Forlagt undervisning /version 1/mgl

Transkript

1 Forlagt undervisning /version 1/mgl Indhold Ændringer Centrale begreber Generelt Arbejdsgange Opret Elevafdeling (arrangerende skole) Indmeld og skoleforløbsplacer eleverne (arrangerende skole) Del eleverne (arrangerende skole) Godkend elevdeling (gennemførende skole) Administrer de forlagte (dele-) elever (gennemførende skole) Indberetninger (arrangerende skole) Vejledningen består af 3 dele, som kan læses hver for sig. Du kan derfor uden problemer hoppe direkte til det afsnit, som er væsentligt for dig. Centrale begreber kan bruges som en ordliste og en lynindføring i de begreber, der omhandler Forlagt undervisning. Generelt er en generel introduktion til emnet, og er især vigtig at læse første gang, man beskæftiger sig med Forlagt undervisning. Arbejdsgange beskriver, hvordan man konkret skal betjene systemet, og kan bruges som et opslagsværk. Ændringer Der har tidligere eksisteret en administrativ vejledning om håndtering af forlagt undervisning. Ifølge den tidligere vejledning skulle forlagt undervisning håndteres ved at begge skoler oprettede og skoleforløbsplacerede eleverne på den forlagte uddannelse. Dette har imidlertid givet problemer i forhold til Danmarks Statistik-indberetningen, hvorfor denne vejledning erstatter den gamle vejledning om forlagt undervisning. Centrale begreber Centralt begreb Forklaring eller beskrivelse Forlagt undervisning Med forlagt undervisning forstås: Skole A har godkendelse til en uddannelse Skole A udlåner sin godkendelse til den pågæl- 1

2 dende uddannelse til skole B (dvs. forlægger undervisningen til skole B) Skole B gennemfører undervisningen i uddannelsen Elevdeling Elevdeling er oprindeligt tænkt anvendt til administration af elever, som undervises på flere skoler samtidigt. Det kan være forskellige dage i en uge eller forskellige perioder inden for samme tælleperiode. Måden Elevdeling skal anvendes på i forbindelse med forlagt undervisning er en anden, idet det er hele undervisningen som foregår på en anden skole. Fordelen ved at anvende Elevdeling til forlagt undervisning er, at det systemmæssigt sikres, at KUN arrangerende skole kan indberette oplysninger om eleverne (til UVM og Danmarks Statistik bl.a.). I modsætning til elevudlån er der ved elevdeling IKKE krav om at eleven skal have uddannelsesaftale. Elevdeling kan derfor anvendes til KVU-elever (hvor forlagt undervisning er meget almindeligt). Elevafdeling Alle fuldtids- og ÅU-elever skal have tilknyttet en elevafdeling for at kunne blive indberettet til Danmarks Statistik. En elevafdeling er knyttet til en lokation (et undervisningssted), hvortil der er knyttet en kommunekode. Via elevafdelingen - og den hertil knyttede kommunekode - får Danmarks Statistik oplysninger om, hvor undervisningen foregår geografisk. Oplysningen bruges bl.a. til at udarbejde pendlingsstatistik. Generelt Hidtil er forlagt undervisning blevet håndteret ved at begge skoler har indmeldt og skoleforløbsplaceret eleverne på den forlagte uddannelse : Skole A (arrangerende skole) har skoleforløbsplaceret eleverne for at kunne indberette tilskudsoplysninger til UVM Skole B (gennemførende skole) har skoleforløbsplaceret eleverne for at kunne administrere undervisningsforløbet (men har sørget for ikke at indberette årselever til UVM ved f.eks. at registrere 0 i første og sidste tælleperiode på A694 Forløbsgrupper og skoleforløb) Problemet med den hidtil anvendte praksis er, at begge skoler indberetter eleverne til Danmarks Statistik, da de begge har oprettet og skoleforløbs- 2

3 placeret eleverne. Danmarks Statistik kan ikke se, hvor eleverne hører hjemme. For at sikre/øge kvaliteten af de data der indberettes til Danmarks Statistik, bedes skolerne fremover anvende Elevdeling ved forlagt undervisning. Herved sikres det systemmæssigt, at KUN arrangerende skoler indberetter eleverne til Danmarks Statistik. Desuden sikres det, at kun arrangerende skole indberetter tilskud til Undervisningsministeriet (dvs. gennemførende skole kan nu skoleforløbsplacere de delte elever uden manuelt at skulle registrere 0 i første og sidste tælleperiode på A694 Forløbsgrupper og skoleforløb) Danmarks Statistik vil gerne vide, hvor eleverne følger undervisningen for bl.a. at kunne udarbejde pendlingsstatistik. Dette kan arrangerende skole imødekomme ved at oprette og tilknytte en særlig elevafdeling for undervisningsstedet (et undervisningssted/en lokation på gennemførende skole) til de forlagte elever. Danmarks Statistik får dermed indberettet kommunekoden for den gennemførende skole (her Skole B) i arrangerende skoles (Skole As) indberetning og kan se, hvor eleverne rent geografisk gennemfører undervisningen. Det anbefales også at læse den administrative vejledning om Elevdeling, der i nærmere detaljer behandler Elevdeling. Arbejdsgange I de følgende beskrives følgende emner: Opret Elevafdeling (arrangerende skole) Indmeld og skoleforløbsplacer eleverne (arrangerende skole) Del eleverne (arrangerende skole) Godkend elevdeling (gennemførende skole) Administrer de forlagte (dele-) elever (gennemførende skole) Indberetninger (arrangerende skole) Opret Elevafdeling (arrangerende skole) Som nævnt ovenfor har Danmarks Statistik en interesse i at vide, hvor undervisningen foregår. Oplysninger herom opnås via elevafdelingen, som er en tvungen oplysning i DS-indberetningen (for fuldtids- og ÅUelever kun). En elevafdeling er i EASY-A knyttet til en lokation (et undervisningssted), hvortil der er knyttet en kommunekode. Ud fra denne kommunekode udleder Danmarks Statistik oplysning om, hvor undervisningen foregår rent geografisk. 3

4 Når der er indgået aftale med gennemførende skole om forlagt undervisning bør arrangerende skole oprette en elevafdeling for det undervisningssted, hvor den forlagte undervisning foregår. Dvs. hvis arrangerende skole hører til i Holstebro og har forlagt undervisningen til Århus, skal der oprettes en elevafdeling med kommunekode 751 (for Århus). Elevafdelinger oprettes i vinduet B501 Elevafdelinger der findes i menuen Elever/Kartoteker. Elevafdelinger knyttes til et undervisningssted/en lokation, så du starter med at oprette undervisningsstedet for den skole, hvortil undervisningen er forlagt. Det kan anbefales at navngive undervisningsstedet på en måde, så der ikke er tvivl om, hvad det er for et undervisningssted (f.eks. en navngivning der antyder, at det har med forlagt undervisning at gøre). Til lokationen/undervisningsstedet skal knyttes kommunekoden for undervisningsstedet (f.eks. 751 for Århus jf. ovenstående eksempel). Indmeld og skoleforløbsplacer eleverne (arrangerende skole) Arrangerende skole opretter eleverne på den forlagte uddannelse på vanlig vis. Dvs. eleverne oprettes i A580 Elev på fuldtidsuddannelse og tilknyttes den særlige elevafdeling, der er oprettet til de forlagte elever. Dette for at sikre, at Danmarks Statistik får indberettet den korrekte kommunekode for undervisningsstedet. Da arrangerende skole skal indberette årselever til UVM skal arrangerende skole efterfølgende forløbsplacere de forlagte elever i hele uddannelsens periode (dvs. i hele den periode, hvor eleverne modtager undervisning på gennemførende skole). Del eleverne (arrangerende skole) Når eleverne er oprettet og skoleforløbsplaceret på arrangerende skole, skal elevdelingen oprettes/afsendes til gennemførende skole: Elevdeling er oprindeligt tænkt anvendt til administration af elever der modtager undervisning på flere skoler i samtidigt. Det kan være forskellige dage i en uge eller forskellige perioder inden for samme tælleperiode. Måden Elevdeling skal anvendes på i forbindelse med forlagt undervisning er en anden, idet hele undervisningen foregår på den anden skole. Elevdelingen sker fra arrangerende skole via vinduet B426 Elevdeling, afsendelse. I vinduet skal registreres forskellige oplysninger bl.a. elevens CPR-nr. og uddannelse, hvilken skole, der skal forestå undervisning dvs. den skole eleven deles med (i dette tilfælde den skole, som undervisningen er forlagt til) samt hvilken skole- og kalenderperiode elevdelingen vedrører. 4

5 I forbindelse med forlagt undervisning skal der oprettes elevdeling for alle uddannelsens skoleperioder og for hele den kalenderperiode, som dækker uddannelsen. Efter endt registrering trykkes på knappen Del. Herved lægges oplysningerne parate til at blive sendt til den gennemførende skole. Selve elevdelingen sendes af batchjobbet B224 Elevudlån/-deling, afsendelse. Se også den administrative vejledning om Elevdeling (under Elever/ Administrative vejledninger Fuldtidselever). Godkend elevdeling (gennemførende skole) Skolen modtager oplysning om elevdelingen fra arrangerende skole. Elevdelingen skal godkendes på vinduet B427 Elevdeling, modtagelse. Når elevdelingen godkendes sendes der oplysning herom til den arrangerende skole. Det gøres af batchjobbet B224 Elevudlån Elevudlån/-deling, afsendelse. Godkendelse af en elevdeling medfører at eleven med tilhørende stamoplysninger oprettes i EASY-A på gennemførende skole. Administrer de forlagte (dele-) elever (gennemførende skole) Placer eleven på skoleforløb, som vedrører de skoleperioder, eleven er delt (har forlagt undervisning på) på. Eleven vil ikke kunne forløbsplaceres på andre skoleperioder. Oprettelse af forløbsplaceringer medfører ikke, at der oprettes ÅE-bidrag eller Elev-i-aer-periode. Dette sikrer, at gennemførende skole ikke kan foretage indberetning af ÅE-bidrag og indberetning til AER. Oplysninger om den eller de registrerede forløbsplaceringer kan overføres til arrangerende skole (der er ikke noget systemmæssigt krav om det) af batchjobbet B215 Overførsel af ændringer for ekstern elev. Placer eleven på det eller de hold, hvor den aktuelle undervisning skal finde sted. Oplysninger om den eller de registrerede holdplaceringer skal sendes retur til arrangerende skole. Det gøres af batchjobbet B429 Afsendelse af eksterne holdplaceringer. Der registreres fravær for deleeleven på samme måde som for almindelige elever. Oplysninger om det registrerede fravær summeret pr. uge sendes retur til den arrangerende skole af batchjobbet B424 Afsendelse af eksternt fravær. Der registreres karakterer for deleeleven på samme måde som for almindelige elever. De registrerede karakterer sendes retur til arrangeren- 5

6 de skole. Det gøres af batchjobbet B206 Afsend karakterer til arrangerende skole. Indberetninger (arrangerende skole) Arrangerende skole foretager alle indberetninger af de forlagte (delte) elever: Indberetning af årselever: Almindelige årselever Skolehjemsårselever (for egne bookinger) Skolepraktikårselever Indberetning til AER Indberetning til Danmarks Statistik Indberetning til FtU og KOT Indberetning af karakterer Resultatindberetning Skolen skal ikke foretage sig noget specielt af hensyn til de forlagte (delte) elever. De medtages helt automatisk i de pågældende indberetninger. I indberetningen til Danmarks Statistik vil kommunekoden for gennemførende skole blive indberettet som undervisningskommune for de forlagte elever, såfremt skolen har fulgt anvisningen med at oprette og tilknytte en særlig elevafdeling til de forlagte elever (med kommunekode for undervisningsstedet, dvs. gennemførende skole). 6