COPYRIGHT Danish Standards. NOT FOR COMMERCIAL USE OR REPRODUCTION. DS 10001:2010

Transkript

1

2 DS København DS projekt: M ICS: Første del af denne publikations betegnelse er: DS, hvilket betyder, at det er en standard udarbejdet på nationalt niveau. DS-publikationen er på dansk. DS-publikationstyper Dansk Standard udgiver forskellige publikationstyper. Typen på denne publikation fremgår af forsiden. Der kan være tale om: Dansk standard standard, der er udarbejdet på nationalt niveau, eller som er baseret på et andet lands nationale standard, eller standard, der er udarbejdet på internationalt og/eller europæisk niveau, og som har fået status som dansk standard DS-information publikation, der er udarbejdet på nationalt niveau, og som ikke har opnået status som standard, eller publikation, der er udarbejdet på internationalt og/eller europæisk niveau, og som ikke har fået status som standard, fx en teknisk rapport, eller europæisk præstandard DS-håndbog samling af standarder, eventuelt suppleret med informativt materiale DS-hæfte publikation med informativt materiale Til disse publikationstyper kan endvidere udgives tillæg og rettelsesblade DS-publikationsform Publikationstyperne udgives i forskellig form som henholdsvis fuldtekstpublikation (publikationen er trykt i sin helhed) godkendelsesblad (publikationen leveres i kopi med et trykt DS-omslag) elektronisk (publikationen leveres på et elektronisk medie) DS-betegnelse Alle DS-publikationers betegnelse begynder med DS efterfulgt af et eller flere præfikser og et nr., fx DS 383, DS/EN 5414 osv. Hvis der efter nr. er angivet et A eller Cor, betyder det, enten at det er et tillæg eller et rettelsesblad til hovedstandarden, eller at det er indført i hovedstandarden. DS-betegnelse angives på forsiden. Overensstemmelse med anden publikation: Overensstemmelse kan enten være IDT, EQV, NEQ eller MOD IDT: Når publikationen er identisk med en given publikation. EQV: Når publikationen teknisk er i overensstemmelse med en given publikation, men præsentationen er ændret. NEQ: Når publikationen teknisk eller præsentationsmæssigt ikke er i overensstemmelse med en given standard, men udarbejdet på baggrund af denne. MOD: Når publikationen er modificeret i forhold til en given publikation.

3 Indholdsfortegnelse Side Indledning... 5 Baggrund for og hensigten med en standard med krav til sundhedsledelse... 5 Sundhedsledelse kan være grundlag for forbedring af arbejdsforholdene og sundere livsstil... 6 Sundhedsledelse kan Indføres i alle virksomheder... 8 Forord... 9 Introduktion... 9 Indførelse af et sundhedsledelsessystem Emne og anvendelsesområde Formål Anvendelse Gyldighedsområde Normative referencer Termer og definitioner Sundhedsledelsessystem Generelle krav Dokumentationskrav Generelt Sundhedshåndbog Styring af dokumenter Styring af registreringer Ledelsens ansvar Ledelsens forpligtelse Interessentfokus Sundhedspolitik Planlægning Sundhedsmål Planlægning mht. sundhedsledelsessystemet Ansvar, beføjelser og kommunikation Ansvar og beføjelser Sundhedsteam Intern kommunikation Ledelsens evaluering Generelt Input til ledelsens evaluering Output fra ledelsens evaluering Styring af ressourcer Tilvejebringelse af ressourcer Menneskelige ressourcer Generelt Kompetence, bevidsthed og uddannelse/træning Infrastruktur Arbejdsforhold Sundhedsfremmende og forebyggende aktiviteter Planlægning Interessentrelaterede processer Fastsættelse af sundhedsrelaterede krav til produktet og aktiviteterne Gennemgang af kravene Kommunikation med interessenter Udvikling og konstuktion Indkøb Indkøbsproces Indkøbsinformation i relation til sundhedsspecifikke egenskaber Verifikation af indkøbte produkter

4 7.5 Sundhedsfremmende og forebyggende foranstaltninger Styring af sundhedsfremme og forebyggelse Validering af sundhedsfremmende og forebyggende foranstaltninger Identifikation og sporbarhed Interessenters ejendom Bevarelse af produkters sundhedsspecifikke egenskaber Styring af overvågnings- og måleudstyr Måling, analyse og forbedring Generelt Overvågning og måling Interessenttilfredshed Intern audit Overvågning og måling af sundhedsrelaterede aktiviteter Overvågning og måling af produkters og ydelsers sundhedsrelaterede karakteristika Styring af afvigelser Analyse af data Forbedring Løbende forbedring Korrigerende handlinger Forebyggende handlinger Bibliografi

5 Indledning Baggrund for og hensigten med en standard med krav til sundhedsledelse Denne danske standard for sundhedsledelse fastsætter krav til virksomheder, der ønsker at styrke og styre deres indsats mht. til sundhedsfremme og forebyggelse af livsstilssygdomme. Et af kravene er etablering af et sundhedsledelsessystem, der kan etableres som et selvstændigt system eller indgå i et integreret ledelsessystem fx i form af udvidelse af et kvalitetsledelsessystem [1], et miljøledelsessystem [2], et arbejdsmiljøledelsessystem [3] eller et fødevaresikkerhedssystem [4]. Årsagerne til, at virksomhederne nu og i fremtiden har behov for øget fokusering på sundhedsledelse, er mangfoldige. Motivationsfaktorerne er især koncentreret om etablering af de bedst mulige arbejdsforhold for medarbejderne og udnyttelse af de markeds- og afsætningsmæssige muligheder, som opstår ved, at forbrugerne i stigende omfang efterspørger sunde produkter. I et marked, som er præget af konstante og hurtige forandringer af samfundsmæssig og teknologisk art, og hvor virksomhederne kan have udsigt til mangel på kvalificeret arbejdskraft, er virksomhedernes evne til at rekruttere og fastholde medarbejdere afgørende for virksomhedens fortsatte succes og fremgang, herunder at arbejdsmiljøet med begrænsning af sygefravær fremmes. I denne sammenhæng vil sundhedsledelse blive en vigtig konkurrenceparameter og et ofte understreget opmærksomhedspunkt med strategisk, samfundsøkonomisk og arbejdsmarkedspolitisk rækkevidde. Sundhedsledelse er en blandt flere ledelsesdiscipliner mht. at lede en virksomhed. Et sundhedsledelsessystem kan understøtte virksomheden i dens vedvarende bestræbelser på at bevare sundhed og helbred hos dem, som den beskæftiger eller på anden måde påvirker gennem produkter, varestrømme og eksterne miljøpåvirkning. Det permanente mål med et sundhedsledelsessystem er gennem løbende forbedring at styrke interessenttilfredsheden på de nævnte punkter. Systemisk orientering mod sundhedsledelse tilskynder virksomheder til sultater forhold og tilstande på arbejdspladsen, som er acceptable for interessenterne Begrundelsen for indførelse af et sundhedsledelsessystem, hvortil denne standard stiller en række krav, er først og fremmest at få virksomheden til om nødvendigt at ændre adfærd. Forbedret adfærd kan tage udgangspunkt i bestræbelser på at fremme sundheden blandt medarbejderne og andre, som opholder sig i virksomheden. Disse bestræbelser kan også dreje sig om eller være suppleret med et behov for at tilgodese forbedrede sundhedsforhold ved indtagelse af, brug af eller kontakt med virksomhedens kommercielt tilbudte produkter eller bestanddele deraf. 5

6 Sundhedsledelse kan være grundlag for forbedring af arbejdsforholdene og sundere livsstil Udgangspunktet for de fleste virksomheder, både private og offentlige, er, at medarbejderne er det vigtigste aktiv, og at stress, sygefravær og dårlig trivsel kan føre til store omkostninger for arbejdspladsen og samfundet. På danske arbejdspladser er der generelt en omfattende viden om risikofaktorer inden for sundhed, hvortil hører fx utilstrækkelig eller forkert sammensat kost, rygning, alkoholindtagelse i for store mængder, manglende motion og faktorer relateret til det psykiske arbejdsmiljø. Men det er ikke altid, at denne viden anvendes systematisk og struktureret. I de seneste år er antallet af medarbejdere, hvis helbred påvirkes ugunstigt pga. stress, psykisk eller fysisk nedslidning, overvægt eller forskellige former for misbrug af stimulerende stoffer steget så massivt, at der alene målt ved antallet af fraværsdage fra arbejdsmarkedet på grund af sygdom er tale om et ikke helt ubetydeligt samfundsøkonomisk problem [6]. For at imødegå denne uheldige udvikling indfører mange virksomheder sundhedsfremmende processer og foranstaltninger fx ved at tilbyde medarbejderne aktiviteter i relation til KRAM [19] vandsautomater, frugtordning o.l.) af rette mængde og kvalitet [14] arbejdsmiljøet generelt i virksomheden. I mange virksomheder understøttes disse livsstilsforbedrende initiativer med analyse og forbedring af lederskab og procesforløb, for bl.a. at afdække mangler og/eller utilstrækkelige forhold eller urealistiske beslutninger og mål vedrørende fx munikation og allokation af egnede ressourcer) arbejdsmiljøforhold) processer) Virksomhederne har undertiden haft urealistiske forventninger til effekten af sundhedsfremmende og forebyggende initiativer. De målelige effekter i form af sundere og mere tilfredse medarbejdere, lavere sygefravær, øget produktivitet og besparelser, er ikke slået så hurtigt igennem, som man kunne ønske sig. Forskellige årsager gør sig sandsynligvis gældende. En væsentlig årsag er, at virksomhedernes initiativer ikke er tilstrækkeligt styrede og derved ikke er tilstrækkeligt dokumenterede, ledelsesunderstøttede, vedvarende, målrettede, koordinerede og overvågede. Derved udebliver evaluering og forbedring og i sidste ende en verificerbar effekt af indsatsen. Tanken med denne danske standard er at råde bod på dette forhold ved at beskrive krav til et sundhedsledelsessystem og dermed at skabe et systematisk og kvalificeret grundlag for virksomhedernes gennemførelse af sundhedsfremmende foranstaltninger, forebyggelse og tilhørende kampagner. Sundhedsstyrelsen har undersøgt arbejdet med sundhedspolitikker og sundhedsfremmeordninger i offentlige, halvoffentlige og private virksomheder. Formålet med undersøgelsen var at nuancere debatten om sundhedsfremme på arbejdspladserne og at give input til vurdering af, hvilke typer af sundhedsfremmende foranstaltninger og forebyggelse der erfaringsmæssigt giver mærkbare effekter. Det er en fastslået kendsgerning, at manglen på ledelsesunderstøtning og systemisk tilgang i det hele taget er blandt de væsentligste årsager til, at sundhedsfremmende foranstaltninger og forebyggelse undertiden ikke har en målelig effekt i hvert fald ikke på langt sigt [7]. Desuden har sundhedsfremme på arbejdspladsen hidtil næsten udelukkende været praktiseret som spredte og forholdsvis ukoordinerede initiativer som indførelse af en rygepolitik og tildeling af visse frynsegoder, fx i form af gratis frugtordning, tilbud om kollektive sundhedsforsikringer, kontingentstøtte til sportsforeninger og motionscentre. 6

7 Initiativerne kan hver for sig være udmærkede, men hvis de ikke indarbejdes i en helhedsorienteret, ledelsesunderstøttet og kampagneledsaget sundhedspolitik med klare sundhedsmål, hvis opfyldelsesgrad er genstand for systematisk overvågning og løbende forbedring af indsatsen, reduceres sandsynligheden for succes. Ofte har virksomhederne ikke formuleret en sundhedspolitik og slet ikke en sundhedspolitik, der forholder sig til de sundhedsmæssige aspekter af virksomhedens produkter og ydelser. Men den stigende bevidsthed om betydningen af virksomhedernes sociale ansvarlighed og befolkningens fokus på sunde produkter betyder, at flere virksomheder ser fordele i at arbejde strategisk med sundhedsaspekter både i relation til medarbejdere og virksomhedens produkter. Succesbetonet arbejde med sundhedsfremme og forebyggelse, både når det drejer sig om medarbejdere i virksomheden og virksomhedens produkter, kræver udvikling, etablering, prioritering, vedligeholdelse og drift af et egentligt sundhedsledelsessystem. Et system baseret på en stærk ledelsesopbakning kendetegnet ved evne, vilje, vedholdenhed og kompetence, samt en høj grad af accept fra medarbejderside, der dedikeret og massivt slutter op om virksomhedens sundhedspolitik. Der skal en gennemgribende og længerevarende indsats til for at skabe en både intern og eksternt anerkendt virksomhedskultur, hvor sundhedsaspektet udgør et bærende element. I denne sammenhæng må det ikke underkendes, at virksomhedens kommunikation af sine sundhedspolitiske holdninger, kan være af afgørende betydning. Omfanget af sundhedsfremme og forebyggelse samt dokumentation af sundhedsledelsesindsatsen må nødvendigvis være individuelt fastsat fra virksomhed til virksomhed. Den praktiske tilrettelæggelse skal gennemføres under indtryk af virksomhedens produktsortiment, størrelse, type og kompleksitet, såvel som medarbejdergruppens sammensætning og dens behov for at deltage i sundhedsfremmende foranstaltninger. Sundhedsledelse er som udgangspunkt en ledelsesopgave, der i forståelse med samarbejdsudvalg, arbejdsmiljøudvalg og andre væsentlige tværgående fora skal være forankret i klare aftaler med medarbejderne og virksomhedens ledelse. På grund af at sundhedsfremme og forebyggelse kan gribe ind i medarbejdernes personlige forhold, skal der være udpræget konsensus om og accept af gældende sundhedspolitik, sundhedsmål, arbejdsmetoder, økonomiske prioriteringer samt det etiske indhold i fx oplysningskampagner og overvågningsmetoder. Sundhedspolitikken og de ledsagende sundhedsmål bør være en integreret del af den samlede strategi og virksomhedskultur. 7

8 Sundhedsledelse kan indføres i alle virksomheder Denne danske standard for sundhedsledelse er udarbejdet således, at den eller opgavevaretagelse ved suppleres eller kompletteres med et sundhedsaktivt og -politisk element telse af kritiske grænser ved planlægning og tilrettelæggelse af initiativer og processer vedrørende sundhedsfremme og forebyggelse [9], [10] og [11] ej, se

9 Forord Denne standard for sundhedsledelse er en dansk standard udarbejdet af Fonden Dansk Standard bistået af DSudvalg S465. Standarden indeholder informative eksempler og vejledende noter. Introduktion Mange store og små virksomheder, både offentlige og private, er optaget af at fremme medarbejdernes sundhed og forbedre produkternes karakteristika i henseende til sundhedsfremme og forebyggelse for derigennem at bidrage aktivt til at forbedre interessenternes fx kundernes, brugernes og medarbejdernes sundhed. Hensigterne kan være mange heriblandt at virksomhederne gennem en dokumenteret evne til at realisere en vedtagen sundhedspolitik samt nå fastsatte sundhedsmål ønsker a) at fjerne eller reducere sundhedsrisici, der kan føres tilbage til kunders, brugeres eller medarbejderes livsstil eller manglende efterlevelse af sundhedsfremmende og forebyggende foranstaltninger b) at styrke virksomhedens omdømme med hensyn til sundhedspolitiske tiltag og deres forventede effekt c) at skabe et miljø, der kan tiltrække, udvikle og fastholde medarbejdere d) at øge kunders, medarbejderes eller andre interessenters tilfredshed med virksomhedens erklærede politik og produkter e) at begrænse forbruget af ressourcer indbefattende nedbringelse af omkostninger ved sygefravær, behandling, rehabilitering eller tilsvarende, uden at det forringer kvaliteten af produkterne eller menneskers trivsel. NOTE 1 Læg mærke til, at denne standard stiller krav til virksomhedens samlede engagement med hensyn til at fremme - inden for virksomhedens område). Prioritering af sundhed, sundhedsfremme og forebyggelse skal være kendetegnende for virksomhedens totale profil og alle aspekter af ledelse. Dette betyder, at en virksomhed, som påberåber sig overensstemmelse med denne standard, eksempelvis ikke må have en holdning til sundhed over for medarbejdere og en anden holdning til sundhed over for kunderne eller brugerne af virksomhedens produkter. EKSEMPEL 1 Når en fødevareproducent arbejder efter principperne for sundhedsledelse, skal virksomheden på sigt udfase drejer sig om fødevarer til markedsføring eller fødevarer til virksomhedens personale og gæster. EKSEMPEL 2 En virksomhed, som producerer og sælger eksempelvis slikvarer, kan udmærket bringe sig i overensstemmelse med denne standard, selv om et forkert og for stort forbrug af slikvarer med højt indhold af fx sukker på flere måder kan være problematisk i forhold til sund levevis. Men det kræver, at det som minimum indgår i virksomhedens sundhedspolitik, at alle kvenserne ved forkert eller overdrevet forbrug), at der stedse arbejdes på at begrænse indholdet af sukker, kunstige farvestoffer eller andre stoffer, der ifølge evidensbaserede undersøgelser kan være skadelige for helbredet. Livsstilssygdomme relateret til forkert ernæring, rygning, alkoholindtagelse, manglende motion og belastende fysisk og psykisk arbejdsmiljø er for alvor kommet på den politiske dagsorden, og virksomhedernes sundhedsudgifter forventes fortsat at ligge på et højt niveau, der dog kan være noget varierende fra branche til branche. EKSEMPEL 3 Eksempler på de væsentligste sundhedsudgifter i virksomhederne er forsikringsomkostninger, tab i forbindelse med sygefravær, behandling, rehabilitering, tab af livskvalitet, tidlig død, smittespredning, produktansvar mv. NOTE 3 Ad smittespredning : Effektiv afbrydelse af smitteveje kan ske ved at følge retningslinjer, som fremgår af DS mv.). Den generelt mest effektive måde at afbryde smitteveje på er at sørge for god håndhygiejne og ved forskriftsmæssig brug vaske hænder med vand og sæbe, hvis hænderne er blevet våde eller synligt forurenede, fx ved rengøring af grøntsager i køkkenet eller ved kontakt med humant biologisk materiale fx blod og sekret. For hyppig brug af vand og sæbe kan give sæberelaterede eksemer [17]. Langsigtet kan virksomhederne ved en systematisk og struktureret indsats baseret på risikoanalyse og -vurdering begrænse sundhedsudgifterne betragteligt og samtidig vise, at de tager den politiske dagsorden alvorligt. Med denne standard for sundhedsledelse er der givet en hjælp til virksomhederne til at fortsætte ad denne vej. En ansvarlig sundhedspolitik og en fornuftig økonomi går ofte hånd i hånd. 9

10 NOTE 2 Ad risikoanalyse og -vurdering : En risikoanalyse bør udføres i overensstemmelse med de principper, som fremgår af anerkendte standarder for risikoanalyse og -vurdering [8], [9], [10] og [11]. En risikoanalyse tager udgangspunkt i identifikation af relevante risikofaktorer. I relation til fødevarers sundhedsrelaterede egenskaber kunne en erkendt risikofaktor være: Ensidig kost med stort indhold af dyriske fedtstoffer øger alt andet lige risikoen for overvægt og hjerte-kar-sygdommes opståen hos konsumenten. Et af de relevante, kritiske styringspunkter, som knytter sig til denne risikofaktor, kunne i dette tilfælde være reduktion af fedtindholdet i et omfang, som vil være acceptabelt i forhold til andre produktegenskaber som smagsindtryk, konsistens, pris osv. Næste trin i risikoanalyseprocessen er, at der for hvert kritisk styringspunkt fastsættes acceptable, kritiske grænser. Knyttet til en reduktion af fedtindholdet kunne en relevant kritisk grænse være det maksimalt tilladelige kalorieindhold pr. 100 g eller et tilsvarende mål for indhold af fedt, sukker og proteiner. Opfyldelsen af den kritiske grænse fx afgjort ved audit af laboratorieanalyseresultater eller tilsvarende vil naturligvis ikke i sig selv være forhindrende for overvægt og for hjerte-kar-sygdommes opståen, men det er plausibelt at antage, at der derigennem ved længere tids forbrug af den pågældende vare og alt andet lige vil kunne ydes et bidrag til lavere risikograd for hjerte-kar-sygdommes opståen hos konsumenterne bedømt ud fra den medicinsk-faglige evidens, som knytter sig til viden om fedtstoffers egenskaber. Analogt kan man slutte, at overskridelse af de kritiske grænser vil øge risikograden, uden at det nødvendigvis vil føre til sygdom eller skade. På baggrund af risikoanalysens resultater foretages en risikovurdering. Dvs. at der træffes beslutninger om, hvilke risikofaktorer man kan/vil styre ud fra vedtagelser om, hvilken restrisiko man vil acceptere pr. faktor. Ved uacceptabel restrisiko vil man analysere fænomenet yderligere for fastsættelse af supplerende, kritiske styringspunkter, der kan bringe risikograden yderligere ned og så fremdeles, indtil den acceptable restrisiko nås. Opmærksomheden henledes på, at man ved reduktion af risikofaktors indvirkning kan introducere en ny risikofaktor. Fx er substitution af roesukker med et kunstigt sødemiddel ikke altid problemfri. Risikograden fremkommer som et multiplum af skadens alvorlighed og frekvens af forekomst. NOTE 4 DS/EN ISO 22000:2005 [4] fastsætter krav til begrænsning af smittespredning og hindring af krydskontaminering i forbindelse med fødevaresikkerhed. NOTE 5 Effektiv sundhedsledelse i et stort antal danske virksomheder repræsenterer et stort økonomisk og samfundsperspektivisk potentiale i form af mulighederne for omkostningsreduktioner og dermed forbedring af dansk erhvervslivs konkurrenceevne. Hvis det samlede sygefravær i Danmark nedbringes med blot 1 % som følge af forbedret sundhedstilstand blandt medarbejderne, vil samfund og virksomheder kunne reducere omkostningerne betragteligt. Det samlede sygefravær i Danmark svarer til, at ca fuldtidsarbejdende er væk fra arbejde hele året. De samlede udgifter til sygedagpenge og løn under sygdom løber derfor op i cirka 37 milliarder kroner om året, hvorfor en besparelse på 1 % vil svare til 370 millioner kroner. Dette beløb medtager ikke omkostninger til hverken produktionstab som følge af sygefraværet eller udgifter i sundhedsvæsenet til behandling mv. [3] Ligeledes har den offentlige regulering stigende fokus på sundhedsfremme og forebyggelse, og der vil forventeligt ikke mindst initieret af EU's direktiver komme flere myndighedskrav til. Sundheds- og hygiejnerelaterede pro- den øgede fokusering på området. Sundhedsfremmende foranstaltninger og forebyggelse vil i stigende grad blive en del af virksomhedernes samfundsmæssige ansvarlighed i bredeste forstand [12]. NOTE 6 Begrebet regulering hentyder til love, bekendtgørelser, cirkulærer, vejledninger, råd og anvisninger, overenskomster, direktiver, forordninger, retlig præcedens mv. Hvis virksomheden vil være på forkant med omgivelsernes krav, bør sundhedsledelse naturligt indgå i virksomhedens ledelsessystem. Mange virksomheder har allerede fx takket være indsats og resultater i udviklingsafdeling, personaleafdeling lige påvirkninger af menneskers sundhed og gennemfører til stadighed sundhedsfremmende foranstaltninger og forebyggelse. Disse aktiviteter kan yderligere understøttes ved etablering og vedligeholdelse af et sundhedsledelsessystem. Grundlaget for et sundhedsledelsessystem er illustreret i figur 1. NOTE 7 I efteråret 2010 ændredes arbejdsmiljøloven, og navnet sikkerhedsudvalg blev ændret til arbejdsmiljøudvalg, og sikkerhedsrepræsentant blev til arbejdsmiljørepræsentant [18]. 10