Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 24. april 2014, kl i Det grønne fælleshus, Skårupvej 136, Hvidovre

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 24. april 2014, kl i Det grønne fælleshus, Skårupvej 136, Hvidovre Bestyrelsen: Carsten Groth-Rasmussen, Mogens Bentzen, Hanne S. Hjortby, Birgit Bilstrup, Henrik Svendsen, Bjarke Holm, Jørgen Rørvold Afbud: Fra KAB: John Gilbert Nielsen, Jens Elmelund, Lone Skriver, Henrik Rune Jensen Indholdsfortegnelse 1. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 6. februar Organisationsbestyrelsens sammensætning Revisionsprotokol Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning Budgetter Udmatrikulering af areal Baunevangens Ældreboliger Tilkøb af driftschefydelser Fordeling af udgifter til advokatsalær Solcelleanlæg... 9 Sager til orientering Orientering om investeringsforeninger /22

2 11. Selskabets økonomiske situation Oprettelelse af lokale bankkonti til afdelingsbestyrelser Forældelsesfrist ved afholdelse af udgifter til udendørsbelysning Renovering af kælder og hovedtrapper i Baunevangen Betaling for antenneregnskab for perioden Udbetaling Danmark, huslejeforhøjelser og boligstøtte Nyt fra afdelingerne/driften Nyt fra udvalgene Beboerklagenævnssager Kommende møder Eventuelt Referat fortrolighed Bilag 1: Budgetter for Bilag 2: Sagshistorik... 7 Bilag 3: Oversigt over egen trækningsret Bilag 4: Redegørelse af 20. januar Bilag 5: Svar til afdeling Baunevangen Bilag 6: Aktionslister Bilag 7: Oversigt beboerklagenævnssager /22

3 1. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 6. februar 2014 Referat af organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 6. februar 2014 er udsendt den 19. februar 2014 samt revideret udgave den 27. marts at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet med følgende bemærkninger: Rygepolitikken, der blev godkendt på organisationsbestyrelsesmødet den 6. februar 2014, skal behandles på et personalemøde på ejendomskontoret, og driftschefen er ansvarlig for at kommunikere resultatet til organisationsbestyrelsen. 2. Organisationsbestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: På valg Carsten Groth-Rasmussen, formand 2014 Mogens Bentzen, næstformand 2015 Birgit Bilstrup 2015 Jørgen Rørvold 2014 Hanne S. Hjortby 2014 Henrik Svendsen 2015 Bjarke Holm 2015 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3. Revisionsprotokol Der er ikke sket indførelser i revisionsprotokollen siden sidste møde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 3/22

4 4. Meddelelser fra formanden Formand Carsten Groth-Rasmussen, vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Styringsdialogmøde: Der har været afholdt styringsdialogmøde med Hvidovre Kommune. Fra boligselskabet deltog Carsten Groth, Birgit Bilstrup og Mogens Bentzen. På mødet blev følgende emner drøftet: - Lejlighedssammenlægning i Hvidovreparken - Fleksibel udlejning i Hvidovreparken - Baunevangens ønske om friholdelse fra 25 % kommunal anvisning - Etablering af solceller i bebyggelserne Vi har på nuværende tidspunkt ikke modtaget et referat fra mødet. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde: Der har været tiltag til afholdelse af et ekstraordinært repræsentantskabsmøde vedrørende beslutning om lejlighedssammenlægning i Hvidovreparken. Det var planlagt, at repræsentantskabsmødet skulle afholdes pr. mail. Dette er ikke lykkedes, og der indkaldes derfor til et nyt ekstraordinært repræsentantskabsmøde. Varmesagen i Baunevangens Ældreboliger: Der har været afholdt møde med KAB s byggeafdeling vedrørende kritikken af Byg s håndtering af varmesagen i ældreboligerne. KAB har endnu ikke vendt tilbage med et endeligt svar. Ældreboligernes møde med borgmester: Repræsentanter for ældreboligerne har afholdt møde med Hvidovre Kommunes borgmester, hvor der blev rejst kritik af boligselskabet og KAB. Administrationen i Hvidovre Kommune har meldt ud, at der vil blive fremsendt et brev fra borgmesteren til direktøren for KAB vedrørende sagen. Periodiske eftersyn: Der er udarbejdet periodisk eftersyn for Baunevangen og Hvidovreparken. Periodiske eftersyn for Skårupvej og Ældreboligerne er under udarbejdelse. Der er generel utilfredshed med produktet, og at afdelingerne ikke er inddraget i udarbejdelse af rapporter. Strategidrøftelse: Der har været afholdt møder med Skårupvej og Baunevangen, og der er planlagt møde med Hvidovreparken. Når alle møder har været afholdt, vil resultatet blive behandlet i organisationsbestyrelsen. 4/22

5 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 5. Budgetter Budgetterne udviser følgende: Budgettet er godkendt på organisationsbestyrelsesmødet 28. november 2013 og medtages her for at skabe en helhed sammen med afdelingsbudgetterne Hvidovreparken Budgettet forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 2,55 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1. juli.2014 udgør 866,43 kr. pr. m² årligt. Budgettet er godkendt på afdelingsmødet den 13. marts Baunevangen Budgettet forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 2,22 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1. juli 2014 udgør 722,86 kr. pr. m² årligt. Budgettet er godkendt på afdelingsmødet den 12. marts Hvidovreparkens Børneinstitution Budgettet forudsætter ingen merindtægt. Lejen pr. 1. juli 2014 udgør uændret 326,64 kr. pr. m² årligt. Budgettet er sendt til godkendelse i Hvidovre Kommune Skårupvej Budgettet forudsætter en lavere leje på kr., svarende til en lejenedsættelse på 10,58 kr. pr. m² eller 0,98 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1. juli 2014 udgør 1.064,69 kr. pr. m² årligt. Budgettet er godkendt på afdelingsmødet den 6. marts /22

6 Baunevangens Ældreboliger Budgettet forudsætter ingen merindtægt. Lejen pr. 1. juli 2014 udgør uændret 1.281,83 kr. pr. m² årligt. Budgettet er godkendt på afdelingsmødet den 6. marts Bilag 1: Budgetter for at organisationsbestyrelsen godkender budgetterne for Organisationsbestyrelsen godkendte budgetterne for Udmatrikulering af areal Baunevangens Ældreboliger På repræsentantskabets møde den 28. november 2013 fremsatte repræsentanter fra Baunevangens Ældreboliger ønske om, at et areal på m² bliver udmatrikuleret fra afdeling Baunevangen, således at ældreboligerne får deres eget matrikelnummer på et samlet areal på m². Ligeledes ønskede ældreboligerne tinglyst skøde på arealet, således at de har deres eget skøde på de m². Ældreboligerne har som krævet, efter Lov om Almene Boliger, skøde på deres ejendom som konkret kun omfatter sokkelarealet på m² for bygningerne. Repræsentantskabet har derfor tillagt et areal til ældreboligerne på m² fra afdeling Baunevangens fællesarealer, således ældreboligernes areal i alt udgør m², som ældreboligerne betaler ejendomsskat for. Der er dermed tale om en administrativ beslutning om fordeling af driftsudgifter i forhold til det tillagte areal, som ikke medfører, at ældreboligerne har et juridisk krav på dette areal, men har brugsretten. Repræsentantskabet i godkendte på deres møde den 29. november 2012 en arealfordeling for Baunevangens Ældreboliger på m². Kommunalbestyrelsen i Hvidovre Kommune har på deres møde den 27. august 2013 godkendt arealfordelingen. Repræsentantskabet kan, i henhold til Lov om Almene Boliger og s vedtægter, træffe beslutning om grundkøb, erhvervelse og salg af ejendomme og væsentlige forandringer på organisationens ejendomme. Hvis ældreboligerne skal have skøde på hele arealet på de m² kræver dette, at ældreboligerne køber areal på m² af afdeling Baunevangen. Købsprisen vil anslået udgøre ca kr. Købsprisen er beregnet på baggrund af sidste ejendomsvurdering fra 2012 og med en markedspris på 550 kr. pr. m². Købet kan finansieres 6/22

7 med ældreboligernes optagelse af 30-årigt realkreditlån, hvilket vil betyde en anslået huslejestigning på 73,66 kr. pr. m² og en årlig huslejestigning på kr. Herudover vil sagsomkostninger i forbindelse med købet udgøre anslået kr. Købet kræver accept fra panthaverne i afdeling Baunevangen, da deres pant forringes svarende til værdien af det solgte areal. Baunevangens Ældreboliger vil herefter have skøde på det samlede areal på m² og betale ejendomsskat af hele arealet direkte til Hvidovre Kommune. Det skal bemærkes, at løsningen er en foreløbig vurdering, som der skal arbejdes videre med. Baunevangens Ældreboliger har et højt husleje niveau på 1.262,50 kr. pr. m². Ved at tilkøbe areal vil huslejen anslået stige til 1.336,16 kr. pr. m², hvilket er et meget højt huslejeniveau, der kan give udlejningsproblemer med tomgangsudgifter til følge. Bilag 2: Sagshistorik at organisationsbestyrelsen indstiller til repræsentantskabet, at repræsentantskabet ikke efterkommer ældreboligernes ønske om udmatrikulering af et areal på m² fra afdeling Baunevangen, hvilket indebærer at ældreboligerne ikke får tinglyst skøde på m². KAB oplyste, at en mulig løsning i sagen kan være, at ældreboligerne får tinglyst en brugsret på arealet på m². Tinglysning af brugsret betyder ikke at ældreboligerne får skøde på arealet. Organisationsbestyrelsen godkendte, at det indstilles til repræsentantskabet, at repræsentantskabet ikke efterkommer ældreboligernes ønske om udmatrikulering af et areal på m² fra afdeling Baunevangen, hvilket indebærer at ældreboligerne ikke får tinglyst skøde på m². Organisationsbestyrelsen besluttede, at de ikke kan støtte en tinglysning af en brugsret på arealet på m². 7. Tilkøb af driftschefydelser Forslaget om tilkøb af driftschefydelser er tidligere behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 6. februar På mødet blev det aftalt, at forretningsføreren undersøger, om det oplyste beløb for tilkøb på ,50 kr. er korrekt. Efterfølgende er det konstateret, at det oplyste beløb for tilkøb af driftschefydelser ikke er korrekt. Det korrekte beløb for, i en forsøgsperiode på seks måneder, at tilkøbe yderligere 50 % driftschefydelser er kr. inkl. moms. 7/22

8 På formandsdriftsmødet den 28. januar 2014 blev det besluttet at fremsætte forslag til organisationsbestyrelsen, om i en forsøgsperiode på seks måneder at tilkøbe yderligere 50 % driftschefydelser, således at boligselskabet, i en periode på seks måneder, i alt har 100 % driftschefbetjening. Det foreslås, at tilkøbet af 50 % driftschefydelser har virkning fra den 1. juli 2014 og løber seks måneder frem. I forbindelse med forsøgsperioden med tilkøb af driftschefydelser, udarbejdes en handleplan over hvilke områder, der skal styrkes i forsøgsperioden. Forsøget evalueres efter fire måneder, hvorefter der tages stilling til, om tilkøbet skal fortsætte. Tilkøbet af 50 % driftschefydelser i en seks måneders periode betyder en merudgift på kr. inkl. moms. Beløbet finansieres ved træk på boligorganisationens arbejdskapital. På organisationsbestyrelsesmødet den 6. februar 2014 blev der fremsat ønske om, at boligselskabet ydes kompensation for tidligere fejl og mangler, som KAB er skyld i. Derfor er det organisationsbestyrelsens holdning, at KAB stiller de 50 % driftschefydelser til rådighed uden beregning. har i henhold til administrationsaftale med KAB 30 % driftschefydelser og har derudover tilkøbt yderligere 20 % driftschefydelser svarende til i alt 890 driftscheftimer årligt. KAB har i 2013 afholdt i alt timers driftschefydelser, herudover afholdt 50 timers driftschefydelser til afhjælpning af gamle sager og oplæring. Samlet set har KAB i 2013 afholdt 256 driftscheftimer ud over de aftalte 890 timer, hvilket KAB ikke har opkrævet hos. KAB kan derfor ikke efterkomme boligselskabets ønske om kompensation. at organisationsbestyrelsen godkender tilkøb af 50 % driftschefydelser i en forsøgsperiode på seks måneder gældende fra den 1. juli Merudgift i alt kr. inkl. moms. at organisationsbestyrelsen godkender et træk på boligorganisationens arbejdskapital på kr. inkl. moms. Organisationsbestyrelsen besluttede, at driftsudvalget skal arbejde videre med forslaget og overlader til driftsudvalget at træffe endelig beslutning om godkendelse af tilkøb af 50 % driftschefydelser i en forsøgsperiode på seks måneder. Tilkøbet betyder en merudgift på i alt kr. inkl. moms. KAB gør opmærksom på, at KAB skal varsles med minimum en måned inden ikrafttrædelse. 8/22

9 Organisationsbestyrelsen godkendte et træk på boligorganisationens arbejdskapital på kr. inkl. moms. 8. Fordeling af udgifter til advokatsalær På repræsentantskabets møde den 28. november 2013 rejste repræsentanter fra Baunevangens Ældreboliger krav om, at skal dække ældreboligernes del af advokatudgiften i sagen vedrørende beboere, der gjorde krav i del af ældreboligernes overskud i Organisationsbestyrelsen godkendte på deres møde den 9. februar 2012 en finansieringsform, hvor ældreboligerne betaler 1/3, boligselskabet 1/3 og KAB betaler 1/3 af udgifterne samt sagsomkostninger til advokatsalær. Sagen blev behandlet ved retten i Glostrup, og retten afgjorde, at beboerne ikke fik medhold i deres krav om del i Ældreboligernes overskud i Retten afgjorde samtidigt, at hver part afholder deres udgifter til advokatsalær. Udgifter til advokat udgjorde kr., som i henhold til organisationsbestyrelsens beslutning af 9. februar 2012 blev fordelt med 1/3 til ældreboligerne, 1/3 til boligselskabet samt 1/3 til KAB. at organisationsbestyrelsen fastholder beslutning af 9. februar 2012 med en finansieringsform, hvor ældreboligerne betaler 1/3, boligselskabet 1/3 og KAB betaler 1/3 af udgifterne til sagsomkostninger til advokatsalær. Organisationsbestyrelsen besluttede, at fastholde beslutning af 9. februar 2012 med en finansieringsform, hvor ældreboligerne betaler 1/3, boligselskabet 1/3 og KAB betaler 1/3 af udgifterne til sagsomkostninger til advokatsalær. Organisationsbestyrelsen besluttede samtidigt, at ældreboligernes andel af udgifter til sagsomkostninger afholdes af arbejdskapitalen. 9. Solcelleanlæg De seneste ændringer i lovgivning om solceller har betydning for rentabiliteten i at opsætte solcelleanlæg til produktion af el i almene boligafdelinger. KAB har derfor indgået en samlet rammeaftale for alle KAB-administrerede boligorganisationer om etablering af solcelleanlæg. Boligorganisationerne vil ved at tiltræde rammeaftalen opnå meget fordelagtige priser samtidig med, at kvaliteten på anlæggene sikres, både hvad angår ydelse og holdbarhed. 9/22

10 KAB forventer, at de sidste ændringer i love og bekendtgørelser på området vil blive sat i kraft i fuldt omfang primo Vi igangsætter derfor rammeaftalens ydelser nu, primo år Benyttelse af aftalen KAB rammeaftalen omfatter solcelleleverandørens individuelle rådgivning om og projektering samt/og efterfølgende etablering af solcelleanlæg på tag i den enkelte afdeling. Når aftalerne skal aktiveres, skal der foretages en kortlægning af bebyggelsens konstruktive forhold og el-tekniske anlæg. Dette skal benyttes i miniudbuddet. Kortlægningen skønnes at kunne gennemføres for kr. og skal udføres af en teknisk rådgiver. Herefter forestår en projektleder fra KAB miniudbuddet. KAB s projektleder udarbejder en indstilling til afdelingen med en samlet økonomioversigt over udbudsomkostninger, etableringsomkostninger samt udgifter til et teknisk bygherretilsyn sammenholdt med de forventede besparelser. Dette miniudbud udgør beslutningsgrundlaget for afdelingen. Deltagelse og betaling for KAB rammeaftale om solcelleanlæg Når den første boligafdeling træffer beslutning om at benytte aftalen om opsætning af solcelleanlæg, skal boligorganisationen betale et engangsbeløb på kr. inkl. moms. Beløbet betales kun en gang pr. boligorganisation. Hvis ingen af boligorganisationens afdelinger ønsker at bruge rammeaftalen, skal boligorganisationen dermed ikke betale noget. Herudover betaler de afdelinger, der benytter aftalen, det sædvanlige beløb på kr. inkl. moms til KAB for at få adgang til at gennemføre et miniudbud. Beløbet finansieres i sagen. Deltagelse i rammeudbuddet vil normalt forudsætte et projekt udarbejdet af et rådgivende ingeniørfirma. Rådgiverydelsen vil skulle finansieres i sagen. Projektet skal bl.a. behandle: Myndighedsbehandling Placering af anlæg Tilslutning af anlæg Nødvendige statiske beregninger Indhentning af tilbud fra rammeaftalens leverandører Det sparer afdelingerne Der er krav om EU udbud, hvis solcelleanlægget koster mere end 1,5 mio. kr. Et sådant udbud tager tid, og der er store krav til udbuddet for at få det ønskede anlæg. Prisen for et EU udbud for et anlæg til 1,5 mio. kr. er ca kr. inkl. moms. Derudover kommer udgifter til projektering. Deltagelse i KAB s rammeaftale vil samlet for boligorganisation og boligafdeling maksimalt koste kr. inkl. moms. Beløbet udgør boligorganisationens engangsbeløb på kr. 10/22

11 inkl. moms og afdelingens betaling for gennemførelse af et miniudbud på i alt kr. inkl. moms. Hvis blot en af boligorganisationens boligafdelinger benytter KAB s rammeaftale, vil boligorganisationen og afdelingen tilsammen spare ca kr. inkl. moms i forhold til at gennemføre eget EU udbud. Før deltagelse i KAB rammeaftalen Teknikområdet i KAB hjælper gerne afdelingen med en gennemgang af, om det kan betale sig at opsætte solceller. Gennemgangen omfatter bl.a. vurdering af ejendommens egnethed til installering af solceller, hvor stort et anlæg der kan installeres, anlægssum samt investeringens rentabilitet/tilbagebetalingstid. Teknikområdets ydelse afregnes efter anvendt tid. at boligorganisationen beslutter at indgå i KAB s samlede rammeaftale om etablering af solcelleanlæg og vedtager at betale et engangsbeløb på kr. inkl. moms, første gang en af organisationens boligafdelinger ønsker at deltage i KAB s rammeudbud om solcelleanlæg. Aftalen er kun en udgift for boligselskabet og afdelingerne, hvis boligorganisationen beslutter, at en afdeling må benytte ordningen. I så fald vil udgiften være på kr. for boligselskabet samt kr. og kr. for de afdelinger, der benytter ordningen. Organisationsbestyrelsen besluttede, at indgå i KAB s samlede rammeaftale om etablering af solcelleanlæg, og vedtog at betale et engangsbeløb på kr. inkl. moms, første gang en af organisationens boligafdelinger ønsker at deltage i KAB s rammeudbud om solcelleanlæg. Det er aftalt, at KAB undersøger mulighederne mht. rådgivning for etablering af solcelleanlæg i, og at KAB vender tilbage med et svar til organisationsbestyrelsen. Sager til orientering 10. Orientering om investeringsforeninger Værdiudviklingen for investeringsforeningerne har i 2013 desværre ikke været helt så positiv som vi tidligere har været vant til. Der er dog noget, der tyder på, at der er udsigt til et lidt bedre resultat i 2014, idet der i første kvartal alene har været en stigning på ca. 2 %-point. (Se nedenstående tabel). 11/22

12 Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning 28. marts 2014 (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 28. marts 2014 Værdiudvikling hidtil 2014 Værdiudvikling hele ,37 108,20 1,83 %-point 0,57 %-point SEB ,97 109,06 2,09 %-point 0,30 %-point Nykredit Port ,47 110,64 2,17 %-point 0,60 %-point Dette skal naturligvis tages med visse forbehold, da der kan forekomme store kursudsving (også negative) hen over året, afhængigt af bl.a. renteniveau. Det skal igen pointeres, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering, og historisk set har investeringsforeningerne altid givet et større afkast end eksempelvis at have pengene stående i banken set over en længere periode. Vi er derfor stadig fortrøstningsfulde, men følger udviklingen nøje. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11. Selskabets økonomiske situation Arbejdskapital Arbejdskapitalen står til rådighed for boligorganisationen som likvid pengebeholdning, dels til diverse udlæg, dels til opstart af projekter, til imødegåelse af tab og tilskud til afdelingerne. Der er ikke fastsat specifikke regler for arbejdskapitalens anvendelse, men det er forudsat, at dens midler anvendes inden for almenboliglovens rammer. Arbejdskapitalen opbygges ved overførsel af overskud fra boligorganisationens drift. Boligorganisationen kan endvidere vælge, at boligafdelingerne skal indbetale bidrag til arbejdskapitalen. Bidragene kan årligt højst udgøre 155 kr. pr. lejemålsenhed, indtil arbejdskapitalen i likvide midler for boligorganisationen som helhed udgør kr. pr. lejemålshed (2013-tal). 12/22

13 Disponeret beløb i henhold til regnskab Bevilgede, ikke udbetalte tilskud Saldo pr Henlagt 2013 Anvendt 2013 Saldo pr Hvidovreparken; asfalt/trægulv Hjemmeside Storskraldsplads Lejlighedssammenlægning Hvidovreparken I alt s arbejdskapital udgør pr. 31. december 2013 herefter kr. Den disponible del er på kr./705,62 kr. pr. lejemålsenhed. Der tages forbehold for de oplyste beløb, indtil endeligt regnskabsresultat pr. den 30. juni 2014 kendes. Dispositionsfonden Dispositionsfondens midler udgør en særlig sikkerhedskapital, der skal anvendes som stødpude over for eventuelle uforudsete begivenheder. Afdelingerne er lovmæssigt forpligtiget til at indbetale et bidrag, der udgør 549 kr. pr. lejemål årligt, indtil dispositionsfonden samlet set udgør kr. pr. lejemålsenhed (2013-tal). Hvis dispositionsfondsmidler bringes under dette beløb, skal beboerne indbetale til dispositionsfonden. s dispositionsfondsmidler, pr. 31. december 2013, udgør kr., den disponible likvide del er på kr./8.386,69 kr. pr. lejemålsenhed. Der tages forbehold for de oplyste beløb, indtil endeligt regnskabsresultat pr. den 31. december 2013 kendes. Egen trækningsret Trækningsretten er en slags opsparingskonto, som 60 % af boligafdelingernes pligtmæssige bidrag, i form af A eller G bidrag, overføres til. Fra trækningsretten ydes tilskud til maksimalt 2/3 af udgifter til forbedringsarbejder. s trækningsret, pr. 17. januar 2014, udgør kr. Bilag 3: Oversigt over egen trækningsret Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 13/22

14 12. Oprettelelse af lokale bankkonti til afdelingsbestyrelser Som følge af nye lovgivningsmæssige krav vedrørende bankdrift er der kommet nye regler for oprettelse af lokale konti til afdelingsbestyrelser. Konti til afdelingsbestyrelser kan ikke længere opføres som en privat konto (eksempelvis formandens), men skal være en konto oprettet af boligorganisationen på boligorganisationens CVR-nummer. Tidligere var det således, at afdelingsbestyrelserne kunne oprette foreningskonti i banken uden egentlig skattemæssig dokumentation, men nu kan konti udelukkende oprettes med tilknytning til et CVR-nummer. På baggrund af dette er det nu desværre blevet en mere kompliceret opgave at oprette en lokal konto til eksempelvis en afdelingsformand. KAB hjælper derfor boligorganisationen og afdelingen med at oprette og ændre konti. Hvordan får man oprettet en lokal konto? Ønsker afdelingsbestyrelsen at få oprettet en lokal konto, kan afdelingen rette henvendelse til afdelingens forvaltningsområde i KAB. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med følgende bemærkninger: Personer, der allerede har fået oprettet bankkonti som privat konto, kan beholde kontoen, men skal henvende sig til KAB, da kontoen skal tilknyttes boligorganisationens CVR-nummer. 13. Forældelsesfrist ved afholdelse af udgifter til udendørsbelysning På repræsentantskabets møde den 28. november 2013 ønskede repræsentanter fra Baunevangens Ældreboliger undersøgt om ældreboligernes refundering af udgifter på kr ,62 for udendørsbelysning til afdeling Baunevangen, er omfattet af en forældelsesfrist. På mødet blev der gjort opmærksom på, at ældreboligerne har forbrugt el til udendørsbelysningen og det derfor ikke er rimeligt, at beboerne i afdeling Baunevangen skal afholde udgiften. Sagen omhandler, at udgiften på ,62 kr. til ældreboligernes udendørsbelysning i perioden 2005 til 2012 ved en fejl er blevet konteret i afdeling Baunevangens regnskab. Beløbet er i 2013 blevet overført fra afdeling Baunevangen til afdeling Baunevangens Ældreboliger. Regelsættet for almene boliger og s vedtægter tillægger organisationsbestyrelsen kompetence til at træffe beslutning om driftsudgifter i boligorganisationen. 14/22

15 Med udgangspunkt i at ældreboligerne i perioden har haft et forbrug af el til udendørsbelysning og udgiften skal afholdes i den afdeling der har haft forbruget har organisationsbestyrelsen og på deres møde den 28. november 2013 godkendt fordelingen af el udgift til ældreboligerne ved godkendelse af regnskabet for , hvorfor reglerne om forældelsesfrist ikke kan bringes i anvendelse i sagen om fordeling af udgift til udendørsbelysning i ældreboligerne. Det vurderes derfor ikke relevant at bringe forældelsesreglerne om, hvor vidt Baunevangens Ældreboliger skal betale deres el-forbrug. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14. Renovering af kælder og hovedtrapper i Baunevangen Organisationsbestyrelsen har på deres møde den 6. februar 2014 behandlet KAB s redegørelse i sagen om trapperenovering i afdeling Baunevangen. På mødet ønskede organisationsbestyrelsen, at KAB anerkender, at afdeling Baunevangen ikke er blevet vejledt og rådgivet korrekt i henhold til regler og lovgivning på området. Sagshistorik: Organisationsbestyrelsen godkender på deres møde den 6. maj 2010, at afdeling Baunevangen låner op til kr. af egne midler til genopretning af udvendige trapper. Lånet afdrages over 10 år, og afdragene indgår i driftsregnskabet. Baggrunden for godkendelsen er, at en gennemgang af bebyggelsen har vist, at den strenge vinter har været særdeles hård ved de udvendige trapper. Den 25. maj 2010 blev afholdt et ekstraordinært afdelingsmøde i Baunevangen om iværksættelse af ekstraordinære vedligeholdelsesarbejder på kældertrapper og hovedtrapper. Afdelingsmødet godkender på baggrund af afdelingsbestyrelsens vurdering at iværksætte ekstraordinære vedligeholdelsesarbejder på kældertrapper og hovedtrapper for et rammebeløb på kr. Bestyrelsen lagde i deres anbefaling vægt på, at der er tale om helt akutte og absolut nødvendige vedligeholdelsesarbejder, samt at der er mulighed for en gunstig finansiering på et godt tidspunkt, set i forhold til kendte huslejeforventninger. Organisationsbestyrelsen blev på deres møde den 30. september 2010, orienteret om afdelingens beslutning på det ekstraordinære afdelingsmøde den 25. maj 2010, samt at opgaven er i fuld gang og forløber planmæssigt. 15/22

16 Organisationsbestyrelsen påpeger på deres møde den 28. november 2013, at projektet med renovering af trapper ikke er forløbet korrekt. Trapperenoveringen skulle have været sendt i udbud efter gældende regler, og KAB har i den forbindelse ikke levet op til rådgivningsforpligtigelsen. Det aftales at KAB udarbejder en redegørelse i sagen til organisationsbestyrelsen. Det er aftalt, at KAB fremsender et svar på kritikken vedrørende vejledning og rådgivning til afdeling Baunevangen. Svar til afdeling Baunevangen: Indledningsvis vil KAB påpege, at iværksættelse af vedligeholdelsesarbejdet på kældertrapper og hovedtrapper overholder gældende lovgivning, i henhold til tilbudsloven, med hjemtagelse af tre underhåndsbud som det fremgår af KAB s redegørelse i sagen. Hvad angår KAB s rådgivningsforpligtigelse i vedligeholdelsesarbejdet har daværende driftschef i samarbejde med afdelingsbestyrelsen i Baunevangen udarbejdet et forslag til renovering af kælder- og hovedtrapper, herunder finansiering af projektet. Forslaget er efterfølgende godkendt på et ekstraordinært afdelingsmøde. Det er KAB s overbevisning, at driftslederen herefter i samarbejde med den daværende afdelingsbestyrelse har håndteret vedligeholdelsesarbejdet ud fra, hvad de vurderede, var den bedste udbudsform for afdelingen, og hvor afdelingen fik renoveret flest trapper for det afsatte beløb på 1,5 mio. kr. Det skal bemærkes, at det ligeledes er KAB s vurdering, at et udbud ikke nødvendigvis betyder større garanti for arbejdets udførelse. KAB må derfor afvise afdeling Baunevangens kritik af, at der ikke er blevet vejledt og rådgivet korrekt i henhold til regler og lovgivning på området i forbindelse med renovering af kælder- og hovedtrapper. Bilag 4: Redegørelse af 20. januar 2014 Bilag 5: Svar til afdeling Baunevangen Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med følgende bemærkninger: Organisationsbestyrelsen henstiller til KAB, at KAB fremadrettet sikrer en ordentlig og korrekt rådgivning og opfølgning i renoveringsopgaver. 16/22

17 15. Betaling for antenneregnskab for perioden Organisationsbestyrelsen har på deres møde den 28. november 2013 truffet beslutning om, at organisationsbestyrelsen på grund af fejlbehæftede antenneregnskaber ikke anerkender, at boligselskabet skal betale for udarbejdelse af antenneregnskab for perioden 2008 til Besvarelse Afdeling Baunevangen har tidligere den 31. maj 2012 henvendt sig til KAB om en økonomisk kompensation på kr. for fejlbehæftede budgetter og regnskaber. Kundedirektør Margrete Pump har tidligere besvaret dette spørgsmål, og som det fremgår af hendes svar af 19. juni 2012 har KAB givet afslag på økonomisk kompensation kr.. Af Margrete Pumps svar fremgår følgende: Som vi drøftede på møde i KAB den 30. april 2012, må jeg desværre afvise afdelingsbestyrelsens krav. KAB yder kun økonomisk kompensation, hvis vi har pådraget os et ansvar, og kunden har lidt et tab derved. Det mener vi ikke, er tilfældet i denne sag. Hvis vi udbetaler beløb pr. kulance, vil det hurtigt give sig udslag i, at det administrationsbidrag, alle beboere betaler/stiger, og det mener vi ikke, nogen kan have interesse i. Mit afslag betyder ikke, at vi ikke erkender, at budgetter og regnskaber til afdelingen skal håndteres bedre og mere professionelt, hvilket der også blev givet udtryk for fra vores side på ovennævnte møde. Jeg er også klar over, at vi ikke endeligt har fået ryddet op i antennebudgettet, og at denne sag skal vurderes særligt i samarbejde med jer. Vi arbejder stadig på at rydde op i denne komplicerede sag. Hvis organisationsbestyrelsen fortsat ikke vil anerkende, at boligselskabet skal betale for udarbejdelse af antenneregnskabet for perioden 2008 til 2012, må organisationsbestyrelsen rette henvendelse til KABs bestyrelse. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med følgende bemærkninger: Organisationsbestyrelsen er fortsat ikke tilfreds med, at afdelingerne skal betale for udarbejdelse af fejlbehæftede antenneregnskaber for perioden 2008 til 2012, og forbeholder sig ret til at gå videre med sagen. 17/22

18 16. Udbetaling Danmark, huslejeforhøjelser og boligstøtte Orientering om indretning af huslejeforhøjelser til Udbetaling Danmark og overførelse af boligstøtte til boligselskabet. Indberetning af huslejeforhøjelser: Huslejeregistret der skal understøtte den automatiske indberetning af huslejeændringer er nu implementeret, og lejeændring vil fremadrettet blive indberettet elektronisk, hvilket vil fremgå af varslingsskrivelsen til beboerne. Der vil stadigvæk være et enkelte tilfælde, hvor beboeren selv skal kontakte Udbetaling Danmark om huslejeændringen. I de sager, hvor det er den enkelte beboer der modtager boligstøtten ind på egen NEMkonto, der skal beboeren selv sikre indberetning af huslejeændringer til Udbetaling Danmark. Det fremgår af varslingsskrivelsen i alle tilfælde, hvordan beboeren skal forholde sig. Overførsel af boligstøtte til boligselskabet KAB vil i løbet af 2014 indgå tilslutningsaftaler med samtlige boligorganisationer således, at boligstøtten bliver sendt direkte til boligorganisationen. Af hensyn til implementeringen vil forløbet ske trinvist fordelt udover hele året og ikke i en samlet pulje. Når der ligger en plan for overgangen, vil planen blive meldt ud, og kommunikeret til organisationerne. Baggrunden for at indberetning af huslejeforhøjelser og overførelse af boligstøtte til boligselskabet ikke er blevet implementeret tidligere, skyldes at Udbetaling Danmark har meldt ud, at de ikke har været klar til at modtage elektroniske indberetninger fra boligselskabet. KAB s It systemer har længe kunnet understøtte en automatisk indberetning og overførelse af ydelser. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Nyt fra afdelingerne/driften Generelt Punktet nyt fra afdelingerne/driften vil for fremtiden indeholde en orientering om generelle emner for boligorganisationen, så som personalesituationer osv. Emner, der vedrører de enkelte afdelinger vil fremgå af aktionslister, der vedlægges som bilag. 18/22

19 Baunevangens Ældreboliger Boligafdeling Baunevangens Ældreboliger er uden afdelingsbestyrelse. Afdelingens interesser bliver varetaget af organisationsbestyrelsen i via en nedsat arbejdsgruppe bestående af: organisationsbestyrelsesformand Carsten Groth-Rasmussen, næstformand for organisationsbestyrelsen Mogens Bentzen og organisationsbestyrelsesmedlem Birgit Bilstrup. Arbejdsgruppen arbejder i øjeblikket med sager vedrørende varmesystemet og træk fra vinduerne. Der er afholdt møde i arbejdsgruppen med deltagelse fra KAB den 2. april Affaldsprojekt Der er afholdt møde i følgegruppen til affaldsprojektet den 7. april På mødet blev fremlagt udkast til byggeregnskab og projektet blev evalueret. Der er fremkommet følgende fejl og mangler på affaldsprojektet, som skal afklares med entreprenør: Udskridning af græsarmeringssten, afstivning af carporte, placeringen af olieudskiller samt opretning af sf-sten ved aco-drænet ved vaskeplads. Hvidovreparkens Børneinstitution Intet nyt fra afdelingen. Bilag 6: Aktionslister Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med følgende bemærkninger: Affaldsprojektet er kommet godt i gang og fungerer overordnet tilfredsstillende. Der er dog stadig områder, hvor der er udfordringer. Der samarbejdes med driften om løsning af problemer. 18. Nyt fra udvalgene Formændene for udvalgene, vil give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. 19/22

20 Ældreudvalg - Birgit Bilstrup - Der har været afholdt afdelingsbestyrelsesmøde den 2. marts 2014 og afdelingsmøde den 6. marts Udvalget har med deltagelse af driften foretaget en besigtigelse af hegn i bebyggelsen. - Der er afholdt møde med ældreboligerne den 25. april 2014 vedrørende spørgsmål og ønsker stillet på repræsentantskabsmøde den 28. november Det er aftalt at Hanne Hjortby træder ind i ældreudvalget. - Der er aftalt nyt afdelingsbestyrelsesmøde den 12. juni Driftsudvalg - Carsten Groth - Intet nyt. Der har ikke været afholdt et møde i udvalget. Hjemmesideudvalg Henrik Svendsen - Der har været afholdt et møde i udvalget. Der indkaldes til nyt møde, hvor udvalget vil fremlægge oplæg til hjemmesideløsning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Beboerklagenævnssager Der vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 7: Oversigt beboerklagenævnssager Der er udarbejdet ny og tilrettet oversigt over beboerklagenævnssager, som blev omdelt på mødet. Et medlem af organisationsbestyrelsen gjorde opmærksom på, at der mangler en varmesag i oversigten. KAB undersøger sagen og vender tilbage med et svar. Afdelingsformænd bliver stadig ikke som tidligere aftalt orienteret om alle beboerklagenævnssager. KAB følger op og sikrer, at det sker fremadrettet. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 20/22

21 Forklaring: Vedrørende manglende varmesag i oversigten over beboerklagenævnssager er det efter mødet blevet undersøgt. Grunden til at sagen ikke fremgår af oversigten, skyldes at sagen er indbragt før udarbejdelsen af denne oversigt, og derfor er med i tidligere udleveret oversigt. KAB har ikke på nuværende tidspunkt modtaget afgørelse i sagen. 20. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøder: Torsdag den 11. september 2014, kl i Baunevangens beboerlokale. Kombineret organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøde: Torsdag den 27. november 2014, kl i Hvidovreparkens beboerlokale. Der efterlyses datoer for ordinære afdelingsmøder i Der er indgået aftale med Magistergården, at der fremadrettet kan afholdes afdelingsmøder i Magistergårdens lokaler. Benyttelse af Magistergårdens lokaler kræver bookning i god tid. KAB sender forslag til datoer for afdelingsmøder i Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Eventuelt Intet. 22. Referat fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. 21/22

22 Organisationsbestyrelsen tilkendegav, at de er positive overfor ekstrabevilling af arbejdskapitalen på kr. til hjemmeside. Organisationsbestyrelsen har tidligere bevilget kr. af arbejdskapitalen. Der blev rejst spørgsmål om forsikringsforhold for bestyrelsesmedlemmer i forbindelse med vold og trusler fra beboere. Bestyrelsesmedlemmer er udelukkende ansvarsdækket af KAB s fællesforsikring, som ikke omfatter psykologhjælp. Ved vold og trusler henvises til egen forsikring. Det blev aftalt, at behovet for forsikring ved vold og trusler vendes i KAB med henblik på at afdække, om der er behov og ønske om yderligere forsikring. Julefrokost afholdes fredag den 28. november /22