Microsoft Project Introduktion

Transkript

1 Microsoft Project Introduktion

2 Microsoft Project Introduktion Microsoft Project Introduktion til Windows 9x / Windows NT 4.0 / Windows 2000 / Windows XP. Version: 2000 Engelsk Copyright 2001 by F.M.T. F.M.T. Rymarksvej Hellerup Telefon: Telefax: morley@morley.dk Web-sted: Materialet er udarbejdet af F.M.T. ved brug af Word XP. F.M.T. er registreret som Microsoft Certified Professional (MCP), hvilket dokumenterer vores produktkendskab. Skærmbilleder er "fanget" med SnagIt 6.1. Layout og grafisk tilrettelæggelse af F.M.T. Materialet er udskrevet på en Postscript Laserprinter i 1200 DPI. Enhver form for automatisk/manuel hel eller delvis gengivelse eller mangfoldiggørelse af dette materiale, uden skriftlig samtykke fra F.M.T., er forbudt efter gældende lov om ophavsret F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

3 Microsoft Project Introduktion Konventioner anvendt i dette materiale [F1] Tast på funktionstasten F1. [Alt]+[Ctrl] Hold tasterne Alt og Ctrl nede på samme tid. [Alt]+[Ctrl]+[m] Hold tasterne Alt og Ctrl nede og tast m. [Dobbeltklik] [Højreklik] Redigér/Klip ENTER HOME [Alt]+[R]+[K] Dobbeltklik med venstre musetast. Klik med højre musetast. Aktivér menuen Redigér og derefter undermenuen Klip. Tast linjeskift (Enter-tasten bør ikke bruges). Tast Home. Kombinationstaster - aktiverer typisk en menu. Når du ser symbolet for en hånd, skal du være aktiv vises kun i øvelserne. Navigeringstaster - anvendes til at flytte/navigere rundt i et dokument. Introduktion.doc Ver F.M.T.

4 Microsoft Project Introduktion 2001 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

5 Microsoft Project Introduktion Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Indledning... 7 Kursets indhold... 9 Inden du begynder...9 Start Project Arbejdsmiljøet Skærmbilledet Værktøjslinjer og genveje Se en oversigt over alle værktøjslinjer Hjælp Åbne / Gemme dokumenter Gemme dokumenter Skrivebeskyttelse Gem Arbejdsområde Gem oprindelige plan Hvad er projektstyring Projektstyring omfatter typisk tre faser Projektstyringsmodeller Projektstyringsprocessen Den kritiske vej - CPM metoden Ressourcestyret projektstyring Netværksdiagram Opgaveark Ressource - navneformular Tre grundregler Oprettelse af en tidsplan Start en tidsplan Definer din arbejdstid Opret en kalender Tildel kalenderen til dit projekt Oprette en opgave Indsætte opgaver med musen i Gantt-diagrammet Introduktion.doc Ver F.M.T.

6 UIndledning Microsoft Project Introduktion Opret en milepæl Oprettelse af en tilbagevendende opgave Sletning af en opgave Ændre rækkefølge for en opgave Disponere en tidsplan Vise/Skjule dispositioner Arbejdsdage og timer (Kalender) Arbejdstiden starter før klokken 08: Sammenkædning af opgaver Overlappende eller mellemliggende tid Oprette en opgavebemærkning Tilføjelse af arbejdskraft og udstyr Skal du anvende ressourcer Tildeling af ressourcer til en opgave Forskyde arbejdstider for en ressource Kalendere og arbejdsplaner Tildeling af omkostninger Ressourceomkostninger kontra faste omkostninger Omkostningstyper Vis projektomkostninger Finjustering af tidsplaner Evaluering af tidsplaner Sådan vises opgaveslæk Strategier til afkortelse af tidsplanen Sådan tildeles overarbejde Strategier til løsning af ressourceoverallokering Automatisk løsning med ressourceudjævning Forskydning af en opgave med overallokering Udskrivning Anvend Visninger eller Rapporter Hvad kan udskrives? Sideopsætning af en Rapport eller Visning F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

7 Microsoft Project Introduktion Indholdsfortegnelse Brug af skabeloner Eksempelskabelonfiler Sådan bruger du en eksempelskabelon Øvelser Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Øvelse Ekstraøvelse Ekstraøvelse Ekstraøvelse Ekstraøvelse Ekstraøvelse Indeks Introduktion.doc Ver F.M.T.

8 UIndledning Microsoft Project Introduktion 2001 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

9 Microsoft Project Introduktion UIndledning Indledning Vi byder dig velkommen på Introduktionskursus i Project 2000 Engelsk. Kurset har til formål at gøre dig fortrolig med projektstyring under Project, således at du på en let og nem måde kan udføre de rutiner, som dit arbejde kræver. Forudsætninger For at kunne opnå det optimale udbytte af denne undervisning forudsættes det, at du kender de grundlæggende begreber omkring anvendelsen af en PC, samt at du er fortrolig i anvendelsen af Windows brugerfladen, det vil sige Windows 9x eller Windows NT/2000. Kendskab til programmet, eller til projektstyring kræves imidlertid ikke. Kursushåndbogen Formålet med denne kursushåndbog er dels at understøtte undervisningen på kurset, dels at give dig mulighed for repetition af kursets indhold og endelig at skabe et arbejdsredskab, som du kan bruge i det daglige arbejde. Kursusbogen kan, med dine egne notater, blive dit vigtigste opslagsværk, mens du er nybegynder. Kursushåndbogen er ikke en erstatning for den manual som medfølger programmet. Ønsker du et dybere kendskab til programmet bør du efter et par måneder deltage på vores videregående kursus. Efter kursus Når du kommer hjem fra kurset, er det anbefalelsesværdigt at sætte tid af til opfølgning. Det forøger udbyttet af kurset. Gå ikke i gang med større opgaver end du magter. Konsultativ undervisning Skulle du have brug for assistance til for eksempel løsning af større opgaver eller måske konsulentbistand i en opstartsfase, står vores konsulentgruppe til rådighed. Vi kan hjælpe indenfor alle områder vedrørende brugen af standard Pc-programmer, og bidrager gerne med vor ekspertise på et vilkårligt tidspunkt i et projektforløb. Er vi med fra starten, får du naturligvis det største udbytte. Introduktion.doc Ver F.M.T. 7

10 U Kursets indhold Microsoft Project Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

11 Microsoft Project Introduktion U Kursets indhold Kursets indhold Dette undervisningsmateriale omfatter følgende områder omkring anvendelsen af Project. Start Project Arbejdsmiljøet Åbne / Gemme dokumenter Hvad er projektstyring Oprettelse af en tidsplan Tilføjelse af arbejdskraft og udstyr Tildeling af omkostninger Finjustering af tidsplaner Udskrivning Projektstyring er forskellig fra virksomhed til virksomhed, og der undervises derfor i forskellige projekteksempler. Der undervises i hvorledes du opbygger et projekt, hvorledes du opretter og tilknytter ressourcer samt hvorledes du styrer under/over allokering af ressourcer. Endvidere undervises der i økonomistyringen af projektet samt timepris/fastpris planlægningen. Inden du begynder Mange brugere har i begyndelsen ikke tid til at læse side efter side, af teknisk dokumentation, når du for eksempel blot ønsker at vide, hvorledes du nemmest opretter et projekt. Undervisningsmaterialet demonstrerer de elementære arbejdsgange for oprettelse af projekter. Du kan anvende dette materiale som et opslagsværk når dette er sagt, skal du samtidig vide, at du næsten kan udføre alle ting på 3 eller 4 forskellige metoder i Project. Materialet viser på en simpel måde, hvordan du løser forskellige arbejdsopgaver. Om du hen ad vejen så vil fortsætte med at anvende de viste metoder, eller om du anvender andre metoder er ikke så vigtig. Det er vigtigere at du løser dine konkrete opgaver. Introduktion.doc Ver F.M.T. 9

12 U Kursets indhold Microsoft Project Introduktion Dit kendskab til Project vil blive udvidet, efterhånden som du lærer at anvende Office-assistent, og efterhånden som du lærer de forskellige genvejstaster at kende. Mange af genvejstasterne vises i menuerne når disse aktiveres. Det anbefales at du skimmer materialet igennem sammen med instruktøren. Materialet er opbygget med en teoretisk del og en øvelses del. Øvelserne til kurset Alle øvelserne viser undervejs en forklaring til de handlinger og skærmbilleder du opretter. Det anbefales kraftigt, at du læser øvelsen, inden du løser den, så du har et indtryk af hvad du skal frem til. Der er flere øvelser i materialet, end du kan nå på et 2 dages kursus. Dette skyldes at der kan være kursister som tidligere har arbejdet med andre projektstyringsprogrammer end Project. Udfør de øvelser du kan nå, og løs eventuelt de manglende øvelser når du får tid. Der kan i øvelserne forekomme skærmbilleder af den danske version af Project, men instruktionerne henviser til de engelske menuer og kommandoer. Jo hurtigere du kaster dig ud i øvelserne, jo hurtigere lærer du project at kende, gennem learning by doing. Når du har arbejdet med Project 2000 i et par måneder, vil du formentlig ønske at udbygge dit kendskab til programmet. Dette materiale viser de helt elementære arbejdsgange, for at komme i gang med Project. Kapitlet omkring Tilføjelse af arbejdskraft og udstyr, viser ikke de avancerede muligheder i forbindelse med anvendelsen af den samme ressource i forskellige projekter. Kapitlet omkring Tildeling af omkostninger viser ikke hvorledes du konverterer tilbudspriser til ressourceomkostninger. Det videregående kursus i Project 2000 viser de mere avancerede funktioner, og meget mere F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

13 Microsoft Project Introduktion U Kursets indhold Sådan overlapper kurserne hinanden Der vil være enkelte elementer i introduktionskurset, som gentages i det videregående kursus. Dette betyder eksempelvis at du på grundkurset vil blive gjort bekendt med at et eller flere værktøjer findes i Project, på det efterfølgende kursus vil du lære at anvende disse værktøjer. Det Videregående kursus i Project 2000 vil blandt andet vise hvordan du arbejder med flere projekter på samme tid. Du vil på det Videregående kursus også lære at arbejde med ressourcedatabaser. Herudover vil du lære at lave simple skabeloner, og du vil prøve at oprette makroer, som gør dit arbejde nemmere at udføre. Introduktion.doc Ver F.M.T. 11

14 U Kursets indhold Microsoft Project Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

15 Microsoft Project Introduktion UStart Project Start Project Programmet Project 2000 startes fra Windows således: Klik på knappen Start, og peg derefter på Programs. Træk markøren ned på linjen for Microsoft Project, og slip musen. Find den position hvor Project vises Når ikonet, eller programlinjen for Project er aktiveret, vil omstående velkomstbillede blive vist på skærmen. Introduktion.doc Ver F.M.T. 13

16 UStart Project Microsoft Project Introduktion Figur 1 Luk hjælpevinduet som vises i højre side af skærmen. Når hjælpen er lukket, vil Project vise projektvinduet F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

17 Microsoft Project Introduktion UArbejdsmiljøet Arbejdsmiljøet Dette afsnit vil introducere Project's brugergrænseflade for dig, så du langsomt, men sikkert bliver fortrolig med de mange forskellige faciliteter. Følgende hovedpunkter vil blive gennemgået i dette afsnit: Skærmbilledet Værktøjslinjer og genveje Vis en værktøjslinje Skjul en værktøjslinje Nulstil en værktøjslinje Standard værktøjslinjen Ressourcehåndtering værktøjslinjen Formatering værktøjslinjen Opfølgning værktøjslinjen Hjælp Når du starter Project viser skærmen et nyt tomt dokument, som vises i et projekt vindue. Introduktion.doc Ver F.M.T. 15

18 UArbejdsmiljøet Microsoft Project Introduktion Skærmbilledet Figur 2 Titellinje Menulinje Værktøjslinjer Oversigtspanel Tabel Statuslinje Skærmbilledet indeholder følgende elementer: Titellinje Titellinjen viser programmets navn, samt navnet på det aktive projekt. Arbejder du på et nyt projekt, vil navnet Project1 blive vist i titellinjen for det første projekt. Starter du nye projekter, vil disse blive navngivet Projekc2, Project3, Project4 osv. Når du gemmer et Projekt, vil navnet i titellinje blive udskiftet, og vise filnavnet for det gemte projekt. Menu Menuen i Project anvendes som i andre Windowsprogrammer. Du klikker med musen på den ønskede menu, hvorefter en undermenu vises F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

19 Microsoft Project Introduktion UArbejdsmiljøet Figur 3 Genvejstast Flere menuniveauer Nedtonet menu, kan ikke aktiveres i den aktuelle arbejdssituation Værktøjslinje(r) Project viser to værktøjslinjer i en standard opsætning, nemlig Standard og Formatting. Værktøjslinjerne anvendes til at aktivere ofte anvendte menukommandoer, ved klik med musen i værktøjslinjen. Klikker du med højre musknap i en værktøjslinje, vises der en oversigt over tilgængelige, og aktive værktøjslinjer, som vist i nedenstående billede. De aktive vises med markering i venstre kant. Introduktion.doc Ver F.M.T. 17

20 UArbejdsmiljøet Microsoft Project Introduktion Figur 4 Højreklik med musen på en værktøjslinje, for at vise, skjule eller tilpasse en værktøjslinje. Det er lige meget hvilken knap du peger på. Projektvindue Projektvinduet viser oplysninger om det aktive projekt. Projektoplysningerne kan vises på forskellige måder i Project. Du vælger den ønskede visning fra View Bar se Figur 2. View Bar oversigtspanel Den venstre side af skærmen viser de mest anvendte værktøjer i Project. Du kan vise eller skjule oversigtspanelet fa menuen View/View Bar. Statuslinje Statuslinjen som vises nederst i skærmbilledet, viser en forklaring til den handling som vil blive udført, når du for eksempel aktiverer en menu, som vist i nedenstående billede: Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

21 Microsoft Project Introduktion UArbejdsmiljøet Det skal dog bemærkes, at det ikke er alle menuer som vises i statuslinjen. Figur 6 Menu Help/What s This? er aktiveret med musen Statuslinjen viser en forklaring til ovenstående menupunkt Værktøjslinjer og genveje Værktøjslinjer anvendes til at udløse de kommandoer som findes i menuen. Det er hurtigere at klikke på en knap, end at aktivere en menu. Derfor findes der flere forskellige værktøjslinjer i Project. Du aktiverer en knap ved at klikke med musen på den knap i værktøjslinjen, som symboliserer den ønskede handling. Ønsker du at gemme en fil, skal du med musen klikke på knappen Save i Standard værktøjslinjen. Vise en værktøjslinje fra menuen Vælg View/Toolbars. Markér den ønskede værktøjslinje. Skjule en værktøjslinje fra menuen Vælg View/Toolbars. Fjern markeringen for den værktøjslinje som skal skjules. Nulstille en værktøjslinje Vælg View/Toolbars. Vælg Customize. Den hurtigste måde at vise/skjule værktøjslinjer på, at ved at klikke med højre museknap på en synlig værktøjslinje. Introduktion.doc Ver F.M.T. 19

22 UArbejdsmiljøet Microsoft Project Introduktion Se en oversigt over alle værktøjslinjer Hvis du vil se en oversigt over værktøjslinjerne i Project, skal du aktivere hjælpen og klikke på fanen Index. Indtast derefter ordet Toolbar og klik på knappen Search. Figur 7 Indtast Toolbar Klik på Search Marker i rullelisten neden for ordet Work with a toolbar and toolbar button. I det højre skærmbillede i hjælpen ser du nu en beskrivelse af Work with toolbars and toolbar buttons. Nederst i vinduet vises en række relaterede menuer. Klik på menuen See a list of toolbars and their buttons F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

23 Microsoft Project Introduktion UArbejdsmiljøet Figur 8 Marker Work with toolbars and toolbar buttons Klik på See a list of toolbars and their buttons Du ser nu et hjælpebillede, hvor du kan vælge den ønskede værktøjslinje. Introduktion.doc Ver F.M.T. 21

24 UArbejdsmiljøet Microsoft Project Introduktion Figur 9 Klik på Standard, hvis du vil se en oversigt over alle knapperne Hjælpen viser nu et billede og en forklaring til hver knap i den valgte værktøjslinje F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

25 Microsoft Project Introduktion UArbejdsmiljøet Figur 10 Hjælp Hjælp aktiveres enten ved at taste F1 eller ved at aktivere menuen Help. Introduktion.doc Ver F.M.T. 23

26 UArbejdsmiljøet Microsoft Project Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

27 Microsoft Project Introduktion UÅbne / Gemme dokumenter Åbne / Gemme dokumenter Du åbner et dokument ved at klikke på knappen Open Standard værktøjslinjen. i Åbner du et dokument, vil nedenstående dialogboks blive vist. Du markerer det Drev, mappe og filnavn som du vil åbne, og klikker på knappen Open. Figur 11 Dialogboksen Open giver også mulighed for en avanceret søgning efter dokumenter. Project vil automatisk skifte til mappen Dokumenter som Officepakken også anvender. Gemme dokumenter En projektfil gemmes ved at aktivere menuen File/Save eller ved at klikke på knappen Save i Standard værktøjslinjen. Projekt understøtter lange filnavne på op til 256 karakter, inklusive søgestien. Introduktion.doc Ver F.M.T. 25

28 UÅbne / Gemme dokumenter Microsoft Project Introduktion Figur 12 Der kan anvendes lange filnavne Figur 13 Skrivebeskyttelse Hvis du vil skrivebeskytte din projektfil, skal du klikke på knappen Tools og vælge General Options. Vælg Generelle indstillinger Indtast derefter et eventuelt kodeord F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

29 Microsoft Project Introduktion UÅbne / Gemme dokumenter Figur 14 Gem Arbejdsområde Menuen File/Save Workspace opretter en fil, som registrerer de åbne filer, deres position og deres størrelse på skærmen. Hvis du arbejder på to eller flere filer i forbindelse med et projekt, kan du ved at gemme arbejdsområdet, åbne disse filer på én gang, ved blot at åbne én af filerne. Arbejdsområdefiler gemmes med filtypenavnet.mpw. Gem oprindelige plan Når du foretager ændringer i et eksisterende projekt, vil du, når du gemmer dokumentet, blive spurgt om du ønsker at gemme den oprindelige plan. Hvis du har Office-assistent åben, vil du se dette billede: Introduktion.doc Ver F.M.T. 27

30 UÅbne / Gemme dokumenter Microsoft Project Introduktion Figur 15 Hvis du ikke har Office-assistent åben, vil du se dette billede: Figur F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

31 Microsoft Project Introduktion UÅbne / Gemme dokumenter En oprindelig plan danner et grundlag for sammenligninger af omkostninger, arbejde og planlagte datoer under opfølgningen af fremdriften i projektet. Ved at sammenligne oplysningerne i den oprindelige plan med de aktuelle oplysninger, kan du følge op på fremdriften i projektet og dermed sikre, at opgaverne løses til tiden, at ressourcerne fuldfører deres arbejde inden for den tildelte tid, og at omkostningerne ikke overstiger budgettet. Disse oplysninger vises i Projektstatistik, som aktiveres fra menuen Project/Project information, hvor du klikker på knappen Statistic. Figur 17 Når du opretter en oprindelig plan, gemmer programmet projektoplysningerne i felterne for, de oprindelige datoer, omkostninger og arbejde. Når du for eksempel opretter en oprindelig plan, kopierer Project oplysningerne fra felterne "Start" og "Slut" til de tilsvarende felter i den oprindelige plan. Tip! Når du har oprettet en oprindelig plan, kan du ændre den for at tilpasse den til ændringer i projektet, for eksempel kombinere, tilføje eller slette opgaver. Du kan i Project gemme op til 10 versioner af den oprindelige plan. Disse planer gemmes som midlertidige planer. Introduktion.doc Ver F.M.T. 29

32 UÅbne / Gemme dokumenter Microsoft Project Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

33 Microsoft Project Introduktion UHvad er projektstyring Hvad er projektstyring Projektstyring er en planlægning, tilrettelæggelse og styring af opgaver og ressourcer, for at opnå et bestemt mål, inden for en angivet tidsramme. Projektstyring kan bestå af en enkelt liste over opgaver og de planlagte start og slutdatoer, eller den kan være mere kompleks og omfatte hundrede af aktiviteter, som skal udføres inden for en bestemt tidsplan, og inden for et fastsat budget. De fleste projekter har imidlertid nogle fælles træk, nemlig opdeling af opgaver, udførelse af opgaver, styring af ressourcer samt omkostningsstyring. Efterhånden som projektet udføres kan du kontrollere om tidsplanerne overholdes eller overskrides. Projektstyring omfatter typisk tre faser Planlægning af projektet og oprettelse af en tidsplan Dette er den først og vigtigste fase i forløbet og omfatter afgrænsningen af opgaverne samt deres varighed, etablering af sammenhæng mellem opgaverne samt tildeling af ressourcer. Alle efterfølgende hændelser bygger direkte på disse oplysninger. Styring af ændringer Denne fase begynder så snart du har oprettet en tidsplan, og slutter først når projektet er færdigt. Kommunikation af projektoplysninger Du informerer kunder, ledelse og projektmedarbejdere samt andre involverede om projektets forløb, typisk i form af rapporter, som i Project kan udskrives i forskellige formater. Projektstyringsmodeller CPM metoden (Critical Path Method på dansk kaldet den kritiske vej) anvendes i computerstyret projektstyring. CPM metoden er en matematisk model, der beregner den samlede varighed af et projekt, på grundlag af de enkelte opgavers varighed og sammenhæng. Introduktion.doc Ver F.M.T. 31

34 UHvad er projektstyring Microsoft Project Introduktion PERT metoden (kaldet Program Evaluation Review Technique) beregner efter statistiske sandsynligheder den forventede varighed af et projekt. PERT viser en grafisk fremstilling af opgavesammenhænge. Du kan i Project se dette sammenhæng ved at klikke på knappen Network diagram i oversigtspanellet. Gantt-diagrammet er en metode som viser en grafisk fremstilling af et projektforløb som et søjlediagram. Du kan i Project anvende Gantt-diagrammet til at oprette en tidsplan, følge op på tidsplaner og til at udskrive rapporter. Microsoft Projekt anvender alle ovenstående metoder. Projektstyringsprocessen Project giver mulighed for at styre alle vigtige aktiviteter i forbindelse med projektstyring, nemlig at oprette en tidsplan, at tilføje arbejdskraft og udstyr, at finjustere tidsplanen, at kommunikere projektoplysninger, samt at følge op på projektforløbet. Dette kompendium viser hvorledes du i Project udføre de enkelte processer. Den kritiske vej - CPM metoden CPM metoden anvendes i Project til at beregne varigheden for projektet. For at kunne anvende CPM metoden, er det nødvendigt at du indtaster alle de opgaver som skal udføres, samt den forventede varighed for hver opgave. Herudover skal du definere sammenhænget mellem de enkelte opgaver. Du skal definere om en opgave kan starte, før en anden opgave er afsluttet. I hverdagen begynder du ikke at lægge tag på huset, før væggene er rejst Ligesådan kan du ikke køre i bilen, før der er påfyldt benzin. CPM metoden beregner forløbet for alle enkeltstående samt sammenhængende opgaver, og viser hvornår projektet kan afsluttes. Figur 18 viser et projekt med seks opgaver samt en milepæl for projektets afslutning. Opgave A, B og C skal udføres fortløbende, hvilket i Project kaldes for et opgavesammenhæng. Det samme skal opgave X, Y og Z F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

35 Microsoft Project Introduktion UHvad er projektstyring De to opgavesammenhæng kan imidlertid starte på samme tid, men begge sammenhæng skal være afsluttet, inden projektet er færdigt. Figur 18 Milepæl Milepæl Hvis et parallelt opgaveforløb opstår i et projekt, vil projektets løbetid svare til det længste opgaveforløb. Varigheden for opgave A, B og C i Figur 18, er 11 dage. Varigheden for opgave X, Y og Z er 9 dage. Hele projektet kan dermed afsluttes på 11 dage, nemlig den tid, som det længste opgaveforløb varer. I Figur 18 er opgave A, B og C kritiske opgaver. Opgavesammenhænget A-B-C er Den kritiske vej. Opgave X, Y og Z er derimod ikke kritiske, da dette opgavesammenhæng kan forsinkes eller forskydes 2 dage, uden at sinke projektets afslutning. Opgave X, Y og Z indeholder et slæk på 2 dage. Kritiske opgaver indeholder ikke slæk, da sådanne opgaver eller opgavesammenhæng hverken må forskydes eller forsinkes, dersom projektets afslutning skal overholdes. Ressourcestyret projektstyring Nogle opgaver har et fast tidsforløb, uanset hvor mange mennesker der sættes på opgaven. Eksempelvis tager det to (2) timer at køre en lastbil med 500 pakker, fra København til Næstved. For at udføre en sådan opgave, kræves der en lastbil og en chauffør. Sætter du to chauffører på opgaven, vil opgaveforløbet stadig tage 2 timer, ligesom opgaven stadig vil tage 2 timer, selvom du anvender 2 lastbiler og 2 chauffører. Introduktion.doc Ver F.M.T. 33

36 UHvad er projektstyring Microsoft Project Introduktion Figur 19 Hvis et opgaveforløb ikke ændre varighed ved tilføjelse af ressourcer, taler du om fast varighed projektstyring. Hvis du derimod anvender 2 chauffører til at laste og losse lastbilen for pakker, vil du være i stand til at formindske hele opgaven, da du jo skal have lastet pakkerne på lastbilen i København, og skal have losset lastbilen i Næstved. Hvis et opgaveforløb ændre varighed ved tilføjelse af ressourcer, taler du om ressourcestyret projektstyring. Netværksdiagram Visningen Netværksdiagram er en særlig udgave som viser den aktuelle opgave midt i ruden med opgavens umiddelbare foregående opgaver til venstre og efterfølgende opgaver til højre. Hvis du har et stort projekt med mange indbyrdes forbundne opgaver, kan du bruge visningen Netværksdiagram til kun at fokusere på de opgaver, der er sammenkædet med en bestemt opgave. Figur 19 viser Netværksdiagrammet (tidligere kaldt for PERT diagrammet) for et udsnit af et projekt. Netværks diagrammet viser opgaveforløbet i et projekt. Du kan aktivere Netværksdiagrammet fra menuen View/Network Diagram eller fra View Bar. Visningen Netværksdiagram Visningen Netværksdiagram udnyttes bedst, når den benyttes i kombination med en anden visning. Du kan for eksempel få vist Netværksdiagrammet i øverste rude og visningen Opgaveformular i F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

37 Microsoft Project Introduktion UHvad er projektstyring nederste rude. På den måde kan du se hvorledes en opgave passer ind i projektets større sammenhænge. Figur 20 Figur 21 Opgaveark Du kan udvide Gantt-diagrammet ved at trække delelinjen til højre (se Figur 33 på side 47), så du kan se start og slutdatoer for opgaverne. Figur 21 viser et eksempel på en opgaveoversigt i tabelformat. Introduktion.doc Ver F.M.T. 35

38 UHvad er projektstyring Microsoft Project Introduktion Figur 22 Ressource - navneformular Du kan se de opgaver som en bestemt ressource er tildelt, ved at aktivere menuen View/More Views/Ressource Name Form. Figur 23 Formularoversigter I modsætning til en visning, hvor du kan indtaste og få vist oplysninger om flere forskellige opgaver eller ressourcer, giver formularer dig mulighed for at indtaste og få vist detaljerede oplysninger om en enkelt opgave eller ressource ad gangen. Hvis du ser oplysningerne i en formularvisning, kan det være lettere at indtaste detaljerede oplysninger om en opgave eller ressource. Du kan bruge formularen alene, men den er mest nyttigt, når den vises i nederste rude i en kombinationsvisning. Den giver så yderligere oplysninger om den opgave eller ressource, der er markeret i øverste rude F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

39 Microsoft Project Introduktion UHvad er projektstyring Figur 24 Eksempel på en Formularvisning Introduktion.doc Ver F.M.T. 37

40 UHvad er projektstyring Microsoft Project Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

41 Microsoft Project Introduktion UTre grundregler Tre grundregler Inden du påbegynder dit projekt, er der tre regler du altid bør følge: 1. Definer din arbejdstid - se side Opret en kalender - se side Tildel kalenderen til dit projekt - se side 45. Hvis du ofte anvender de samme rutiner i dine projekter, kan du med fordel gemme disse oplysninger i en skabelon. Det efterfølgende kapitel viser dig hvorledes du kommer i gang med projektstyring. Introduktion.doc Ver F.M.T. 39

42 UTre grundregler Microsoft Project Introduktion F.M.T. Introduktion.doc Ver. 1

43 Microsoft Project Introduktion UOprettelse af en tidsplan Oprettelse af en tidsplan Du kan anvende Project til effektivt at planlægge og oprette en tidsplan for et projekt. Du opretter en tidsplan ved at indføje hvilke opgaver der skal løses, og hvor længe de enkelte opgaver må vare. Derefter bestemmer du hvilke opgaver der skal løses først, samt hvilke opgaver der skal løses, før andre opgaver kan iværksættes. Project vil herefter automatisk beregne datoerne for projektets tidsplan. Inden du kan starte opbygningen af en tidsplan, skal du oprette en ny fil og indtaste start- eller slutdatoen for projektet. NB! Har du netop startet Project, vil skærmen allerede vise Projekt1. Hvis du ikke angiver en start- eller slutdato for projektet, vil Project automatisk anvende den aktuelle dato som startdato. Arbejder du ud fra en startdato, vil Project beregne projektvarigheden fremad. Arbejder du ud fra en slutdato, vil Project beregne projektvarigheden bagud. De efterfølgende kapitler skitsere projektforløbet for en ny produktionsvirksomhed, hvor iværksætterens navn er Kim Pedersen. Start en tidsplan Når du påbegynder et projekt, er det en fordel at arbejde ud fra en startdato. Project vil herefter automatisk beregne projektets slutdato, med udgangspunkt i den tid det tager at gennemføre de enkelte opgaver. Opret en start eller slutdato Udfør kun punkt 1 og 2. hvis der ikke vises et dokument på skærmen. 1. Klik på knappen New i Standard værktøjslinjen, eller aktiver menuen File/New 2. Skriv startdatoen for projektet. Ønskes slutdatoen anvendt, skal du i feltet Schedule from: markere Projektafslutningsdato. Hvis der allerede vises et dokument på skærmen, kan du indsætte start eller slutdatoen som vist nedenfor: Introduktion.doc Ver F.M.T. 41