Inviter VRG fmd og sekretær til dialog 2.3 Vurder projekters prioriteringsplads 2.4 Lav endelig prioritering 2.5 Udmeld projekter til planlægning er i delprocessen prioritering 2.1 Lav udkast til prioritering. Liste (Excelark) til opstilling af behov. Umiddelbart efter møde i Vejregelrådet. På baggrund af tilbagemeldingen fra Vejregelrådet opdelt efter temaer justeres listen med prioriterede behov. De prioriterede behov og begrundelser udsendes til formænd for vejregelgrupper. 2.2 Inviter VRG-fmd og VRG-sekretær til dialog. Leder af Vejregelsekretariatet. Medio oktober. Formænd og sekretærer for vejregelgrupper inviteres til dialog om de prioriterede behov inden for gruppens fagområde. Det diskuteres, hvorvidt behovene ligger inden for de respektive vejregelgrupper, samt hvilke grænseflader der er til øvrige vejregelgrupper eller øvrige behov. På baggrund af dialog og fælles faglige vurderinger af de prioriterede behov i de enkelte vejregelgrupper foretages der eventuelle justeringer af, hvilke vejregelgrupper der får ansvaret for de prioriterede behov. 7

8 2.3 Vurder projekters prioriteringsplads. (skabelon 1). Ultimo oktober. På baggrund af input fra vejregelgruppernes formænd og sekretærer foretager Vejregelsekretariatet en prioritering af de konkret indmeldte behov. 2.4 Lav endelig prioritering. Leder af Vejregelsekretariatet. Liste (Excelark) til opstilling af behov. Ultimo oktober. På baggrund af en vurdering af økonomi og eventuelt tidsperspektiver rangordner Vejregelsekretariatet (VST projektledere) listen over projektbeskrivelser af behov i den rækkefølge, de foreslås prioriteret. Listen opstilles således, at de højest prioriterede projektbeskrivelser står øverst, og de lavest prioriterede står nederst. Der udarbejdes et prioriteringsoplæg til direktionen. 2.5 Udmeld projekter til planlægning. Liste (Excelark) til opstilling af behov. (skabelon 1 bestillingsdel). 1. november. Vejregelsekretariatet udmelder projekter til planlægning i vejregelgrupper. Udmeldingerne sendes til formænd for vejregelgrupper på en liste, der viser alle projekter, der skal planlægges. Hver formand modtager desuden beskrivelse af de enkelte behov og planlægningen af disse med eventuelle justeringer fra Vejregelsekretariatet. 8

9 3.Planlægning Formål: Formålet med planlægningsfasen er, at vejregelgrupperne udarbejder projektplaner på baggrund af bestillinger til det kommende års prioriterede behov. Projektplanerne skal danne grundlag for den endelige igangsættelse af projekterne og derfor indeholde detaljerede oplysninger om milepæle for projektet, økonomi, forventet produkt, kvalitet, formidlingsstrategi m.v.. Resultater: Resultatet af planlægningsfasen er, at projektplanerne er udarbejdet og afstemt med Vejregelsekretariatet. Hermed er der afgivet en bestilling af projekterne til vejregelgrupperne. Tidsperiode: Planlægningen af det kommende års aktiviteter skal påbegyndes umiddelbart efter den udmeldte prioritering på baggrund af møde i Vejregelrådet i oktober, og skal være afsluttet og indmeldt til Vejregelsekretariatet senest 1. december. Illustration af delprocessen planlægning 3.1 Bestil projektplan 3.2 Beslut hvem der udarbejder projektplan 3.3 Detaljer projektplan (milepæle, økonomi m.v.) 3.4 Send projektplan til Vejregel sekretariatet 3.5 Vurder projektplan 3.6 Udarbejd projektportefølje 3.7 Udmeld til vejregelgrupper 3.8 Orienter Vejregelrådet om udmeldte projekter er i delprocessen prioritering 3.1 Bestil projektplan. (del 2 i projektplan). 1. november Vejregelsekretariatet udsender bestillinger til formænd for vejregelgrupper. Bestillingerne indeholder oplysning om forventet levering af projekt, grænseflader og eventuelle bindinger. 9

10 3.2 Beslut hvem der udarbejder projektplan. Vejregelgruppens formand. (del 3 i projektplan). Primo november Formanden for vejregelgruppe beslutter, hvem der skal udfylde planlægningsdelen i skabelonen til behovsindmelding. Vejregelsekretariatet kan eventuelt inddrages som sparringspartner i denne beslutning, hvis der skal anvendes ny ekspertise. 3.3 Detaljer projektplan (milepæle, økonomi m.v.) Vejregelgruppens formand. (del 3 i projektplan). 1. december Planlægningsdelen udfyldes af den person, der er udvalgt til opgaven (fx vejregelgruppens sekretær). Der udfyldes oplysninger om milepæle (herunder tid og leverancer), forventet resultat ved afslutning af projekt, ressourcetræk (økonomi og evt. supplerende faglig bistand fra Vejregelsekretariatet), eventuelle grænseflader til andre vejregelgrupper, formidling og aktører. 3.4 Send projektplan til Vejregelsekretariatet. Vejregelgruppens formand. (del 3 i projektplan). 1. december Formanden for vejregelgruppen sender projektplanen som Worddokument til Vejregelsekretariatet. 3.5 Vurder projektplan. projektledere. (del 3 i projektplan). 15. december projektledere gennemgår de modtagne projektplaner. Der tages evt. kontakt til afsenderen, hvis der er mangler. Hvis der er afgørende grænseflader til andre vejregelgrupper kontaktes formanden for disse med henblik på eventuelle yderligere tilføjelser til projektplanen. projektledere godkender projektplaner for egne vejregelgrupper. 3.6 Udarbejd projektportefølje. projektledere. Projektstyringsværktøj (excel). 20. december Den enkelte projektleder i Vejregelsekretariatet kontrollerer projektplanerne i forhold til bestillingerne og oplister de godkendte på ét faneblad i projektstyringsværktøjet. Samtlige projektlederes faneblade udgør projektporteføljen for det kommende projektår. 10

11 3.7 Udmeld til vejregelgrupper. Leder af Vejregelsekretariatet. (del 3 projektplan). 23. december Lederen af Vejregelsekretariatet meddeler vejregelgrupperne, hvilke projekter der kan igangsættes i det kommende projektår. 3.8 Orienter Vejregelrådet om udmeldte projekter. Leder af Vejregelsekretariatet. Projektstyringsværktøj (excel). Møde i Vejregelrådet i januar. De (foreløbigt) udmeldte projekter præsenteres for Vejregelrådet på rådets møde i januar måned. 11

12 4.Gennemførelse Formål: Formålet med gennemførelsesfasen er at sikre, at gennemførelsen af projekterne sker i dialog mellem Vejregelsekretariatet og vejregelgrupperne. Herudover skal det sikres, at gennemførelsen sker med udgangspunkt i den aftalte projektplan med de opstillede milepæle, den planlagte økonomi og kvalitet m.v. Resultater: Resultatet af gennemførelsesfasen er, at en ny eller revideret vejregel er klar til offentliggørelse. Tidsperiode: Det tilstræbes, at udarbejdelse af nye vejregler sker i to forskudte arbejdsvinduer: forår og efterår. Illustration af delprocessen gennemførelse 4.1 Igangsæt arbejde A 4.2 Udarbejd nyt/revideret projektforslag B C 4.3 Send forslag til Vejregelgrupper med grænseflader 4.4 Projektforslag kommenteres af grænsefladegruppe B C 4.5 Afslut projekt på grundlag af kommentarer 4.6 Modtag færdigt projekt 4.7 Forbered fremlæggelse i Vejregelrådet 4.8 Gennemfør evt. høring 4.9 Vurder indkomne høringssvar 4.10 Udarbejd høringsbog og tilret projekt B C 4.11 Godkend projekt (vejregel) er i delprocessen gennemførelse 4.1 Igangsæt arbejde. Vejregelgruppens formand. (del 3 i projektplan). Vejregelgruppens formand igangsætter arbejdet i overensstemmelse med projektplanen (beskrevet i behovsskabelonens planlægningsafsnit). 12

13 4.2 Udarbejd nyt/revideret projekt. Vejregelgruppens formand. Skabelon til projektudarbejdelse. Vejregelgruppens sekretær/konsulent udarbejder projektforslag ud fra den aftalte projektplan. Forslaget behandles ved ét eller eventuelt flere møder i vejregelgruppen. Sekretæren/konsulenten tilretter forslaget efter vejregelgruppens beslutninger. Det tilrettede forslag sendes til vejregelgruppens medlemmer for godkendelse og efterfølgende til 4.3 Send projektforslag til vejregelgrupper med grænseflader. Projektstyringsværktøj Projektet sendes til relevante grupper til kommentering. 4.4 Projektforslag kommenteres af grænsefladegruppe Formænd for vejregelgrupper med grænseflader Skabelon til projektkommentarer. De pågældende vejregelgruppers sekretærer udarbejder forslag til projektkommentarer. Projektforslaget og (sekretærens) projektkommentarer sendes til egen vejregelgruppes medlemmer for godkendelse med en frist på 1 uge. Sekretæren tilretter eventuelt projektkommentarerne efter medlemmernes bemærkninger i samarbejde med formanden og returnerer projektkommentarer til den faglige vejregelgruppe. 4.5 Afslut projekt på grundlag af projektkommentarer. Vejregelgruppens formand. Skabelon til projektkommentarer. Sekretæren (konsulenten) tilretter projektforslaget efter projektkommentarerne fra vejregelgrupper med grænseflader og sender det tilrettede projektforslag til vejregelgruppens medlemmer for godkendelse med en frist på 1 uge. Sekretæren tilretter eventuelt projektforslaget efter medlemmernes bemærkninger i samarbejde med formanden, som sender det endelige projektforslag til vejregelsekretariatet eventuelt med et resume af indhold (omfang af revision) og en anbefaling med hensyn til videre forløb. 13

14 4.6 Modtag færdigt projekt. (afrapporteringsdel) Projektstyringsværktøj. Vejregelsekretariatet modtager færdigt projekt fra vejregelgruppen og kontrollerer det i forhold til projektplanen. Projektet markeres som afsluttet i projektstyringsværktøjet. Ved rent redaktionelle revisioner kan det reviderede projekt i de fleste tilfælde efter kvalitetssikring i vejregelsekretariatet umiddelbart godkendes med efterfølgende orientering til Vejregelrådet. 4.7 Forbered fremlæggelse i Vejregelrådet. Leder af Vejregelsekretariatet. Møder i Vejregelrådet i januar, juni eller oktober. Vejregelsekretariatet forbereder fremlæggelse i Vejregelrådet. På vejregelrådsmødet præsenteres og behandles den nye vejregel. 4.8 Gennemfør evt. høring. Leder af Vejregelsekretariatet. Standardskrivelse til udsendelse til høring. Vejregelsekretariatet udsender projektet i høring. 4.9 Vurder de indkomne høringssvar. projektleder og Vejregelgruppens formand og sekretær tager stilling til indkomne høringssvar Udarbejd høringsbog og tilret projekt. Vejregelgruppens formand. Skabelon til høringsbog. Sekretæren (konsulenten) udarbejder høringsbog og tilretter projektforslaget efter høringskommentarerne og sender det tilrettede projektforslag til vejregelgruppens medlemmer for godkendelse med en frist på 1 uge. Sekretæren tilretter eventuelt projektforslaget efter medlemmernes bemærkninger i samarbejde med formanden, som sender det endelige projektforslag til vejregelsekretariatet. 14

15 4.11 Godkend projekt (vejregel). Leder af Vejregelsekretariatet. (afrapporteringsdel). Når projektet er tilrettet på baggrund af høringssvar vurderes, om der skal ske en ny fremlæggelse for Vejregelrådet med henblik på godkendelse, eller om Vejregelsekretariatet umiddelbart kan godkende den tilrettede vejregel. Projektopfølgning - Milepæle og økonomi A Registrer igangsætning af projekt. projektleder(e). Projektstyringsværktøj. projektleder(e) sikrer, at projekterne sættes i gang i rette tid. Når projekterne igangsættes, markeres de på projektstyringsværktøjet, hvor også milepæle for det enkelte projekt fremgår. B Afrapporter milepæle. Vejregelgruppens formand. (afrapporteringsdel). Det er vejregelgruppens ansvar løbende at meddele Vejregelsekretariatet status og overholdelse af milepæle, økonomi eller lignende. Vejregelsekretariatet kan inddrages i konkrete projekter. C Registrer milepæle. projektledere. (afrapporteringsdel). Projektstyringsværktøj. Vejregelsekretariatet modtager og kontrollerer milepæle. Milepælene skal stemme overens med det, der er beskrevet i projektplanen. Hvis dette er tilfældet, godkendes milepælene, og der kvitteres for dette til formanden for vejregelgruppen. Godkendes milepælene ikke, bliver vejregelgruppen bedt om at udarbejde en justeret projektplan, der beskriver ændringer i projektforløbet. Dette kan eventuelt ske med hjælp fra Såfremt der ikke sker en afrapportering fra vejregelgruppen af de i projektplanen opstillede milepæle, skal vejregelsekretariatets projektleder hurtigst muligt efter deadline kontakte formanden for vejregelgruppen og rykke for afrapportering. Ved overskridelse af deadlines for afrapportering på milepæle markeres dette i projektstyringsværktøjet. 15

16 5.Formidling Formål: Formålet med formidlingsfasen er at sikre, at den nyeste viden kommer ud til brugerne, og at kendskabet til vejregelarbejdet udbredes. Dette skal ske gennem efterlevelse af de formidlingsaktiviteter, der er opstillet i projektplanen. Resultater: Resultatet af formidlingsfasen er gennemførelse af relevant formidling i forbindelse med offentliggørelsen af en ny vejregel. Tidsperiode: Formidlingen sker i forbindelse med offentliggørelsen af vejregler og endvidere som beskrevet i projektplanen for det enkelte projekt. Illustration af delprocessen formidling 5.1 Publicer på Vejregler.dk 5.2 Udsend nyhedsbrev 5.3 Tag stilling til artikel/links på eksterne hjemmesider 5.4 Tag stilling til om artikel skal skrives til relevante fagblade 5.5 Tag stilling til evt. afholdelse af oplæg eller seminar er i delprocessen formidling 5.1 Publicer på Vejregler.dk. kommunikationsansvarlig. Den nye vejregel publiceres på hjemmesiden. Hvis det er en bekendtgørelse, oprettes et link til lovtidende.dk 5.2 Udsend nyhed. kommunikationsansvarlig På baggrund af input fra projektledere skrives en nyhed, som udsendes til abonnenter efter offentliggørelse af ny vejregel. 16

17 5.3 Tag stilling til artikel/links på eksterne hjemmesider. Der tages stilling til, hvorvidt det er relevant at publicere artikler eller links med oplysninger om den nye vejregel på relevante eksterne hjemmesider såsom Erhvervs- og Byggestyrelsen, EBST Asfaltindustrien Leverandørers hjemmesider. 5.4 Tag stilling til om artikel skal skrives til relevante fagblade. VST Oversigt over fagblade samt eventuelle kontakter. Der tages stilling til, hvorvidt det er relevant at udarbejde en artikel til fagblade såsom: Trafik & Veje Entreprenøren Ingeniøren Licitation Miljø & Teknik Beton Asfalt. 5.5 Tag stilling til evt. afholdelse af oplæg eller seminarer. Der tages stilling til, hvorvidt det er relevant at afholde oplæg om den nye vejregel eller eventuelt bidrage med viden på seminarer, såsom Vejcentre/netværk Internt i Vejdirektoratet Fagnetværk Eksterne. 17

18 6.Evaluering og udvikling Formål: Formålet med evaluerings- og udviklingsfasen er at sikre, at der sker en systematisk evaluering af nye og reviderede vejregler og af selve vejregelprocessen. Resultater: Resultatet af evaluerings- og udviklingsfasen er, at der både er gennemført evaluering af hvert enkelt konkret projekt, og at der er udarbejdet en mere generel årlig evaluering, der beskriver erfaringer fra de gennemførte vejregelprojekter i det enkelte budgetår. Tidsperiode: Evalueringen af enkeltprojekter gennemføres i de enkelte vejregelgrupper umiddelbart efter afslutningen af hvert projekt. I formandsnetværket og Vejregelsekretariatet afholdes årlige evalueringsmøder i januar, hvorfor den samlede årsevaluering skal udarbejdes inden da. Illustration af delprocessen evaluering og udvikling 6.1 Afhold evaluering i VRG 6.2 Afhold evaluering i Formandsnetværk 6.3Udmeld samlet evalueringsresultater er i delprocessen evaluering og udvikling 6.1 Afhold evaluering i VRG. Efter færdiggørelsen af vejreglen gennemføres der på først kommende møde i vejregelgruppen en evaluering med deltagelse af projektledere. På mødet drøftes projektforløb og resultater. Forbedringspotentialer og opmærksomhedspunkter påpeget af vejregelgruppen noteres af VST projektlederen, der tager erfaringerne med tilbage til Vejregelsekretariatet. Inputs fra vejregelgrupperne indgår i den fælles evaluering i Vejregelsekretariatet og bidrager eventuelt til årsrapporten på et generelt niveau. 1.1 Formidl mulighed for behovsi d l 6.2 Afhold evaluering i Formandsnetværk. Leder i Vejregelsekretariatet. Evalueringsskabelon (skabelon 2). Møde i formandsnetværket i januar. På det årlige møde i formandsnetværket drøftes de gennemførte projekter fra det forgangne år, herunder forbedringspotentialer og opmærksomhedspunkter. Den ansvarlige fra Vejregelsekretariatet noterer bidrag og tager dem med tilbage til Vejregelsekretariatet. 18

19 6. Udmeld samlet evalueringsresultater. Vejregelsekretariatet På baggrund af evalueringerne udarbejdes der et evalueringsnotat, der beskriver den generelle vurdering af det gennemførte vejregelarbejde det foregående år, samt hvilke konkrete initiativer der eventuelt er igangsat på baggrund af evalueringerne. Notatet udsendes til vejregelgrupperne. 19